Användbarhet av myndigheters informationssystem - En studie utifrån användarnas perspektiv

Fakulteten f¨or teknik och samh¨alle Datavetenskap

Examensarbete

15 h¨ogskolepo¨ang, grundniv˚a

Anv¨andbarhet av myndigheters informationssystem

Usability Evaluation of authorities Information System

F¨

orfattare:

Kangkeh, Jaspar

Shaalan, Haron

Examen: Kandidatexamen 180 hp Huvudomr˚ade: Informationssystem Program: Aff¨arssystem

Datum f¨or slutseminarium: 2015-06-01

Handledare: Helena Holmstr¨om Olsson

F¨

orord

Vi vill framf¨ora ett stort tack till v˚ar handledare Helena Holmstr¨om Olsson, som har hj¨alpt oss med goda r˚ad och v¨agledning under arbetets g˚ang. Vi vill ¨aven tacka de myndigheter och anst¨allda som har valt att st¨alla upp p˚a studiens enk¨atunders¨okning, myndigheternas namn framg˚ar inte av anonymitetssk¨al.

Sammanfattning

Inledning: Allt flera anst¨allda inom myndigheter blir beroende av informationssystem f¨or att utf¨ora sina arbetsuppgifter. Flera fall har uppm¨arksammats i media d¨ar anst¨allda inom myndigheter haft problem med dessa system. D¨arf¨or vill vi utv¨ardera anv¨andarv¨anligheten av informationssystemen hos myndigheter utifr˚an anst¨alldas perspektiv.

Metod: Genom en enk¨atunders¨okning har vi samlat in svar fr˚an 149 anst¨allda inom olika myndigheter.

Slutsats: Anv¨andarv¨anligheten i myndigheters informationssystem ¨ar generellt verken bra eller d˚alig, utan medioker. Systemens egenskaper samt myndigheternas implementerings-processer har en statistiskt s¨akerst¨alld p˚averkan p˚a den upplevda anv¨andarv¨anligheten. Personliga egenskaper som k¨on och ˚alder har ingen p˚averkan p˚a den upplevda

Abstract

Introduction: An increasing number of employees within government authorities is be-coming dependent on information systems in order to conduct their duties. In the media, several cases have been highlighted where employees in government authorities have had problems with using their information systems. Therefore, we want to evaluate the usabi-lity of information systems in government authorities based on the employees’ opinions. Method: Through a questionnaire, we gathered responses from 149 employees in several government authorities.

Conclusion: Usability in government authorities’ information systems is, in general, neit-her good nor bad, but mediocre. The information systems properties and the authorities’ implementation processes has a statistically significant effect on usability. Personal cha-racteristics such as gender and age have no impact on the perceived ease of use.

Inneh˚

all

2.2 Metoder f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering . . . 4

2.3 Kriterier f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering . . . 5

3 Metod 6 3.1 Ontologi och epistemologi . . . 6

3.2 Enk¨atunders¨okning . . . 6

3.2.1 F¨orstudie . . . 6

3.2.2 Enk¨atunders¨okningens fr˚agor . . . 7

3.2.3 Urval och genomf¨orande . . . 8

3.2.4 Presentation av empiri och analys . . . 9

3.3 Validitet . . . 9 3.4 Reliabilitet . . . 9 3.5 Tillf¨orlitlighet . . . 10 3.6 Etik . . . 10 3.7 Alternativa forskningsmetoder . . . 10 4 Empiri 12 5 Analys 19 5.1 Anv¨andarv¨anlighet . . . 19

5.1.1 Anv¨andarv¨anlighet och hantering av felinmatningar . . . 19

5.1.2 Anv¨andarv¨anlighet och st¨od av arbetsuppgifter . . . 20

5.1.3 Anv¨andarv¨anlighet och sj¨alvf¨ortroende . . . 20

5.1.4 Anv¨andarv¨anlighet och hur l¨att systemet ¨ar att l¨ara sig . . . 21

5.1.5 Anv¨andarv¨anlighet och utbildning f¨or systemet . . . 21

5.1.6 Anv¨andarv¨anlighet i de olika myndigheterna . . . 22

5.2 Vad p˚averkar inte anv¨andarv¨anligheten? . . . 22

5.3 Samband av variabler – En sammanfattning . . . 23

6 Slutsats och f¨orslag till vidare forskning 24 6.1 Slutsats . . . 24

6.2 F¨orslag till vidare forskning . . . 24

Referenser 25

Bilaga A F¨orstudie i

1

Inledning

1.1 Bakgrund

Evolutionen inom IT har enligt Rainer och Cegielski (2011) p˚askyndat digitaliseringen av samh¨allet. Olika arbetsuppgifter som tidigare endast kunde utf¨oras manuellt, exempelvis s¨andning av post har nu digitaliserats i form av e-post. Ytterligare exempel p˚a den fort-satta digitaliseringen ¨ar sj¨alvk¨orande bilar som redan introducerats i USA (Melin, 2015). Enligt Bradford (2010) b¨orjade organisationer att implementera informationssystem i mit-ten av 1990-talet och sedan dess har implementeringen blivit alltmer vanligt f¨orekommande. Den snabba teknikutvecklingen som Rainer och Cegielski (2011) n¨amner har lett till att allt flera organisationer implementerar informationssystem, vilket i vissa fall resulterat i att anst¨allda inte hinner med utvecklingen, d¨aribland anst¨allda inom myndigheter. Rege-ringen (2015) forts¨atter att satsa p˚a digitaliseringen av myndigheter vilket g¨or att dessa myndigheter blir alltmer beroende av sina IT system. Till f¨oljd av detta avs¨atts 80 miljoner kronor ˚arligen f¨or att f¨orvalta dessa system (Regeringen, 2015). Bock et al. (2005) h¨avdar att m˚anga organisationer spenderar flera miljoner vid anskaffning av informationssystem i syfte av att st¨odja sina arbetsprocesser d¨ar utfallet inte alltid resulterar i effektivare arbetsprocesser.

Enligt Parks (2012) upplever anv¨andarna i m˚anga fall sv˚arigheter att anv¨anda informa-tionssystem som ¨ar avsedda att underl¨atta deras arbete, vilket leder till en motsatt effekt. Det har visat sig genom olika fall som bland annat tagits upp i media att anst¨allda in-om myndigheter i Sverige har vissa sv˚arigheter att anv¨anda deras informationssystem d¨ar syftet med implementeringen inte f˚att ett genomslag. Nedan visas tv˚a exempel p˚a dessa fall.

Enligt S¨oderstr¨om (2014) upplever flera l¨arare runt om i landet en stressig tillvaro p˚a grund av ett digitalt rapporteringssystem som anv¨ands f¨or att registrera elevernas n¨arvaro. Tan-ken bakom inf¨orandet av systemet var att underl¨atta rapportering och kommunikation mellan f¨or¨aldrar och skolan, men personalen upplever att systemet ¨ar komplext och sv˚art att anv¨anda. Bland annat skriver S¨oderstr¨om (2014) ”Och fr˚an norra Sverige ber¨attar en annan kontakt att det digitala skolsystemet tar s˚a mycket tid och kraft att man best¨amt att den nytillsatte f¨orstel¨araren ska anv¨anda 50 procent av sin tj¨anst till att sk¨ota systemet f¨or de andra l¨ararna.”

Enligt ¨Orstadius och Carlsson (2014) resulterade ett inf¨orande av ett informationssystemet hos rikspolisen i m˚angmiljonf¨orlust. Systemet inf¨ordes 2010 f¨or att effektivisera organisa-tionen vilket skulle ge mer tid till att utreda brott, men resultatet blev tv¨artom. Personalen klagade p˚a att systemet var kr˚angligt och komplext vilket medf¨oljde h¨ogre arbetsbelast-ning och stress vid rapportering. ˚Ar 2013 blev rikspolisen tvungna att avveckla systemet som hade kostat ¨over 100 miljoner kronor i utveckling och implementering.

Med h¨ansyn till fallen ovan, och med tanke p˚a statsf¨orvaltningens fortsatta IT-satsningar, blir det intressant och aktuellt att utv¨ardera anv¨andbarheten av myndigheternas informa-tionssystem utifr˚an anst¨alldas, ”slutanv¨andarnas”1_perspektiv.

1_{Med ”slutanv¨andare” menar vi anst¨allda inom myndigheter som anv¨ander minst ett}

1.2 Problemdiskussion

Implementering och anv¨andning av informationssystem ¨ar inte alltid helt enkelt enligt Kaplan och Harris-Salamone (2009). F¨orfattarna menar att implementering av nya in-formationssystem ofta misslyckas trots den kunskap som finns om framg˚angsfaktorer fr˚an lyckade implementeringsprojekt. Rubin och Chisnell (2008) samt Singh och Wesson (2009) h¨avdar att organisationer ofta tenderar att prioritera prestanda och stabilitet i ett system ist¨allet f¨or att ta h¨ansyn till slutanv¨andaren. Detta resulterar enligt f¨orfattarna i att m˚anga informationssystem lider av komplexa anv¨andargr¨anssnitt som p˚averkar anv¨andbarheten negativt. Leder detta till en misslyckad implementering? Svaret kan enligt Kaplan et al. (2009) variera beroende p˚a vem som tillfr˚agas. Kaplan et al. (2009) menar att det inte finns en enkel definition av en framg˚angsrik implementering. Chefer och anst¨allda kan ha olika uppfattningar om vad som anses vara en lyckad eller misslyckad implementering. Exempelvis kan chefer n¨oja sig med att systemet st¨odjer alla processer effektivt medan anst¨allda str¨avar efter ett enkelt och anv¨andarv¨anligt anv¨andargr¨anssnitt som f¨orenklar vardagliga rutiner (Kaplan et al., 2009). Denna studie utg˚ar som tidigare n¨amnt ifr˚an anst¨alldas perspektiv f¨or att unders¨oka hur anv¨andarv¨anliga informationssystemen i myn-digheter ¨ar generellt.

Komplexa anv¨andargr¨anssnitt har enligt Herbert och Ragsdale (2006) en negativ p˚averkan p˚a anv¨andbarheten av ett system. Detta resulterar i en f¨orsv˚arad situation f¨or slutanv¨andaren och d¨armed ¨aven negativ p˚averkan f¨or organisationens prestationer. Hur pass komplexa informationssystemen ¨ar enligt anst¨allda inom myndigheter finns det till v˚ar k¨annedom ingen forskning om2.

Oja och Lucas (2011) h¨avdar att mer forskning inom omr˚adet kr¨avs f¨or att f¨orst˚a p˚a vilket s¨att ett system kan utvecklas f¨or att ta h¨ansyn till de krav och ¨onskem˚al som anv¨andare har samt p˚a vilket s¨att de interagerar med systemet f¨or att utf¨ora deras vardagliga rutiner. Denna studie bidrar till en ¨okad f¨orst˚aelse om hur anv¨andare inom myndigheter upplever de nuvarande systemen som anv¨ands. Detta kan i sin tur bidra till mer anv¨andarv¨anliga informationssystem samt effektivare implementeringsproccesser.

1.3 Problemformulering

Hur anv¨andarv¨anliga ¨ar myndigheternas informationssystem samt vilka faktorer p˚averkar anv¨andarv¨anligheten enligt anst¨allda inom myndigheter?

1.4 Syfte

Syftet med studien ¨ar att f˚a en generell bild av hur slutanv¨andare upplever anv¨andarv¨anligheten av myndigheternas informationssystem samt identifiera de faktorer som p˚averkar

anv¨andarv¨anligheten.

2

S¨okning i Google Scholar samt Malm¨o h¨ogskolas databas ”Summon” p˚a bland annat f¨oljande s¨oktermer (engelska och svenska)

”Anv¨andbarhet/anv¨andarv¨anlighet av informationssystem I myndigheter”, ”System/Informationssystem/Aff¨arssystem i myndigheter”,

”Implementering av System/Informationssystem/Aff¨arssystem i myndigheter”

”Anv¨andning av System/Informationssystem/Aff¨arssystem i myndigheter” och “Myndigheters tekniska ut-veckling” gav inga resultat om myndigheters anv¨andbarhet utifr˚an anst¨alldas perspektiv.

2

Litteraturstudie

2.1 Vad ¨ar anv¨andbarhet? – Olika definitioner

Anv¨andbarhet ¨ar ett begrepp med olika definitioner d¨ar det enligt Green och Pearson (2006) inte finns en generell definition. F¨orfattaren menar att definitionen av anv¨andbarhet och metoder f¨or utv¨ardering av anv¨andbarhet varierar i litteraturen och d¨armed f¨orsv˚arar val av kriterier/metoder som anv¨ands vid anv¨andbarhetsutv¨ardering.

• Green och Pearson (2006, s.67) anv¨ander f¨oljande definition: ”The extent to which a product can be used by specified users to achieve specified goals with effectiveness, efficiency and satisfaction in a specified context of use”, det vill s¨aga till vilken grad ett system eller produkt kan anv¨andas av specifika anv¨andare f¨or att uppn˚a specifika m˚al med effektivitet och tillfredsst¨allelse i en specifik kontext.

• I likhet med Green och Pearson (2006) argumenterar Bernsen och Dybkjær (2009) att anv¨andbarhet ¨ar ett relativt begrepp som inte kan definieras utan att ta h¨ansyn till slutanv¨andarnas uppfattning, f¨orfattarna f¨oresl˚ar f¨oljande definition: ”System usability is the goal of making a system fit the bodies and minds of its users in con-text”(Bernsen och Dybkjær, 2009, s.7). Detta inneb¨ar att anv¨andbarhet likst¨alls med m˚alet om att f˚a systemet att passa ihop med slutanv¨andarnas fysiska och mentala tillst˚and i en kontext.

• En annan definition som Rubin och Chisnell (2008) tar upp ¨ar att ett system kan betraktas som anv¨andbar n¨ar dess anv¨andare kan utf¨ora ¨onskade uppgifter utan hinder, tvekan eller fr˚agor. Ett lyckat system som uppfyller anv¨andarnas krav b¨or vara anv¨andbart, effektivt, tillfredsst¨allande, tillg¨angligt och l¨att att l¨ara sig.

Samtliga definitioner ovan s¨atter anv¨andaren i fokus, d¨arf¨or anser vi att det ¨ar relevant att fr˚aga anv¨andarna. Denna studie utg˚ar som tidigare n¨amnt fr˚an slutanv¨andarnas perspektiv d¨ar deras egna tolkningar av informationssystemets anv¨andbarhet som betraktas.

2.2 Metoder f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering

P˚a samma s¨att som det finns flera definitioner av anv¨andbarhet finns det flera metoder f¨or utv¨ardering av anv¨andbarhet, Rubin och Chisnell (2008) n¨amner att det finns formativa och summativa utv¨arderingar. En formativ utv¨ardering anv¨ands enligt Rubin och Chis-nell (2008) under utveckling av system medan en summativ utv¨ardering anv¨ands efter att systemet ¨ar f¨ardigt. Denna studie anv¨ander en summativ utv¨ardering eftersom studien unders¨oker myndigheternas nuvarande informationssystem. Faisal, Faridi, Javed och Sha-hid (2012) n¨amner flera tillv¨agag˚angs¨att f¨or summativa utv¨arderingar av anv¨andbarhet, d¨aribland genom att l˚ata anv¨andaren testa systemet, experter testar systemet samt genom f¨orfr˚agningar.

F¨orfr˚agningar inneb¨ar enligt Faisal (2011) och Calisir (2004) att unders¨okaren samlar in-formation fr˚an slutanv¨andaren. Med andra ord baseras metoden p˚a att f˚a information om anv¨andarnas ˚asikter genom att l˚ata dem svara p˚a fr˚agor verbalt eller skriftligt. Detta kan bland annat utf¨oras genom observationer, fokusgrupper, intervjuer och enk¨ater. Eftersom vi utg˚ar fr˚an slutanv¨andarnas upplevelser av anv¨andbarhet i myndigheters informations-system, ¨ar en enk¨atunders¨okning en passande datainsamlingsmetod med tanke p˚a att vi

efterstr¨avar en generell blid som kr¨aver kvantitativ data (se ”3 Metod” f¨or mer detaljer om enk¨atunders¨okningen)

2.3 Kriterier f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering

F¨orfattare som Green och Pearson (2006) samt Rubin och Chisnell (2008) h¨avdar att kri-terier och metoder f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering varierar i litteraturen. Detta kan vara p˚a grund av det Brooke (1996) p˚apekar: ”Usability does not exist in any absolute sense; it can only be defined with reference to particular contexts. This, in turn, means that there are no absolute measures of usability.”.Med h¨ansyn till p˚ast˚aendet ovan har vi d¨arf¨or anv¨ant olika kriterier fr˚an olika f¨orfattare. Ut¨over fr˚agor fr˚an dessa f¨orfattare har vi ¨aven anv¨ant andra fr˚agor anpassade f¨or denna kontext, bland annat grupperande fr˚agor.

Tabellen nedan presenterar en sammanst¨allning av kriterier f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering fr˚an n˚agra f¨orfattare. De kriterier som anv¨ants fr˚an dessa f¨orfattare ¨ar markerade med fet stil (se 3.2.2 f¨or en mer detaljerad f¨orklaring om de valda fr˚agorna)

Tabell 1 - Kriterier f¨or anv¨andbarhetsutv¨ardering (egen design)

Anledningen till att vissa fr˚agor valdes bort som exempelvis prestanda, stabilitet, effekti-vitet samt visning av information ¨ar f¨or att dessa kan p˚averkas av andra faktorer ¨an sj¨alva systemet som exempelvis internethastigheten och datorkapaciteten. Ett antagande har gjorts att dessa fr˚agor kan vara f¨or tekniska f¨or personer som inte har en bakgrund inom detta omr˚ade. Exempelvis kan ett system upplevas som l˚angsamt p˚a grund av internet-hastigheten eller datorkapaciteten vilket en anv¨andare med mindre tekniska f¨orkunskaper kanske inte m¨arker n˚agon skillnad p˚a, det vill s¨aga om det ¨ar sj¨alva systemet som ¨ar l˚angsamt eller n˚agot annat.

3

Metod

3.1 Ontologi och epistemologi

Ontologi och epistemologi handlar enligt Bryman och Bell (2013) om synen p˚a verklig-het samt vad som kan betraktas som godtagbar kunskap inom ett ¨amnesomr˚ade. Jacobsen (2002) h¨avdar att det finns oenighet om i vilken grad det ¨ar m¨ojligt att till¨agna sig kunskap om v¨arlden och verkligheten. Till f¨oljd av detta finns det flera ontologiska och epistemo-logiska begrepp som f¨orklarar olika synvinklar p˚a kunskap och verkligheten, bland annat positivism, konstruktionism och realism. Denna studie utg˚ar fr˚an en konstruktionistisk syn p˚a v¨arlden och kunskap eftersom vi utv¨arderar anv¨andbarhet utifr˚an slutanv¨andarnas egna upplevelser. Detta ¨ar kunskap som enligt positivister inte ¨ar godtagbar med tanke p˚a att egna ˚asikter samlas in vilket inte anses vara objektiv kunskap. Dock menar vi att det ¨ar just egna upplevelser som vi str¨avar efter f¨or att f˚a en generell bild av hur slutanv¨andarna i myndigheter upplever att anv¨andbarheten ser ut. (Bryman och Bell, 2013)

3.2 Enk¨atunders¨okning

Enligt Jacobsen (2002) finns det unders¨okningar som g˚ar p˚a djupet medan andra g˚ar p˚a bredden av ett fenomen. En unders¨okningsdesign best¨ams enligt samma f¨orfattare av problemst¨allningen. Ytterligare h¨avdar Jacobsen (2002) att om unders¨okningens ambi-tion ¨ar att uppn˚a ett generaliserbart resultat eller ett st¨orre perspektiv av ett fenomen, ¨

ar ett brett uppl¨agg mer l¨ampligt. D¨aremot om problemst¨allningen ¨ar att f˚a en djupare f¨orst˚aelse av ett fenomen ¨ar ett intensivt uppl¨agg mer l¨amplig. Eftersom vi vill unders¨oka anv¨andbarheten av informationssystemen i myndigheter utifr˚an slutanv¨andarnas perspek-tiv, kr¨avs det svar fr˚an flera enheter. Genom att g˚a p˚a bredden med unders¨okningen g˚ar det att uppn˚a ett generaliserbart resultat enligt Jacobsen (2002), vilket ¨ar det vi str¨avar efter. En enk¨atunders¨okning har d¨armed valts i syfte att f˚a m˚anga svar och p˚a s˚a s¨att n˚a ett generaliserbart resultat. Detta ligger i linje med vad Rubin och Chrisnell (2008) skriver, att enk¨atunders¨okningar ¨ar effektiva vid generalisering av en st¨orre population.

3.2.1 F¨orstudie

Eftersom datainsamlingen ¨ar en viktig del f¨or unders¨okningens resultat har en f¨orstudie med de tillt¨ankta fr˚agorna utf¨orts (se bilaga A). F¨orstudien var i form av en enk¨atunders¨okning med 14 fr˚agor, 12 med fasta svarsalternativ och 2 ¨oppna fr˚agor. Tio respondenter fick svara p˚a enk¨aten f¨or att sedan ge oss feedback p˚a vad som var otydligt och b¨or ¨andras. Des-sa respondenter var inte sj¨alva m˚algruppen, det vill s¨aga anst¨alldas inom myndigheter, d¨aremot anser vi inte det vara som ett hinder eftersom dessa respondenter tidigare anv¨ant minst ett informationssystem och kan d¨armed relatera till fr˚agorna.

Tre st¨orre fel identifierades i enk¨atunders¨okningen

1. En hel ˚aldersgrupp saknades, 45-54 ˚ar.

2. En fr˚aga omformulerades, ”Mycket anv¨andarv¨anlig” och ”F¨or avancerad” ¨ar inte n¨odv¨andigtvis det motsatta. Se bilaga B f¨or omformuleringen av fr˚agan.

3. Vissa respondenter visste inte riktigt hur begreppet informationssystem skulle tol-kas, de ans˚ag att begreppet m˚aste f¨orklaras f¨or att f˚a en tydligare bild av vad vi menar med begreppet. Till f¨oljd av detta har en f¨orklaring av begreppet lagts till innan unders¨okningen b¨orjar. F¨orklaringen ¨ar h¨amtad med inspiration av Rainer och Cegielskis (2011) definition av informationssystem.

3.2.2 Enk¨atunders¨okningens fr˚agor

Efter f¨orstudien har fr˚agorna som tidigare n¨amnt gjorts om n˚agot, ¨aven en f¨orklaring till begreppet informationssystem har lagts till. Enk¨aten bestod likt med f¨orstudien av 14 fr˚agor, 12 st¨angda och 2 ¨oppna. Nedan sker en f¨orklaring av vilka fr˚agor som valdes samt varf¨or.

Fr˚aga 1-2 & 5-6 ¨ar fr˚agor med fasta svarsalternativ av typen kategoriserande (nomi-nal). Detta inneb¨ar enligt Tullis och Albert (2013) att dessa fasta svarsalternativen inte ¨

ar rangordnande utan anv¨ands f¨or att kategorisera svaren i olika grupper. F¨orsta fr˚agan g¨aller k¨on d¨ar svarsalternativen ¨ar ”Man” eller ”kvinna”. Andra fr˚agan g¨aller ˚alder d¨ar 6 ˚aldersgrupper valdes baserat p˚a statskontorets (2013) unders¨okning av ˚alder f¨or antalet anst¨allda i myndigheter. Fr˚aga 5 ang˚ar antalet informationssystem som respondenterna

anv¨ander p˚a jobbet. Fr˚aga 6 handlar om hur l¨ange informationssystemet (som anv¨ands mest) anv¨ands. Anledningen till att vi endast fr˚agar efter det informationssystem som anv¨ands mest ¨ar f¨or att svaret i denna fr˚aga och andra kommande fr˚agor ska vara f¨or sam-ma inforsam-mationssystem, p˚a s˚a s¨att g˚ar det att utf¨ora olika statistiska ber¨akningar enligt Tullis och Albert (2013).

Fr˚aga 3 & 14 ¨ar kategoriserande fr˚agor med ¨oppna svarsalternativ. Fr˚aga 3 handlar om respondentens utbildning med m¨ojlighet att fritt svara med ord om vilken eller vika utbild-ningar som respondenten har. Fr˚aga 14 g¨aller den myndighet som respondenten jobbar p˚a, ¨

aven h¨ar f˚ar respondenten fritt specificera myndigheten. Dessa fr˚agor ¨ar de enda som ¨ar med ¨oppna svarsalternativ samt dessutom ¨aven ¨ar valfria att svara p˚a. Detta ¨ar p˚a grund av att unders¨okningen inte ¨amnar till att fokusera p˚a sj¨alva personerna eller myndighe-terna utan endast deras ˚asikter om anv¨andbarhet av informationssystemen i myndigheter generellt.

Fr˚aga 4 & 7 ¨ar fr˚agor som handlar om respondentens datorvana och anv¨andning av informationssystem. Dessa ¨ar av typen intervallfr˚agor med en femgradig skala vilket enligt Tullis och Albert (2013) inneb¨ar att en rad olika ber¨akningar av deskriptiv statistik ¨ar m¨ojlig. Intervalldata m¨ojligg¨or enligt samma f¨orfattare flera ber¨akningar ¨an nominal- och ordinaldata och ¨ar passande vid generalisering av en st¨orre population, vilket vi str¨avar efter i denna studie.

Fr˚aga 8 - 13 handlar om utv¨ardering av anv¨andbarheten i informationssystemen. Av dessa ¨ar fr˚agorna 8 - 12 intervallfr˚agor med en femgradig skala medan fr˚aga 13 ¨ar en kate-goriserande fr˚aga med fasta svarsalternativ. Fr˚agorna ¨ar formulerade baserat p˚a kriterier f¨or anv¨andbarhet av f¨orfattarna Calisir och Calisir (2004), Faisal et al. (2012) och Sigh och Wesson (2009).

3.2.3 Urval och genomf¨orande

Som tidigare n¨amnt ¨amnar denna studie till att unders¨oka anv¨andbarheten av informa-tionssystem i myndigheter utifr˚an anst¨alldas perspektiv. Detta inneb¨ar att den teoretiska populationen, det vill s¨aga den population som unders¨okningen riktar sig till ¨ar anst¨allda inom myndigheter. Enligt Arbetsgivarverket (2015) uppgick antalet anst¨alla inom myn-digheter till 251 515 personer ˚ar 2014. D¨arf¨or utg˚ar vi fr˚an denna siffra f¨or att definiera studiens teoretiska population. F¨or att samla in data fr˚an denna population har vi anv¨ant ett sn¨obollsurval vilket enligt Bryman och Bell (2013) inneb¨ar att forskare kommer i kon-takt med relevanta personer som sedan i sin tur sprider vidare enk¨aten till andra personer. Eftersom denna urvalsmetod ¨ar av typen icke sannolikhetsurval kritiseras den enligt Bry-man och Bell (2013) f¨or risken att den insamlade data inte blir representativt eftersom spridningen inte kan kontrolleras. Vi menar dock att datainsamlingen har skett p˚a ett s˚adant s¨att att denna kritik kan diskuteras.

Enk¨aten konstruerades genom onlineverktyget ”Surveymonkey”3och skickades ut som ett e-post meddelande till fr¨amst chefer och presskontakter, det vill s¨aga personer med st¨orre auktoritet eller f¨orm˚aga att kunna sprida vidare enk¨aten till ¨ovriga medarbetare. Med-delandet inneh¨oll f¨orutom en l¨ank till sj¨alva enk¨aten ¨aven syftet med studien samt en

3

uppmaning att sprida vidare enk¨aten till ¨ovriga medarbetare. F¨or att ¨oka chansen f¨or fle-ra deltagare har vi ¨aven p˚apekat i meddelandet att ingen enskild person eller myndighet kommer att kunna identifieras i studiens resultat. Genom detta tillv¨agag˚angss¨att har anta-let respondenter uppg˚att till 149 personer i mer ¨an 20 olika myndigheter ¨over hela landet. Av dessa myndigheter som valt att delta har vi f˚att in en st¨orre respons fr˚an 4 myndigheter (40, 34, 16 samt 13 respondenter) medan svar fr˚an skolor och kommuner har uppg˚att till totalt 19 respondenter. Svar fr˚an de ¨ovriga myndigheter har sammanlagt uppg˚att till 27 respondenter. D¨armed ¨ar svaren grupperade efter denna ordning. ¨Aven om vi inte kunnat kontrollera spridningen av enk¨aten har vi f¨or det mesta koll p˚a vilka myndigheter som har svarat och i vilken utstr¨ackning. Med resultatet i hand anser vi spridningen vara accep-tabel med tanke p˚a antalet myndigheter och datam¨angden som samlats in. Bortfall till f¨oljd av felaktigt ifyllda enk¨ater har varit obefintlig till f¨oljd av att respondenterna svara-de via onlineverktyget d¨ar enk¨aten inte kunde slutf¨oras vid felaktiga eller uteblivna svar. Eftersom vi har anv¨ant ett sn¨obollsurval har bortfall av antalet tillfr˚agade respondenter varit sv˚art att ber¨akna, dels p˚a grund av att vi inte vet antalet potentiella respondenter enk¨aten har vidarbefordrats till. Dock baserat p˚a antalet E-mail som har skickats samt baserat p˚a svaren fr˚an dessa har vi gjort en uppskattning att cirka 900-1200 personer f˚att enk¨atunders¨okningen vilket inneb¨ar att bortfallet ¨ar mellan cirka 750-1050 respondenter.

3.2.4 Presentation av empiri och analys

Analysverktyget SPSS har anv¨ants f¨or att presentera emprin och analysen. Empirin pre-senterades genom frekvenstabeller f¨or varje enskild fr˚aga. Frekvenstabeller ¨ar enligt Wahl-gren (2013) av typen beskrivande statistik d¨ar det visas hur respondenterna har svarat i antal och i procent. Analysen har genomf¨orts genom ANOVA, Chi-Square samt genom gemf¨orelse av medelv¨arde mellan variabler.

3.3 Validitet

Enligt Moore och Notz (2006) handlar validitet om huruvida m¨atningen av studien sker med relevanta fr˚agor. Det vill s¨aga om fr˚agorna ¨ar en relevant representation av vad studien vill m¨ata. Vi vill som tidigare n¨amnt m¨ata anv¨andbarheten av informationssystem i myn-digheter utifr˚an anst¨alldas perspektiv. Detta har vi gjort genom kategoriska fr˚agor i syfte att gruppera dessa anst¨allda samt genom bepr¨ovade anv¨andbarhetsfr˚agor av f¨orfattarna Calisir och Calisir (2004), Faisal et al. (2012) samt Sigh och Wesson (2009). Vi anv¨ande bepr¨ovade anv¨andbarhetsfr˚agor f¨or att ¨oka studiens validitet, det vill s¨aga att st¨alla r¨att fr˚agor.

3.4 Reliabilitet

Reliabilitet handlar enligt Moore och Notz (2006) om huruvida resultatet av studien ¨ar r¨att eller s¨akert, exempelvis om man upprepar samma unders¨okning flera g˚anger och f˚ar ungef¨ar samma resultat anses unders¨okningen vara reliabel enligt samma f¨orfattare. F¨or att kunna upprepa denna studie har vi presenterat v˚ar tankeg˚ang och resonemang bakom de fr˚agor som har valts fr˚an f¨orstudien till sj¨alva enk¨atunders¨okningen f¨or att d¨armed underl¨atta en eventuell upprepning av studien f¨or andra. Eftersom vi vill unders¨oka hur det generellt ser ut i myndigheter i Sverige kr¨avs ett resultat med en viss spridning (Notz och Morre, 2006). Vi ¨ar medvetna om Bryman och Bells (2013) kritik om sn¨obollsurval, att spridningen kan bli otillr¨acklig vid anv¨andning av denna metod. Resultatet har dock

visat en viss spridning som vi anser ¨ar acceptabel med tanke p˚a antalet respondenter som kommer fr˚an olika typer av myndigheter i olika delar av Sverige.

3.5 Tillf¨orlitlighet

G¨allande enk¨atunders¨okningar p˚apekar Jacobsen (2002) att utformningen p˚a fr˚agorna kan leda respondenten till att svara p˚a ett visst s¨att. Samma f¨orfattare menar att man b¨or undvika ledande fr˚agor som kan leda respondenten till att svara p˚a ett visst s¨att. Bland annat fr˚agas respondenten i unders¨okningen om vilken myndighet de jobbar p˚a. Detta kan utifr˚an respondentens synvinkel vara en ledande fr˚aga som kan p˚averka den myndighet personen jobbar p˚a. Till f¨oljd av det har vi valt att placera fr˚agan sist med ett ¨oppet svarsalternativ f¨or att ge respondenten friheten att sj¨alv precisera svaret. En annan aspekt som Jacobsen (2002) menar kan p˚averka studiens tillf¨orlitlighet ¨ar om respondenterna inte f¨orst˚ar fr˚agorna och d¨armed inte riktigt vet vad dem svarar p˚a. Detta har motverkats dels genom f¨orstudien som har lett till att fr˚agor har omformulerats samt att en definition av begreppet informationssystem har lagts till.

3.6 Etik

Jacobsen (2002) skriver att det finns tre etiska krav forskare b¨or f¨orh˚alla sig till.

• F¨orsta kravet som Jacobsen (2002) tar upp ¨ar att respondenten fritt b¨or v¨alja huruvi-da de vill delta i unders¨okningen eller inte. Detta krav har f¨oljts genom att meddelan-den som har skickats via E-mail inte p˚a n˚agot s¨att tvingat fram svar fr˚an potentiella respondenter.

• Andra kravet g¨aller informationen som respondenten l¨amnar, det vill s¨aga hur privat eller k¨anslig informationen ¨ar, en enskild person b¨or exempelvis inte kunna identi-fieras i unders¨okningen. ¨Aven om enk¨aten inneh˚aller fr˚agor som kan identifiera en myndighet, har vi tydliggjort genom meddelandet som skickats att ingen enskild person eller myndighet kommer att identifieras i studien.

• Det sista kravet inneb¨ar att presentationen av data ska g¨oras i sin r¨atta kontext och ska inte f¨orfalskas. Detta har f¨oljts genom att presentera tillv¨agag˚angss¨attet datain-samlingen och analysen har skett p˚a, d¨armed kan l¨asaren f¨olja studiens tillv¨agag˚angss¨att.

3.7 Alternativa forskningsmetoder

Enligt Bryman och Bell (2013) finns det kvalitativ och kvantitativ ansatsmetoder. Skillna-den mellan dessa ansatsmetoder ¨ar enligt samma f¨orfattare att kvalitativ ansatsmetoder fokuserar p˚a djupg˚aende analys av ord och termer ist¨allet f¨or kvantitativa m˚att. Kvan-titativ ansatsmetoder har enligt Tullis och Albert (2013) mer fokus p˚a siffror d¨ar olika statistiska m˚att och samband mellan unders¨okningsenheter framh¨avs, p˚a s˚a s¨att g˚ar det att dra olika generaliserbara slutsatser. Eftersom studiens ambition ¨ar att ge en bredd och generaliserbar bild av fenomenet, ¨ar en kvantitativ ansats vid insamling- och analys av data mer l¨ampligt. Till f¨oljd av detta har en enk¨atunders¨okning valts som studiens datainsamlingsmetod.

Alternativa forskningsmetoder som kunde ha anv¨ants ¨ar fallstudier med kvalitativa inter-vjuer. Ett s˚adant tillv¨agag˚angss¨att skulle ge en mer detalierad beskrivning av fenomenet. Den upplevda anv¨andarv¨anligheten kan d¨armed beskrivas mer ing˚aeende samt ¨aven varf¨or

slutanv¨andarna tycker p˚a ett visst s¨att. Intervjuer har dock enligt Jackobsen (2002) ten-dens att inte kunna vara representativt f¨or en st¨orre m˚algrupp och l¨oper d¨armed en st¨orre risk till att visa en missrepresentativ bild j¨amf¨ort med en enk¨atunders¨okning.

En annan metod som kan anv¨andas ¨ar enligt Tullis och Albert (2013) m¨atning av tiden f¨or utf¨orande av aktiviteter samt antalet navigeringstilf¨allen f¨or dessa aktiviteter. Detta f¨or att kvantitativt m¨ata effektiviteten och anv¨andbarheten av systemen. Metod ¨ar enligt Tullis och Albert (2013) l¨amplig f¨or system som anv¨ands regelbundet, bland annat i jobb-sammanhang. Dock skulle en s˚adan metod kr¨ava att vi har tillg˚ang till system fr˚an flera myndigheter f¨or att f¨orst l¨ara oss systemen och sedan skapa en testmall f¨or diverse aktivi-teter f¨or varje system. Det kr¨avs ¨aven att tillr¨ackligt med anst¨allda inom myndigheter ¨ar villiga att delta i dessa unders¨okningar. En s˚adan unders¨okning ¨ar d¨armed f¨or omfattande och tidskr¨avande f¨or denna studiens tidsram men kan d¨armed vara ett f¨orslag till vidare forskning.

4

Empiri

Nedan presenteras svaren av varje enskild fr˚aga i enk¨atunders¨okningen i form av fre-kvenstabeller. Resultatet ¨ar avrundat till 0 decimaler.

1. K¨on

Figur 1 – K¨on

Antal respondenter uppg˚ar till 149 personer, 51 m¨an och 98 kvinnor. Detta inneb¨ar att 34 % ¨ar m¨an och 66 % ¨ar kvinnor.

2. ˚Alder

Figur 2 – ˚Alder

˚

Aldern ¨ar f¨or det mesta f¨ordelad ¨over 25-64. ˚Aldersgruppen f¨or personerna under 25 eller ¨over 65 best˚ar av 4 % av respondenterna, totalt 6 respondenter. ˚Aldersgruppen 25-34 uppg˚ar till 31 personer (21 %) f¨oljt av ˚aldersgruppen 35-44 och 45-54 som uppg˚ar till 46 (31 %) respektive 45 (30 %) personer. ˚Aldersgruppen 55-64 har 21 (14 %) personer.

3. Viken/vilka utbildning/utbildningar har du?

Figur 3 – Utbildning

91 %, 135 personer av 149 har en h¨ogskola/universitetsutbildning medan 7 %, 11 personer hade gymnasieutbildning. Antalet som inte valde att svara ¨ar 3 personer och best˚ar totalt av 2 % av den totala populationen.

4. Hur pass god datorvana har du enligt dig?

Figur 4 – Datorvana

St¨orre delen av anst¨allda inom myndigheter anser att de har en god datorvana d¨ar 54 %, 80 personer anser sig sj¨alva ha mycket god datorvana. Detta ¨ar f¨oljt av 39 %, 58 personer som valde andra v¨ardet i skalan. Endast 7 %, 11 personer valde v¨arde 3 respektive 4 i skalen. Ingen av respondenterna valde det sista v¨ardet i skalan och d¨arf¨or finns den inte presenterad i figur 4.

5. Hur m˚anga informationssystem anv¨ander du p˚a jobbet?

Figur 5 – Antal informationssystem

73,2 %, 109 anst¨allda inom myndigheter anv¨ander minst 4 informationssystem me-dan 26,8 % anv¨ander 3 informationssystem eller mindre. Endast 4 % anv¨ander ett informationssystem medan 15 % anv¨ander tv˚a informationssystem. Anst¨allda som anv¨andare 3 informationssystem uppg˚ar till 8 %.

6. Hur l¨ange har du anv¨ant informationssystemet? (det system du anv¨ander mest)

Figur 6 – Hur l¨ange informationssystemet anv¨ants

41 % av anst¨allda inom myndigheter har anv¨ant systemet i mer ¨an 5 ˚ar medan 33 % har anv¨ant systemet i 2-5 ˚ar. Anst¨allda som har anv¨ant informationssystem i 1-2 ˚ar uppg˚ar till 9 %. De anst¨allda som har anv¨ant sina informationssystem i ett ˚ar eller mindre uppg˚ar till 17 %.

7. Hur ofta anv¨ander du informationssystemet? (det system du anv¨ander mest)

Figur 7 – Hur ofta informationssystemet anv¨ants

66 % av anst¨allda inom myndigheter anv¨ander sina informationssystem dagligen f¨oljt av 25 % (andra v¨ardet) samt 9 % (tredje v¨ardet). V¨arde 4 och 5 har ingen valt och d¨arf¨or finns inte dessa presenterade i figur 7.

8. Informationssystemet (det system du anv¨ander mest) ¨ar mycket anv¨andarv¨anligt

Figur 8 – Anv¨andarv¨anlighet

Figuren visar ett f¨ordelat resultat d¨ar vissa anser att systemet de anv¨ander mest ¨

ar anv¨andarv¨anligt medan andra anser att systemet ¨ar mindre anv¨andarv¨anligt. 11 % h˚aller helt med om p˚ast˚aendet att informationssystemet de anv¨ander ¨ar mycket anv¨andarv¨anligt medan 5 % h˚aller inte alls med. Svarsalternativen mellan de som h˚aller helt med och de som inte alls h˚aller med uppg˚ar i ordningsf¨oljd till 41 %, 30 % samt 13 %.

9. St¨odjer informationssystemet alla dina arbetsuppgifter som du vill att den ska st¨odja? (det system du anv¨ander mest)

Figur 9 – St¨od av arbetsuppgifter

Endast 11 % av anst¨allda inom myndigheter anser att systemet st¨odjer de arbets-uppgifter som de vill att den ska st¨odja. Detta ¨ar f¨oljt av 38 % (v¨arde 2), 29 % (v¨arde 3) och 22 % (v¨arde 4). Ingen av respondenterna anv¨ande ett informationssystem som inte st¨odjer n˚agot av hens arbetsuppgifter och d¨armed finns inte svaret presenterat i figur 9.

10. Hur v¨al hanterar informationssystemet felinmatningar enligt dig? (det system du anv¨ander mest)

Figur 10 – Hantering av felinmatningar

G¨allande informationssystemens f¨orm˚aga att hantera felinmatningar har anst¨allda inom myndigheter en splittrad ˚asikt d¨ar 28 % svarat ”2”, 40 % av respondenterna svarat ”3” samt 20 % svarat ”4” vilket ¨ar de v¨arden i mitten av en 5-gradig skala. An-st¨allda som anser att informationssystem hanterar felinmatningar mycket v¨al uppg˚ar till 8 % medan de som anser att deras informationssystem hanterar felinmatningar mycket d˚aligt uppg˚ar till 7 %.

11. Jag k¨anner mig v¨aldigt s¨aker och trygg (p˚a vad jag g¨or) n¨ar jag anv¨ander informa-tionssystemet (det system du anv¨ander mest)

Figur 11 – Sj¨alvf¨ortroende vid anv¨andning

23 % av respondenterna k¨anner sig mycket s¨akra vid anv¨andning av informations-system som de anv¨ander mest. Detta f¨oljt av 38 % som svarat ”2”, 25 % som svarat ”3” och 12 % som svarat ”4”. Anst¨allda som inte alls k¨anner sig s¨akra uppg˚ar till 2 %.

12. Var informationssystemet l¨att att l¨ara sig? (det system du anv¨ander mest)

Figur 12 – L¨att att l¨ara sig

Anst¨allda inom myndigheter har ett f¨ordelat svar d¨ar vissa anser att det var l¨att att l¨ara sig systemet de anv¨ander mest medan andra hade mer sv˚arigheter. 12 % av respondenterna anser att systemet ¨ar mycket l¨att att l¨ara sig medan endast 1 % anser att systemet ¨ar mycket sv˚ar att l¨ara sig. Respondenter som svarade ”2”, ”3” och ”4” uppgick till 43 %, 28 % samt 16 %.

13. Fick du n˚agon utbildning f¨or systemet? (det system du anv¨ander mest)

Figur 13 – Utbildning f¨or systemet

73,8 % av respondenterna har f˚att utbildning f¨or informationssystemet de anv¨ander mest. Dock har 31,5 % inte f˚att tillr¨ackligt med utbildning. 26,2 % har inte f˚att n˚agon utbildning.

14. Vilken myndighet jobbar du p˚a?

Figur 14 – Deltagande myndigheter

69,1 % av respondenterna kommer fr˚an 4 olika myndigheter medan 12,1 % kommer fr˚an skolor och kommuner. Resterande respondenter, 18,1 % kommer fr˚an ¨ovriga myndigheter. ”Myndighet A” hade flest respondenter d¨ar antalet uppgick till 27 % f¨oljt av respondenter fr˚an ”Myndighet Bsom uppgick till 23 %, ”Myndighet C” som uppgick till 11 % och ”Myndighet D” som uppgick till 8 %.

5

Analys

Analysen ¨ar gjord med statistikverktyget SPSS d¨ar ANOVA-tester, x2-tester samt me-delv¨ardeanalyser utg¨or analysmetoderna. Tolkningen av resultaten ¨ar h¨amtat fr˚an Wahl-grens (2012) f¨orklaring av metoderna. Alla ber¨akningar ¨ar utf¨orda med ett 95 % konfi-densintervall och avrundade till 1 decimal.

5.1 Anv¨andarv¨anlighet

I en 5-gradig skala ¨ar medelv¨ardet g¨allande anv¨andarv¨anlighet 2,6 med standardavvikel-se p˚a 1,0. Detta inneb¨ar att spridning ligger mellan 1,6 och 3,6 i en 5 gradskala (se figur 15).

Figur 15 – Medelv¨arde av anv¨andarv¨anlighet

Vid en delning av respondenterna i olika kategorier ser man ett samband mellan des-sa grupper och anv¨andarv¨anlighet. Vid en n¨armare analys av variablerna har vi hittat statistiskt s¨akerst¨allda samband mellan anv¨andarv¨anlighet och st¨od av arbetsuppgifter, hantering av felinmatningar, huruvida anv¨andarna k¨anner sig s¨akra vid anv¨andning av systemet, hur l¨att systemet ¨ar att l¨ara sig, utbildning f¨or systemet samt myndigheter som anv¨andarna jobbar p˚a.

5.1.1 Anv¨andarv¨anlighet och hantering av felinmatningar

Figur 16 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och hantering av felinmatningar

Sambandet mellan ”hur v¨al informationssystemet st¨odjer felinmatningar” och ”anv¨andarv¨anlighet” gav Pearson Chi-Square 77,5 och ett p-v¨arde p˚a 0,0. P-v¨ardet 0,0 ¨ar mindre ¨an 5 %, vilket

inneb¨ar att det finns ett statistiskt s¨akerst¨allt samband mellan hur v¨al informationssy-stemet st¨odjer felinmatningar och hur respondenterna upplever anv¨andbarhet. Samban-det illustreras i figur 16 d¨ar b¨attre hantering av felinmatningar korrelerar med b¨attre anv¨andarv¨anlighet.

5.1.2 Anv¨andarv¨anlighet och st¨od av arbetsuppgifter

Figur 17 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och st¨od av arbetsuppgifter

Sambandet mellan variabeln ”st¨odjer informationssystemet alla dina arbetsuppgifter?” och ”anv¨andarv¨anlighet” gav Person Chi-Square 97,6 och ett p-v¨arde p˚a 0,0. P-v¨arde ¨ar mindre ¨an 5 %, vilket inneb¨ar att det finns ett statistiskt s¨akerst¨allt samband mellan ”st¨odjer informationssystemet alla dina arbetsuppgifter?” och anv¨andarv¨anligt. Samban-det illustreras i figur 17 d¨ar st¨odjandet av slutanv¨andarnas arbetsuppgifter korrelerar med b¨attre anv¨andarv¨anlighet.

5.1.3 Anv¨andarv¨anlighet och sj¨alvf¨ortroende

Figur 18 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och sj¨alvf¨ortroende

Sambandet mellan Variabeln ” Jag k¨anner mig v¨aldigt s¨aker och trygg (p˚a vad jag g¨or) n¨ar jag anv¨ander informationssystemet (det system du anv¨ander mest)” och ”anv¨andarv¨anligt” gav Person Chi-Square 63,9 och ett p-v¨arde p˚a 0,0. P-v¨arde ¨ar mindre ¨an 5 %, vilket in-neb¨ar att det finns ett statistiskt s¨akerst¨allt samband mellan ” Jag k¨anner mig v¨aldigt s¨aker och trygg (p˚a vad jag g¨or) n¨ar jag anv¨ander informationssystemet (det system du anv¨ander mest)” och anv¨andarv¨anlighet. Sambandet illustreras i figur 18 d¨ar sj¨alvf¨ortroende vid anv¨andning av systemet korrelerar med b¨attre anv¨andarv¨anlighet.

5.1.4 Anv¨andarv¨anlighet och hur l¨att systemet ¨ar att l¨ara sig

Figur 19 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och hur l¨att systemet ¨ar att l¨ara sig

Sambandet mellan Variabeln ”Var informationssystemet l¨att att l¨ara sig?” och ”anv¨andarv¨anligt” gav Person Chi-Square 87,2 och ett p-v¨arde p˚a 0,0. P-v¨arde ¨ar mindre ¨an 5 %, vilket inneb¨ar att det finns ett statistiskt s¨akerst¨allt samband mellan variablerna. Samban-det illustreras i figur 19 d¨ar systemet som ¨ar l¨attare att l¨aras sig korollerar med b¨attre anv¨andarv¨anlighet.

5.1.5 Anv¨andarv¨anlighet och utbildning f¨or systemet

Figur 20 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och utbildning f¨or systemet

Sambandet mellan Variabeln ”Fick du n˚agon utbildning f¨or informationssystemet?” och ”anv¨andarv¨anligt” gav Person Chi-Square 17,5 och ett p-v¨arde p˚a 0,0 p-v¨arde som ¨ar l¨agre ¨an 5 % vilket inneb¨ar att det finns ett statistiskt s¨akerst¨allt samband mellan va-riablerna. Detta inneb¨ar att utbildning f¨or systemet p˚averkar anst¨alldas upplevelse av anv¨andarv¨anligheten i systemet. Figur 20 visar att 31,5 % av anv¨andarna inte fick tillr¨ackligt med utbildning, denna grupp har ocks˚a s¨amst upplevelse av anv¨andarv¨anlighet (3 i me-delv¨arde) f¨oljt av gruppen som inte fick utbildning alls (2,56 i medelv¨arde). Totalt ¨ar det 57,7 % anv¨andare som antingen inte fick n˚agon utbildning alls eller inte tillr¨ackligt med utbildning, dessa grupper har s¨amre upplevelse av anv¨andarv¨anlighet j¨amf¨ort med gruppen som fick utbildning.

5.1.6 Anv¨andarv¨anlighet i de olika myndigheterna

Figur 21 – Samband mellan anv¨andarv¨anlighet och myndigheter

Figur 22 – Medelv¨arde av anv¨andarv¨anlighet f¨or olika myndigheter

Sambandet mellan Variabeln ”Vilken myndighet jobbar du p˚a?” och ”anv¨andarv¨anligt” gav Person Chi-Square 36,6 och ett p-v¨arde p˚a 0,0 som ¨ar l¨agre ¨an 5 %. Det finns d¨armed en statistisk s¨akerst¨alld signifikans mellan variablerna. Detta inneb¨ar att upplevd anv¨andarv¨anlighet skiljer sig mellan de olika myndigheter. Figur 22 ovan visar myndighe-terna och deras grad av upplevda anv¨andarv¨anlighet (medelv¨arde) i f¨orh˚allande till varand-ra och till det totala medelv¨ardet. ”Myndighet C” har b¨ast upplevd anv¨andarv¨anlighet f¨oljt av, ”Myndighet A”, ”Myndighet D”, ” ¨Ovriga myndigheter”, ”Myndighet B” och sist ˚aterfinns ”skola/kommun” med s¨amst upplevd anv¨andarv¨anlighet. Dock ¨ar det inte sto-ra variationer mellan dessa med tanke p˚a det totala medelv¨ardet samt med h¨ansyn till standardavvikelsen (Std. Deviation).

5.2 Vad p˚averkar inte anv¨andarv¨anligheten?

Hittills har studien n¨amnt en rad olika faktorer som p˚averkar hur anv¨andare upplever anv¨andarv¨anlighet. Genom unders¨okningen kan vi ¨aven konstatera att vissa faktorer inte har en p˚averkan p˚a anv¨andarv¨anlighet. Genom en sambandsber¨akning med hj¨alp av x2-tester och ANOVA-x2-tester har vi inte hittat ett samband mellan anv¨andarv¨anlighet och vis-sa faktorer. Desvis-sa faktorer ¨ar K¨on, ˚alder, datorvana, hur l¨ange systemet har anv¨ants samt hur ofta systemet anv¨ands. Detta inneb¨ar att den upplevda anv¨andarv¨anligheten i myn-digheter inte p˚averkas av personliga egenskaper som k¨on eller vilken ˚alder anv¨andarna har eller till och med hur pass god datorvana de anser sig ha. Anv¨andarv¨anligheten p˚averkas inte heller varken positivt eller negativt ju oftare eller ju l¨angre man anv¨ander ett system. Eftersom andelen av anst¨allda som ¨ar h¨ogskoleutbildade uppg˚ar till 91% medan andra ut-bildningsniv˚aer totalt uppg˚ar till 7 % respektive 2 %, har vi valt att inte inkludera fr˚agan om utbildning i analysen (se figur 3). Detta eftersom resultatet kan bli missvisande vid sambandsber¨akningar p˚a grund av f¨or f˚a svar i de andra alternativen.

5.3 Samband av variabler – En sammanfattning

Modellen nedan ger en sammanfattning av de faktorer (i gr¨ont) som p˚averkar den upplevda anv¨andarv¨anligheten och de faktorer (i r¨ott) som inte har en p˚averkan p˚a anv¨andarv¨anligheten i myndigheter.

Figur 23 – Samband av variabler i relation till anv¨andarv¨anlighet

Figuren ovan visar i grova drag tre slutsatser vid gruppering av variablerna.

• Individens egenskaper har inte n˚agon p˚averkan p˚a den upplevda anv¨andarv¨anligheten. Detta inneb¨ar att den upplevda anv¨andarv¨anligheten inte p˚averkas om anst¨allda ¨ar m¨an eller kvinnor eller om de ¨ar yngre eller ¨aldre eller om de anser sig ha bra eller mindre bra datorvana. ¨Aven hur l¨ange eller hur ofta en anv¨andare anv¨ant ett visst system p˚averkar inte den upplevda anv¨andarv¨anligheten.

• Variabler l¨ankade till sj¨alva systemets egenskaper har en statistisk s¨akerst¨alld p˚averkan. Detta inneb¨ar att om systemet ¨ar l¨att att l¨ara sig, hanterar felinmatningar v¨al och ger sj¨alvf¨ortroende vid anv¨andning, tenderar anst¨allda inom myndigheter att upple-va systemet som mer anv¨andarv¨anligt. Ju mer ett system st¨odjer de arbetsuppgifter som anv¨andaren vill att den ska st¨odja, och d¨armed ¨ar mer anpassat till sj¨alva slu-tanv¨andaren, desto b¨attre ¨ar den upplevda anv¨andarv¨anligheten.

• Myndigheter och variabler relaterade till deras implementeringsprocess har ¨aven ett statistiskt s¨akerst¨allt samband i f¨orh˚allande till den upplevda anv¨andarv¨anligheten. Anst¨allda som har f˚att tillr¨ackligt med utbildning upplever anv¨andarv¨anligheten som b¨attre ¨an anst¨allda som inte har f˚att tillr¨ackligt med utbildning eller ingen utbildning alls.

6

Slutsats och f¨

orslag till vidare forskning

6.1 Slutsats

Anv¨andarv¨anligheten i myndigheter ¨ar, rent statistiskt ”2,6” av ”5” i en 5-gradig skala med en standardavvikelse p˚a 1,0 (se figur 15) vilket inneb¨ar att enskilda respondenternas svar varierar mellan cirka ”1,6” och ”3,6” av 5. Hur kan detta tolkas med ord? Eftersom v¨arden ligger i mitten av skalan kan detta tolkas som att anv¨andarv¨anligheten av informa-tionssystemen i myndigheter generellt ¨ar varken bra eller d˚alig, utan medioker. Vid analys av svar fr˚an enskilda myndigheter (se figur 22) ist¨allet f¨or enskilda respondenter ser vi att medelv¨arden avviker fr˚an det totala medelv¨ardet (2,6) med max 0,6. Detta inneb¨ar att samma tolkning ¨aven g¨alla h¨ar, det vill s¨aga att anv¨andarv¨anligheten av informationssyste-men i myndigheter generellt varken ¨ar bra eller d˚alig, utan medioker. Sammanfattningsvis inneb¨ar detta att vid utv¨ardering av samtliga anst¨allda och vid utv¨ardering av varje myn-dighet ¨ar det samma slutsats som dras.

Baserat p˚a analysen, visar studien att individens egenskaper inte har n˚agon p˚averkan p˚a den upplevda anv¨andarv¨anligheten utan det ¨ar systemets egenskaper samt myndighe-ternas implementeringsprocedurer som har en statistisk s¨akerst¨alld p˚averkan. Detta in-neb¨ar att den upplevda anv¨andarv¨anligheten inte p˚averkas om anst¨allda ¨ar m¨an eller kvinnor eller om de ¨ar yngre eller ¨aldre eller om de anser sig ha bra eller mindre bra datorvana. D¨aremot p˚averkas anv¨andarv¨anligheten av systemets egenskaper och myndig-heters implementeringsprocess. G¨allande systemens egenskaper kan vi konstatera att ju mer anpassat ett system ¨ar till anst¨alldas arbetsuppgifter desto h¨ogre ¨ar den upplevda anv¨andarv¨anligheten i myndigheter. Hedmans, Nilssons och Westelius (2011) h¨avdar dock att ju mer anpassat ett system ¨ar desto h¨ogre tenderar kostnaderna att bli f¨or syste-met. Hedmans et al., (2011) p˚ast˚aende kan vara anledningen till att 73% av anst¨allda inom myndigheter anv¨ander mer ¨an tre informationssystem eftersom mer anpassade sy-stem leder till ¨okade kostnader. G¨allande myndigheters implementeringsprocesser kr¨avs det b¨attre ˚atg¨arder f¨or utbildning, studien visar att utbildning har en bidragande faktor p˚a anv¨andarv¨anlighet d¨ar majoriteten (58 %) antingen inte f˚att n˚agon utbildning alls el-ler inte tillr¨ackligt med utbildning. Det r¨acker allts˚a inte med att endast f˚a utbildning utan myndigheter b¨or se till att ge tillr¨ackligt med utbildning. Enligt Bradford (2010) ¨

ar utbildning en viktig framg˚angsfaktor g¨allande implementering av ett system, b˚ade p˚a individniv˚a samt p˚a organisationsniv˚a. F¨or att ¨oka anv¨andarv¨anligheten b¨or myndigheter d¨armed v¨alja ut r¨att system till sina anst¨allda som uppfyller deras arbetsuppgifter och dessutom f¨orb¨attra sina implementeringsprocesser.

6.2 F¨orslag till vidare forskning

Denna studie har unders¨okt hur anv¨andarv¨anligheten ser ut enligt anst¨allda generellt. Det hade varit intressant att ¨aven kunna f¨orst˚a varf¨or dessa anst¨allda tycker som dem g¨or. D¨arf¨or vill vi uppmana till vidare forskning inom detta omr˚ade genom en mer djupg˚aende metod f¨or att p˚a s˚a s¨att inte bara veta hur det ser ut, utan ¨aven varf¨or. Ett annat forsk-ningsf¨orslag ¨ar det som diskuterades i ”3.7 Alternativa forskningsmetoder” d¨ar en m¨atning av tid samt antal navigeringstillf¨allen f¨or genomf¨orande av aktiviteter kan ge en mer ob-jektiv beskrivning. Ytterligare ett forskningsf¨orslag ¨ar att utf¨ora samma studie men genom ett sannolikhetsurval med ett st¨orre antal respondenter f¨or att p˚a s˚a s¨att f¨orst¨arka eller ifr˚agas¨atta denna studies resultat.

Referenser

Arbetsgivarverket (2015). Antal statsanst¨allda kvinnor och m¨an 1995-2014. H¨amtad den 16 april 2015 fr˚an http://www.arbetsgivarverket.se/nyheter-press/fakta-om-staten/medarbetare/antal-kvinnor-och-man/

Bernsen, N. O., & Dybkjær, L. (2009). Multimodal usability.Berlin: Springer.

Bradford, M., North Carolina State, U., & College of, M. (2010).Modern ERP : select, implement & use today’s advanced business systems.Raleigh, NC: North Carolina State University, College of Management.

Bock, G.-W., Zmud, R. W., Kim, Y.-G., & Lee, J.-N. (2005). Behavioral Inten-tion FormaInten-tion in Knowledge Sharing: Examining the Roles of Extrinsic Motivators, Social-Psychological Forces, and Organizational Climate. MIS Quarterly,29(1), 87-111. doi: 10.2307/25148669

Brooke, J. (1996). SUS-A quick and dirty usability scale. Usability evaluation in industry,189(194), 4-7.

Bryman, A., Bell, E., & Nilsson, B. (2013). F¨oretagsekonomiska forskningsme-toder.Malm¨o: Liber ekonomi.

Calisir, F., & Calisir, F. (2004). The relation of interface usability characte-ristics, perceived usefulness, and perceived ease of use to end-user satisfaction with enterprise resource planning (ERP) systems. Computers in Human Behavior,20(4), 505-515. doi: http://dx.doi.org/10.1016/j.chb.2003.10.004

Faisal, C. M. N., Shakeel Faridi, M., & Javed, Z. (2011). Usability evaluation of in-housed developed ERP system.International Conference on Graphic and Image Processing (ICGIP 2011), 82850C. (October 01, 2011) doi: 10.1117/12.913212

Faisal, C. M. N., Faridi, M. S., Javed, Z., & Shahid, M. (2012). Users’ Adoptive Beha-vior Towards the ERP System. IIM Intelligent Information Management,04(03), 75-79.

Green, D., & Pearson, J. M. (2006). DEVELOPMENT OF A WEB SITE USABI-LITY INSTRUMENT BASED ON ISO 9241-11. Journal of Computer Information Systems,47(1), 66-72.

Hedman, J., Nilsson, F., & Westelius., A (2011). Temperaturen p˚a ¨aff¨arssystem i Sverige.Lund: Studentliteratur.

Herbert, L., Ragsdale, J., & Gaynor, E. (2006). Put business applications to the usability test. Forrester Research.

Jacobsen, D. I. (2002). Vad, hur och varf¨or: Om metodval i f¨oretagsekonomi och andra samh¨allsvetenskapliga ¨amnen.Lund: Studentlitteratur.

Kaplan, B., & Harris-Salamone, K. D. (2009). Health IT Success and Failure: Recom-mendations from Literature and an AMIA Workshop. Journal of the American Medical Informatics Association,16(3), 291-299. doi: http://dx.doi.org/10.1197/jamia.M2997

Melin, J. (2015). Kust till kust med sj¨alvk¨orande bil. Nyteknik.H¨amtad den 19 april 2015 fr˚an http://www.nyteknik.se/popular teknik/teknikrevyn/article3898587.ece

Moore, D. S., & Notz, W. (2006). Statistics: concepts and controversies.New York: W.H. Freeman.

Oja, M.-K., & Lucas, W. (2011). ERP USABILITY ISSUES FROM THE USER AND EXPERT PERSPECTIVES1. Journal of Information Technology Case and Application Research,13(3), 21-40.

Parks, N. E. (2012, October). Testing & quantifying ERP usability. In Procee-dings of the 1st Annual conference on Research in information technology(pp. 31-36). ACM.

Rainer, R. K., & Cegielski, G. (2011). Introduction to information system: Enabling and transforming business(Third Edition ed.). Hoboken: John Wiley & Sons, Inc.

Regeringen (2015). Regeringen f¨oljer upp myndigheternas it-kostnader.H¨amtad den 20 februari 2015 fr˚an http://www.regeringen.se/sb/d/19812/a/252794

Rubin, J., & Chisnell, D. (2008).Handbook of Usibility Testing: How to Plan, Design, and Conduct Effective Test.Indianapolis: Wiley Publishing, Inc.

Singh, A., & Wesson, J. (2009). Evaluation criteria for assessing the usability of ERP systems. In Proceedings of the 2009 annual research conference of the South African Institute of Computer Scientists and Information Technologists(pp. 87-95). ACM.

S¨oderstr¨om, J. (2014). R¨att IT l¨oser problemen.L¨ararnas tidning.H¨amtad den 1 april 2015 fr˚an http://www.lararnasnyheter.se/lararnas-tidning/2014/12/12/ratt-it-loser-problemen

Tullis, T., & Albert, B. (2013). Measuring the user experience: collecting, ana-lyzing, and presenting usability metrics.Waltham, MA: Morgan Kaufmann.

Wahlgren, L. (2013).SPSS steg f¨or steg.Lund: Studentlitteratur.

¨

Orstadius, K., & Carlsson, M. (2014). Polisens nya miljonfiasko kan skrotas.Dagens Ny-heter.H¨amtad den 20 februari 2015 fr˚an http://www.dn.se/nyheter/sverige/polisens-nya-miljonfiasko-kan-skrotas

Bilaga A - Förstudie

Bilaga B - Enkätundersökning