Kunskapsåterföring i byggproduktion

II

Kunskapsåterföring i byggproduktion

Knowledge management in building production

Examensarbete, 15 hp, Byggingenjörsprogrammet

VT 2020

Ayatt Ali

II

Förord

Detta examensarbete skrivs som en avslutning på vår högskoleingenjörsutbildning vid Malmö Universitet, Fakulteten för Teknik och samhälle. Examensarbetet ingår i en avslutande kurs som omfattar 15 högskolepoäng och skrivs i samarbete med Skanska.

Vi vill tacka Mats Persson från Malmö Universitet som varit handledare under vårt arbete. Vi är tacksamma för hans vägledning och den kunskap vi upptagit från honom under arbetet. Hans engagemang och kunskap har varit lärorikt och ökat kvalitén på vår studie. Vi vill även tacka Viktoria Granath som varit vår handledare på Skanska, för all hjälp, stöd och vägledningen under arbetets gång. Slutligen vill vi tacka alla respondenter och enkätdeltagare som valt att ställa upp för vår studie, arbetet hade inte varit möjlig att genomföra utan er.

Malmö, 26 Maj 2020

_______________________ _________________________ Ayatt Ali 2020-05-26 Sarayut Katelek 2020-05-26

III

Sammanfattning

Produktionsfasen i byggbranschen består av tillfälliga projektorganisationer, vilket innebär att grupper integrerats i projektets början för att i slutet splittras och övergå till nya projekt med nya grupper. Lärdomar upptas under projektets gång, men att dokumentera dessa lärdomar och sprida dessa mellan projekt har varit bristfällig i byggbranschen. Detta har gett upphov till att man har behövt ”uppfinna hjulet på nytt” för projekt som omfattar en projektorganisation som inte stött på samma problem, eller utför liknande momentet tidigare som ett annat projekt har. Ett möjligt tillvägagångssätt för att lagra kunskap är via tekniska hjälpmedel som tillämpningsprogram. Intern kunskapsbank som samlas arbetsmoment och monteringsanvisningar som också är tillgänglig för alla medarbetare på företaget är ett exempel för hur man kan gå tillväga. Däremot har utmaningar som att navigera sig i systemet för att hitta önskad information och föra bort utdaterad information förekommit.

Syftet med rapporten är att undersöka hur arbetsberedningar lagras under produktionen idag och hur de sprids mellan projekt. Ett fokus sätts på hur man använder tillämpningsprogram som stöd för detta. Vidare ges förbättringsförslag av författarna från tolkning av resultatet och genom en utförd observationsstudie av tillämpningsprogram som används under byggproduktionen. En fallstudie har genomförd på Skanska Hus Stockholm där intervju- och enkätundersökning har utfört på produktionschefer och arbetsledare. Denna fallstudie kompletteras med litteraturstudie och observationsstudie på företagets intranät. Litteraturstudie behandlar kunskapsåterföring, arbetsberedning, strategier och förbättringsarbete för kunskapsåterföring.

Resultatet visar på att det aktivt används tillämpningsprogram för dokumenthantering i byggproduktionen, och att stöd för hur man ska utföra en arbetsberedning finns tillgänglig internt. Vidare visas att en gemensam kunskapsbank finns för att samla standardiserade lösningar under byggproduktionen, men upplevs ha utrymme för vidareutveckling enligt medarbetare. Intervjustudien visar på att medarbetare ser värdet av en gemensam kunskapsbank som specifikt samlar arbetsberedningar och upptagna lärdomar. Det finns tillämpningsprogram som har potential att bygga upp en kunskapsbank, men i dagsläget finns ingen kunskapsbank som samlar specifikt arbetsberedningar. Spridning av kunskap sker istället mycket verbalt genom att exempelvis kontakta projekt med liknande förutsättningar eller använda kunskapen som medarbetare på projektet redan har från tidigare erfarenheter.

IV

Abstract

The construction industry contains of project-based organizations, which means that groups are integrated in the beginning of the project to later be separated at the finishing and sent off to a new project with a new group of people. Lessons are learned throughout the project, but to document and distribute these lessons between projects have been inadequate in the industry. This have led to the need for” inventing the wheel over again” for projects with different organization groups that have not encountered similar problems or haven’t carried out a similar operation before. A potential approach for this is to document and store these lessons in an application program that all coworkers have access to. An internal knowledge bank that stores worksheets are one example for this.

The aim of this study is to investigate how worksheets are stored during construction and how these documents are spread between projects. A case study has been done on the construction firm Skanska, where interviews has been done aside with sending out surveys to production managers and construction supervisors in the company. The case study has been completed with a literature study and an observation of the application programs used by coworkers during construction.

The results show that the company actively uses application programs for managing documents during construction and provides relevant information in their intranet, as a support for carrying out worksheets. Furthermore the case study shows that the company provides a knowledge database that stores standardized construction solutions, but there are coworkers that express the need for a complementary database.It shows that there are application programs that have the potential to build out this knowledge bank, but as of today there are no database that stores specifically worksheets. The distribution of the knowledge and lessons learned occur instead verbally.

V

Innehållsförteckning

2.4 Primär och sekundära datainsamling... 7

2.5 Litteraturstudie ... 7

2.6 Intervjustudie ... 8

2.7 Enkätundersökning ... 8

2.8 Validitet och Reliabilitet ... 9

2.9 Urval ... 10

3. Teori ... 10

3.1 Kunskap och erfarenhet ... 10

3.2 Teori om lärande ... 11

3.3 Kunskapsåterföring i byggbranschen ... 12

3.4 Kunskapsöverföring mellan projekt i byggbranschen ... 13

3.5 Strategier för överföring och spridning av kunskap ... 14

3.5.1 Utbildning ... 14 3.5.2 Handledning/mentorskap ... 14 3.5.3 Digital kunskapsbank ... 15 3.6 Knowledge Management-system ... 16 3.7 Arbetsberedning ... 17 3.8 Förbättringsteori ... 19 3.8.1 Förbättringsprocess ... 19

3.8.2 Ledning och Motivation ... 19

3.8.3 Utbildning ... 20

3.9 Sammanfattning ... 21

VI 4.1 Företagets tillämpningsprogram ... 22 4.1.1 One Skanska... 22 4.1.2 Skanskas ledningssystem ... 22 4.1.3 VSAB ... 22 4.1.4 G-disk ... 22 5. Resultat/Fallstudie... 23 5.1 Observationsstudie ... 23 5.1.1 Arbetsberedningar i företaget ... 23

5.1.2 Fördjupning i applikationsprogramvaror för arbetsberedningar ... 24

5.2 Hantering av arbetsberedningar under produktion ... 25

5.2.1 Intervjuer ... 25

5.2.2 Enkäter ... 39

6. Analys ... 45

6.1 Hantering av arbetsberedningar under byggproduktion ... 45

6.1.1 Kunskapsåterföring i byggproduktion ... 45

6.1.2 Dokumentering av uppföljning ... 46

6.1.3 Applikationer för kunskapsåterföring i byggproduktion ... 47

6.2 Överföring av arbetsberedningar mellan projekt i byggproduktion ... 47

6.3 Förbättringsförslag ... 49

7. Diskussion ... 50

7.1 Hantering av arbetsberedningar under byggproduktion ... 50

7.2 Överföring av arbetsberedningar mellan projekt i byggproduktion ... 51

7.3 Metodutvärdering ... 52

Slutsatser ... 53

Förslag på vidare forskning ... 54

Referenser ... 55

Bilagor... 59

Bilaga 1 – Komplettering av resultatet från enkätstudien ... 59

Bilaga 2 – Intervjuformulär ... 63

3

Ordlista

Listan nedan presenter förkortningar och förklaringar på begrepp som förekommer i arbetet Begrepp Förkortning/ förklaring av begrepp

IT Informationsteknik.

Produktionschef Kallas även för platschef.

BAS-U Person som ansvarar för arbetsmiljö under produktion/utförandefas Respondent Skanskaanställda i Stockholm, distrikt Hus Nord som deltagit i

studien.

Tillämpningsprogram En typ av datorprogram som fyller ett direkt syfte för användaren. Kallas även för applikationsprogramvara eller dess förkortning app.

Inkörning Begrepp som förklarar att det går snabbare att utföra ett moment med upprepning av dess utförande.

ROT-arbete Renovering, ombyggnation och/eller tillbyggnadsprojekt.

IBX Skanskas inköpningssystem.

VSAB Vårt sätt att bygga.

SLS Skanskas ledningssystem.

SMP Standardiserad produktionsmetod.

NPS Nordic projectspace – En digital dokumenthanterare. Wikisida En sökbar webbplats med sidor som enkelt och snabbt kan

redigeras av användare själva utan att gå genom en granskningsförfarande, via ett webbgränssnitt. Digitalt verktyg Plattform, tillämpningsprogram, webbtjänster. Intranät Ett företagsnätverk, där kommunikationstjänster och

informationsresurser endast är tillgängliga från dator som är anslutna, men stängda för övriga internet. Kallas även för skyddat datornätverk.

BuildSafe En app & webbplattform som används för genomförande av ronder, uppföljning av avvikelser och rapportering av observationer.

COVID19 Pandemi av en infektionssjukdom som bröts ut i slutet av 2019 och fortsatt in på 2020.

PDF-hanterare Filformat som används för behandling av 2D-ritningar i byggbranschen.

4

1.

Inledning

I detta inledande kapitel presenteras bakgrunden för hur kunskapsåterföring ser ut i byggbranschen idag. Därefter presenteras syftet med studien, frågeställningar som kommer besvaras och metoden som används för arbetet.

1.1 Bakgrund

Produktionsfasen i byggbranschen består av tillfälliga projektorganisationer där grupper integreras i projektets början för att i slutet splittras till att övergå till nya projekt med nya grupper. Resultatet som skapas av detta är att de nya lärdomar medarbetare fångat upp under projektets gång kopplat till framgång och problemlösning går förlorade. Detta är lärdomar som inte fångas upp för lagring och skapar ett resultat över att behöva ”uppfinna hjulet på nytt” när liknande problem dyker upp i andra projekt med grupper som inte stött på samma problem tidigare. Ett vanligt förekommande tillämpning i byggbranschen är att återblickar över projektet, något som oftast görs för sent när medarbetare redan startat på nya projekt. Detta går i sin tur miste om den taktiska kunskapen som medarbetarna tagit till sig från projektet (Froese & Grover, 2016).

Vikten av att vara konkurrenskraftig på marknaden öka ständigt. En ökad lönsamhet kräver minskade kvalitetsbristkostnader då företaget styrs av efterfrågan på marknaden. Kvalitetsbristkostnader kan ha sitt ursprung i olika orsaker, en av dessa är att företaget har svårt att lära sig av tidigare erfarenheter inom verksamheten (Liljelund, Sjöstrand, & Uusmann, 2002). Tidigare studier har visat att orsaken till att lagring och återföring av kunskaper i ett projekt har blivit en komplicerad process på grund av bristande engagemang, otydliga arbetssätt eller för hög arbetsbelastning (Ljungström, 2015).

Enligt en rapport utförd av Boverket leder ineffektiv användning av resurser inom produktion till att produktionskostnaden ökar med ca 10 procent. Med resurser syftar man på arbetstid, maskiner och material. Merparten av ineffektiviteten som bidrar till en ökning av produktionskostnaderna i branschen har visat sig vara anknutna till arbetstiden under produktionen. Resurserna återspeglar hur organisationen, ledningen och planeringen fungerar (Andersson, et al, 2018). Dessa är exempel på vart kunskapsåterföring kan äga rum för att göra en skillnad. Plattformen som “Byggforskserien” i Norge och “BYG-ERFA-bladen” i Danmark är två framgångsrika exempel på en digital kunskapsåterföring inom byggbranschen (Andersson, et al, 2018).

Det finns idag företag som har försökt att investera i lagring av kunskap för att förenkla kunskapsåterföring. Peab är ett av dessa företag som har en intern kunskapsbank tillgänglig. I denna databas finns information om utförandet av arbetsmoment och monteringsanvisningar som finns tillgänglig för alla medarbetare på företaget. Denna innehåller en stor mängd kunskap som bland annat kan användas vid planering av arbetsberedningar. Däremot har inte användningen blivit populär eftersom användare har tyckt att den är osmidigt upplagd, upplever svårigheter att söka och hitta önskad information samt för att den innehåller information som är utdaterad (Bahtijaragic & Carlsson, 2016).

5 Tidigare forskning har påvisat en mängd problem med överföring och lagring av kunskap via tekniska hjälpmedel. Teknikens främsta begränsningar anses vara att den lämnar utrymme för personlig tolkning av den information som finns inlagd och på så sätt blir omvandling av information till kunskap inte helt optimal via datasystem. Andra begränsning är att arbete med databaser kan anses vara komplicerad då det finns svårigheter med att utnyttja relevant information på ett effektivt sätt (Frizell & Lundahl, 2013).

1.2 Syfte

Tidigare studier har visat att kunskapsåterföring i byggproduktion har en potentiell möjlighet för att öka produktiviteten i byggproduktion genom att minska på tiden och kostnaden för ett arbetsmoment. Detta genom att följa upp och sprida kunskap mellan individer, grupper och projekt. Tidigare forskning visar även på att en av de vanligaste barriärer till att lagring och överföring av kunskap inte sker beror på tidsbristen i byggproduktion. Arbetsberedningar som redan är en del av arbetsledarens uppgifter utgör en intressant möjlighet som exkluderar denna barriär. Syftet med examensarbetet är att undersöka nulägesituationen av hur arbetsberedningar hanteras och överförs i byggproduktion för ett byggföretag i Sverige. Syftet är också för att få fram ny och nyttig information om hur hanteringen och överföringen kan förbättras i ett byggföretag.

1.3 Mål

Ambitionen med arbetet är att få fram ny information av ämnet kunskapsåterföring som bidrar till en effektivisering av arbetsplatsen för medarbetare på företaget. Målsättningen är att informationen som samlas kan bidra till att minska på onödiga kostnader och risken av att misstag återupprepas i processen av lärande i byggproduktion.

1.4 Frågeställningar

Examensarbetet inriktar sig på att besvarar frågeställningar som berör hur arbetsberedningar dokumenteras, lagras och undersöka hur lärdomar från momenten sprids mellan projekt i byggbranschens produktionsfas. Frågeställningar som kommer besvaras genom arbetet är:

•

•

1.5 Avgränsning

Studien berör kunskapsåterföring i byggproduktionen med fokus på hur arbetsberedningar lagras och hanteras. En fallstudie görs på Skanskas organisation och avgränsas till husbyggnadsprojekt. Inga jämförelser med andra organisationer utförs. Datainsamling kommer från projekt inom Skanska som idag använder sig av kunskapsåterföringssystem. Projektet berör endast tillvägagångssätt och möjliga fördelar i byggbranschens produktionsfas. Aktörer som kommer involveras är endast arbetsledare och produktionschefer, eftersom de har närmast anknytning till arbetet med dokumentering, lagring eller spridning av arbetsberedningar.

6

2. Metod

Detta kapitel presenterar motivering kring val av metod och beskriver tillvägagångssätt i denna studie. Syfte med kapitel är att ge läsare inblick i studiens tillvägagångssätt för att öka tydlighet och pålitlighet för studien.

2.1 Arbetsgång

•

•

•

•

•

•

•

•

2.2 Fallstudie

Skanska grundades år 1887 och är idag ett av världens ledande Bygg- och projektutvecklingsföretag i Norden, Europa och USA. Under år 2019 omsatte Skanska koncernen 176,8 Mkr och totalt har företaget 38 700 anställda, vilket gör Skanska till ett av Sveriges största byggföretag (Skanska, 2020). Detta gör att Skanska är en lämplig organisation för fallstudien eftersom efterfrågan på systematiskt arbete och avancerade system för kunskapsåterföring är i stort behov för att klara arbetet och minska onödiga kostnader. Dessutom strävar organisationen ständigt efter utveckling och att blir bättre på det de gör. Utvecklingsprojekt och initiativ inom digitalisering pågår inom Skanska (Skanska, 2017). I dagsläget har Skanska verksamhetssystem och hjälpmedel som används för kunskapsåterföring. Analys av Skanskas befintliga intranät utföras i examensarbetet för att studera nulägessituationen för hur strukturen av kunskapsåterföring ser ut internt. Enkäter och kvalitativa semistrukturerade intervjuer genomförs med berörda aktörer och sakkunniga personer inom organisationen. Detta för att samla in synpunkter och uppfattningar om hur dokumentering, lagring och spridning faktisks fungera i praktiken. Under arbetsgången görs litteraturstudier löpande för att få fram bakgrundsfakta av ämnet kunskapsåterföring.

Vägledning av externa handledare från Skanska involverades vid behov, för mer information kring byggproduktionen och vägledning genom projektet. Kontakt kommer att hållas med kontaktperson inom företaget för att få kontaktuppgifter till relevanta projekt inom Skanska. Examensarbetet förväntas starta i april och avsluta juni 2020.

2.3 Forskningsmetod

Forskningsmetod delas upp i kvalitativa och kvantitativa metod (Holme & Solvang, 1997). Kvalitativ innebär att information samlas in för att senare analyseras med olika statistiska metoder. Metoden alstrar information som kan vara representativ för annat än det undersökta.

7 Kvalitativ metod går djupgående in i undersökningen och följer vissa riktlinjer som har satts upp. Metoden innebär även ett försök att överskrida subjekt-objekt-förhållande genom att forskare sätter sig in i den undersökta situationen och ser fenomen från individers perspektiv (Holme & Solvang, 1997). Den kvantitativa metoden strävar till att hitta mätbara och generaliserade slutsatser, genom att insamlade data omvandlas till siffror och mängder. Båda forskningsmetoderna syftar till samma inriktning, nämligen att öka förståelse för hur människor påverkar varandra och agerar i ett samhälle som vi lever i (Holme & Solvang, 1997). Arbetet har gjorts enligt en kvalitativ- och kvantitativ metod då metoderna fungera bättre tillsammans (Holme & Solvang, 1997). Den kvalitativa metoden värderar hur individer tolkar och upplever sin verklighet. Metoden möjliggör närhet till undersökningsenheterna som innebär social närhet och en grund för ömsesidig tillit. Med utgångspunkt från detta skapas djupare och mer fullständig uppfattning av den företeelse som studeras (Holme & Solvang, 1997). Den kvantitativa metoden utgör underlag för den objektiva observationen genom statistisk analys och metoden används för att bekräfta och förstå företeelse som studeras (Holme & Solvang, 1997). Kvantitativ och kvalitativ forskningsmetod kombineras då frågor som används vid intervju- och enkätstudie består av flervalsalternativ och öppna frågor som genererar både kvalitativa och kvantitativa data.

Den kvalitativa metoden har emellertid fått kritik för att vara för subjektiv, då mycket är baserad på forskarens roll och egna tolkningar. De menar även att metoden bedömer resultatet till större perspektiv, då studierna oftast fokuserar på ett begränsat perspektiv, genom att exempelvis inbegripa i en särskild organisation eller situation. Vidare påpekar Lantz (2007) att resultatens och slutsatsernas giltighet är svåra att kritisera och värdera. Detta eftersom metoden oftast är redovisad på ett kortfattat sätt och att resultatet presenteras i form av löpande text, vilket är ett otydligt och svåröverskådligt sätt att presentera resultatet på.

2.4 Primär och sekundära datainsamling

Enligt Petri Gudmundsson (2018) är primärdata en källa som författare själva har samlat in från den ursprungliga kunskapen eller argumenten. Primärdata är kunskap från intervjuer och enkäter. Sekundärdata är befintlig information som hämtas från olika primärdata (Gudmundsson, 2018). Den sekundära datasamlingen i detta arbete har skett genom litteraturstudie. Sekundärdata beskrivs under kapitlet nedan.

2.5 Litteraturstudie

Litteraturstudier gjordes i tidigt skede av arbetet med syftet att bygga upp en teoretisk grund för författarna om hur nulägessituationen ser ut. I huvudsak användes vetenskapliga artiklar, tidigare utförda examensarbete och böcker som är publicerade efter år 1995. Malmö Universitets databas för nationella och internationella publikationer används i sidan med Google Scholar, uppsatser.se och andra liknande webbsidor med relevant information. Några nyckelord som använts är: kunskapsåterföring, erfarenhetsåterföring, kunskapsöverföring, arbetsberedning, kommunikation och knowledge management.

Litteraturstudie har lett till olika områden som är relevant till kunskapsåterföring av arbetsberedningar. Dessa områden används som grunden för teori. Studie av forskningsmetodik, intervjuteknik och enkätundersökning gjordes också för att öka kvalitén på arbetets genomförande.

8

2.6 Intervjustudie

För att få information om hur en individ uppfattar eller känner inför en företeelse som är intressant för studien är intervjumetod lämplig som datainsamlingsmetod (Lantz, 2007). Semistrukturerade intervjuer används vid en kvalitativ metod, där individens egna värderingar och upplevelser står i fokus (Bryman & Bell, 2005). Semistrukturerad karaktär medför flexibilitet och öppnar upp möjligheten att konversera med respondenterna på ett mer informellt sätt (Bryman & Bell, 2005). Syftet med kvalitativa intervjuer är att öka informationsvärdet och skapa en grund för djupare och mer fullständiga uppfattningar om studien (Holme & Solvang, 1997). Syftet med intervjustudien i detta fall är att få en uppfattning om hur kunskapsåterföring av arbetsberedningar ser ut under byggproduktion idag och få en bild av personalens upplevelse av organisationens intranät och tillämpningsprogram som används.

Intervjustudien utgår från en utformad intervjumall som fungera som en utgångspunkt. Mallen ger möjlighet för respondenterna att utforma svaren på sitt sätt och lämna utrymme för fri dialog om information som dem anser vara viktig (Bryman & Bell, 2005). Frågorna ställs så att intervjupersonerna kan personalisera utan att blir styrd, detta gör att intervjuaren även får möjlighet att ställa följdfrågor. Intervjumallen utformas genom att flertal frågor som kan tänkas ge relevanta svar, samlas in och så att frågorna kan sorteras för att öka relevansen. Prioriterade frågor sorteras under de olika områdena och ordning då intervjun maximalt får pågå i 45 minuter. Intervjumallen med frågeställningarna finns i bilaga 2.

På grund av Covid-19 skedde samtliga intervjuer digitalt via Skype. Det finns uppenbara begränsningar för hur många undersökningspersoner man kan ha med utifrån hur krävande intervjusituationen är (Holme & Solvang, 1997). Antalet respondenterna som skulle delta i intervjuer var bestämd till mellan 8–10 personer från 4 olika projekt. Varje person intervjuas individuellt och intervjuerna spelas in för att inte gå miste om information som diskuteras. Att samtidig ställa frågor, lyssna och anteckna är inte lätt, det är vanskligt att enbart föra anteckningar så informationen kan reduceras på ett osystematiskt sätt (Lantz, 2007). Inspelning skapar även möjlighet för att gå tillbaka och lyssna på dialogen igen, ifall otydlighet skulle uppstå (Bryman & Bell, 2005). Detta bidrar även till ett gott klimat i intervjusituationen genom att intervjuaren kan ta rollen som intressant lyssnare och därmed bidra till en bekvämare intervju med respondenter (Lantz, 2007). Praktiska- och bakgrundsinformation som anonymitet och konfidentialitet informeras innan intervjuns start. Personer som intervjuades för examensarbetet motsvarar personer i rollen som arbetsledare och produktionschef.

2.7 Enkätundersökning

Enkätundersökning kan göras genom postenkät, telefonenkät, webbenkät, gruppenkät eller enkät till besökare. I detta examensarbete kommer webbenkät i form av ett enkätformulär att användas med hjälp av Google formulär. Detta innebär att alla deltagare i studien kommer få frågorna presenterade på samma sätt. Fördelen med denna metod är att all data samlas i en datafil (Ejlertsson, 2019). Andra fördelar är att man kan utföra undersökningen i ett stort geografiskt område, att fler respondenter kan inkluderas under ett kortare tidsspann och att intervjueffekten försvinner. Intervjueffekten syftar till att respondenten inte blir påverkad av intervjuarens sätt att ställa frågeställningen. Möjligheten till att besvara frågorna i lugn och ro för att överväga svarsalternativen och kontrollera faktauppgifter finns tillgänglig för

9 respondenten genom denna metod. Några nackdelar som finns med metoden är att respondentens identitet inte kan säkerställas och att respondenten inte har möjlighet att ställa kompletterande frågor, exempelvis om något skulle vara svårförståelig. De senaste decennierna har deltagande av enkäter minskat betydlig. Ejlertsson (2019) skriver att många enkätundersökningar har svårt att nå upp till 50 procent svarsfrekvens. Det är därför viktigt vid genomförande att tänka på hur man kan öka deltagandet. För utförande av en enkätundersökning är det också viktigt enligt Ejlertsson (2019) att ett genomtänkt grundarbete har utförts innan enkätens frågor fastställs. För detta examensarbete har återkoppling av handledare från universitet och handledare från Skanska tagit del av att granska samtliga frågeställningarna och gett återkoppling på hur struktur och uppbyggnad av formuläret kan förbättras. Formuläret för enkäten finns i bilaga 3.

2.8 Validitet och Reliabilitet

Validitet och reliabilitet blir oftast aktuell för kvantitativ undersökning (Bryman, 2002). För att öka validiteten i studien är det viktigt att säkerställa att frågorna har förmågan att mäta vad den är avsedd att mäta. Enligt Göran Ejlertsson (2019) syftar han på att en hög reliabilitet avspeglas i att upprepade mätningar ger samma resultat och att det slumpmässiga felet är litet.

De mest använda typerna av validitet är kriterievaliditet, innehållsvaliditet och

begreppsvaliditet. Kritierievaliditet bedöms efter sambandet mellan det frågan mäter och ett

visst kriterium som frågan har tänkt avspegla. Innehållsvaliditet består av begreppsvaliditet

Content validity och face validity. Den förstnämnda syftar till frågans uppbyggnad och att den

mäter rätt enligt samstämmiga och experters bedömning. Exempelvis kan man öka Content validity genom att tydligt definiera begrepp som kräver kunskap och som enkelt kan få en tvetydig definition. Detta gjordes i enkätformuläret för begrepp som kunskapsåterföring och kunskapsbank, men också genom att låta personer med mer kunskap som våra handledare, att ge återkoppling på struktur och uppbyggnad av frågeställningarna. Författaren skriver vidare om Content validity, att om begreppet inte definierats tydligt finns risken att frågan mäter olika ting beroende på uppfattning av begreppet. Face validity till skillnad från Content validity kräver ingen kunskap om teorin bakom frågorna. Denna kollar istället på huruvida frågorna bedöms mäta vad den avser att mäta. Detta genom att respondenten granskar frågorna och kontrollerar hur frågorna är ställda. Content validity har tyngd på frågeställningarna eftersom det påverkar respondents motivation att svara på frågorna på ett seriöst sätt (Ejlertsson, 2019). Ejlersson skriver att frågeställning som är hög i reliabilitet ska kunna ställas på ett sådant sätt att om samma person svarar på samma fråga upprepande gånger, ska de ge liknande svar varje gång. Reliabiliteten av en frågeställning är beroende på hur korrekt den är ställd. Detta betyder att en fråga kan leda till att upprepande mätningar av samma verklighet ger olika svar och att det blir en stor slumpmässig variation mellan svaren om frågan är ställd på ett fel sätt. För att öka reliabiliteten av enkätformuläret fokuserades det på att skapa tydliga frågor av stäng karaktär och begränsa antalet öppna frågor. Enkäterna var ute och öppen för deltagande mellan 20/05/04 - 20/05/19. Påminnelsemejl av att delta i enkäten skickades ut när halva tiden av öppningsperioden för deltagande passerat, detta för försök att öka svarsfrekvensen.

10

2.9 Urval

Urval av en population görs oftast, eftersom det är både dyrt och tidskrävande att försöka återspegla hela populationen i ens studie. Representativ urval syftar på att en av de utvalda motsvarar eller representerar en del av befolkningen. Man särskiljer mellan slumpmässigt- och

icke-slumpmässigt urval (Trost, 2012).

I icke-slumpmässigt urval ingår kvoturval, bekvämlighetsurval och strategiskt urval. Strategiskt urval används huvudsakligen för kvalitativa studier där man vill få variation i svaren från dem man intervjuar. Metoden tillåter också att undersökaren själv får välja urvalet (Trost, 2012).

För detta examensarbete har ett icke-slumpmässigt urval med ett strategiskt urval bedömts vara mest lämplig för studien. Representanter som blev valda för intervjun baserades på deras involvering i processen som berör arbetsberedning av aktiviteter under byggproduktionen. I detta fall är det arbetsledaren och produktionschefen som jobbar närmast och valts ut för studien. Det finns andra aktörer, som exempelvis entreprenörer som också är involverade i processen, men som inte inkluderades i studien för att behålla en avgränsning med avseende på studiens tidsintervall. Målsättningen för antal representanter för intervjun sattes till 8–10 personer och enkäten skickades ut till totalt 50 personer för att få en nyanserad och mer korrekt bild över nuläget för region Stockholm, distrikt norr ser ut.

3. Teori

Teoriavsnittet presenterar teori bakom studien. Avsnittet bygger på litteraturstudie och behandlar kunskap och erfarenhet som begrepp, information om arbetsberedningar och kunskapsåterföring inom och mellan projekt. Förbättringsteori, teori om lärande samt strategier för spridning och överföring av kunskap redogörs också i avsnittet.

3.1 Kunskap och erfarenhet

Kunskap är emellertid svårdefinierat begrepp och definitionerna tendera att antingen fånga alldeles för mycket eller bli alltför specifika, vilket har lett till att tolkningar och avgränsningar av begreppet kunskap har gjort på olika sätt (Gustafsson & Lindquist, 2014). Wilhelsson, (2019) menar att kunskap kan delas upp i två olika nivåer, tydlig kunskap och tyst kunskap. Tydlig eller teoretisk kunskap är sådan kunskap som kan beskrivas i ord, tal, skrift och ekvationer, dessa kunskaper kan därmed lagras och spridas inom organisationen. Den tysta eller praktisk kunskapen är kunskap som finns nedbäddad i individens natur genom praktiska utföranden, kommunikation och kontinuerliga interaktioner. Dessa två typer av kunskap har en stor koppling till varandra då det ena nästan aldrig utesluter det andra. En stor del av kunskapen inom organisationen finns som tyst kunskap vilket komplicerar möjligheten att lagra och sprida vidare kunskapen (Gustavsson, Wilhelmsson, & Dahlström, 2019).

Utöver kunskap som nämns enligt ovan finns olika teoretiska perspektiv på kunskap, antingen som ett ting och objekt eller i form av ett förlopp och utvecklingsprocess (Larsson & Öhlund, 2015). För att tydliggöra begreppet har vi valt att utgå från Jonssons (2012, s 49) definition som beskriver kunskap som ett ting och objekt. Kunskap definierad som ting och objekt är kunskap som kan lagras, dokumenteras och sedan delges och spridas genom exempelvis

11 dokument, utbildning och IT-system. Detta beaktelsesättet kopplas till begreppet ”Knowledge management” som behandlas längre ner.

Begreppet kunskap och erfarenhet associera stark till varandra. För att erhålla erfarenhet krävs ett utövande eller att man tar åt sig av det eftersökta, detta leder till att kunskap besitts (Bäckström & Ånger, 2015). Vidare har Ljungström (2015) bekräftat samma budskap. Att arbete med projekt bidrar till en ökad kunskap om förbättringsmöjligheter. Vid nästa projekt kan erfarenheterna och innehavda kunskaper komma till användning för att effektivisera och precisera arbetet – intern kunskapsåterföring. Om kunskap och erfarenhet i sin tur delas inom organisationen, kan resultatet nås med bättre kvalité samt mindre tid och kostnader - extern

kunskapsåterföring. Hur effektivt eller bättre resultatet blir beror i sin tur på metoden och

kvaliteten på överföring mellan olika parter.

3.2 Teori om lärande

Den organisatoriska lärande och hur en enskild individ tar åt sig kunskap är ett samspel med varandra, då den organisatoriska lärande handlar om att överföra kunskap mellan individer inom organisationen. Om organisationen består av fåtal individer är den inlärningen mellan den organisatoriska och individuella relativt lika. Däremot om organisationen är stor blir processen för inlärning och återföring av kunskap en mer inveckla och komplicerad process (Mellander & Nystedt, 2005). Vidare påpekar Mellander & Nystedt (2005) att för att åstadkomma denna process måste individerna inom organisationen vara delaktig. Systemet kommer fungera som ”minne” för organisationen som använder ytan för att hämta information. Men för att detta ska vara effektivt måste minne uppdateras med allt som de ingående individerna har lärt in.

Som tidigare nämnt finns en stor del av kunskapen inom organisationen som tyst kunskap, vilket komplicerar möjligheten att lagra och sprida vidare kunskapen. Transformation till data av tyst kunskap krävs för att kunna bidra till andra individers utveckling. Detta kan åstadkommas genom att personen själv eller en annan utvald person inom organisationen tolkar och samla in i dataform (Bäckström & Ånger, 2015). Nonaka & Takeuchi (1995) har tagit fram teori om vad som krävs för att skapa organisatorisk lärande och därmed möjlighet för att överföra den tysta kunskapen. Teorin går efter namnet SECI-modellen och innefattar

socialisering, externalisering, kombinering och internalisering. Modellen beaktar

kunskapskapande som en dynamisk process där lärandeprocessen växlar mellan de fyra processaktiviteter i en ökande spiral (Larsson A. , 2007). Larsson & Tjernberg (2007) menar att spiralen symboliserar individens kunskap som växer i organisation och att det är genom denna växling av kategorierna som organisatoriskt lärande skapas i motsats till den individuella lärande, se figur 1.

12

Figur 1. SECI-modellen (Love, S.W., & Irani, 2005)

En tidigare studie av Larsson & Tjernberg (2007) och studie av Koistinen & Torås (2007) har definierat de ingående processaktiviteter enligt nedan:

Socialisering medför överförandet av befintlig tyst kunskap genom social interaktion inom och utanför organisationen. Brainstormingsövningar och mentorskap är exempel på hur socialisering sker. Individen lär, beaktar, hämnar och korrigerar den kunskap som ska besittas. Externalisering beskriver överföringen av tyst kunskap till tydlig kunskap för att i sin tur kunna dela med andra och blir basen till en ny kunskap. Processen sker med hjälp av tekniker för att utrycka tyst kunskap genom exempelvis att använda modeller, metaforer eller analogier. Situationer som case-baserade grupper och grupparbete är exempel på en process av externalisering.

Kombinering är processen där tydlig kunskap överförs till ett mer komplext system av kunskap. Tydlig kunskap samlas in från både interna och externa källor för att bearbetas, kombineras, förändras och omvandlas till ny kunskap. Organisationen ser till att det finns fungerande informationskällor såsom databaser eller webbsidor för att kunna förvara, sprida, integrera och systematisera kunskaper.

Internalisering transformerar tydlig kunskap till tyst kunskap hos medlemmarna i organisationen. Kunskap växer och sprids sedan vidare i organisationen så fler personer tar del av kunskapen. Processen inträffa då individen deltar i arbetsplatsförlagda utbildningar och möten.

3.3 Kunskapsåterföring i byggbranschen

Hantering av kunskap inom organisationen finns idag definierad till olika begrepp och uttryck och har synonymer som i stort sett syftar till samma innebörd och process. Exempel på synonymer till detta begrepp är erfarenhetsåterföring, kunskapsöverföring och kunskapsåterföring. Eftersom det finns flertal begrepp och utryck kommer examensarbetet begränsas till att använda begreppet kunskapsåterföring.

Att hitta en entydig definition på kunskapsåterföring är inte heller enkelt. Enligt tidigare studie har begreppet definierats som uppsamling och lagring av information för användning i både nuvarande och kommande projekt. Informationen ska omfatta både positiv och negativ karaktär gällande projektet (Ljungström, 2015).

13 Att uppnå ett välfungerande system och struktur för kunskapsåterföring betraktas som något mer komplicerat i byggbranschen än för i exempelvis tillverkningsindustrin. Detta på grund av att arbetet i byggproduktionen är i projektform och involverar många parter. En annan anledning är att den som besitter information inte är kopplade med den part som har behov av kunskap och information för att utvecklas. Detta leder till att värdet av att tillföra kunskap inte ses (Bäckström & Ånger, 2015). Förutom svårigheter ovan står kunskapsåterföring för flertal hinder som försvårar arbetet. Bäckström och Ånger (2015) belyser tio främsta hinder, som består av tidsbrist, brist på förståelse inom knowledge management och nyttan med personlig kunskap. Vidare belyses också hinder som bristande struktur inom organisationens system för erfarenhetsåterföring och ineffektivitet inom IT-systemet.

För att processen av kunskapsåterföring ska ske på ett smidigt sätt måste dess arbetssätt ske på ett planerat och strukturerat sätt genom hela projektet. Det är oftast rekommenderat att man innan start av byggproduktionen klargör för vad det är som ska dokumenteras och att dokumentationen sker löpande under produktionen. Det är också rekommenderat att projektgruppen tillsammans granskar dokumenten för kompletteringar och färdigställande (Göransson & Hultkvist, 2013).

3.4 Kunskapsöverföring mellan projekt i byggbranschen

Det rekommenderas att organisationer, och speciellt större organisationer upprättar och utnyttjar ett gemensamt system som delar kunskap. Det är viktigt att dokumenten är tillgängliga för alla på organisationen både under och efter projektets färdigställande för att minimera på risken av att återupprepa misstag i en organisation (Westerlund 2002 se Persson 2006, s.16). Studie av faktorer som påverkar kunskapsöverföring mellan projekt i en projektbaserad organisation har gjorts. Författarna av studien kolla på parametrar som:

•

•

•

•

Ambitionen var att se hur dessa parametrar påverkade motivationen för att utföra arbeten som främjar överföring av kunskap. För första parametern ”likheten mellan projekt” visade det sig att medarbetare var mer benägna till att överföra kunskap för projekt som är lika i karaktär (Deng, Liang, & Ren, 2018).

En annan empirisk studie gjord av Lewis (2005) visar på att likhet mellan projekt kan uppmuntra att kunskap delas och att en acceptans för att uppta information och lärdomar mellan projekten ökar. Detta eftersom en ökad likhet mellan projekt, ökar likheter i de problem som projekten stöter på. För att lösa problemen och undvika att liknande problem mellan projekt sker, håller projektgrupperna en öppen atmosfär mellan sig och är mer benägna att dela kunskap med varandra. En annan studie gjord 2000 belyser att förhållandet mellan projektets likhet och uppmuntrande att lagra och dela kunskap berodde inte på all form av kunskap. Författaren belyser istället att resultatet till om ”likhet mellan projekt” har en korrelation till uppmuntran för spridning av kunskap berodde på vilken typ av kunskap man studerade (Deng, Liang, & Ren, 2018).

14 Författaren belyser vidare att aktuella projekt i byggbranschen oftast är över ett större geografiskt område. Författarna belyser att det visat sig vara mer benäget för projekt som har en närmare geografisk distans att dela kunskap än projekt som har en längre distans emellan. En studie visar på att tidspressen som medföljer projekt i byggproduktion leder till att överföring av kunskap inte genomföras, detta på grund av att man upplever brist på tid och behovet av att planera och prioritera arbete. Studien belyser att projekt-baserade organisationer är oftast pressade tidsmässigt och upptagna med tyngre arbetsuppgifter. Med hänsyn till tidsbegränsningen och att kunskapsöverföringen upptar både tid och energi, leder det till att det blir en negativ ton gentemot processen av kunskapsåterföring från arbetsledaren och andra berörda. Även om arbetsledare är tvungna att bidra till kunskapsöverföringen visar en studie att de inte är villiga att spendera mycket tid eller energi för det, vilket påverkar kvalitén av den kunskap som delas mellan projekt och den kunskap som har möjlighet att absorberas i projekten (Deng, Liang, & Ren, 2018).

En motsägande studie visar dock på att arbetsledaren motiveras av faktumet att projekten är tidspressade och motiveras därför av att söka sig till andra projekt för kunskap i syfte att lösa problem eller införa förebyggande arbeten (Deng, Liang, & Ren, 2018).

Artikeln betonar att kommunikation i form av sociala interaktioner genom exempelvis forum som främjar diskussioner av lärande (lesson-learned forums), möten och dyl står som fundament för överföring av kunskap mellan projekt (Deng, Liang, & Ren, 2018). Vilket är viktigt att ta hänsyn till vid upprättande av en kunskapsbank.

3.5 Strategier för överföring och spridning av kunskap

Kunskapsöverföring mellan individer och grupper kan ske på olika sätt. Det finns olika kända metoder för spridning av kunskap och utvecklande av anställda och medarbetares kompetens. Några av dessa presenteras nedan.

3.5.1 Utbildning

Bo Tonnequist (2018) skriver i en lärobok att utbildning är oftast det snabbaste sättet att hämta den kunskap som man saknar. När en utbildningsinsats sker är det dock viktigt att det sker från en behovsanalys. Detta innefattar en identifiering av kunskapsgapet mellan den kompetens den enskild medarbetare besitter och det behov som finns. Författaren definierar och särskiljer kunskap som något som man kan ta till sig och lära sig ifrån, medan kompetens är när man omsätter kunskap till handling. Det är viktigt att behoven dokumenteras för att ta fram en plan över hur gapet mellan kunskap och behov kan fyllas (Tonnquist, 2018).

3.5.2 Handledning/mentorskap

Mentorskap är en effektiv metod för att överföra tyst kunskap, eftersom en mentors huvudsakliga uppgift är att dela den kunskap hen besitter och få lärlingen att utvecklas. Metoden är ett utmärkt sätt för att inte gå till förlust med den kunskap som en erfaren anställd som tar steget för att sluta eller gå i pension besitter. Detta eftersom man säkerställer att kompetensen finns kvar i organisationen genom en överföring av kunskapen mellan mentor och lärling (Tonnquist, 2018).

Bo Tonnquist belyser att införande av lärlingskap tar tid men att det troligtvis kostar mer för en organisation att låta oerfarna medarbetare utföra misstag för lärande. Misstag som skulle kunna hindras genom överföring av kunskap mellan handledare och lärling.

15 3.5.3 Digital kunskapsbank

Många företag har använt sig av en web-baserat forum som tillgängliggöra social nätverkning i syfte att lagra och dela kunskap. Den web-baserade forumet som faller under kategorin av Web 2.0 har fördelen av att ha en god användarvänlighet, sökningskapacitet, möjlighet till att vara en öppen källa och det viktigaste – att kunna återskapa en virtuell social miljö som främjar diskussioner. En sådan miljö är till fördel för att lagra både den tydliga och den tysta kunskapen samt för att främja lärande mellan projekt (Froese & Grover, 2016).

Byggbranschen gör ett bra jobb vid lagring av tydlig kunskap som genereras under projektets gång, men har inte utvecklat system för att ta till vara på den tysta kunskapen (Froese & Grover, 2016). En fallstudie som testade införande av en forum-baserad kunskapsbank i byggbranschen visa på en aktiv delning av idéer, hög deltagande med ca 90% och aktivt användande av den kunskap som upptagits från forumet för implementering i arbetsplatsen. Figur 2 illustrerar processen av kunskapsbanken, dess lagring och användning av tyst kunskap i den organisation som observerades i studien. Dave och Koskela (2009) upplyser också utmaningar som kommer med införandet av kunskapsbank för tyst kunskap. Dessa består av användarvänligheten, tillit mellan medarbetare för delning av kunskap och involverande av ledningen (Dave & Koskela, 2009).

Figur 2 – Process av att lagra och återanvända tyst kunskap i en organisation (Dave & Koskela,

2009)

I Sverige har en webbaserad kunskapsbank, som är öppen för allmänheten, upprättats med finansiering av andra SBUF. Syftet bakom kunskapsbanken är för att bidra till lärande och utveckla kunskapen i byggbranschen. Detta görs genom att dokumentera och dela arbetsmoment och erfarenheter mellan projekt i form av arbetsinstruktioner. Plattformen inkluderar vanliga moment som stomme, grund och tak, men också framgångsrika moment för ROT-arbeten (Persson, 2020). Arbetsbeskrivningar som delas på plattformen har valts att designas på ett sådant sätt att informationen är lämplig för majoriteten av projekt. Detta betyder

16 att informationen kommer behöva kompletteras med information som är specifika för de unika förutsättningar varje projekt består av (Persson & Bergh 2006 se Hampson et al 2013, S.8). Vid användning av IT-system anses sökmotorn som funktion effektivisera upplevelsen för användaren. Användningen av systemet minskar på kommunikationsrelaterade kostnader och minskar på tiden för överföring av kunskap samtidigt som den ökar en effektiv interaktionen mellan projekt (Deng, Liang, & Ren, 2018).

Tidigare studie visar på att trots att teknologi har en viktig roll i att överföra kunskap, är denna inte effektivast att användas på egen hand, utan att den ska kompletteras som stöd för att andra metoder för att överföra kunskap. Studie visar på att användning av en digital dokumenthanterare kan ha en negativ effekt på organisationens förmåga att hantera kunskap. Detta eftersom det kan leda till ett informationsöverflöde och kan bero i sin tur på hur organiserat informationsinflödet är i tillämpningsprogrammet (Dave & Koskela, 2009). En studie som belyser motivationsfaktor och dess barriärer som påverkar delning av kunskap i en organisation som gör förändringen av att börja använda en intern social plattform för kunskapshantering har gjorts. Fallstudie utfördes på två företag i dess tidiga skede av adoption för användning av plattformen för att kunna mäta parametrarna. Resultatet från studien visa på att de huvudsakliga motivationsfaktorerna för medarbetare i en organisation för att utföra nya uppgifter som leder till en förändring inom organisationen domineras av inre faktorer. Dessa inre faktorer omfattas av önskan att uppnå organisationens mål, att hjälpa kollegor och att själv uppta kunskap i dess process. Vuori och Okkonen (2012) skriver vidare att yttre faktorer som finansiell belöning eller möjlighet för befordran var faktorer som minst motiverade de anställda att bidra till förändringen.

Tidigare forskning belyser hur interaktionen mellan person och IT-teknologi kan skilja sig mellan så kallade digitalt infödda (digital natives) och digitala immigranter (digital immigrants). De kollar specifikt på hur dessa accepterar och hur de nyttjar den digitala plattformen beroende på deras uppväxt kring eller utan IT-teknologi. I studien definieras

digitala medfödda alla som är födda efter 1980, medan alla tidigare än 1980 räknas till digitala immigranter. Fallstudien kolla på hur anställda hämta kunskap från digitala webbsidor som

stöd för sitt arbete på jobbet (Eshraghi & Jarrahi, 2019). Studien visa på att det var vanligare för det yngre urvalet att kontakta sina kollegor för hjälp via digital teknik. Detta medan de digitala immigranterna föredrog verbala och direktkontakt vid utbyte av information, deras inställning till att använda digitala plattform för kommunikation var mer formell än den yngre populationen (Eshraghi & Jarrahi, 2019).

3.6 Knowledge Management-system

Kunskapshanteringen går efter namnet ‘’Knowledge management’’ från engelska uttrycket.

Denna involverar personer, teknologi och organisatoriska processer skriver Awad & Ghaziri (2003) i en lärobok. Kunskapshanteringens process har i syfte att fånga upp och utnyttja anställdas expertis i form av papper, dokument, i en databas genom lagring av tyst kunskap. Efter att informationen samlats, lagras denna för att vidare distribuera vidare till områden som kan generera ökad lönsamhet för företaget (Awad & Ghaziri, 2003).

17 Det finns olika metoder och verktyg för kunskapshantering i en organisation. Några av dessa omfatta brainstorming, införandet av en lärlingsperiod, via övningstillfällen, deltagande i personliga interaktioner, införa mentorskap eller återblicka till tidigare projekt (Froese & Grover, 2016).

Experter försöker ofta särskilja olika system av kunskapshantering. Mcelroy (2002) har definierat en särskiljning som består av:

•

•

Den första generationens kunskapshantering centrerar sig runt delning av kunskap och idéer mellan individer i form av dokument, brev, e-mails och andra tillämpningsprogram eller hemsidor som exempelvis intranät. Den andra generationens kunskapshantering fokuserar på att anställda i organisationen jobbar tillsammans för att skapa ny kunskap vilket främjar innovation och hållbarhet. Det är en social process som kan stödjas av applikationsprogram som exempelvis forum, wiki eller liknande. Den andra generationen har däremot många organisationer upplevt som bidragande faktor till stagnation av arbete och blir därmed oftast en ignorerad metod (Mcelroy, 2002).

Bo Tonnquist (2018) skriver i en lärobok att det oftast rekommenderas att företag utvärderar de presentationer som utförts och att man dokumenterar erfarenheter och resultat mot slutet av ett projekt. Utvärderingen och en jämförelse bör göras som en problemlösningsprocess av utförda aktiviteter i förhållande till de uppsatta målen. Den kritiska utvärderingen om varför genomförda aktiviteter avvikit från de planerade sker med hela projektgruppen involverad, alternativt så många intressenter som möjligt (Tonnquist, 2018).

Tonnquist (2018) skriver att innan projektorganisationen avvecklas för att gå vidare till nästa projekt, utför en projekt-mogen organisation en slutrapport som samlar erfarenheter från projektet. Det är ett internt dokument som distribueras och arkiveras för att kunna utnyttja erfarenheterna från utförda projekt till andra framtida projekt. Slutrapporten ska täcka alla delar som finns i en projektplan. Erfarenheter från samarbetet i projektgruppen, relationer till intressenter och förslag till förbättring inom organisationsstrukturen, samt bemanning och kommunikation bör finns med i rapporten. Projektledarens projektdagbok med noteringar från olika händelser under projektet är något som kan inkluderas för en mer korrekt dokumentering av erfarenheterna i slutrapporteringen. I mindre projekt kan man nöja sig med ett protokoll som sammanfattar vad man kommit fram till (Tonnquist, 2018).

3.7 Arbetsberedning

Begreppet arbetsberedning syftar på att planera en aktivitets genomförande, innan aktiviteten påbörjas (Nordstrand, 2008). Som figur 3 illustrerar kan användning av arbetsinstruktioner som förberedande verktyg för arbetsmoment spara många arbetstimmar. Detta eftersom arbetet går smidigare, genomförs på ett säkert sätt och bidrar till ett gott resultat (Andersson, et al, 2012).

18

Figur 3 - Effektivisering av arbetsmoment med utförande av arbetsberedningar (Hampson, Kajewski,

Kanley, & Persson, 2013).

En arbetsberedning består bland annat av:

•

•

•

•

•

•

Efter att arbetet för momentet har slutförts gör man en avstämning och uppföljning för att informera om vad som justerats och vad som skulle kunna göras bättre (Hampson, Kajewski, Kanley, & Persson, 2013).

Arbetsberedning bör utföras av de personer som har närmast anknytning till arbetet som kommer utföras. Detta omfattar arbetsledaren med hjälp av sakkunniga för att ta till vara på erfarenheter och kunskap av andra professioner och erfarna arbetsledare. Det är arbetsledaren som har huvudsakliga ansvaret av informationen. Några av de stora aktiviteter som byggproduktionen består av faller under prioritet för att arbetsberedas. Ervin Revai (2012) skriver i en lärobok att aktiviteter som ska beredas i första hand är aktiviteter som:

• Är styrande

• Har stor omfattning • Är tekniskt komplicerade • Är oprövade

• Är störningskänsliga

• Är ekonomiskt betydelsefulla • Kräver stora resurser

• Ofta ger stort materialspill

• Innebär risker från skyddssynpunkt • Innebär risker från miljösynpunkt • Är viktiga från samordningssynpunkt

Arbetsberedningens omfattas av tre huvudsteg som består av förberedelse, genomförande och uppföljning. Arbetsberedningens sista steg - uppföljningen görs i syfte att lära sig inför

19 framtida projekt och omfattar samlade erfarenheter både under och efter arbetets moment (Andersson, et al, 2012).

Revai (2012) skriver att en systematisk arbetsberedning omfattar granskning av förutsättningar, beskrivning av arbetsförloppet i detalj samt uppföljningskontroll från start till slut och m.m. Om uppföljningen av arbetsberedningen är god kan detta vara ett utmärkt hjälpmedel för att förkorta inkörningsförloppet vid återanvändning av dokumentationen (Rèvai, 2012).

Man kan därmed säga att arbetsberedning är en mycket detaljerad form av planering och innebär att ingen detalj ska lämnas för slumpen. Arbetsberedning är närmaste karaktären av arbetsinstruktioner med det övergripande målet att genomföra ett arbete inom den satta tidsramen och med föreskriven kvalité. Vidare skall den även genomföras med god produktionsekonomi och tillfredställande arbetsvillkor för de medverkande (Rèvai, 2012).

3.8 Förbättringsteori

3.8.1 Förbättringsprocess

Enligt Sörqvist (2004) kan förbättringsprocess för ett företag delas in i fyra steg enligt figur 4.

Figur 4: Ett företags förbättringprocess (Sörqvist, 2004).

• Förbättring - att identifiera problematiken inom verksamheten för att kunna förbättra den.

• Planera - hitta lösningar. • Genomförande.

• Följa upp - underhålla förbättringen som har utförts.

Vidare påpekar Sörqvist (2004) att det finns två uttryck gällande olika typer av förbättring som måste skiljas åt – att göra saker rätt och att göra rätt saker. Att göra rätt saker menas att förbättringsprocessen fungera bra på ett sätt, dock är betydelsen av ”att göra rätt saker” liten om ”saker” inte är efterfrågade. Det är därför viktigt att göra saker rätt redan från början. En misslyckad förbättring i organisationen resulterar till att medarbetare ifrågasätter förbättringsarbetet, detta leder till att det blir svårare att lyckas. Det är därför viktigt att den införda förbättringen i organisationen lyckas redan vid första försöket (Sörqvist, 2004).

3.8.2 Ledning och Motivation

Bristande engagemang från ledningen är en av de vanligast orsaken till misslyckat förbättringsarbete, detta beror främst på okunskap och bristande motivation. Om ledningen inte

20 jobba aktivt med att bedriva och tydliggör betydelsen av förbättringsarbetet är det svårt att nå framgång då medarbetarna är oengagerad och saknar förståelse för förbättringsarbetet (Ljungström, 2015). Vidare anger Ljungström (2015) att i många fall har organisationsledaren en teoretisk grund som krävs för förbättringsarbete, däremot är det skillnad mellan tro sig vet och hur det faktiskt fungerar. För att leda arbete framåt måste organisationsledaren därför vara utbildad inom området.

Motivation och engagemang från ledningen och medarbetarna går hand i hand, enligt vad som nämnts ovan grundar framgångsrikt förbättringsarbete sig i att medarbetarna är engagerade och har förståelse för nyttan av förbättringsarbetet. Detta förutsätter att medarbetare har tillräckligt med kunskap och känner sig delaktiga för att höja engagemanget och möjligheterna till en fungerande kunskapsåterföring. Misstolkningar eller att informationen uteblir löper risk att motstånd mot förbättringsarbetet skapas, då medarbetarna känner sig exkluderade. Det är därför viktigt att medarbetarna är kontinuerligt uppdaterade för att aktivt kunna informera och kommunicera kring förändringar i organisationen (Ljungström, 2015).

Trygghet och bekvämlighet som uppstår på grund av att människor vänjer sig vid ett visst sätt att arbete har blivit en svårighet för förbättringsarbetet. Detta gör att medarbete inte känner sig motiverade för att förändra sitt arbetssätt, särskilt då det positiva resultatet inte är tydligt. För att skapa bättre mentalitet hos medarbetarna för förändring måste organisationer få medarbetare att förstå vilka möjligheter och potential som kan åstadkommas med förbättringsarbetet (Carlsson & Odengard, 2013). Carlgren & Odengard (2013) anger i sin undersökning att för att lyckas är det viktigt att införa ett enhetligt arbetssätt för förbättring i hela organisationen, att det finns bestämda arbetsuppgifter och att man förtydligar befogenheter för enskilda yrkesroller.

Positiv respons och uppmuntring till medarbetarna är viktigt för att skapa motivation inom företaget (Sörqvist, 2004). Vuori och Okkonen (2012) påpekar tidigare att finansiell belöning och befordran var faktorer som minst motiverade de anställda vid jämförelse med inre faktorer. Däremot menar Carlgren och Odengard (2013) att ett effektivt sätt att tillämpa ekonomiska bonusar och belöningssystem är att belöna grupper av medarbetare och inte endast enskild person. Personliga belöningar kan leda till att medarbetarna blir mer individualiserade istället för att samarbeta för att förbättra organisationen. Positiv respons behöver inte alltid innebära en ekonomisk bonus, belöning kan vara i form av befordringar och utmärkelser. Carlgren och Odengard (2013) poängterar att belöning sällan påverkar kvaliteten på arbetet, men det påverkar hur mycket en individ arbetar.

3.8.3 Utbildning

Förbättringsarbete leder i vissa fall till stora förändringar inom organisationen, vilket medför att utbildning kommer att behöva införas för att ge medarbetare kunskap om förbättringsarbetet. Som tidigare nämnts är förståelse och kunskap en förutsättning för att påverka medarbetarnas inställning till förändringsarbetet. Med utgångspunkt från detta är utbildningen en viktig del i förbättringar inom organisationer och för att motverka motståndet mot förändringar. Däremot måste man ha förståelse till att utbildning ensamt inte kan leda till detta (Sörqvist, 2004). Avlärning har också en stor betydelse då bland annat gamla vanor, inställningar och arbetssätt måste läras bort, för en effektiv avlärning bör detta ske samtidigt som inlärning (Carlsson & Odengard, 2013).

21

3.9 Sammanfattning

Definitionen av kunskap som används i detta examensarbete, avgränsas till kunskap som lagras, dokumenteras och sprids. Exempelvis genom dokument, utbildning och IT-system. Begreppet kunskap associeras starkt till begreppet erfarenhet, eftersom det krävas att man tar åt sig av den eftersökta informationen för att kunna erhålla erfarenheter. Processen leder i sin tur till kunskap som man besitter. Inom organisationer är hantering av kunskap definierat olika, några av dessa är erfarenhetsåterföring och kunskapsåterföring. I detta examensarbete används begreppet kunskapsåterföring över erfarenhetsåterföring, vilket definieras som uppsamling, lagring och spridning av information inom och mellan projekt.

Kunskap kan delas in i tydlig kunskap och tyst kunskap. Tydlig kunskap är kunskap som kan beskrivas i ord, tal, skrift och ekvationer och kan därmed lagras och spridas i organisationen. Tyst kunskap är kunskap som finns nedbäddad i individens natur genom praktiska utförande, kommunikationer och kontinuerliga interaktioner. En stor del av kunskapen som finns i en organisation är i form av tyst kunskap som komplicerar möjligheten att lagra och sprida vidare kunskap. SECI-modellen är en teori som tagits fram för att beskriva vad som krävs för att skapa organisatoriskt lärande och möjligheten att överföra den tysta kunskapen. Modellen beaktar kunskapskapande som en dynamisk process där lärandeprocessen växlar mellan fyra processaktiviteter. Dessa innefattar socialisering, externalisering, kombinering och

internalisering. Spiralen symboliserar individens kunskap som växer i organisationen och att

det är genom denna växling av kategorierna som organisatoriskt lärande skapas i motsats till den individuella lärande.

Att ha ett gemensamt system som samlar och delar kunskap i en organisation minska bland annat på risken av att återupprepa misstag. Grunden till systemet är baserat på sociala interaktioner som främjar diskussioner för lärande. Tidigare artikel har belyst att parametrar som likhet mellan projekt, är något som motiverar medarbetare att sprida kunskap mellan projekt.

Det finns olika metoder som utbildning, handledning och kunskapsbank för att sprida kunskap i en organisation. Byggbranschen gör idag ett bra jobb i att lagra tydlig kunskap som genereras under projektets gång, men har inget utvecklat system för att lagra den tysta kunskapen. Exempel på en kunskapsbank som är en öppen källa för att användas i byggbranschen och som samlar kunskap i syfte att användas som stöd för arbetsberedningar är ByggAi.

Arbetsberedningar är en mycket detaljerad form av planering och är den närmaste karaktären

av arbetsinstruktioner. Den innefattar förberedelse, genomförande och uppföljning av ett moment och sparar många arbetstimmar eftersom arbetet sker på ett smidigt, säkert och produktionskostnadseffektivt sätt.

Förbättringsprocessen för ett företag kan delas in i fyra steg, vilket innefattar planering, genomföring, uppföljning och förbättring. För att säkerställa att medarbetare har förtroende för förbättringsarbetet är det viktigt att göra saker rätt redan från början och att förbättringen lyckas redan vid första försöket, annars finns risken att förbättringsarbetet leder till ett misslyckat resultat.

Förbättringsarbete leder i vissa fall till stora förändringar inom organisationen, vilket medför att utbildning kommer att behöva införas för att ge medarbetare kunskap om förbättringsarbetet. Det är viktigt att belysa att utbildning ensamt inte kan leda till en förändring

22 i en organisation, utan avlärning kan också ha en stor betydelse då gamla vanor, inställningar och arbetssätt kan komma att behöva läras bort. För en effektiv inlärning, bör inlärning ske samtidigt som avlärning.

4. Företagsbeskrivning, Skanska AB

4.1 Företagets tillämpningsprogram

Företagets applikationsprogram som är relevant för studien med avseende på syfte och avgränsningar presenteras under detta delkapitel, beskrivning av applikationsprogrammen medföljer.

4.1.1 One Skanska

One Skanska är Skanskas intranät som alla tjänstemän får tillgång till och är kärnan för

informationssökande inom företaget. Intranätet är uppdelad i 5 huvudmenyer som består av Skanska Group, Skanska Sverige, Skanska och jag, kunskap och samarbete och nyheter och event (Kastenbom, 2018). I portalen delas information om företagets värderingar, SLS men också mallen som kan användas i byggproduktionen, exempelvis för arbetsberedningar. Det är ett sätt för att förenkla kommunikationen mellan medarbetare, samtidigt som man får hela företaget samlat på en plattform och ser till att man jobbar på ett enhetligt sätt (Skanska, 2012).

4.1.2 Skanskas ledningssystem

Skanskas ledningssystem finns i företagets intranät One Skanska. Portalen sätter fokus på hög

kvalité, ökar kundnöjdhet och Skanskas medarbetares välbefinnande. Skanskas ledningssystem delas in i olika kapitel som i sin tur delas efter verksamhetsgrenar som ekonomi, ledning och produktion. Varje kapitel innehåller dokument, mallar och handlingsplaner för att skapa ett enhetligt sätt att utföra arbetet i företaget (Vikeved, 2018). Skanskas ledningssystem kommer benämnas SLS av författarna utöver rapporten.

4.1.3 VSAB

Vårt sätt att bygga (VSAB) är en del av intranätet som innehåller information och guider för

byggproduktionen. Guiderna finns i form av text, bilder och för vissa moment instruktionsvideo. I delkapitlet finns även beskrivningar av regler i byggproduktion, flödesbeskrivningar, projektplaner och mallar (Vikeved, 2018).

I denna del av portalen finns så kallad standardiserade produktionsmetoder (SPM). Det funkar som en kunskapsbank för mindre rapportering av smarta lösningar som sker i produktionen. I VSAB finns även bostadsplattformar (BP) där standardiserade byggdelar är samlade i ett system baserat på standardiserade produktionsmetoder (Thuresson, 2013).

4.1.4 G-disk

G-disk är en nätverksdisk som innehåller en bred variation av information för olika grenar inom

Skanska. Den gemensamma kunskapsbanken delas upp i regioner, verksamheter och fyra övergripande mappar. Längre in i en av kategorierna ligger en mapp med sammanställda mappar, ett för varje projekt. Projektets ledning bestämmer själva vad de vill offentliggöra i mappen och som vid delning blir tillgänglig för alla I regionen som projektet tillhör (Bäckström & Ånger, 2015).