Informationsflöde vid användning av
multipla tillverkningskanaler
HUVUDOMRÅDE: Industriell organisation och ekonomi med inriktning logistik och ledning FÖRFATTARE: Sara Lorén, Sofie Stålnacke
HANDLEDARE: David Eriksson JÖNKÖPING 2020 Maj
En fallstudie som kartlägger hantering av information mellan
original equipment manufacturer och kontraktstillverkare
Postadress: Besöksadress: Telefon:
högst delaktiga och hjälpsamma att dela med sig av information som kunnat bidra som underlag för denna kandidatuppsats. Vi vill vidare rikta ett stort tack till vår handledare på fallföretaget som har tagit sig tid att hjälpa oss från början till slut. Vi vill även tacka och ge en stor eloge till vår handledare på Jönköpings tekniska högskola (JTH), David Eriksson, som hela tiden utmanat oss att tänka i andra banor när vi trott att det varit kört. Dessutom som trots rådande omständigheter i samband med COVID-19 gjorde fortsatta handledningar möjligt. Slutligen vill vi tacka våra underbara pojkvänner som stått ut med att få vara delaktiga i tankar och idéer. Dock får vi inte glömma kaffebryggaren, tack för alla litervis med kaffe du levererat under denna period.
Jönköping 2020-05-14
Sara Lorén Sofie Stålnacke
Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom industriell organisation och ekonomi med inriktning på logistik och ledning. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.
Examinator: Leif-Magnus Jensen Handledare: David Eriksson Omfattning: 15 hp
Abstract
Purpose – The purpose of the thesis is to map the handling of information between
original equipment manufacturer (OEM) and contract manufacturers. The purpose has been broken down into three research questions:
What information is sent between OEM and contract manufacturers? How is information sent between OEM and contract manufacturers?
What factors affect the exchange of information between OEM and contract manufacturers?
Method – A case study was conducted to formulate a problem formulation, which formed the basis for the design of the study's purpose and issues. The case study was conducted in parallel with a supplementary literature review to create the theoretical framework of the study. The purpose of the study and the three research questions were answered through the case study and theories.
Findings – The study identified several deficiencies that have a direct impact on the exchange of information between parties. There are several factors that can influence the exchange of information, the main influencing factor being the communication within the company that forms the basis for a well-functioning information flow. A manufacturing company should find a balance between access and use of the necessary resources to integrate information flow between parties and reduce possible information gaps. There are difficulties in coordinating an information flow in the best possible way using multiple manufacturing channels. By identifying waste in the company's administrative processes, they can be eliminated to reduce ultimately unnecessarily high costs for the company.
Implications – The study can serve as a guide for companies to manage their
information flow when using multiple manufacturing channels. Manufacturing organizations can benefit from the study to gain an understanding of communication, information exchange, partnership and success factors when using lean in the administrative flow.
Limitations – When two units were studied, a relatively high reliability can be
assumed. Yet, it would have been advantageous to study more companies with similar manufacturing processes to further strengthen the study’s reliability.
Keywords – communication, contract manufacturer, information exchange,
Sammanfattning
Syfte - Syftet med studien är att kartlägga hantering av information mellan original
equipment manufacturer (OEM) och kontraktstillverkare. Syftet har brutits ner i tre frågeställningar:
Vilken information skickas mellan OEM och kontraktstillverkare? Hur skickas information mellan OEM och kontraktstillverkare?
Vilka faktorer påverkar informationsutbytet mellan OEM och
kontraktstillverkare?
Metod – En förstudie genomfördes för att formulera en problemformulering, vilket låg
till grund för utformandet av studiens syfte samt frågeställningar. Fallstudien genomfördes parallellt med en kompletterande litteraturgenomgång för att skapa studiens teoretiska ramverk. Studiens syfte samt frågeställningar besvarades genom fallstudien och teorier.
Slutsatser – Brister identifierades under studien gång och har en direkt påverkan på
informationsutbytet mellan parterna. Det finns flera faktorer som kan påverka
informationsutbytet, den främsta påverkande faktorn är kommunikationen inom företaget, vilket ligger till grund för ett väl fungerande informationsflöde. Ett tillverkande företag bör finna en balans mellan tillgång och användning av nödvändiga resurser för att integrera informationsflödet mellan parter och minska möjliga informationsgap. Det existerar svårigheter i att koordinera ett informationsflöde på bästa sätt vid användning av multipla tillverkningskanaler. Genom att identifiera slöseri i företagets administrativa processer kan de elimineras för att minska onödigt höga kostnader för företaget.
Implikationer – Studien kan fungera som en vägledning hur företag ska hantera sitt informationsflöde vid användning av multipla tillverkningskanaler. Organisationer inom tillverkningsbranschen kan med fördel ta del av studien för erhållande av förståelse beträffande kommunikation, informationsutbyte, partnerskap samt framgångsfaktorer vid användning av lean i det administrativa flödet.
Begränsningar – Då två enheter studerades, kan en relativt hög reliabilitet antas. Dock hade det varit fördelaktigt att studera fler företag med liknande tillverkningsprocess för att stärka studiens reliabilitet ytterligare.
Nyckelord – informationsutbyte, informationsflöde, kommunikation, kontraktstillverkare, lean, OEM, partnerskap, processägare
Innehållsförteckning
1
Introduktion ... 1
1.1 BAKGRUND ...1
1.2 PROBLEMBESKRIVNING ...3
1.3 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ...3
1.4 OMFÅNG OCH AVGRÄNSNINGAR ...4
1.5 DISPOSITION ...5
2
Metod och genomförande ... 6
2.1 ANSATS ...6 2.2 FALLSTUDIE ...6 2.3 ARBETSPROCESSEN ...7 2.3.1 Steg 1: Litteraturstudier ... 7 2.3.2 Steg 2: Teori ... 8 2.3.3 Steg 3: Fallstudie ... 8 2.3.4 Steg 4: Dataanalys ... 10 2.3.5 Steg 5: Resultat ... 11 2.3.6 Sammanfattning ... 11
2.4 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METOD ...12
2.5 KVALITÉ ...13
3
Teoretiskt ramverk ... 15
3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH TEORI ...15
3.2 LOGISTIKFLÖDEN...16
3.2.1 Materialflöden ... 17
3.2.2 Informationsflöden ... 17
3.3 TRANSACTION COST ECONOMICS ...18
3.4 PROCESSORIENTERING ...18 3.4.1 Processynsättet ...19 3.4.2 Processägare ... 20 3.4.3 Processledningsteam ... 20 3.5 MATRISORGANISATION ...21 3.6 LEAN ...21 3.7 KOMMUNIKATION ...22 3.8 PARTNERSKAP ...23
4
Fallstudie ... 24
4.1 NUVARANDE INFORMATIONSPROCESS ...24
4.1.1 Logistiker och Säljassistent ... 24
4.1.2 Kalkyl och beredning... 24
4.1.3 Planering ... 24 4.1.4 Transport ... 24 4.1.5 Godsmottagning/Utlastning ... 24 4.1.6 Kartläggning av processen ... 25 4.2 KARTLÄGGNING AV BRISTER ...26 4.2.1 Processägare ... 26 4.2.2 Avtal ... 26
4.2.3 Integration inom företaget ... 27
4.2.4 Integration externt mellan parterna ... 29
4.3 IDENTIFIERAT SLÖSERI...31
4.4 RESULTAT...32
4.5 ÖNSKAT FRAMTIDA TILLSTÅND ...32
5
Analys ... 34
5.1 FLÖDET ...34
5.2 PROCESSEN ...35
5.3 SLÖSERI I ADMINISTRATIVA FLÖDET...36
5.3.1 Lager ... 36 5.3.2 Rörelse ... 36 5.3.3 Väntan... 36 5.3.4 Processer ... 37 5.3.5 Defekter... 37 5.3.6 Överproduktion ... 37
5.4 SVAR PÅ STUDIENS FRÅGESTÄLLNINGAR ...37
6
Slutsatser och diskussion ... 39
6.1 SLUTSATSER ...39 6.2 IMPLIKATIONER ...39 6.3 REKOMMENDATIONER ...41 6.4 METODDISKUSSION ...42 6.5 VIDARE FORSKNING ...43
Referenser ... 44
Figurförteckning
Figur 1 Studiens omfång och avgränsningar där material- samt
informationsflöde visualiseras av de dubbelgående pilarna. ... 4
Figur 2 Studiens arbetsprocess där steg ett är litteraturstudie, steg två är teori, steg tre är fallstudie där insamling av empiri är inkluderad, steg fyra är dataanalys samt steg fem är resultat. ... 11
Figur 3 Koppling mellan studiens frågeställningar samt metod ... 12
Figur 4 - Koppling mellan frågeställningar och teori ... 15
Figur 5 Kund/leverantörsmodellen med fokus på leverantör och process (Rentzhog, 1998, s. 26). ... 19
Tabellförteckning
Tabell 1 Genomförda intervjuer på Alfa. Redovisning av avdelning, fabrik, datum samt tidsåtgång ... 10Tabell 2 Studiens kvalité: Begreppsvaliditet, intern validitet, extern validitet samt reliabilitet ... 13
Tabell 3 Slöserier som kan förekomma i informationsflöden, direkt översatt från (Redeker et al., 2019, s. 32) ... 22
Tabell 4 Nuvarande informationsflöde mellan OEM och kontraktstillverkare ... 25
Tabell 5 Identifierade slöserier som förekommer på fallföretaget Alfa... 31
1 Introduktion
Kapitlet ger en bakgrund till studien och det problemområde som studien byggts upp kring vilket är informationsutbyte mellan original equipment manufacturer och kontraktstillverkare. Vidare presenteras studiens syfte och dess tre frågeställningar. Därtill beskrivs studiens omfång och avgränsningar. Kapitlet avslutas med studiens disposition.
1.1 Bakgrund
Idag är logistiken komplex. Likväl som logistiken behöver anpassa sig till människan behöver människan anpassa sig till logistiken (Storhagen, 2018). Tillverkningsindustrin förändras snabbt (Chan & Chung, 2002) och har blivit mer komplex som idag involverar flera parter med olika specialiseringar (Yoke-Lian et al., 2018). Ett sätt för företag att vara konkurrenskraftiga, är genom att använda sig av innovativ teknik och förvärv av moderna maskiner (Sansone et al., 2017). Detta kan skapa både kostnadsfördelar och innovationsfördelar (Fisher, 1997). Det är dock inte alltid möjligt då företag inte har tillräckligt med resurser att investera i maskiner, anläggningar eller den teknik som krävs (Yoke-Lian et al., 2018). Det handlar om att ägna kärnverksamhetens resurser åt det företaget är bäst på och vidare låta ett annat företag bidra med sin expertis (Storhagen, 2018). Chang och Chung (2002) påstår att globaliseringen har en bidragande faktor till att företag outsourcar en del av sin verksamhet. Därav använder sig företag av kontraktstillverkning för att uppnå konkurrenskraft (Yoke-Lian et al., 2018).
Kontraktstillverkare är ett företag som bidrar med sin expertis som företaget själva inte kan utföra (Han et al., 2012). Kontraktstillverkarna är erkända specialister för att
genomföra en viss typ av arbete (Han et al., 2012; Yoke-Lian et al., 2018). Original
equipment manufacturer (OEM) behåller äganderätten för produkten och är den som vidare säljer den slutgiltiga produkten (Han et al., 2012).
Chan och Chung (2002) beskriver kontraktstillverkning som:
Contract manufacturing is defined as a provider of goods and services working collaboratively with other providers of goods and services as networked business partners to satisfy market niches by exchanging information through an inter-organizational information system. (Chan & Chung, 2002, s. 117)
Ur ett OEM-perspektiv är inte kontraktstillverkning helt smärtfri (Han et al., 2012). Eftersom andelen kontraktstillverkare blir allt mer vanligt i försörjningskedjan hos tillverkande företag (Yoke-Lian et al., 2018), kan det vara svårt för parterna att veta hur utbytet av information ska koordineras på bästa sätt för att båda parter ska försörjas med rätt information. Som ett resultat av den allt mer komplexa logistiken kan det då bli svårt för parterna att veta hur utbytet ska koordineras, både internt och externt, vid användning av multipla tillverkningskanaler.
Att outsourca en del av sin logistikverksamhet har blivit en viktig strategi för företag för öka sin konkurrenskraft på marknaden (Olah et al., 2017). Kontraktstillverkning kan ses som en typ av outsourcing då en tredje part utför en process som tillför värde för OEM (Han et al., 2012). Chan och Chung (2002) menar att kontraktstillverkning kan ses som ett långsiktigt förhållande mellan både parter. Förhållandet kan fördelaktigt utmynna i ett partnerskap, vilket bidrar till ökad prestanda under tillverkningsprocessen
och hjälper till att skapa synergier och dessutom maximera effektiviteten för varje deltagares resurser (Eom et al., 2015). I nyligen skriven litteratur inom tillverkning har kontraktstillverkning uppmärksammats (Han et al., 2012). Den externa parten i försörjningskedjan kan för företaget inneha en oerhört viktig roll för att slutföra en tillverkningsprocess (Eom et al., 2015). Därför är det viktigt att ha förståelse mellan båda parter för att undvika att problem uppstår (Storhagen, 2018).
Misstro är ofta orsakad av rädsla för osäkerhet som vidare har påvisats genom ett opportunistiskt sätt att tänka. Det har även visat sig att företag kan undvika att agera öppet och transparent (Broft et al., 2016). Det finns kritiska gränsland mellan affär och flödet, där det finns både barriärer och möjliggörare för att få affären och flödet att gå i takt. För att överkomma detta gränsland är det viktigt med öppenhet och förtroende samt informationsutbyte mellan båda parter (Storhagen, 2018). Om det förekommer problem i kommunikation kan det orsaka intressekonflikter mellan parterna (Broft et al., 2016). Kommunikation är därav en avgörande aspekt i detta sammanhang, men förståelsen för hur utbytet skall ske på ett optimalt sätt kan ibland saknas.
Det är ofta att relationen mellan OEM och kontraktstillverkaren kan beskrivas som ansträngd (Eom et al., 2015). Det kan bero på den traditionella bilden av hierarki, där kontraktstillverkaren placeras i en underordnad position (Eom et al., 2015). Hierarki-tänket kan vidare hämma samarbetet mellan människor (Broft et al., 2016). Eom et al. (2015) nämner en rad olika framgångsfaktorer som kan uppfyllas om partnerskap prioriteras. Framförallt, genom att förbättra förhållandet mellan OEM och dess kontraktstillverkare kommer industrin som helhet gynnas. Vidare, genom att förbättra förhållandet samt satsa på ett långsiktigt samarbete kan det leda till ökad prestanda. Att anta en attitydförändring kan resultera i att ett strategiskt partnerskap uppstår, vilket i dagsläget är sällsynt.
Vilket tidigare har nämnts kan företag som använder sig av multipla tillverkningskanaler i försörjningskedjan minimera risker och vinster kan delas (Yoke-Lian et al., 2018). Det är en utmaning att båda parter öppet delar med sig av värdefull information som berör samtliga inblandade på företagen. Samarbetet sätts därmed på prov, då det som är positivt för ena parten, kan påverka den andra negativt (Fredholm, 2013). Fredholm (2013) menar vidare att det är viktigt att upprätthålla ett starkt förtroende mellan parterna i hela försörjningskedjan för ett långsiktigt samarbete. En viktig aspekt är att kontinuerligt uppdatera varandra med värdefull information. Detta kan även påverka hur kunderna upplever värdet i produkten (Eriksson et al., 2013). Informationsutbytet är viktigt för att ge kunden klara besked av vad som sker bakåt i försörjningskedjan. För att optimera logistiken krävs en systemintegration i värdekedjan för att informationen enkelt ska passera genom hela processen (Fredholm, 2013). Medlemmar i en organisation har ofta en klar bild av sin del i processen, men saknar ofta en gemensam bild av hur verksamheten fungerar som helhet (Rentzhog, 1998). Därav betonas vikten av att använda sig av ett standardiserat arbetssätt för att säkerställa att alla berörda parter arbetar utefter samma rutiner (Fredholm, 2013). Dock förekommer det situationer då parterna inte arbetar utefter bestämda standarder, där även företagen kan organisationsmässigt arbeta olika. Vid sådana tillfällen finns det en risk att oklarheter uppstår när det kommer till roller och rutiner, som kan inneha en påverkande faktor för hur utbytet av information sker både internt och externt mellan företagen.
1.2 Problembeskrivning
I nuläget har få studier genomförts för att få mer kunskap om partnerskap med kontraktstillverkare (Eom et al., 2015). Detta kan så småningom leda till många problem för företaget då tillverkningsfel orsakade av kontraktstillverkare visar sig öka i en oroande takt (Yoke-Lian et al., 2018). Att använda flera tillverkningskanaler i försörjningskedjan ställer högre krav på informationsutbyte mellan parter. För att ett samarbete mellan OEM och kontraktstillverkare ska fungera optimalt krävs ett gynnsamt läge för berörda parter.
Då OEM och kontraktstillverkare är separata företag kan det existera traditioner och sedan länge etablerade strukturer inom företagen som anses är det mest tillförlitliga (Storhagen, 2018). För att utveckla ett väl fungerande samarbete behövs det öppenhet utåt. Om det saknas öppenhet och förståelse mellan parter kan det bidra till hinder för att affärer och flöde att gå i takt (Storhagen, 2018). Om det däremot fungerar, kan det kritiska gränslandet ses som en möjliggörare för informationsutbytets kvalité. Det kan bero på diverse faktorer, som om informationen är korrekt eller aktuell i tid samt om den ges i korrekt mängd. Det är även viktigt att informationen kommer från rätt person i försörjningskedjan, dvs från den ansvariga för processen, för att undvika missförstånd och misstag som vidare kan leda till slöseri för samtliga parter.
Det saknas ofta förståelse om vad för information som är relevant att dela med sig av, därför krävs det ett integrerat informationsflöde mellan och inom företagen. Ju fler tillverkningskanaler som ett företag använder sig av ställs därmed högre krav på integration. Det beror på att värdefull information med enkelhet ska passera processen och nå ut till berörda deltagare. Förståelse för hur processen ser ut krävs för att vidare kartlägga hur informationen når ut till samtliga inblandade. Oklarheter i rutiner och roller kan bidra till differenser i hur företag arbetar organisationsmässigt. Dessutom är det värdefullt att kartlägga vilka faktorer som möjliggör och/eller hindrar informationsutbytets integration.
1.3 Syfte och frågeställningar
Studiens bakgrund betonar att användning av multipla tillverkningskanaler kan resultera i fördelar för ett tillverkande företag. Att enbart satsa på sin egen kärnkompetens och vidare outsourca delar av sin tillverkning till en annan part som besitter en specifik expertis, kan kontraktstillverkning bidra till konkurrensfördelar inom sin bransch. Vidare framgår det i problembeskrivningen att det inte alltid existerar ett problemfritt informationsflöde mellan parterna. Avsaknaden av tydliga roller och informationskanaler kan bidra till brister när det kommer till utbyte av väsentlig information som kan vara av betydelse för båda parter. Därmed är syftet med denna studie:
Att kartlägga hantering av information mellan OEM och kontraktstillverkare.
För att kunna besvara syftet har det brutits ned i tre frågeställningar. För att kartlägga hantering av information är det därmed viktigt att förstå vilken typ av information som skickas mellan parterna. Därmed blir studiens första frågeställning:
Vidare är det viktigt att förstå hur informationsutbytet sker mellan båda parter för att senare kunna optimera flödet. Därmed är studiens andra frågeställning:
[2] Hur skickas information mellan OEM och kontraktstillverkare?
För att rätt information ska nå rätt personer krävs tydliga roller och rutiner. Det finns en rad faktorer som kan påverka att informationsutbytet inte går i takt mellan de olika parterna i tillverkningskedjan. Det är därav viktigt att göra en nulägesanalys för att identifiera vilka hinder samt möjliggörare som förekommer. Fördelen med en nulägesanalys är möjligheten att skapa ett mer optimalt samarbete mellan parterna, som senare kan resultera i ett mer effektivt informationsutbyte. Därmed är studiens tredje frågeställning:
[3] Vilka faktorer påverkar informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare?
En fallstudie kommer att genomföras för att besvara frågeställningarna och därmed uppfylla studiens syfte.
1.4 Omfång och avgränsningar
Studien fokuserade på informationsutbytet som sker mellan OEM och kontraktstillverkare. Anledningen till avgränsningen var att det saknas kunskap för hur ett informationsutbyte bör ske hos ett företag som använder sig av multipla tillverkningskanaler. Studien fokuserade på det interna flödet hos ett tillverkande företag samt det externa flödet med kontraktstillverkare. Avgränsningen baserades på att tiden inte fanns till att identifiera hela flödet från leverantör till slutkund.
Studiens omfång och avgränsningar beskrivs i Figur 1. Figuren förklarar hur material- samt informationsflödet ser ut hos fallföretaget, OEM, som studien vidare kommer att inriktas på. Material- samt informationsflödet utbyts både uppströms och nedströms i försörjningskedjan, som illustreras av pilarna i figuren. Det monetära flödet valdes att uteslutas då det för studien inte ansågs relevant.
Figur 1 Studiens omfång och avgränsningar där material- samt informationsflöde visualiseras av de dubbelgående pilarna.
1.5 Disposition
Studien är indelad i sex kapitel; introduktion, metod och genomförande, teoretiskt ramverk, fallstudie, analys, samt slutsatser och diskussion.
Kapitel 1 Studiens första kapitel vid namn Introduktion beskriver Bakgrund,
Problembeskrivning, Syfte och frågeställningar, Omfång och avgränsningar samt Disposition.
Kapitel 2 Kapitlet Metod och genomförande presenterar studiens forskningsmetod
samt tillhörande argument. Kapitlet beskriver studiens Ansats, Fallstudie, Arbetsprocessen, studiens Koppling mellan frågeställningar och metod samt Kvalité.
Kapitel 3 Studiens tredje kapitel Teoretiskt ramverk presenterar tidigare sammanställd
forskning och teorier inom studiens forskningsområde. Kapitlet introduceras med Koppling mellan frågeställningar och teori. Därefter beskrivs teorierna Logistikflöden, Transaction cost economics som tillhör studiens första frågeställning. Därefter beskrivs teorierna Processorientering samt Matrisorganisation som tillhör studiens andra frågeställning. Till sist beskrivs teorierna Lean, Kommunikation samt Partnerskap som tillhör studiens tredje och sista frågeställning.
Kapitel 4 Kapitlet Fallstudie presenterar det sammanställda resultatet från den
Nuvarande informationsprocessen, Kartläggning av brister, Identifierat slöseri, Resultat samt Önskat framtida tillstånd.
Kapitel 5 Studiens femte kapitel Analys behandlar insamlad empiri samt det teoretiska
ramverket. Först analyseras Flödet, därefter Processen samt Slöseri i administrativa flödet. Avslutningsvis analyseras samt presenteras Svar på studiens frågeställningar.
Kapitel 6 Studiens sista kapitel Slutsatser och diskussion presenterar en
sammanfattande beskrivning av fallstudiens Slutsatser. Därefter presenteras studiens Implikationer, Rekommendationer, Metoddiskussion samt Vidare forskning.
2 Metod och genomförande
Kapitlet ger en beskrivning av studiens ansats. Vidare ges en beskrivning av vad en fallstudie innebär samt en presentation av fallföretaget. Därefter ges en översiktlig beskrivning av arbetsprocessen. Vidare beskrivs studiens koppling mellan frågeställningar samt metod. Kapitlet avslutas med en beskrivning av studiens kvalité.
2.1 Ansats
Studien är ämnad att förstå hantering av information mellan OEM och kontraktstillverkare. Då det idag finns ett kunskapsgap hur informationsutbytet ska hanteras mellan OEM och kontraktstillverkare, är det ett viktigt ämne att belysa för tillverkande företag. Undersökningen är ämnad för att öka förståelsen mellan parterna för att vidare belysa viktiga aspekter för att få samarbetet att gå i takt. Den kunskap som skapas ska vidare kunna användas av tillverkande företag som använder sig av multipla tillverkningskanaler.
Ur ett vetenskapligt synsätt kan denna forskningstyp kännetecknas som en induktiv ansats då studien ämnar undersöka fenomen och därefter formulera en mer generell modell (Patel & Davidsson, 2011; Kovács & Spens, 2005). Ett viktigt steg för denna typ av undersökning är användandet av tidigare teorier, för att bättre förstå de fenomen som studeras (Suddaby, 2006).
Studien genomfördes genom ett kvalitativt arbetssätt då det i studiens syfte kan vara svårt att mäta människor och flöden i siffror, utan grunden till sociala handlingar och beslut behöver studeras genom utveckling, hantering och analys av information (Skärvad & Lundahl, 2016). Den kvalitativa forskningen bedrivs för att mäta och skildra ungefärlig storlek av en viss händelse eller omständighet (Skärvad & Lundahl, 2016). I samverkan av empiri och teori besvarades studiens tre frågeställningar.
2.2 Fallstudie
En fallstudie (Eisenhardt, 1989) användes för att besvara studiens syfte och frågeställningar. Fallstudie är beteckningen av en undersökning som utförts på en mindre avgränsad grupp, där ordet fall är den avgränsning författarna utförde i empirin för att ge möjlighet till att studera det som författarna avsåg att studera (Patel & Davidsson, 2011;Yin, 2007). Ragin (1992) argumenterar för att fallet är den avgränsning man gör av världen, för att få något hanterbart att studera. Fallstudie är lämpligt att använda för att undersöka frågor som rör ”Hur och Varför?” (Yin, 2007). Det viktiga med fallstudien är att skapa en djup förståelse samt att ge läsaren en berättelse om ett företag (Eisenhardt, 1991; Dyer et al., 1991).
Yin (2007) förklarar att det har riktats kritik mot användningen av fallstudier. Han påstår att det kan talas om att fallstudier tar lång tid och att rapporterna kan sluta i att de blir omfattande och oläsliga. Däremot finns det även fördelar med fallstudier. Fallstudier ej är bundna till att enbart undersöka enskilda fall, utan kan även ämnas åt att flera fall undersöks i studien (Patel & Davidsson, 2011) samt flera olika analysnivåer (Eisenhardt, 1989). För att generera en så täckande bild som möjligt utgår fallstudier från ett helhetsperspektiv. Fallstudie är lämplig att använda vid studier som bland annat undersöker processer (Patel & Davidsson, 2011). Fallstudie ansågs lämpligt att använda då författarna ville studera något som händer ”här och nu” där studieobjektets kontext är viktigt. Andra tekniker, så som experiment, uteslöts då författarna inte hade möjligheten på grund av den korta tidsperioden som begränsade studien.
Fallstudier består vanligtvis av en kombination av olika datainsamlingsmetoder (Eisenhardt, 1989). För att generera en så nyanserad bild som möjligt om studien, samlades information in av olika form. Information samlades in genom intervjuer,
observationer, litteratur samt dokument. Utifrån studiens resultat kan
generaliserbarheten vidare diskuteras baserat på den tänkta populationen (Patel & Davidsson, 2011). Centralt för fallstudier är att det finns en specifik analysenhet, som är det centrala att studera. I denna studie är analysenheten informationsflöden som krävs för produktion i kopplingen mellan OEM och kontraktstillverkare (jämför med Rotaru et al., 2014, Figur 4).
Fallföretaget Alfa
Företaget i denna studie kallas av anonymitetsskäl Alfa. Alfa har verksamhet i 37 länder och den svenska verksamheten omsätter 1,9 miljarder kronor. Den svenska verksamheten försörjs i huvudsak av två tillverkande enheter som båda producerar samma typ av förpackningslösning. Då studien kommer att behandla båda enheterna tillhörande Alfa, kommer de vidare benämnas Beta och Gamma för att särskilja dem åt genom studien.
Alfa använder externa kontraktstillverkare för att nyttja extern kompetens som inte företaget besitter själva. Vidare kan Alfa ses som OEM som fortfarande äger produkten trots att den förädlas hos ett annat företag. Alfa ansågs vara ett lämpligt fallföretag för studien då de upplevde brister och förluster i sitt informationsflöde mellan OEM och sina kontraktstillverkare. De kunde inte beskriva vilka brister som förekom, men ansåg det som viktigt att identifiera dessa. Då syftet fokuserar på informationsflöden ansågs företaget Alfa vara passande för studien.
2.3 Arbetsprocessen
Studien pågick under perioden januari 2020 till slutet av maj 2020. Studiens arbetsprocess kan beskrivas utifrån fem steg, vilka beskrivs i detalj nedan. Stegens ordning är den eftersträvande processen, men stegen kan överlappa varandra och möjlighet finns att behöva återgå samt justera vissa delar under arbetets gång. Stegen kan behöva revideras för att ny kunskap identifieras under studiens gång samt för att stegen inte är klart avgränsade (Patel & Davidsson, 2011). Att visa dessa steg är en viktig del i att låta läsaren förstå och bedöma arbetets kvalitet (Eriksson, 2015).
Studiens datainsamling bestod dels av litteraturstudier och dels utav insamling av empiriska data genom ett flertal olika metoder, vilket är accepterad i studier som i första hand baseras på empiri (Suddaby, 2006). De tillvägagångssätt som har använts i studien för att samla in empiriska data presenteras nedan. Det teoretiska ramverket konstruerades av den data som har erhållits vid litteraturstudier. Det empiriska materialet har sin grund i den fallstudie som genomförts under arbetets gång. Vidare presenteras en mer nyanserad beskrivning av vad som erhölls genom de olika metoderna för datainsamling.
2.3.1 Steg 1: Litteraturstudier
Efter att problemområdet identifierats samt att studiens forskningsfrågor var skapade, var första steget i arbetsprocessen att genomföra en litteraturstudie för att bilda en uppfattning om tidigare studerad kunskap. Forskningsfrågorna skapade studiens
forskningsfokus (Eisenhardt, 1989), vilket var till hjälp för att hitta relevant litteratur. Litteraturstudier var lämpligt för att belysa viktiga delar om området.
Den litteratur som har nyttjats i studien är böcker, forskningsrapporter samt refereegranskade artiklar. Litteraturstudie har genomförts för att finna befintliga teorier och modeller för att besvara studiens syfte och problemformulering samt för att vidare styrka studiens diskussion och slutsats. Dessa ligger även till grund för den teori som presenteras.
En av metoderna som har nyttjats vid insamling av data är litteratursökning. Främst användes sökningar i databasen Primo på högskolebibliotekets hemsida. Skärvad och Lundahl (2016) beskriver att databaser som finns tillgängliga via en högskolas hemsida bidrar till hög tillgänglighet av forskningsrapporter. Vidare har refereegranskad litteratur använts för att stärka studiens reliabilitet.
2.3.2 Steg 2: Teori
Efter litteraturgenomgång undersöktes lämpliga teorier för studien. Vid val av teorier ställs det krav på författarna att vara medvetna om teoriernas relevans i förhållande till undersökningen (Yin, 2007). Enligt Skärvad och Lundahl (2016) är teorier en central del som bidrar till en betoning på arbetet. De valda teorierna bidrog till att uttrycka tankegångar samt gav en överblick över hur det empiriska arbetet skulle vara inriktat, vilket Skärvad och Lundahl (2016) menar har en viktig funktion i studien. Val av lämplig teori ledde vidare till att författarna kunde generalisera studiens resultat.
2.3.3 Steg 3: Fallstudie
Studiens empiri baserades på observationer, intervjuer samt dokumentstudier för att genomföra en nulägesanalys samt en kartläggning av företagets information- samt materialflöden mellan OEM och kontraktstillverkare. Användning av multipla informationskällor kallas triangulering (Lincoln & Guba, 1985). Att använda sig av flera informationskällor i fallstudiens datainsamling stärker undersökningen. Till skillnad mot andra forskningsstrategier är behovet av flera informationskällor större vid fallstudier än vid exempelvis en surveyundersökning (Yin, 2007). Författarna ansåg därmed att det var lämpligt att använda sig av triangulering för att vidare bekräfta samt styrka synen på studien, då triangulering förstärker bedömningen av studiens tolkningar (Skärvad & Lundahl, 2016).
Observation
Observation användes som metod för att skapa en bild och förståelse för hur information utbyts mellan båda parter samt för att identifiera aktiviteter som finns i flödet. Observationen bidrog till att enklare kartlägga informationsflödet för att vidare kunna analysera samt identifiera brister i flödet. När författarna observerade, besökte de samtliga inblandade avdelningar i processen på fallföretaget. Vid samtliga observationer var båda författarna närvarande, vilket vidare stärker studiens reliabilitet (Yin, 2007). Observationen dokumenterades med hjälp av anteckningar. Patel och Davidsson (2011) nämner att en av nackdelarna med att använda sig av observationer är att metoden är dyr och tidsödande. För studiens togs inte detta i hänsyn då metoden var lämplig för studiens syfte.
Observationen ligger till grund för att besvara studiens frågeställningar. Det finns flera bra anledningar till att använda sig av observation, Patel och Davidsson (2011) nämner att observation är lämplig att genomföra då beteenden samt skeenden kan studeras i ett
naturligt sammanhang. Vidare beskriver de att observationer är bra för att komplettera med information som har samlats in med hjälp av andra tekniker. Observationerna genomfördes innan författarna utförde intervjuerna för att ge en tydlig grund av problemområdet. Upplägget var ostrukturerat, vilket innebär att ett observationsschema över vad som skulle observeras saknades (Patel & Davidsson, 2011).
Intervju
Intervjuer genomfördes för att bidra till litteraturstudien för att förstå varför ett visst skeende uppträder på ett visst sätt. Då olika syn på brister i informationsflödet existerar på fallföretagets olika avdelningar, behövdes intervjuer för att frambringa en så exakt bild som möjligt av verkligheten. Detta möjliggör att specifik information framkommer, vilket bidrog till en förståelse för det nuvarande informationsflödet. Intervjufrågorna konstruerades med underlag från observation, ostrukturerade intervjuer från tidigare besök på fallföretaget, dokumentstudier samt de tre frågeställningarna som utformats för att besvara studiens syfte.
Studiens tre frågeställningar har stått i fokus under intervjuerna som genomförts i studien. Syftet med intervjuerna var att med hjälp av verbala utsagor och erfarenheter få information till studien och därmed kunna genomföra en analys som ger svar på studiens syfte och frågeställningar. Enligt Yin (2007) är intervjuer en betydelsefull informationskällakälla vid fallstudier på grund av att fokus är riktat mot något som rör människor.
Datainsamlingen genomfördes med hjälp utav nio intervjuer med anställda från olika avdelningar involverade i orderprocessen. Det är nödvändigt att intervjua avdelningarnas respondenter för att avgöra olika tolkningar, konstateranden samt uppfattningar som uppträder i olika delar i verksamheten (Skärvad & Lundahl, 2016). Urvalet av intervjupersoner baserades på handledarens rekommendationer på fallföretaget Alfa samt studenternas egna beslut. Båda författarna var närvarande vid intervjuernas genomförande. Intervjuerna dokumenterades genom ljudinspelning för att vidare kunna transkribera hela intervjuerna. Under intervjuernas gång fördes även anteckningar för att understryka värdefull information samt för att ge underlag till analys av fallstudien. Då intervjuerna var personliga möten mellan intervjupersonerna och studiens författare har de hanterats konfidentiellt, vilket innefattar att intervjupersonerna och deras svar ej görs offentligt samt att de citerade svaren i studien inte kommer att benämnas med namn på deltagande respondenter. Det innebär att det är endast författarna som erhåller tillgång till informationen (Patel & Davidsson, 2011). Intervjuerna med berörda personer på fabriken Beta genomfördes i ett enskilt rum på företaget. Då fabriken Omega ligger beläget flera mil från författarna, genomfördes intervjuer från Betas videokonferensrum. Telefonintervju valdes bort då författarna ville få med både kroppsspråk samt se respondenten vid genomförandet av intervjuer. Tidsåtgången baserades på behov av information samt vad respondenterna hade att säga.
Efter intervjuer med fallföretagets olika avdelningar gjordes en avvägning om det fanns behov att genomföra intervju med kontraktstillverkare för att få en tydligare bild av fenomenet. Efter sammanställningen av fullständig empiri skickades en avstämning via mejl till intervjupersonerna för att kontrollera att situationerna hade uppfattats korrekt. Enligt Skärvad och Lundahl (2016) bör ett godkännande erhållas om citat skrivs i ett
dokument som kan komma att bli offentligt. Respondenterna från de nio intervjuerna presenteras i Tabell 1. Där framgår vilken avdelning som intervjuades samt vilken enhet respondenten tillhörde. Vidare framgår även datum samt tidsåtgången för intervjuerna.
Tabell 1 Genomförda intervjuer på Alfa. Redovisning av avdelning, fabrik, datum samt tidsåtgång
Avdelning
Produktionsenhet Datum
Tidsåtgång (min)
Kalkyl/beredning Beta 2020-02-28 60
Kontrolltornet Beta 2020-02-28 60
Godsmottag/utlastning Gamma 2020-03-09 30
Teamleader utlastning Gamma 2020-03-09 30
Teamleader säljsupport Gamma 2020-03-09 20
Kalkyl/beredning Gamma 2020-03-09 25
Planering Gamma 2020-03-09 25
Planering Beta 2020-03-13 30
Produktionsplanerare Beta 2020-03-13 30
Dokumentstudie
Val av dokument genomfördes med omsorg för att få en så heltäckande bild som möjligt (Patel & Davidsson, 2011). Dokumentstudier kan vara användbara som en bas för fakta (Skärvad & Lundahl, 2016) och i författarnas fall var det en lämplig datainsamlingsmetod för att besvara studiens syfte samt frågeställningar. För att skapa en förståelse hur informationsflödet såg ut hos det tillverkande företaget var dokumentstudier användbart. Då fallföretaget enbart hade en standard för hur en orderprocess såg ut, kunde enbart två informationsflöden kartläggas. Vidare kunde insamlad empiri användas för en jämförelse med företagets nuläge i kombination med de intervjuer samt observationer som författarna genomförde.
Yin (2007) och Eisenhardt (1989) beskriver att användning av dokument är en relevant informationskälla att kombinera med övriga datainsamlingsmetoder vid genomförandet av fallstudier. Dokumenten har varit användbara för studiens syfte för att styrka den information som har inhämtats från andra väsentliga informationskanaler.
2.3.4 Steg 4: Dataanalys
För att samla in empiriska data i studien användes som ovan nämnt tre olika datainsamlingsmetoder: observation, intervju samt dokumentstudie. Den teoretiska insamlingen skedde via litteraturstudier. Dataanalysen beskrivs enligt Eisenhardt (1989) som den svåraste och minst fastställda delen av processen.
Innan genomförd dataanalys sammanställdes studiens data för att för skapa en struktur, relevans samt tydlighet. Ellram (1996) visar hur det är möjligt att kategorisera data för att enklare finna likheter samt skillnader. Vidare analyserades empirin samt jämfördes med teorin, vilket Yin (2007) benämner som mönsterjämförelse. Att jämföra insamlad empiri med befintlig litteratur ger svar på vad som liknar, vad det kan hänvisas till och varför (Eisenhardt, Building theories from case study research. (Special Forum on Theory Building), 1989). En förenklad processkarta av informationsflödet kartlagdes för att ge en bild av nuläget. Det gav vidare svar på studiens första samt andra frågeställning. Vidare analyserades empirin för att identifiera faktorer som påverkade informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare, vilket låg till grund för att besvara studiens tredje frågeställning.
2.3.5 Steg 5: Resultat
När mättnad i dataanalysen uppstod, var nästa steg i arbetsprocessen att presentera studiens resultatpresentation. Med mättnad menar Eisenhardt (1989) att författarna kommer till en punkt där de ska sluta korrigera mellan teori och data då den stegvisa förbättringen av teorin är minimal.
Mönsterjämförelsen samt dataanalysen låg till grund för studiens resultat. Studien kan infalla i tidigare teori eller ny kunskap (Eisenhardt, Building theories from case study research. (Special Forum on Theory Building), 1989). Studiens resultat presenterar fallföretaget Alfas rekommenderade arbetssätt.
2.3.6 Sammanfattning
Studiens arbetsprocess beskrivs utifrån ovan nämnda process som visualiseras med hjälp av Figur 2. Trots att figuren beskriver en till synes stegvis process, finns det utrymme för revidering under studiens gång. Processen genomfördes parallellt med varandra för att säkerställa att det hela tiden fanns förklaringar till fenomen som dök upp under studiens gång.
Figur 2 Studiens arbetsprocess där steg ett är litteraturstudie, steg två är teori, steg tre är fallstudie där insamling av empiri är inkluderad, steg fyra är dataanalys samt steg fem är resultat.
2.4 Koppling mellan frågeställningar och metod
I följande avsnitt har författarna beskrivit metoder som har använts för studiens datainsamling och dataanalys för att vidare besvara studiens frågeställningar.
Figur 3 visualiserar kopplingen mellan studiens frågeställningar och metod. I följande avsnitt kommer en beskrivning av använda metoder för respektive frågeställning att visualiseras.
Figur 3 Koppling mellan studiens frågeställningar samt metod
För att besvara studiens första frågeställning ”Vilken information skickas mellan OEM
och kontraktstillverkare?” har en kombination av litteraturstudie samt fallstudie
genomförts. Den teori som har samlats in ligger till grund för studiens analys samt för att besvara studiens frågeställning och har därav varit inriktad på vilken information som skickas mellan olika parter i en försörjningskedja. För att skapa en förståelse över nuläget på fallföretaget genomfördes en fallstudie. Fallstudien inkluderar intervjuer, observationer samt dokumentstudier. Vidare i analyskapitlet jämfördes teori samt fallstudie för att besvara studiens frågeställning om vilken information som skickas mellan OEM och kontraktstillverkare.
För att besvara studiens andra frågeställning ”Hur skickas information mellan OEM
och kontraktstillverkare?” har liknande upplägg använts med en kombination av
litteraturstudie samt fallstudie. Litteraturstudier var fokuserade på hur information skickas mellan olika aktörer i en försörjningskedja samt hur det vidare kan kartläggas. Fallstudiens empiri skapade en tydlig bild av hur informationen skickades mellan de olika parterna. I analyskapitlet jämfördes teori samt empiri för att besvara studiens andra frågeställning, dvs hur information skickas mellan OEM och kontraktstillverkare. För att besvara studiens tredje frågeställning ”Vilka faktorer påverkar
informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare?” har en kombination av
litteraturstudie samt fallstudie genomförts. Litteraturstudier har varit fokuserade på att samla information om faktorer som kan påverka informationsutbyten. Fallstudiens empiri skapade en klar bild av vilka faktorer som kan påverka att informationsutbytet
fungerar eller ej. I analyskapitlet jämfördes teori samt empiri för att besvara studiens tredje frågeställning om vilka faktorer som kan påverka informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare.
2.5 Kvalité
Enligt Yin (2007) kan studiens kvalitet bedömas ur kategorierna begreppsvaliditet, intern respektive extern validitet samt reliabilitet. Studiens kvalitébegrepp sammanfattas med hjälp av tabellen nedan. Tabell 2 förklarar vad respektive kategori innebär samt hur begreppet har tillämpats i studien. En närmre förklaring om begreppens innebörd beskrivs efter tabellen och dess tillämpning.
Tabell 2 Studiens kvalité: Begreppsvaliditet, intern validitet, extern validitet samt reliabilitet
Kategori
Förklaring
Tillämpning
Begreppsvaliditet Tillämpning av multipla empiriska källor, resulterade i en sammanlöpande eller samstämmig undersökningsform Genomförande av intervjuer, observationer samt dokumentstudier där de båda dimensionerna var delaktiga
Intern validitet Mätning av det som är ämnat att mätas
Ett fallföretag uppdelat i två dimensioner där
informationsflödet mellan OEM och kontraktstillverkare studeras
Extern validitet Avgränsning av studiens område för att ge ett generaliserbart resultat
Försäkring av att insamlad empiri bidrog till att studiens frågeställningar besvarades Reliabilitet Studien kan genomföras vid ett
annat tillfälle med samma resultat
Presentation av studiens arbetsprocess. Kontinuerlig granskning
Begreppsvaliditet innebär att multipla empiriska källor har tillämpats under datainsamlingen som Yin (2007) benämner bidrar till en sammanlöpande eller samstämmig undersökningsform. En beläggskedja bör även formuleras där bevis kan stödjas och nyckelinformanter bör ges möjlighet att granska fallstudien för att godkänna äktheten i rapporten (Yin, 2007). För att uppnå hög begreppsvaliditet genomfördes nio intervjuer med anställda från olika avdelningar på fallföretaget, där båda enheterna blev representerade. Detta för att försäkra sig om att empirin som insamlades bidrog till en samstämmig och exakt bild av verkligheten som möjligt (Skärvad & Lundahl, 2016). I kvalitativa studier täcker begreppet validitet hela forskningsprocessen (Patel & Davidsson, 2011). Validitet kan fördelas i två kategorier, intern och extern validitet. Den interna validiteten menar i vilken omfattning studiens empiri motsvarade det förväntade utfallet, alltså att det som ämnades att mätas egentligen mättes (Skärvad & Lundahl, 2016;Yin, 2007). Kvalitativ data ger ofta en god förståelse för dynamiken när ett sambands stöds och förklarar ”varför” saker sker, vilket är avgörande för intern validitet (Eisenhardt, 1989). Den externa validiteten menar att studiens område bör avgränsas till ett resultat som kan generaliseras (Yin, 2007). För att uppnå hög validitet
avgränsades studien till ett fallföretag, uppdelat i två enheter, samt utfördes på endast berörda analysenheter. Det för att försäkra sig om att den insamlade empirin bidrog till frågeställningarna som vidare kan uppfylla studiens syfte.
I samband med validitet relateras begreppet reliabilitet (Patel & Davidsson, 2011). Reliabiliteten hävdar att studien ska kunna genomföras vid ett annat tillfälle men ändå åstadkomma samma resultat (Yin, 2007). Begreppet innebär att datainsamlingen inte påverkas av pågående företeelser (Skärvad & Lundahl, 2016). Genom att presentera studiens tillvägagångsätt grundligt ges läsaren en uppfattning om hur resultatet har framkommit. Vidare har granskning av studien skett kontinuerligt genom handledarsamtal samt opponeringar där både handledaren och andra studenter har kunnat ifrågasätta och ge synpunkter på tillvägagångssättet. Då studien finns dokumenterad och granskning har vidtagits ökar studiens trovärdighet och tillförlitlighet. Men då studien endast utfördes på ett fallföretag under en begränsad tid, kan generaliserbarheten ifrågasättas. Faktorer som attityder och värderingar samt teknologisk utveckling kan påverka och bilda ett annat resultat vid upprepning av genomförandet av studien.
Begreppen validitet samt reliabilitet står, som ovan nämnt, gentemot varandra. Det resulterar i att författare bör ta hänsyn och tillämpa till båda begreppen.
3 Teoretiskt ramverk
Kapitlet ger en teoretisk grund och förklaringsansats till studien och det syfte och frågeställningar som formulerats. Kapitlet introduceras med en förklaring av koppling mellan frågeställningar samt teori. De huvudsakliga teorier som behandlas rör logistikflöden, där enbart material- samt informationsflöden kommer att presenteras, transaction cost economics, processorientering, matrisorganisation, lean, kommunikation samt partnerskap.
3.1 Koppling mellan frågeställningar och teori
I följande avsnitt kommer de teorier som ger en teoretisk grund för att besvara studiens tre frågeställningar presenteras. Figur 4 beskriver kopplingen mellan studiens frågeställningar och använd teori. Litteraturomfånget som beskrivs i figuren ger läsaren en bild av de teorier som har använts samt dess kopplingar till studiens tre frågeställningar. Frågorna kommer i den ordning som de vidare kommer att behandlas genom studien.
Figur 4 - Koppling mellan frågeställningar och teori
För att ge en teoretisk grund till den första frågeställningen ”Vilken information skickas
mellan OEM och kontraktstillverkare?” beskrivs följande områden i det teoretiska
ramverket: logistikflöden, materialflöden, informationsflöden samt transaction cost economics (TCE). Logistikflöden behandlas därför att ge en teoretisk grunt till vad och varför logistikflöden finns till. Vidare behandlas materialflöden därför att det är logistikens primära flöde i försörjningskedjan samt för att enklare förstå kommande teori om informationsflöden. Därefter behandlas området informationsflöden, därför att ge läraren en teoretisk grund till vad det är för att vidare beskriva dess positiva inverkan samt konsekvenser av om det inte fungerar. Teorin TCE beskrivs därför att förstå kostnader som uppstår vid tillverkning med hjälp av en extern part i försörjningskedjan. För att ge en teoretisk grund till den andra frågeställningen ”Hur skickas information
mellan OEM och kontraktstillverkare?” beskrivs följande områden i det teoretiska
ramverket: processorientering, processynsättet, processägare, processledningsteam samt matrisorganisation. Teorin processorientering behandlas därför att ge läsaren en teoretisk grund till varför fokus bör riktas mot företagets processer snarare än till tillvägagångssättet. Därefter behandlas processynsättet därför att ge läsaren en teoretisk
grund till vikten av samverkan samt återkoppling mellan OEM och kontraktstillverkare. Teorin processägare beskrivs därför att peka på vikten i att erhålla en ägare för processen. Vidare beskrivs teorin processledningsteam därför att belysa varför det är lämpligt för företaget att förankra sina processer. Matrisorganisation beskrivs då företaget Alfa är en sådan organisation samt för att belysa utmaningar med att vara organiserad på det sättet.
För att ge en teoretisk grund till den tredje frågeställningen ”Vilka faktorer påverkar
informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare?” beskrivs följande områden
i det teoretiska ramverket: lean, kommunikation samt partnerskap. Lean behandlas för att ge läsaren en teoretisk grund till begreppet samt för att ge läsaren en förståelse för vilka sex slöserier som kan förekomma i informationsprocesser, vilka vidare kan resultera i en kostnad för företaget. Kommunikation behandlas därför att det är en avgörande aspekt för att informationsflödet ska gå i takt samt vikten av intern kommunikation i företaget. Partnerskap behandlas därför att belysa vikten av att beakta sin leverantör som vän vilket då resulterar i ett ömsesidigt samarbete samt vikten av att inneha rätt typ av relation för att förbättra processen.
3.2 Logistikflöden
Ett logistikflöde innebär enligt O´Brien (2014) alla aktiviteter och anordningar rörande materialflöde och kontinuerlig tillförsel av detaljerade tjänster förs nedströms till kund och informationen om kundkrav och efterfrågan flödar uppströms. Logistik innefattar samtliga aktiviteter som främjar rörelsen av varor och material, transport, distribution, lagerhållning, import, export och orderbehandling (O'Brien, 2014). Vidare menar O’Brien (2014) menar att det behövs ett stöd av ett informationsflöde för att informationsutbytet ska kunna ske effektivt och lönsamt. Syftet med logistikflödet är att schemalägga och koordinera alla nödvändiga aktiviteter för att generera avsedd grad av leveransservice och kvalitet till lägsta tänkbara kostnad (Jonsson & Mattsson, 2016). Då logistik innefattar sammansatta, komplicerade system krävs ett funktionellt informationsflöde för att rätt information ska nå rätt person i rätt tid. Ett vanligt förekommande problem är att aktörer inte delar med sig av väsentlig information, vilket kan resultera i att information inte kommer fram i rätt tid (Farahani et al., 2011). Detta är oftast osynligt för konsumenten och det är först när logistikflödet stöter på problem som kunden blir påverkad (Jonsson & Mattsson, 2016). Enligt Forrester (1958) påverkar förseningar och bristfälliga beslut angående information- och materialflöden systemet. Detta benämner han som systemdynamik och kallas nu för Forrestereffekten, då det uppmärksammar betydelsen av ett funktionellt informationsutbyte i alla värdekedjor.
Logistik kan alltså ses som en länk där det flödar varor och tjänster, sammanlänkat i en minivärdekedja uppbyggd av en serie aktiviteter och leveranser (Jonsson & Mattsson, 2016). Genom att studera förekommande aktiviteter i logistikkedjan finns möjlighet till verksamma och funktionella förbättringar avseende ökad integrering, minskat slöseri och högre lönsamhet. Samtidigt kan en effektivisering och optimering av logistikflödet generera konkurrensfördelar såsom högre kundnöjdhet (O'Brien, 2014; Jonsson & Matsson, 2016; Sansone et al., 2020).
Logistikflödet består av tre olika flöden: material-, information- samt monetära flödet (Forrester, 1958). Författarna valde att utelämna det monetära flödet, då betalningsflödet inte är relevant att inkludera i studiens syfte.
3.2.1 Materialflöden
Materialflödet benämns av Jonsson & Mattson (2016) som logistikens primära flöde. Det består av transport, behandling och förvaring av varor (Harris & Harris, 2008). Flödet representerar omfattande värden, har direkt påverkan på miljön och påverkar i många situationer stora resurser för att genomföras (Jonsson & Mattsson, 2016). Inom tillverkande företag flödar råvaror och komponenter in till företaget, vilka sedan resulterar i produkter som flödar ut till kunder (Jonsson & Mattsson, 2016; Harris & Harris, 2008). Produkterna som flödar i systemet är emballerat med en förpackning. Förpackningens utförande har direkt inverkan på transporterna, materialhanteringen och lagerhanteringen. Förpackningen ses därför som en materialflödesrelaterad enhet i logistiksystemet (Hellström, 2007).
Mattsson (2012) menar att materialflödet utgörs av betydande aktiviteter som skapar värde genom att de förflyttas och bearbetas. Vidare kan ett materialflöde resultera i att ett nytt informationsflöde skapas med anledningen av att felaktigt material levererats till kund och att det därmed blir en reklamation. Reklamationen resulterar sålunda i ännu ett materialflöde då en retur behöver skickas.
3.2.2 Informationsflöden
Effektivt materialflöde utnyttjar effektiva resurser och motsvarar kundens efterfrågan. För att skapa balans mellan tillgång och användning av nödvändiga resurser krävs ett välfungerande informationsflöde där tillgänglig kapacitet, beläggning och material inom företaget, kundens behov samt leverantörernas potential att leverera finns tillgängligt (Jonsson & Mattsson, 2016). Många företag har problem att koordinera informationen för att få den att flöda effektivt i sina organisationer (Harris & Harris, 2008). Det kan bero på svårigheter att integrera affärsprocesser, information samt system (Iskanius et al., 2007). Därmed är informationsflödet en utgångspunkt för att effektiva materialflöden ska verka i logistiksystemet (Childerhouse & Towill, 2003). Som stöd för planering av flöden används affärssystem där information om försäljning, prognos och kundorder görs delaktigt för samtliga aktörer i informationsflödet. Det ger sålunda ursprung till ett behov av flera olika informationsflöden internt och externt, där aktörerna nödvändigtvis behöver ta del av viktig information (Jonsson & Mattsson, 2016).
Informationsflödet har en avgörande betydelse för effektiv logistik då informationen fungerar som navet i supply chain management (SCM). Informationen som flödar direkt uppåt i nätverket möjliggör en effektiv hantering av efterfrågan (Cooper et al., 1997). Dock finns det svårigheter med att involvera alla parter som behöver ta del av information. O´Brien (2014) menar att det finns flera hinder för att generera ett produktivt flöde. Exempel på hinder är förvrängd information, förstärkningseffekter, skilda intressen, brist på tydlighet i frågan om vem som hanterar försörjningskedjan samt bristande vilja.
Enligt Eriksson (2011) finns risk för informationsgap mellan kunder och leverantörer, samt i informationsutbytet mellan leverantören och dess kunder. Informationsgapet inkluderar tillgången till väsentlig information som medför oklarheter och osäkerheter beträffande kommande leveranser och efterfrågan. Han menar att känslorna som
uppstår kan resultera i att parterna bygger ett säkerhetslager för att säkerställa framtida efterfrågan, vilket blir en onödig kostnad om informationsgap uppstår.
3.3 Transaction cost economics
När en tjänst eller vara överförs över två separata gränssnitt förekommer en transaktion (Jonsson & Mattsson, 2016). En etapp av en aktivitet avslutas och en annan börjar. Med hjälp utav en effektiv förbindelselänk kommer verkningsfulla resultat. Enligt Williamson (1981) är det avgörande omfånget för transaktioner osäkerhet, frekvensen av återkommande transaktioner samt till vilken grad transaktionsspecifika investeringar går att hålla konstadseffektiva.
Williamson (1981) menar att det är väsentligt att klargöra en gemensam riktning mellan parterna med anledningen av att när en investering har gjorts, verkar säljare och köpare genom ett ömsesidigt utbytesförhållande över en bestäm period. Det medför att leverantören ramas in i relationen med kunden till en viss grad (Williamson, 1981). Det verkar även för kunden då de inte kan använda sig av alternativa leveranskällor, vilket inte heller skulle vara gynnsamt då leverans av ospecificerat material betyder högre kostnader. På det vis blir även kunden engagerad i transaktionen. Med hjälp utav en gemensam riktning mellan parterna och ett effektivt tvärsnitt höjs alltså ansträngningarna både hos leverantör och kund att utforma ett gynnsamt transaktionsutbyte till en överenskommen kostnad som motsvarar bådas behov (Williamson, 1981). Yang et al. (2012) skriver i sin studie att företag behöver, förutom ”make-or-buy”-beslutet, se över hur outsourcingtransaktionerna ska bli framgångsrika. Det finns olika sorters transaktioner där arterna kan tolka lagar hårdare än nödvändigt, vilket kan orsaka hinder istället för möjliggörande när det gäller partnerskap och transaktionskostnader (Williamson, 1981).
Administrativa transaktionskostnader vid tillverkning i egen fabrik är relativt enkla jämfört med de administrativa transaktionerna när en extern leverantör är inblandad (Mattsson, 2012). Vid situationer där kunder använder en extern leverantör för tillverkning blir transaktionerna fler och mer komplexa vid utförandet. När en leverantör är inblandad inkluderas transaktionskostnaderna order, orderbekräftelse, materialtransaktioner, leveransavisering och faktura, till skillnad från när produktionen endast sker internt. Vidare behöver även kontrollaktiviteter utföras i form av kontroll av ankommet gods, vilket inte alltid är en nödvändighet vid intern tillverkning (Mattsson, 2012). Yang et al. (2012) menar att det är av vikt att noggrant studera kontrakt mellan parterna för att vidare förbättra prestandan för outsourcing-aktiviteten.
3.4 Processorientering
Att fokusera på företagets processer innebär att fokus på den färdiga produkten prioriteras bort och istället riktas mot de kedjor av aktiviteter som skapar den (Rentzhog, 1998). Processorientering (PO) kan hänvisas till det arbete som företaget behöver utföra för att göra affärsprocesser till grunden för organisationsstruktur samt strategisk planering (Gruenwald & Kohlbacher, 2011). Det uppstår högre krav på samordning mellan olika ansvarsområden (Jonsson & Mattsson, 2016) och fokus på vem som gör vad är större än hur resultatet produceras. Processen kan ses som den faktor som skapar resultat och därav bör den styras för att vidare förbättras (Rentzhog, 1998).
Upper management provides the vision and direction, team correct the problems, and individuals provide creativity, but it is the processes within any organization that get things done. (Rentzhog, 1998, s. 9)
Det finns stora likheter med att åstadkomma bättre möjligheter för att utbyta olika typer av flöden mellan avdelningar i företaget. Synsättet är inte enbart bundet till att fokusera på interna aktörer i flödet, utan omfattar även externa aktörer (Mattsson, 2012). Vidare är det kunden som utvärderar huruvida processen är godtycklig eller ej. Organisatorisk effektivitet bygger på affärsprocesser som har utformats baserat på ett kundperspektiv (Gruenwald & Kohlbacher, 2011), som vidare uppstår i samband med att kunden ställer krav på organisationens logistikprocesser (Jonsson & Mattsson, 2016).
3.4.1 Processynsättet
Processynsättet kan beskrivas utifrån kund/leverantörsmodellen (Figur 5). Då studien fokuserar på informationsutbytet mellan OEM och kontraktstillverkare, kommer enbart en närmre beskrivning av process och leverantör beskrivas. Leverantören är den aktör som förser processen med input för att vidare skapa output. Det är väsentligt att ge leverantören återkoppling på resultat och att förstå vikten av att leverantören påverkar företagets resultat, som i sin tur även påverkar slutkundens resultat (Rentzhog, 1998).
Figur 5 Kund/leverantörsmodellen med fokus på leverantör och process (Rentzhog, 1998, s. 26).
Det finns en mängd definitioner av vad en process är, men oftast beskrivs en process som en serie av aktiviteter som skapar värde för kund med målet att använda sig av så lite resurser som möjligt (Jonsson & Mattsson, 2016; Rentzhog, 1998). En process börjar alltid med en hädelse, exempelvis att en låg lagernivå signalerar om påfyllnad (Jonsson & Mattsson, 2016). För att skapa en bredare förståelse kan det vara lämpligt att kartlägga processflödet (Rentzhog, 1998), då företaget består av en uppsättning av flera processer. Logistiken i företaget påverkar samt påverkas av processernas egenskaper (Jonsson & Mattsson, 2016). Nyckeln till ett förbättrat affärsresultat är att förbättra processdesignen hos företagets processer (Gruenwald & Kohlbacher, 2011). Processer kan vidare delas in i olika processkategorier, då talar man i sin tur om processperspektiv. Processperspektivet menar att en process kan studeras ur olika perspektiv, exempelvis produktperspektivet som syftar till hur flödet av produkter sker samt informationsperspektivet som syftar till hur flödet av information sker (Rentzhog,
1998). För att kartlägga en process kan det vara bra att välja perspektiv som i sin tur kan komplettera varandra för att skapa en förståelse för hur processen vidare kan förändras. Processynsättet bör fördelaktigt bli en del av företagets kultur, där medarbetarnas synsätt och agerande påverkas (Rentzhog, 1998).
Rentzhog (1998) menar att de flesta problem som uppstår i processen är i samband med överlämning mellan olika personer samt avdelningar. Bland annat kan överlämningen innebära att information går till spillo, dålig feedback samt osäkerhet när det kommer till ansvar. Därav kan det vara lämpligt att kartlägga processen för att identifiera gränssnitt mellan olika avdelningar och personer. Kartläggningen kan ske via ett matrisflödesdiagram, som visar både processflöde i tiden samt vem som utför vilken aktivitet. Dock är det viktig att inte enbart fokusera på vem som gör vad, då uppstår det lätt ett avdelningstänk i processen, utan att även fokusera på vad det är som tillför värde för kunden (Rentzhog, 1998). Enligt Hammer (2007) betonas vikten av att fokusera på processer snarare än funktioner där han menar att anpassningen kan generera ett gemensamt fokus över separata organisatoriska enheter. Det kan Därav anses det lämpligt att organisera företagsresurser utefter output istället för input, vilket vidare resulterar i att fokus ligger på leverans till kund (Mattsson, 2012).
3.4.2 Processägare
Rentzhog (1998) samt Gruenwald och Kohlbacher (2011) argumenterar för att det är lämpligt att utse en processägare för en affärsprocess som vidare har ett slutansvar för processen. Garbutt et al. (2017) menar att det är väsentligt att utse en processägare för processorienterade organisationer, dock kan det saknas kunskap om vad som är väsentligt för processägarna att utföra samt vilken kompetens de ska besitta. Processägaren ska inneha ett övergripande ansvar för att processen fungerar på ett bra sätt samt är effektiv. Vidare ska processägaren inneha befogenheter att hantera samt få göra justeringar i processen för att hela tiden arbeta med ständiga förbättringar (Gruenwald & Kohlbacher, 2011; Hinterhuber, 1995; Siemieniuch & Sinclair, 2002). Det är dock inte helt smärtfritt att utse en processägare, det kan uppstå konflikter mellan processägare och funktionschef då processen berör flera funktioner i företaget (Rentzhog, 1998).
Lämpligast person som företaget bör utse som processägare är en person som har koll på processen samt är djupt involverad i arbetet (Gruenwald & Kohlbacher, 2011). Processägaren bör även inneha egenskaper för att leda ett arbetslag och makten att kunna genomföra förändringar i processen (Rentzhog, 1998).
3.4.3 Processledningsteam
Det är en stor utmaning för företag att uppnå en lämplig nivå av integration över företagets avdelningar (Ambrose et al., 2018). För att samordna och genomföra förbättringsarbeten kan det vara lämpligt att skapa ett tvärfunktionellt team för processen (Rentzhog, 1998). Ett tvärfunktionellt team, bestående av individer från olika funktioner, kan med gemensamma ansträngningar nå teamets gemensamma mål (Daspit et al., 2013). Det är viktigt att se till att medlemmarna sätter sin egen funktions intresse före processens utveckling. Därav är det viktigt att skapa en gemensam syn av teamets roll samt syfte (Rentzhog, 1998). Genom att implementera ett tvärfunktionellt team kan medlemmarna dela med sig av unika perspektiv av processen som kan resultera i innovativa lösningar (Daspit et al., 2013).
