K
OMMUNIKATION
- INOM
PRODUKTIONEN
E
N STUDIE I SAMARBETE MED NCC
S
VERIGE
AB
Högskoleingenjörsutbildning 180 Hp Byggingenjör TGBY17h
Lania Amen Sarah Raheem Bouchra Farahidi
I
Program: Byggingenjör
Svensk titel: Kommunikation inom produktionen. Engelsk titel: Communication in the production. Utgivningsår: 2020
Författare: Lania Amen, Bouchra Farahidi & Sarah Raheem.
Handledare: Hans Wirstam (Högskolan i Borås) & Nelly Sinik (NCC Sverige AB). Examinator: Abdinasir Mohamed Kadawo (Högskolan i Borås).
Nyckelord: Kommunikation, Informationsspridning, Produktion, Arbetsplats.
__________________________________________________________________
SAMMANFATTNING
En god och effektiv kommunikation är en av de största utmaningarna i varje projekt. Studien har huvudsakligen utförts genom litteraturstudier och intervjuer. Syftet med denna undersökning är att få en fördjupad förståelse på kommunikationen och informationsspridningen bland byggchefer, blockchefer, arbetsledare, yrkesarbetare och andra delaktiga inom produktionen samt hitta förbättringsförslag för att arbetet ska gå så smidigt som möjligt.
I denna studie kommer följande frågor att besvaras:
Hur tydligt är kommunikationen?
Går kommunikationen att förbättra genom att t.ex. att ha morgon/dagsmöte enbart chefer/arbetsledare?
Går det att använda online-verktyg för att förenkla och förtydliga kommunikationen.
Hur sprids informationen bland arbetarna/arbetsledarna?
Hur drabbas företaget när informationsspridningen samt kommunikationen inte går som det ska?
Drabbar det projektets tidsåtgång?
Undersökningen visade att kommunikationen är fungerande men att det brister sig i informationsspridningen mellan olika aktörer. I dagsläget sker informationsspridningen i form av möten, telefon, mail och muntligt då detta är de vanligaste metoderna man använder sig av idag på produktionen. Resultatet av dessa metoder visar sig vara fungerande, men att det inte alltid fungerar.
Studien visar att de klassiska kommunikationssätten är fungerande men att det bör finnas en uppdatering kring åtgärder för en mer effektiv kommunikation. En åtgärd som diskuteras i denna rapport är att skapa ett nätverk eller applikation för att minimera bristen av informationsspridning på arbetsplatsen.
II
ABSTRACT
A good and effective communication is one of the biggest challenges in every project.
This study has mainly been conducted through literature studies and interviews. The purpose of this study is to gain a deeper understanding of the communication and dissemination of information among construction managers, block managers, supervisors, professional workers and other participants in the production, and to find improvement suggestions to make the work as smooth as possible.
In this study, the following questions will be answered:
How clear is communication?
Can communication be improved by, for example, to have morning / day meeting only managers / supervisors?
Is it possible to use online tools to simplify and clarify communication?
How is information disseminated among workers / supervisors? How does the company get affected when this problem arises?
Does it affect the project's time spent?
The survey showed that communication is working but that there is a lack of dissemination of information between different actors. At present, information is disseminated in the form of meetings, telephone, mail and orally as these are the most common methods used today in production. The result of these methods proves to be working, but it does not always work. The study shows that the classic methods of communication are working, but that there should be an update on measures for more effective communication. One measure discussed in this report is to create a network or application to minimize the lack of dissemination of information in the workplace.
III
Innehållsförteckning
SAMMANFATTNING ... I ABSTRACT ... II FÖRORD ... V 1 INTRODUKTION... 1 1.1 NCC Sverige AB ... 11.2 Wayss & Fraytag ... 1
1.3 WLC - West link contractors HB ... 1
1.4 Problembeskrivning... 2 1.5 Syfte och mål ... 2 1.6 Frågeställningar ... 2 1.7 Avgränsningar ... 2 2 METOD ... 3 2.1 Metodundersökning... 3 2.1.1 Intervjuundersökning ... 3 2.1.2 Litteraturstudier ... 3 2.2 Metoddisskussion ... 3 3 TEORI ... 4
3.1 Olika aktörers roller ... 4
3.1.1 Arbetschef/Arbetsområdeschef ... 4 3.1.2 Arbetsledare ... 4 3.1.3 Platschef ... 4 3.1.4 Biträdande Arbetsledare ... 5 3.2 Kommunikationskanaler ... 6 3.2.1 Muntliga Kanaler ... 6 3.2.2 Skriftliga Kanaler ... 6 3.3 Kommunikationsprocessen ... 6 3.3.1 Sändaren ... 7 3.3.2 Meddelandet ... 7 3.3.3 Mediet ... 7 3.3.4 Mottagaren ... 7 3.3.5 Effekten ... 7 3.3.6 Återkopplingen ... 7
IV
3.3.7 Feedforward ... 7
4 RESULTAT ... 8
4.1 Kommunikationens sätt att fungera ... 9
4.2 En effektiv kommunikation ... 9
4.3 Samverkan inom block ... 10
4.4 Återkommande problem ... 10
4.5 Kommunikationssätt ... 10
4.6 Förbättringsförslag från respondenterna ... 10
5 DISKUSSION ... 12
5.1 Kommunikationens sätt att fungera och en effektiv kommunikation. ... 12
5.2 Samverkan inom block ... 12
5.3 Återkommande problem ... 13
5.4 Informationsöverföring och framtida åtgärder ... 13
5.5 Framtida åtgärder ... 13
6 SLUTSATS ... 15
6.1 Förslag på vidare forskning ... 15
7 REFERENSLISTA... 17
BILAGA ... 19
BILAGA 1 INTERVJUFRÅGOR/ARBETSLEDARE ... 19
BILAGA 2 INTERVJUFRÅGOR CHEF ... 20
v
FÖRORD
Detta examensarbete är en del av byggingenjörsprogrammet på Högskolan i Borås. Examensarbetet omfattar 15 högskolepoäng och utfördes under vårterminen 2020. Studien har utförts i samarbete med NCC Sverige AB.
Vi vill rikta ett stort tack till vår interna handledare på Högskolan i Borås, Hans Wirstam för hans vägledning från start till slut.
Vi vill även rikta ett stort tack till vår externa handledare Nelly Sinik på NCC för alla tips och synpunkter samt handledning under projektets gång.
Ett extra stort tack riktas till de personer som har tagit sig tid att delta i våra intervjuer. Tack!
Borås, maj 2020
1
1 INTRODUKTION
Detta avsnitt redogör en bild av examensarbetets betydelse. Detta kapitel ger en bakgrund och en helhetsbild på studiens syfte, frågeställningar och en problembeskrivning samt vilka avgränsningar som tillämpats.
Kommunikation är något som är viktigt att fokusera på och ständigt vara aktiv inom för att kunna gå framåt inom arbetet och kunna få ett så bra samarbete kring medarbetarna som möjligt, vilket medför en smidig produktion. För att kommunikation ska förekomma krävs det mer än informationsspridning till mottagande aktör.
Kommunikation är ett sätt att överföra budskap som genom tal, skrift, rita, teckenspråk eller flaggsignaler. Det är ett sätt att kunna samverka med andra på, att ge och ta information för att förstå värde och för att överleva.
Kommunikation är något som man lär sig och skapar. Varje person bidrar till det och definierar enligt sin kultur (Dimbleby & Burton, 1999).
Enligt Christer Eldh som skrivit en avhandling om hur dålig en kommunikation kan skada både individ och organisation “Respekt är inte bara att springa omkring och vara artig, det är att ta varandra på allvar.” Enligt Christer Eldh är respekt ett nyckelord till detta samt att en frisk arbetsplats är en där man kommunicerar (Eldh, 2014).
Kommunikation handlar om att få rätt budskap till rätt intressent vid rätt tillfälle (Aulin, et al., 2017). Det har visat sig att en funktionell kommunikation bidrar till en effektivare byggprocess därför är det lönsamt att ha en bra kommunikationsprocess. I ett byggprojekt så är det viktigt att kommunikationen är effektiv så att alla involverade känner sig trygga med sina arbetsuppgifter. Byggandet innebär samarbete i ett team och det innebär också att oenigheter kan uppstå (Aulin, et al., 2017).
1.1 NCC Sverige AB
NCC Sverige AB är ett nordisk bygg- och fastighetsutvecklingsföretag. Företaget utvecklar kommersiella fastigheter och bygger bland annat bostäder, kontor, industrilokaler och vägar samt anläggningar (NCC, 2019).
1.2 Wayss & Fraytag
Wayss and Freytag är ett tyskt företag med huvudkontor i Frankfurt, företaget är specialiserade på tunnelbyggen och borrade tunnlar. Företaget Wayss & Freytag ingår i det holländska ROYAL BAM GROUP (LiveBusiness, 2018).
1.3 WLC - West link contractors HB
Den del av projektet Västlänken som går ut på att bygga Västlänkens etapp E05 innefattas av en dubbelspårig järnvägstunnel mellan Haga och Almedal samt station Korsvägen. Detta projekt utförs av NCC och Wayss & Freytag Ingeniurbau AG som tillsammans arbetar i ett handelsbolag vid namn WLC – West Link Contractors HB (NCC, 2017).
2
1.4 Problembeskrivning
Kommunikation är viktigt, det ska uppstå på rätt sätt inom varje arbete. NCC är intresserade för att hitta förbättringsförslag för kommunikationen och informationsspridningen mellan de delaktiga inom projektet Västlänken E05. Arbetet kräver att kommunikationen ska fungera väl även om det uppkommer några problem. Denna rapport kommer påvisa och skapa förklaringar för att öka kommunikationsutvecklingen för framtiden.
1.5 Syfte och mål
Syftet med denna undersökning är att få en mer förståelse, gå djupare in på kommunikationen bland byggchefer, arbetsledare, yrkesarbetare och andra delaktiga inom produktionen samt att hitta förbättringsförslag för att arbetet ska gå så smidigt som möjligt. Denna undersökning görs i samarbete med NCC (E05) Korsvägen som vill förbättra sin kommunikation bland cheferna och arbetsledarna då informationen inte sprids vidare till mottagande partner samt yrkesarbetarna som önskat.
1.6 Frågeställningar
Hur tydlig är kommunikationen?
Går kommunikationen att förbättra genom att t.ex. att ha morgon/dagsmöte enbart
chefer/arbetsledare?
Går det att använda online-verktyg för att förenkla och förtydliga kommunikationen?
Hur sprids informationen bland arbetarna/arbetsledarna?
Hur drabbas företaget när företaget när informationsspridningen samt kommunikationen inte går som det ska?
Drabbar det projektets tidsåtgång?
1.7 Avgränsningar
Kommunikationen på arbetsplatsen är något som är viktig att uppmärksamma. Eftersom ämnet kommunikation är brett har avgränsningar gjorts.
I detta arbete inriktas det på kommunikation och informationsspridningen bland chefer, arbetsledare och yrkesarbetare samt andra personer som är delaktiga under projektet Korsvägen - Västlänken E05.
3
2 METOD
I detta kapitel redogörs det kring metodval. En beskrivning av en primär- och sekundärdata. Kapitlet avslutas med en metoddiskussion där en djupare beskrivning görs.
2.1 Metodundersökning
Denna undersökning kommer att bestå av en primär- och sekundärdata. Primärdata innefattar all information som inte finns med sedan tidigare. Det är den information som samlas in under arbetets gång, som exempelvis enkäter, intervjuer och experiment. Under vår undersökning använde vi oss av intervjuer. Sekundärdata är den information som tidigare finns tillgängligt. En sekundär undersökning innefattar information från tidigare forskningar, litteraturstudier och hemsidor.
2.1.1 Intervjuundersökning
För att få en verklig bild om hur kommunikationen fungerar på arbetsplatsen valdes intervjuer som metodval. Intervjuerna riktades mot de olika aktörer som var delaktiga under projektets gång. Intervjuerna gjordes på plats där dessa spelades in och respondenterna var anonyma.
2.1.2 Litteraturstudier
Det gjordes en litteraturstudie kring ämnet kommunikation för att få ett perspektiv på vad ämnet handlar om. Innan start av arbetet behövdes information om kommunikation och vad det innefattar. Med hjälp av litteraturböcker, hemsidor samt tidigare examensarbeten. Boken “Kommunikation teorin i praktiken” är ett exempel på en av de litteraturböckerna som används, vilket gav en inblick om hur kommunikationsprocessen kan fungera.
2.2 Metoddisskussion
Intervjuer som var ett av metodvalen resulterade i en bredare uppfattning kring hur informationsspridningen var på arbetsplatsen. Det gav en fördjupad förståelse och en uppfattning på deras förfrågan.
De intervjuundersökningar som gjordes gav en djupare inblick på respondenternas syn på kommunikationen och informationsspridningen. Intervjuundersökningar är ett effektivt metodval då det leder till en öppen diskussion som kan bidra till ett trovärdigt och bra resultat. Valet att enbart intervjua ett block på arbetsplatsen ansågs vara en bra avgränsning då fokus och en djupare studie skulle ligga mellan aktörerna och få en tydligare bild på kommunikationen.
4
3 TEORI
I detta kapitel ligger det till grund de vetenskapliga referensramarna för denna studie. Information kring kommunikation och de olika aktörernas roll, samt en beskrivning på de.
Ordet kommunikation härstammar från latin communicaʹtio som betyder ömsesidigt utbyte av
commuʹ att göra gemensamt och gemensamhet. Människan har under historien utvecklat olika
koder och språk för kommunikation med olika former som alfabetisk skrift, tecken och bildskrift. Enligt evolutionistisk syn är kommunikation ett beteendesätt som ger en individ stor nytta till att påverka sin sociala närmiljö (Uppslagsverket, u.å).
En kommunikativ basmodell som togs fram under 1940-talet av Claude Shannon, där han menar att det finns en sändare som kodar ett meddelande och överför den genom kanal till en mottagare som tar emot och avkodar meddelandet. Ett arbetslag, individer och maskiner kan vara avsändaren och mottagare. Inom organisationer finns det två tydliga system för att kommunicera, det formella och informella. I det formella system uppkommer oftast kommunikationsproblem. Det informella systemet är mer invecklat där meddelanden passerar snabbare (Carlsson & Josephson, 2001).
FoU-väst beskriver att “kommunikationen har kallats för varje organisations nervsystem och limmet som håller ihop alla dess delar”. Via kommunikationen ersätter organisationer och dess medlemmar informationen, skapar förståelse, samordnar aktiviteter, lär känna varandra och bibehålla ett system som utgår på tro, symboler och värden (Carlsson & Josephson, 2001). Enligt Jacobsen och Thorsvik (2008, s. 295) är kommunikation “en process där personer eller grupper sänder eller utväxlar information”. Kommunikation kan vara en sändning av känslor, attityder och idéer och inte bara en sändning av information. Information tolkas på olika sätt beroende på hur man uppfattar och tolkar ett budskap under kommunikation (Jacobsen & Thorsvik, 2008).
3.1 Olika aktörers roller
3.1.1 Arbetschef/Arbetsområdeschef
En arbetschef tar ansvar för den totala verksamheten som innefattar ekonomin, kvalitet, personal etc. Vid sidan av ansvaret för den totala verksamheten så ansvarar arbetschefen för kalkyl, inköp, planering och personaladministration. Arbetschefen är ansvarig för flera projekt samtidigt (Aulin, et al., 2017).
3.1.2 Arbetsledare
Arbetsledaren är ansvarig för det som ligger närmast produktionen och yrkesarbetarna. En viktig egenskap som en arbetsledare bör ha med sig är en god kommunikation och kunna samordna på ett effektivt sätt (Aulin, et al., 2017).
3.1.3 Platschef
Platschefen ansvarar för produktionen under ett pågående projekt. Platschefen ansvarar bland annat för teknik, avtal, ledarskap, ekonomi, dokumentation, kvalitets- och miljöledning, planering, inköp av material, möten med beställaren, arbetsledning samt arbetsmiljöfrågor. En
5
platschef utför sitt arbete med en arbetsledare vid sin sida. En platschef ansvarar för att projektet ska uppfyllas enligt planerat (Aulin, et al., 2017).
3.1.4 Biträdande Arbetsledare
Som biträdande arbetsledare har man som ansvar att utföra nödvändiga åtgärder i projekten. Det arbetsledaren skall kunna medverka till att leda projektet eller uppdraget, från ”erhållet projekt” till överlämnande, under angiven chef för enheten (Bäckström, u.å).
6
3.2 Kommunikationskanaler
Figur 2, kommunikationskanaler (Vektor, 2017).
3.2.1 Muntliga Kanaler
Muntliga kanaler innefattar ögonkontakt, kroppsspråk och ansiktsuttryck som är en stor fördel då dialogen sker direkt mellan avsändare och mottagare. Det sker mindre missförstånd och möjligheten till att ställa frågor och framföra åsikter i olika mån är möjligt. De muntliga kanalerna används under konferenser, personliga möten, utbildningar samt telefonsamtal. Denna typ av kanal är en tvåvägskommunikation, detta innefattar en dialog mellan avsändare och mottagare (Continental, 2019).
3.2.2 Skriftliga Kanaler
Skriftliga kanaler har sin fördel då informationen nås ut till mottagaren på olika platser via E-post, ritningar, byggbeskrivningar och anslagstavlor. Skriftliga kanaler är en enkelriktad kommunikation medan muntliga kanaler är en tvåvägskommunikation. Vid skriftliga kanaler är den informationen som givits skriven och det är enkelt att mottagaren vänder sig tillbaka till den text som angivits ifall det skulle behövas (Continental, 2019).
3.3 Kommunikationsprocessen
Kommunikationsprocessen kan vara mellan två olika enheter, såsom två individer eller två organisationer. En fungerande process kräver ett kommunikationsnätverk mellan två enheter (Carlsson & Josephson, 2001) .
Processen innefattar hur information överförs från en sändare som vill för vidare budskapet till mottagare som tar emot och tolkar (Jacobsen & Thorsvik, 2008).
Kommunikationsprocessen innefattar olika meddelanden med olika effekter. Mottagarens reaktion kan gå tillbaka till sändaren i olika form som en återkoppling eller feedback (Palm & Windahl, 1989). Figur 3 nedanför ger en bild av kommunikationsprocessen.
7
Figur 3, en enkel modell över kommunikationsprocessen (Palm & Windahl, 1989).
3.3.1 Sändaren
Sändare är ett begrepp som används ofta, men som ibland kan vara otydliga och svårtolkade. Man kan vanligtvis direkt koppla till vem som är sändare i en kommunikation bland två personer som samtalar. Men i en situation där det omfattar professionella kommunikatörer som arbetar samtidigt kan det vara svårt att veta vem som är sändare då alla inblandade är med i sändar-sidan (Palm & Windahl, 1989).
3.3.2 Meddelandet
I nyare kommunikationsteori är det vanligt att man uppmärksammar att människan är en egen person och har sina sätt att tolka ett meddelande. Med detta sätt att tänka lägger man hänsyn till skillnad i betydelse och förståelse som finns mellan sändare och mottagare (Palm & Windahl, 1989).
3.3.3 Mediet
Medium kan definieras som någonting generellt som är kanal för något mer specifikt (Palm & Windahl, 1989).
3.3.4 Mottagaren
Mottagare kan definieras som den som tar emot informationen som sändaren lämnar (Palm & Windahl, 1989).
3.3.5 Effekten
När man talar om information och kommunikation menar många att det finns en påverkanskraft i det. Masskommunikation har en stark påverkan, då det i vårt samhälle är sättet att tycka och tänka (Palm & Windahl, 1989).
3.3.6 Återkopplingen
Sändaren kan avläsa återkopplingen som meddelandets effekt. Återkopplingen är som bäst mellan två personer som samtalar. Samtal mellan två personer ger positiv effekt då ansiktsuttryck lätt kan läsas av och hållningen från den som talar och därmed se om det går framåt eller går bakåt i effekten. I en masskommunikation kan det vara svårt att se någon återkoppling då mottagaren är anonym för sändaren (Palm & Windahl, 1989).
3.3.7 Feedforward
Feedforward innebär att mottagaren skaffar sig information och kunskap innan mottagaren bemöter sändaren inför en kommunikation. Man måste veta vem man kommunicerar med. Om man redan från början vet information om mottagaren kan man från början anpassa sig till personen (Palm & Windahl, 1989).
8
4 RESULTAT
Resultat av intervjuer som genomfördes med personal från NCC Sverige AB inom ett block i Station korsvägen. De som intervjuades har varierande jobb och roller, projektledare, tidsplanerare, biträdande arbetsledare, olika roller förekommer i arbetet för att få en variation av åsikter.
Tabell 1 visar respondentens yrkesroll med anställningstid.
Respondent ( R ) Yrkesroll Anställningstid Förkortning
Respondent 1 Tidsplanerare Sedan oktober 2019 TP
Respondent 2 Arbetsledare Sedan januari 2018 AL
Respondent 3 Biträdande Arbetsledare Sedan juni 2019 BAL
Respondent 4 Blockchef Sedan mars 2018 BC
Respondent 5 Yrkesarbetare Sedan oktober 2018 YA 1 Respondent 6 Yrkesarbetare Sedan september 2019 YA 2
Tabell 2 visar vilka respondentens yrkesroll med specifika roll under olika möten, möten man förväntas delta i, möten man förväntas håll i.
Respondent
( R ) Yrkesroll Specifika roll under olika möten Möten man förväntas delta i: Möten man förväntas håll i:
Respondent 1 Tidsplanerare Kontrollera tiderna & planering Planeringsmöte, under möte, mycket genom planering och framtida händelser Morgonmöten Veckomöten
Respondent 2 Arbetsledare Ge information om läget, framdrift Ta emot information Informationsmöte Planeringsmöte mm. Morgonmöten Respondent 3 Biträdande - Arbetsledare Få del av information, planerar hur morgondagens ska se ut.
Inbjudna möte Morgonmöte
9 Respondent 4 Blockchef Håller i mötena och
presenterar Ge input Ta emot information -Blockchefsmöten, -Weekly production meeting - Underrättelse Möten. - Inköpsmöten - Avstämning tidplan -Design-Production möten
- Möte med chef. - Synergi Möte. - Trafik Möten -Morgonmöten(dagliga -Produktionsmöten (veckovis) med beställaren -Planeringsmöten -Veckomöten -Interna underrättelse möten
- möten med Platschef, entreprenadingenjör mm -Riksmöten(var 4:e vecka). -Sekvensmöten(efter behov) -Prognoser(varje kvartal). -Tidsplanering(veckovis) -Långsiktigtidsplanering (varannan vecka).
Respondent 5 Yrkesarbetare Prata om risker/lösningar
Arbetsberedning
Respondent 6 Yrkesarbetare Ingen kommentar Riskbedömningar/ Arbetsberedning
4.1 Kommunikationens sätt att fungera
Alla respondenter är eniga om att kommunikationen fungerar bra i projektet men att det finns brister och otydlighet som kan förbättras. YA1 tycker att det är stressigt och att det sker ändringar. BC nämner att “kommunikationsvägar behöver tydliggöras bland annat m.h.a. kommunikation scheman vilket gjorts i projektet då nya personer behöver bli informerade i hur kommunikationen fungerar i projektet. Då projektet är ett internationellt projekt och ett Joint Venture”.
4.2 En effektiv kommunikation
Respondenterna tycker olika vad gäller en effektiv kommunikation. TP tycker att tydlighet spelar roll samt att planeringar och veckomöte är viktiga. AL och BAL tycker att morgonmöten är viktiga för att nå en effektiv kommunikation. AL tillägger “att morgonmöten ger var och en sin syn på dagen på vad som kan hända men man kanske inte alltid kan leva upp till det, för att det händer saker för alla som gör att det förändrar sig och det är väl det allra svåraste är, att förmedla vidare förändringen för det är svårt att se konsekvensen”
BC säger “att uppnå effektiv kommunikation är att vara tydlig. Hellre övertydlig än tvärtom. Det är också viktigt att ställa frågor efter man kommunicerat för att försäkra sig om att motparten
10
förstått. Inte bara fråga ”Har du förstått?” utan istället fråga tex om personen kan förklara/återberätta hur den tänker kring en viss sak”. YA1 och YA2 tycker att arbetsledaren ska vara på plats och visa var jobbet ska utföras.
4.3 Samverkan inom block
TP och AL är eniga om att samarbetet är tydligt och att de känner sig trygga i att ge sina åsikter och ställa frågor i projektet och utanför projektet. AL tillägger även att de försöker klämma in en after-work någon gång under veckan då man för möjlighet att ställa frågor, lära känna varandra, hitta lösningar och diskutera ekonomi. BAL säger att det är svårt för yrkesarbetarna att veta vilken arbetsledare de har eller vem som ansvarar för ett område då förändringar sker utan information om det, vilket leder till att man kommunicerar med fel person. BC tycker att samarbetet fungerar bra och tycker att det är ett bra val att blanda beställare och entreprenörer på samma kontor då det underlättar kommunikationen. YA1 och YA2 är eniga om att det finns brister och oklara samt otydliga instruktioner i projektet men att samarbetet varierar, både bra och mindre bra. YA2 säger även att ett gott samarbete och goda dialoger leder till en bra samverkan i projektet.
4.4 Återkommande problem
När frågan “Har det uppstått några problem som skulle kunna undvikas om kommunikationen
hade varit på ett bättre/smidigare sätt? Om ja, beskriv problemen” ställdes svarade bland annat
TP och AL att det var brist på informationsspridning där TP la till att det finns olika block och olika enheter som leder till att en dålig informationsspridning sker. BAL har samma svar som TP och AL men lägger även till att det påstås säga något men inte blir av vilket leder till en dålig informationsspridning. BC säger att det uppstått problem då personer tagit genvägar i kommunikationen, och att dålig kommunikation eller brist på kommunikation är de största anledningarna. YA1 tycker att det är för mycket stress och mycket ändringar och YA2 säger att det är oklara instruktioner.
4.5 Kommunikationssätt
Respondenterna var eniga om att kommunikationen mestadels sker via möten, telefon, mail och muntligt vilket fungerar bra men i vissa fall brister det. AL la även till att man sällan mailar yrkesarbetarna utan att det sker möten av andra slag. BAL menar att det är bättre att ringa än att maila vid olika tillfällen om man vill ha svar på direkten då det blir smidigare och snabbare, sedan skriva en sammanfattning av det som pratats om så att man har det på papper ifall det skulle ske feluppfattningar.
4.6 Förbättringsförslag från respondenterna
Under olika delar av frågorna som ställdes till respondenterna sades det olika typer av förbättringsförslag som antogs kunna vara ett sätt att få en bättre kommunikation på. Respondenterna var eniga om att det fanns en eller flera problem att försöka lösa under arbetets gång. AL menade att de har morgonmöten varje dag för de grupper som behöver kommuniceras med. Detta ger en inblick på dagens kommande händelser, men att det inte alltid kan levas upp till då saker dyker upp. Vilket leder till att förmedlingen om den informationen inte alltid nås fram vilket i sin tur ger konsekvenser i olika slag. Förslaget här var att man kanske skulle kunna ha en ytterligare observatör som inte har fasta arbetsuppgifter och få vara med och bolla mellan olika arbetsuppgifter för att fånga upp luckor som kan uppstå. AL nämner även att det kan uppstå problem med exempelvis transport av material då det kan ske innan eller efter planerad tid. Detta medför ekonomiska och tidsmässiga problem, då man inte kan kontrollera trafiken eller vad som väljs att prioriteras, samt att det inte alltid är lätt att få tag på exempelvis chauffören
11
via telefon. Ett sätt att kunna förbättra detta problem kan vara att skapa en applikation eller liknande för att mata in förseningar, tidigare ankomster eller andra typer av förändringar. BAL tycker att ska finnas tydligare riktlinjer på hur kommunikationen ska utföras och hur detta följs, samt att ha tydligare rutiner då detta blir ett smidigare sätt att arbeta på, då det inte alltid är enkelt att få alla att följa för många förändringar. BAL menar även att en mall behövs som tydliggör hur arbetet sker på arbetsplatsen. Idag får hen höra från en kollega på arbetsplatsen. BC säger att problem har uppstått då personer valt att ta genvägar i kommunikationen istället för att gå via exempelvis blockchefer, projekteringsledare eller byggledare. YA1 och YA2 var eniga om att det krävdes tydligare riktlinjer, på hur man skall utföra arbetet och tydligare instruktioner.
12
5 DISKUSSION
Inom byggbranschen är det vanligt att kommunikationen brister och informationsspridningen inte når hela vägen till mottagaren. Att ha goda kommunikationskanaler och en bra samverkan kan man få en lyckad informationsspridning och kommunikation i ett projekt.
5.1 Kommunikationens sätt att fungera och en effektiv kommunikation.
Inom byggprojekt är det viktigt att kommunikationen är effektiv så att alla involverade känner sig trygga med sina arbetsuppgifter. Respondenterna har varit eniga om att kommunikationen har fungerat bra i sitt block men däremot har yrkesarbetarna känt sig stressade och tyckte att det sker mycket förändringar. Blockchefen menar också att kommunikationen behöver tydliggöras i projektet. När frågan “Vad tycker du, med dina erfarenheter, är en bra och effektiv kommunikation?” framkom olika åsikter om att morgonmöten är viktiga. Arbetsledaren tyckte att “att morgonmöten ger var och en sin syn på dagen på vad som kan hända men man kanske inte alltid kan leva upp till det, för att det händer saker för alla som gör att det förändrar sig och det är väl det allra svåraste är, att förmedla vidare förändringen för det är svårt att se konsekvensen”.
Enligt Aulin ska en arbetsledare ansvara gällande det som ligger närmast produktionen och yrkesarbetarna, samt att framföra god kommunikation och kunna samordna på ett effektivt sätt (Aulin, et al., 2017). Blockchefen ansåg att det är bättre att få för mycket information än för lite. Yrkesarbetarna tyckte att arbetsledaren bör vara på plats och visa var man skall utföra arbetet för att nå en effektiv kommunikation. Ett förslag på vad som kan läggas till när ett sådant problem inträffar kan vara ett möte eller träff som kläms in under dagen för att informera om förändringar och möjliggör för yrkesarbetarna att föra fram sina tankar och åsikter. Denna typ av möten kan vara tidskrävande men kan förslagsvis hållas i ca 10 minuter varje dag. Denna metod kan löna sig även om det finns dagar med lite information eller har inte något att informera om. Möten är bra tillfällen att umgås och föra fram åsikter bland arbetarna och detta bör prioriteras. Att träffas flera gånger om dagen får yrkesarbetarna att känna sig delaktiga i projektet där intresset och motivationen ökar samt möjliggör att idéer och tankar föreslås för projektet.
5.2 Samverkan inom block
Samverkan är en viktig förutsättning för att arbetsmiljön ska bli så bra som möjligt. Resultat av arbetet visar att majoriteten av respondenten känner sig trygga i att ge sina åsikter och ställa frågor i projektet och utanför projektet. Det visar att företaget är medveten om hur det är viktigt med trygghet och säkerhet på arbetsplatsen, samt att det ger förbättringsåtgärder som leder att en bättre arbetsmiljön. Tydlighet var en viktig punkt som har nämnts, åsikten kring tydlighet är i en varierande skala, majoriteten av de tycker att det är brist på och behövs förbättring. Tydlighet mellan yrkesarbetarna och de resterande i projektet går inte på rätt sätt vilket medför brist på kommunikation. Planera möten med alla medverkande i projektet kan vara nyckeln till en bättre arbetsgång, då det är en varierande arbetsledare varje gång i projektet. Resultatet indikerade åt att tydlighet, goda dialoger, diskussioner och bättre planering är viktiga delar i alla projekt.
Samarbete och trygghet är viktiga punkter som tas upp under intervjuerna, detta försöker göras med att visa hänsyn och respekt mot varandra så att trygghet skapas på arbetsplatsen. Ett sätt
13
som NCC på projektet västlänken E05 i Station Korsvägen gör, är att de försöker klämma in någon afterwork under veckan för att öka möjligheten för att lära känna varandra, skapa en miljö där frågor och åsikter kan tas upp.
5.3 Återkommande problem
Vid fråga om de mest återkommande problemen, ansåg respondenterna att det berodde på dålig informationsspridning och kommunikation. Det visade sig att informationen som kommuniceras ut till yrkesarbetarna presenteras muntlig via olika chefer varje gång. Det finns ingen uttalad struktur för yrkesarbetarna kring vilka som ska sprida informationen, vilket medför en dålig informationsspridning. Dålig informationsspridning är ett av de största problemen som nämndes av respondenterna, därför är hantering av information inom varje företag en viktig punkt och har en stor betydelse för deras utveckling och möjlighet att växa som företag.
5.4 Informationsöverföring och framtida åtgärder
En god kommunikation bland de medverkande i ett projekt är nyckeln till en god samverkan och ett effektivt arbete. Kommunikation kan ske i olika kommunikationskanaler, i muntliga kanaler och skriftliga kanaler samt elektroniska kanaler (Erikson, 2011). Det är viktigt att kommunikationsprocessen fungerar bra i en grupp för att det ska resultera till en bra slutprodukt. Kommunikationsprocessen kan vara mellan två olika enheter som två individer eller organisationer. För att detta ska fungera krävs det ett kommunikationsnätverk mellan dessa enheter (Carlsson & Josephson, 2001). Processen innefattar överföringen från en sändare som vill föra vidare ett budskap till den mottagande parten som tar emot och tolkar budskapet (Jacobsen & Thorsvik, 2008). Kommunikationsprocessen innefattar olika sorters av meddelanden med olika sorters av effekter. Mottagarens reaktion kan återgå till sändaren i olika former som en återkoppling eller feedback (Palm & Windahl, 1989).
De undersökningar som gjorts för denna rapport visar att kommunikationen fungerar bra men att det förekommer brister som medför till en sprickande informationsspridning mellan de medverkande i projektet.
I dagsläget sker informationsspridningen i form av möten, telefon, mail och muntligt då detta är de vanligaste metoderna man använder sig av idag på produktionen. Resultatet av dessa metoder visar sig vara fungerande, men att det inte alltid flyter på och görs som det sagts att göras. Det som brister sig i informationsspridningen är att man inte alltid sprider vidare informationen till punkt utan att den stannar på vägen, vilket medför en oordning. När informationsspridningen inte sker på önskat sätt kan det medföra förseningar i transporter av olika slag och ekonomiska problem kan uppstå. Om en transport har en för tidig eller försenad ankomst kan detta bidra till en oordning i tidsplaneringen och ekonomiska planeringen, där problemet kan ligga i informationsspridningen mellan chauffören och mottagande parten av transporter. Informationsspridningen är en mycket viktig del av kommunikationen på en arbetsplats då ett arbete som utförts måste informeras för att kunna gå vidare till nästa steg i arbetsprocessen.
5.5 Framtida åtgärder
Under studiens gång kom det upp olika sorters av förbättringsförslag som respondenterna och gruppen kom fram till. När en informationsspridning inte nås hela vägen kan det bland annat
14
uppstå konsekvenser i olika slag. Arbetsledaren förslog för denna typ av problem att kunna ha en ytterligare observatör som inte har någon fast arbetsuppgift, utan är en extra person för att täcka den lucka som skapas, minimera problematiken och bolla mellan olika arbetsuppgifter. Har man kommit överens om något och detta inte kan levas upp till kan denna extra person fylla den lucka som skapats om informationen inte nås tillbaka. Detta är en kostnadsfråga då en sådan person som får denna arbetsuppgift kostar pengar och tid. Frågan blir om man som företag känner att detta är nödvändigt eller inte. Det man vinner ur en sådan här åtgärd är en minimering av missförstånd och oväntade luckor som skapar stopp i arbetet. Andra förbättringsförslag som diskuterades om var tydliga riktlinjer på hur man ska utföra arbetet och tydligare instruktioner, lägger man inte tid och prioriteringar på dessa punkter så kan det medföra genvägar i kommunikationen istället för att vända sig till arbetsledare, byggchefer och projekteringsledare.
Med tanke på den bristande informationsspridningen under arbetets gång kom iden om att skapa ett nätverk eller applikation upp. Syftet med att skapa ett nätverk eller applikation är att mata in den information som behövs informera om, som tidigare eller senare ankomster för transporter och andra typer av förändringar. Detta ger självklart både positiva och negativa reaktioner från person till person. Att arbeta med en applikation ger en snabbare informationsspridning bland byggchefer och arbetsledare som snabbt kan informera sina yrkesarbetare om någon förändring sker under dagen eller kommande förändringar. Detta medför en smidigare informationsspridning som sparar tid vilket i sin tur leder till att man kan minimera på möten och lägga den tiden på andra viktiga saker som bör prioriteras och vanligtvis inte finner tid för. Detta ger inte bara positiva effekter av mottagarna utan även negativa. Det kan vara jobbigt att försöka lära sig användningen av en ny applikation om man vanligtvis inte är van vid användningen av en sådan metod sedan tidigare. Detta är något man borde tänka på då allt mer blir digitalt. Detta är även en kostnadsfråga, om NCC vill investera i ett sådant koncept, detta kräver inte bara en investering men också tid. Det krävs en utbildningsdag för byggchefer och arbetsledare och utbildningsdagar för personer som kommer använda sig av denna metod.
15
6 SLUTSATS
I detta kapitel redogörs de slutsatser som studien visat och ett delkapitel där det disskuteras kring framtida forskning kring denna studie.
- Ett förslag till NCC (produktionen) skulle vara att använda sig utav digitala enkäter eller skriftliga enkäter vid avslut av varje projekt, där delaktiga i projektet får möjlighet att ge åsikter, tips och råd till nästkommande projekt. Även om det sällan är samma personalstyrka som flyttas till ett nytt projekt när ett är klart. Nästa arbetsplats kommer ha en ny ledningsorganisation med nya tjänstemän som sällan jobbat ihop tidigare. Detta möjligtvis resulterar till en förbättrad kommunikation och förbättrad arbetsgång. - Att skapa ett nätverk eller en applikation kan ge goda förutsättningar och ge en snabb
inblick på förändringar inom transport och planering, då allt mer blir digitalt. Detta är en stor fördel med tanke på att man hela tiden vill skapa effektivitet. Detta skapar en konkurrenskraft som kan vara till fördel på marknaden. Det skapas bättre relationer som kan utvecklas under en längre period då kontakten sker i tidigt skede, detta kan vara en fördel till nästa projekt.
- Med tanke på att yrkesarbetarna tycker att det sker mycket förändringar och känner sig stressade, så kan man förslagsvis klämma in ett möte/träff vid slutet av en rast, då arbetsledaren alternativt platschefen uppdaterar medarbetarna om förändringar som skett eller kommer att ske för att minimera stress och ovetande.
- Att skapa ett utrymme för yrkesarbetarna för att bli mer involverade i projektet ökar inte bara intresset men också arbetskapaciteten. Detta är viktigt då yrkesarbetarna får en annan aktiv arbetsmiljö samt en ökad möjlighet för att bidra till nya idéer och våga uttrycka sig mer. Genom att få yrkesarbetarna involverade i tidigt skede skapas det en god kommunikation mellan yrkesarbetarna och arbetsledarna, detta leder till att åsikter kring planering och olika arbetsmoment beaktas. Ett alternativ är att få med yrkesarbetarna redan i planeringsskedet för att öka synen på moment som inte uppmärksammats om och även öka intresset för arbetet inom projektet. När man skapar ett sådant utrymme för yrkesarbetarna ökar det motivationen då man kan känna sig mer sedd och delaktig och detta resulterar sig i en bekvämlighet för att uttrycka åsikter kring olika moment.
6.1 Förslag på vidare forskning
Efter genomförande av denna studie har flera intressanta områden upptäckts som skulle vara intressanta att få en fördjupad förståelse av:
- Går det att göra en komparativ studie mellan två företag?
- Hade resultatet varit bättre om det hade varit fler antal intervjuer?
- Leder det till djupare förståelse på kommunikationen och informationsspridningen om man får gå bredvid under en arbetsdag hos företaget/företagen?
- Kan det göras en liknande studie om några år, då det skett en ökning av användningen på digitalisering?
16
Vidare på denna studie kan man fördjupa sig på kommunikationen och informationsspridningen bland olika block i ett större projekt, liknande Västlänken. Ett förslag är användning av enkäter tillsammans med intervjuer för att få en bredare inblick och förståelse. Med tanke på rådande omständigheter med COVID-19 så begränsades antal intervjuer som var planerade att genomföras för denna studie.
17
7 REFERENSLISTA
Aulin, R. o.a., 2017. Byggledning Produktion. Lund: Studentlitteratur AB. Bäckström, u.å. Vi expanderar och behöver ditt kunnade.
http://backstroms.se/page.php?p=118&m=29 [26 03 2020]
Carlsson, B. & Josephson, P., 2001. Komminikation i byggprojekt, Göteborg: Sveriges Byggindustrier.
Continental, 2019. Continental fleet management and telematics facilitate better efficiency at
construction sites.
https://www.continental.com/en/press/press-releases/commercial-vehicle-aftermarket/2019-04-03-management-construction-169082
[28 03 2020]
Dimbleby, R. & Burton, G., 1999. kommunikation är mer än ett ord. Lund: Sandin, Gunnar. Eldh, C., 2014. Suntarbetsliv.
https://www.suntarbetsliv.se/forskning/kommunikation/en-frisk-arbetsplats-ar-en-dar-man-kommunicerar
[25 03 2020]
Erikson, P., 2011. Planerad kommunikation: strategiskt ledningsstöd i företag och
organisationer. Malmö: Liber.
Jacobsen, I. & Thorsvik, J. .., 2008. Hur moderna organisationer fungerar. Upplaga 3 red. u.o.:Studentlitteratur.
Larsson, L., 2014. Tillämpad kommunikationsvetenskap. Fjärde red. Lund: Studentlitteratur AB.
LiveBusiness, 2018. Det är idel ädel byggaradel som bygger Västlänken.
http://www.mynewsdesk.com/se/livebusiness/news/det-aer-idel-aedel-byggaradel-som-bygger-vaestlaenken-311497
[29 05 2020]
NCC, 2017. NCC i konsortie med Wayss & Freytag tilldelas deletapp i Västlänken för 3,8
Mdr SEK. https://www.ncc.se/media/pressrelease/2df74575f99b23ad/ [05 05 2020] NCC, 2019. Om NCC. https://www.ncc.se/om-ncc/ [22 03 2020]
Palm, L. & Windahl, S., 1989. Kommunikation- Teorin i Praktiken. Kristianstad: Kristianstads Boktrycheri AB.
18
Richard Dimbleby, G. B., 1999. kommunikation är mer än ett ord. Lund: Sandin, Gunnar. Uppslagsverket, u.å. Kommunikation.
https://www.ne.se/uppslagsverk/encyklopedi/l%C3%A5ng/kommunikation [28 04 2020] Vektor, 2017. iStock. https://www.istockphoto.com/se/vektor/kommunikationskanaler-eller-digital-marknadsf%C3%B6ring-infographics-illustration-gm830353300-135044821 [25 03 2020]
19
BILAGA
BILAGA 1 INTERVJUFRÅGOR/ARBETSLEDARE
Vad är din nuvarande tjänst? Hur länge har du arbetat inom din nuvarande tjänst? Hur länge har du medverkat i detta projekt?
Hur känner du att kommunikationen fungerar i det här projektet, utgå ifrån dina egna erfarenheter? Kan du ge oss exempel på när det inte fungerar? Vilka konsekvenser kan uppstå och vad kan det bero på?
Vad tycker du, med dina erfarenheter, är en bra och effektiv kommunikation? Hur fungerar samarbetet inom projektet mellan er chefer och arbetsledare? Är det
tydligt/Otydligt?
Hur fungerar kommunikationen mellan dig som arbetsledare och din chef? Finns det skillnader mellan de chefer som du kommunicerar med?
Har det uppstått några problem som skulle kunna undvikas om kommunikationen hade varit på ett bättre/smidigare sätt? Om ja, beskriv problemen.
Vad tycker du behövs för att få en bra samverkan, samt bra kommunikation?
Vad tror du är anledningarna till att det uppkommer missförstånd under projektets gång?
Känner du dig bekväm att ge dina åsikter, ställa frågor eller be om råd av andra inom, samt utanför projektet?
Hur kommunicerar ni under projektets gång? Via telefon, mail, möten? Hur fungerar detta?
Vilka möten bör eller förväntas du vara med?
Vilka möten förväntas du vara med på? Vad är din specifika roll under olika
möten?
Upplever du att alla möten är nödvändiga att delta i?
20
BILAGA 2 INTERVJUFRÅGOR CHEF
Vad är din nuvarande tjänst? Hur länge har du arbetat inom din nuvarande tjänst? Hur länge har du medverkat i detta projekt?
Hur känner du att utgå ifrån dina egna erfarenheter? Kan du ge oss exempel på när det inte fungerar? Vilka konsekvenser kan uppstå, och vad kan det bero på?
Vad tycker du, med dina erfarenheter, är en bra och effektiv kommunikation? Hur fungerar samarbetet inom projektet mellan er chefer? Är det tydligt/Otydligt? Hur fungerar kommunikationen mellan er chefer? Finns det skillnader mellan vilka som
kommunicerar?
Har det uppstått några problem som skulle kunna undvikas om kommunikationen hade varit på ett bättre/smidigare sätt? Om ja, beskriv problemen.
Hur går ni tillväga för att skapa en god relation mellan Chefer, arbetsledare samt yrkesarbetarna för att bevara en god relation genom hela arbetet och efter arbetet? Vad tycker du behövs för att få en bra samverkan, samt bra kommunikation?
Vad tror du är anledningarna till att det uppkommer missförstånd under projektets gång?
Känner du dig bekväm att ge dina åsikter, ställa frågor eller be om råd av andra inom, samt utanför projektet?
Hur kommunicerar ni under projektets gång? Via telefon, mail , möten? Hur fungerar detta?
Vilka möten bör eller förväntas du vara med?
Vilka möten förväntas du vara med på? Vad är din specifika roll under olika
möten?
Upplever du att alla möten är nödvändiga att delta i?
21
BILAGA 3 INTERVJUFRÅGOR YRKESARBETARE
Vad är din nuvarande tjänst? Hur länge har du arbetat inom din nuvarande tjänst? Hur länge har du medverkat i detta projekt?
Hur känner du att kommunikationen fungerar i det här projektet, utgå ifrån dina egna erfarenheter? Kan du ge oss exempel på när det inte fungerar? Vilka konsekvenser kan det uppstå och vad kan det bero på?
Vad tycker du enligt dig och dina erfarenheter är en bra och effektiv kommunikation? Hur fungerar samarbetet inom projektet mellan yrkesarbetare, arbetsledare och chefer?
Är det tydligt/Otydligt?
Hur fungerar kommunikationen mellan dig och din chef? Finns det skillnader mellan vilka som kommunicerar?
Har det uppstått några problem som skulle kunna undvikas om kommunikationen hade varit på ett bättre/smidigare sätt?
Hur går ni tillväga för att skapa en god relation mellan chefer, arbetsledare och yrkesarbetare för att bevara en god relation genom hela arbetet och efter arbetet? Vad tycker du behövs för att få en bra samverkan samt bra kommunikation? Vad tror du är anledning att det uppkommer missförstånd under projektets gång? Känner du dig bekväm att ge dina åsikter, ställa frågor eller be om råd av andra inom,
samt utanför projektet?
Hur kommunicerar ni under projektets gång? Via telefon, mejl, möten? Hur fungerar detta?
Vilka möten bör eller förväntas du vara med?
Vilka möten förväntas du vara med på?
Vad är din specifika roll under de olika möten som uppstår? Upplever du att alla möten är nödvändiga att delta i?
22
