VIRTUELLT LEDARSKAP
&
DET SOCIALA ARBETSMILJÖANSVARET
- En kvalitativ studie om hur ledarens interna kommunikation påverkar den socialaarbetsmiljön vid hembaserat arbete.
JONNA SJÖBERG & SOFIA OLANDER
Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik Kurs: Kandidatuppsats i Företagsekonomi
Ämne: Management
Kurskod: FOA250 Handledare: Kerstin Nilsson
Abstract
Date: 2021-06-02
Level: Bachelor thesis in Business Administration, 15 cr
Institution: School of Business, Society and Engineering, Mälardalen University Authors: Sofia Olander (97/04/06), Jonna Sjöberg (98/08/11)
Title: Virtual Leadership & Social Work Environment Responsibility – A qualitative study of how the leader's internal communication affects the social environment for employees working from home. Tutor: Kerstin Nilsson
Keywords: Virtual, Leadership, E-leadership, Communication, Work Environment, Homework, Teleworking
Research questions: How do leaders' internal communication affect employees' social work environment in a home-based way of working?
Purpose: The purpose of this study is to investigate how leaders' internal communication affects
employees within organizations that have shifted from a traditional to a non-traditional home-based work environment. This study aims to provide insight into how leaders use internal communication, how they maintain social work and, environmental responsibility towards employees in a growing virtual work environment.
Method: The study was conducted with a qualitative approach, where primary data was collected via semi-structured interviews and secondary data via scientifically reviewed articles within the subject area of this study. The empirical material was processed through thematic coding, which was the basis for the thematic analysis method which led to the conclusion of this thesis.
Conclusion: It requires more individual and open communication internally to achieve a safe social climate. A safe social climate reduces misunderstandings and increases a feeling of meaning and fellowship even for the employees working from home. To only take actions for the "sake of doing" has not been experienced successful since there must be a greater meaning in what is done to achieve the desired result. Old traditional socialization methods are difficult to completely imitate and replacing the traditional office work environment is difficult or even impossible. Therefore, new socialization methods must be identified within the new home-based work environment.
Sammanfattning Datum: 2021-06-02
Nivå: Kandidatuppsats i företagsekonomi, 15 hp
Institution: Akademin för Ekonomi, Samhälle och Teknik, Mälardalens högskola Författare: Sofia Olander (97/04/06), Jonna Sjöberg (98/08/11)
Titel: Virtuellt Ledarskap & Det Sociala Arbetsmiljöansvaret - En kvalitativ studie om hur ledarens interna kommunikation påverkar den sociala arbetsmiljön vid hembaserat arbete.
Handledare: Kerstin Nilsson
Nyckelord: Virtual, Leadership, E-leadership, Communication, Work Environment, Homework, Teleworking
Forskningsfrågor: Hur påverkar ledares interna kommunikation medarbetarnas sociala arbetsmiljö vid ett hembaserat arbetssätt?
Syfte: Syftet med studien är att undersöka hur ledares interna kommunikation påverkar medarbetarna inom organisationer som skiftat från ett traditionellt arbetssätt till ett hembaserat arbetssätt. Studien har således i avsikt att bidra med insikter om hur den interna kommunikationen kan användas av ledare i en allt mer växande virtuell arbetsmiljö, på ett sätt som är förenligt med att behålla det sociala
arbetsmiljöansvaret gentemot medarbetare.
Metod: Studien genomfördes med ett kvalitativt tillvägagångssätt, där primärdata samlades in via semistrukturerade intervjuer och sekundärdata via vetenskapligt granskade artiklar inom studiens
ämnesområde. Det empiriska materialet bearbetades med hjälp av en tematisk kodning, som låg till grund för den tematiska analysmetoden som ledde till uppsatsens slutsats.
Slutsats: Det krävs mer personlig och öppen kommunikation internt, för att uppnå ett tryggt socialt klimat, som minskar missförstånd och ökar känslan av meningsfullhet och gemenskap även vid
hemarbete. Att vidta åtgärder bara för “görandets skull” har inte upplevts framgångsrikt, utan det måste finnas en större mening i det som görs, för att det ska uppnå ett önskvärt resultat. Gamla traditionella socialiseringsmetoderna är svåra att helt och hållet efterlikna. Att ersätta den arbetsmiljö som varit på kontoret blir därmed svårt eller rent av omöjligt och nya sätt måste därav identifieras i den nya hembaserade arbetsmiljön.
Innehållsförteckning
1. INLEDNING ...1 1.1BAKGRUND... 1 1.2PROBLEMATISERING ... 2 1.3SYFTE ... 4 1.4FRÅGESTÄLLNING ... 4 1.5AVGRÄNSNINGAR ... 4 2. TEORETISK REFERENSRAM ...5 2.1HEMBASERAT DISTANSARBETE ... 5 2.2VIRTUELLT LEDARSKAP ... 6 2.3VIRTUELL KOMMUNIKATION ... 7 2.3.1 Intern kommunikation ... 9 2.3.2 Informell kommunikation ... 10 2.4SOCIALT ARBETSMILJÖANSVAR ... 11 2.5ANALYSMODELL ... 12 3. METOD ... 15 3.1LITTERATURGENOMGÅNG ... 15 3.2VAL AV METOD ... 15 3.3DATAINSAMLINGSMETODER ... 163.3.1 Val av vetenskapliga artiklar ... 16
3.3.2 Urvalsmetod och val av respondenter ... 17
3.3.3 Intervjumetodik ... 19 3.4ANALYSMETOD ... 20 3.5TILLFÖRLITLIGHET ... 21 4. EMPIRI ... 23 4.1HEMBASERAT DISTANSARBETE ... 23 4.2VIRTUELLT LEDARSKAP ... 24 4.3VIRTUELL KOMMUNIKATION ... 26 4.3.1 Intern kommunikation ... 27 4.3.2 Informell kommunikation ... 28 4.4SOCIALT ARBETSMILJÖANSVAR ... 30 5. ANALYS ... 32 5.1HEMBASERAT DISTANSARBETE ... 32 5.2VIRTUELLT LEDARSKAP ... 33 5.3VIRTUELL KOMMUNIKATION ... 34 5.3.1 Intern kommunikation ... 35 5.3.2 Informell kommunikation ... 36 5.4SOCIALT ARBETSMILJÖANSVAR ... 37 6. SLUTSATS ... 40
6.1FÖRSLAG TILL VIDARE STUDIER... 41
BILAGA 1. INTERVJUGUIDE ... 47 BILAGA 2. OPERATIONALISERINGSTABELL ... 49
1. Inledning
I inledningen kommer en bakgrund till ämnet och studiens forskningsområde att presenteras. Baserat på detta presenteras sedan en problemformulering som leder till uppsatsens syfte och frågeställning. Avgränsningar har gjorts för att studien ska hållas relevant till ämnet.
1.1 Bakgrund
Den 11 Mars 2020 deklarerade World Health Organisation att Covid-19 är en pandemi som snabbt sprider sig över världens alla delar (Folkhälsomyndigheten, 2020). Den snabbt växande smittspridning mellan människor har gjort att hela samhället ställts inför olika utmaningar och förändringar (Regeringen, 2020). För att minska smittspridning i landet har
Folkhälsomyndigheten i Sverige presenterat vissa restriktioner om att arbeta hemifrån i den mån det går, samt begränsa kontakter med människor utanför hushållet (Weman Josefsson, 2021). De nya restriktionerna har gjort att organisationer plötsligt måste navigera i samhället och företagen måste hitta nya lösningar på grund av utmanande förändringar som de ställts inför (Carnevale & Hatak, 2020). I och med detta har Arbetsmiljöverket (2021) uppmanat arbetsgivare att se över verksamhetens utformning och organisering, vilket gjort att arbetsgivare blivit tvungna att vidta åtgärder i form av digitala alternativ och hemarbete för att förhålla sig till detta. Det har bidragit till att både medarbetare och ledare förflyttats till hembaserade arbetsmiljöer (Carnevale & Hatak, 2020). Det är inte första gången WHO (2020) ställs inför utmaningar som leder till samhälls- och organisationsförändringar och det kommer heller inte att vara den sista.
Trots att företagsledare ska vara väl medvetna om eventuella störningar och förändringar som kan ha betydelse för företagets allmänna tillvägagångssätt, kunde majoriteten aldrig ens närmat sig det scenario som blev utfallet och lett till den situation vi befinner oss i idag (Bekirogullari & Thambusamy, 2020)De reformerande arbetsförhållandena som pandemin medfört, i och med begränsningar av mänsklig kontakt, handlar om att snabbt anpassa anställda till nya arbetsmiljöer och ett nytt arbetssätt (Carnevale & Hatak, 2020).Att arbeta på distans är inget nytt som har dykt upp, men i och med denna drastiska samhällsförändring har företag varit tvungna att påskynda något som låg för framtiden på ett omedelbart sätt (Abid, 2020). Uppemot var fjärde svensk arbetade hemifrån under våren 2020 (Arbetsmiljöverket, 2021), vilket har medfört att
hemmakontoret blivit en allt viktigare del av arbetsmiljön. Abid (2020) skriver att utmaningen för företag är att trivas i denna komplexa arbetsmiljö och för att arbetstagare ska kunna anpassa sig till denna situation, krävs ett virtuellt ledarskap som främjar företagens anpassningsförmåga. Virtuella arbetsmetoder har funnits länge och begreppet “virtuell” används för att beskriva något som ger intryck att komma från en fysisk yttervärld, men som i själva verket kommer från ljud, bilder och andra sinnesintryck som framställs med hjälp av datateknik (IT-ord, 2021).
Inledning Metod Teoretisk
I utvecklingen av en välfungerande virtuell arbetsmiljö, har ledare visats spela en huvudroll (Cortellazzo et al., 2019). Utformningen av arbetsmiljön kan nämligen påverka arbetstagares prestationer, tack vare att en bra arbetsplats skapar motivation hos arbetstagarna som leder till att de kan prestera, medan en sämre arbetsplats inte gör det (Nguyen et al., 2014). Varje
arbetsgivare är skyldiga att följa arbetsmiljölagstiftningen som innebär att förebygga ohälsa och olycksfall på arbetet. Det vill säga, arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön även när arbetet sker hemifrån (Arbetsmiljöverket, 2021). Begreppet arbetsmiljö omfattar många saker, det fysiska utrymmet, möjligheten för utveckling och lärdom, samt det sociala umgänget (Nguyen et al., 2014). Vilka är fenomen som kan vara svårkontrollerade av ledare vid ett hembaserat
arbetssätt. Enligt lag har arbetsgivaren ansvar för den sociala- och den organisatoriska
arbetsmiljön och arbetsgivaren ska eftersträva att arbetet ger möjlighet till samarbete, variation och social kontakt (Arbetsmiljöverket, 2021). Utifrån den organisatoriska arbetsmiljön
inkluderas villkor och förutsättningar som delaktighet, kommunikation, fördelning av arbetsuppgifter, ansvar, resurser med mera (Arbetsmiljöverket, 2021).
Förflyttningen till en hembaserad arbetsmiljö har medfört betydande förändringar inom företagen och för att upprätthålla ansvar gentemot arbetstagare, bör organisationer och ledare ha en plan för hur kommunikation ska ske vid större förändringar (Frandsen & Johansen, 2020). För att uppnå en framgångsrik företagsutveckling, är ledarskapet som nämnt en nyckelkomponent (Darling & Hellner, 2009) och arbetskraft som är hembaserad behöver ledas av nya och mer komplexa metoder inom relationsbyggande och kommunikation (Abid, 2020). Den interna kommunikationen är en viktig grund i detta och kan beskrivas som den interaktion som sker mellan organisationen och arbetskraften (Frendsen & Johansen, 2011). Samtidigt sker inte all interaktion från ledningen till arbetskraften, utan en stor del av den interna kommunikationen sker mellan kolleger, vilket kan vara en motivering till varför den sociala interaktionen på individuell nivå kan leda till ökad prestation på organisationsnivå (Kopp et al, 2020). Ledare har därmed en utmaning i att lyckas upprätthålla den interna kommunikationen mellan kollegor. Stödjande kommunikation kan nämligen få ökad betydelse när anställda upplever störningar som följer med förnyelse och organisationsförändring (Smith, 2006). Vidare menar Smith (2006) dessutom att svag kommunikation många gånger är orsaken till misslyckande vid förändringar inom organisationen. På så sätt blir ledarens sätt att kommunicera central vid dessa förändrade arbetsförhållanden, från ett traditionellt kontorsbaserat arbetssätt till ett mer hembaserat virtuellt arbetssätt.
1.2 Problematisering
Den stundande pandemin har orsakat en plötslig förflyttning från arbetsplatsen till hemmet utan någon större form av förvarning. Detta är något som i högsta grad både har och kommer att påverka arbetsgivare och dess anställda, vilket enligt Bolisani et al. (2020) fortfarande behöver undersökas. Wang et al. (2021) är några återkommande författare inom managementområdet och understryker i en av deras senaste artiklar att Covid-19 betraktas vara en situation som ger stor
möjlighet att fylla teoretiska gap. Framtida studier bör därför undersöka hur ledare och medarbetare upplever de plötsliga distansarbetet, gentemot att arbeta på plats (Wang et al., 2021). Carnevale och Hatak (2020) stärker även dem påståendet genom argumentationer kring att en hel del forskningslitteratur tidigare studerat organisationer som självmant utnyttjat ett virtuellt arbetssätt, medan få studier har fokuserat på hur det virtuella arbetssättet fungerat när oerfarna organisationer drastiskt tvingats agera i en hembaserad arbetsmiljö. Det har nämligen visat sig att leda grupper i en virtuell arbetsmiljö, är mer utmanande för chefer och ledare än det traditionella ledarsättet (Liao, 2017).
Därmed finns, enligt Cortellazzo et al. (2019) ett intresse för fortsatta studier med fokus på hur ledare bör utveckla kunskap för att prestera i den digitala eran. Vidare föreslår Newman et al. (2020) att ledarens kommunikation och dess påverkan på anställda i en virtuell arbetsmiljö fortfarande behöver undersökas. Kommunikationen är enligt Purvanova (2014) ett av de mest påtagliga problemen som identifierats i en virtuell arbetsmiljö. Samtidigt är kommunikationen också något centralt som måste fungera, med bakgrund av att kommunikationsfrekvensen mellan ledare och medarbetare har visat sig vara av signifikant betydelse för framgång vid det virtuella arbetssättet (Schmidt, 2014). Påståendet stärks dessutom i en studie av Liu et al. (2018), där 71,1 procent av respondenterna var överens i uttalandet att: “virtuell kommunikation är nu lika viktig som den traditionella”. Trots det har forskningen av det digitala ledarskapet gjort relativt små framsteg (Liu et al, 2018). Face-to-face kommunikation har visat sig vara ett avgörande verktyg som kan underlätta utbytet av information, feedback och utvärderingar i rätt tid och inte vid ett försenat tillfälle (Johlke & Duhan, 2001), vilket det virtuella arbetssättet till stor del kan försvåra. Trots att det på senare tid studerats en del om det virtuella arbetssättet, menar Hughes (2020) att de fortfarande finns lite kunskap om hur den virtuella kommunikationen påverkar relationer mellan ledare och medarbetare. Stark kommunikationen anses vara den viktigaste nyckeln till företagsledares framgång och därmed finns ett fortsatt intresse i att undersöka hur den virtuella arbetsmiljön påverkar relationer och interaktioner mellan just ledaren och medarbetarna
(Hughes, 2020; Sabau, 2016).
De förändrande arbetsförhållandena som hemarbetet medför ökar dessutom risken för ensamhet och kan påverka arbetstagare till att uppleva ett förlorat syfte med arbetet, vilket ger negativa effekter på välbefinnandet (Carnevale & Hatak, 2020). Wang et al. (2021) menar att pandemins begränsningar av sociala möten bidragit till denna känsla av ensamhet, på grund av en förlorad social möjlighet när det kommer till att träffa vänner och kollegor. Att arbeta hemifrån kan därmed leda till yrkesmässig eller social isolering, eftersom anställda fysiskt sett är borta från sina arbetskamrater saknas den sociala aspekten av arbetet (Carnevale & Hatak, 2020). Bloom et al. (2020) menar att en av det hittills mest kritiska utfallet av distansarbetet under år 2020 är individers yrkesmässiga och personliga isolering, med tanke på att face-to-face kontakten visats vara nödvändig för motivation. Känslan av isolering påverkar arbetet negativt eftersom anställda inte har sina kollegor eller handledares stöd i problemlösning, som om de var på plats fysiskt på jobbet (Abid, 2020). En långvarig isolering kan därmed både leda till ett försämrat arbete och
utgöra en mental påfrestning (Gorlick, 2020). Detta förstärks av statistik från Svenskt Näringsliv (2020) som visar att den psykiska ohälsan ökat under sommaren och hösten 2020. I och med detta vilar det ett stort ansvar hos ledaren att etablera de arbetsmiljöansvar som krävs för att upprätthålla den sociala arbetsmiljön (Arbetsmiljöverket, 2021). Detta har vid det ökade hemarbetet tämligen försvårats i och med att hemmamiljön är mer svårkontrollerad och att de sociala kontakterna minskat på många arbetsplatser. Att det hembaserade arbetssättet haft svårt att leva upp till arbetsmiljöansvaret, förstärker antagandet om att det är en extra utmaning för ledare att anpassa det virtuella ledarskapet till den nya situationen som pandemin medfört (Carnevale & Hatak, 2020).
Med bakgrund av det flertalet forskningsgap som tas upp, finns det utifrån problematiseringen ett intresse av vidare studier kring en kombination av ledares interna kommunikation och hur
förflyttningen från arbetsplatsen till hemmet försvårat ledares arbete i att uppnå det sociala arbetsmiljöansvaret. Detta krävs för att anställda ska uppleva ett ökat välmående och prestera i den hembaserade arbetsmiljön. Därför kommer denna undersökning handla om hur ledare använder den interna kommunikationen för att hantera medarbetarnas hembaserade arbetsmiljö.
1.3 Syfte
Syftet med studien är att undersöka hur ledares interna kommunikation påverkar medarbetarnas sociala arbetsmiljö, inom organisationer som skiftat från ett traditionellt arbetssätt till ett
hembaserat arbetssätt. Studien har således i avsikt att bidra med insikter om hur den interna kommunikationen kan användas av ledare i en allt mer växande virtuell arbetsmiljö, på ett sätt som är förenligt med att behålla det sociala arbetsmiljöansvaret gentemot medarbetare.
1.4 Frågeställning
Hur påverkar ledares interna kommunikation medarbetarnas sociala arbetsmiljö vid ett hembaserat arbetssätt?
1.5 Avgränsningar
För att kunna genomföra studien utifrån sitt syfte både praktiskt och teoretiskt har avgränsningar utformats och dessa behöver tas i beaktning när slutsatser dras. En av avgränsningarna som tillämpats, är att begränsa studien till att undersöka företag som vanligtvis etablerar ett traditionellt kontorsbaserat arbetssätt, men som i och med pandemin tvingats etablera ett hembaserat virtuellt arbetssätt. Här har fokus lagts på ledare som arbetar nära deras anställda, samt medarbetare i en icke ledarroll, för att få båda parters bidragande till ämnet. En annan avgränsning som gjorts är att fokus kommer endast kommer ligga på det virtuella ledarskapets- och den virtuella kommunikationens påverkan på medarbetarnas sociala arbetsmiljö. Det vill säga faktorer som kan påverka uppfattningen av den fysiska arbetsmiljön kommer inte tas i beaktning.
2. Teoretisk referensram
Följande kapitel redogör för teorier som är centrala för studien. Teorierna är uppdelad i sex olika teman. Till en början beskrivs hembaserat distansarbete och virtuellt ledarskap, därefter beskrivs virtuell kommunikation, intern kommunikation, informell kommunikation och avslutas sedan med socialt arbetsmiljöansvar i en virtuell miljö.
2.1 Hembaserat distansarbete
Hemarbete och distansarbete har enligt Fackförbundet ST (2020) separata definitioner, där distansarbete är baserat på att en överenskommelse mellan arbetsgivaren och arbetstagaren finns, medan hemarbete syftar på en mer ofrivillig arbetsform som etablerats till följd av andra
särskilda omständigheter. Allen et al. (2015) menar dock att termen distansarbete kan används för att sammanfatta en bredare form av distansarbete, där arbetet kan ske från en mängd alternativa platser från huvudkontoret, inklusive hembaserat arbete på heltid. Att ge individer möjlighet till att arbeta hemma, har traditionellt betraktats som en insats för att öka människans balans mellan privatliv och arbetslivet (Nakrošienė et al, 2019). Författarna menar att
distansarbetet ger mer frihet och möjlighet till att ta hand om familjemedlemmar, däremot påverkar för många arbetade timmar, att arbeta på helger eller täta avbrott från hemmet, en individs balans mellan privatliv och arbetsliv negativt. Walters et al. (2000) menar att fördelarna för de anställda är många och utöver möjligheten att ta hand om familjemedlemmar inkluderar de också: bekvämligheten med att bo och arbeta i samma utrymme, bära de kläder som passar, spela valfri musik, äta på önskad tid, ha Tv:n på i bakgrunden och rent generellt arbeta i en miljö som är bekant och kontrollerad av en själv. Nakrošienė et al. (2019) lägger där till ytterligare faktorer för distansarbete som kan påverka den mänskliga tillfredsställelsen, vilket de identifierat vara behovet av kommunikation med medarbetare, tidsplaneringsförmågan, möjligheten att arbeta även vid sjukdom, handledares stöd, möjlighet att arbeta under den mest produktiva tiden. Walters et al. (2000) menar dock att det även kan innebära nackdelar och utmaningar för både arbetsgivare och anställda. Traditionella ledningstekniker för övervakning och kontroll, en minskad laganda och överföring av företagets värderingar är några av utmaningarna som arbetsgivaren kan stöta på. Författarna menar vidare att nackdelarna för de anställda inkluderar bland annat en upplevd isolering och svårigheten att stänga av från arbetet eftersom man aldrig riktigt lämnar arbetsplatsen. Att arbeta hemma behöver därmed inte vara kompatibelt med högre jobbkvalité, beroende på i vilken utsträckning det är tillåtet (ibid). Bird (2019) menar däremot att hemmet ofta betraktas som en mindre stressande arbetsmiljö än kontoret, där dagarna tillexempel blir mer avslappnande i och med att de är pendelfria, störningen är minimal, timmarna mer flexibla och omgivningen lugnare. Författarna menar dock att det inte är överförbart för alla individer vid hemarbete, för om hemarbetet inte utförs på rätt sätt av anställda och arbetsgivare
Inledning Teoretisk
kan hemarbetet bli betungande för individen och gränsen mellan arbete och privatliv blir oklar eller rentutav obefintlig. Den som arbetar hemma bör, för att motverka detta, uppmuntras att kommunicera och samarbeta regelbundet via olika verktyg som intranät,
snabbmeddelandeplattformar, e-post, telefonsamtal och videokonferensverktyg (ibid).
2.2 Virtuellt ledarskap
Virtuellt ledarskap definieras som ”en social påverkansprocess inbäddad i både proximala och distala sammanhang som förmedlas av AIT [Advanced Information Technology], vilket kan resultera i förändrade attityder, känslor, tänkande, beteenden och prestanda”(Avolio et al., 2014). Andra benämningar av det virtuella ledarskapet är digitalt ledarskap och e-ledarskap, som gemensamt innebär ett distanserat ledarskap av organisationer, grupper och individer (Renu, 2014). Den främsta faktorn som är avgörande och drivande för organisatorisk framgång, är ledarskapet (Darling & Hellner, 2009) I utvecklingen av en välfungerande virtuell arbetsmiljö, har därmed har ledare visats spela en huvudroll (Cortellazzo et al., 2019). Det generella
ledarskap kan ur ett brett perspektiv beskrivas som en process där en person med avsikt utövar ett inflytande på andra personer eller grupper, för att gruppen ska uppnå ett specifikt resultat (Reichenpfader et al., 2015). I och med att samhället och organisationer förändrats, har ledarskapsstrukturen också tvingats utvecklats (Lee & Edmondson, 2017). Införlivandet av virtuellt ledarskap är ett exempel på en sådan typ av förändrad ledarskapsstruktur, som används av organisationer för att anpassa verksamheten till moderna inflytanden av globaliseringen och nya tekniska arbetssätt (Scott et al., 2018). Avioli et al. (2014) menar att det virtuella ledarskapet kan etableras inom organisationers alla hierarkiska nivåer och kan innefatta både interaktioner mellan person-till-person eller person-till-grupp. Det virtuella ledarskapet handlar enligt Cowan (2014) om att kunna hantera ett brett utbud av kommunikationsstrategier för att leda människor som befinner sig på utspridda platser, vilket leder till att ledaren måste utveckla tydliga förmågor som kan förbättra organisationen i en virtuell arbetsmiljö. Kunskaper som det generella
ledarskapet kräver, i form av sociala färdigheter och face-to-face kommunikation, blir inte tillräckliga i en virtuell arbetsmiljö, utan dessa egenskaper måste kompletteras med förmågan att hantera virtuella kommunikationsplattformar (Abid, 2020).
Den virtuella sociala miljön är viktig att känna till för att den virtuella ledaren ska klara av att skapa en positiv arbetsatmosfär, som genererar att medarbetarna känner sig anslutna till gruppen och kan bidra med ökad kommunikation och samarbete även digitalt (Abid, 2020). Även Cowan (2014) bekräftar den sociala aspekten och menar att den virtuella ledaren bör utveckla en god kommunikationsförmåga genom att välja lämpliga kommunikationsverktyg, ge positiv feedback och bekräfta medarbetarnas prestationer. För att virtuellt kunna skapa en känsla av livlighet och högpresterande gemenskap inom organisationen, behöver ledare utveckla en social media-teknik som är förenlig med detta. Exempel på verktyg för att personliggöra arbetsmiljön vid ett virtuellt arbetssätt, är personlig uppmärksamhet vid födelsedagar eller uppnådda prestationer (Kerfoot, 2010).
Det virtuella ledaskapet måste dessutom kunna ta hänsyn till medarbetares sociala emotionella behov och främja en frisk arbetsgrupp genom sociala interaktioner (Cowan, 2014). Detta bekräftar både Maduka et al. (2018) och Roy (2012), som menar att ledarskapskompetenser i form av förmågan att skapa gruppsammanhållning, ge regelbunden feedback och är kompetent inom relationsutveckling som bygger på tillit och förtroende, framhävs som viktiga komponenter i ledningen av ett virtuellt arbetssätt. Detta betyder att virtuella ledare proaktivt behöver lägga stor vikt i att stödja relationsbyggandet vid ett hembaserat arbetssätt, med bakgrund av ett allmänt minskat socialt flöde vid den virtuella kommunikationen (Liao, 2017). Förmågan att hantera olika beteendekomplexiteter är därmed av stor betydelse vid ett virtuellt ledarskap (Gurr, 2004). Även Avioli et al. (2014) menar att ledare bör agera i en mer proaktiv roll för att
frambringa de sociala strukturer som främjar implementeringen av teknik som är mycket avancerad. Med bakgrund av detta förväntas virtuella ledare, gentemot traditionella ledare, investera mer ansträngning och tid för att stödja både de socialt emotionella- och arbetsinriktade processerna inom grupper (Liao, 2017). Bird (2019) menar att stress lätt kan uppstå i en
hembaserad arbetsmiljö och att det är viktigt att chefer och ledare är medvetna om den stressen, för att kunna se tecken på om en avlägsen kollega kämpar och behöver extra stöd.
Det virtuella ledarskapet fokuserar, precis som det traditionella ledarskapet, på att inspirera medarbetare inom verksamheter att uppnå organisatoriska mål, men eftersom det virtuella arbetssättet på många sätt skiljer sig från det traditionella, kan vissa traditionella
ledarskapsteorier vara svårtillämpade vid ledning i en virtuell arbetsmiljö (DeRosa et al., 2004). En väsentlig del studier har tidigare undersökt virtuellt ledarskap och ett virtuellt arbetssätt som självmant nyttjas av organisationer. En tämligen mindre andel av forskningslitteraturen har däremot belyst hur det virtuella ledarskapet fungerat i och med en mer påtvingad förflyttning från ett traditionellt till ett virtuellt arbetssätt (Carnevale & Hatak, 2020).
Det finns många olika ledarskapsteorier som beskriver och behandlar hur ledare bör agera och vara i olika situationer. Utifrån att studiens syfte och frågeställning vill undersöka hur ledare bör kommunicera i en virtuell arbetsmiljö, för att bibehålla eller till och med öka det sociala
arbetsmiljöansvaret, har inga fler ledarskapsteorier valt att behandlas närmare. Istället har mer relevant teori för kommunikation använts utifrån syfte.
2.3 Virtuell Kommunikation
Virtuell kommunikation är kommunikation som sker mellan människor i en virtuell arbetsmiljö, det vill säga kommunikation med hjälp av teknik i form av hårdvara och online-processer (Dumitraşcu-Băldău & Dumitraşcu, 2017; Kerfoot, 2010). Till följd av det virtuella arbetssättet som succesivt tillkommit inom den organisatoriska sfären, är det viktigt för företagsledare att förstå kopplingen mellan kommunikation och resultatvariabler som arbetsnöjdhet och
produktivitet inom virtuella grupper, för att förstå vilka faktorer som direkt leder till framgång vid virtuell kommunikation (DeRosa et al., 2004). Enligt Purvanova & Bono (2009), är
anledningarna till att kommunikationen är en nyckelfaktor vid det virtuella arbetssättet.
Författarna belyser varför kommunikationen är extra viktig i en virtuell arbetsmiljö, genom att framhäva fem faktorer som är utmanande och beskriver varför den virtuella kommunikationen skiljer sig från den fysiska kommunikationen:
1. Virtuell kommunikation är mindre innehållsrik än den fysiska kommunikationen, både icke-verbalt och paraverbalt.
2. Virtuell kommunikation kan tendera att öka risken för missförstånd.
3. Virtuell kommunikation kan minska känslan av engagemang och social närvaro. 4. Virtuell kommunikation kan försvåra att sammanväva information med ett socialt
sammanhang.
5. Virtuell kommunikation är mer svårtolkad än fysisk kommunikation. (Purvanova & Bono, 2009)
I och med det virtuella arbetssättets framfart har genom åren ett flertal kommunikationsteorier och modeller tagits fram för att specifikt kunna anpassas till virtuell kommunikation. Media naturalness theory är en av dessa och bygger på att människor är gjorda för och föredrar att kommunicera fysiskt och tolka information på många olika sätt, inte enbart via det vi säger (DeRosa, 2004). Många av dessa kommunikationsteorier togs dock fram innan nya tekniska digitaliserade lösningar etablerades, som kombinationen av bild, video och ljud exempelvis, och kan därför vara missvisande att använda i dagens teori eftersom (DeRosa, 2004).
Svårigheterna med virtuell kommunikation gentemot fysisk kommunikation, betyder inte att den virtuella kommunikationen behöver vara dålig, utan enbart att den typen av kommunikationen är mer utmanande och på så sätt ännu viktigare. Gibson & Gibbs (2006) visar nämligen i en studie att de negativa konsekvenserna av kommunikation på distans, kan övervinnas av ett psykologiskt tryggt klimat. Ett psykologiskt tryggt kommunikationsklimat, vilket författarna beskriver som en intern atmosfär som kännetecknas av stödjande och öppen kommunikation där interpersonella risker är något som medarbetarna ska känna sig bekväma med att ta. Kommunikationen från ledaren vid ett virtuellt arbetssätt är inte bara oumbärlig i syfte att underlätta
tvåvägs-kommunikationen mellan ledare och medarbetare, utan också nödvändig för att underlätta kommunikationen medarbetarna emellan (Anderson et al., 2007). Ledaren har därför en
betydande uppgift i att få den virtuella kommunikationen att stödja väsentliga socio-emotionella relationer, men också att förtydliga roller och strukturer i ett sammanhang där fysiska
interaktioner inte existerar (Kayworth & Leidner, 2002).
Kommunikation är ett brett ämne inom organisationsteorin och det finns där med ett brett utbud av teori inom kommunikation att behandla. Kommunikationsteorier har valts utifrån att kunna knytas an till problemformuleringen och syftet. Författarna av studien har dels valt att fokusera på den interna kommunikationen, med bakgrund av att studien syftar till att undersöka hur den intern kommunikation kan användas på ett sätt som är förenlig med att upprätthålla en god social arbetsmiljö även vid hembaserat arbete. Därmed finns inget intresse för den externa
kommunikationens olika aspekter. Som tidigare nämnt är en stor utmaning i den virtuella kommunikationen den relationella aspekten, i och med att den virtuella kommunikationen tenderar att bli mindre informell och på så vis också mindre personlig (Purvanova & Bono, 2009). Därmed har i kommande avsnitt även den informella kommunikationen valt att behandlas, med bakgrund av att studiens syftar till vad som kommuniceras. Den formella kommunikationen har därmed valts bort, eftersom författarna vill undersöka de relationsskapande aspekterna inom kommunikationen.
2.3.1 Intern kommunikation
Större delen av livet tillbringar människor inom olika typer verksamheter och för att dessa verksamheter ska fungera krävs en effektiv intern kommunikation. Begreppet intern
kommunikation definieras som “formell och informell kommunikation som sker internt på alla nivåer i en organisation” (Zondi et al, 2015). Språkliga verktyg är en viktig relationsbindande funktion i detta, som används för att ansluta människor till varandra med hjälp av interaktioner inom organisationer (Fay, 2011). Men (2014) presenterar ett liknande resonemang och menar att intern kommunikation är en av de effektivaste kommunikationsstrategierna för anställdas
relationer, där ledare spelar en bindande roll. Författaren menar vidare att anställda känner sig mer nöjda med organisationer där det arbetas med ett kommunikationssystem som är öppet, lyhört och tvåvägs etableras och där det förs en dialog kring anställdas åsikter för att öka den ömsesidiga förståelsen och samarbetet.
I och med ny förändrad teknik och större möjlighet till distansarbete, har miljön för den interna kommunikationen förändrats avsevärt under de senaste åren och de grundläggande
kommunikationsverktygen har förändrat hur företag kommunicerar med sina anställda utifrån vad som anses mest effektivt (Men, 2014). Špoljarić, (2020) menar att det idag används en rad olika kanaler inom organisationer, för att verksamheten ska kunna nå sin interna publik. Allt ifrån en traditionell face-to-face kommunikation, till tryckta publikationer och elektroniska medier för socialt närverk, är interna metoder som alla kan fungera effektivt, med förutsättning av att de accepteras och anses lämpliga av anställda (ibid). Men (2014) menar dock att anställda tenderar att känna sig mer nöjda med organisationen när en mer interpersonell face-to-face kommunikation etableras av deras ledare, snarare än mediala skriftliga verktyg såsom
e-postmeddelanden. Bird (2019) menar även att uppmuntra till påslagna webbkameror, är ett sätt att göra kommunikationen och integreringen med kollegor mer levande. Face-to-face
kommunikationen med medarbetare möjliggör den icke-verbala kommunikationen som ger en omedelbar feedback och återspeglar ledningens vilja att lyssna på sina anställda, vilket påverkar en högre grad av nöjdhet i relationen mellan ledare och medarbetare (Men, 2014). Bird (2019) föreslår dessutom att en regelbunden kontakt med incheckningar och avstämningar på
arbetsplatsen skapar en regelbunden kommunikation, bibehåller strukturen i medarbetarnas dagar och bidrar i allmänhet till bra integration med gruppen. Författaren menar att det anses vara en bra metod för att behålla medarbetarnas välbefinnande särskilt vid långvarigt hemarbete.
2.3.2 Informell kommunikation
En stor utmaning i det virtuella ledarskapet är den relationella aspekten, med bakgrund av att den virtuella kommunikationen tenderar att bli mindre informell och på så vis också mindre personlig (Purvanova & Bono, 2009). Det finns två olika kommunikationssätt när det kommer till att påverka inflytande och överföra information från ledare till medarbetare. Det formella
kommunikationssättet är ett av dem och sker genom mer ordnade former som gruppmöten och utskick av information, medan den informella kommunikationen är mer improviserande face-to-face kommunikation som används exempelvis vid coachning och mer individualiserade samtal (Johlke & Duhan, 2001). Egenskaperna i den formella kommunikationen har visat vara mindre innehållsrik och därmed kan det informella kommunikationssättet dessutom vara mer tydligt och exakt (Fay, 2011). Samtidigt har den typen av kommunikation också fått än större auktoritet, eftersom människor tenderar att lita mer på informella källor än formella (ibid).
Vad som främst kännetecknar den informella kommunikationen verkar dock inte vara tilliten till den informella informationen, utan snarare den emotionella aspekten av kommunikationen. Enligt Johlke & Duhan (2001) är informella kommunikationssätt nämligen mer personliga, till skillnad från den formella kommunikationen som är mer opersonlig. Det kan vara en förklaring till varför den informella kommunikationen, enligt Fay (2011) beskrivs som det sociala “limmet” inom organisationer och det är ett primärt kommunikationssätt för att etablera en gemensam grund med meningsfulla interpersonella relationer på arbetsplatsen. Författaren menar att forskning påpekar hur interaktioner i arbetet som kan tillgodose interpersonella
kommunikationsbehov påverkar arbetet positivt och med tanke på det ökade distansarbetet där människor arbetar bortom sina huvudkontor, blir metoder och kunskap kring denna typ av kommunikation mellan medarbetare allt viktigare. Vidare menar Fay (2011) att dessa mer avlägsna arbetssammanhang kräver att organisationer rutinmässigt inför kommunikativa aktiviteter för att möjliggöra interpersonella relationer vid distansarbetet.
Forskning visar att medarbetare vid ett traditionellt arbetssätt, där alla är fysiskt samlokaliserade, ser den informella kommunikationen som en nyckelfaktor och ett tillvägagångssätt för att bilda meningsfulla relationer som utgör en viktig integreringsprocess inom organisationen (Fay, 2011). Vi hemarbete menar Bird (2019) att medarbetarna bör uppmuntras till att ha regelbunden kontakt med minst en person inom organisationen, där kontakten inte enbart får ske av arbetsskäl, utan även ska vara mer personlig. Författaren rekommenderar dessutom att medarbetare ibland bör uppmuntras att se ett vänligt ansikte av en kollega eller ta virtuella fikapauser ihop och att dessa interaktioner inte bör betraktas som möten, utan snarare sociala interaktioner som har ett helt annat fokus än det arbetsrelaterade. Att bygga och stärka relationer leder ofta till en känsla av tillhörighet och anslutning och därmed blir informell kommunikation ännu viktigare i dessa sammanhang (Fay, 2011). Vid distansarbete där en informell kommunikation kan etableras, känner sig medarbetarna mindre isolerade och kan därmed vara mer engagerade i verksamheten (Fay, 2011). Under osäkrare villkor har informell kommunikation visats stödja samordningar
både på organisations- och gruppnivå och det finns därmed anledning att tro att denna typ av kommunikation är användbar för att stödja gruppens sociala funktioner (Kraut et al. 2002). Detta beror enligt författarna på att organisationer är mindre tydliga i regleringen av sociala relationer, än vad de är vid regleringen av andra hänseenden i det rutinmässiga arbetet och därmed behövs den informella kommunikationen för att stödja gruppens sociala funktioner.
2.4 Socialt arbetsmiljöansvar
"Arbetsgivare och arbetstagare ska samarbeta för att skapa en god arbetsmiljö" - Arbetsmiljölagen, 3 kap. 1 §
Arbetsmiljöansvar innebär arbetsgivarens ansvar över arbetstagarens fysiska- och sociala miljö vid arbete, oavsett om det utförs på arbetsplatsen eller i hemmet (Arbetsmiljöverket, 2021). Dumitraşcu-Băldău och Dumitraşcu (2017) beskriver den virtuella arbetsmiljön som en icke existerande arbetsplats i någon persons fysiska utrymme, eftersom det vanligtvis är flera
personliga arbetsplatser som är anslutna via teknik på ett privat nätverk, oavsett geografisk plats. Författarna menar vidare att den virtuella arbetsmiljön inkluderar både människor, hårdvara och online-processer, vilket gör att anställda kan integrera i en sammarbetsmiljö oavsett vart de fysiskt befinner sig. Under senaste året har utgångspunkten för denna virtuellt integrerande sammarbetsmiljön varit hemmet. När arbetet sker hemifrån är det viktigt att upprätthålla en hälsosam arbetssituation och det kräver ett bra samarbete mellan ledare och medarbetare (Arbetsmiljöverket, 2021). Arbetsmiljölagen gör arbetsgivare ytterst ansvariga för denna arbetsmiljö, men samarbetet är också en nyckelfaktor och för att underlätta att lokalt säkerställa arbetsmiljön finns vissa institutioner för att underlätta (Håkansta & Birke, 2007).
Myndigheternas mål är därmed att säkerställa efterlevnad av arbetsmiljö- och
arbetstidslagstiftningen och minska risken för ohälsa på arbetsplatsen (Håkansta & Birke, 2007). Däribland är den sociala arbetsmiljön en viktig del och arbetsgivare ska därmed eftersträva att arbetet ger möjlighet till social kontakt (Arbetsmiljöverket, 2021).
Utöver att den sociala arbetsmiljön ska främja det sociala samspelet, inkluderar den även villkor och förutsättningar för samarbete och stöd från chefer och kollegor i arbetet (Arbetsmiljöverket, 2021).Daniels et al. (2017) menar att en bra relation mellan medarbetare och ledare kan
bevisligen ge arbetsgivare fördelar, eftersom goda sociala miljöer på arbetsplatsen ger möjlighet till förenklade genomföranden av komplexa verksamhetsförändringar. Författarna menar att det finns lovande bevis för att välbefinnandet hos arbetstagare kan förbättras genom initiativ baserade på gemensamma sociala aktiviteter. Detta bekräftar även Carnevale och Hatak (2020) som menar att det är nödvändigt med en förståelse för hur socialiseringsmetoder bäst kan implementeras och på vilket sätt de kan hjälpa till att balansera potentiella uppfattningar om missnöje bland anställda. De skriver vidare att behovet av sociala relationer innebär att
arbetsplatser måste införa virtuella socialiseringsmöjligheter likt virtuella kaffepauser, luncher och happy hours för att balansera sociala kontakter i en virtuell arbetsmiljö. Via dessa sociala
interaktioner kan ledare dessutom förtydliga strukturer, roller och emotionella relationer i ett sammanhang utan fysisk kontakt (Kayworth & Leidner, 2002).
Enligt Arbetsmiljöverket (2021) är ett tillvägagångssätt för att upprätthålla en god arbetsmiljö att skapa mål som rör den sociala arbetsmiljön. Detta genom att börja undersöka var man som företag står i dagsläget och sedan ställa frågor som exempelvis:
- Vad behöver verksamheten förbättra?
- Hur motverkas ohälsa och främjas hälsa på arbetsplatsen? - Hur mäts arbetsplatsens hälsa och hur vill man ligga till?
(Arbetsmiljöverket, 2021)
Vidare menar de att utifrån detta kan insatser som rör förbättrad kommunikation, ämnesspecifika seminarier och mer nätverkande vara aktuella. Eftersom anställda inte har sina kollegor eller handledares stöd i problemlösning, som om de vore på arbetsplatsen fysiskt, skulle känslan av isolering kunna påverkar arbetet negativt (Abid, 2020). En långvarig isolering kan både leda till ett försämrat arbete och utgöra en mental påfrestning (Gorlick, 2020). Därmed bör chefer som virtuellt leder sina medarbetare i en hembaserad arbetsmiljö ta itu med medlemmarnas sociala och emotionella behov via interaktion, för att främja en socialt hälsosam arbetsmiljö (Cowan, 2014). Bird (2019) menar även han att trots att hemmet ibland kan betraktas som en mindre stressande miljö i och med en hög grad av flexibilitet, kan det även bidra till denna ovan nämnda isolering på grund av en mer ensam arbetsmiljö eller överansträngda och utbrända medarbetare på grund av att gränsen mellan arbete och privatliv blir mer tvetydig. Författaren menar att denna typ av isolering oftast orsakar stress hos medarbetarna. Vidare skrivs att när arbetet sker på ett kontor med hektiskt klimat fungerar ofta interaktionen med andra människor som ett försvar mot den vardagliga stressen som arbetet medför och när problem uppstår, är räddningen ofta en kollega över en kaffe som kan ge ett lugnande intryck. När hemarbete etableras under en längre period går dessa interaktioner med medarbetare ofta förlorade och kan därmed inte fungera som botemedel i stressade situationer (Bird, 2019).
2.5 Analysmodell
Begreppen i den teoretiska referensramen används gemensamt för att bilda en översikt av det virtuella arbetssättet vid distansarbete och beskriva vad som tidigare identifierats kring ledarens och kommunikationens betydelse för den sociala arbetsmiljön vid hemarbete. För att skapa en bild av hur hemmamiljön kan upplevas i kombination med distansarbete, har teori om
hembaserat distansarbete valts som en inledande del i teorin. Det hembaserade distansarbetet ligger till grund för studiens problematisering och används för att illustrera utmaningar och möjligheter vid förflyttningen från ett kontorsbaserat arbetssätt till ett hembaserat. Syftet är att ta reda på hur en trivsam social arbetsmiljö skapas vid det hembaserade distansarbetet och för att veta vilket socialt arbetsmiljöansvar ledare har att förhålla sig till och som anses önskvärd att
uppnå, har teori om det sociala arbetsmiljöansvaret identifierats. Detta för att kunna undersöka hur ledare aktivt ska jobba med sina medarbetare i en ny social miljö.
Det hembaserade distansarbetets påverkas av ledares förmåga att kommunicera och ta ansvar över denna sociala miljö. Det sociala arbetsmiljöansvaret vid hemarbete kräver att både
ledarskapet och kommunikationen inom organisationen blir virtuell och därmed har teori om det virtuella ledarskapet och den virtuella kommunikationen identifierats. Med bakgrund av att ledaren har en bindande roll och är ytterst ansvarig för att få arbetet att fungera även i nya miljöer (Men, 2014), har det virtuella ledarskapet beskrivits för att skapa en förståelse för vad som tidigare sagts kring ledarens roll i en virtuell arbetsmiljö. Det virtuella ledarskapet kommer användas i kombination med all övrig teori för att dra slutsatser om hur ledarens interna
kommunikation påverkar medarbetarnas sociala arbetsmiljö även vid hemarbete.
Den virtuella kommunikationen blir ofrånkomlig både för ledare och medarbetare i och med hemarbete och ligger till grund för den sociala miljön internt inom organisationen. Därmed finns inget intresse av externa kommunikation och den interna kommunikationen har därför valts för att undersöka vad den spelar för roll och hur den kan hjälpa till, i arbetet att uppnå en god social arbetsmiljö vid hemarbete. Som tidigare nämnt är en stor utmaning i den virtuella
kommunikationen den relationella aspekten, i och med att den virtuella kommunikationen tenderar att bli mindre informell och på så vis också mindre personlig (Purvanova & Bono, 2009). Därmed har specifikt informell kommunikation valt att identifierats, med bakgrund av att studiens syftar till vad som kommuniceras. Med hjälp av den informella kommunikationen, ska denna process hjälpa till att beskriva vad i medarbetarnas interna kommunikation som påverkar en god social arbetsmiljö. Tidigare identifierad teori om det virtuella ledarskapet, samt den virtuella-, interna- och informella kommunikationen, ska tillsammans hjälpa till att analysera hur en god social arbetsmiljö kan uppnå ett trivsamt hembaserat distansarbete. Analysmodellen illustreras i figur 3 nedan.
3. Metod
I avsnittet nedan presenteras uppsatsens metod för att ge läsaren en överblick av valda metoder, hur studien genomförts och motiveringar till dessa val. Metoden beskriver den allmänna planen för hur frågeställningarna ska besvaras. Först presenteras litteraturgenomgången som la grunden för uppsatsen, sedan valet av den kvalitativa forskningsmetoden, följt av
datainsamlingsmetoder som används vid insamling av teori och genomförande av intervjuer. Till sist presenteras databearbetningen, analysmetoden och reflektioner kring studiens tillförlitlighet.
3.1 Litteraturgenomgång
Saunders et al. (2007) menar att en litteratursökning bör vara välplanerad och genomföras noggrant för att finna relevant och uppdaterad litteratur. Vid studiens påbörjan fanns en idé och ett intresse för det hembaserade arbetet som drastiskt blivit ett allt vanligare fenomen det gångna året. För att tydliggöra inriktning och kunna fastställa uppsatsens tema, genomfördes sökningar på gamla uppsatser och vetenskapliga artiklar. När det första provisoriska temat fastslagits, var fokus att utöka förståelsen för det virtuella ledarskapet vid hembaserat arbete och det gjordes via en gedigen litteraturgenomgång. Collis och Hussey (2014) menar att förståelse om redan
befintlig kunskap inom ämnet är viktigt och därför måste ett teoretiskt ramverk byggas upp som speglar den befintliga kunskapens nuvarande läge. Litteraturgenomgångens syfte är att
undersöka, jämföra och sammanfatta litteraturen för att kunna göra en kritisk analys om vad som skrivits inom ämnet tidigare (Eriksson & Kovalainen, 2008). En hel del forskning fanns att genomgå och hämta inspiration ifrån. Eriksson och Kovalainen (2008) menar att det är omöjligt att ta upp något nytt eller intressant om ämnet, så länge författarna inte kan skildra sina egna tolkningar och slutsatser till tidigare studiers resultat och idéer. I och med litteraturgenomgången återfanns därmed förslag på vidare studier, som pekade på utmaningar för den virtuella ledaren att kommunicera internt, samt att upprätthålla en god social arbetsmiljö vid hembaserat arbete, vilket därmed kom att utgörastudiens problematisering och slutliga tema. Detta la grunden till uppsatsens syfte och frågeställning. Med den information och forskning som återfanns under tiden litteraturgenomgången pågick, gick det sedan att bygga upp en bakgrund. Utifrån studiens syfte utfördes sedan en sista litteratursökning, där lämplig teori valdes för att utveckla ett relevant teorikapitel.
3.2 Val av metod
Det finns olika metodologiska tillvägagångssätt att använda sig av beroende på vad syftet med studien är. Syftet med denna studie var att undersöka hur den interna kommunikationen kan användas av ledare i en virtuell arbetsmiljö för att behålla arbetsmiljöansvaret gentemot sina medarbetare.Då studien lägger stor vikt vid ord, som hur och vad som kommuniceras, snarare än
Inledning Teoretisk
kvantifiering av hur många och hur mycket, har en kvalitativ forskningsstrategi tillämpats (Bryman & Bell, 2013). Sedan har intervjuer använts för att samla in empiri då det tillåts mer öppna frågor där respondenten kan prata fritt kring ett ämne eller en fråga (Bryman & Bell, 2013). Studien utgår dessutom från ledares och medarbetares perspektiv, vilket är
respondenternas perspektiv i denna studie, vilket är något som Bryman och Bell (2013)
kännetecknar som en kvalitativ forskningsansats. Eftersom denna studie skapar djup istället för bredd, begränsas möjligheten att tillämpa resultatet i vilket sammanhang som helst och resultaten blir därför mindre generaliserbara. Däremot ansågs det utifrån denna studies syfte viktigare med ett djupare empiriskt material. I denna studie samlades teorin in innan empirin, vilket ger denna studie ett deduktivt tillvägagångssätt. Teorin har därmed kommit först och sedan styrt processen för datainsamlingen (Bryman & Bell, 2013).
3.3 Datainsamlingsmetoder
Primärdata och sekundärdata är enligt Bryman och Bell (2017) två olika sorters data som finns att tillhandagå inom forskning. Den empiriska data författarna samlar in själva kallas primärdata, medan redan befintlig empirisk data som används i andra sammanhang, kallas sekundärdata (Eriksson & Kovalainen, 2008). I denna studie har primärdata till empirin tillhandahållits med hjälp av intervjuer. Därmed är uppsatsen baserad enbart på primärdata, medan den teoretiska referensramen bygger på vetenskapliga artiklar. Hur primärdata och vetenskaplig teori samlats in kommer beskrivas i kommande avsnitt.
3.3.1 Val av vetenskapliga artiklar
Saunders et al (2007) betonar hur viktigt det är att litteratursökningen är ordentligt genomförd och väl planerad för att hitta litteratur som är relevant och uppdaterad. Det som ligger till grund för denna studie är vetenskapliga artiklar hämtade från Mälardalens Högskolas databaser, Web of Science, ABI/INFORM Global och Wiley Online Library. Där aktuella artiklar för studien varit peer review granskade. För att undvika överbelastning av information och för att hitta relevant samt användbara källor behövs en sökstrategi som enligt Saunders et al (2007) kan inkludera databaser och sökmotorer, söktermer och nyckelord. Några av nyckelord och
nyckelfraser som användes vid sökning och urval syns i figur 1 nedan. I figuren återges några av de nyckelord och fraser som kombinerats vid sökandet av vetenskapliga artiklar. Att identifiera söktermer eller nyckelord skriver Saunders (2007) är den viktigaste delen av litteratursökningen vilket avser att inkludera de centrala termerna för syfte och problemformulering. Denna
sökstrategi med sökord och sökfraser kan däremot begränsa möjligheterna att hitta andra
relevanta källor som finns under andra sökkriterier, som även skulle passa för studiens syfte och problemformulering. Den genomförda sökningsprocessen presenterade dock goda resultat med användbar information, vilket är anledningen till att sökningarna inte ändrades. Vissa relevanta källor som inte upptäcktes genom denna sökstrategi, återfanns däremot i andra studier som
använts sig av dessa källor och som därmed gick att söka upp. På så vis kunde studien
kompletteras med flera relevanta källor som missats i och med sökstrategin. Andra kriterier för relevant data tar hänsyn till vilket år artikeln har publicerats (Saunders, 2007), den granskade forskningen ska inte vara för gammal eftersom den inte blir relevant för nutid. Litteratur som är teknikrelaterad, som den digitala omvandlingen begränsar publikationen till fem år tillbaka för att det ska anses relevant i det arbetsliv som pågår (Saunders, 2007). Äldre litteratur har dock inkluderats, artiklarna som använts har ett publikationsspann mellan år 2000 och 2021. Detta för att nå både bredd och djup som är tillräcklig för det studerade området. Det vill säga att inga artiklar som använts är äldre än 2000-talet. I den teoretiska referensramen har även
referentgranskade artiklar använts för att försäkra sig om kvaliteten och ge empiriska belägg på de föreslagna teorier (Saunders et al., 2016).
Fig. 1. Illustration över nyckelord och fraser vid sökning och urval.
3.3.2 Urvalsmetod och val av respondenter
I urvalsprocessen var det första steget att bestämma vilken typ av arbetsplats som var av intresse för vår studie. Fokus låg därmed på att arbetsplatsen ska ha övergått från ett traditionellt
kontorsbaserat arbetssätt där de anställda i normalfallet alltid sitter inne på kontoret, till ett hembaserat arbetssätt på heltid i och med Covid-19. Detta för att hitta ledare och medarbetare som har varit/är med om denna förändring. Till en början var tanken att fånga upp respondenter från redovisnings- och revisionsbranschen i Mälardalen, som av vetskap alltid var fysiskt placerade på kontoret innan pandemin. Det fanns därmed inget intresse av att välja
intervjupersoner på slumpmässig basis. Vid ett målstyrt urval är syftet att välja ut deltagare på ett strategiskt sätt för att deltagarna ska vara relevanta för de frågeställningar som formulerats.
Vidare beskrivs hur man behöver inse vilka kriterier som behövs ta med eller uteslutas som rör organisationer, anställda och så vidare (Bryman & Bell, 2013). Efter att ha bestämt möte med tre respondenter inom redovisning- och revisionsbranschen, konstaterades det att branschen inte var av främsta betydelse för syftet. Kriteriet var snarare att de anställda, som nämnts ovan, övergått från ett traditionellt kontorsbaserat arbetssätt där de anställda i normalfallet alltid sitter inne på kontoret, till ett hembaserat arbetssätt på heltid. Detta blev därmed kriteriet för respondenterna, i och med att studien syftar till att undersöka hur ledare genom virtuell kommunikation
upprätthåller det sociala arbetsmiljöansvaret när det kontorsbaserade arbetssättet blivit hembaserat.
Det har till viss del också varit ett bekvämlighetsurval (Bryman & Bell, 2013), där det funnits kännedom kring ett antal företag där arbetet har flyttats från kontoret till hemmet på grund av Covid-19. För att komma i kontakt med företagen och respondenterna skickades ett mejl ut som innehöll information om undersökningens syfte. Redan i mailutskicket informerades
respondenterna om de etiska principer som undersökningen förhöll sig till. Det innefattade samtyckeskravet, det vill säga att intervjun var helt frivillig, information om vilka moment och teman som ingick i intervjun, samt konfidentialitetskravet angående anonymitet och nyttjande av uppgifter (Bryman & Bell, 2017). Det resulterade i att tre ledare och fyra medarbetare från fem olika företag kunde ställa upp på intervjuer. Efter att ha genomfört sju intervjuer, visade sig intervjuerna uppnå ett önskvärt innehåll och därmed ansågs antalet respondenter vara tillräckligt. I tabell 1 nedan visas en sammanställning av information kring intervjuerna och respondenterna. Arbetssituation finns med för att visa att intervjupersonerna är relevanta för studien. Värt att notera är att ingen av medarbetarna som intervjuats har någon av intervjuade ledare som sin faktiska ledare. Till exempel har M1 och L1 inga kopplingar med varandra.
Respondentens benämning i empirin Intervjuform & tid för intervjun Ledare/Medarbetare Arbetssituation M1 Zoom Tid: 30.42
Medarbetare Revisionsassistent på ett mindre företag,
fysiskt alltid på plats på kontoret i vanliga fall, men har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
M2
Zoom Tid: 27.29
Medarbetare Redovisningsassisten på ett stort företag,
fysiskt alltid på plats på kontoret i vanliga fall, men har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
M3 Zoom
Tid: 28:32
Medarbetare Redovisningsekonom på ett mindre
företag, fysiskt alltid på plats på kontoret i vanliga fall, men har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
M4 Zoom Tid: 25:22
Medarbetare Sourcing Partner på ett mellanstort företag.
Fysiskt alltid på plats på kontoret i vanliga fall, men har i och med Covid-19 arbetat hemifrån på heltid. Har däremot börjat vara mer på kontoret nu efter ett år av hemarbete.
L1 Zoom
Tid: 37.03
Ledare Affärspartner på ett stort företag. Nästan
alltid på plats på kontoret i vanliga fall, ibland ute hos “samarbetspartner”. Har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
L2 Zoom
Tid: 38:04
Ledare Affärspartner på ett stort företag. Nästan
alltid på plats på kontoret i vanliga fall, ibland ute hos “samarbetspartner”. Har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
L3 Zoom
Tid: 25:43
Ledare Konsultchef på ett stort företag. Nästan
alltid på plats på kontoret i vanliga fall, ibland ute hos kunder. Har i och med Covid-19 arbetat hemma på heltid.
Tabell. 1. Sammanställning respondenter.
3.3.3 Intervjumetodik
Bryman och Bell (2013) skriver att semistrukturerade intervjuer används för att samla information utan att följa en strikt struktur vilket gör intervjuprocessen mer flexibel. För att samla in primärdata till studien har författarna valt att använda sig av semistrukturerade intervjuer för att det ger möjlighet att framföra anpassade frågor till respondenten samt kunna ställa relevanta följdfrågor. Enligt Bryman och Bell (2017) är denna intervjuform ett vanligt förekommande tillvägagångssätt i en kvalitativ studie. Intervjufrågorna utformades på ett öppet sätt för att respondenterna inte skulle kunna svara ja eller nej på frågorna. Istället fick
respondenten möjlighet att svara på frågorna genom bredare reflektion och utifrån egna erfarenheter. Följdfrågorna gav dessutom respondenterna möjligheten att utveckla sina svar. Bryman och Bell (2013) beskriver det som önskvärt i kvalitativa intervjuer att låta den röra sig i olika riktningar, av den orsaken att det ger kunskap om vad respondenterna upplever vara viktigt och relevant. Kritik som kan riktas mot intervjuerna överlag, är huruvida respondenterna har gett ärliga svar.
Innan första intervjutillfälle hade en intervjuguide (bilaga 1) med huvudfrågor samt följdfrågor tagits fram till de intervjuade ledarna/medarbetarna. I operationaliseringstabellen (bilaga 2) framgår det att varje fråga har en bakomliggande teori samt en förklaring till varför respektive
fråga finns med. Den första intervjun som gjordes skulle fungera som en testintervju för att säkerställa att frågorna gav den information som de var ämnade att göra, vilket det visade sig göra. Därför användes både intervjuguiden vidare samt materialet från den första intervjun i empirin. Till de tre första intervjuerna följdes intervjuguidens struktur, medan de senare intervjuerna blev mer fria och med facit i hand hade inte alla intervjufrågor behövts då respondenterna fick med mycket information ändå och i de första intervjuerna överlappade många svar varandra.
I kvalitativ forskning menar Bryman och Bell (2013) att forskningsintervjuerna är en viktig del för datainsamlingen. För att ställa relevanta frågor i intervjuerna för studiens ämne har
intervjuguiden formats efter den teoretiska referensramen, det vill säga den tidigare forskningen. Båda författarna närvarade vid varje intervju där den ena ansvarade för att ställa intervjufrågorna, medan den andra ansvarade för att ställa kompletterande frågor vid behov och föra anteckningar. Dessutom medverkade båda författarna för att garantera att korrekt information presenterades till respondenterna. Innan intervjuerna startade fick respondenterna ge godkännande om intervjun fick spelas in. De blev dessutom informerade redan vid mejlkontaktens information om studiens tema och att respondenterna och företag skulle vara anonyma (se bilaga 1). Detta för att
intervjupersonerna skulle känna sig trygga att ge ärliga svar.
På grund av Folkhälsomyndigheternas (2020) rådande restriktioner fanns inte möjligheten till att träffa respondenterna personligen. Vid telefonintervjuer menar Bryman och Bell (2017) att man går miste om respondentens kroppsspråk samt hur respondenten reagerar på frågor, något som kan vara en nackdel för studiens trovärdighet. Med bakgund av de rådande restriktionerna, genomfördes intervjuerna via video- och kommunikationsverktyget Zoom. Detta ersätter förstås inte respondentens kroppsspråk men kan i alla fall ge bättre uppfattning hur respondenten
reagerar på frågor genom att få se deras ansikte. Intervjuerna upplevdes fungera väl på det sättet, samtidigt som möjligheten att uppnå en mer personlig kontakt förmodligen skulle ha uppnåtts vid fysiska möten. Mötena spelades sedan in via ljudinspelningsfunktionen på telefonen för att kunna sparas till transkribering. Att spela in och transkribera intervjuerna är något som Bryman och Bell (2017) betonar som viktigt då allt respondenterna säger, genom deras egna ord, kan fångas upp och leda till en detaljerad analys. Transkriberingen skedde direkt efter
intervjutillfället enskilt av en av författarna.
3.4 Analysmetod
Efter att samtliga intervjuer genomförts och transkriberats noggrant, blev nästa steg att bearbeta denna transkriberade empiriska data för att kunna göra en analys. Det möjliggjordes med hjälp av tematisk kodning. Att genomföra en kvalitativ datainsamlingsmetod innebär att en stor mängd data av komplex natur ska analyseras, vilket kräver att den data som samlats in tydligt summeras och kategoriseras i olika teman (Saunders et al., 2016). Den tematiska kodningen underlättades tack vare att intervjuguiden redan var strukturerad i olika teman med koppling till teorin, där
varje fråga hade ett syfte som var kopplat till studiens huvudsyfte och frågeställning. Bryman och Bell (2013) menar att trots få etablerade metoder för analys av kvalitativa data, finns det några regler för hur data kan analyseras och den vanligaste metoden är just en tematisk analys. Den tematiska analysen går ut på att sortera, sammanställa och analysera insamlat material utifrån valda teoretiska teman, för att kunna dra paralleller till den teori som tidigare presenterats. Analysen strukturerades därmed utifrån studiens teoretiska referensram, vilket även utgjorde intervjuguidens fem huvudteman, som sedan blev till sex efter att intervjuerna genomförts; hembaserat distansarbete, virtuellt ledarskap, virtuell kommunikation, intern kommunikation, informell kommunikation och social arbetsmiljö. Trots att intervjun redan var indelad i teman, kodades ändå materialet gemensamt för att viktig data inte skulle utebli eller hamna under fel tema. Detta på grund av att intervjun var semistrukturerad och inte alltid följde
operationaliseringstabellens struktur. Det resulterade i upptäckten av att hembaserat distansarbete var ett återkommande berört tema och därmed beslutades det att läggas till som temat i både teori-, empiri- och analysdelen. Därmed fanns detta tema inte med i operationaliseringstabellen. Händelser och situationer som var relevant för studiens syfte gavs olika färgkoder, en färg för varje tema, som sedan låg till grund för analysarbetet (Bryman & Bell, 2017). Dessa teman användes som vägledning vid kopplingen mellan teori och empiri och underlättade därmed analysen. Därefter skapades studiens slutsats. Processen illustreras i figur 2 nedan.
Fig. 2. Illustration av analysmetoden.
3.5 Tillförlitlighet
Vid kvantitativ forskning utgör validiteten och reliabiliteten viktiga kriterier när det handlar om att få en bild av kvaliteten på undersökningen (Bryman & Bell, 2013). Vid kvalitativ forskning har det diskuterats hur pass relevant dessa (reliabilitet och validitet) begrepp är för kvalitativa studier då validiteten, som handlar om mätning, inte är av största intresse för denna typ av undersökning. Även reliabilitet är svårt att tillämpa vid kvalitativ forskning eftersom det är svårt att upprepa/replikera en social miljö som det är vid exempelvis en intervju (Bryman & Bell, 2013). För att anpassa validitet och reliabilitet till den kvalitativa forskningen beskriver Bryman
och Bell (2013) att man i grunden inte vill ändra begreppens betydelse utan man vill lägga mindre vikt vid frågor som rör mätning. Istället föreslår Bryman och Bell (2017) att begreppen i en kvalitativ studie kan bedömas utifrån tillförlitlighet.
Tillförlitlighet skriver Bryman och Bell (2017) är resultatets trovärdighet. Bryman och Bell (2013) beskriver vidare hur begreppet delas in i fyra olika delkriterier. Det första kriteriet är trovärdighet, något som inbegriper att forskningen verkställs enligt de regler som finns och hur väl respondenternas verklighet som studerats verkligen återges i det empiriska materialet (Bryman & Bell, 2013). Något som därmed är viktigt att ha i åtanke är att empirin samt slutsats är baserat på ett fåtal chefers och medarbetares erfarenheter och åsikter. För att säkerställa tillförlitligheten i studien blev respondenterna erbjudna att ta del av det slutgiltiga resultatet, det vill säga den färdiga kandidatuppsatsen, kan de även bekräfta att deras åsikter uppfattats korrekt. Det andra kriteriet är överförbarhet, som motsvarar den externa validiteten, något som tidigare nämnts begränsas eftersom studien syftar till att skapa djup istället för bredd och resultatet blir därmed inte lika generaliserbart. Tredje kriteriet handlar om pålitlighet som stämmer överens med reliabiliteten. Bryman och Bell (2013) menar att pålitligheten stärks om författarna noggrant skapar en tillgänglig och fullständig beskrivning om forskningsprocessens alla faser. I denna studie har författarna arbetat med pålitligheten genom att visa hur arbetsprocessen har gått tillväga i metodavsnittet. Det fjärde kriteriet handlar om konfirmering, som kan jämföras med objektivitet. Bryman och Bell (2013) skriver att det är viktigt att forskaren är medveten om svårigheten att åstadkomma fullständig objektivitet. Vidare beskriver Bryman och Bell (2013) att forskaren därmed ska försöka säkerställa att de agerat i god tro. Därav har författarna för denna studie strävat mot att inte låta personliga värderingar påverka studiens slutsatser samt varit vid medvetande om svårigheten att åstadkomma full objektivitet under studiens gång.
4. Empiri
Följande kapitel presenterar den empiriska data som samlats in med hjälp av intervjuer från tre ledare och fyra medarbetare, alla från olika företag, som gått från ett kontorsbaserat till ett hembaserat arbetssätt. Kapitlet följer samma struktur som kapitel tre, då empirin är tematiserad utifrån teorin olika delar. Först presenteras det empiriska resultatet för temat hembaserat distansarbete, följt av virtuellt ledarskap, virtuell kommunikation, intern kommunikation, informell kommunikation och slutligen det socialt arbetsmiljöansvar i en virtuell miljö.
4.1 Hembaserat distansarbete
Att gå från att arbeta på kontoret och träffa sina kollegor, till att arbeta hemifrån på heltid i och med Covid-19 är något som majoriteten av respondenterna har gemensamt. Både M1 och M3 tycker att den största skillnaden med att arbeta hemifrån är att man inte har samma möjlighet att prata med en kollega eller ställa en fråga. Det råder däremot olikheter i hur man upplever
distansarbetet. M4 berättar hur distansarbetet efter ett tag blev ganska svårt, vilket resulterat i att M4 efter ett års hemarbete valt att åka in till kontoret ibland. Där arbetar hen med 2 - 3 kollegor, medan resterande del av teamet samt ledaren fortfarande arbetar från hemmet på heltid:
” För min del har det nog varit strukturmässigt. Jag får inte riktigt struktur att sitta hemifrån. Man vet aldrig riktigt när arbetsdagen börjar eller slutar, det är lätt att det flyter ihop tiderna. Jag tycker det är skönt att veta när man är på jobbet så jobbar man och när man kommer hem är man ledig. “ -
Medarbetare 4, Zoom
L2 upplever även hur strukturen mellan privatliv och arbetsliv lätt kan flyta ihop, speciellt när man har barn som inte ser att man arbetar bara för att man är “hemma”. Samtidigt upplever L2 vissa fördelar med att arbeta hemifrån då man kan effektivisera sin tid hemma och få andra hushållssysslor fixade. Detta är något som M2 även ser, att arbeta hemifrån har vissa praktiska fördelar som gör att övriga livet går ihop.
” […] jag hinner med mer på rasterna, exempelvis hinner jag tvätta idag hann jag handla. Jag har liksom inga tider att nu tar jag rast utan det blir ofta lite såhär att nu jobbar jag lite, sen reser jag mig upp och fixar med något och så jobbar jag igen. Det underlättar för mig som elitidrottare att hinna med sådant på dagtid eftersom kvällarna förvinner åt till träning. Jag hinner laga mat till lunch. Sen försöker jag gå ut och gå på lunchen för att röra på mig ännu mer. “ - Medarbetare 2, Zoom
L3 ser även distansarbetet som en möjlighet att lättare komma ut och röra på sig, precis som M2, eftersom det annars är lätt att fastna i lunchrummet på kontoret. L1 berättar hur fokus har varit att ha rätt inställning kring att arbeta hemifrån och hur viktigt det är att få med sig gruppen i det för
Inledning Metod Teoretisk
