Fastighetsunderhåll

(1)

Examensarbete. C-uppsats inom fastighetsvetenskap

- det strategiska arbetet med underhållsplaner i fastighetsföretag Veronica Andersson

Ainika Narits Vt 2008

(2)

Fastighetsvetenskap Teknik och Samhälle Examensarbete 15hp VT 2008

Fastig

hetsunderhåll

– det strategisk

a arbetet med underhållsplaner i

fastighetsföretag

Författare: Veronica Andersson Ainika Narits

Handledare: Torbjörn Wahlström

(3)

Förord

Detta examensarbete har genomförts under vårterminen 2008 av Veronica Andersson och Ainika Narits. Arbetet omfattar 15 högskolepoäng och är det avslutande momentet i utbildningen Fastighetsföretagande 180 högskolepoäng på Malmö Högskola.

Detta examensarbete har varit mycket givande och har gett oss kunskaper som kommer att vara till stor nytta för oss i framtiden. Vi vill härmed tacka samtliga intervjupersoner som har tagit sig tid för att ställa upp på en intervju och som alla har varit ytterst tålmodiga.

Intervjupersonernas medverkan utgör grunden till denna undersökning. Vi vill även rikta ett speciellt tack till vår handledare Torbjörn Wahlström för all inspiration, vägledning och goda råd som han har bidragit med. Slutligen vill vi också tacka alla andra som på olika sätt hjälpt oss på vägen.

Tack!

Veronica Andersson och Ainika Narits Malmö, 2008

(4)

Sammanfattning

Titel: Fastighetsunderhåll – det strategiska arbetet med underhållsplaner i fastighetsföretag.

Syfte: Syftet med denna undersökning är att utreda och analysera det strategiska arbetet med underhållsplaner hos stora privata och kommunala fastighetsföretag.

Metod: Litteratur inom ämnesområdet har studerats för att sedan kunna analysera den insamlade empiriska datan utifrån olika teoretiska utgångspunkter. En representant från ett företag som tar fram underhållsplaner för fastighetsägare intervjuades, detta för att öka förståelsen i ämnet fastighetsunderhåll och underhållsplaner. För att samla in empirisk data har en kvalitativ metod använts. Intervjuer har gjorts med tre representanter från kommunala fastighetsföretag samt med tre representanter från privata fastighetsföretag.

Slutsats: Arbetet med underhållsplaner skiljer sig en hel del mellan olika företag. Vissa företag använder sig utav utvecklade datasystem och detaljerade planer, medan andra eftersträvar ett sådant arbetssätt. En del företag arbetar med underhållsplaner på ett enklare sätt och ser ingen större anledning till att ändra sitt sätt att arbeta. Det som styr arbetet med underhållsplaner är vilken underhållsstrategi som företaget har. Strategierna är outtalade och utformas efter olika påverkansfaktorer såsom företagets mål med ägandet samt situationen på

bostadsmarknaden. Man kan se en tendens till att arbetet med underhållsplaner av olika anledningar utvecklas snabbare hos de kommunala företagen och även att ambitionen är högre där än bland de privata fastighetsföretagen.

(5)

Abstract

Title: Property maintenance - the strategic work with maintenance plans in property companies.

Purpose: The purpose of this study is to investigate and analyze the strategic work with maintenance plans in large real estate companies, both privately and municipality owned.

Method: Various literatures within the subject area have been studied in order to analyze the gathered empirical data from different theoretical vantage points. A representative from a company that works with creating maintenance plans was interviewed, so as to raise the level of

knowledge in the field of property maintenance and maintenance plans. A qualitative method was used to gather empirical data. Interviews were made with three representatives from municipality owned real estate companies and three from privately owned real estate companies.

Conclusion: How the work with maintenance plans is carried out varies quite a bit between different companies. Some use purpose built computer systems and detailed plans while others strive to work in that way. Some companies work with maintenance plans in a simplified manner and see no reason to change the manner in which they carry out their work. The maintenance strategy of the company acts as a guide for how the work with maintenance plans is carried out. The strategies are unspoken and formed by different factors of influence, such as the companies aim with the ownership and the overall situation of the real estate market. There is a tendency that work with maintenance plans, for different reasons, evolve faster in the municipality owned real estate companies and also that the ambition is higher compared to the

(6)

Innehållsförteckning

FÖRORD ... 3 SAMMANFATTNING... 4 ABSTRACT ... 5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING ... 6 1. INLEDNING ... 10 1.1SYFTE...10 1.2FRÅGESTÄLLNINGAR...11 1.3AVGRÄNSNINGAR...11 1.4MÅLGRUPP...12 1.5DISPOSITION...13 2. METOD... 14 2.1LITTERATUR...14 2.2EMPIRI...15

2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod ...15

2.2.2 Urval av fastighetsföretag...15

2.2.3 Urval av intervjupersoner ...17

2.2.4 Intervjufrågor...17

2.2.5 Intervjuernas genomförande och bearbetning ...18

2.3KÄLLKRITIK...20

3. FASTIGHETSUNDERHÅLL OCH UNDERHÅLLSPLANER... 22

3.1BEGREPPEN SOM DENNA UNDERSÖKNING UTGÅR IFRÅN...22

3.2VARFÖR FASTIGHETSUNDERHÅLL? ...24

3.3UNDERHÅLLSPÅVERKANDE FAKTORER...25

3.4UNDERHÅLLSSTRATEGIER...25

3.4.1 Felavhjälpande, behovstyrd och förebyggande strategi ...26

3.4.2 Största lönsamhet respektive lägsta kostnad ...26

3.4.3 Livscykelkalkyler ...27

3.4.4 Bostadsmarknaden...27

3.5UNDERHÅLLSPLANERING MED HJÄLP AV UNDERHÅLLSPLANER...28

3.6ARBETET MED UNDERHÅLLSPLANER...29

3.6.1 Inventering och statusbedömning ...29

3.6.2 Underhållsplaner...30

3.6.3 Datoriserade hjälpmedel ...31

3.6.4 Uppdatering av underhållsplaner...32

3.6.5 Budget- och prioriteringsarbetet ...33

3.6.6 Uppföljning...34

3.7FASTIGHETSFÖRVALTNINGENS PUSSELBITAR...34

4. INTERVJUER ... 36

4.1DEFINITIONER...36

(7)

4.1.2 LKF...36

4.1.3 Helsingborgshem ...37

4.1.4 Stena Fastigheter Malmö ...37

4.1.5 Akelius Fastigheter ...37

4.1.6 Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning...38

4.2ARBETET MED UNDERHÅLLSPLANER...39

4.2.1 MKB ...39

4.2.1.1 Övergripande mål med ägandet ...39

4.2.1.2 En bedömning av skicket på beståndet ...39

4.2.1.3 Inventering och statusbedömning ...39

4.2.1.4 Underhållsplaner och datoriserade hjälpmedel...39

4.2.1.5 Planernas längd, information och detaljeringsgrad ...40

4.2.1.6 Informationskällor ...41

4.2.1.7 Underhållsstrategier...41

4.2.1.8 Nybyggnationer ...42

4.2.1.9 Uppdatering av underhållsplaner ...42

4.2.1.10 Budget- och prioriteringsarbetet ...43

4.2.1.11 Uppföljning ...44

4.2.1.12 Positivt och negativt ...44

4.2.1.13 Historia och framtid ...45

4.2.2 LKF...46

4.2.2.7 Underhållsstrategi ...48

4.2.3 Helsingborgshem ...55

(8)

4.2.4 Stena Fastigheter Malmö ...63

4.2.5 Akelius Fastigheter ...70

4.2.6 Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning...75

4.2.7 Sammanställning ...82

5. ANALYS ... 84

5.1INLEDNING...84

5.2UNDERHÅLLSPÅVERKANDE FAKTORER...84

(9)

5.2.2 Företagsanknytna faktorer ...85

5.2.3 Boendeanknytna faktorer...88

5.2.4 Bostadsmarknaden...88

5.3UNDERHÅLLSSTRATEGIER...89

5.3.1 Felavhjälpande, behovsstyrd och förebyggande strategi ...89

5.3.2 Livscykelkalkyler ...90

5.3.3 Målsättningen med verksamheten kontra underhållsstrategin...91

5.4UNDERHÅLLSPLANER...91

5.5UNDERHÅLLSPLANENS EFFEKTER PÅ VERKSAMHETEN...93

5.6EN MÄRKBAR SKILLNAD MELLAN DE KOMMUNALA OCH PRIVATA FÖRETAGEN...97

6. SLUTSATSER ... 99

6.1HUR ARBETAR FÖRETAGEN MED UNDERHÅLLSPLANER OCH VILKA GRUNDER FINNS TILL VALT TILLVÄGAGÅNGSSÄTT? ...99

6.2FINNS DET NÅGON MÄRKBAR SKILLNAD I HUR STORA PRIVATA OCH KOMMUNALA FASTIGHETSFÖRETAG ARBETAR MED UNDERHÅLLSPLANER OCH VAD ÄR I SÅ FALL ORSAKEN TILL SKILLNADEN? ...101

7. EGNA REFLEKTIONER... 102

8. FÖRSLAG TILL FORTSATT FORSKNING ... 107

KÄLLFÖRTECKNING ... 109 TRYCKTA KÄLLOR...109 ELEKTRONISKA KÄLLOR...110 MUNTLIGA KÄLLOR...110 BILAGOR ... 111 BILAGA 1.INTERVJUFRÅGORNA...111

BILAGA 2.BEGREPP OCH DEFINITIONER...115

SIS definitioner...115

Aff - definitioner...117

(10)

1. Inledning

I kapitlet beskrivs bakgrunden till denna undersökning, syftet med studien samt

undersökningens frågeställningar. Kapitlet innehåller även avgränsningar, information om vilken målgrupp undersökningen riktar sig till samt en överblick av arbetets disposition.

Fastighetsunderhåll är en viktig del av fastighetsförvaltningen. Olika lagar ställer krav på fastighetsägarna att fastigheterna ska underhållas, men väl underhållna fastigheter är även något som hyresgästerna upplever som trevligt och nödvändigt. Boverkets rapport Bättre koll på underhåll (2003) anger att det finns ett så kallat underhållsberg i Sveriges

bostadsfastighetsbestånd. I rapporten nämns också att eftersatt underhåll för det mesta även innebär dålig fastighetsekonomi samt att samhällets samlade förmögenhet urholkas. I olika publikationer kan man läsa att miljonprogrammets bostäder förfaller och att underhållet är starkt eftersatt, varför underhålls- och ombyggnadsbudgetar markant måste ökas de närmaste åren. Nyligen har man också kunnat läsa i olika tidningsartiklar om det dåliga skicket på sportanläggningar i Malmö. Det påstås att dessa anläggningar har vanskötts i många år och att en av anledningarna till förfallet är att förvaltningen saknat kontroll över fastigheternas dåliga skick på grund av att det inte funnits några underhållsplaner för anläggningarna.

Publikationer av ovanstående karaktär väckte författarnas intresse för ämnet

fastighetsunderhåll samt arbetet med underhållsplaner. Hur arbetar olika fastighetsägare med underhållsplanering egentligen samt hur förhåller de sig till arbetet med dokumenterade underhållsplaner?

1.1 Syfte

Syftet med denna undersökning är att utreda och analysera det strategiska arbetet med underhållsplaner hos stora privata och kommunala fastighetsföretag.

(11)

1.2 Frågeställningar

• Hur arbetar företagen med underhållsplaner och vilka grunder finns till valt tillvägagångssätt?

• Finns det någon märkbar skillnad i hur stora privata och kommunala fastighetsföretag arbetar med underhållsplaner och vad är i så fall orsaken till skillnaden?

1.3 Avgränsningar

I denna undersökning behandlas underhållsarbetet i fastighetsföretag som i sitt bestånd har en övervägande del hyresbostäder. Företagen äger själva fastigheterna och underhållsplaneringen genomförs i egen regi. I studien undersöks enbart de större fastighetsföretagen i regionen, detta för att kunna göra företagens underhållsarbete någorlunda jämförbara med varandra. Företagen som har intervjuats är belägna i sydvästra Skåne men vissa av företagen har en del av fastighetsbeståndet även i övriga Sverige.

Undersökningen berör framförallt fastighetsföretags arbete med fastighetsunderhåll och inte lägenhetsunderhåll.

I studien behandlas huruvida fastighetsföretag använder någon form av datastöd för att underlätta arbetet med underhållsplaner, men en mer ingående beskrivning av olika

datasystem ryms dock inte inom ramarna för denna studie. En viktig del av underhållsarbetet i fastighetsföretag är också själva processen kring genomförandet av underhållsinsatser

(exempelvis genomförandet av de planerade underhållsarbetena och upphandling av

entreprenörer). Detta är ytterligare en sak som författarna har valt att inte undersöka i denna studie.

Eftersom arbetet med att ta fram diverse ekonomiska siffror och nyckeltal ofta är tidskrävande och att det är svårt att göra en jämförelse av dessa på grund av att parametrarna som ligger bakom dessa siffror och nyckeltal ofta skiljer sig från företag till företag, så omfattar denna studie inte någon djupare undersökning av den typen av data. Intervjufrågorna som ställs till intervjupersonerna innehåller dock någon enstaka fråga om nyckeltal.

(12)

1.4 Målgrupp

Examensarbetet riktar sig till såväl högskole- och universitetsstuderande som studerande på andra liknande utbildningar. Undersökningen riktar sig även till fastighetsbranschen samt till andra som har ett intresse av ämnet fastighetsunderhåll och underhållsplaner eller som på något sätt kan dra nytta av denna undersökning.

(13)

1.5 Disposition

Kapitel 1 – I detta kapitel finner man inledande ord för arbetet, undersökningens syfte, frågeställningar, avgränsningar, målgrupp samt disposition.

Kapitel 2 – Här presenteras undersökningens tillvägagångssätt.

Kapitel 3 – I kapitel 3 redovisas det begrepp som utredningen utgår ifrån samt teoretiskt material och tidigare studier i ämnesområdet fastighetsunderhåll och underhållsplaner.

Kapitel 4 – I detta kapitel redovisas intervjuerna som genomfördes för att samla in empirisk data till denna undersökning.

Kapitel 5 – I kapitlet tolkas och bearbetas den insamlade empiriska informationen och denna kopplas till teoretiskt material och undersökningens frågeställningar.

Kapitel 6 – I detta kapitel sammanställs analysen till en slutsats så att undersökningens frågeställningar besvaras.

Kapitel 7 – Under undersökningens gång har författarna reflekterat över olika saker, dessa reflektioner presenteras i detta kapitel.

Kapitel 8 – Det finns flera intressanta frågor inom ämnesområdet fastighetsunderhåll samt arbetet med underhållsplaner som inte ryms inom ramarna för denna studie. I kapitel 8 presenteras några tips på fortsatt forskning.

Referenser och Bilagor – Slutligen finns ett kapitel med en förteckning över de källor som använts i denna undersökning samt ett kapitel med bilagor som innehåller intervjufrågor och olika underhållsbegrepp.

(14)

2. Metod

I detta kapitel redovisas inledningsvis vilken litteratur som använts i denna studie. Därefter presenteras de metoder som har använts för insamlig och bearbetning av data. Redovisningen görs ur ett kritiskt förhållningssätt.

Undersökningen inleddes med en överskådlig genomgång av diverse artiklar och rapporter på Internet som behandlade problematiken kring fastighetsunderhåll. Detta gjordes för att

kartlägga vad som skulle vara intressant att undersöka närmare inom ämnet. Efter att ha studerat problemområdet utarbetades studiens preliminära syfte och frågeställningar. Enligt Eriksson och Wiedersheim-Paul (2001) har man en tämligen oklar uppfattning om

ämnesområdet som ska undersökas i början av undersökningsarbetet varför det är vanligt förekommande och naturligt att man under utredningens gång ändrar uppfattning om

problemområdet och därmed också frågeformuleringarna. Så har fallet varit även med denna studie. Författarna hade en viss kännedom och förståelse inom ämnesområdet sedan tidigare men för att utöka kunskapen ytterligare genomfördes det en granskning av tidigare

undersökningar inom ämnet.

2.1 Litteratur

För litteratursökning, det vill säga för insamling av sekundärdata, användes det främst ett databaserat söksystem, svenska högskole- och forskningsbiblioteket Libris. På Libris hittar man bland annat olika böcker, tidskrifter, vissa tidigare genomförda vetenskapliga

undersökningar samt även dokument från myndigheter. Därefter söktes det efter publikationer i ämnesområdet på Internet. Sökorden som användes vid sökningen på Libris samt på Internet var bland annat fastighetsunderhåll, underhållsplanering, underhållsplaner och planerat underhåll. Dessa sökord valdes ut med utgångspunkt i syftet och frågeställningarna för denna undersökning. Tips på diverse litteratur framkom även ifrån böckernas och tidigare

(15)

genomförda undersökningars referenslistor samt från föreläsare på Malmö Högskola. Tillgång till relevant litteratur i ämnesområdet kan bedömas vara tillfredställande.

I denna studie har det till största del använts olika böcker som källor. Som referenslitteratur användes även en rapport och diverse föreskrifter från Boverket. Dessa källor kan anses vara reliabla, det vill säga mycket trovärdiga och tillförlitliga (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2001). En betydligt mindre del av information hämtades ifrån tidigare skrivna mindre undersökningar samt publikationer på Internet som saknar känd vetenskaplig grund.

Kunskaper och teoretiskt material hämtade ifrån litteraturen har varit ett viktigt hjälpmedel för utarbetning av intervjufrågorna samt för studiens analysfas.

2.2 Empiri

2.2.1 Kvalitativ och kvantitativ metod

I denna undersökning har en kvalitativ metod använts. Kvalitativ metodik innebär att insamlingen av empirisk data, primärdata, sker i kvalitativa intervjuer. En kvalitativ metod kännetecknas av tolkande analyser och en verbal bearbetning av textmaterialet (Patel & Davidson, 2003). Kvalitativa intervjuer för insamling av primärdata valdes bland annat för att kunna ge intervjupersonerna utrymme för att svara på frågorna med egna ord och på så vis få en möjlighet att utveckla och motivera svaren. En annan typ av forskningsmetod är kvantitativ metod, som kännetecknas av mätningar och statistik vid datainsamling, -bearbetning och analys (Patel & Davidson, 2003). Några exempel på datainsamlingsinstrument av kvantitativ art är experiment, enkäter och frågeformulär (Backman, 1998).

2.2.2 Urval av fastighetsföretag

Urvalet av fastighetsföretag har gjorts utifrån ett antal kriterier. Företagen skulle vara

verksamma i Skåne men kriteriet uteslöt dock inte företag vilka hade en del av sin verksamhet även i övriga delar av Sverige. Fastighetsföretagen som skulle kontaktas skulle dessutom ha en övervägande del av sitt bestånd i form av hyresbostäder samt ha arbetet med

(16)

de största i sitt slag i Skåne samt att tre av dessa skulle vara privat ägda och tre kommunalt ägda. Dessa kriterier uppsattes på grund av att göra det möjligt att jämföra den insamlade empiriska datan från de olika företagen samt för att kunna ge svar på undersökningens andra frågeställning.

Här aktualiseras dock frågan om generaliserbarhet. Kan en studie av ett fåtal likartade

fastighetsföretag anses representera alla fastighetsföretag, det vill säga en hel population? Om en undersökning omfattar alla representanter i en population så kan slutsatser som gäller alla dras. Även om inte en hel population undersöks kan generella slutsatser dras om

undersökningsobjekten/-subjekten valts ut slumpmässigt genom stickprov på ett korrekt sätt. (Patel & Davidson, 2003). I denna undersökning intervjuades det på grund av begränsade tidsramar endast tre privata samt tre kommunala fastighetsföretag verksamma i södra Skåne. Därmed kan dessa företag inte anses utgöra en hel population vilket fallet hade varit om undersökningen hade omfattat samtliga privata och kommunala fastighetsföretag i Sverige. Urvalet av företagen kan inte heller anses ha gjorts genom slumpmässiga stickprov. Företagen som har undersökts kan betraktas som vad Patel och Davidson (2003) kallar för en

”tillgänglig grupp”. I princip kan man säga att resultatet av denna undersökning därför endast gäller de företagen som deltagit i studien.

Utifrån ovannämnda kriterier valdes det ut tre privata samt tre kommunala fastighetsföretag som skulle utgöra källan till empirisk data i denna undersökning. De tre kommunala

bostadsföretagen var följande: MKB Fastighets AB (MKB), Lunds Kommuns Fastighets AB (LKF) och AB Helsingborgshem. De tre privata fastighetsföretagen var: Stena Fastigheter Malmö AB, Akelius Fastigheter AB och Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning. Även det privata fastighetsföretaget Heimstaden kontaktades men företaget hade inte möjlighet att ställa upp för en intervju med författarna. Författarna valde därför att kontakta företaget Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning, som är ett något mindre fastighetsföretag än Heimstaden. En svårighet var just att hitta företag av liknande storlek. Det minsta företaget som blev utvalt är Hugo Åbergs Fasighetsförvaltning som i sitt fastighetsbestånd har cirka 2100 bostadslägenheter, medan några av de största innehar betydligt fler bostadslägenheter, som exempel kan ges MKB, som äger cirka 21 000 bostadslägenheter. Även detta faktum aktualiserar frågan om

(17)

generaliserbarheten. I denna undersökning menas därmed med stora fastighetsföretag företag med ett bostadsbestånd på cirka 2100 hyreslägenheter eller fler.

Utöver dessa sex fastighetsföretag kontaktades det även ett företag, A Granlund, som tar fram underhållsplaner åt fastighetsföretag. Eftersom företaget, som för övrigt består av en enda person, arbetar med framtagandet av underhållsplaner var syftet med intervjun att utöka kunskapen inom ämnesområdet inför intervjuerna med de ovannämnda sex

fastighetsföretagen. Syftet var även att inhämta reflektioner på intervjufrågorna som hade utarbetats och som skulle användas vid intervjuerna med de ovannämnda sex

fastighetsföretagen.

2.2.3 Urval av intervjupersoner

Vilka personer som skulle intervjuas bestämdes i samråd med respektive företag via

telefonsamtal. Samtliga intervjupersoner arbetar med fastighetsunderhållet i respektive företag och kan därmed anses ha en stor kännedom i ämnesområdet fastighetsunderhåll och arbetet med underhållsplaner i respektive företag. På MKB intervjuades Rolf Nilsson (Nilsson) som arbetar som underhållsingenjör i företaget. Även på LKF genomfördes intervjun med en underhållsingenjör på företaget, Markus Nilsson (Nilsson). På Helsinborgshem fick intervjuarna träffa Anders Olsson (Olsson) som arbetar på företaget som

underhållssamordnare. På det privatägda fastighetsföretagen intervjuades följande personer: Staffan Persson (Persson) som arbetar som fastighetschef på Stena Fastigheter Malmö, Ulf Eriksson (Eriksson) som är ortschef för Halmstad och Helsingborg på Akelius Fastigheter samt Bertil Forsberg (Forsberg), fastighetsingenjör på Hugo Åbergs Fasighetsförvaltning. På företaget A Granlund intervjuades Anders Granlund (Granlund) som är byggnadsingenjör och egen företagare.

2.2.4 Intervjufrågor

Den viktigaste utgångspunkten för utarbetningen av intervjufrågorna har varit

undersökningens syfte och frågeställningar. Som redan nämnts så har ett betydelsefullt hjälpmedel för att utarbeta genomtänkta, strukturerade och välfungerande intervjufrågor även varit litteratur i ämnesområdet.

(18)

Intervjufrågorna i intervjuunderlaget är många och detaljerade. Enligt Eriksson och

Wiedersheim-Paul (2001) bör man inte ha mer än 20 frågor i ett intervjuformulär. Författarna har dock i intervjuunderlaget även angett många följdfrågor, vilket inte alltid görs i ett

intervjuformulär. En utav anledningarna till detta var att intervjuunderlaget skulle sändas ut till intervjupersonerna redan innan intervjutillfället. Författarna ville ge intervjupersonerna möjligheten att innan intervjutillfället även kunna fundera kring följdfrågorna. Vid

genomgången av diverse litteratur förstod författarna även att det återfanns en problematik kring definitioner och begrepp inom ämnesområdet. Genom att utarbeta flera detaljerade frågor ville författarna därför minimera risken att intervjupersonerna skulle uppfatta frågorna på olika sätt och på så vis ge svar på olika saker. En noggrann utformning av intervjufrågorna och ett val av intervjupersoner som besitter expertkunskaper inom ämnet gör att

undersökningen kan anses ha en god validitet, det vill säga att i studien undersöks det som i undersökningen anges ska undersökas (Patel & Davidson, 2003).

Svaren på ett fåtal av intervjufrågorna valdes av olika anledningar att inte presenteras i undersökningen. Dessa frågor var antingen frågor som författarna hade egna intressen av och ställdes till intervjupersonerna av den anledningen eller så var det frågor som inte visade sig nämnvärt bidra till att svara på undersökningens frågeställningar.

2.2.5 Intervjuernas genomförande och bearbetning

Som redan nämnts så sändes ett intervjuunderlag ut till samtliga intervjupersoner innan intervjutillfället. Där presenterades förutom intervjufrågorna även bland annat syftet med undersökningen samt de preliminära frågeställningarna. Frågeställningarna har dock ändrats något under undersökningens gång. Även definitionerna som denna undersökning skulle utgå ifrån (se nedan i kapitel 3) presenterades i intervjuunderlaget, detta på grund av att författarna uppmärksammats på problematiken kring begrepp och definitioner inom ämnet vid

litteraturgranskningen. Under intervjuerna upptäcktes dock att underhållsbegrepp som flera av företagen använde sig av skilde sig ifrån begreppen som var bifogade i intervjuunderlaget. Författarna har därför beslutat att i bilaga 2 presentera ännu fler underhållsbegrepp och -definitioner.

(19)

Intervjuerna genomfördes på respektive intervjupersonens kontor, det vill säga tekniken för att samla in empirisk data var besöksintervjuer (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2001). Besöksintervjuer valdes på grund av att intervjufrågorna var många, samt var det utifrån frågornas innehåll tänkbart att intervjupersonerna skulle kunna visa intervjuarna deras datasystem med mera för att underlätta förståelsen för svaren. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2001) utpekar att det förekommer vissa nackdelar med besöksintervjuer. Några exempel på nackdelarna är att intervjuareffekter kan förekomma, det kan vara svårt att ställa känsliga frågor, eftersom anonymitet saknas vid en sådan intervju samt att det kan vara svårt att få en intervjutid. Intervjupersonerna kunde därmed inte vara anonyma inför intervjuarna, däremot erbjöds det intervjupersonerna och deras företag möjligheten att vara anonyma i den

dokumenterade studien.

Intervjutiden varade mellan en till tre timmar och intervjuerna följde för det mesta strukturen av intervjufrågorna i intervjuunderlaget. Vid intervjuer förekommer det alltid en risk för feltolkningar. Intervjuerna dokumenterades genom anteckningar samt genom ljudinspelning. För att minimera riskerna för feltolkningar ytterligare så var två intervjuare närvarande på intervjuerna. Risken för feltolkningar gjordes minimal genom att intervjuerna skrevs ner och sändes för godkännande till respektive intervjuperson innan dessa användes i studien.

Något annat som måste tas i beaktning är problematiken kring objektivitet. Eriksson och Wiedersheim-Paul (2001) menar att ”förutsättningslösa utredningar” inte förekommer, ”/…/allt källmaterial man använder präglas av perspektiv och värderingar från personerna som skapat eller samlat in det.” (Eriksson & Wiedersheim-Paul, 2001, s. 55). Risken för förekomsten av subjektiva tolkningar kan enligt författarna anses gälla såväl litteraturen som används i undersökningen som det empiriska materialet. När det gäller den empiriska datan så kan det därmed inte uteslutas att båda parterna, såväl intervjuarna som intervjupersonerna, kan ha präglat studiens resultat med egna perspektiv och värderingar.

Som redan omtalats så skrevs intervjuerna ner och sändes för godkännande till respektive intervjuperson. Samtidigt passade författarna på att ställa en följdfråga till de tre kommunala bostadsföretagen, en fråga som av författarna upplevdes som intressant efter att samtliga intervjuer genomförts. Frågan var följande: Vilken tanke ligger bakom att

(20)

företaget/ledningsgruppen just nu under den senaste tiden velat utveckla arbetet med

underhållsplaner? Två av de tre företagen svarade på den frågan. På grund av problematiken kring underhållsbegrepp och -definitioner så uppmanades även samtliga intervjupersonerna att uppmärksamma huruvida intervjuarna uppfattat rätt angående vilka begrepp som används av respektive företag. Det bifogades även begrepp och definitioner från REPAB (2007) på grund av att författarna uppfattade det som att flera av företagen använde liknande definitioner. Dessa begrepp kan man även hitta i bilaga 2.

Ett något annorlunda tillvägagångssätt användes för intervjun med Granlund. Det diskuterades kring intervjufrågorna även i det här fallet, dock var avsikten med denna intervju främst en ökad förståelse för ämnet samt för att få Granlunds synpunkter kring intervjufrågorna som sedan skulle ställas till de sex fastighetsföretagen. Intervjun med Granlund har inte skrivits ner och skickats tillbaka till honom för godkännande. Under intervjun presenterade dock Granlund eget teoretiskt material som författarna har bedömt vara relevant att använda i studien.

Slutligen har intervjuerna redovisats i intervjuavsnittet och därefter har den empiriska

informationen analyserats utifrån de teoretiska utgångspunkterna i ett eget avsnitt. Författarna har valt att redovisa intervjuerna för ett företag i taget, då denna presentationsform ansågs vara enklast att följa.

2.3 Källkritik

Eftersom författarna inte besitter några djupare kunskaper i intervjuteknik, så kan en eventuell intervjueffekt inte uteslutas. Inspelningen av intervjuerna kan även den ha påverkat

intervjuerna på ett sätt som gör att intervjupersonerna inte svarat helt uppriktigt på ställda frågor. Intervjupersonerna har tagit del av intervjufrågorna innan intervjutillfällena, intervjupersonerna och företagen har erbjudits en möjlighet att vara anonyma samt har intervjupersonerna godkänt intervjuerna innan publikation, vilket kan ha motverkat ovannämnda effekter.

(21)

Intervjupersonernas egna intressen och subjektivitet, samt olika uppfattning om vissa frågor, begrepp och definitioner kan ha försämrat undersökningsresultatet något. Missuppfattningen av frågorna har författarna dock försökt att minimera genom detaljerade och noggrant formulerade intervjufrågor, men på grund av begreppsförvirringen och

gränsdragningsproblemen mellan olika begrepp kan missuppfattningar emellertid inte helt uteslutas.

Sekundärdata har huvudsakligen utgjorts av litteratur i form av olika böcker vilka kan anses vara förhållandevis pålitliga källor, men även författarna till litteraturen kan ha subjektiva åsikter och presentera egna tolkningar i sina författningar.

(22)

3. Fastighetsunderhåll och underhållsplaner

Inom ämnet fastighetsunderhåll finns det en begreppsförvirring samt förekommer det gränsdragningsproblem mot andra begrepp. I detta kapitel presenteras begrepp och

definitioner som denna studie utgår ifrån. Sedan följer en redogörelse av teoretiskt material och tidigare studier kring ämnet fastighetsunderhåll och underhållsplaner.

3.1 Begreppen som denna undersökning utgår ifrån

Inom fastighetsbranschen finns det en problematik kring vilka underhållsbegrepp som ska användas och hur dessa ska definieras. Det förekommer även svårigheter med

gränsdragningen mellan begreppen drift, underhåll och investering (Hellström, A. & Lind, H., 2006). Nedan presenteras begrepp och definitioner som denna undersökning utgår ifrån. Begreppen underhåll, planerat underhåll, felavhjälpande underhåll och drift kommer ifrån Aff – definitioner 04 med några tillägg som markeras kursivt. Begreppet investering är hämtat från Lind och Hellström (2006, s. 6) och begreppet lägenhetsunderhåll definieras med

vägledning av boken Underhållsplanering av Spånberg (1990, s. 9).Begreppet

fastighetsunderhåll har författarna definierat själva, detta med hänsyn tagen till begreppet lägenhetsunderhåll. För det sista begreppet, underhållsplan, har författarna inte hittat någon entydig definition på i litteraturen varför begreppet definieras med vägledning av vad olika företag som tar fram underhållsplaner för fastighetsägare definierar begreppet på sina hemsidor på Internet. I bilaga 2 finner man ytterligare begrepp och definitioner för drift och underhåll. Begreppen är bifogade på grund av att det i kapitlen som innehåller empirisk information förekommer fler underhållsbegrepp än dessa som presenteras här nedan.

Underhåll - Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning. Vid underhåll återställs vanligen funktionen till den

ursprungliga nivån. Underhåll omfattar arbetsprestation, hjälpmedel och byte av material, vara eller komponent. Enbart byte av förbrukningsmaterial som innebär att funktionen återställs till ursprunglig nivå räknas dock till drift. Underhåll delas in i planerat och felavhjälpande

(23)

Fastighetsunderhåll – Underhåll av stomme, klimatskärm, installationer samt annat underhåll som inte omfattas av lägenhetsunderhåll (se nedan).

Lägenhetsunderhåll – Underhåll rörande allt som hör till en lägenhet utom en del så kallade fasta installationer som vatten- och avloppsledningar, radiatorer och dylikt (det räknas som fastighetsunderhåll).

Planerat underhåll - Underhåll som är planerat till tid, art och omfattning.

Insatserna förväntas att göras med intervall på mer än ett år i syfte att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, jmf drift. (Begreppet periodiskt underhåll använd även ibland.)

Felavhjälpande underhåll - Underhåll som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna. Felavhjälpande underhåll indelas i akut underhåll och övrigt felavhjälpande underhåll. Det utförs normalt genom reparation eller utbyte efter felanmälan från brukare,

tillsynsrapportering eller larm.

Drift –Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att

upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. Drift innefattar mediaförsörjning, tillsyn och skötsel. Den funktion som skall upprätthållas är den för tillfället möjliga med hänsyn till slitage och förvaltningsobjektets, inredningens och utrustningens ålder och

prestationsförmåga. (Begreppet löpande underhåll som används ibland innefattas under detta begrepp.)

Investering – Åtgärder som innebär att funktionen hos objektet förbättras jämfört med dess ursprungliga standard.

Underhållsplan – En långsiktig handlingsplan (exempelvis 3, 5, 10, 20 eller 30 års översikt) för planerat underhåll.

(24)

3.2 Varför fastighetsunderhåll?

En byggnad måste uppfylla en viss byggteknisk prestanda som till exempel hållfasthet, klimatskydd, mediaförsörjning, kommunikationer med mera. Detta kallar Bejrum (1999) till byggnadens grundsystem och innefattar främst byggnadens yttre underhåll. Om dessa faktorer inte upprätthålls, äventyrar man byggnadens värde och i värsta fall kan byggnaden bli

oanvändbar. Fastighetsägaren har underhållsansvaret men även kunden kan ställa krav på prestanda på grundsystemet (Bejrum, 1999).

Olika lagar, förordningar och föreskrifter ställer krav på underhåll av byggnader. På Boverkets hemsida står det följande:

Huvudregeln i bygglagsstiftningen är att det är den som äger ett byggnadsverk, det vill säga en byggnad eller annan anläggning, eller en tomt som ansvarar för

underhållet. Byggnadsnämnden kan därför ställa ägaren till svars om underhållet inte sköts (plan- och bygglagen § 10). (www.boverket.se[1])

Underhållet av byggnader ska skötas så att dess grundläggande tekniska egenskaper i huvudsak bevaras. Skicket måste vara bra när det gäller anordningar för att

säkerställa brandskydd, skydd med hänsyn till hygien, hälsa och miljö, säkerhet vid användning, energihushållning och tillgänglighet. (www.boverket.se[2])

En byggnadens yttre ska hållas i vårdat skick. Underhållet ska anpassas till byggnadens värde från historisk, kulturhistorisk, miljömässig och konstnärlig synpunkt samt med hänsyn till omgivningens karaktär (plan- och bygglagen § 3). Särskilt värdefulla byggnader ska underhållas så att deras så kallade särart bevaras (plan- och bygglagen § 3). (www.boverket.se[1])

Sedan finns det delar av byggnader som kunden uppmärksammar mera och ställer högre krav på. Detta kallar Bejrum (1999) byggnadens kundsystem. Även här har fastighetsägaren ett underhållsansvar. Fastighetsägaren bör här i en större grad än när det gäller byggnadens grundsystem ta hänsyn till kundens önskemål. Här ingår mycket av det inre underhållet av byggnaden såsom ytskikt, inredningsdetaljer med mera (Bejrum, 1999).

Eftersatt underhåll är en oundviklig följd om byggnader inte underhålls i tillräcklig omfattning. Enligt Boverket (2003) finns det tydliga indikationer på att eftersatt underhåll förekommer i Sveriges bostadsbestånd. Underhållet anges vara eftersatt i bostadsbestånden såväl bland kommunala som privata fastighetsföretag.

(25)

3.3 Underhållspåverkande faktorer

Flera olika faktorer påverkar företagens val av tillvägagångssätt vid fastighetsunderhåll. Olika byggnadsdelar kräver olika underhåll beroende på byggnadsdelarnas utformning, förslitning med mera. En mycket viktig faktor som påverkar val av underhållsstrategi är företagens mål med ägandet och förvaltandet av beståndet. Även kunden i bostadshusen inverkar på

fastighetsunderhållet (Bejrum, 1987). Nedan följer en tabell som sammanfattar faktorer som avgör vilka metoder som väljs för att styra underhållet av byggnader.

Fastighetsanknytna Företagsanknytna Boendeanknytna Byggnadsutformning och

-material

Målsättning för innehav och servicenivå

Boendeattityder och -mål

Byggnadsålder Organisation för planering och utförande

Hushållssammansättning

Storlek och komplexitet Lönekostnader och produktivitet Ekonomisk kapacitet och fritid

Lönsamhet, likviditet, finansieringsmöjligheter och beskattning

Kunskaper

Figur 3:1 Underhållspåverkande faktorer (Källa: Bejrum, H., 1987, s. 17)

3.4 Underhållsstrategier

Företagets underhållsstrategi bestäms främst i ett samspel mellan fastighetsägarens och byggnadens förutsättningar enligt figur 3:1 ovan i föregående avsnitt. Även kunden kan ställa vissa villkor. Nedan presenteras olika former av underhållsstrategier samt ytterligare faktorer som kan eller borde påverka valet av underhållsstrategi.

(26)

3.4.1 Felavhjälpande, behovstyrd och förebyggande strategi

Underhållsstrategier kan enligt Bejrum (1999) delas in i tre kategorier:

• Felavhjälpande • Behovstyrd • Förebyggande

Enligt Bejrum (1999) bör företag välja en underhållsstrategi och sedan borde

underhållsinsatserna bedömas i en underhållsplan. Felavhjälpande strategi innebär att

underhållsåtgärder vidtas först när fel uppstår. Förebyggande strategin innebär att uppkomsten av fel förhindras (Bejrum, 1987), det vill säga att man gör förebyggande underhållsinsatser (Bejrum, 1999). Förebyggande underhåll innebär att underhåll utförs innan funktionen på föremålet upphört att fungera (Hagberg & Hensiksson, 1995). Behovsstyrt underhåll kan sägas vara något mitt emellan den förebyggande och felavhjälpande underhållsstrategin.

Flera saker talar för att man inte borde satsa på felavhjälpande underhållsstrategi. Felavhjälpande och framför allt akut underhåll blir enligt Ohlsson (1990) alltid dyrare i längden än planerat underhåll. Till exempel kan följdskadorna uppstå om ett fel inträffar. Felavhjälpande underhåll resulterar ofta i osäkrare drift och fler störningar för

kärnverksamheten samt tenderar kostnaderna för drift och underhåll öka om felavhjälpande underhållsstrategi används (Bejrum, 1999).

3.4.2 Största lönsamhet respektive lägsta kostnad

Olika fastighetsföretag har som ovan nämnts olika mål med sitt fastighetsägande och sin fastighetsförvaltning. Vissa företag är mer vinstorienterade än andra och uttrycker sin ekonomiska målsättning i form av avkastningskrav och försöker att uppnå ett så högt driftnetto som möjligt genom att påverka hyran. Medan andra företag med

självkostnadsmålsättning, till exempel allmännyttiga bostadsföretag, ska drivas enligt självkostnadsprincipen och förutsätts inte generera höga vinster och försöker därför främst påverka kostnaderna i förvaltningen (Bejrum, 1987).

(27)

Enligt Bejrum (1987) kan de ekonomiska målen indelas enligt följande:

• Största möjliga lönsamhet • Lägsta möjliga kostnader

Med ledning av detta torde formaliserad underhållsplanering vara vanligare hos ägare med självkostnadsmål än ägare med lönsamhetsmål (Bejrum, 1987, s.18).

3.4.3 Livscykelkalkyler

Enligt Bejrum (1999) borde underhållsstrategin bestämmas enligt det som ger den högsta livscykelvinsten eller lägsta livscykelkostnaden. För att göra detta använder man livscykel- eller årskostnadskalkyler. Ekonomiska kalkyler eller livstidskostnadsberäkningar anses vara mycket viktiga även av SABO (1992) och Ohlsson (1990). Kalkyler kan användas vid situation där olika alternativa metoder för en underhållsinsats jämförs. Till exempel om det förekommer behov av underhåll av en fasad kan det med hjälp av kalkyler bedömas om det är mest ekonomiskt fördelaktigt med en omputsning eller att ersätta putsen med en ny

tegelfasad. Det första alternativet har lägre engångskostnad medan åtgärden måste upprepas efter ett antal år. Alternativ två kräver en betydligt högre engångsutgift men det behövs kanske inga ytterligare underhållsåtgärder i framtiden. Kalkyler kan även användas vid bedömning när en underhållsinsats borde genomföras. Ekonomiska kalkyler kan leda till andra slutsatser än traditionellt underhållstänkande (Bejrum, 1999).

3.4.4 Bostadsmarknaden

Ambitionsnivån på fastighetsunderhållet hänger även samman med bostadsmarknaden. Situationen på bostadsmarknaden kan påverka vilken underhållsstrategi som väljs i företaget. Om det förekommer många tomma lokaler på marknaden så kan underhållsåtgärder öka fastighetens attraktivitet och utgöra en konkurrensfördel. Om situationen är omvänd, det vill säga att det förekommer efterfrågeöverskott, minskar underhållsinsatsernas betydelse som konkurrensmedel (Bejrum, 1987).

(28)

3.5 Underhållsplanering med hjälp av underhållsplaner

Underhållsplanering kan ske med eller utan underhållsplaner. Det finns inga regler i dagens lagstiftning kring underhållsplanering eller hur en underhållsplan ska vara utformad i byggnadens driftsskede. Däremot finns det rekommendation att underhållsplan bör tas fram för nybyggnation.

Enligt Boverket (2003) bör det finnas skriftligt dokumenterade underhållsplaner i

bostadsföretag. Även om dokumenterade underhållsplaner inte garanterar att det kommer att budgeteras pengar för det planerade underhållet eller även om det budgeteras är det inte alltid säkert att budgeterade pengar utnyttjas för underhållet, så får bostadsföretagen genom att arbetet med underhållsplaner kunskaper om beståndets underhållsbehov och därför kan agera strategiskt och långsiktigt med fastighetsunderhållet. I Boverkets rapport (2003) nämns även att om skriftliga underhållsplaner saknas i företaget uppstår det problem om en nyckelperson skulle sluta i företaget. Boverket (2003) föreslår att det borde införas ett krav på

dokumenterade långsiktiga planer för kontinuerliga underhållsåtgärder i alla flerbostadshus.

Dokumenterade underhållsplaner har fler fördelar. Arbeta med planerat underhåll och underhållsplaner skapar enligt Spånberg (1990) en teknisk och en ekonomisk

handlingsberedskap samt öppnar en möjlighet till en jämnare arbetsbelastning och en jämnare fördelning av de ekonomiska resurserna i företaget. Underhållsplanerna underlättar

samordning av underhållsåtgärder (Spånberg, 1990) och ger möjligheter till bra upphandlingar (Bejrum, 1999). Underhållsplanerna kan fungera som en informationskälla till hyresgäster om kommande underhållsarbeten (www.pfu-teknik.se) samt så utgör planerna ett viktigt underlag för företagens budgetarbete (SABO, 1992).

Som ovan nämnt bör underhållsplaner tas fram för nybyggda byggnader. Boverket skriver följande:

För att uppfylla kravet i BVL § 2 om att byggnadens ursprungliga funktioner i

huvudsak ska bevaras bör en plan för periodiskt underhåll finnas när byggnaden tas i drift. Planen bör omfatta minst 30 år (BBR 2:51). (www.boverket.se[1])

(29)

3.6 Arbetet med underhållsplaner

När ett företag ska införa arbetet med underhållsplaner krävs det först och främst ett noggrant arbete med inventering och besiktning för att kunna upprätta ett fungerande system för underhållsplaner. Sedan förs all data från inventeringen och besiktningarna in i

underhållsplaner och därefter kompletteras planerna med andra uppgifter såsom kostnader. Sedan följer det ett kontinuerligt arbete för att upprätthålla och uppdatera planerna. Nedan beskrivs processen kring arbetet med underhållsplaner närmare.

3.6.1 Inventering och statusbedömning

När man har bestämt sig för att upprätta underhållsplaner ska basdata om fastigheterna insamlas och analyseras. Fastighetsdata såsom areor, lägenheter, lokaler, mängder (fönster med mera), ritningar, driftstatistik, ekonomiska redovisningar med mera bör tas fram (SABO, 1992).

Nästa steg är underhållsbesiktning för att kartlägga det tekniska underhållsbehovet. Innan besiktningen genomförs bör man fundera genom vilka personer som ska vara involverade i besiktningsarbetet. Till exempel kan det vara nyttigt att fastighetsskötare eller motsvarande deltar. Den personen är väl insatt i fastighetens skick och sitter ofta på detaljkunskaper (Spånberg, 1990). Vissa bedömningar kan även kräva specialkompetens och då kan en specialist anlitas (SABO, 1992). Vid besiktningen används blanketter i form av checklistor. Upprättas det datorbaserade underhållsplaner bör besiktningen anpassas efter vilka uppgifter som ska matas in i dataprogrammet. En fotodokumentation kan vara till hjälp samt olika uppgifter som finns nedskrivna om tidigare utförda underhållsinsatser (SABO, 1992).

Underhållsbesiktningar ska sedan utföras kontinuerligt vid uppdatering av befintliga underhållsplaner. Förutom okulär besiktning kan även information från brukare, fastighetsskötare eller motsvarande samt entreprenörer vara en del av underlaget för statusbedömning. Denna information kan förmedlas på olika möten men även genom den dagliga kontakten mellan fastighetsförvaltare och de nämnda parterna (Hellström & Lind, 2006).

(30)

3.6.2 Underhållsplaner

En underhållsplan kan sägas vara en form av ”rangordnad åtgärdskatalog” för de kommande åren (SABO, 1992). Enligt SABO (1992) bör underhållsplaner inte vara längre än tio år på grund av att precisionen blir dålig i slutet av perioden om en underhållsplan sträcker sig så långt som 20 år eller mer framåt. Bejrum (1999) skriver att planeringsperioden ofta är mellan fem och 15 år eller längre. Enligt SABO (1992) kan man lätt tro att noggrannheten i långa tidsperspektiv är större än den är i verkligheten. Hellström och Lind (2006) anger att en schablonmässig, mycket enkel bedömning av underhållsbehovet kan anges till exempel för de kommande 20 åren, detta för att få fattning om framtida underhållsutgifter och på så sätt undvika att det skapas ett ”underhållsberg”.

Både SABO (1992) och Hellström och Lind (2006) skriver att underhållsplanerna ska vara mer övergripande när det gäller åren längre fram i tiden medan de närmaste åren ska planerna vara detaljerade. SABO (1992) uppger att de närmaste fem åren ska vara mera detaljerade medan Hellströms och Linds (2006) riktlinjer utöver den överskådliga 20-årsplanen är en treårsplan som ska omfatta större specifika underhållsinsatser och sedan en mera detaljerad ettårsbudget.

Beroende på vald detaljeringsgrad är det olika information som ska presenteras i en underhållsplan. I en underhållsplan redovisas de åtgärder som ska göras inom den tid underhållsplanen avser, vilken mängd de omfattar och kostnaden för åtgärderna (SABO, 1992). Bedömning av brukstider för byggnadsdelar kan baseras på olika existerande underhållsplaneringsrekommentationer såsom SABO:s underhållsnorm och REPAB:s underhållsintervaller eller annan erfarenhetsdata. Vilka underhållsåtgärder som sedan ska genomföras bestäms på basis av besiktningar och de olika

underhållsplaneringsrekommendationer som används av företaget (Bejrum, 1999). Även för kostnadsbedömning kan olika hjälpmedel såsom REPAB:s årskostnader användas.

(31)

Nedan presenteras ett exempel på en underhållsplan för en byggnad.

Figur 3:2 Underhållsplan (Källa: www.agranlund.nu)

3.6.3 Datoriserade hjälpmedel

Användningen av manuella underhållsplaner började framför allt under 1960- och 70-talen. I större fastighetsföretag med stora bestånd är manuell underhållsplanering mycket

arbetskrävande och därför blir dessa svåra att hålla aktuella (SABO, 1992). Datorstöd för arbetet med underhållsplaner är ett utmärkt hjälpmedel i sådana företag. Datorstödda

planeringssystem är ofta uppbyggda av olika moduler som många gånger används för mycket mer än underhållsplanering i fastighetsföretaget. Exempel på olika moduler som är vanligt förekommande i sådana datasystem är: fastighetsregister, tidsplanerat underhåll

(32)

(underhållsplaner), felanmälan, hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll, driftuppföljning,

hyresadministration, ekonomisystem med mera (SABO, 1992). Bejrum (1999) anser att för att ett datasystem ska fungera bra och vara ändamålsenligt som informationssystem ska det uppfylla följande krav:

• Enkel hantering – vid både uppdatering och datauttag

• Ändamålsenlighet – utdata ska direkt kunna utnyttjas i verksamheten • Mångsidighet – omfatta såväl ekonomi som teknik; både drift och underhåll

3.6.4 Uppdatering av underhållsplaner

Planerna måste fortlöpande revideras för att vara aktuella (Bejrum, 1999).

Underhållsplanerna måste avstämmas mot det som har utförts enligt planen och mot övriga underhållsinsatser som utförts. Det förekommer alltid en osäkerhet kring bedömning av underhållsbehov vid upprättande av underhållsplaner vilket gör det nödvändigt att planerna regelbundet revideras. Osäkerheten vid bedömning av behov av underhåll för olika

byggnadsdelar kan bero på olika anledningar. Till exempel är kunskapen om byggnaders grundläggande egenskaper i regel långt ifrån fullständig. Även andra faktorer kan ge

anledning till en oriktig bedömning av framtida underhållsbehov (Hellström & Lind, 2006). Hellström och Lind (2006, s. 16) menar att ”/…/det är orealistiskt att tro att långsiktiga underhållsplaner kan bestämmas vid en viss tidpunkt och sedan följas under en längre tid.” ”I de flesta fall är det en illusion att rätt tidpunkt för underhåll kan förutses” anser Bejrum (1999, s. 38). På grund av olika osäkerhetsfaktorer kan det även ibland vara mer rationellt att vänta med den planerade åtgärden. Hellström och Lind (2006) nämner följande typer av osäkerhet:

• Osäkerhet om objektets egenskaper

• Osäkerhet om hur länge olika komponenter håller och hur de samverkar

• Osäkerhet om andra kostnader som budgeten ska räcka till (till exempel kan ökade driftkostnader vara anledningen till att pengar ”hämtas hem” från underhållsbudgeten) • Osäkerhet om vad en enskild åtgärd kostar

• Osäkerhet om den tekniska utvecklingen och de framtida kostnaderna • Osäkerhet om vad verksamheten har för behov och krav i framtiden • Osäkerhet om framtida myndighetskrav

(33)

Osäkerheten kan alltså ge anledning till att planerade underhållsinsatser flyttas fram och tillbaka i tiden. En senareläggning av underhållsinsatser men också en tidigareläggning kan även bero på att det finns planer för investeringar. Det finns stordriftsfördelar och andra ekonomiska fördelar med att sammanlägga underhållsinsatser med en investering (Hellström & Lind, 2006). Enligt Lundén (2006) är underhållsplaner ingen statisk sanning varför dessa måste uppdateras kontinuerligt.

3.6.5 Budget- och prioriteringsarbetet

Hellström och Lind (2006) beskriver olika metoder för fastställandet av budget för fastighetsunderhåll för kommunalt ägda offentliga byggnader. Hur mycket medel som kommunens budgetberedning tilldelar till fastighetsunderhåll kan grundas på budgetförslag från fastighetsnämnden. Men det kan även vara tvärt om då fastighetsnämnden tilldelas ekonomiska ramar och sedan kan fastighetsnämnden i sin tur begära budgetförslag från fastighetsförvaltningen. Storleken på medel för fastighetsunderhåll kan även grundas på hyresintäkterna eller krav på avkastningen.

Begränsade ekonomiska ramar för fastighetsunderhåll kan innebära att vissa planerade underhållsinsatser kanske inte kan inrymmas inom årets budget för planerat underhåll. Detta medför att vissa planerade underhållsinsatser måste prioriteras medan andra insatser måste skjutas på framtiden. Bejrum (1999) menar att de ekonomiska effekterna av olika

underhållsåtgärder inte är lätta att peka ut på kort sikt och ofta märks det inte om man skjuter på de planerade underhållsinsatserna ett par år.

Prioritetsordningen för olika underhållsinsatser kan vara fastställd i övergripande

handlingsplaner i företaget eller så sker omprioriteringen utan ledning av sådana övergripande bestämmelser. Enligt Hellström och Lind (2006) kan exempel på prioritetsordning vara följande:

• Skalskydd (för att till exempel undvika följdskador) • Säkerhetsaspekter (finns något som kan skada personer?)

• Aspekter som är nödvändiga för att verksamheten i byggnaden ska fungera (till exempel att det finns värme och vatten)

(34)

3.6.6 Uppföljning

När underhållsinsatserna har genomförts är det viktigt att en uppföljning sker. Syftet med uppföljningen är att kunna utvärdera underhållsinsatserna samt att ge underlag för framtida planering av underhåll. Ett noggrant uppföljningsarbete medger en rationalisering av framtida underhållsarbete. Uppföljning av underhållsinsatser kan genomföras till exempel genom att avstämma nedlagda kostnader mot planerade kostnader, genom uppföljning av felutveckling eller genom jämförelse mellan kostnaderna för planerat underhåll och kostnader drift (har minskat efter underhållsinsatser) (Juvén, 1977). Även andra nyckeltal kan användas för att utvärdera en genomförd underhållsinsats.

3.7 Fastighetsförvaltningens pusselbitar

Modellen nedan har utarbetats av Granlund under hans karriär med att upprätta

underhållsplaner för olika fastighetsbolag. Modell ska symbolisera de delar som samspelar och styr ett fastighetsföretags arbete med förvaltningen.

Lägg pusselbitarna rätt!

Figur 3:3 Fastighetsförvaltningens pusselbitar (Källa: Konstruerat och distribuerat material från Granlund, 2008)

(35)

Granlund förklarar och beskriver innebörden av modellen enligt följande:

Kunskaper:

Allmänna – Av personalen som arbetar med administrationen och finansieringen krävs i huvudsak allmänna kunskaper rörande den tekniska sidan av förvaltningen och att göra rätt mer än att finna fel. När det handlar om finansiering arbetas det med frågeställningarna, går räntorna upp eller ner? Hur blir det med inflation, med mera? Kunskapen om omvärlden är viktigare än kunskapen om själva huset. De som arbetar inom dessa områden har med andra ord inte kunskapentill att fördela resurserna rätt och objektivt.

Speciella – Av personalen som arbetar med driften och underhållet krävs speciella kunskaper, exempelvis vilken säkring som ska användas, vilket kvs-värde en styrventil ska ha och hur länge saker och ting håller. Här söker man i huvudsak feloch avvikelser som ska rättas till.

Dessa två delar förstår inte alltid varandra.

Tidsaxel:

Årlig – Administration och drift sker årligen vilket gör det lättare att bestämma vilken organisation man ska ha och vad man ska budgettera.

Periodvis – Det periodiska (yttre) underhållet är det som sker med intervaller längre än ett år, vilket gör det svårare att bestämma kostnadsbilden och behovet av finansiering.

Det ligger inte någon värdering i orden utan att om man ser på verkligheten så finns det i byggnader en rad fackområden som kräver mycket speciella kunskaper som drift och underhållspersonalen innehar. När det gäller administration och finansiering så är det något som kräver allmänna kunskaper om den tekniska sidan i

fastighetsförvaltningen.

I praktiken finner vi lätt företag som sysslar med var sin pusselbit (se figuren). Eller några företag som försöker greppa om två eller tre pusselbitar. Det är dock få företag som ser helheten och där alla pusselbitarna har ett samspel, samarbete och förståelse för varandra. Det gäller att lägga pusslet på rätt sätt. (Granlund, 2008)

(36)

4. Intervjuer

I detta kapitel redovisas en sammanfattning av genomförda intervjuer för att få en

uppfattning om hur stora privata och kommunala fastighetsbolag i Sydsverigearbetar med det planerade fastighetsunderhållet och underhållsplaner. Avslutningsvis kommer även en modell som beskriver förvaltningens pusselbitar och deras samspel redogöras.

4.1 Definitioner

Då företag arbetar med olika begrepp och definitioner, presenterade man under intervjuerna de begrepp och definitioner som det redogjorts för i avsnittet 3.1 ”Begreppen som denna undersökning utgår ifrån” och bad den som blev intervjuad kommentera om dessa skiljer sig ifrån de termer som de arbetar efter i sina företag.

4.1.1 MKB

Nilsson försöker implementera olika underhållsbegrepp i företaget men han menar att det är svårt då man på MKB inte har arbetat med periodiskt underhåll och underhållsplaner tidigare. Man arbetar med planerat och oplanerat underhåll i posten underhåll och driften har sin egen post. Mycket skötselåtgärder under året kommer även in i åtgärdsplanen (MKB:s

underhållsplan). De använder inte begreppet felavhjälpande underhåll utan i stället oplanerat underhåll.

4.1.2 LKF

(37)

4.1.3 Helsingborgshem

REPAB:s definitioner stämmer bäst in på Helsingborgshem:s synsätt enligt Olsson, då de kallar det felavhjälpande underhållet för reparationer. Reparationer går inte att planera, därför kallar de det för reparationer. När man lagar taket är det en reparation och när man sedan byter ut taket planerar man in det och då blir det ett underhåll menar Olsson. Det är en egen avdelning (förvaltningsavdelningen) som ansvarar över drift, skötsel och reparationer på företaget.

4.1.4 Stena Fastigheter Malmö

Stena Fastigheter Malmö räknar in periodiskt underhåll och reparationer i sitt

underhållsbegrepp. Periodiskt underhåll innefattas av planerat underhåll och oplanerat underhåll. Planerat och oplanerat underhåll gör man när man byter ut något och reparationer gör man då man lagar något som gått i sönder som redan finns där menar Persson.

4.1.5 Akelius Fastigheter

Akelius Fastigheter arbetar med posterna löpande underhåll, planerat underhåll, hyresgästanpassningar och fastighetsskötsel.

Posten drift har de inte, felavhjälpande underhåll och drift benämns av dem istället som löpande underhåll. Det vill säga, om ett planerat underhåll blir ett akut felavhjälpande underhåll så hamnar det under posten löpande underhåll. Löpande underhåll är sådana åtgärder som sker med ett intervall på mindre än ett år. Fastighetsskötseln gör vissa åtgärder som många andra betraktar som underhåll, där är det en svår definition att ge rörande vad det egentligen ska vara menar Eriksson. Reparationer som görs av fastighetsskötarna går under fastighetsskötsel och om reparationen är beställd av någon annan så går det under löpande underhåll. Om en fastighetsskötare byter en toastol så kommer arbetskostnaden som

fastighetsskötsel men materialet som löpande underhåll. Om han i stället beställer bytet av en entreprenör så blir allt löpande underhåll.

(38)

Planerat underhåll är större åtgärder som sker med ett intervall på mer än ett år exempelvis fasadmålningar, trapphusmålningar och fönstermålningar med mera.

Hyresgästanpassningar sker i samband med ett lägenhetsbyte och är endast lägenhetsunderhåll inte fastighetsunderhåll.

4.1.6 Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning

Hugo Åbergs Fastighetsförvaltning använder sig inte av begreppet felavhjälpande underhåll utan de kallar alla oförutsedda händelser för reparationer. Forsberg menar att eftersom företaget är en enskild firma så är gränsen inte så hård mellan vad man kallar reparation och underhåll och därför är gränsen inte helt definierad. Underhåll och reparationer ligger under samma post. De följer dock definitionerna mellan drift och underhåll i beaktande på Aff:s tidsintervaller.

(39)

4.2 Arbetet med underhållsplaner

4.2.1 MKB

4.2.1.1 Övergripandemål med ägandet

Enligt Nilsson är företagets övergripande mål att ha ett långsiktigt ägande och förvaltning och leva upp till kundernas förväntningar. De försöker även köpa fastigheter som är i dåligt skick i syfte att rusta upp dessa. I nergångna områden krävs en stor och stark förvaltare för att öka statusen och tryggheten, på detta sätt tar företaget ett stort samhällsansvar menar han.

4.2.1.2 En bedömning av skicket på beståndet

Nilsson bedömer skicket på företagets fastigheter som generellt medelmåttigt i jämförelse med genomsnittsfastigheten i Malmö.

Det finns ett behov av mer underhåll, men idag är tanken att man inte ska göra något förrän det är dags. (Nilsson, 2008)

4.2.1.3 Inventering och statusbedömning

Den driftpersonal som är ute på fastigheterna ser fortlöpande till fastigheterna och rapporterar in under årets gång vad de ser behövs göras. Vart tredje år görs en besiktning mer i detalj, då går Nilsson tillsammans med fastighetsförvaltarna igenom hela fastighetsbeståndet och gör en okulär besiktning. De har då bland annat med sig byggnadernas historik och protokollför en skickbedömning. Om det är något större projekt som ska göras, eller om det är något som ska bedömas och kunskaperna inte finns i företaget anlitas experthjälp, en konsult som gör en speciell statusbesiktning och ger ett utlåtande. Många åtgärder bygger även på den

felanmälanstatistik som tagits in.

4.2.1.4 Underhållsplaner och datoriserade hjälpmedel

Enligt Nilsson arbetar MKB med underhållsplaner men de kallar dem istället för

åtgärdsplaner. Det är Nilsson i samarbete med förvaltningen som gör underhållsplanerna men det är emellertid Nilsson som utför det administrativa arbetet. Planerna finns i ett dataprogram

(40)

vid namn MKB fastighetsunderhåll som företaget själva har utvecklat. Även Nilsson har varit med och utvecklat programmet. Programmet används inte till något annat än

underhållsplanering av fastighetsunderhållet.

Företaget har utvecklat detta speciella dataprogram för fastighetsunderhållet efter vad de själva har behov av och detsamma gäller andra system de använder sig utav, till exempel faktureringssystemet. De har valt att göra ett eget program även för underhållet för att deras olika system och program ska kunna kommunicera med varandra, så att exempelvis när en faktura registreras att den är betald i faktureringssystemet så genererar den automatiskt en kostnad till underhållsprogrammet.

4.2.1.5 Planernas längd, information och detaljeringsgrad

Åtgärdsplanen sträcker sig tre år framåt, mellan tre till tio år finns det något som kallas en prognos och därefter är det något som kallas en portfölj som sträcker sig 30 år framåt. Portföljen bygger på statistik det vill säga saker man vet om kommer att ske de åren

exempelvis har de börjat byta ut fönster de senaste åren och de vet att detta arbete kommer att sträcka sig längre än tio år framåt. Det finns en viss summa per kvadratmeter i portföljen och det finns andra siffror per kvadratmeter i prognosen och i planen.

All information måste läggas in manuellt i programmet rörande åtgärden. I åtgärdsplanen på tre år väljs område sedan fastighet, byggnad, byggnadsdel, fack (åtgärd och komponent), därefter skrivs år (tidpunkt), kostnad och teknisk åtgärdsbeskrivning in. Även mått och antal måste läggas in manuellt i åtgärden då en åtgärd läggs in i programmet.

I portföljen ligger ingen information inmatad som i en plan, där finns bara en bedömning av kostnader som är baserade på statistik. År 2005 gjorde Nilsson en åtgärdsbesiktning. Avsikten med besiktningen var att uppmärksamma och samla in alla de behov av underhåll som fanns att utföras inom fem år och som sedan skulle läggas in i underhållsplanerna under en

femårsperiod. Det blev för många åtgärder att göra på fem år och därför har vissa åtgärder blivit planerade längre fram i tiden, det vill säga även mellan fem och tio år. Vissa åtgärder som man redan nu vet ska utföras finns inlagda i prognosen men det är inte fullständiga planer

(41)

då det tillkommer åtgärder hela tiden. Det finns inga automatiska tidsintervall

inprogrammerade i programmet utan åtgärderna blir inlagda i planerna efter en besiktning.

Dataprogrammet är utformat för att samla åtgärder och för att kunna flytta åtgärder på ett enkelt sätt. Detta kan man göra eftersom att man hela tiden ser vart man är under en period av ett antal år, om man exempelvis flyttar något till år 2010 så kanske något annat måste flyttas till år 2011 och detta har man på grund utav detta verktyg uppsikt över. Man kan även ta fram diverse olika rapporter ifrån programmet.

4.2.1.6 Informationskällor

Som underlag för intervaller används praktisk erfarenhet och REPAB:s uppgifter. Kostnader baseras nästan enbart på tidigare projekt och erfarenheter. REPAB går inte att använda vid en bedömning av kostnader enligt Nilsson då marknaden ändrar sig väldigt mycket hela tiden, och prislistorna uppdateras inte i samma takt.

4.2.1.7 Underhållsstrategier

För varje fastighetsområde håller det på att tas fram en plan som behandlar i vilka syften investeringar och underhåll ska göras och vilka åtgärder som bör prioriteras, en så kallad områdesstrategi. Strategierna ska bidra till att det blir lättare att övergripa det hela. Dessa ska även ligga till grund för hur man ska planera underhållsplanen.

Enligt Nilsson kommer arbetet med förebyggande underhåll mer och mer. MKB har tidigare fokuserat mycket på kundnära bitar, man har på något sätt tappat fastighetsunderhållet och då har man fått lite bakom sig som man måste ta igen menar Nilsson. Det är där företaget är i sitt arbete idag och man har hållit på att arbeta med detta i två år nu. Det börjar rustas upp igen och enligt Nilsson känner de att de är inne på rätt väg.

Nilsson menar att han ständigt ställs inför beslut om vad som ska göras. Vissa saker måste kanske göras för att det är dags, det kan även vara saker som blivit eftersatta på vissa ställen, samtidigt ska det utföras kundnära åtgärder, för det är det kunden ser. Man måste hela tiden