Örebro universitet Handelshögskolan Självständigt arbete Avancerad nivå: 30 hp Handledare: Per Forsberg Examinator: Magnus Hansson Vårtermin 2018
Transportkostnadskalkylering hos
elgrossister
Fallstudie i samarbete med Elektroskandia AB
Transport cost calculation within electrical wholesalers
A case study in cooperation with Elektroskandia AB
Abstract
Title: Transport cost calculation within electrical wholesalers - A case study in cooperation with Elektroskandia Examination date: 2018-05-31
Authors: Basic, Mirza & Carvajal, Andrés
Purpose: This study has two approaches and thus also two purposes. The two purposes are based on a theoretical
purpose and a empirical purpose. The overall purpose with this case study is to provide a calculation method that will be able to produce the right information for electrical wholesalers. The existing research on transport costs and calculation is limited therefore the authors put together a theoretical purpose. This purpose is based on that there are few, if none, studies that has applied three calculation models on a single company. And through this, the authors hope to get a better understanding of transport costing, but also produce knowledge on how companies should think when creating calculation models. The empirical purpose of this paper i based on the company's problem. This case study should be a first step in deriving from uncertain estimates that the company currently uses, thus relieving their own employees from putting resources on such a problem.
Method: This study was conducted through a qualitative case study with Elektroskandia AB as a case company.
The empirical material that was amassed for this case study was through interviews with relevant representatives from the company. Business data and other documents was also collected in order to analyze the companies calculation problem more effectively.
Findings: The theory as such has been limited regarding a guide for how calculation models should be applied on
this type of businesses. What is emphasized by the current theoretical framework is what benefits and disadvantages the calculations have. But it does not tell us which situations or industries are appropriate for the calculations. Hence, a gap was identified that could also solve the problem that Elektroskandia has today. A calculation model depends on the circumstances and conditions of a company. An individual application of a calculation produces limited information based on its prerequisites and its language. Together, however, the calculations have a strength in complementing each other for information data. Thus, the calculations should be complemented with each other rather than used individually to solve the problems that exist. This suggests that only one single handed calculation model can not be applied for an optimal outcome. The calculation that has provided most information data is ABC. Therefore this is the method that is considered to have most potential regarding application for transport costs in electrical wholesaler businesses. Although, companies are often reluctant to change their already established calculation models. In addition, there is a certain time aspect to consider.. A new method of calculation would entail excessive changes in the organization and the relevant departments might need review or training for the new calculation methods.
Keywords: Logistic theory, Logistics, Logistic costs, Transportation methods, transportation calculation,
Calculation, Calculation methods for transportation, Transportation and logistics, ABC calculation for transport, ABC calculation for logistic, ABC calculation, Spreadsheet calculation, Algebraic formulation
Förord
Författarna till denna studie vill rikta ett stor tack till vår handledare Per Forsberg och till vår bisittare Magnus Frostenson. Ni har under tiden som studien pågått varit till stor hjälp avseende tips och förbättringsområden tack vare er expertis och ert engagemang. Vi vill även rikta ett stort tack till Elektroskandia AB Sverige, deras Business-Controller, transportchef och övriga anställda som gett oss chansen att utföra denna studie hos er. Slutligen vill vi även rikta ett tack till våra opponenter som även dem har hjälpt oss under studiens gång till att förbättra vår studie. Tack!
Örebro, Maj 2018
Innehållsförteckning
1. INLEDNING 1
1.1PROBLEMATISERING 2
1.2.1.BAKGRUND 3
1.3SYFTE MED STUDIEN 3
1.4FRÅGESTÄLLNING 4 1.5TEORETISKT BIDRAG 4 1.6PRAKTISKT BIDRAG 5 2. TEORETISK REFERENSRAM 6 2.1KOSTNADSTEORI 6 2.1.1FASTA KOSTNADER 6 2.1.2RÖRLIGA KOSTNADER 7 2.1.3.KOSTNADSPERSPEKTIV 7
2.1.4DIREKTA-&INDIREKTA KOSTNADER 8
2.2LOGISTIKTEORI 9
2.3.TRANSPORT- OCH LOGISTIKKOSTNADER 10
2.4KALKYLERINGSTEORI 12
2.5KALKYLERINGSMODELLER 14
KALKYL 1-ABC-KALKYL 14
KALKYL 2-STEGKALKYL 16
KALKYL 3-EKVIVALENTKALKYL 18
3. METOD OCH METODOLOGISKA ÖVERVÄGANDEN 19
3.1ÖVERSIKT AV METODVAL 19
3.2FORSKNINGSDESIGN 21
3.3UNDERSÖKNINGSOBJEKT 22
3.4FORSKNINGSMETOD OCH PROCEDURER 22
3.5DATAINSAMLINGSSTRUKTURER 23
3.6ANALYS- OCH ARBETSMODELL OCH KALKYERINGSTILLVÄGAGÅNG 24
3.7METODDISKUSSION 27
4. RÅDANDE SITUATION I ELEKTROSKANDIA 29
4.1ELEKTROSKANDIAS BAKGRUND 29 4.2ELEKTROSKANDIAS KOSTNADER 30 4.2.1FASTA KOSTNADER 30 4.2.2RÖRLIGA KOSTNADER 30 4.2.3DRIVANDE VARIABLER 31 4.3ELEKTROSKANDIAS LOGISTIK 34 4.4ELEKTROSKANDIAS KALKYLERING 36
5. ANALYS 38
5.1TRANSPORTKOSTNADER 38
5.2LOGISTISKA PROCESSER SOM PÅVERKAR KOSTNADERNA OCH KALKYLEN 39
5.3KALKYLERING 41
5.4KALKYLER 44
5.4.1TILLÄMPNING AV ABC-KALKYL PÅ ELEKTROSKANDIAS FÖRUTSÄTTNINGAR 44
5.4.2TILLÄMPNING AV STEG-KALKYL PÅ ELEKTROSKANDIAS FÖRUTSÄTTNINGAR 48
5.4.3TILLÄMPNING AV EKVIVALENT-KALKYL PÅ ELEKTROSKANDIAS FÖRUTSÄTTNINGAR 54
5.5RESULTAT FÖR ELEKTROSKANDIA 59
6. AVSLUTANDE DISKUSSION 60
1. Inledning
Under ett senare 90-tal har det uppmärksammats hur globaliseringen skapar en ökad konkurrens i omvärlden vilket bland annat bidrar till en ökad kostnadsfokusering. Inför denna nya trend med kostnadsfokusering ser företagen nya möjligheter i att sänka sina kostnader i alla olika led inom organisationen (Jonsson & Mattsson 2011). Enligt tidigare forskning spelar logistiken en viktig roll i denna kostnadsfokusering (Bartolacci, LeBlanc, Kayikci & Grossman 2012; Daniela & Ovidiu 2014; Bokor 2011; Novack et. al. 1996; Stank et. al. 1998). Logistikfunktionen i ett företag ses som en funktion som omfattar alla ledningsnivåer och innefattar strategiska-, operativa- och samarbetsbeslut. Forskarna framhåller att en verksamhet ofta står inför en rad olika beslutsfattande situationer, samtidigt som de omprövar sina logistikstrategier och till följd därav effektiviserar de operativa processerna (Bartolacci, LeBlanc, Kayikci & Grossman 2012). Därmed måste dem balansera avvägningar i samband med bästa möjliga strategi mellan de långsiktiga besparingarna och de omedelbara kostnaderna för att byta strategi. En effektiv logistikverksamhet kan ge en konkurrensfördel för ett företag och öka företagets marknadsvärde. Logistik har också visat sig öka kundvärdet och direktörer inom logistiken tror att det ger värde åt ett ett företags resultat (Novack et. al. 1996; Stank et. al. 1998; Grawe 2009). Mycket av värdet genereras av förmågan att sänka kostnaderna och tillhandahålla leveranslösningar som möter kundens behov (Grawe 2009).
För att ett företag ska kunna fortleva på lång sikt krävs det att företaget genererar vinst och verkar på ett lönsamt sätt där intäkterna är större än kostnaderna. Detta gäller för verksamheten i sin helhet och inte endast för en produkt eller enhet. För att lyckas komma till grund om vilken del av verksamheten som är lönsam uppstår ett behov av kalkylering, kalkylering handlar om att identifiera samt beräkna olika kostnader som uppstår. Dessa kalkyler underlättar vid beslutsfattande på många olika sätt. Ett enkelt exempel är just vetskapen om verksamhetens totala kostnader samt intäkter för en produkt. Detta används som ett underlag för beslut kring att fortsättningsvis bibehålla produktionen för enheten, ändra produktionsprocess eller investera i en ny produkt (Alnestig & Segerstedt, 1997). De olika beslutssituationerna kan variera, men de gemensamma förutsättningarna enligt Feldman & Shtub (2006) är att uppgifter och information om verksamheten är nödvändig. Kalkylering innefattar uppskattningar om framtiden för beslut som ännu inte inträffat. Det kan innebära att allt underlag som skapas med en kalkyl medför en viss osäkerhet då de bygger på antaganden och uppskattningar enligt Bokor (2011). Många gånger innebär antaganden också en förenkling av verkligheten, som ofta är komplex och invecklad (Balakrishnan, Hansen & Labro 2011).
Bokor (2011) talar om hur kostnadsberäkning spelar en viktig roll i företagandet av en verksamhet. Den ger information för beslutsfattarna om resursförbrukningen och prestanda som levereras av resursanvändningen. Exempelvis behövs pålitlig transportkostnadsinformation, eftersom den har viss inverkan på produktkostnaden. Transportkostnader är en allmänt använd informationskälla för beslutsprocesser i företag som bedriver transport eller logistik. Enligt
Jonsson & Mattson (2011) är kostnader för transporter en av de delar som företagen kan se möjlighet i att kostnadseffektivisera, bland annat delar av sin externa transport men även lageraktivitet. Vidare menar Bokor (2012) att noggranna kostnadsuppgifter utgör grunden för att fastställandet av priser, fördelning av resurser eller outsourcing av aktiviteter. Forskaren anser att det därför krävs en särskild noggrannhet vid kostnadsberäkning inom kalkylering. Mindre misstag kan förvränga beslutsunderlaget och leda till olämpliga beslut som kan skapa operativ ineffektivitet.
1.1 Problematisering
En effektiv logistisk process är en viktig komponent för företags konkurrenskraft och lönsamhet. Kravet på logistiken har ökat successivt sedan 70-talet, vilket bland annat beror på en ökad digitalisering, nationella avregleringar men även en ökad globalisering av handeln. Som följd har detta medfört en ökad kostnadspress på företagen (Hartman 2011). Logistiken kan ses som ett område inom vilket företagen har funnit potentialer för kostnadsrationalisering. Samtidigt finns krafter som har verkat i riktning mot ökade logistikkostnader. Ett exempel forskarna tar upp är hur processen av tillverkning har fragmenterats geografiskt där det medföljer ett ökat transportarbete. Produktdifferentiering i olika förädlingsled har ökat komplexiteten i de logistiska flödena, detta gäller även i hög grad för svenska företag (Ozpeynirci, Duman, & Arsu 2012). Detta påvisar den invecklade kostnaden som logistik och transport kan orsaka. Således är det viktigt att skapa en välgrundad kostnadskalkyl för att kartlägga de olika kostnader som kan orsakas.
Noreen, Brewer & Garrison (2011) menar att alla organisationer behöver planera, organisera och kontrollera sina resurser för att kunna verka på ett lönsamt och framgångsrikt sätt. Alnestig & Segerstedt (1997) belyser behovet av att företag ska kunna fatta välgrundade beslut om priser, volymer samt processer. Därav behövs det i alla verksamheter olika typer av kalkyler. En kalkyl kan definieras som en uppskattning av vad någonting kommer att kosta eller inbringa i framtiden. De flesta företag använder i dagsläget någon form av kalkyl, eftersom det är en viktig komponent i att kunna skapa en lönsam verksamhet. Detta då olika kalkyler används som beslutsunderlag, men även som för- och efterkalkyler i företagen. Således är detta är centralt för större företag som behöver planera hur de ska sköta sin verksamhet på ett lönsamt sätt. Ett första steg i detta är att kartlägga de olika kostnaderna som företag kan tänkas ha (Norelid & Eliasson 2005). Kee (2008) menar att tillverkande företag har ett behov av att klarlägga produktionskostnaderna, för att således kunna stödja beslutsfattande i sådana avseenden som anbudsgivning och prissättning. Enligt Feldman & Shtub (2006) kan en övervärdering av kostnader leda till förlorade affärer och en undervärdering kan innebära att företaget gör en förlust på ett antaget anbud. Det är nödvändigt för att ett företag ska fortleva, att generera vinst
kostnader och därför är det viktigt att poängtera att en kostnad inte alltid kommer att ses som en kostnad. En kostnad kan vara en följd av eventuella utbetalningar, minskning av tillgångars värde eller en ökning av skulder som medför en minskning av det egna kapitalet. Kostnadens roll i en kalkylsituation är vad som avgör hur den skall tolkas. Det finns ett antal olika kostnadsbegrepp för olika typer av kalkylsituationer som kommer att behandlas i uppsatsen.
Tidigare forskning studerat en varierande mängd kalkylmetoder men den befintliga forskningen har haft problem att implementera den i existerande företag för transportkostnader (Baykasoğlu & Kaplanoğlu 2008; Bowman & Ben-Akiva 2001; Bokor 2011). Enligt Mentzer & Kahn (1995) beror detta främst på att majoriteten av den forskning som har gjorts inom logistik- och transportkalkylering har varit normativ och har sällan något hypotetiskt testande. De menar att forskningen fokuserar på hur företag bör kostnadsminimera samt vinstmaximera genom generella kostnadsanalyser. Dock ligger problemet i att skapa en modell som passar alla företag, då alla företagssituationer sannerligen ser annorlunda ut beroende på bransch, storlek men även transportsystem. Därav skapar detta ett flertal tillfälligheter i modellerna som kräver givna förutsättningar för att skapa korrekta analyser (Bartolacci, LeBlanc, Kayikci & Grossman 2012).
1.2.1. Bakgrund
Elektroskandia Sverige AB är som lyder av namnet, är en Sverigebaserad elgrossist med sitt huvudsäte i Sollentuna kommun. I dagsläget bygger kalkylsystemet på prognoser som inte överensstämmer med den slutgiltiga kostnaden. Dessa prognoser skapas utifrån estimat gällande antalet dragningar och distributioner som företaget levererar. En dragning definieras enligt företaget som en transport av produkter från centrallagret ut till olika hubbar. De olika hubbarna är strategiskt utplacerade runt om i landet. Transporten från den enskilda hubben till slutkunden definieras som en distribution. Det är olika externa speditörer som utför dessa transporter vilket även medför till att de använder olika kostnadsavtal. Förenklat innebär detta att kalkylen är strukturlös och orsakar därav gissningar på det slutgiltiga priset från vardera leverantör. Det orsakar att det råder kostnader som differentierar från företagets egna kalkylsystem och som ackumuleras till en större kostnad i slutet av varje år. Problemet härrör från det att det dagligen levereras varor och tjänster i så pass stora volymer att detta inte kan kalkyleras i efterhand. Detta skulle resultera i alltför stora lönekostnader och skulle därmed inte vara lönsamt eller effektivt om det skulle utföras manuellt.
1.3 Syfte med studien
Denna studie har utförts i samverkan med Elektroskandia där syftet är att skapa en kalkylmodell som ska kunna ge rätt information och estimat gällande företagets distribution och dragningskostnader. Detta medför att studien segmenteras till två ändamål.
Teoretiskt syfte
Den befintliga forskningen kring transportkostnader samt kalkylering är begränsad. Få studier har gjorts som applicerat tre kalkyler på ett företag. Detta har således mynnat ut i ett teoretisk syfte som grundar sig i att vi vill få en ökad förståelse för transportkostnadskalkylering men även frambringa hur företag bör tänka vid skapande av kalkylerna.
Empiriskt syfte
Det empiriska syftet med denna uppsats är att resultatet av vår undersökning ska utgöra ett första steg i att komma ifrån osäkra uppskattningar som företaget idag använder och på så sätt avlasta deras egna anställda från att lägga resurser på ett sådant problem.
1.4 Frågeställning
Hur bör företag, ur förutsättningarna, tänka vid konstruering av en kalkyl för distribution- och transportkostnader?
Författarna ämnar studera hur transportkostnader bör kalkyleras. Vad som är vedertaget är att företag verkar i skiftande miljöer samt arbetar efter olika förutsättningar. Den problematik som forskningen talar om belyser att transportkostnader tenderar att vara komplexa och växlar mellan fast och rörlig struktur. Beroende på förutsättningarna kan transportkostnaderna ha en viss påverkan för hur lönsamma verksamheterna kan bli. Kalkyler kräver därför en noggrann uppskattning av kostnader och dess egenskaper. Författarna ämnar besvara följande frågeställning för att underlätta vad som bör beaktas vid skapandet av en kalkylmodell för transportkostnader.
För att kunna besvara vår forskningsfråga har vi valt följande frågeställningar:
• Vilka transportkostnader uppstår i logistikföretag och hur kan dessa kopplas till specifika processer och aktiviteter?
• Vilka parametrar bör belysas när man konstruerar en kalkyl för transporttjänster?
1.5 Teoretiskt bidrag
Tidigare forskning studerar kring en rad olika kalkyler och kalkyleringsmetoder. Dock har dessa haft en begränsning i att implementera dessa i företag, detta avser framförallt transportkostnader. Få studier har genomförts som applicerat tre kalkyler på ett företag. Den befintliga teorin har frambringat en viss kunskap kring kalkylering. Det absolut största problemet härrör i att konstruera en kalkylmodell som fungerar i och på alla företag, detta då situationer i företag tämligen ser annorlunda ut beroende på bransch, storlek men även transportsystem. Forskningen
Denna studie gör ett försök i utöka den generella tillämpningen genom att testa kalkyler i ett företag inom grossistbranschen för el och vitvaror. Mer specifikt kommer studien att använda Elektroskandia och pröva de kalkyler och det synsätt som teoretiskt utvecklats för transportkostnader. Detta talar om de fördelar som ges av de olika kalkyleringsmetoderna. Med denna utgångspunkt bör det vara möjligt att förbättra den befintliga transportkostnads modell inom ett företag i grossistsektorn. Dessutom kommer det bidra till att tydliggöra vad som bör beaktas vid skapandet av kalkylmodeller. Dessa modeller kommer slutligen att vara till hjälp för att besvara forskningsfrågan.
1.6 Praktiskt bidrag
Utgångspunkten är ett logistiskt perspektiv som kommer att tillämpas i studien för ett logistikföretag inom en viss del av försörjningskedjan, mer specifikt i transport delen av en verksamhet. För att ge ett praktiskt bidrag har vi tagit oss an uppgiften att utefter förutsättningarna ge företaget information och rekommendationer kring kalkylering av transportkostnader. Detta med hjälp av de kalkyler som är framtagna från den befintliga teorin.
2. Teoretisk referensram
2.1 Kostnadsteori
Enligt Armen, Alchian & Demsetz (1972) är utgångspunkten för företag, organisationer, hushåll och icke statliga organisationer att de allokerar och äger majoriteten av de tillgängliga resurserna. Dock poängteras det att begreppet kostnad är en viktig komponent i hur resultatrikt ett företag kan tänkas att bli, detta beroende på hur kostnaderna hanteras. Exempelvis definierar FAR en kostnad som en minskning av de ekonomiska fördelarna under ett räkenskapsår. Detta till följd av eventuella utbetalningar, minskning av tillgångarnas värden samt genom en ökning av skuldernas värde som i sin tur medför en minskning utav det egna kapitalet. Kostnader är, generellt sett ett väldigt abstrakt och svårfångat begrepp. Detta då det kan representera olika saker beroende på vilket sammanhang begreppet används i men även inom vilken företagsekonomisk verksamhetsgren begreppet brukas. Trots detta definieras kostnader som värdet på en resursförbrukning (Andersson 2014). Noreen et. al. (2011) hävdar att inom ekonomi kan termen kostnad oftast användas på flera olika sätt. Anledningen till detta menar dem är just för att det finns ett mångfald med olika kostnader som har olika kostnadsdrivare, vilket också leder till att kostnaderna klassificeras enligt drivaren. En kostnadsdrivare är någonting som ger upphov till en kostnad. Man bör därför göra en analys av kostnadsstrukturen genom att se vad som driver kostnaderna. En tidsmässig kostnadsdrivare skiljer sig avsevärt från en volymberoende kostnadsdrivare (Greve 2018). Vid efter kalkylering kan historiska kostnader vara centrala, medan det vid beslutsfattande kanske istället krävs ett beaktande om framtida kostnader. Av dessa anledningar kan det vara av stor vikt att klassificera och definiera olika kostnader för att kunna använda dessa i kalkyler och analyser på ett optimalt sätt menar dem.
2.1.1 Fasta kostnader
Bowersox et. al. (2013) definierar fasta kostnader som de kostnader som uppstår då företaget även inte producerar. Alla kostnader som uppfyller detta krav kan alltså definieras som fasta menar dem. Kategorin fasta kostnader är enligt forskarna mestadels oberoende av volym. Fasta kostnader kan vara oberoende av produktionshastigheten (Bowersox et. al. 2013) Det förklaras med att de fasta kostnaderna förblir just fasta, oberoende av volymen (Schaschke 2014; Doyle 2011). Fasta kostnader är konstanta, dock kan det tilläggas att fasta kostnader endast förblir konstanta under relevanta aktivitetsområden (Noreen et. al. 2011). Som en förklaring till detta menar Noreen et. al. (2011) att de fasta kostnaderna förblir konstanta totalt sett, men att genomsnittliga fasta kostnaderna per enhet gradvis blir mindre allteftersom aktivitetsnivån i företaget ökar. Fasta kostnader är kopplade till en stor del utav företagets aktiviteter såsom exempelvis produktion, logistik och transport (Spence 1976). Fasta kostnaderna bör uttryckas som totala istället för exempelvis per enhet, detta för att undvika förvirring i interna
2.1.2 Rörliga kostnader
Andersson (2014) lyfter fram en annan typ av kostnad, det är de så kallade rörliga kostnaderna. Rörliga kostnader är i sin natur volymkänsliga tidigare studier visar på att rörliga kostnader tenderar att öka med volymproduktionen (Farris et. al. 2010; Uslu 2017; Andersson 2014). De rörliga kostnaderna är sådana som på ett förutsägbart sätt, förändras i relation till aktiviteter. Inom transportindustrin inkluderar de rörliga kostnaderna transportkostnader förknippade med transporten för varje last. Dessa utgifter mäts vanligen som en kostnad per sträcka eller viktenhet. Rörliga kostnader innefattar vanligtvis av arbetstimmar, bränsle eller underhåll (Bowersox et. al. 2013). Andersson (2014) ger exempel på olika typer av rörliga kostnader. Han nämner tre typer av rörliga kostnader, nämligen proportionella, degressiva samt progressivt rörliga kostnader. Där den förstnämnda följer proportionerlig med volymen. De degressiva kostnaderna ökar i en långsammare takt än volymen. Och de progressiva kostnaderna ökar i en snabbare takt än volymen. Farris et. al. (2010) och Noreen et. al. (2011) menar dock att de rörliga kostnaderna kan ses som fasta om det är så att dessa baseras på en enda enhet.
2.1.3. Kostnadsperspektiv
Farris et. al. (2010) framhåller att det är av vikt för företagen att identifiera och ta isär de fasta och rörliga kostnaderna, detta för att kunna förutse och analysera hur olika kostnader kan komma förändras, förbättras och effektiviseras. En minskning av kostnaderna i syfte av att spara pengar kan resultera i ett sämre resultat än förväntat om de fasta- och rörliga kostnaderna förväxlas (Noreen et. al. 2011). För att en kostnad ska uppfattas som rörlig så måste den vara rörlig i förhållande till någonting, exempelvis eller en kostnadsdrivare (Farris et. al. 2010). En kostnadsdrivare är ett mått på det som orsakar de rörliga kostnaderna. Exempel kan vara det antal kilometer som produkter transporterats (Noreen et. al. 2011).
Viktigt att poängtera är att en kostnad som inte varierar med produktion eller försäljning inte alltid behöver vara en rörligt kostnad. Precis som de ovan angivna kostnadsdrivare illustrerar, orsakas kostnader och kan hänföras till många olika aktiviteter inom en organisation. Huruvida en kostnad är rörlig eller fast beror på huruvida den är orsakad av den aktuella aktiviteten. Vidare kommer även antalet och typen av de rörliga kostnaderna i ett företag i stor utsträckning bero på eller påverkas av företagets struktur (Noreen et. al. 2011). Transporterande företag har ofta en rad olika typer av rörliga kostnader, dessa kostnader är oftast förknippade med distribution av produkter till kund (Farris et. al. 2010). Kostnaden för en resurs som erhålls i intervall och som bara ökar eller minskar som svar på relativt stora förändringar i aktiviteten kallas en rörlig stegkostnad (Noreen et. al. 2011).
Modell 1. Egenkonstruerad modell för illustration av rörliga stegkostnader.
Det typiska synsättet på de rörliga kostnaderna härrör från det att man tror att dem beter sig och responderar på ökningar eller minskningar av en viss aktivitet. En studie av 7 629 företag över en 20-årig lång tidsram menar annorlunda. Studien upptäckte att många kostnader inte ökar eller minskar till följd av förändringar i kostnadsdrivaren. Snarare påverkas majoriteten av kostnaderna till följd av beslut som företaget tar för att påverka eller reagera på förändringar (Mark C. et. al. 2003).
2.1.4 Direkta- & Indirekta kostnader
Det är viktigt att man gör en uppdelning av de totala kostnaderna för att kunna kartlägga vart dessa uppstår. En sådan uppdelning görs nämligen mellan direkta- och indirekta kostnader. Innan man kan göra en uppdelning är det enligt honom viktigt att även ta hänsyn till följande begrepp (Andersson 2014).
Att använda ett kostnadsslag innebär att de kostnader som är likartade, och ifall det är möjligt, ska hänföras till samma ursprung. Ett kostnadsställe å andra sidan är en funktion i ett företag som kan representera en likartad insats för resurser. På så sätt utförs en del utav företagets verksamhet vid kostnadsstället. Kalkylobjektet eller kostnadsbäraren definieras på samma sätt. Kostnadsbäraren eller kalkylobjektet är den del som ska belastas med själva kostnaden, dessa är alltså slutobjektet i kalkyleringen (Andersson 2014). En produkt som orsakar en kostnad, är det också den produkten som ska bära kostnaden. De direkta kostnaderna definieras som kostnader som kan hänföras direkt till något kalkylobjekt (Noreen et. al. 2011).
Indirekta kostnader definieras som kostnader som inte kan hänföras till kostnadsbärare eller något kostnadsobjekt på en gång. Detta kan delas upp i aktiviteter för respektive kostnadsställe. Exempelvis bör en transport delas upp i ett antal aktiviteter och se i varje led vad det är som driver kostnaden för den aktiviteten. En lastning och en förflyttning kan ses som två olika samt oberoende aktiviteter (Greve, 2018). Dessa kostnader är underlag för flera så kallade mellanled därav även namnet indirekt kostnad (Noreen et. al. 2011).
2.2 Logistikteori
Kovács & Spens (2007) jämför logistikens teoretiska ramverk med äldre och mer etablerade akademiska teorier där de betonar hur logistik som ämne har inte ett rikt arv av teoriutveckling. För flera årtionden sedan var logistisk teori införd i tumreglerna och praxis skapad av erfarna och kunniga anställda och chefer. Modellerna ansågs vara, trots att de inte var optimala och begränsade, nödvändiga på grund av begränsningarna av tidens datorkraft och modelleringsprogram. Dessa praktiska överväganden är mindre av ett problem idag på grund av användarvänlig programvara som kan köras på dagens persondatorer (Bartolacci, LeBlanc, Kayikci och Grossman 2012).
Logistik kan uppfattas som ett svårdefinierat begrepp med hänsyn till att det tolkas olika beroende på det sammanhang det används i. Dock har Jonsson och Mattsson (2011) definierat logistik enligt följande:
”Planering, organisering och styrning av alla aktiviteter i materialflödet, från råmaterial anskaffning till slutgiltig konsumtion och returflöden av framställd produkt.”
Enligt Baudin (2004) förklaras logistik som alla moment som behövs för att leverera varor eller tjänster, med undantag för tillverkningen av varor samt utförande av tjänster. Utöver logistiken står företagen ofta inför grundläggande beslutsfattande situationer. Bartolacci, LeBlanc, Kayikci och Grossman (2012) talar om logistikfunktionen i ett företag eller en organisation som omfattar alla ledningsnivåer och innefattar även strategiska, taktiska och operativa samarbetsbeslut. Eftersom optimering av logistikhantering ökat väsentligt de senaste decennierna som följd av förbättring inom datorkraft, modelleringsprogram samt företagens vilja att investera tid i
modelleringsarbete. Bartolacci et al. (2012) menar att detta har gjort det möjligt för företagen att erkänna de potentiella fördelarna med att optimera sin logistik. Vidare anser forskarna att de gemensamma logistikproblemen inom tidigare forskning är behovet för precision och framgång. I ett ideellt scenario är önskemålet att minska kostnaderna.
2.3. Transport- och Logistikkostnader
Enligt Bowersox et. al. (2013) kan fokus på logistik och transportkostnader spåras till relativt sena utvecklingar och genombrott inom totalkostnadsteorin och praktiken. Lewis, Culliton & Steele (1956) introducerade begreppet totalkostnad vilket öppnade dörren för att istället undersöka hur kostnader samspelar och påverkar varandra. Modellen var konstruerad på så sätt att den inkluderade alla de utgifter som kan tänkas nödvändiga vid utförande av logistiska aktiviteter. Dock har implementering av en effektiv kostnadsmodell i företag länge varit, och förblir en utmaning för företagen även i dagsläget enligt forskarna.
Daniela & Ovidiu (2014) anser att transport påverkar resultaten av logistikverksamheten men även har en inverkan på produktion och försäljning. Forskarna hävdar att transporter spelar en bindande roll bland de flera stegen som resulterar i omvandling av resurser till användbara varor för den slutgiltiga konsumenten. Vidare har det en viktig roll i logistiksystemet och dess verksamhet förekommer i olika delar av logistikprocessen. Transport handlar om hur fysiska föremål överförs mellan olika parter i en försörjningskedja. Utan en sammankoppling av transporter kan en kraftfull logistikstrategi inte användas till dess fulla kapacitet (Ballou 2004). Transport- och logistiksystem har ömsesidiga relationer eftersom logistikhantering behöver transporter för att utföra sina aktiviteter och under tiden kan ett framgångsrikt logistiksystem bidra till att förbättra trafikmiljön och transportutvecklingen. Det är planeringen av alla dessa funktioner i ett system som ska minimera kostnaderna samt maximera service till kunderna som skapar värde hos konsumenten. För de produkterna med låg volym, låg vikt och högt värde upptar transportkostnaden en mycket liten del av försäljningen och anses mindre. För de stora, tunga och låg-värderade produkterna har transport en mycket stor del av försäljningen och påverkar vinsten mer och därför betraktas det även mer (Daniela & Ovidiu 2014). Det visar sig vara oväntat komplext att förstå transportkostnader, härleda de samt identifiera förändringar hos dessa kostnader. Med förändringar menas förändringar i de typer av produkter som hanteras samt frekvensen för vilka transporter som nyttjas men även på vilket sätt produkterna i sin tur transporteras (Hummels 2007). Daniela & Ovidiu (2014) menar att den roll som transporten och dess kostnader spelar i ett företag är mer komplext än bara en transport av varor från en plats till en annan. Detta eftersom transportkostnader har en tendens till att fluktuera och har varit ytterst svåra att förstå. Det har visat sig att det mest lönsamma och direkta måttet på ett företags transportprestationer är den aktuella kostnaden för att utföra dessa (Bowersox et. al. 2013).
Den externa transportens kostnader påverkas av olika faktorer. De som vanligtvis brukar diskuteras är lastning, förflyttning, omlastning och lossning av gods. Då talas det om transporter till och från kund samt leverantör, och de transporter som sker inom företagets egen organisation. I ett företags logistikprocesser förekommer olika typer av transporter. Genom att planera kan företaget estimera leveransfrekvens och leveranskvantitet och på så vis påverka de strategiska aspekterna såsom kapitalbindningen och vilken leveransservice som kan erbjudas (Jonsson & Mattsson 2011). Det centrala för verksamheten eller truckförare är att de laddar paketen på ett effektivt sätt för att kunna fylla upp lastbilen med så mycket gods som möjligt och på så sätt minska antalet transporter (Bowersox et. al. , 2013). Kostnaderna för transport och logistik utgör en betydande del av kostnaderna i ett företag. Metoden som används och branschen som företaget är verksam i har en påverkan på hur stor logistikkostnaden blir. Detta kan illustrera hur viktiga dessa aktiviteter är att ta hänsyn. (Engblom et. al. 2011). En förbättrad överblick av transportkostnaderna och logistiken är en viktig del i företagens framgång. (Hummels 2007). Av denna anledning är det därför viktigt att planera transporterna, koordinera dessa på rätt sätt men även att minimera kostnaderna om möjligt (Daniela & Ovidiu 2014). Carter & Ferrin (1995) framhåller att tillgängligheten av kostnadsdata är ytterst viktigt för att man ska kunna sänka dem. Ett bra exempel på olika kostnader som kan uppstå i samband med transport är fraktkostnader. Fraktkostnader kan variera avsevärt från dag till dag. Detta är en följd av varierande efterfrågan och det faktum att en transport måste utföras när den är tillgänglig. Det finns två generella sätt att fakturera transportkostnader. Den ena som Jonsson & Mattson talar om (2011) är avtalsmetoden, där företaget kommer överens med transportören om ett pris för användande av transportmedel. Den andra är transporttariffer, denna förekommer dock främst när en mindre volym ska förflyttas. Dessa varierar enligt följande faktorer:
- Transportavstånd. Ett stort inflytande på transportkostnader är avståndsfaktorerna, det här beror på att det direkt påverkar transportkostnader som arbetskraft, bränsle och underhåll.
- Sändningsvolym. En kostnad som ökar samt minskar beroende på godsvolymen. Med en lägre volym ökar kostnaderna gällande hantering då transportmedlet måste fyllas med flera mindre sändningar. Alternativt blir fyllnadsgraden låg vilket resulterar i att omkostnaderna måste fördelas på den mängden gods som sänds oavsett storlek och kvantitet.
- Densitet/Skrymmande gods. Man talar ofta om sändningsvolymen i dessa fall. Om du kombinerar vikt och volym får du densitet. Varor som har högre densitet, det vill säga högre vikt och volym, gör att de fasta kostnaderna sprids mer över vikten. En vara med hög densitet kan endast begränsas av max vikt medan en vara med låg densitet kan begränsas av utrymmet. Den sistnämnda kallas ofta för “skrymmande gods” och frakt priset beräknas istället efter volym istället för vikt.
- Fysisk utformning. Den fysiska utformningen på godset avgör hur den kan lastas. Det är betydligt lättare att stapla fyrkantiga objekt än cirkulära. Dock är det fyllnadsgrad och hantering som avgör kostnaden för lasten.
- Godsets risk. Beroende på om godset är svårhanterligt, känsligt eller högvärdigt kan hanterings- och försäkringskostnader förändras.
- Transport och efterfrågan. Denna faktor avser returemballage och returtransport. Om det finns efterfrågan på transport både fram och tillbaka behöver inte kostnaden för att transportmedlet ska ta sig tillbaka till sin utgångspunkt räknas in.
Transportkostnaderna beror på fraktkostnader för produkter som ska transporteras. Dessa kostnader kan vara fasta men är mestadels rörliga av olika slag (Blumenfeld et. al. 1987). Kostnaderna varierar oftast beroende på hur långt det transporteras, kvaliteten på den transporttjänst som erbjuds men även vikt för produkten. Eftersom alla tre faktorer skiljer sig avsevärt mellan transporter, varierar transportkostnaderna signifikant med relativa priser och handelsmönster (Hummels 2007).
2.4 Kalkyleringsteori
Kalkylering innebär att man bearbetar information, oftast finansiell information, för att skapa beslutsunderlag. Kalkylering är väldigt viktigt för företagen av den orsak att de allra flesta företagen troligtvis har som mål att göra intäkter och vinst (Gerdin 2018). När företagen står inför ett flertal strategiska beslut under sin verksamhetstid, underlättar kalkyler genom att förse ledningen med information inför sitt beslutsfattande (Andersson 2014). Kalkyler skapas även för att ge en tydligare bild av konsekvenserna för olika beslut. De kan likaså göras i efterhand när beslutet är taget och genomfört. Dessa kalkyler visar då istället vilka ekonomiska konsekvenser som beslutet fick (Olsson 2011). Ohlsson (2011) som många andra, hävdar att det inte finns en enhetlig kalkyl som fungerar i alla lägen och för alla typer av företag, utan alla företag måste välja de kalkyler som lämpar sig bäst för deras verksamhet och använda olika kalkyler för olika situationer. Anledningen är att kostnadsstrukturen och dess natur är situationsberoende. Det betyder att en kostnad inte alltid behöver vara en kostnad i alla situationer. Det som är avgörande är vilken information som företaget vill ha, med hänsyn till vilken situation verksamheten befinner sig i. Att identifiera hur kostnaderna varierar samt vad som driver kostnaden underlättar vid konstruerandet av en kalkyl för företaget (Greve 2018). Kalkylering behandlar främst finansiell och kvantitativ information såsom intäkter, kostnader och kvantiteter. Det är dock viktigt att inte bortse från den kvalitativa informationen som eventuellt kan finnas vid ett
produktanalys utforma sig annorlunda i relation till prissättningskalkyl (Gerdin 2018). Kalkyler skapas efter speciella beslutssituationer men även i mer återkommande rutinmässiga situationer. De mer rutinmässiga situationerna avser objekt där verksamheten har ett behov av en kontinuerlig uppföljning av kostnaderna samt intäkternas fördelning (Ohlsson 2011).
Det generella syftet med en produktkalkyl är att underlätta för beslutsfattare inom exempelvis prissättning och urskilja rätt kundgrupp. Produktkalkylering kan identifiera samt beräkna de kostnader som uppstår vid tillverkandet av produkten. Produktkalkyler har antingen en fullständig eller en ofullständig kostnadsfördelning. Vid fullständig kostnadsfördelning kommer alla företagets kostnader fördelas på produkterna. Metoder som fördelar alla kostnader benämns självkostnadskalkyler. Vid en ofullständig kostnadsfördelning kommer produkterna att allokera sina kostnader endast med särkostnader. Metoder som enbart tar hänsyn till särkostnader benämns bidragskalkyler. Metoden förenklar kalkylarbetet, men innebär samtidigt att man inte får tillgång till hela kostnadsbilden (Ohlsson 2001).
Excel är ett verktyg för kalkylering och finns i en stor del av dagens företagande. Ett exempel är hur Lipman & Delucchi (2006) använder en kalkylarksmodellering för att analysera livscykelkostnader. Fylstra, Lasdon, Watson & Waren (1998) anser att sedan Microsoft Excel introducerades i februari 1991, har det blivit det mest distribuerade och nästan säkert det mest använda allmänna modelleringssystemet. Forskarna hävdar att under de senaste åtta åren har Excel hamnat i händerna på 80 till 90 procent av de 35 miljoner användare av kontorsproduktiv programvara över hela världen. Kalkylbladets formelspråk har många metoder för att definiera en modell. Användaren behöver endast sätta ett mål och begränsningar genom att peka och klicka med en mus och fylla i dialogrutor (celler). Idag har Excel kalkyl ark vuxit och kan användas tillsammans med andra inbyggda programvaror (Jason & Dorothea 2008). På grund av arkitekturen i kalkylprogrammen är det enkelt att skapa kalkylarksmodeller. Faktumet är att Excel stöder en mängd olika program och har flera hundra inbyggda funktioner, som likaså är användarvänliga (Fylstra et. al. 1998). Kalkylblad ger unika fördelar och till skillnad från de flesta mjukvaror finns ett kalkylblad tillgängligt på varje skrivbord. Kalkylblad används ofta för kritiskt viktiga affärsändamål och har därmed hög acceptans av icke-tekniska chefer (Jason & Dorothea 2008).
2.5 Kalkyleringsmodeller
Kalkyl 1 - ABC-kalkyl
Denna kalkyleringsmetod fördelar kalkylobjekten i aktiviteter och kostnadsdrivare. ABC-kalkylering bygger på att lokalisera kostnadsdrivare för varje aktivitet, där den följer de händelser som kostnadsdrivaren orsakar. En ABC-kalkyl har som syfte att fördela de kostnader som går att fördela efter ett orsaks-logiskt mönster eller kostnadsdrivare (Greve 2018). Drivaren är en fördelningsgrad av kostnaden för en enskild resurs och visar resursförbrukningsnivåerna för verksamheten. Efter att ha tagit kostnaden för verksamheten, vill ABC kalkylen distribuera den till ett kostnadsobjekt. ABC antar att kostnadsobjektet, till exempel en produkt, skapar ett behov för en aktivitet och denna aktivitet skapar i sin tur ett behov för resursen. Alla kostnader ska kunna hänföras till en aktivitet. Man utgår från att det är aktiviteterna som står för förbrukningen så att varje minskning av en aktivitet även innebär en minskning av resursförbrukningen (Baykasoğlu & Kaplanoğlu 2008).
Bokor (2011) anser att en ABC-kalkyl kan användas som ett verktyg för att öka logistikens eller försörjningskedjans effektivitet. Det är välkänt i litteraturen att en av de svåraste uppgifterna i utvecklingen av ett ABC kostnadssystem är identifieringen och utformningen av de aktiviteter som bör ingå i processerna (Tatsiopoulos & Panayiotou 2000). Enligt Baykasoğlu och Kaplanoğlu (2008) kan det vara oenighet om vilka kostnader som ska ingå i en analys, särskilt där fasta kostnader är inblandade. De menar att genom att använda sig av flera kostnadsdrivare ger det fördelen av en mer detaljerad kostnadsberäkning. Dock har det en negativ aspekt i att välja rätt kostnadsdrivare, vilket i sin tur är en utmaning för en bra ABC-analys. Fang och Ng (2011) talar om aktiviteter som är centralt inom ABC-kalkylering och med dessa menas de handlingar och processer som utförs av människor eller maskiner i ett företag. De menar att aktiviteter kan ses som en resursomvandlingsprocess. Denna resursomvandlingsprocess sker när aktiviteten förbrukar resurser för att skapa en viss output. Det mesta som sker i företaget enligt denna beskrivning kan räknas som aktiviteter. Det är därför inte nödvändigt att inkludera alla aktiviteter i ABC-kalkylen, eftersom det kan bli en väldigt komplicerad och tidskrävande kalkyl om man tar med alla. Problemet grundar sig i att avgöra vilka arbetsuppgifter som skall inkluderas i aktiviteten, eftersom man vill ha en så homogen output som möjligt och desto mer arbetsuppgifter man inkluderar desto svårare blir det att uppnå. Exempel på aktiviteter i processen lagerhantering kan vara mottagning och kontroll av leveranser, uppackning och stapling av material och transport till tillverkningen (Gerdin 1995).
ABC process
Modellen för att göra en ABC-kalkyl som kommer att användas i detta fall är tagen av Ax, Johansson & Kullvén (2015).
Figuren visar de fem steg som följs när man genomför en ABC-kalkyl. Dessa steg är: 1. Bestäm direkta kostnader
2. Välj aktiviteter och fördela omkostnader till aktiviteterna 3. Välj kostnadsdrivare
4. Fastställ kostnadsdrivarvolymer och beräkna aktivitetssatser 5. Beräkna kostnader för kalkylobjektet
Illustration 1. Överblick av ABC-kalkylens 5 steg. Kostnader
Vid val av kostnader för verksamheten eller aktiviteter, underlättar det om man använder så mycket direkta kostnader som möjligt. Detta gör att kalkylen blir mer exakt och inga oklarheter uppstår.
Aktiviteter
I nästa steg är det viktigt att identifiera vilka som är aktiviteterna i verksamheten. Det kan ske genom att följa företagets dagliga drift eller intervjua personalen. Dessa personer kan enklast och bäst förklara hur alla processer går till och vad för arbete som ligger bakom. Dock finns det fler alternativ att använda sig av för att identifiera processerna. Vid skapandet av ABC-kalkylmodellen strävar ofta forskare efter att gruppera aktiviteter som är identiska. Viktigt att poängtera är att modellen blir alltmer komplicerad med en större mängd aktiviteter. Alla kostnader i ett företag kan delas in i aktiviteter, dock är detta för komplicerat, kostsamt samt tidskrävande arbete. En tumregel brukar vara att den aktiviteten med störst kostnad bör vara med i kalkylen, även de med tydliga kostnadsdrivare. När alla aktiviteter fastställts för en resurs gäller det att allokera kostnaderna till varje aktivitet. Har aktiviteten egna kostnader, alltså, kostnader som endast orsakas av denna aktivitet kan de direkt påföras på aktiviteten.
Kostnadsdrivare
När aktiviteterna är bestämda, blir nästa steg att finna kostnadsdrivare som skall gälla för varje aktivitet. Med hjälp av kostnadsdrivare fördelas kostnader på produkten. ABC-kalkylering bygger på att lokalisera kostnadsdrivare för varje aktivitet, där den följer de händelser som kostnadsdrivaren orsakar. En ABC-kalkyl har som syfte att fördela de kostnader som går att fördela efter ett orsaks-logiskt mönster eller kostnadsdrivare (Greve 2018). Drivaren är en fördelningsgrad av kostnaden för en enskild resurs och visar resursförbrukningsnivåerna för verksamheten. Det kan finnas en eller flera kostnadsdrivare, dock underlättar det med att så
många aktivitetskostnader som möjligt ska hänföras till en kostnadsdrivare. Gerdin (2018) menar att kostnadsdrivare syftar till att förklara varför en aktivitet utförs och aktivitetskostnadens storlek och dess förändringar. På så sätt kan en analys av kostnadsdrivare ge en uppfattning om vilka faktorer som skapar kostnadsbilden och på vilket sätt förändringar i den kostnadsbestämda faktorn påverkar kostnaderna. Inom ABC-kalkylering är det ofta volymen av en aktivitet som betraktas som kostnadsdrivare.
Aktivitetssatser
Kostnadsdrivarvolymen berättar vilken volym kostnadsdrivaren har. Detta går enkelt att finna genom observationer och undersökningar i verksamheten. När denna fastställts går det att beräkna aktivitetssatsen. För att beräkna denna divideras aktivitetskostnaden med kostnadsdrivarvolymen, dvs den volym som faktiskt används för produkten. Det finns oftast alltid en volym som i praktiken ska gå att genomföra, men naturliga bortfall kan ske via förseningar, underhåll eller sjukdom. Detta kan orsaka en viss förvrängning i kostnadsdrivarvolymen, dock minskar det med noggranna observationer.
Kalkylobjekt
Hur man beräknar den slutliga kostnaden för kalkylobjektet visas lättast med ett exempel: Aktivitet: Inköp av varor.
Kostnadsdrivare: Antalet inköp. Kostnadsdrivarvolym: 50 inköp. Aktivitetskostnad: 20 000
Kostnad per inköp: 400 (20 000/50) Exempel 1. Exempel av ABC kalkylering. Kalkyl 2 - Stegkalkyl
En kalkylmodell som vanligtvis används inom kalkylering av produkter och produktkalkylering är bidragskalkylen. Denna i kalkylerna som avser ofullständig kostnadsfördelare. Användningsområden för denna kalkyl kan vara vid bedömning om en viss produkt eller tjänst anses vara lönsam att tillverka eller producera. Detta under vissa förutsättningar som är givna. Bidragskalkylen kan ha en viktig roll i att frambringa information om ett företag eller en organisation har en viss ledig kapacitet. Men även för att framhålla och se de alternativ som är möjliga att utföra. Det finns tre steg som sker vid användning av bidragskalkylen:
1. Fastställande av sär intäkt och särkostnad. 2. Beräkning av täckningsbidrag (TB).
En absolut fördel som bidragskalkylen alstrar är att tankesättet leder till att man bortser från samkostnaderna som företaget har. Den information som man får fram kan på ett enkelt sätt jämföras med en annan produkt bidrag från kalkylen. Således ligger styrkan i att vid valsituationer är det enkelt att jämföra, fastställa och slutligen välja. Det är vid bidragskalkylering täckningsbidraget som spelar roll, och oftast är det den produkt eller tjänst som har det högsta bidraget som väljs. Av denna anledning är också bidragskalkylen effektiv, snabb och relativt enkel att använda. Detta om man exempelvis med självkostnadskalkyler och självkostnadskalkylering där flertalet fördelningsnycklar måste användas (Andersson, 2014).
En steganalys eller en så kallad stegkalkyl är ett andra steg i bidragskalkylering. Här sker fördelningen av kostnaderna på olika nivåer, då det oftast återfinns olika nivåer i ett företag. Här är det även viktigt att poängtera att en samkostnad på en nivå inte behöver vara det på en annan nivå. Således kan en samkostnad vara en särkostnad vid olika företagsnivåer. Gerdin (2018) anser att det mest naturliga sättet att kalkylera transportkostnader på är enligt steg- och totalstegskalkyler. Detta tillvägagångssätt försöker identifiera olika särkostnader på lite olika nivåer. Det kan röra sig om en delmängd eller en aktivitet, exempelvis endast speditionskostnader, transportkostnader eller om man kalkylerar kostnader för hela företaget. Olika företag delar in produktionen i olika nivåer, men i princip kan en steganalys se ut som nedan.
Modell 3. Illustration av olika nivåer inom stegkalkylering.
Exempel 2. Uträkning av täckningsbidrag
Produktenhet: TB 1 = Särintäkt - Särkostnad
Produktgrupp: TB 2 = TB 1 - Produktgruppens särkostnader Produktprogram: TB 3 = TB 2 - Produktprogrammets särkostnader ...
Kalkyl 3 - Ekvivalentkalkyl
En ekvivalentkalkyl är en periodkalkyl då denna utgår från den totala kostnaden under en viss period, exempelvis en månad eller ett år. I en ekvivalentkalkyl fördelas den totala kostnaden till kalkylobjekt beroende på hur mycket resurser de har förbrukat i tillverkningsprocessen. Kostnadsfördelningen i en ekvivalentkalkyl görs med hjälp av ekvivalentmängd för olika produkter. Ekvivalentmängd är ett ekvivalenttal multiplicerat med volym. Periodkalkylering lämpar sig bäst när målet är att beräkna kostnaden för en produkt under en viss tidsperiod (Andersson 2014).
Ekvivalenttal är tal som skall svara mot hur kalkylobjekt i förhållande till varandra förbrukar resurser i produktionsprocessen. Ekvivalentmetoden gör det möjligt att beräkna kostnaden för produkter, vars förbrukning på exempelvis material, bearbetnings tid och personal skiljer sig åt. För att beakta dessa skillnader används det man kallar för ekvivalenttal. Ekvivalenttal anger skillnader i resursförbrukning och fastställs genom att studera verksamheten och de olika produkternas materialåtgång och tidsförbrukning. Om vi har två produkter där den ena förbrukar dubbelt så mycket som den andra produkten så kan vi ge den första produkten ett ekvivalenttal om 2 och den andra produkten ett ekvivalenttal om 1. Sedan fastställs kostnaden per styck och då beräknas ekvivalentvolymen, vilken benämner hur stor andel av de totala kostnaderna som skall belasta en produktgrupp. En ekvivalentkalkyl kan användas både som förkalkyl och efterkalkyl för både prissättning och lönsamhetsbedömning. Ekvivalentkalkyler är enkla att upprätta och att underhålla men har ändå god kausalitet då ekvivalenttal och volym ger en rättvis fördelning av kostnader till kalkylobjekt (Andersson 2014).
3. Metod och metodologiska överväganden
3.1 Översikt av metodval
Logistik är som tidigare nämnt, en aktivitet som är ytterst viktig och avgörande för hur framgångsrikt ett distributions- och logistikföretag kan tänkas bli. En avgörande och kanske den viktigaste komponenten i den logistiska processen är hur man får produkterna från lager ut till kund, alltså själva processen för transport. Då både empiriska och teoretiska källor framhållit att en stor del av de kostnader som kan kopplas till distributions- och logistikverksamheter är kostnader för transport, samt att dessa kostnader är svåra att förkalkylera. Således föranledde detta en tanke och ett argument till varför vi ville utföra en närmare undersökning på området. Tidigare forskning på området inom kalkylering av transportkostnader är inte så starkt förankrat som befintlig teori inom exempelvis andra områden. Den tidigare forskningen behandlar och ger inte någon tydlig vägledning gällande kostnadskalkylering för just transporteringen.
Efter att vi interagerat med representanter för Elektroskandia och tagit del utav deras förslag till studieämne, kunde studien påbörjas. Elektroskandia indikerade på att kalkylering av transportkostnader hos grossistföretag kunde studeras. Men att det finns begränsad forskning på ämnet ledde detta till att ytterligare behandling av teori blev aktuellt. Utifrån ytterligare diskussion med företaget och deras problem i samspel med den befintliga forskningen på området utformades slutligen studiens syften och forskningsfråga. Studiens ramverk för teori på området består mestadels av källor såsom vetenskapligt granskade artiklar, men till viss mån även andra lämpliga källor för området såsom exempelvis avancerade läroböcker. Det teoretiska materialet hämtades från databaser som Primo, Google Scholar, ScienceDirect, Emerald Journals men även via Örebro Universitetsbibliotek. Sökorden som användes för att lokalisera rätt typ av litteratur på området löd enligt följande:
Logistic theory, Logistics, Logistic costs, Transportation methods, transportation calculation, Calculation, Calculation methods for transportation, Transportation and logistics, ABC calculation for transport, ABC calculation for logistic, ABC calculation, Spreadsheet calculation, Algebraic formulation
Motiveringen till sökorden samt till varför de utformades och kombinerades enligt ovan skedde genom en noggrann avvägning om vilken litteratur som var optimalt passande. Samt vilken litteratur som skulle ge oss som utför studien mest kunskap inom det studerade området. Detta skedde givetvis med en viss förkunskap om kalkylering, logistik och transporteringsteori. Då sökningsprocessen fortgick valde författarna att granska eventuella andrahandsreferenser men även att använda sig utav flera artiklar som vi fann som intressanta och inom samma ämneskategori. För att tydligt inkludera Brymans & Bells (2013) åsikter bör inte antaganden av någonting som studeras grunda sig på en enda förklaring av verkligheten. Således har författarna
vid urvalet av befintlig teori för ämnet, använt sig utav flertalet olika källor. Det görs i syfte att kunna öka studiens trovärdighet. Författarna ansåg att även att det var tillämpligt att inkludera olika teoretiska områden med inslag av studiens övergripande syfte. Detta gjorde författarna genom att försöka finna litteratur som behandlar kalkyler inslag av logistik och transportering.
Det teoretiska ramverket som sådant konstruerades inledningsvis med ett kapitel där beskrivning av de för studien, aktuella kostnaderna återgavs. Författarna anser att det är av vikt att förstå kostnader och dess egenskaper för den aktuella branschen. Detta skapar möjlighet för läsaren att bilda en förståelse för förhållandet mellan kostnader, transport och logistik. Teorin är ämnad att ge kunskap om det ämne som ska studeras. Teorin för ämnet är, som tidigare nämnt, inte är lika starkt förankrat som annan akademisk teori. Därav kommer den inte användas som en analytisk utgångspunkt. Dokumentet kommer använda kapitlet teori som en sammanfattning av den forskning som studerats kring ämnet för att lyfta den kunskap som återfinns i vetenskapliga artiklar och läroböcker. Vidare efterföljdes detta med en presentation av tre olika delar inom det teoretiska ramverket för att sedan genom studien identifiera samspelet och dess inverkan på kalkyleringsmetodiken. De tre efterföljande delarna är logistikteori, teori om transport- och logistikkostnader samt kalkyleringsteori där författarna slutligen identifierar tre teorikalkyler. Detta för att kunna kartlägga och jämföra information i dessa kalkyler med delar som studieobjektet Elektroskandia har förbättringsområden i och eventuellt kan avfärda eller använda sig utav. Slutligen utformades även en analys- och arbetsmodell som förtydligar sambandet och arbetsmetodiken mellan de olika delarna i studien men även agerar tolkningsschema för det analytiska arbetet av det empiriska materialet. Det finns även annan forskning som möjligen kunnat behandlas. Anledningen till att vi valt att fokusera på just denna typ av forskning är för att det är närmast besläktat inriktningen av vår studie.
Vid val av forskningsdesign grundar sig i en fallstudie. Som enligt Eisenhardt & Graebner (2007) är ett utav de mest förekommande forskningsdesignerna inom företagsekonomisk forskning. Detta tar författarna som en indikation på att en fallstudie är en trovärdig forskningsdesign inom företagsekonomins forskningsramar. Vidare utfördes flertalet avstämningar med organisationen som en säkerhetskontroll för att bekräfta studiens enhetlighet med den föreslagna problematiken i fallet. Inledande undersökningsmetodik var att studera teori för att bilda en uppfattning av arbetets innehåll, komplexitet och dess olika delar. En annan del som tillämpades i denna studie var semi-strukturerade intervjuer. Genom att intervjua kvalificerade representanter för Elektroskandia med olika roller, men även aktiva forskare inom området erhölls en djupare förståelse för olika synvinklar kring studien och dess utförande. Frågorna som sådana formulerades med utgångspunkt i analys- och arbetsmodellen för att kunna uppnå studiens syfte samt besvara frågeställningen. Intervjuguiden var ämnad till att uppfylla en vägledande roll vid intervjuerna. Det insamlade materialet (intervjuer och kostnadsdata)
egen kalkyleringsmetodik att presenteras. Den insamlade empirin presenteras sedan under avsnitt 4. Empiri. Slutligen konkretiserar det analytiska arbetet ett sammanvägande av den befintliga teorin, den insamlade empirin samt genom en exponering av Elektroskandias kostnader med teorikalkylerna. Detta för att som tidigare nämnt finna samband, positiva som negativa, mellan information och kalkyleringsmetodik dessa emellan. Slutsatserna i studien grundar sig sedan i studiens framgångar och belyser även resultatet i förhållande till tidigare studier på området.
3.2 Forskningsdesign
Denna studies forskningsdesign utfördes genom ett fall som är specifikt i sin natur och med hjälp av datainsamling från det specifika utspelade fallet, denna metodik är även någonting som Yin (2014) förespråkar om vid fallstudier. Bryman & Bell (2013) framhåller exempelvis att den grundläggande formen i en fallstudie innehåller ett detaljerat och ingående stadium av ett enda fall. Fallstudier ska enligt Yin (2014) användas då studien berör områden där frågor som ”hur” och ”varför” ska besvaras, då forskarna inte kan ändra eller manipulera beteendet och rollerna på de inblandade samt då gränserna mellan fenomen och sammanhang inte är tydliga. Stake (1995) menar exempelvis på att fallstudien som sådan berör den komplexitet och specifika natur som det specifika fallet uppvisar. Detta kan kopplas till Miles & Hubermans (1994) definition av att fallet är ett fenomen som förekommer i ett begränsat sammanhang. Knights & McCabe (1997) framhåller att styrkan i en fallstudie ligger i att denna kan kombineras med flertalet kvalitativa metoder och att man på så sätt kan undvika att endast förlita sig på en enda metod eller angreppssätt. Vilket också författarna till denna studie har eftersträvat genom både intervjuer med relevanta personer men också genom kvalitativ genomgång av företagsdata hos Elektroskandia.
Hur står sig då fallstudien i kontexten av kriterier för studier såsom reliabilitet, replikerbarhet och validitet? För att återkoppla till Stake (1995) ovan, där han menar att fallstudier rör den komplexitet och specifika natur som fallet kan uppvisa, föranleder detta att vissa delar av det fallet som vi studerat är generaliserbara medan andra lär vara unika för fallet. Därav kan vi som författare konstatera att studien som sådan är komplicerad att replikera. Bryman & Bell (2013) belyser faktumet att ett enda fall av något inte bör vara representativt för att frambringa resultat som kan användas på andra liknande fall. Av denna anledning är viktigt som fallstudieforskare att ha en medvetenhet om att det inte går att lokalisera ett ”typfall” som i sin tur kan användas för att representera någonting helt och hållet. Vi som författare anser att man trots detta, ska studera fallet och påpeka att en viss teoretisk eller analytisk generaliserbarhet går att utvinna från det studerade fallet.
Då problemet för studieobjektet Elektroskandia rörde sig om komplicerade och djupgående frågor, ansåg författarna att enkäter och annan kvantitativ metodik inte var tillämplig för att få fram önskade resultat och avvisades därför. Utan det var från början ganska givet att det rörde sig om ett fall där både kvalitativa intervjuer och kvalitativ genomgång av företagsdata krävdes
för att identifiera och lösa problemet med kalkylering på absolut bästa sätt. Problemet i sig är av kvalitativ karaktär vilket även innebär att studien ämnar sig åt att skapa en förståelse och kunskap för problemet snarare än att endast dra några generaliserande slutsatser.
3.3 Undersökningsobjekt
Innan studien påbörjades och insamlingen av det empiriska materialet aktualiserades fördes en dialog med företrädare för Elektroskandia. Denna dialog syftade till att samtliga parter var överens och banade slutligen väg för en aktualisering av studien. Vid tillfällena då parterna träffades presenterade vi och diskuterade befintlig teori och problem på området samtidigt som Elektroskandia framförde sin problematisering. Då problemet som studien grundar sig på är relativt komplicerad valde författarna att utforma en analys- och arbetsmodell för att på ett elementärt sätt kunna följa studiens arbetsprocess. Analys- och arbetsmodellen konstruerades även för att eventuella läsare ska på ett enkelt sätt kunna sätta sig in och följa arbetet och dess olika delar.
I efterföljande skeden, alltså då studien redan påbörjats, ägde flertalet möten rum med företaget. Vid dessa möten förberedde Elektroskandia genomgångar för författarna samtidigt som författarna ställde sina frågor som var av vikt för det fortsatta arbetet. Således utfördes detta för att säkerställa att studiens arbetsprocess gick enligt plan samt ifall eventuella oklarheter behövde klargöras och diskuteras. Dessa möten anser forskarna var av stor vikt då studiens omfattning var ytterst komplicerad och kräver en hel del bearbetning.
Utöver möten utfördes som tidigare nämnt även intervjuer med hithörande representanter från Elektroskandia. Författarna använde sig även av två sakkunniga referenspersoner, personerna består av Jan Greve och Jonas Gerdin. Där deras utlåtanden syftar till att inhämta en utomstående kunskap och kompetens som understödjer studiens fortsatta arbetsprocess. Intervjuer utfördes med ovan nämnda professorer som är verksamma experter inom kalkyleringsteori vid Örebro Universitet. Dessa intervjuer syftade till att få en refererande inblick i kalkylerandet och diverse omständigheter som är viktiga att ta hänsyn till vid skapande och utformning av kalkyler.
3.4 Forskningsmetod och procedurer
Vid insamlingen av det empiriska materialet använde författarna som tidigare nämnt två olika typer av insamlingsstrategier. Exempelvis nämner Christensen (2010) att det förekommer olika sätt samla in kvalitativ och kvantitativ data på för forskare. Dessa är exempelvis observationer, intervjuer, experiment och enkäter. Den första insamlingsstrategin som författarna använde sig utav var semi-strukturerade intervjuer, detta för att författarna ville få en mer djupgående kunskap i fallet. Då författarna utförde semi-strukturerade intervjuer använde vi oss av en så
Brinkmann (2014) framhåller är att man vid intervjuer skapar det empiriska materialet tillsammans med respondenterna, vilket de menar är en styrka. En annan styrka som Martinius & Hedgcock (2015) påpekar att intervjuer har är att respondenterna får en möjlighet att sätta sin prägel och sina perspektiv på problemet. Christensen (2010) fortsätter och framhåller att vid semistrukturerade intervjuer ligger styrkan i att forskaren kan ställa komplicerade frågor och styra intervjun mot den efterfrågade empirin som behandlar studiens problem. Utöver det menar han att eventuella missförstånd hos respondent eller forskare kan repareras omedelbart.
Den andra insamlingsstrategin som författarna använde sig utav var insamling av företagsdata. Detta är enligt författarna den kanske allra viktigaste delen av empirin då kostnader och beloppsmässiga problem verkligen kommer till uttryck här vilket är viktigt då kalkyler ska avfärdas, utvecklas och konstrueras.
3.5 Datainsamlingsstrukturer
Författarna har som tidigare nämnt använt sig utav två olika typer av insamlingsstrategier, nämligen intervjuer och kvalitativ granskning av företagsdata. Vid intervjuerna användes det en intervjuguide som syftade till att hjälpa författarna att förhålla sig till manus, frågor och de teman som är relevanta för studien. För att en sådan intervjuguide ska kunna tas i bruk är det viktigt att frågorna som ställs är noggrant utvalda och strukturerade på så sätt att rätt information för studien kan utvinnas. Intervjuguiden utformades på sådant sätt att logistik- samt transportkostnader och kalkylering gavs stort utrymme då författarna ansåg att dessa delar är viktiga för det fortsatta analytiska arbetet. Inom samtliga delar skapades frågeställningar som skulle förse studien med relevant data. Detta för att sedan kunna identifiera likheter och skillnader mellan de teoretiska kalkylerna och Elektroskandias kalkylerings sätt. Intervjuerna utfördes med företagets business-controller, transportchefen och två kunniga professorer inom området, där de senare som tidigare nämnt användes som sakkunniga referenspersoner. Författarna konstruerade fyra olika typer av intervjuguider en för Elektroskandias business-controller, en för transportchefen och slutligen var och en för de två professorerna. Intervjuguiden var främst syftad till de intervjuer som skedde med professorerna. Med en intervjuguide kan de eventuellt lyftas aktuell kunskap som kan ha missats för den befintliga forskningen. Då de olika respondenterna har olika bakgrund ansågs det vara optimalt att kunna fånga deras kunskap. Intervjuguiderna skickats självklart ut i förväg till samtliga respondenter. Detta för att respondenterna ska kunna bearbeta och ta del av frågorna samt förbereda utförliga och pålästa svar eftersom ämnet som sådant kan uppfattas som abstrakt. Det kräver med andra ord en hel del förberedelse för respondenten för att kunna förse oss med rätt typ av information. Längden på intervjuerna var olika, för representanterna för Elektroskandia varade intervjuerna cirka 60 minuter exklusive mötestiden, medan intervjuerna för professorerna varade 30 minuter. Genomsnittsintervjun för studien varade alltså i 45 minuter. Intervjuerna spelades även in, detta för att vi som författare ska kunna gå igenom materialet ett antal gånger och för att inte gå miste om viktigt information vid intervjun som kan vara relevant för studien.
