4.1 Elektroskandias bakgrund
Elektroskandia är som tidigare nämnt en del av Sonepar-koncernen. I koncernen ingår idag mer än 239 företag i 44 länder, spridda över fem kontinenter. De gjorde 20,6 miljarder euro av intäkter (31 december 2016). Den ligger i en global marknad på 251 miljarder euro, vilket på grund av det växande antalet applikationer för elektrisk utrustning, snabbväxande produkttekniker samt behovet av nya tjänster har en avsevärd fortsatt potential. Sonepars verksamhet innebär att man söker tillverkare och identifierar och väljer elutrustning och tekniska lösningar som bäst passar till marknadens krav och gör dem tillgängliga för sina egna kunder. Sonnepar förvärvade Elektroskandia som har mer än hundra års erfarenhet i branschen. För Elektroskandia är det viktigt att ha produkterna på rätt plats, till rätt tid och till rätt pris. Dess logistikkompetens, som tjänar ett tätt distributionsnät, eftersträvar en effektiv, pålitlig och snabb distribution av högkvalitativa produkter. Ett exempel på dess marknadspotential är hur verksamheten omsatte 5’800’571 KSEK 2016 och har 790 medarbetare på 48 platser runt om i landet. Elektroskandia som tidigare nämnt verkar då inom 8 regioner i Sverige.
Den mängd data vi har fått innehåller totalt 136’000 cellrader med information för varje transport. I dagsläget bygger kalkylsystemet på prognoser som inte överensstämmer med den slutgiltiga kostnaden. Dessa prognoser skapas utifrån estimat gällande antalet transporter som delas upp i dragningar och distributioner som företaget levererar till slutkund. De som sköter transporterna är inte Elektroskandia utan fyra olika externa transportörer. Detta medför att de använder olika kostnadsavtal med olika priser. Förenklat innebär detta att kalkylen är strukturlös och orsakar därav gissningar på det slutgiltiga priset från vardera leverantör. Det orsakar att det råder kostnader som differentierar från företagets egna kalkylsystem och det som faktureras av leverantören. Detta är en kostnad som går att överkomma utan några större hinder om man ska se på kort sikt, dock är det något som kan förbättras och som ackumuleras till en större kostnad i slutet av varje år. Det är värt att understryka att dessa kostnader även orsakar ett visst problem vid skapandet av upphandlingar, prisförslag och kostnadsfördelningar då företaget i dagsläget inte vet vad det kommer kosta med all säkerhet. Med en prognos som faktiskt är närmare den verkliga kostnaden kommer prisförslag mot kund att skapa en bättre konkurrensfördel, upphandlingar underlättas då de kan erbjuda korrekta priser med transporter samt en förbättrad övergripande kostnadsfördelning. Med hänsyn till ovan nämnd data kan man endast tänka sig hur många transporter som sker dagligen och en manuell kontroll av varje faktura från varje leverantör är varken effektiv eller lönsam. Dessa transporter sker i så pass stora volymer att det skulle ta alltför lång tid att kontrollera varje faktura för sig. Det blir heller inte enklare då det sker via olika transportörer som fakturerar enligt olika kostnadsavtal. Detta skulle resultera i alltför stora lönekostnader. Därav kommer vi som tidigare nämnt att avlasta och underlätta för Elektroskandia i sin kalkylering med hjälp av vår studie. Följande kapitel kommer enligt ordningsföljden gå igenom de olika kostnader som verksamheten har i dagsläget samt vad som
driver dessa. För att underlätta kommer ett fakturerings exempel tas upp och avslutningsvis kommer företagets egna kalkylsystem att illustreras.
4.2 Elektroskandias kostnader
4.2.1 Fasta kostnader
Enligt både transportchefen och Business-Controllern i Elektroskandia (fortsättningsvis kallat representanter) har företaget en hel del fasta kostnader att ta hänsyn till gällande transportkostnaderna. Dock anser företaget och dess representanter att företaget har kontroll på de fasta transporteringskostnaderna. Enligt modellen ovan uppstår de fasta kostnaderna i företaget vid så kallade dragningar från centrallagret till de olika distribueringshubbarna. Dessa kostnader är noga förkalkylerade och ger inte upphov till drastiska förändringar i volym eller antal körningar. Således anser man från företagets sida att de aktiviteter som ger upphov till fasta kostnader är under kontroll.
Dragning: (90% DHL)
Hub 1 - Norrland (Fast pris BDX) Hub 2 - Mitt Sverige (Fast pris DHL) Hub 3 - Stockholm (Fast pris DHL) Hub 4 - Göteborg (Fast pris DHL) Hub 5 - Skåne (Fast pris DHL)
Exempel 3. Överblick över formler för Elektroskandias dragningar. 4.2.2 Rörliga kostnader
Representanterna för Elektroskandia belyser att kostnaderna som uppstår vid de så kallade distributionerna, alltså körningar från distribuerings-hubbar till kund är, de aktiviteterna som ger upphov till rörliga kostnader. Enligt företaget är det kring dessa kostnader som den absolut största problematiken uppstår gällande kalkyleringsmetodiken. Anledningen är att det finns ett flertal variabler att ta hänsyn till vid körningarna och som är svåra att prognostisera.
Distribution:
Region Norrland - BDX (Pris: KG* Sträcka)
Region Mitt Sverige - DHL (Pris: KG*Volym*sträcka
Region Stockholm - SDAB (Pris: Avståndszon*antal unika sändningar*volym Region Göteborg - Fraktkedjan Väst (Pris 1 0-999 KG: Avståndszon*antal unika sändningar)
Region Göteborg - Fraktkedjan Väst (Pris 2 <1000 KG: KG*Sträcka) Region Skåne - LBC (Pris: Avståndszon*Viktintervall*Antal stopp)
Pris per sändning och viktklass
Diagram 1. Över pris per sändning och viktklass (där pris återfinns på X-axeln och vikt på Y-axeln).
4.2.3 Drivande variabler
Enligt representanterna för Elektroskandia finns det diverse variabler som driver kostnaderna för företagets transporter. Exempelvis kan extra bilar och kranbilar påverka kostnaden avsevärt. Utöver dessa existerar även diverse tilläggskostnader som exempelvis gotlandstillägget, detta är även den en variabel som har ett inflytande på kostnaderna. Lagertillgängligheten driver kostnaden, om en kund beställer en artikel som sedan restförs på grund av att det inte finns ett saldo på lager men kommer in en vecka efter. Detta bidrar till en extra sändning och en högre kostnad. De variabler som driver fraktkostnaderna i Elektroskandia är följande:
Antal sändningar: avser antalet sändningar som Elektroskandia väljer att transportera under en given period. Vikt och Volym: avser vikt och volym (m3) som lastas vid distributioner och dragningar.
Geografi: avser slutadressens geografiska placering.
Servicenivå: avser ökade kostnader vid utökad service, exempelvis bärhjälp.
Avtal & Prismodell: avser själva prismodellerna och avtalen med företagets externa speditörer.
Extrabilar & Kranbilar: eventuella extrabilar och kranbilar som behövs vid något mer komplicerade leveranser. Returer: avser returer vid skador och fel produkter som levererats.
Tilläggskostnader: avser eventuella serviceåtgärder eller extrabilar som behöver användas.
Lagertillgänglighet: avser de produkter som återfinns i lager. Elektroskandia har som mål att ha alla produkter
tillgängliga.
Illustration 2. Illustration över variabler som driver Elektroskandias fraktkostnader
Utöver de variabler som driver kostnaderna finns det även ett antal variabler som driver och påverkar antalet sändningar:
Merförsäljning: försäljning utöver förväntade nivåer
Bristfällig konsolidering: brister i målet att konsolidera (sammanfoga) alla artiklar som ska skickas till samma kund
eller plats
Returer: returer vid skador eller fel leverans
Delade sändningar: sändningar som delas då volymen är för stor för att skicka vid en körning Rester: då produkter eller artiklar inte återfinns i lagret
Fraktdragande vikt
Vid kostnader för artikel/produkt så använder sig Elektroskandia av en generell metod som tillämpas i transportbranschen. Volymvikt eller verklig vikt tillämpas ofta i transportbranschen för att prissätta frakter. Syftet är att göra en relevant prissättning för sändningar som väger lite, men upptar en stor volym av lastutrymmet. Det fraktpris du får betala är det som är högst av sändningens verkliga vikt och den beräknade volymvikten = fraktdragande vikt. Längden, bredden och höjden anges i meter och multipliceras med varandra = volymen. Multiplicera sedan volymen med 280 kg.
Exempel: Ett paket med måtten 20 x 20 x 20 cm, som väger 10 kg.
1) 0,2 x 0,2 x 0,2 = 0,008 m3 i volym.
2) 0,008 m3 x 280 kg = 2,24 kg i volymvikt. Paketet är alltså inte skrymmande och paketet debiteras utifrån den verkliga vikten.