Återanvändning av ett företags åtgärder inom ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015

Postadress: Besöksadress: Telefon:

Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx)

551 11 Jönköping

Återanvändning av

ett företags

åtgärder inom ISO

9001:2015 & ISO

14001:2015

HUVUDOMRÅDE: Maskinteknik

FÖRFATTARE: Kristoffer Andersson, Albin Ekstener HANDLEDARE: Leif Svensson

Postadress: Besöksadress: Telefon:

Box 1026 Gjuterigatan 5 036-10 10 00 (vx)

551 11 Jönköping

Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom Maskinteknik. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.

Examinator: Melina Ettehad Handledare: Leif Svensson Omfattning: 15 hp (grundnivå) Datum: 2021-06-08

Abstract

Abstract

There are a variety of advantages to companies certifying their management system

according to the ISO standards that exist. Examples of these advantages are that you

get a tool that helps to conduct your business in a better way as you often get into

continuous improvements in this context. This report concerns two companies,

Götessons Industri AB and company X, company X was acquired just over a year ago

by the Götessons Group. The Götessons Group wants all companies in the Group to

be certified according to both ISO 9001:2015 and ISO 14001:2015. The purpose of

the work was therefore to develop appropriate solutions to be able to certify a

management system at company X in accordance with ISO requirements. This should

be done by trying to take as much from the solutions that Götessons used to obtain a

certificate and then apply this to company X.

The work also briefly addresses why companies choose to be certified according to

ISO standards, but also a description of what a functioning management system can

look like. The theories used to create a foundation in the work are ISO 9001:2015,

ISO 14001:2015, Management System and Management System Standard. To

supplement these theories, a number of different methods have also been used in the

form of document studies, literature studies, investigations, and interviews. The

document study that has been carried out is to review Götesson's management system.

The literature study that has been done is primarily an in-depth study at SIS on what a

certification means. The investigations and interviews carried out are visits to the

various companies and related interviews.

The interviews have been with staff but

mainly with the company's external auditor who has over 20 years of experience in

certifications.

The work resulted in the reuse of a large part of Götesson's management system to

company X’s management system. Some parts can be transferred without further

adaptation, while some parts require a greater adaptation to better suit the business.

When introducing a management system within a corporate group, the strategy used

in the study lead to both time savings and cost savings for the companies involved.

The work also showed that in this case it will not be possible to apply all the measures

as the activities differ in certain processes.

Sammanfattning

Sammanfattning

Det finns en mängd olika fördelar med att företag certifierar sitt ledningssystem enligt

de ISO-standarder som finns. Exempel på dessa fördelar är att företaget får ett verktyg

som hjälper till att bedriva sin verksamhet på ett bättre sätt då det ofta i dessa

sammanhang kommer in på ständiga förbättringar. Denna rapport handlar om två

företag, Götessons Industri AB och företag X, företag X förvärvades för drygt ett år

sedan av Götessons-koncernen. Götessons-koncernen vill att alla bolagen i koncernen

ska vara certifierade enligt både ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015. Syftet med

arbetet blev därför att ta fram lämpliga åtgärdsförslag för att kunna certifiera ett

ledningssystem hos företag X i enlighet med ISO-kraven. Detta ska göras genom att

försöka ta så mycket från åtgärdsförslagen som Götessons använt sig av för att få ett

certifikat och sedan applicera detta hos företag X.

Arbetet tar även kortfattat upp varför företag väljer att bli certifierade enligt

ISO-standarderna, men även en beskrivning av hur ett fungerande ledningssystem kan se

ut. De teorier som använts för att skapa en grund i arbetet är ISO 9001:2015, ISO

14001:2015, ledningssystem och ledningssystemstandard. För att komplettera dessa

teorier har det även använts ett antal olika metoder i form av dokumentstudier,

litteraturstudier, undersökning och intervjuer. Dokumentstudien som gjorts är att

granska Götessons ledningssystem. Litteraturstudien som gjorts är främst en

fördjupning på SIS om vad en certifiering innebär. Undersökningen och intervjuerna

som gjorts är besök på de olika företagen med tillhörande intervjuer. Detta med

personal men främst med företagets externa revisor som har över 20 års erfarenhet av

certifieringar.

Arbetet resulterade i att det går återanvända en stor del av Götessons ledningssystem

till företag X. Vissa delar går att överföra utan vidare anpassning medan vissa delar

kräver en större anpassning för att bättre passa verksamheten. Vid införande av ett

ledningssystem inom en koncern kan denna strategi som använts i studien leda till

såväl tidsbesparingar som kostnadsbesparingar för de inblandade företagen. Arbetet

visade även att det i detta fall inte kommer gå att applicera alla åtgärdsförslag då

verksamheterna skiljer sig åt i vissa processer.

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning

1

Introduktion ... 1

1.0 BAKGRUND ... 1

1.1 PROBLEMBESKRIVNING ... 2

1.2 SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR ... 2

1.3 AVGRÄNSNINGAR ... 2

1.4 DISPOSITION... 3

2

Teoretiskt ramverk ... 4

2.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH TEORI ... 4

2.2 LEDNINGSSYSTEM ... 4

2.3 LEDNINGSSYSTEMSTANDARD ... 4

2.4 ISO9001:2015 ... 5

2.5 ISO14001:2015 ... 6

3

Metod ... 7

3.1 KOPPLING MELLAN FRÅGESTÄLLNINGAR OCH METOD... 7

3.2 LITTERATURSTUDIE ... 7 3.3 DOKUMENTSTUDIE... 7 3.4 UNDERSÖKNING ... 7 3.5 GAP-ANALYS ... 8 3.6 INTERVJUER... 8 ANALYSMETODER FÖR RESULTAT ... 8

4

Nulägesbeskrivning ... 9

4.1 NULÄGESBESKRIVNING FÖRETAG X’S LEDNINGSSYSTEM ... 9

4.2 NULÄGESBESKRIVNING GÖTESSONS LEDNINGSSYSTEM... 9

5

Analys ... 11

5.1 HUR MYCKET AV KRAVELEMENTEN SOM UPPFYLLTS AV GÖTESSONS LEDNINGSSYSTEM GÅR ATT APPLICERA PÅ FÖRETAG X? ... 11

5.2 VILKA KOMPLETTERANDE ÅTGÄRDER KRÄVS FÖR ATT UPPFYLLA DE KRAV SOM INTE GICK ATT ÖVERFÖRA FRÅN GÖTESSONS? ... 12

Innehållsförteckning

6.1 HUR MYCKET AV KRAVELEMENTEN SOM UPPFYLLTS AV GÖTESSONS LEDNINGSSYSTEM GÅR

ATT APPLICERA PÅ FÖRETAG X? ... 15

6.2 VILKA KOMPLETTERANDE ÅTGÄRDER KRÄVS FÖR ATT UPPFYLLA DE KRAV SOM INTE GICK ATT ÖVERFÖRA FRÅN GÖTESSONS? ... 16

6.3 DISKUSSION OCH ÅTGÄRDSFÖRSLAG ... 19

6.4 DISKUSSION KRING VALIDITET OCH RELIABILITET I UNDERSÖKNINGEN ... 19

7

Slutsatser ... 20

7.1 IMPLIKATIONER ... 20

7.2 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 20

7.3 VIDARE ARBETE ELLER FORSKNING ... 20

8

Referenser ... 21

Introduktion

1

Introduktion

1.0 Bakgrund

Götessons Industri AB grundades 1984 av Ola Götesson i Dalstorp men flyttade till

Ulricehamn i maj 2015, samma år utseddes fastigheten till Sveriges 3:e snyggaste

kontor. Götessons utvecklar och tillverkar ergonomiska, funktionella och

väldesignade helhetslösningar för kontorets, konferensens och hotellets arbetsplatser.

Detta genom att erbjuda kunden allt från sittmöbler och ljudreducerande skärmar till

ett så kallat ”Rum-i-rummet” som är som ett litet hus där du kan ha din egen lilla

arbetsplats eller som ett mötesrum. Med Europa som huvudmarknad och sina 75

anställda nås en omsättning på ca 300 miljoner kronor. 2019 förvärvades Götessons

av investmentbolaget Accent Equity som majoritetsägare. Götessons är certifierade

enligt ISO 9001:2015 [1] och ISO 14001:2015 [2], de har även flera produkter i sitt

sortiment som är svanenmärkta. [3]

Företag använder sig idag av verktyg för att hjälpa till att bedriva sin verksamhet, ett

av dessa verktyg är ett ledningssystem. Ett ledningssystem används av högsta

ledningen för att kunna försäkra sig om att verksamheten som bedrivs följer de rutiner

och riktlinjer som fastställts. Som stöd och vägledning till företag som ska bygga ett

ledningssystem så finns det ledningssystemstandarder. De vanligaste

ledningssystemsstandarderna är de internationella vid namn ISO. Två av de vanligaste

standarderna som används inom tjänste- och varuproducerande företag är ISO

9001:2015 och ISO 14001:2015 [4]. På SIS hemsida (Svenska institutet för

standarder) beskriver de standarderna på följande sätt:

“

ISO 9001

:2015

är en standard för kvalitetsledningssystem för verksamhetsprocesser i

ett företag eller en organisation. Ett kvalitetsledningssystem beskriver hur du ständigt

förbättrar och justerar din verksamhet för att möta kundernas behov.”

[5]

“ISO 14001

:2015

är samlingsnamnet för de standarder som handlar om miljöledning.

Dessa standarder skapar i sin tur ett miljöledningssystem som enkelt kan integreras i

den befintliga verksamheten.”

[6]

En certifiering mot en standard ger företaget ökad trovärdighet lokalt såväl som

globalt och är som ett bevis på att företaget håller måttet inom just det området, i detta

fall kvalitet och miljö. Vissa kunder ställer även krav på att företaget ska vara

certifierad för att överhuvudtaget få delta i upphandlingar [7]. Som tidigare nämnts så

är Götessons certifierade enligt båda dessa standarder och har årliga uppföljningar för

att se att standarden hålls.

Introduktion

1.1 Problembeskrivning

För drygt ett år sedan köpte Götessons-koncernen upp ett företag som i detta arbete

kommer att benämnas som företag X. Götessons ställer krav på alla företag som ingår

i koncernen, att företagen ska leva upp till kraven enligt ISO 9001:2015 och ISO

14001:2015. Problemet som finns hos företag X idag är att de inte har ett tillräckligt

bra ledningssystem för att uppfylla kraven för en certifiering inom nämnda

ISO-standarder. Enligt Götessons är det viktigt med certifikat, detta framför allt för att få

ett tillräckligt bra ledningssystem som sedan kan användas som ett verktyg för att

hjälpa till att bedriva och förbättra verksamheten. Vissa kunder kräver även detta vid

upphandlingar samt att det blir ett bevis på att företaget håller ett visst mått. Förutom

detta ger en certifiering alla företag i koncernen en likvärdig grund att stå på, vilket

kan ge skalfördelar i flera olika sammanhang, såsom intern kommunikation och

policys.

Målet för Götessons är då att på ett så effektivt sätt som möjligt få företag X

att klara kraven för en ISO certifiering i de båda standarderna som koncernen begär.

Koncernen vill även ha en liknande struktur i hur företag X’s ledningssystem är

uppbyggt.

1.2 Syfte och frågeställningar

Syftet med examensarbetet är att identifiera hur mycket som går att återanvända från

Götessons ledningssystem samt ytterligare nödvändiga åtgärder för att kunna

certifiera ledningssystemet hos företag X i enlighet med ISO-kraven.

Därmed är studiens frågeställningar:

[1] Hur mycket av kravelementen som uppfyllts av Götessons ledningssystem går

att applicera på företag X?

[2] Vilka kompletterande åtgärder krävs för att uppfylla de krav som inte gick att

överföra från Götessons?

1.3 Avgränsningar

Arbetet kommer att fokusera på att hitta och ta fram förslag på åtgärder i företag X’s

ledningssystem för att kunna uppfylla de krav som krävs vid en ISO-certifiering. De

standarder som kommer att beröras är endast kvalitetsstandarden (ISO 9001:2015),

och miljöstandarden (ISO 14001:2015), alltså ingen av de andra ISO-standarderna, till

exempel ISO 45001.

Introduktion

1.4 Disposition

Rapporten är strukturerad så att direkt efter inledningen kommer “Teoretiskt

ramverk”, här beskrivs de olika teorier som behövs för att stärka arbetet. Efter det

kommer kapitlet “Metod” som tar upp de metoder som har använts för att kunna svara

på frågeställningarna och även uppnå arbetets syfte. Sen kommer kapitlet

“Nulägesbeskrivning” där nuläget för respektive företag har beskrivits. Efter

Nulägesbeskrivningen kommer “Analysen”, där en analys görs med hjälp av de

teorier som används i studien och med den insamlade data som tagits fram. Direkt

efter det kommer “Resultat” där en redovisning av vad analysen tidigare behandlade

redogörs. Efter det kommer “Diskussion och åtgärdsförslag” där en diskussion gjordes

av resultatet samt att lämpliga åtgärdsförslag redovisas. Sist kommer “Slutsatser” där

en slutsats dras utifrån vad arbetet resulterat i.

Teoretiskt ramverk

2

Teoretiskt ramverk

2.1 Koppling mellan frågeställningar och teori

Frågeställningarna “Hur mycket av kravelementen som uppfyllts av Götessons

ledningssystem går att applicera på företag X?” och “Vilka kompletterande åtgärder

krävs för att uppfylla de krav som inte gick att överföra från Götessons?” kommer

kopplas till teorierna ledningssystem, ledningssystemstandard och ISO 9001:2015,

ISO 14001:2015. Dessa teorier ger den information som krävs för att genomföra

arbetet och svara på frågeställningarna.

2.2 Ledningssystem

Ett ledningssystem är en beskrivning av hur en organisation eller företag styr sin

verksamhet, och kan beskrivas som ett företags mål, aktivitetsflöden, policy och

rutiner. Ett ledningssystem är ett samlingsnamn för områdena, miljö, kvalitet,

informationssäkerhet och arbetsmiljö. [4]

Huvudsyftet med ledningssystemet beror på vilken inriktning som ledningssystemet

inriktar sig på. De vanligaste standarderna är ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015

som tidigare beskrivits. Inom området miljö (ISO 14001:2015) handlar det om att nå

en så låg miljöpåverkan som möjligt, medan inom kvalitet (ISO 9001:2015) handlar

det om att säkerställa och öka intressent- och kundnytta. Generellt sägs det att tanken

är att arbeta systematiskt för att uppfylla de mål som sätts upp, då brukar begrepp som

ständiga förbättringar dyka upp för att beskriva hur arbetet ska utföras. Det betyder att

organisationens prestanda ska ses över, denna data kan sedan användas för att

utvecklas ytterligare. [4] [8]

2.3 Ledningssystemstandard

För att bygga upp sitt ledningssystem använder organisationer sig av

ledningssystemstandarder som hjälp och vägledning. De standarder som ofta används

är de internationella ISO-standarderna. Dessa standarder innehåller de krav som

ledningssystemet måste uppfylla för att kunna certifiera sig mot en standard. Ett

exempel på varför företag väljer att certifiera sig mot standarder är för att få ett bevis

på att företaget håller måttet inom just det området som standarden gäller, detta

kommer i sin tur öka företagets trovärdighet. Det kan även i vissa fall vara en

nödvändighet för företag att certifiera sig för att kunna vara med i upphandlingar. [7]

[9]

Teoretiskt ramverk

2.4 ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 är en standard för kvalitetsledningssystem med syftet att agera som

stöd för kontinuerlig förbättring och utveckling för företag och dess ledningssystem

[10]. Standarden används av alla typer av organisationer och företag oavsett

verksamhetsområden [11]. Idag finns det över en miljon företag och organisationer i

över 170 länder som valt att certifiera sig enligt standarden, det är även så att vissa

företag har denna standard som ett krav vid upphandlingar. En certifiering inom denna

standard kan även generera i marknadsfördelar då företagets image förstärks. [12]

ISO 9001:2015 är baserat på sju grundprinciper:

Kundfokus

Kvalitetsledningssystemets primära fokus är att uppfylla kundernas krav samt att

sträva efter att överträffa kundernas förväntningar. Varje aspekt av en kundinteraktion

ger en möjlighet till företaget att skapa mervärde för kunden.

Ledarskap

Ledare på organisationens alla nivåer upprättar ett gemensamt syfte och riktning samt

skapar förutsättningar där människor på arbetsplatsen blir engagerade i att uppnå

organisationens kvalitetsmål. Skapandet av ett gemensamt syfte och riktning gör det

möjligt för organisationen att anpassa policys, strategier, resurser och processer för att

uppnå målen.

Medarbetarnas engagemang

Kompetens och engagemang hos människor är helt avgörande för att förbättra och

utveckla organisationen för att skapa maximalt produktionsvärde. Genom att

respektera, uppskatta kompetensen och ge mer ansvar till alla individer så höjs

engagemanget för att uppnå organisationens kvalitetsmål.

Processinriktning

Konsekventa och mer förutsägbara resultat kommer att uppnås mer effektivt när

personal/arbetare förstår aktiviteterna och behandlar dem som ett helt system. Genom

att förstå resultatet från detta system kommer det även gå att optimera systemet och

prestandan.

Förbättring

Framgångsrika organisationer har alltid ett pågående förbättringsarbete.

Förbättringsarbete är avgörande för att en organisation ska kunna upprätthålla en jämn

prestandanivå och kunna agera när det uppstår förändringar i det interna samt externa

förutsättningarna för att skapa nya möjligheter.

Teoretiskt ramverk

Faktabaserade beslut

Analyser och utvärderingar som grundar sig i data och information kommer mer

sannolikt leda till beslut med ett mer önskvärt resultat. Beslutsfattande kan vara en

komplicerad process där det ofta uppstår en viss osäkerhet. Detta beror på att det kan

finnas flera typer av källor som kan vara subjektiva. Med fakta, bevis och data kan det

uppnås en objektivitet som förenklar beslutsfattandet.

Relationshantering

Genom att bibehålla goda relationer med leverantörer och kunder är det en större

sannolikhet att organisationen uppnår framgångar. Dessa framgångar får en ännu

större inverkan när de berörda parterna får känna delaktighet. [13]

2.5 ISO 14001:2015

ISO 14001:2015 är en internationell standard för miljöledningssystem och fungerar

som ett verktyg åt företag och organisationer för att identifiera och för att minska sin

miljöpåverkan. Syftet med standarden är att hjälpa företagen att hålla sig inom

ramarna för att uppnå en balans mellan miljö, samhälle och ekonomi. En certifiering

inom ISO 14001:2015 genererar en mängd fördelar såsom ökad kompetens inom

organisationen, ökad trovärdighet för miljöarbetet som bedrivs, marknadsfördelar som

kan generera i nya kunder, men även i en minskad användning av resurser och

material. Även i denna standard är det ofta så att företag har krav på sig från sina

kunder att vara certifierade enligt denna standard för att få vara med i upphandlingar.

[2] [14]

Metod

3

Metod

Kapitlet ger en översiktlig beskrivning av i studien använda angreppssätt med referenser. Kapitlet avslutas med en diskussion kring studiens trovärdighet.

3.1 Koppling mellan frågeställningar och metod

För att besvara studiens första och andra frågeställning har en litteraturstudie i

standarderna ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 genomförts för att förstå vilka krav

som ska uppfyllas av företag X. En dokumentstudie och undersökning i Götessons

ledningssystem har även det genomförts för att se hur de uppfyller kraven idag. För att

komplettera dokumentstudien har intervjuer gjorts med relevant personal på

Götessons samt en intervju med Götessons externa revisor, Krister Lundell som har

över 20 års erfarenhet av ISO-standarder. Det har även gjorts ett besök på företag X

för att se hur verksamheten ser ut och hur den bedrivs idag.

3.2 Litteraturstudie

En litteraturstudie går ut på att granska vetenskapliga artiklar inom ett specifikt

område [15] och den litteraturstudie som gjorts i detta arbete är att läsa på både om

vad en certifiering innebär för företaget och om de krav som måste uppfyllas.

Litteraturen som använts för detta är mestadels att läsa på SIS (Svenska institutet för

standarder) hemsida, men även hemsidor för flertalet certifieringsbolag. Detta för att

få mer förståelse inom området och därmed kunna genomföra uppgiften

3.3 Dokumentstudie

En dokumentstudie går ut på att granska olika typer av data, denna data kan vara i

form av text, bildformat, etc. [15]. Den dokumentstudie som gjorts har grundat sig i

dokument från Götessons, då de bedriver en verksamhet som håller sig inom kraven

för att få en certifiering. Dokumenten som undersökts gav information om hur

Götessons lösningar på ISO-kraven såg ut och hur mycket av dokumenten som kan

återanvändas vid implementering av ISO på företag X.

3.4 Undersökning

Den undersökning som gjorts i studien har varit i form av observationer på både

Götessons och på företag X. En observation går ut på att övervaka och iaktta ett valt

område [15], som i detta fall gjorts hos Götessons och företag X. På Götessons gick

besöket mest ut på att få en överblick på hur de har arbetat med att uppfylla kraven i

standarden, och hur mycket som ska kunna överföras till företag X. På företag X gick

besöket mer ut på att få en inblick i hur verksamheten ser ut idag och vilken nivå de

håller.

Metod

3.5 Gap-analys

En gap-analys har skapats för att identifiera ”gapet” hos företag X. Hur nuläget ser ut

idag är det första som ska granskas, sedan ska det sättas upp mål för vilken nivå

företaget vill uppnå [16]. Den önskvärda positionen är att ha ett ledningssystem som

är certifierat enligt ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015. För att nå den önskvärda

positionen har det tagits fram åtgärdsförslag till kraven i de båda standarderna som

sammanställts i en gap-analys. Gap-analysen kommer även fungera som en checklista

för att enkelt se vilka krav som uppfyllts vid en implementering av standarderna.

3.6 Intervjuer

Intervjuer [15] med relevanta personer på Götessons har genomförts då det finns

mycket kunskap och erfarenhet gällande implementering av ISO-standarder. En

intervju med Götessons externa revisor har gjorts, dels för att få en förklaring på hans

syn på varför ett företag borde certifiera sig, men även för att få svar på lite mer

allmänna frågor som varit till stor hjälp i detta arbete. Intervjuerna har genomförts via

mail samt via fysiska möten.

Analysmetoder för resultat

Det har uppstått flera möten i form av “workshops” med handledare på Götessons.

Workshops fungerar på så sätt att alla inblandade sitter i en mindre grupp och

diskuterar samt utbyter information med varandra. Även intervjuer med Götessons

externa revisor har gjorts för att höra hans åsikter om vad som bör tänkas på när ett

ledningssystem ska certifieras. Rapporten grundar sig även i dokumentstudier som

gjorts på både Götessons ledningssystem och inom de båda ISO-standarderna, detta

för att få en bild av hur ett fungerande ledningssystem kan se ut men även för att sätta

sig in i och förstå kraven för certifiering.

Nulägesbeskrivning

4

Nulägesbeskrivning

Kapitlet ger en beskrivning av rådande förhållanden kopplade till problembeskrivningen.

4.1 Nulägesbeskrivning Företag X’s ledningssystem

Företag X har i dagsläget inget fullt ut dokumenterat ledningssystem varken för ISO

9001:2015 eller 14001:2015, och uppfyller inte alla de krav som standarderna har satt

för att ett företag ska få ett certifikat. Det är möjligt att företag X uppfyller vissa krav

men detta är inget som finns dokumenterat. Istället är det produktionschefen som har

fått fungera som ett ledningssystem. Det är även produktionschefen som har sett till

att verksamheten producerar det den ska och haft koll på organisationen så att allt

fungerar. Eftersom koncernen har bestämt att alla bolagen ska vara certifierade enligt

både ISO 9001:2015 och ISO 14001:2015 är de nu i det stadiet att man måste ta fram

en åtgärdsplan för vad som ska göras.

4.2 Nulägesbeskrivning Götessons ledningssystem

I nuläget har Götessons ett ledningssystem som är certifierat mot ISO 9001:2015 och

ISO 14001:2015. Ledningssystemet är uppbyggt i en programvara där det finns

en

huvudprocess där alla delar i Götessons organisation täcks in. För att lätt få en

överblick över vad som finns i ledningssystemet så finns en processkarta där alla

företagets processer ingår. Processkartan (se figur 1 nedan) består av ett processflöde

samt stödprocesser vid sidan av, till exempel IT, ekonomi, ledning, etc. Processflödet

börjar med ”Intressenter” och går därefter vidare till processen ”Marknad”, denna typ

av struktur fortsätter genom processflödet tills att sista processen ”Kunder” nås. Varje

process består av ett antal delprocesser, till exempel delprocesser i säljprocessen är:

kundbesök, mässor, etc. I programvaran finns även alla dokument som är kopplade till

ledningssystemet, dessa dokument finns i ett dokumentbibliotek och innefattar

policys, rutiner, arbetsinstruktioner, riskanalyser etc.

I ledningssystemet finns det dokumenterat vilka processer som behövs. Det finns även

tydliga beskrivningar för de anställda hur de ska utföra sitt arbete i form av

arbetsbeskrivningar och rutiner, även tilldelning av relevanta roller och ansvar genom

att använda sig av befattningsbeskrivningar. Som tidigare nämnts har de delat in sina

processer i en huvudprocess som består av flertalet delprocesser. Exempel på sådana

processer är inköp och produktutveckling. I ledningssystemet finns det infört mätetal i

de processer som är relevanta, detta i kombination med uppföljning för alla de

mätetalen. Även rutiner för uppföljning mot kund och leverantör finns dokumenterat i

dokumentbiblioteket. Ledningssystemet innehåller även actionlogar på varje

avdelning i företaget. Dessa är till för att kunna identifiera och genomföra

förbättringar.

Nulägesbeskrivning

Figur 1: Flödesschema över Götessons ledningssystem. [Hämtad: 27 Maj, 2021, via

Citrix Workspace på Götesons intranät.]

Analys

5

Analys

Kapitlet ger svar på studiens frågeställningar genom att behandla studiens resultat samt teorin från det teoretiska ramverket genom analys.

5.1 Hur mycket av kravelementen som uppfyllts av

Götessons ledningssystem går att applicera på företag X?

Den första frågeställningen handlar om hur mycket av Götessons ledningssystem som

går att applicera på företag X för att uppfylla kraven i ISO-standarderna. Detta har

besvarats genom att under intervjun med Krister Lundell frågat hur han ser på att

överföra redan fungerade åtgärder från Götessons till företag X, gjort dokumentstudier

i Götessons ledningssystem samt litteraturstudie i de båda ISO-standarderna.

Det som kom fram under intervjun med Krister var att det är önskvärt att applicera så

mycket som det går från ett redan fungerande ledningssystem. Varför göra om allt på

nytt när det redan finns ett fungerande system och som i Götessons fall var så pass

bra. Revisorn sa att en överföring av de lösningar som finns i Götessons

ledningssystem var en självklarhet.

För att få fram de procenttal som används i rapporten har det i detta fall utgåtts ifrån

innehållsförteckningarna i de båda standarderna. I ISO-9001:2015 [1] räknas det med

att standarden har 56 krav som måste uppfyllas, detta fås fram genom att räkna de

underrubriker som finns i innehållsförteckningen. För att förtydliga: i kapitel 4 räknas

det med att det finns 4 krav (4.1, 4.2, 4.3, 4.4). I kapitel 5 utgås det ifrån att det finns 5

krav (5.1.1, 5.1.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3), krav 5.1 räknas bort eftersom kraven 5.1.1, 5.1.2

täcker detta krav, samma resonemang kring 5.2, alla andra krav med samma struktur i

standarden samt ISO 14001:2015 [2].

Under dokumentstudien i Götessons ledningssystem och litteraturstudien i

ISO-standarderna gick det att se vissa grupper av krav som var mer generella för företag

och organisationer. Genom en gap-analys som sammanställdes gick det att se hur

många av de 56 krav i 9001:2015 och de 32 krav i 14001:2015 som var

överföringsbara till det företag X. I 9001:2015 överfördes 45 av 56 krav vilket

motsvarar cirka 80% (80,35%). Av dessa 80% var tre kapitel helt överföringsbara,

kapitel 4 (Organisationens förutsättningar), som gick att överföra eftersom Götessons

och företag X har samma affärsidé och samma typer av kunder. Kapitel 9

(Utvärdering av prestanda) och 10 (Förbättringar), gick att överföra helt från

Götessons då det enbart handlar vilka metoder som valts att arbetas med och eftersom

de båda företagen igår i samma koncern är det önskvärt att jobba med samma

metoder. De resterande kapitel, 5, 6, 7 och 8 gick i stort sett att överföra med

undantag för vissa krav som tas upp i nästa analysdel. Anledningen till att dessa

kapitel gick att överföra till största del var för att mestadels av kraven går att uppfylla

med någon typ av administrativ lösning, dvs. policys, handlingsplaner etc.

I 14001:2015 överfördes 28 av 32 krav vilket motsvarar cirka 91% (90,625%). Även

här var det flera kapitel som var överföringsbara, kapitel 4 (Organisationens

förutsättningar), 5 (Ledarskap), 9 (Utvärdering av prestanda) och 10 (Förbättringar).

Det som kan sägas om ISO 14001:2015 jämfört med ISO 9001:2015 är att kapitel 5 i

Analys

14001:2015 gick att överföra helt. Detta på grund av att kapitel 5 i miljöstandarden

inte innehåller något krav om kundfokus där de båda verksamheterna skiljde sig åt.

De teorier som kan kopplas till denna frågeställning är ISO 9001:2015,

ISO-14001:2015 samt ledningssystemstandard som säger att ISO-standarder är till för alla

typer av bolag, oavsett storlek eller bransch. Denna teori förstärks även här då cirka

80% av ISO 9001:2015 och 91% av ISO 14001:2015 går att överföra från Götessons

till företag X. Teorin om ISO-standarderna säger även att kraven ska uppfyllas men

inte hur de ska uppfyllas. Detta ger en stor frihet till företagen som ska certifiera sig

då en lösning kan se ut på väldigt många olika sätt. Kopplas denna teori till

frågeställningen går det att se varför så mycket av ett ledningssystem går att

återanvända, en viktig aspekt är dock att lösningarna inte kopieras utan att de

appliceras på det nya bolaget.

Granskas Götessons ledningssystem är det idag så att allt från processkartor till hur

och vart de har lagrat sina dokument tydligt strukturerat, detta kan kopplats tillbaka

till teorin ledningssystem i kapitel 2.2. Detta gör att det blir mycket enklare att

överföra Götessons ledningssystem till företag X, eftersom det går snabbare att hitta

relevant information och dokument. Överförs det åtgärder från ett ledningssystem som

Götessons till ett annat företag så finns inte ett lika stort beroende av en enskild

person utan all relevant information finns tillgänglig i ledningssystemet. Hade det

istället försökts att överföra ett ledningssystem med samma typ av struktur som

företag X har hade detta blivit mycket svårare. Eftersom mycket av deras

ledningssystem inte finns dokumenterat betyder det att en överföring av ett sådant

system blir svårare, detta eftersom det endast är en person som vet vad som ingår i

ledningssystemet. En överföring av ett sådant ledningssystem hade alltså varit mycket

svårare och framförallt mer tidskrävande.

5.2 Vilka kompletterande åtgärder krävs för att uppfylla de

krav som inte gick att överföra från Götessons?

För att besvara den andra frågeställningen utgicks det ifrån gap-analysen som gjordes.

Under tidigare analys framgick det att 80% av ISO 9001:2015 och 91% av ISO

14001:2015 kunde överföras från Götessons till företag X. De krav som inte hade

överföringsbara lösningar är listade nedan. För ISO 9001:2015 handlar det om

resterande 20% (11 krav) och för ISO 14001:2015 handlar det om resterande 9% (3

krav). I tabell 1 och 2 nedan finns de krav som inte gick att överföra från Götessons.

Analys

De krav som inte går att överföra beror på att verksamheterna skiljer sig åt. Som

tidigare nämnt går inte krav 5.1.2 att överföra då företag X är i den fasen att de måste

ta reda på vad kunderna ställer för krav medan Götessons har rutiner och ständigt

jobbar med detta. Krav 6.3 går heller inte att överföra då Götessons inte har några

dokumenterade rutiner för detta. När förändringar uppstår planeras detta istället med

beaktning av kraven i standarden. För företag X är tanken istället att ta fram ett

dokument i form av en förändringsplan. Kraven i tabell 1 och 2 som tillhör kapitel 7

och 8 går inte att överföra då dessa krav på något sätt är kopplat till produktion (med

undantag för krav 7.4 i 9001 och 7.4.2 i 14001), vilket Götessons inte har någon.

Detta gör då att unika åtgärder måste tas fram. Varför krav 7.4 i tabell 1 och krav

7.4.2 i tabell 2 inte går att överföra från Götessons handlar om att Götessons är i det

stadiet att ta fram nya lösningar kring dessa krav, alltså finns det i dagsläget inga

färdiga rutiner som går att överföra.

Som tidigare nämnts sa Krister under intervjun att det är önskvärt att överföra så

mycket av Götessons lösningar som möjligt. Det är totalt 14 krav från de båda

standarderna som inte går att applicera hos företag X, (11 från ISO 9001:2015 och 3

från ISO 14001:2015).

Nr. Krav

5.1.2 Kundfokus

7.1.5 Resurser för övervakning och mätning

7.1.6 Organisationens kunskap

8.5.3 Kunders eller externa leverantörers egendom

8.5.6 Styrning och kontroll av ändringar

8.6 Frisläppning av produkter och tjänster

Nr. Krav

Intern kommunikation

Allmänt. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är

relevant i fråga om miljöledningsystemet. ISO-14001 ISO-9001 7.4.1 7.4.2 8.1 Planering av förändring Kompetens Kommunikation

Konstruktions- och utvecklingsändringar

Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster

Planering och styrning av verksamheten

6.3 7.2 7.4 8.3.6 8.5.1 Nr. Krav 5.1.2 Kundfokus

7.1.5 Resurser för övervakning och mätning

7.1.6 Organisationens kunskap

8.5.3 Kunders eller externa leverantörers egendom

8.5.6 Styrning och kontroll av ändringar

8.6 Frisläppning av produkter och tjänster

Nr. Krav

Intern kommunikation

Allmänt. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är

relevant i fråga om miljöledningsystemet. ISO-14001 ISO-9001 7.4.1 7.4.2 8.1 Planering av förändring Kompetens Kommunikation

Konstruktions- och utvecklingsändringar

Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster

Planering och styrning av verksamheten

6.3

7.2 7.4 8.3.6

8.5.1

Tabell 1 – Krav som inte går att överföra från Götessons till företag X

Tabell 2 – Krav som inte går att överföra från Götessons till företag X

Analys

Genom granskning av teorierna om ledningssystem, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015

och ledningssystemstandard i kapitel 2 framgår det att kraven är gjorda för att passa

alla olika företag och organisationer oavsett storlek eller inriktning. Standarden

omfattar också bara kraven som måste uppfyllas, alltså inga förslag på åtgärder. Detta

betyder att företagen och organisationerna i fråga måste införa en åtgärd som lämpar

sig bäst för sin verksamhet. Företag som ingår i liknande branscher kan inneha

lösningar som med vissa anpassningar kan appliceras hos ett annat företag. Detta är

fallet med Götessons och företag X, dessutom ingår de i samma koncern och därav

vill koncernen skapa ett så likt ledningssystem som möjligt.

I tabell 1 och 2 finns de återstående kraven som behövde en unik lösning för att

färdigställa gap-analysen. Organisationerna skiljer sig ”någorlunda” åt på dessa

områden, att vissa krav inte går att överföra är en självklarhet samtidigt som vissa

krav ligger på gränsen om det verkligen behövs skapas en unik lösning eller om det

går att anpassa en redan färdig åtgärd. De flesta kraven som inte gick att överföra

lösningar på var de krav som kunde på något sätt kopplas till produktion av produkter.

Eftersom Götessons inte har någon egen produktion utan sköter allt via sina

leverantörer blir det naturligt att alla lösningar inte kan överföras. Företag X som har

sin egen produktion behöver alltså införa unika åtgärder som lämpar sig bäst för sin

verksamhet. De krav som kan kopplas till produktionen i tabell 1 är alla krav från

kapitel 7 och 8. Kraven i kapitel 7 handlar om att företaget ska ha de resurser och stöd

som krävs för att kunna genomföra sina processer. Processerna i Götessons och

företag X ser olika ut och därav behövs det införas unika åtgärder. Detta för att se till

att företagen har de resurser och stöd som krävs för att bedriva sina processer på ett så

effektivt sätt som möjligt. Kapitel 8 handlar om verksamheten och själva produkten.

Som tidigare nämnt så har Götessons ingen produktion utan får alla sina produkter via

leverantörer samtidigt som företag X har egen produktion, detta gör att det blir en stor

skillnad i hur en åtgärd kan vara tillämpad för att uppfylla ett krav.

Granskas sedan kraven från ISO 14001:2015 som inte gick att överföra beror det

precis som i ISO 9001:2015 på att Götessons inte har någon egen produktion. Detta

genererar då i att Götessons måste ta sig an relevanta miljökrav ännu mer med sina

leverantörer för att se till att uppfylla dessa krav. Företag X jobbar givetvis också

mycket med leverantörer för att uppfylla miljökraven. De har även krav på sig själva

att se till att följa de krav som är satta och att uppfylla sina miljömål. Detta gör då

även att kommunikationsvägarna för de båda företagen kommer att skilja sig åt.

Det som framgår i analysen är att det behövs oftast kompletterande åtgärder när ett

ledningssystem ska överföras från ett företag till ett annat. Alltså är det bra om

företaget som systemet ska överföras till har så mycket dokument och rutiner

nedskrivna som möjligt. Detta gör det mycket enklare att se om det företaget redan

uppfyller vissa krav. Eftersom mycket av företag X:s ledningssystem idag inte finns

dokumenterat gör detta att det inte går att gå in i något ledningssystem för att se hur

de jobbar, vilket gör det svårare att förstå. Denna typ av information erhålls idag

genom att föra en dialog med personal som vet exakt hur företag X jobbar. Hade

mycket av ledningssystemet funnits dokumenterat hade det med största sannolikhet

gått att använda det för att sedan komplettera detta med ledningssystemet från

Götessons.

Resultat

6

Resultat

6.1 Hur mycket av kravelementen som uppfyllts av

Götessons ledningssystem går att applicera på företag X?

För att ta reda på hur mycket av Götessons ledningssystem som går att applicera på

företag X för att uppfylla kraven i ISO-standarderna gjordes först en litteraturstudie på

nätet (främst på SIS hemsida). Detta för att få en bättre uppfattning om ISO

9001:2015 och ISO 14001:2015 för att kunna genomföra arbetet på bästa sätt. Det

gjordes även en dokumentstudie för att granska Götessons ledningssystem för att se

hur det är uppbyggt men även för att se hur de gjort för att uppfylla kraven i de båda

standarderna. Även intervjuer med Götessons externa revisor och med personal på

Götessons som bägge har goda erfarenheter av certifieringar. Under intervjun med

revisorn ställdes frågan hur han ser på att överföra åtgärdsförslag från ett företag till

ett annat, detta ansåg han vara en väldigt smart sak att göra. Intervjun med Götessons

gjordes för att få veta hur de tänkte när de tog fram sina åtgärder. Dessa olika metoder

kunde sedan resultera i att en gap-analys framställdes där det framgick att 80% av alla

kraven i ISO 9001:2015 kan användas även hos företag X och 91% från ISO

14001:2015. I tabellen nedan syns alla krav som gick att överföra samt de

rödmarkerade, kursiva och understrukna som inte gick att överföra.

Tabell 3 – Tabellen visar alla krav i ISO 9001:2015, de rödmarkerade, kursiva och

understrukna är de krav som inte är överföringsbara.

ISO 9001:2015 Kapitel Kravelement nr. Krav (antal st.) Överföringsbara lösningar (antal st.) 4 4.1 /4.2 / 4.3 / 4.4 4 4 5 5.1.1 / 5.1.2 / 5.2.1 / 5.2.2 / 5.3 5 4 6 6.1 / 6.2 / 6.3 3 2 7 7.1.1 / 7.1.2 / 7.1.3 / 7.1.4 / 7.1.5 / 7.1.6 / 7.2 / 7.3 / 7.4 / 7.5.1 / 7.5.2 / 7.5.3 12 8 8 8.1 / 8.2.1 / 8.2.2 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3.1 / 8.3.2 / 8.3.3 / 8.3.4 / 8.3.5 / 8.3.6 / 8.4.1 / 8.4.2 / 8.4.3 / 8.5.1 / 8.5.2 / 8.5.3 / 8.5.4 / 8.5.5 / 8.5.6 / 8.6 / 8.7 22 17 9 9.1.1 / 9.1.2 / 9.1.3 / 9.2 / 9.3.1 / 9.3.2 / 9.3.3 7 7 10 10.1 / 10.2 / 10.3 3 3

Resultat

Tabell 4 – Tabellen visar alla krav i ISO 14001:2015, de rödmarkerade, kursiva och

understrukna är de krav som inte är överföringsbara.

ISO 14001:2015 Kapitel Kravelement Krav (antal st.) Överföringsbara lösningar (antal st.) 4 4.1 / 4.2 / 4.3 / 4.4 4 4 5 5.1 / 5.2 / 5.3 3 3 6 6.1.1 / 6.1.2 / 6.1.3 / 6.1.4 / 6.2.1 / 6.2.2 6 6 7 7.1 / 7.2 / 7.3 / 7.4.1 / 7.4.2 / 7.4.3 / 7.5.1 / 7.5.2 / 7.5.3 9 7 8 8.1 / 8.2 2 1 9 9.1.1 / 9.1.2 / 9.2.1 / 9.2.2 / 9.3 5 5 10 10.1 / 10.2 / 10.3 3 3

Totala antal krav 32 29

6.2 Vilka kompletterande åtgärder krävs för att uppfylla de

krav som inte gick att överföra från Götessons?

För att besvara frågeställning 2 användes den gap-analys som tagits fram under

arbetet (tabell 8, bilaga 9.10) och tabell 3 och 4 i kapitel 6.1 där det framgår vilka krav

som går och vilka som inte går att överföra. De resterande kraven som inte går att

överföra är de 20% från ISO 9001:2015 och 9% från ISO 14001:2015. För att se de

kompletterande åtgärderna som tagits fram se tabell 5, 6 och 7.

Tabell 5: Åtgärdsförslag till resterande icke-överföringsbara krav ISO 9001:2015

ISO 9001:2015

Nr. kravelement åtgärd

5.1.2 Kundfokus

Genomföra mer dedikerade intressentdialoger och omvärldsanalyser, för att ta reda på kunders krav på till exempel kvalitetstester,

certifieringar. Ledningen prioriterar att riskanalyser genomförs på nivåer om produkt, operativ verksamhet och strategi/omvärld. Ta reda på vilka krav kunderna har på företaget. Förbättra interna processer genom till exempel

leveranstid, produktionstid etc. 6.3 Planering av förändring Skapa en plan kring förändringsprocess

7.1.5 ( 7.1.5.2) Resurser för övervakning

och mätning

Upprätta en arbetsbeskrivning där det framgår vilket verktyg som skall användas, hur man ska använda det och vid vilket intervall som man ska kalibrera och ha service. Antingen gör man

det själv eller leverantören av verktyget 7.1.6 Organisationens kunskap Skapa dokument med nödvändig information

Resultat

Krav 5.1.2 kundfokus behöver en egen åtgärd, som tidigare nämnt i rapporten så är

Götessons och företag X på olika stadier när det gäller detta krav. Som åtgärden visar

så måste företag X ta reda på krav från kunder och göra omvärldsanalyser för att veta

hur kravet ska uppfyllas. För att uppfylla krav 6.3 behövs en plan kring

förändringsprocess skapas. För att uppfylla krav 7.1.5 (7.1.5.2) krävs det att man

skapar en åtgärd där det framgår hur företaget ska underhålla sina verktyg och se till

att de är kalibrerade. För att uppfylla krav 7.1.6 krävs det att dokument skapas där all

nödvändig information finns om hur processerna ska genomföras.

Tabell 6: Åtgärdsförslag till resterande icke-överföringsbara krav ISO 9001:2015

fortsättning.

7.2 Kompetens Skapa en kompetensmatris

7.4 Kommunikation

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla i företaget har tagit del av informationen 8.3.6 Konstruktions och

utvecklingsändringar Ska skötas genom produktionsprocess och avtal

8.5.1

Framställning av produkter och utförande

av tjänster

Produktionsprocess, målkrav, göra kontroller och stickprov

8.5.3 Kunders eller externa

leverantörers egendom

Väldigt sällan denna typ av egendom finns i företaget, skulle i så fall vara ritningar. Se till att ritningarna hanteras och lagras på ett säkert sätt 8.5.6 Styrning kontroll av

ändringar

Se till så det finns utgåva och utgåvedatum på ritningar

8.6 Frisläppning av produkter

och tjänster

Skapa dokumenterade stickprovskontroller samt syna produkter vid packning

Krav 7.2 uppfylls med skapandet av kompetensmatris. Detta för att få en lätt överblick

över vad för typ av kompetens som finns i verksamheten och även då en överblick av

eventuella brister i kompetensen. Krav 7.4 uppfylls genom att utse en person i

företaget som ska ha ansvar för kommunikationen. Krav 8.3.6 uppfylls genom

produktionsprocessen i verksamheten men även genom avtal med både leverantörer

och kunder. Krav 8.5.1 kommer även att skötas genom produktionsprocessen. Det

kommer även att sättas upp målkrav samt göras kontroller och stickprovskontroller av

produkter. Krav 8.5.3 är på gränsen att inte vara relevant för företaget då det sällan

finns kunders eller leverantörers egendom hos företag X. Det som kan finnas är

eventuella ritningar och dessa ritningar ska hanteras och lagras på säkra platser för att

uppfylla kravet. Krav 8.5.6 uppfylls genom att se till att rätt utgåva på ritningar

används samt att det finns utgåvedatum på varje ritning. Krav 8.6 uppfylls genom att

skapa dokumenterade stickprovskontroller för att få statistik på felaktiga varor etc.

samt att en rutin fastställs där personal synar produkterna vid packning.

Resultat

Tabell 7: Åtgärdsförslag till resterande icke-överföringsbara krav ISO 14001:2015

Nr. Kravelement Åtgärd

7.4.1

Allmänt (införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern

kommunikation)

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla berörda har tagit del av informationen

7.4.2 Intern kommunikation

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla i företaget har tagit del av informationen

8.1 Planering och styrning av

verksamheten

Införa rutiner som säkerställer att man gör de saker som man sagt att man ska göra. Till

exempel uppfyller vi de krav vi satt i PU-processen? Uppförandekod till leverantörer som bilaga till avtal. Leverantörsbedömning utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Tydligt styrd

PU-process. Produktblad med info om till exempel material, skötsel, återvinning.

Krav 7.4.1 och krav 7.4.2 uppfylls på med liknande åtgärder, utse en person som tar

ansvar för att alla berörda parter både i och utanför företaget får den information som

behövs. Krav 8.1 uppfylls genom att införa rutiner för att säkerställa att processerna

sköts, göra leverantörsbedömningar, skapa produktblad med relevant information etc.

Med de kompletterande åtgärderna ovan kan en gap-analys färdigställas. Tillsammans

med de 80% av kravelementen i ISO 9001:2015 och 91% av kravelementen i ISO

14001:2015 som går att överföra från Götessons ledningssystem blir gap-analysen

komplett (bilaga 10).

Diskussion och åtgärdsförslag

6.3 Diskussion och åtgärdsförslag

Arbetet har genomförts utan några större komplikationer. Det som skulle kunna vara

en komplikation är den pandemi som pågår i världen. Detta har gjort att det varit

svårigheter att besöka de båda företagen som arbetet innehåller. Vi anser dock att

detta inte påverkat vårt arbete tillräckligt mycket och att vårt resultat förblir trovärdigt

då vi lyckades besöka de båda företagen minst en gång för att se hur processer,

lokaler, etc. ser ut.

Varför resultatet kring frågeställning 1 (Hur mycket av kravelementen som uppfyllts

av Götessons ledningssystem går att applicera på företag X?) blev som det blev är för

att Götessons och företag X ingår i samma koncern, har samma affärsidé och samma

kunder. Detta gjorde då att i stort sett alla åtgärder gick att överföra till företag X. SIS

skriver på sin hemsida att cirka 4300 företag och organisationer i Sverige är

certifierade mot 9001:2015 - standarden samt cirka 3700 företag och organisationer är

certifierade mot 14001:2015 - standarden. Detta säger att standarden är applicerbar på

alla typer av företag och organisationer. Dock finns det inget som säger att ett företags

åtgärder på kraven i standarden är applicerbara på alla typer av företag. I detta fall

med Götessons och företag X var det en stor del som gick att överföra eftersom de

båda företag är så pass lika och verkar inom samma bransch.

Frågeställning 2 handlar om vilka kompletterande åtgärder som krävs för att uppfylla

de krav som inte gick att överföra från Götessons. Bland de krav som inte gick att

överföra syns en koppling, samtliga krav ligger under de områden som

verksamheterna skiljer sig åt till exempel i områden som handlar om produktion och

mätutrustning för verktyg. Eftersom Götessons inte har någon egen produktion medan

företag X har det så skiljer sig verksamheterna åt i dessa processer.

Frågeställning 1 och 2 resulterade i att en gap-analys med åtgärdsförslag togs fram.

Detta gjordes för att enkelt få en klar syn på vad som behövs göras för att uppfylla

kraven i standarden. Genom att arbeta utifrån denna gap-analys kan ansvarig personal

på företag X enkelt se hur långt företaget kommit i arbetet med att implementera

ISO-standarderna i ledningssystemet.

6.4 Diskussion kring validitet och reliabilitet i

undersökningen

De källor som använts för att få in information och fakta till detta arbete anses vara

trovärdiga. De intervjuer som gjorts är med lämplig personal med rätt kompetens som

arbetar på Götessons men även med en revisor som har över 20 års erfarenhet inom

området. Detta behöver därför ingen vidare analys och anses vara väl trovärdiga för

detta arbete. Den fakta som kommer från internet är främst fakta som kommer från

SIS (svenska institutet för standarder) samt hemsidor för flertalet certifieringsbolag.

Den andra fakta som kommer från internet är jämförd med flera olika källor, eftersom

dessa visade samma svar ökar detta källornas trovärdighet. Det har även gjorts

Slutsatser

7

Slutsatser

7.1 Implikationer

Detta arbete kommer att leda till att företag X får ett dokument med vad som behövs

göra för att kunna skapa ett ledningssystem som är i enlighet med ISO-standarderna

(9001:2015 och 14001:2015). Uppfyller företag X kraven i dokumentet kommer det i

framtiden kunna leda till en certifiering inom dessa områden. Detta kommer även leda

till att företag X får ett företag med mycket bättre struktur, tydliga rutiner, men

framförallt ett hjälpmedel för ständig förbättring.

7.2 Slutsatser och rekommendationer

Syftet med examensarbetet var att identifiera hur mycket som går att återanvända av

Götessons ledningssystem, samt komplettera de kravelement som inte går att

återanvända med unika åtgärder. Ett dokument med åtgärdsförslag på alla krav har

skapats genom att använda de teorier och metoder som beskrivs i kapitel 2 och 3.

Utifrån detta gick det sedan dra de slutsatser som krävdes för att identifiera de

återanvändbara kravelementen och sammanställa ett dokument med kompletta

åtgärdsförslag till alla kraven i de båda standarderna. På detta sätt uppfylldes syftet

med examensarbetet. De frågeställningar som formulerades i början av rapporten har

besvarats, det har framgått att åtgärder för kraven i de båda ISO-standarderna kan vara

både unika för företaget och generella för att med en enkel anpassning passa ett annat

företag.

7.3

Vidare arbete eller forskning

Ett vidare arbete kan vara att hjälpa företag X att skapa ett ledningssystem, skriva

dokumentation, skapa rutiner, etc. och i framtiden även se till att det blir certifierat.

Att få möjligheten att medverka och se detta arbete i praktiken hade varit både roligt

men framförallt väldigt lärorikt. Detta hade kunnat göras om det funnits mer tid.

Referenser

8

Referenser

Kapitlet ger detaljerad information, i listform, om i studien använda referenser.

[1] Svenska institutet för standarder. Svensk Standard SS-EN ISO 9001:2015. [Online]

Tillgänglig:

https://www.sis.se/produkter/foretagsorganisation/foretagsorganisation-och-foretagsledning-ledningssystem/ledningssystem/sseniso90012015/

[Hämtad: 10

Februari, 2021]

[2] Svenska institutet för standarder. Svensk Standard SS-EN ISO 14001:2015.

[Online] Tillgänglig:

https://www.sis.se/produkter/foretagsorganisation/foretagsorganisation-och-foretagsledning-ledningssystem/ledningssystem/sseniso140012015/

[Hämtad: 10

Februari, 2021]

[3] Götessons Industri AB. About us. [Online] Tillgänglig:

https://gotessons.com/en/about-us

[Hämtad: 20 Februari, 2021]

[4] Svenska institutet för standarder. Ledningssystem. [Online] Tillgänglig:

https://www.sis.se/standarder/verksamhetsutveckling/ledningssystem/

[Hämtad: 21

Februari, 2021]

[5] Svenska institutet för standarder. Detta är ISO 9001. [Online] Tillgänglig:

https://www.sis.se/iso9001/dettariso9001/

[Hämtad: 21 Februari, 2021]

[6] Svenska institutet för standarder. Detta är ISO 14001. [Online] Tillgänglig:

https://www.sis.se/iso14001/dettariso14001/

[Hämtad: 21 Februari, 2021]

[7] Svenska institutet för standarder. Vad är en ledningssystemstandard? [Online]

Tillgänglig:

https://www.sis.se/standarder/verksamhetsutveckling/ledningssystem/

[Hämtad: 25 Februari, 2021]

[8] Kvalitetsgruppen. Ledningssystem. [Online] Tillgänglig:

https://kvalitetsgruppen.com/ledningssystem/

[Hämtad: 25 Februari, 2021]

[9] Svenska institutet för standarder. Varför certifiera sig mot en standard? [Online]

Tillgänglig:

https://www.sis.se/standarder/certifiering/

[Hämtad: 24 Februari, 2021]

[10] TÜV-NORD. Vad är ISO 9001? [Online] Tillgänglig:

https://www.tuv-nord.com/se/se/fraan-a-till-oe/vad-aer-iso-9001/

[Hämtad: 22 Februari, 2021]

[11] Svenska institutet för standarder. Tolkningar av kraven för ISO 9001. [Online]

Tillgänglig:

https://www.sis.se/iso9001/tolkningsgruppfriso9001/tolkningaraviso9001/

[Hämtad:

22 Februari, 2021]

[12] International organization for standardization. WHY ISO 9001? [Online]

Tillgänglig:

https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html

[Hämtad: 22

Februari, 2021]

[13] International organization for standardization. Quality management principles.

[Online] Tillgänglig:

Referenser

https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/store/en/PUB100080.pdf

[Hämtad: 24

Februari, 2021]

[14] Svenska institutet för standarder. ISO 14001 – Ledningssystem för miljö. [Online]

Tillgänglig:

https://www.sis.se/iso14001/

[Hämtad: 24 Februari, 2021]

[15] Patel, R & Davidson, B , Forskningsmetodikens grunder – att planera,

genomföra och rapportera en undersökning, 5 uppl. Studentlitteratur AB, 2019

[16] TÜV-NORD. Gap-analys. [Online] Tillgänglig:

https://www.tuv-nord.com/se/se/fraan-a-till-oe/gap-analys/

[Hämtad: 17 Juni, 2021]

Bilagor

9

Bilagor

Kapitlet ger detaljerad information, som en bilageförteckning, om studiens bilagor.

Bilaga 1 – Intervjuguide

24

Bilaga 2 – Flödesschema över Götessons ledningssystem

25

Bilaga 3 – Resterande kravelement från ISO 9001:2015

26

Bilaga 4 – Resterande kravelement från ISO 14001:2015

27

Bilaga 5 – Kravelement nr. ISO 9001:2015

28

Bilaga 6 – Kravelement nr. ISO 14001:2015

29

Bilaga 7 – Kravelement med åtgärd, ISO 9001:2015, del 1

30

Bilaga 8 – Kravelement med åtgärd, ISO 9001:2015, del 2

31

Bilaga 9 – Kravelement med åtgärd, ISO 14001:2015

32

Bilagor

Bilaga 1: Intervjuguide

1. Vad innebär det att få en ISO-certifiering?

2. Hur ser man som revisor på att man tar Götessons lösningar och för över dem

till företag X?

Bilagor

Bilagor

Bilaga 3: Tabell 1, Krav från ISO 9001:2015 som inte går att överföra från Götessons

till företag X

Nr. Krav

5.1.2 Kundfokus

7.1.5 Resurser för övervakning och mätning

7.1.6 Organisationens kunskap

8.5.3 Kunders eller externa leverantörers egendom 8.5.6 Styrning och kontroll av ändringar

8.6 Frisläppning av produkter och tjänster

Nr. Krav

Intern kommunikation

Allmänt. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är

relevant i fråga om miljöledningsystemet. ISO-14001 ISO-9001 7.4.1 7.4.2 8.1 Planering av förändring Kompetens Kommunikation

Konstruktions- och utvecklingsändringar

Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster

Planering och styrning av verksamheten 6.3

7.2 7.4 8.3.6 8.5.1

Bilagor

Bilaga 4: Tabell 2, Krav från ISO 14001:2015 som inte går att överföra från

Götessons till företag X.

Nr. Krav

5.1.2 Kundfokus

7.1.5 Resurser för övervakning och mätning

7.1.6 Organisationens kunskap

8.5.3 Kunders eller externa leverantörers egendom 8.5.6 Styrning och kontroll av ändringar

8.6 Frisläppning av produkter och tjänster

Nr. Krav

Intern kommunikation

Allmänt. Organisationen ska upprätta, införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för intern och extern kommunikation som är

relevant i fråga om miljöledningsystemet. ISO-14001 ISO-9001 7.4.1 7.4.2 8.1 Planering av förändring Kompetens Kommunikation

Konstruktions- och utvecklingsändringar

Styrning och kontroll vid framställning av produkter och utförande av tjänster

Planering och styrning av verksamheten 6.3

7.2 7.4 8.3.6 8.5.1

Bilagor

Bilaga 5: Tabell 3, Krav från ISO 9001:2015 där det rödmarkerade kravelementen är

de krav som inte gick att överföra till företag X från Götessons.

ISO 9001:2015 Kapitel Kravelement nr. Krav (antal st.) Överföringsbara krav (antal st.) 4 4.1 /4.2 / 4.3 / 4.4 4 4 5 5.1.1 / 5.1.2 / 5.2.1 / 5.2.2 / 5.3 5 4 6 6.1 / 6.2 / 6.3 3 2 7 7.1.1 / 7.1.2 / 7.1.3 / 7.1.4 / 7.1.5 / 7.1.6 / 7.2 / 7.3 / 7.4 / 7.5.1 / 7.5.2 / 7.5.3 12 8 8 8.1 / 8.2.1 / 8.2.2 / 8.2.3 / 8.2.4 / 8.3.1 / 8.3.2 / 8.3.3 / 8.3.4 / 8.3.5 / 8.3.6 / 8.4.1 / 8.4.2 / 8.4.3 / 8.5.1 / 8.5.2 / 8.5.3 / 8.5.4 / 8.5.5 / 8.5.6 / 8.6 / 8.7 22 17 9 9.1.1 / 9.1.2 / 9.1.3 / 9.2 / 9.3.1 / 9.3.2 / 9.3.3 7 7 10 10.1 / 10.2 / 10.3 3 3

Bilagor

Bilaga 6: Tabell 4, Krav från ISO 14001:2015 där det rödmarkerade kravelementen är

de krav som inte gick att överföra till företag X från Götessons.

ISO 14001:2015 Kapitel Kravelement nr. Krav (antal st.) Överföringsbara krav(antal st.) 4 4.1 / 4.2 / 4.3 / 4.4 4 4 5 5.1 / 5.2 / 5.3 3 3 6 6.1.1 / 6.1.2 / 6.1.3 / 6.1.4 / 6.2.1 / 6.2.2 6 6 7 7.1 / 7.2 / 7.3 / 7.4.1 / 7.4.2 / 7.4.3 / 7.5.1 / 7.5.2 / 7.5.3 9 7 8 8.1 / 8.2 2 1 9 9.1.1 / 9.1.2 / 9.2.1 / 9.2.2 / 9.3 5 5 10 10.1 / 10.2 / 10.3 3 3

Bilagor

Bilaga 7: Tabell 5, Åtgärdsförslag på de kravelement som inte går att överföra från

Götessons till företag X. Del 1.

ISO 9001:2015

Nr. kravelement åtgärd

5.1.2 Kundfokus

Genomföra mer dedikerade intressentdialoger och omvärldsanalyser, för att ta reda på kunders krav på till exempel kvalitetstester, certifieringar. Ledningen prioriterar att riskanalyser genomförs på nivåer om produkt, operativ verksamhet och strategi/omvärld. Ta reda på vilka krav kunderna

har på företaget. Förbättra interna processer genom till exempel leveranstid, produktionstid

etc.

6.3 Planering av förändring Skapa en plan kring förändringsprocess

7.1.5 ( 7.1.5.2) Resurser för övervakning

och mätning

Upprätta en arbetsbeskrivning där det framgår vilket verktyg som skall användas, hur man ska använda det och vid vilket intervall som man ska

kalibrera och ha service. Antingen gör man det själv eller leverantören av verktyget 7.1.6 Organisationens kunskap Skapa dokument med nödvändig information som

Bilagor

Bilaga 8: Tabell 6,

Åtgärdsförslag på de kravelement som inte går att överföra från

Götessons till företag X. Del 2.

7.2 Kompetens Skapa en kompetensmatris

7.4 Kommunikation

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla

i företaget har tagit del av informationen 8.3.6 Konstruktions och

utvecklingsändringar Ska skötas genom produktionsprocess och avtal

8.5.1 Framställning av produkter

och utförande av tjänster

Produktionsprocess, målkrav, göra kontroller och stickprov

8.5.3 Kunders eller externa

leverantörers egendom

Väldigt sällan denna typ av egendom finns i företaget, skulle i så fall vara ritningar. Se till att ritningarna hanteras och lagras på ett säkert sätt 8.5.6 Styrning kontroll av

ändringar

Se till så det finns utgåva och utgåvedatum på ritningar

8.6 Frisläppning av produkter

och tjänster

Skapa dokumenterade stickprovskontroller samt syna produkter vid packning

Bilagor

Bilaga 9: Tabell 7,

Åtgärdsförslag på de kravelement som inte går att överföra från

Götessons till företag X.

Nr. Kravelement Åtgärd

7.4.1

Allmänt (införa och underhålla den eller de process(er) som behövs för

intern och extern kommunikation)

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla

berörda har tagit del av informationen

7.4.2 Intern kommunikation

Utse person i företaget som har ansvar för att förmedla nödvändig information och se till att alla

i företaget har tagit del av informationen

8.1 Planering och styrning av

verksamheten

Införa rutiner som säkerställer att man gör de saker som man sagt att man ska göra. Till exempel

uppfyller vi de krav vi satt i PU-processen? Uppförandekod till leverantörer som bilaga till

avtal. Leverantörsbedömning utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Tydligt styrd PU-process. Produktblad med info om till exempel material,