Systemmanual UBW Desktop
14. Övriga inställningar och rutiner (fälthjälp och priskategorier)
Budget och prognos Ver 2.0
Ändringslogg
Version Datum Användare Beskrivning
Innehåll
14. Övriga inställningar och rutiner (fälthjälp, priskategorier, serverkörningar) 3
14.1 Priskategorier ... 3
14.1.1 Lägga till priskategori ... 4
14.1.2 Priskategorier – koppla till verksamhet (skapa relation)- endast Sff ... 4
14.2 PL – Fälthjälp ... 6
14.2.1 Fälthjälp konto ... 6
14.2.2 Övriga fälthjälper ...10
14.2.3 Ändra eller kontrollera vilken fälthjälp som är kopplad till delbudgeten ...10
14.3 Beräkningar ...12
3(12)
14. Övriga inställningar och rutiner (fälthjälp, priskategorier, serverkörningar)
14.1 Priskategorier
Sökväg: UBW Gemensam > Begrepp och relationer >Begreppsvärden
För att lägga in prislista för första gången behöver budgetadministratören gå igenom två rutiner. I rutin 1 läggs priskategorierna in (detta avsnitt), i rutin 2 läggs sedan priserna in (se avsnittet Fasta register – Pris). För att uppdatera priserna till nästa års budget behöver
budgetadministratören endast uppdatera rutin 2, under förutsättning att inga nya kategorier tillkommit.
För att koppla prislista till verksamhet – se avsnittet Transaktionsregler under Fasta register.
För att se/söka fram befintliga priskategorier:
1. Välj Begrepp PRKAT
2. Klicka i det gråa fältet till höger om frågetecknet (?)
Tryck på sökknappen (kikaren) eller F7
4(12)
14.1.1 Lägga till priskategori
För att lägga till en priskategori:1. Välj Begrepp PRKAT. Klicka på ny rad-ikonen 2. Ange ett Begreppsvärde
3. Fyll i en Beskrivning Välj Spara (eller klicka F12)
Tänk på att det även går att klistra in/klippa ut från Excel-filer.
14.1.2 Priskategorier – koppla till verksamhet (skapa relation)- endast Sff
Detta avsnitt gäller endast för Skol- och fritidsförvaltningen.Sökväg: UBW Gemensam > Begrepp och relationer > Begreppsvärden
För att koppla en prislista till en verksamhet måste det finns en relation mellan priskategori och verksamhet.
1. Välj Relation i verktygsmenyn 2. Klicka på ny rad-ikonen
3. Fyll i önskad Relation (ex VERKS för verksamhet) och Rel.värde. Beskrivning ska dyka upp automatiskt om begreppsvärdet finns upplagt sedan tidigare.
Välj Spara (eller klicka F12)
Tänk på att flera verksamheter kan kopplas till samma priskategori (PRKAT).
5(12)
Om flera priskategorier ska kopplas till samma verksamhet kan följande rutin användas:
Sökväg: UBW Gemensam > Begrepp och relationer > Relationer > Begrepp per relation
Klicka på ny rad-ikonen som ovan.
2. Välj Relation VERKS och fyll i verksamhetskoden 3. Välj Begrepp PRKAT
4. Fyll i begreppsvärdet för priskategorin i kolumn Begr.värde.
Välj Spara (eller klicka F12).
Tänk på att det går även att klistra in/klippa ut från Excel-filer.
6(12)
14.2 PL – Fälthjälp
14.2.1 Fälthjälp konto
Sökväg: UBW Gemensam > Kodplan > Kontoplan > PL-fälthjälp
I detta avsnitt ställer du in vilka budgetkonton som ska visas i respektive delbudget.
1. Öppna den fälthjälp som ska ändras genom att klicka på frågan.
I detta exempel utgår vi ifrån PL-fälthjälp Övriga int (obsevera att namnen på fälthjälperna kan variera beroende på vilken klient du jobbar i).
2. Gå till flik 3 – Resultat. Tryck F7 för att få fram ett resultat.
7(12)
3. Gå till flik 2 – Sökvillkor för att ändra vilka budgetkonton som ska visas i fälthjälpen.
Klicka i kolumnen Typ på raden Konto. Nu visas en rullist med tillgängliga val. Det är troligt att du vill använda Lika med, Mellan eller Lista.
4. Det går att lägga till ytterligare sökvillkor (eller ta bort) om så önskas. Markera hela kontoraden, högerklicka och välj ta bort fält eller lägg till fält.
Det finns olika sätt att göra urval:
Typ LIKA MED: välj antingen ett enstaka värde, eller wildcard. T.ex. B3* (alla konton som börjar med B3)
8(12)
Det går att ange flera rader med sökvillkor, för att t.ex. utesluta enstaka konton mitt i en sekvens.
Typ MELLAN: välj till-från värden. Lägg in till; från. Intervallet ska bindas samman med semikolon.
Typ LISTA: Välj enstaka värden från konto-lista.
Välj värden till Lista i dropplisten:
Markera konton i vänstra listan Möjliga värden och flytta över till Valda värden genom att klicka på höger-pilen. Flytta tillbaka med vänsterpilen. Tryck därefter på OK.
9(12)
De valda värdena är nu överförda till kolumnen Värde.
För att justera värden i lista: högerklicka i fältet ”lista” och välj Sökvillkor.
Kontrollera urvalet genom att köra frågan med F7 eller kikare.
Spara ändringar (F12)
Provkör först med F7 och kontrollera att resultatet är det förväntade. Ändringar kan sparas från alla flikar. Tryck F12.
Klicka i Ändra och tryck på OK. Klicka JA på frågan Vill du uppdatera menyn?
10(12)
14.2.2 Övriga fälthjälper
Fälthjälpsbrowser finns även för andra begreppsvärden, där budgetadministratören vill styra vilka begrepp som är tillgängliga i rull-listerna.
Varje förvaltning kan göra de fälthjälper de önskar för övriga koddelar och kolumner. Gör ändringar enligt 14.3.1 ovan.
Sökväg: UBW Gemensam > Begrepp och relationer > Fråga begreppsvärden
Sökväg: UBW Planering > Fasta register > Periodiseringar/Autokontering
14.2.3 Ändra eller kontrollera vilken fälthjälp som är kopplad till delbudgeten
För att se vilka fälthjälper som används i vilken delbudget, måste du kontrollera Inställning för registrering i UBW Planering.
11(12)
Välj någon av inställningarna för delbudget, t ex OVRDRIFT
Gå till flik 2 och titta vilken fälthjälp som är kopplad på raden Konto.
Ändra browser genom att söka fram ny browsermall i rullningslisten och spara.
12(12)
14.3 Beräkningar
Sökväg: UBW Planering > Transaktioner > Transaktionsinställningar > Beräkningar
Beräkningar används framför allt för att beräkna årslön i personalbudget.
Ändra ingenting här utan att kontakta konsult eller först testa noggrant i testmiljö.
Alla förvaltningar har en beräkning LON. SFF och VOF har dessutom en beräkning VOLYM, för beräkning av genomsnittliga volymer för året.
