Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
SUPERVALÅRET 2014
En redogörelse för valnämndens, valkansliets samt valdistriktens viktigaste synpunkter på arbetet kring valen 2014 med vissa förslag till förbättringar till kommande val.
Sollentuna kommuns dokumentering av valen 2014
Ida Andersson 2014-11-05
Utvärdering supervalåret 2014
o Synpunkter samt förslag till förbättringar
Mål
Det är väsentligt att de erfarenheter som erhållits under supervalåret dokumenteras och utvärderas i direkt anslutning till genomförd
valverksamhet eftersom det dröjer fyra år till nästa val. Målet är att det före årets slut ska finnas en sammanställning av de erfarenheter som erhållits samt förslag till åtgärder som grundas på dessa erfarenheter. Den kanske mest tydliga erfarenheten inför supervalåret var att det saknas
dokumentation från tidigare val, vilket valnämnden har erfarit.
Tidplan
o Planeringsmöte valnämndens presidium och kansli 29 september o Valnämnden sammanträde- diskussion 2 okt
o Kansliets förslag till dokument 29 okt (skickas till presidiet 30 okt) o Presidiemöte (inkl. tjänstemän) avstämningsmöte 6 nov
Generellt
Ansvar
V=valnämnd, K=valkansliet Valdistriktsindelning (V+K) Valkansliets synpunkter:
• Valdistriktsindelningen bör ses över till nästa gång, speciellt distrikt 73, 77 och 95.
Valnämndens synpunkter:
• Valdidrikt 77 bör delas upp då rösträkningen tar lång tid
• Valdistrikt 73 bör delas upp i två distrikt med samma yttre gränser för att särskilt kunna följa röstbenägenheten i detta område. Det bildas långa köer då det är många som är ovana med röstningsprocessen
• Valdistrikt 95 bör delas upp i två på grund av långa köer
• Distrikten 41 42 73 75 76 77 ringde in resultatet till Länsstyrelsen sent på valnatten
• Titta på hur många som röstade vid valet innan- antalet utlandsfödda i området (73)/ antalet förtidsröster tar längre tid. Organisationsfråga.
Valdistriktens synpunkter:
• Valdistrikt 22 borde bli mindre, då de har många utrikes födda väljare där.
Notering:
Möjligheten finns att statistiskt sätt klarlägga vilka som enbart har rösträtt till kommunvalet.
Vallokaler (V+K) Valnämndens synpunkter:
• Skyltningen måste förbättras, både från parkeringsplatser samt för gångtrafikanter. Röstmottagaren bör ha ansvaret för skyltningen och valnämnden bör komplettera vid behov. Det är viktigt med
lokalkännedom i och med skyltningen. Det är även viktigt att ta bort skyltarna sedan.
• Tydlig samverkan mellan distrikt som har lokaler i samma byggnad.
Ett förslag är ett gemensamt valsedelbord. Oense om antalet valsedelställ. Det bör vara begränsad insyn vid valsedelsborden.
Valförrättarna bör ha uppsikt över bordet. Undvika kön vid bordet.
Vinkla bordet. (Församlingshemmet)
• Se till att checklistor finns att tillgodoses.
• Det måste vara avlarmat i lokalerna och ventilationen ska fungera på helgerna.
• Röstmottagarna ska ta emot namnvalsedlar från partierna från kl 07:30 i vallokalerna på valdagen. Partiernas namnvalsedlar bör tilldelas kansliet.
• Ingen politisk propaganda bör bedrivas utanför vallokalerna.
• Valsedelställen bör ses över. Fungerar sådär, de gick sönder i vissa fall. Svårt att sätta ihop valsedelställen.
Vallokaler
• Gillboskolan (11) Bra lokal förutom att det var svårt att lokalisera Gröndalsskolan/ Gillboskolan. Många väljare gick fel. Besvärligt att vallokalansvarig har ansvar för tre lokaler i två olika skolor
• Gröndalsskolan (10,12) Trång ingång, går ej att komma in med rullstol och barnvagn. Även irritation vid trängsel i korridoren
• Norra strandskolan (14,15) Ej handikappanpassad, hög tröskel.
Dålig belysning och ostädad lokal
• Runan(21,22,23) Långt till en lokal, samordnas bättre. Dålig luft (22). Kö till röstsedlarna, tydligare skyltning behövs (23).
• Norrviken (31,32) Bra med båda borden i samma rum
• Vaxmoraskolan(41,42) Bra samarbete. Gemensamt valsedelbord, gemensam valkuvertutdelare. Skärmar mellan båsen- bra!
• Häggviksskolan(51,52) Dålig belysning på kvällen vid
valsedelbordet. Ojämnt mellan två distrikt. Svårt att få bra flöde genom lokalen på grund av utgångens läge
• Rudbeckskolan (53, 65) Dålig belysning på kvällen vid valsedelbordet.
• Rösjöskolan (61,63) Bra!
• Ribbings backe (62) Bra, förutom ventilationen
• Arena Edsberg (64) Hitta en annan lösning vid ingång. Utgången bör vara på ett annat ställe. Dålig ventilation
• Töjnaskolan (70,71) Två klassrum- bra!
• Sollentuna international school (72,74,78) Bra!
• Malmgården (73) Dela på valdistriktet men behåll samma yttre gränser. Två vallokaler. På förmiddagen var det inga problem.
Problem mitt på dagen. Parkeringstillstånd borde finnas. Många felaktiga förtidsröster, det fanns inte tid till att räkna förtidsrösterna.
Flera ovana röstmottagare. Många förstavångsväljare som behöver hjälp
• Förskolan Fågelsången (75) Litet men det fungerade bra.
Enkelriktat. Stort distrikt med många valdeltagare. Många förtidsröster.
• Församlingshuset (76,77) Bra! Förutom kö vid bordet, vid 12:30.
Distrikt 76.
• Kärrdalsskolan (80,81,82) Lekhall- inget fönster, dörr. Ett glastak.
Ventilationsproblem. Lämpligheten ifrågasätts. Två distrikt- bör fungera som i Norrviken. Ej städat på valdagen och trångt.
• Helenelundskolan (90,94) OK
• Eriksbergsskolan (91,92) OK, dock trång entré och korridor.
Separata in- och utgångar önskas
• Tegelhagsskolan (93) Mycket kö på förmiddagen och trångt vid ingången. Problem för färdtjänst att komma in till entrén.
Rullstolsrampen bör vara bredare.
• Utbildning Silverdal (95) Behöver utökas med en till lokal. Distriktet bör delas i två. Både på förmiddagen och på eftermiddagen var det lång kö.
Valkansliets synpunkter:
• Någon bör ha ansvaret för servicen i varje lokal (dirigera väljare rätt, svara på frågor etc.). Detta bör schemaläggas på samma sätt som i vallokalerna. Det möjliggör bättre ordning i valställen.
Valdistriktens synpunkter:
• Utbildning Silverdal (95) Stökig lokal (bjuder in till lek samt högt i tak). Saknades valsedlar och valsedelställen gick sönder.
• Rösjöskolan (61,63) Distrikt 63 hade en röstmottagare vid ingången som störde distrikt 61 i deras arbete då några väljare blev
ifrågasatta samt ivägskickade
Förtidsröstningslokaler (öppettider, platser, bemanning, parkering, utmärkning) (V+K)
Valnämndens synpunkter:
Dålig ordning på valsedlar. Valnämnden blev ifrågasatt, valförrättarna visste inte vilka valnämndens företrädare var. Hanteringen av personvalsedlar fungerade inte. Därför är det är viktigt att valnämndens representanter besöker förtidsröstningslokalerna på öppningsdagen och särskilt kontrollerar vägvisning och valsedlar- särskilt personvalsedlar. Varje parti ansvarar för sina sedlar. Överexemplaren (lagret) var huller om buller. Valsedelställen bör vara i trä. Större bemanning på biblioteket på valdagen. Mitt i veckan var det för stor bemanning.
• Stinsen Öppettider som överensstämmer med köpcentrets öppettider bör övervägas och fastställas senast i maj
• Huvudbiblioteket Bra lokal. Öppettider som överensstämmer med bibliotekets bör övervägas. På valdagen ska öppettiderna
överensstämma med övriga vallokalers. Förstärka bemanningen på valdagen. Hjälpen som fanns i Malmgården, det vill säga en slags vallokalsvärd som delar ut valkuvert- bör finnas vid biblioteket
• Arena Edsberg Trång lokal, bör ersättas
• Gillbogården Ok men trång lokal, bör eventuellt kunna ersättas med biblioteket. Inte så stort tryck
• Helenelund Fungerade väldigt bra!
Förtidsröstningspersonalens synpunkter:
Alldeles för få brev- och budröstningskit i förtidsröstningslokalerna.
• Stinsen Bra lokal med en välkomnande och tydlig utformning. Till nästa gång bör det finnas tydligare skyltning om öppettiderna. Bra bemanning.
• Huvudbiblioteket Bra lokal. Det skulle behövas fler valsedelsställ för att undvika köer när väljare ska välja valsedel. Bemanningen var för alldeles för låg under valhelgen. Däremot var antalet
röstmottagare snarast för många på veckodagarna. Det var dessutom många väljare under den helgen som behövde extra stöd (många med utländsk bakgrund som kände sig osäkra).
• Arena Edsberg Inte en bra förtidsröstningslokal. Det var alldeles för trångt. Väljare hade svårt att förstå hur de skulle gå. Många av väljarna var äldre och hade rullator med sig, vilket ledde till problem pga det trånga utrymmet. Ventilationen var obefintlig.
Lagom med två röstmottagare i Edsberg.
• Gillbogården Fungerande bra. Tillräcklig bemanning.
• Helenelund Mycket bra förtidsröstningslokal. Däremot var förvaringslokalen mindre bra. Den låg långt ifrån vilket ledde till mycket merarbete. Jalusierna som fälldes ned vid solsken täckte de stora skyltarna om att lokalen var en förtidsröstningslokal.
Öppettiderna upplevdes som för generösa. Väldigt få röstade på förmiddagen. Det vore bättre med kortare tider men fler
röstmottagare under öppettiderna (en person som skötte servicen t.ex.)
Utrustning i vallokaler (K) Röstmottagarnas synpunkter:
Fungerade bra, med några undantag som:
- För få pennor
- Fingertutorna var i fel storlek - Dåliga gummiband
- Kassar och omslag saknades i ett distrikt
- Omslagspåsarna upplevdes som väldigt problematiska - Önskvärt med dubbla valsedelsställ för att slippa köer
- Ej upplockade valsedlar borde ligga strukturerat i en kartong med fack för de olika valsedlarna, då det tenderade att bli väldigt rörigt i
den stora kartong valsedlarna låg i när de distribuerades till förtidsröstningslokalerna. Det var stor risk för sammanblandning.
- Dålig kvalitet på valsedelsställen (kartongen går sönder). Önskvärt med trä eller annat hårdare material alt. extra kartongställ.
Utrustning i förtidsröstningslokaler (K) Valnämndens synpunkter:
• Valsedelsställ av trä, en gatupratare med öppettider, minst två gatupratare med ”Text” VALLOKAL (med pil), två ”gatuflaggor”
med text ”Förtidsröstningslokal”, tydliga skyltar med texten
”vallokal” ska finnas även på valdagen
• Dator med uppkoppling till valmyndigheten, två telefoner varav en som inte går över kommunens växel
Valkansliets och röstmottagarnas synpunkter:
• Datorerna funkade mycket bra både vad gäller inloggning och att få ut dubblettröstkort och rapportera in resultat. Många väljare var mycket glada över att kunna få nytt röstkort på plats.
Notering:
Det bör beaktas att en gatupratare väger mycket och kommer att behövas bäras in och ut varje dag.
VN arbetsplan (sammanträden) (V) Valnämndens synpunkter:
• Första sammanträde januari 2017, uppstartsmöte med syfte att utarbeta en arbetsplan för kommande val (första utbildningsmötet med länsstyrelsen brukar vara i februari). Bilaga
Valkansliet (bemanning) (K) Valkansliets synpunkter:
• I valkansliet bör det finnas en tillräcklig bemanning med kanslichef, nämndsekreterare och valsamordnare. En ”valkanslichef” med ett övergripande ansvar ska finnas och ska ej vara densamma som valsamordnaren. Valsamordnaren bör hämtas från den kommunala organisationen och ej vara projektanställd, detta för kontinuitetens skull. Valsamordnartjänsten borde vara renodlad i sina uppgifter- inte sekreterare och registrator. Övriga kanslimedlemmar bör ha tilldelad tid för att jobba med valet.
• Vem levererar valsedlar med mera till Länsstyrelsen på morgonen efter valet, utöver valnämndens ordförande? Det ska beslutas av valnämnden senast en vecka innan, nämnden utser då ordföranden samt en tjänsteman som utför detta.
Vallokalspärmar (K) Valkansliets synpunkter:
• Ordförandepärmarna fungerar bra och ska återkomma i kommande val.
”Institutionsröstning” (Häktet, sjukhemsboenden, Sollentuna sjukhus?) (K,V)
Institutionsröstningspersonalens synpunkter:
• Lokalerna på häktet var för små för att valhemligheten skulle kunna upprätthållas.
• Posten hämtade inte rösterna från häktet som utlovat utan kom nästa dag. Rösterna förvarades på häktet under tiden, oklart hur.
Notering:
Ett förslag är att byta ut båsen mot skärmar som ställs på bordet, vilket gör att valhemligheten beaktas.
Arvoden (förtidsröstning, budröstning, röstmottagare,
”institutionsröstning) (K,V) Valkansliets synpunkter:
• Utbetalning i oktoberlönen. Både till valnämnden samt röstmottagare.
Klarläggande för ersättningsvillkoren för tjänstemännen Det har uttrycks oklarheter från tjänstemannasidan angående hur ersättningen för deltagandet under bland annat onsdagsräkningen samt valnatten kommer att erläggas. Det behöver klargöras inför kommande val och kommundirektören har det övergripande ansvaret för detta.
Mottagning valnatt (i vallokal, röstmottagning kommunhuset, bemanning) (V+K)
Valkansliets synpunkter:
• Valkansliet behöver dubbelkontrollera att rätt omslagspåsar, protokoll mm ligger i rätt valkasse, på valnatten
• Valkansliet behöver ha bättre kontroll på vad som ska rapporteras till Länsstyrelsen och Valmyndigheten i efterhand (statistik mm)
• Dagen efter valet är det mycket viktigt att komma ihåg att
kontrollera om det finns förtidsröster från någon annan kommun som måste skickas med posten i tid.
Onsdagsräkning (organisation, bemanning, tidsplan) (K) Valkansliets synpunkter:
• Onsdagsräkningen efter RKL-valen var betydligt bättre förberedd än efter EU-valet och fungerade därför också bättre. Det är viktigt att ha avtal med posten, så att rösterna kommer sorterade distriktsvis och i röstlängdsnummerordning. Trots detta måste man räkna med att det tar en halv dag att förbereda onsdagsräkningen (samsortering av rösterna från postens olika leveranser och iordningställande av Sollentunasalen). Vid RKL-valet var 5 personer sysselsatta med detta. En lika stor bemanning kommer vara nödvändig vid nästa val.
För arbetet under själva onsdagsräkningen hänvisas till de rutinbeskrivningar som utarbetades.
Information till allmänhet (vallokaler, öppettider, budröstning, brevröstning) (K)
Kommunikatörerna på kommunledningskonoret ansvarar för informationen kring valet samt att göra en informationsplan som ska redovisas/ informeras till valnämnden senast i juni. Kommunikationsplanerna för båda valen finns bilagda dokumentet.
Valkansliets synpunkter:
• Information på hemsidan.
• Annonsering i lokalpress.
• JCDecaux tavlorna.
• Den gröna broschyren på flera språk kom alldeles för sent och var inte avsedd för röstningslokal utan utformad på sådant sätt att de borde skickas ut/delas ut i bostadsområden (de informerade om var man kan förtidsrösta – vad är poängen med att ha den informationen i förtidsröstningslokal)
Ledning, kommunikation, datorer (ej i standby läge) (K) Valdistriktens synpunkter:
• Kontakterna med valkansliet fungerade bra.
VN uppgifter (valdag, förtidsröstning) (V) Valnämndens synpunkter:
Det fungerade väl med valnämndens ledamöter och ersättares uppgifter på valdagen. Indelning och uppgifter framgår av valnämndens protokoll. Man bör överväga om uppstarten ska ske redan kl 07.15 för en kort genomgång samt att hinna besöka vallokaler innan dessa öppnas officiellt för att kolla om valsedlar samt vägvisning och annat fungerar redan från öppning.
VN protokoll (V+K) Valkansliets synpunkter:
• Originalprotokollen finns förvarade i närarkivet på plan 11.
Utbildning (V+K) Valnämndens synpunkter:
• Presidiet för valnämnden ska delta vid utbildningen av förtidsröstningspersonalen för att redogöra för valnämndens uppgifter och uppträdande i syfte att öka förståelsen för parternas olika roller. Detta gäller även för övrig utbildning.
Valkansliets synpunkter:
• Ett speciellt utbildningstillfälle för vallokalansvariga bör finnas.
• Vi bör fundera på att återgå till separata utbildningar för ordförande och övriga röstmottagare.
Valdistriktens synpunkter:
• Bra med film som utbildningsmaterial. Förslag till en utbildningskväll med temat ”Nytt för i år”.
• Bör vara obligatorisk för alla deltagare.
Säkerhetsarbetet med valen
Säkerhetschefens sammanställning på säkerhetsåtgärder som utfördes under valen:
• Fast bevakning av valstugorna utfördes för att säkerställa att det ej förekom skadegörelse på dessa
• Säkerhetsenheten fungerade som kontaktväg till Polisens särskilda valkommendering
• Utbildning samt framtagande av material till de förtroendevalda
• Respektive parti fick utse en kontaktperson som ansvarade för kontakten med säkerhetsenheten för att förenkla kommunikationen
• Säkerhetsenheten deltog under båda valdagarna under hela tiden vallokalerna var öppna. Enheten genomförde besök på samtliga lokaler under öppettiderna för att säkerställa lokalernas funktion ur säkerhetsaspekten
• Inför valet genomförde säkerhetsenheten en inventering av lokalerna för att säkerställa dem ur valsäkerhet, brandsäkerhet m.m.
• Säkerhetsenheten deltog i valnämndens och valkansliets möten för att kunna föra fram information samt besvara frågor
• Omvärldsbevakning kring hot och risker kring valet
Skillnader EU-valet och RKL-valet
Personalbehov (vallokal, mottagning valnatten, onsdagsräkning) (K) Valkansliets synpunkter:
• Bemanningen i både valkansliet samt i en del vallokaler var större på RKL- valdagen, vilket var välbehövligt. Detta måste beaktas vid budgetering av valet.
• Ändrat upplägg på onsdagsräkningen till det stora valet, se information på sidan 7- 8.
Övrigt
Valkansliets synpunkter:
• Distriktens bemanning bör diskuteras i valnämnden då personalen jobbar för lång tid i sträck. Det bör vara två stycken nya rösträknare som kommer vid 18:00, för att undvika fel på grund av trötthet hos personalen.
Valdistriktens synpunkter:
• Valurnorna var inte optimala då rösterna kunde glida över i fel fack då skiljeväggarna i valurnorna inte var helt förslutna i botten.
• Röstlängderna var feltryckta- sneda linjer.
• Påsarnas förslutningssystem var under all kritik.
Observera!
Budget inför valet 2018 läggs våren 2017.
Valurnorna behöver bytas ut då de är gamla och slitna. Offerter på nya valurnor behövs i god tid inför valet och detta ska beaktas i budgeten.
Bilagor:
Informationsmaterial finns på valmyndighetens hemsida
Instruktion vallokalsansvariga
Sammanträdesplan valnämnden
Kommunikationsplaner
Bilder
