SBG2000, v2.0, 2017-05-03
Sammanträde på distans via Teams
Distansmöten för kommunstyrelsens råd och kommittéer i Sundbybergs stad sker via Microsoft Teams. Länk till mötet skickas med utskick av kallelse och föredragningslista.
Del 1. Förberedelser inför deltagande
Appen Teams
Kontrollera att appen Microsoft Teams finns installerad på din dator/iPad. Om appen saknas behöver den laddas ned från Microsoft Store/App Store. Ladda ner programmet i god tid innan mötet och testa att logga in så att du vet att det fungerar. Det går även att ansluta med webbläsare från dator med hjälp av Teamslänken som bifogades i kallelsen, då behöver du inte ladda ner appen.
• För att kunna ladda ned appen måste du vara inloggad med ett Apple- ID i App Store eller med ett konto i Microsoft Store. Är du
förtroendevald i Sundbyberg och inte har ett Apple-ID behöver du skapa ett som är kopplat till din e-postadress som staden
tillhandahåller, är du representant från annan organisation går det bra att använda vilken e-postadress som helst.
• Din dator/iPad behöver ha operativsystem version 10.0 eller nyare. Om operativsystemet är äldre får du ett meddelande om uppgradering, följ instruktionen.
För teknisk hjälp inför sammanträdet kan du ringa stadens Servicedesk 08- 706 82 00, öppettider mån-tors 8–17, fre 8–16.
Användarnamn och lösenord för förtroendevalda ledamöter och ersättare
Användarnamn och lösenord är samma för stadens hela IT-miljö och gäller för såväl stadens e-post som för inloggning i Microsoft 365 och Teams.
Utgånget eller glömt lösenord kan återställas via www.sundbyberg.se Klicka på
Internetuppkoppling
Kontrollera att du har stabil internetuppkoppling (undersök att signalikonen är väl ifylld). Om din uppkoppling är för svag eller om andra tekniska problem uppstår som hindrar dig från att se/ses och höra/höras, kommer du dessvärre inte att ha möjlighet att tjänstgöra utan kommer att ersättas.
För tjänstgörande ledamot /representant:
• Om din internetuppkoppling bryts under mötet ska du skicka SMS till mötets sekreterare.
För icke tjänstgörande ersättare/representant:
• Om din internetuppkoppling bryts under mötet kan du försöka att koppla upp dig igen. Om du inte lyckas med det ska du meddela mötets sekreterare vilka punkter på mötet som du deltog i.
Del 2. Inledande information vid politiska möten med distansdeltagande
Informationen under del 2 ska ges inledningsvis vid alla politiska möten.
Syftet med det är att klargöra förutsättningarna för mötet.
Upprop
Upprop sker som vanligt genom att sekreteraren läser upp namn från uppropslistan.
Mikrofonen ska alltid vara avstängd förutom när upprop genomförs och då du ska tala. Vid uppropet är det viktigt att alla svarar ”JA” samt sakta säger hela ert namn och att ni deltar. Exempelvis: ”Ja, Karin Pettersson är med på mötet”. Stäng av mikrofonen efter att ni svarat på uppropet.
Efter att uppropet genomförts
Mötets sekreterare informerar om vilka ytterligare personer som finns med i rummet samt via länk (närvarolista i Teams).
Begära ordet
För att begära ordet behöver du räcka upp handen i Teams.
Räcka upp handen i Teams
Tryck på handen för att begära ordet. När handen lyser vitt så vet du att du räcker upp handen. Ordförande fördelar sedan ordet i turordning till den/de som räckt upp handen. När du fått ordet behöver du även slå på din mikrofon.
Ta ned handen
När du har fått ordet och pratat klart behöver du ta ned din hand. Det gör du genom att trycka på den vita handen. När du talat klart behöver du stänga av din mikrofon.
Du ser att handen är nedräckt när den har blivit svart igen.
Del 3. Mötet
Anslut gärna till mötet 15 minuter innan mötets början, då är chansen större
Omgivning och miljö
• Du ska alltid sitta ensam när du deltar i mötet.
• Det är inte tillåtet att sitta i en offentlig miljö.
• Sitt gärna med en vägg bakom dig utan för mycket som distraherar.
• Det är inte tillåtet att byta bakgrundsbild och därmed ”blurra”
bakgrunden genom funktionen i Teams.
• Undvik att sitta med solen i ryggen då detta skapar motljus i kameran.
Ljud
Använd med fördel ett headset med mikrofon, ljudet blir bättre både för dig när du lyssnar och för andra när du pratar.
Stäng av din mikrofon när du inte pratar för att göra det lättare för andra deltagare att höra vad som sägs under mötet.
Du stänger av din mikrofon genom att klicka på mikrofonsymbolen i
verktygsfältet under samtalet. När det är ett streck över mikrofonikonen hörs du inte.
Bild
Om ni är fler än nio personer som är med på Teams måste du välja stort galleri för att se alla personerna.
1. Tryck på de tre punkterna ”fler åtgärder”.
2. Välj ”stort galleri”
Att ansluta till mötet
En länk till mötet finns i den kalenderbokning du har fått skickad till dig eller vid mejlutskick av kallelsen.
För dig som loggar in på Microsoft Teams app 1. Klicka på länken.
2. Teams-appen öppnas.
3. Kameran ska vara påslagen (inget streck) och mikrofonen avstängd (streck över). Du kan justera detta senare, under mötets gång.
4. Tryck sedan på Anslut nu (lila knapp). När du är ansluten till mötet ser du övriga mötesdeltagare.
Om du får frågan om Teams får använda datorns/iPadens mikrofon/
högtalare/kamera, välj att alltid tillåta.
5. Tryck på skärmen en gång för att se verktygspanelen. Härifrån kan du
6. Vid mötets slut trycker du på den röda telefonluren för att lägga på och lämna mötet. Om du får problem med uppkopplingen och behöver återansluta till mötet trycker du på länken i möteskallelsen igen.
För dig som loggar in på webbläsare (ej app) 1. Klicka på länken.
2. Klicka på ”fortsätt i den här webbläsaren”
3. Ange fullständigt namn och parti/organisation i rutan ”ange namn”
4. Kameran ska vara påslagen (inget streck) och mikrofonen avstängd (streck över). Du kan justera detta senare, under mötets gång.
5. Tryck sedan på Anslut nu (lila knapp). När du är ansluten till mötet ser du övriga mötesdeltagare.
Om du får frågan om Teams får använda datorns/iPadens mikrofon/
högtalare/kamera, välj att alltid tillåta.
6. Tryck på skärmen en gång för att se verktygspanelen. Härifrån kan du slå på och av mikrofonen när du har ordet. Ett streck över mikrofonen betyder att du inte hörs.
7. Vid mötets slut trycker du på den röda telefonluren för att lägga på och lämna mötet. Om du får problem med uppkopplingen och behöver återansluta till mötet trycker du på länken i möteskallelsen igen.
Del 4. För dig som ska hålla en presentation och dela din skärm under sammanträdet
Om du ska hålla presentation på distans så är det i första hand du som delar din skärm.
Att dela din skärm under sammanträdet
1. Öppna presentationen på din dator.
2. Öppna Teams och tryck på rutan med en pil uppåt för att kunna dela din skärm.
3. Du får nu upp alla öppna dokument som du har på datorn. Välj vilken sida du vill dela, klicka på presentationen.
4. Du ser att skärmen är delad när det är en röd ram/streck runt hela skärmen.
5. När du vill avsluta att dela din skärm trycker du rutan med pil igen eller på sluta presentera.
