Granskningsrapport 2019
Genomförd på uppdrag av revisorerna mars 2020
Lomma kommun
Granskning av fastighetsförvaltning
och underhåll
Innehåll
1. Sammanfattning ...2
2. Inledning ...3
2.1. Bakgrund ...3
2.2. Syfte och revisionsfrågor ...3
2.3. Genomförande ...4
2.4. Revisionskriterier ...4
3. Granskningsresultat ...7
3.1. Målsättningar för fastighetsunderhållet ...7
3.2. Utredning av underhållsbehov ...9
3.3. Underhållsplanering ...11
3.4. Hyresgästernas synpunkter ...15
4. Sammanfattande bedömning ...19
Bilaga 1: Källförteckning...22
Bilaga 2 Figur statusbedömning för långsiktig underhållsplanering ...23
1. Sammanfattning
EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Lomma kommun granskat huruvida tekniska nämnden bedriver en tillfredställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet.
Vår sammanfattande bedömning är att tekniska nämnden inte i tillräcklig utsträckning bedriver en tillfredställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet. Vi grundar vår bedömning på att det saknas flera av de delar som utgör grunden för en systematisk underhållsplanering.
Vi bedömer att tekniska nämnden inte har säkerställt att det är tydligt vad fastighetsunderhållet ska syfta till. Granskningen visar att det finns flertalet målformuleringar som rör fastighetsunderhållet och fastighetsförvaltningen. Dessa har dock inte brutits ned och definierats, varpå det inte framgår på vilket sätt de är styrande för underhållsarbetet. Vidare är det vår bedömning att de utredningar avseende underhållsbehoven som genomförs inte är tillräckliga för att ge en heltäckande bild av det reella behovet. Vi bedömer att de kontroller som genomförs kan utgöra en del men att underhållsplaneringen behöver baseras utredningar som syftar specifikt till att bedöma underhållsbehov och tillstånd.
Avseende underhållsplaneringen bedömer vi att det är av vikt att tekniska nämnden säkerställer att det finns planer på lång sikt, så väl som på kort sikt. I dag finns endast en övergripande underhållsplan som sträcker sig över 1 år, vilket vi bedömer är en brist. Nämnden bör vidare säkerställa att uppföljningen redovisar i vilken utsträckning underhållsplanen har följts. Avslutningsvis vill vi uppmärksamma att utvärderingen av internhyressystemet föreslår flertalet åtgärder och förändringar som går i linje med de bedömningar som görs i denna granskning. Vi vill därför understryka vikten av att det arbetet fortgår.
Vi har bland annat gjort följande iakttagelser:
Målsättningar och uppdrag rörande fastighetsunderhållet framgår av styrdokument för internhyressystemet.
Tekniska nämnden har beslutat om en målsättning rörande energieffektiviserandeåtgärder i kommunen fastigheter.
Det saknas rutiner och riktlinjer för underhållsprocessen, utöver det som framgår av internhyressystemet.
Utredningen av underhållsbehovet baseras på besiktningar, tillsyn och kontroller som ska genomföras till följd av myndighetskrav.
Under 2018 genomfördes en utvärdering av internhyressystemet som identifierade 12 förslag till förändringar och åtgärder, flertalet av dem berör fastighetsunderhållet.
Tekniska nämnden använder inget digitalt fastighetssystem eller digitalt system för underhållsplanering.
En årlig underhållsplan tas fram av fastighetsavdelningen, som dokumenteras i excel.
Under 2019 genomfördes en statusbesiktning av kommunens fastigheter av en extern konsult. Besiktningen omfattade inte tekniska installationer.
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi tekniska nämnden att:
Stärka den strategiska styrningen av fastighetsunderhållet.
Säkerställa att det sker en tillräcklig och heltäckande utredning av underhållsbehoven.
Säkerställa att det finns en långsiktig underhållsplanering.
Fastställa arbetssätt, rutiner och processer för fastighetsunderhållet.
Stärka uppföljningen av fastighetsunderhållet.
2. Inledning
2.1. Bakgrund
Lomma kommun äger fastigheter till ett betydande belopp. En ändamålsenlig styrning och kontroll av kommunens fastighetsinnehav är väsentlig ur såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv. Tekniska nämnden ansvarar för fastighetsunderhållet och därunder är samhällsbyggnadsförvaltningen förvaltare av kommunens fastighetsbestånd.
Brister i fastighetsunderhållet utgör en risk för kapitalförstörelse och därmed försämrad hushållning av gemensamma resurser. Kommunens fastigheter och lokaler kräver löpande såväl som periodiskt underhåll för att bevara sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan detta leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder samt att investeringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard, vilket leder till försämrad arbets- och brukarmiljö. Det finns även en risk att eftersatt underhåll medför ett ökat behov av akuta underhållsåtgärder och tillfälliga lösningar vilket vanligtvis medför ökade kostnader för kommunen.
Mot bakgrund av genomförd risk- och väsentlighetsbedömning önskar revisorerna granska kommunens underhåll av fastigheter.
2.2. Syfte och revisionsfrågor
Det övergripande syftet med granskningen är att bedöma om tekniska nämnden bedriver en tillfredsställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet.
I granskningen besvaras följande revisionsfrågor:
Har nämnden definierat vilken kvalitativa standard som underhållet ska upprätthålla för fastighetsbeståndet?
Genomförs löpande och periodiska inspektioner och riskbedömningar av kommunens fastighetsbestånd?
Finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll för beståndet? Har nämnden gjort bedömning av omfattning av en eventuell underhållsskuld?
Finns system för planering av fastigheternas långsiktiga underhåll och följs i så fall beslutad underhållsplan?
Ges verksamheterna möjlighet att påverka underhållsplaneringen och följs deras åsikter om lokaler upp?
Görs LCC-kalkyler1 för fastigheterna?
1Med livscykelkostnader avses alla kostnader som är förknippade med vara, tjänst eller byggentreprenad. LCC- kalkyl kan definieras som kostnad för förvärv av varan/ tjänsten i sig själv, t ex återvinningskostnader, andra kostnader vid livslängdens slut och kapitalkostnader eller liknande.
Kostnaden kan också handla om arbetstidsåtgång eller kostnader för externa miljöeffekter. Livscykelkostnader för externa miljöeffekter kan innefatta kostnader för utsläpp av växthusgaser och andra förorenande ämnen samt andra klimatanpassningskostnader om miljöeffekterna kan fastställas till ett belopp i pengar som kan kontrolleras.
De nya upphandlingslagarna som trädde i kraft 1 januari 2017 förtydligar möjligheterna att använda sig av livscykelkostnader, bland annat genom att införa begreppet ”kostnad” som en utvärderingsgrund för att avgöra vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga. (se 16 kap. 1 § LOU).
2.3. Genomförande
Granskningen sker genom dokumentstudier samt genom intervjuer med fastighetschef, samhällsbyggnadschef och andra nyckelpersoner för fastighetsunderhållet.
Granskningen avgränsas till att omfatta underhållet av byggnader.
2.4. Revisionskriterier
2.4.1. Kommunallagen (2017:725)
Kommunallagens 6 kap 6 § anger att nämnderna inom sitt ansvarsområde ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med kommunfullmäktiges mål och riktlinjer, samt i enlighet med lagar och författningar som gäller för verksamheten.
2.4.2. Kommunfullmäktiges budget
Kommunfullmäktige har för åren 2015-2019 formulerat 21 övergripande mål, indelade i fyra områden. Målen syftar till att uppnå kommunens vision, vision 2030. Av dessa mål är följande relevanta för denna granskning:
All verksamhet i kommunal regi ska bedrivas kostnadsmedvetet, effektivt och hållbart.
Lomma kommun ska planeras långsiktigt och flexibelt utifrån både nuvarande och kommande befolkningssammansättning.
Miljöarbetet i Lomma kommun ska präglas av ett framtidsinriktat och långsiktigt arbete med kommande generationer i åtanke.
I oktober 2019 beslutade kommunfullmäktige om budget för 2020, med plan 2021-2023. I och med detta formulerades en ny vision och nya mål. Bland annat har kommunfullmäktige formulerat ett riktat mål till tekniska nämnden:
Tekniska nämnden ska säkerställa att kommunens verksamheter har långsiktigt ändamålsenliga lokaler.
2.4.3. Tekniska nämndens reglemente
Enligt nämndens reglemente 1§ pkt 13 har nämnden i uppgift att handha drift och underhåll av kommunens fastigheter, samt enligt pkt 16 upprätta underhållsplaner för kommunens fastigheter.
2.4.4. Statusbedömningar av fastigheter, Offentliga fastigheter
I denna rapport utgör delar av skriften Statusbedömning av fastigheter ett revisionskriterium och ska ses som ett exempel på hur en systematisk underhållplanering kan se ut och ett exempel på praxis inom området. Kriteriet ska därför inte tolkas som lagkrav eller myndighetskrav.
SKR tog under 2018 fram en stödskrift avseende statusbedömningar av fastigheter. Skriften innefattar beskrivningar av vad en statusbedömning kan omfatta och hur denna kan användas i underhållsplaneringen. Framtagandet av skriften initierades och finansierades av Offentliga
fastigheter2. Nedan presenteras utvalda delar av skriften som bedöms relevanta för rapportens syfte.
Underhållsplanering
Avseende underhållsplanering anges att det bör finnas planer på både kort och lång sikt. En långsiktig plan ger en grov bild av underhållsinsatser som behövs, och ungefär när i tid de kan tänkas utföras. Detta bedöms ge en bättre bild över de kostnader som kommer uppstå, vilket ger bra grund och förutsättningar för organisationen. Den kortsiktiga planen bör vara mer detaljerad och utgör en grund för att planera utförande av åtgärder.
På vilken sikt underhållsplaner ska tas fram bör fastställas av organisationen. Ett riktmärke som anges är livslängden på komponenter eller system som finns i beståndet. En generell uppskattning baserat på exempel på brukstider för komponenter och system är 40 år.
Underhållsplanering syftar till att skapa ett förbyggande underhåll, för att minska det akuta (löpande) underhållet. Skriften anger några exempel på fördelar med att planera underhållet,
Möjlighet att identifiera och tidigare börja planlägga omfattande projekt tvärs över organisationen, exempelvis för att optimera inköp och projektledning.
Att i tid identifiera kostnadstoppar som beror på omfattande åtgärder eller andra anhopningar av åtgärder för att tidigare kunna bedöma behov av extra resurser.
Att synliggöra reellt underhållsbehov, oberoende av budget, och identifiera möjlig ackumulering av eftersläpande underhåll som underlag för nivå på hyra.
Statusbedömning
Av skriften framgår att statusbedömningar ligger till grund för att bedöma underhållsbehov och prioritera underhållsåtgärder, eller att påvisa en övergripande status för fastigheterna. I skriften presenteras en metod för att genomföra statusbedömningar av fastigheter.
Skriften anger att flera organisationer räknar med att behöva genomföra denna typ av statusbedömningar vart femte år, som ett komplement till löpande bedömningar av underhållsbehovet. Ett annat alternativ är att överväga en löpande genomgång, där en viss andel av beståndet genomgår en statusbedömning med en viss periodicitet.
Nedan presenteras en övergripande förklaring av de olika stegen. Som utgångspunkt för genomförandet bör syftet med statusbedömningen fastställas, och däri ska även samtliga steg anpassas till syftet och detaljnivån.
1. Bedömning av tillstånd
Bedömning av tillståndet bör ske i relation till en referensnivå. Exempel på referensnivåer kan vara nybyggt, uppfyller lagkrav eller uppfyller verksamhetskrav. I skriften används 4 nivåer för tillståndet. Tillståndsbedömningen relateras sedan till referensnivån.
2. Bedömning av återstående livslängd
Förväntad eller planerad återstående livslängd kan registreras. För denna bedömning krävs bland annat information om tidigare underhåll, påverkan från omgivning och symptom på andra omkringliggande byggnadsdelar.
3. Bedömning av konsekvens
Bedömning av konsekvens kan bedömas utifrån olika perspektiv exempelvis säkerhet, arbetsmiljö, ekonomi etc. Den metod som presenteras i skriften anger 4 konsekvensgrader.
Konsekvensgraden har sedan en koppling till hur akut en åtgärd bedöms vara.
2 Sveriges Kommuner och Regioner, Fortifikationsverket och Samverkansforum genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter
4. Riskanalys
Riskanalysen kan genomföras där olika konsekvenser vägs mot varandra.
5. Åtgärdsbeskrivningar
Beroende på ambitionsnivå kan åtgärdsbeskrivningar tas fram. Utgångspunkten bör vara tillstånd, konsekvens och eventuell riskanalys. Skriften rekommenderar att åtgärder delas in i.
Förebyggande åtgärder – för att förebygga att en oacceptabel nivå uppstår
Avhjälpande åtgärder – när en funktion uppnått en oacceptabel nivå
Akuta åtgärder – när åtgärder måste vidtas omedelbart.
6. Sammanställning och rapportering
Sammanställning avseende tillstånd, konsekvenser och åtgärder bör ske när statusbedömningen är genomförd. Beskrivningar av tillstånd bör anpassas till organisationens fastighetssystem. Åtgärder kan därmed sorteras per byggnad, byggnadsdel eller system. För att möjliggöra jämförelser mellan byggnader bör åtgärderna klassificeras enhetligt, enligt det system som organisationen använder i övrigt. I bilaga 2 presenteras en sammanställning över hur sambandet mellan statusbedömning och långsiktig underhållsplanering kan se ut.
Överordnad statusbedömning
En överordnad statusbedömning kan genomföras i syfte att få en samlad bild av fastighetsbeståndet, som sedan kan ligga till grund för mer detaljerade genomgångar av prioriterade byggnader.
Vid denna typen av statusbedömning bör även tillståndet bedömas, men på ett mindre detaljerat sätt även vad som beskrivits ovan. Den överordnade tillståndsgrunden kan bedömas genom att värdera tillstånd och risken för skador. För detta krävs att man bestämmer vilka kategorier som ska bedömas (byggnadsdelar och system). För varje kategori bör tillstånd, konsekvens bedömas samt anges vilka åtgärder som bör vidtas. Åtgärderna bör i sin tur prioriteras.
Baserat på detta kan en sammanställning av byggandens tillståndsgrad göras.
3. Granskningsresultat
3.1. Målsättningar för fastighetsunderhållet
Målsättningar för verksamhetsåret
För verksamhetsåret 2019 har tekniska nämnden definierat en målsättning som kan kopplas till fastighetsunderhållet:
Samtliga verksamheter ska minska sin energianvändning
Enligt årsavstämningen för 2019 har förbrukningen i de kommunala fastigheterna minskat med 3,4 % sedan 2018.
Inför verksamhetsåret 2020 beslutade kommunfullmäktige om ett riktat mål till tekniska nämnden (se avsnitt 2.4.2). I samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan för 2020 framgår följande målsättningar avseende tekniska nämnden och fastighetsavdelningen.
Mål Mått Målvärde Aktivitet
Fullmäktigemål
"Tekniska nämnden ska säkerställa att kommunens verksamheter
har långsiktigt ändamålsenliga lokaler"
Mätning Evimetrix
(Totalindex) Minst 58
• Genomföra åtgärder i enlighet med
utvärdering av internhyressystemet
Nämndmål
"Kommunens fastigheter ska vara energisnåla"
Energiförbrukningen i snitt kwh/kvm
lokalyta (graddagsjusterad).
2023 ska energiförbrukningen
minska med minst 8% jfr 2019
- 1%
• Genomföra energi-och klimatplanen
• Fortsätta arbetet med energieffektivisering och driftoptimering
Tabell 1: Målsättningar 2020. Källa: Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhetsplan 2020
Fullmäktigemålet ska mätas genom en enkätundersökning som utförs av en extern part.
Mätningen har genomförts vartannat år sedan införande av det nuvarande internhyressystemet (2013). Enkäten beskrivs i avsnitt 3.4.
Målsättningar och uppdrag formuleras genom internhyressystemet
Lomma kommuns internhyressystem beskrivs i en handbok, som senast reviderades av kommunstyrelsen 2012-11-21. I handboken framgår att syftet med internhyressystemet, på kommunledningsnivå, är att kommunens fastighetsbestånd förvaltas så att fastigheternas värde bevaras. Detta ska ske genom att avsättningar för planerat underhåll ingår hyran. På nämndnivå, anges målet vara att:
Lokaler i enlighet med brukarnämndens önskemål inom kommunens strategiska mål tillhandahålls på ett effektivt sätt.
Tekniska nämndens ansvar är enligt handboken att svara för energibesparande åtgärder och åtgärder för att leva upp till myndighetskrav. Brukarnämnden ska ansvara för att identifiera och beställa åtgärder som syftar till att ändamålsenliga lokaler för verksamheten upprätthålls.
I samband med att internhyressystemet togs fram, formulerades även en uppdragsbeskrivning för tekniska nämnden, senast reviderad av kommunstyrelsen 2012-11-213. I uppdragsbeskrivningen anges följande övergripande mål för fastighetsavdelningen:
Förvalta och utveckla kommunens fastigheter utifrån ett långsiktigt perspektiv med utgångspunkt från fortsatt ägande och användbarhet.
Erbjuda lokaler som stimulerar kärnverksamheten.
Ha ett kundorienterat synsätt där goda relationer och ömsesidig respekt för kostnader lägger grunden för kundnyttan och ett gott partnerskap.
Vidare formuleras tekniska nämndens uppdrag enligt nedan, avseende fastighetsförvaltningen:
Förvalta kommunens fastigheter med utgångspunkt från fortsatt ägande och användbarhet och utifrån prioriteringsordning upprätthålla ett långsiktigt perspektiv inom ramen för beslutad resursnivå.
Erbjuda hyresgästerna friska och sunda lokaler.
Vidare ställs ett antal krav som är formulerade utifrån att specifika lokaler ska uppnå en viss innetemperatur. Därutöver anges att nämnden ska följa en fastställd prioriteringsordning för att säkerställa långsiktighet i fastighetsförvaltningen (se avsnitt 3.3). Det finns även en skrivning avseende styrande mål och nyckeltal för energi och prestation.
2018 genomfördes en utvärdering av internhyressystemet
En styrgrupp bestående av kommundirektör, ekonomichef och samhällsbyggnadschef ledde under 2018 arbetet med utvärdering av internhyressystemet. Därutöver deltog fastighetschef, fastighetsekonom samt representanter från ekonomiavdelningen och hyresgästrepresentanter.
Styrgruppen överlämnade sin slutrapport till kommunstyrelsens arbetsutskott i januari 2019.
Utvärderingen konstaterar att syftet med internhyressystemet i huvudsak har uppfyllts.
Däremot identifierades 12 förslag till förändringar/åtgärder, flertalet av dem berör underhållsarbetet. Bland annat framhölls att fastighetsdokument (handbok och uppdragsbeskrivning internhyressystemet) behövde ses över, samt att kommunstyrelsen bör ta ett ökat strategiskt grepp om fastighetsägarfrågan utifrån:
Fastigheternas övergripande status.
Fastigheternas användning.
Fastigheternas potential på sikt.
Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att utvärderingen skulle skickas på remiss till samtliga nämnder. Tekniska nämnden har därefter behandlat ärendet 2019-04-01 och 2019- 06-01. Vid sammanträdet i april beslutade nämnden att översända sitt remissvar till kommunstyrelsen, i vilket nämnden instämde i utvärderingens slutsatser. Vidare beslutade nämnden att uppdra åt förvaltningen att återkomma med förslag på hur förbättringsåtgärder kan implementeras. Vid sammanträdet i juni presenterades ett sådant förslag för nämnden som beslutade att översända förslagen till kommunstyrelsen, och uppdra åt förvaltningen att återrapportera löpande hur arbetet fortskrider.
3Internhyressystemet togs fram med bakgrund av en förstudie som genomfördes av tekniska nämnden 2010. I december 2011 presenterade tekniska nämnden förslag till handbok för internhyressystem och
uppdragsbeskrivning för fastighetsavdelningen (balansenhet), som lämnades till kommunstyrelsen. 2012-05-23 beslutade kommunstyrelsen att handbok, uppdragsbeskrivning och dess bilagor skulle utgöra regelverket för det nya internhyressystemet. Vid kommunstyrelsens sammanträde 2012-11-21 reviderades delar av handboken och uppdragsbeskrivningen.
Vid tiden för denna granskning hade kommunstyrelsen ännu inte tagit beslut kring hur man väljer att gå vidare, baserat på utvärderingens förslag. Enligt uppgift har samhällsbyggnadsförvaltningen därför inte genomfört några av de föreslagna åtgärderna med anledning av de inväntar beslut från kommunstyrelsen.
Vid intervju uppges att utvärderingen har behandlats i samband med budgetberedning inför 2020 och i samband med kommundialogen. Därutöver har frågan diskuterats i kommunens ledningsgrupp. Det pågår vid tiden för denna granskning ett arbete på med att ta fram ett förslag till förändringar utifrån utvärdering och remissvaren, vilket kommer att behandlas av kommunstyrelsen under våren 2020.
3.1.1. Bedömning
Vi kan konstatera att det finns flertalet mål- och uppdragsbeskrivningar som berör fastighetsunderhållet. Vi bedömer dock att tekniska nämnden inte har säkerställt att dessa har verkat styrande i tillräcklig utsträckning. Samt att nämnden inte tagit initiativ till att formulera egna mål eller strategier. Målformuleringarna som anges i styrdokument för internhyressystemet har inte brutits ned eller följts upp, utöver genom mätning av temperatur och energiförbrukning.
Vi bedömer att det finns ett behov av att stärka styrningen av fastighetsunderhållet, genom att tydliggöra vilka värden som fastighetsunderhållet ska syfta till att upprätthålla. De befintliga målformuleringarna lägger vikt vid långsiktighet, fortsatt ägande och bevarande av fastigheternas värde. För att detta ska vara styrande krävs att det finns definierat vad detta innebär, och hur detta ska följas upp.
Ett av förslagen som har presenterats med anledning av utvärderingen av internhyressystemet var att kommunstyrelsen skulle ta ett ökat strategiskt grepp utifrån sin roll som fastighetsägare.
Vi bedömer att det är positivt att det strategiska perspektivet uppmärksammas. I detta menar vi att underhåll utgör en central del, varav det är av vikt att tekniska nämndens ansvar och uppdrag i förhållande till kommunstyrelsen är tydligt. Ansvarsfördelning, tillsammans med uppdragsbeskrivning och målstyrning avseende fastighetsunderhållet bör därför även beaktas i samband med att styrdokument för internhyressystemet ses över.
3.2. Utredning av underhållsbehov
Egenkontroller och tillsyn enligt myndighetskrav sammanställs
Fastighetsavdelningen har sammanställt en lista över de besiktningar, tillsyn och kontroller som ska genomföras i kommunens fastigheter till följd av myndighetskrav. Totalt innefattar listan 484 punkter för innemiljö och 11 punkter för utemiljön. Merparten av kontrollerna genomförs av externa utförare. Vid intervju uppges att resultatet av samtliga kontroller och tillsynen utgör en del av utredningen av underhållsbehovet.
Inom fastighetsavdelningen finns inga fastighetsförvaltare. Fastighetstekniker har enligt uppgift i uppdrag att genomföra daglig, okulär tillsyn av fastigheterna. Samtliga fastigheter är fördelade mellan de sex fastighetsteknikerna. Utöver de kontroller som finns med i fastighetsavdelningens lista finns ingen instruktion eller riktlinjer avseende inspektioner som syftar till att specifikt utreda underhållsbehovet. Fastighetsteknikerna är organiserade under driftenheten och merparten av arbetsuppgifterna berör hantering av felanmälningar av fastigheterna. Vid intervju uppges att fastighethetsteknikerna ska anmäla till driftchefen om de
4 Listan omfattar flertalet olika typer av kontroller så som elrevision, brandlarm, ögonduschar, asbest, OVK etc.
identifierar åtgärder som inte går att avhjälpa, som sedan ska tas upp i samband med underhållsplaneringen. Dock uppges att det primärt handlar om avhjälpande fel, eftersom det inte genomförs detaljerade besiktningar av komponenter.
Statusbedömning av fastigheter genomfördes under 2019
Under 2019 har fastighetsavdelningen avropat en konsult för att genomföra statusbedömningar av fastigheterna. Enligt uppgift ska samtliga fastigheter omfattas av statusbedömningen. Bedömningar har omfattat tre huvudområden om deltats upp i delområden:
Utvändigt bygg; ytterväggar, yttertak, fönster och dörrar
Invändigt bygg; golv, väggar, tak, inredning, snickerier, toaletter och övrigt.
Utemiljö; gångytor, planeringar och fast utrustning
För varje område summeras ett snittskick, baserat på skicket på varje delområde. Detta summeras även upp i ett sammanlagt skick för hela fastigheten. Eventuella avvikelser och noteringar kompletteras med bilder. Skicket bedöms på tre nivåer:
1. Åtgärd behövs omgående (röd) 2. Behöver åtgärdas inom 1-3 år (gul) 3. Inga åtgärder behövs inom 5 år (grön)
Vid tiden för granskningen pågår ett arbete med att sammanställa resultatet från statusbesiktningarna. Enligt mottagen sammanställning för kommunens skolor ges ett sammanvägt snitt på 2,4 (gul). Av noteringarna framgår att flertalet fönster behöver bytas, samt att fasader behöver fogas om. Bjärehovsskolan uppges ha det mest omfattade underhållsbehovet, bland annat nämns att taket bör undersökas för läckor.
Statusbesiktningen har inte omfattat installationer såsom ventilation. Vid intervju uppges att det finns flertalet äldre ventilationssystem inom kommunens bestånd där det saknas bedömningar av återstående livslängd eller konsekvensanalys.
Omfattning av underhållsskulden är inte uppmätt
Nämnden har inte genomfört någon riskbedömning avseende underhållet, eller någon bedömning av eventuell underhållsskuld. Vid intervju uppges att de nyligen genomförda statusbedömningarna kommer att ge en indikation på om det finns ett eftersatt underhåll. De intervjuade ger delvis olika bilder av om det finns ett eftersatt underhåll eller inte. Generellt bedöms underhållsnivån vara god. Dock framhålls vid intervju att, avsaknaden av besiktningar rörande tekniska installationer i fastigheterna, bedöms utgöra en risk.
Ökande kostnader för reparationer kan ses som en indikation på att det finns ett eftersatt underhåll. I nedanstående graf redovisas budget och utfall i kronor per kvadratmeter för det löpande underhållet (reparationer) mellan 2016 och 2019. Som framgår har kostnaderna inte ökat över perioden, däremot har kostnaderna överstigit budgeten varje år.
Diagram 1: Budget och utfall, reparationer/löpande underhåll 2016–2019
Dock uppges vid intervju att överskott från energisparprojekt används för det löpande underhållet, vilket kan förklara det höga utfallet.
3.2.1. Bedömning
Vi konstaterar att det inte sker tillräckliga inspektioner eller riskbedömningar av kommunens fastighetsbestånd. Vår bedömning är att tekniska nämnden behöver stärka och systematisera arbetet med att utreda underhållsbehovet.
I organisationen finns ingen förvaltarfunkton med ansvar för underhållsfrågor. Det finns inte heller någon dokumentation som tydliggör systematiken för utredning av underhållsbehov eller processen för underhållsplanering. Behovsutredningen baseras i stort på de kontroller som ska genomföras med anledning av myndighetskrav. Dessa kontroller menar vi inte kan likställas med besiktningar och inspektioner där återstående livslängd och eventuella konsekvensanalyser beaktas. De statusbedömningar som genomförts under 2019 är övergripande och avser inte väsentliga delar såsom installationer, vilket vi bedömer vara en brist. Trots detta bedömer vi att det är positivt att tekniska nämnden har tagit initiativ till att genomföra statusbedömningar som kan indikera ett generellt skick för fastighetsbeståndet.
Granskningen visar vidare att det inte finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll. De intervjuade uppger i olika utsträckning att underhållet är tillräckligt. Vi menar att avsaknaden av en heltäckande utredning av underhållsbehovet medför att det inte går att fastställa om det finns en eventuell underhållsskuld. I förlängningen bedömer vi att detta utgör en risk som tekniska nämnden bör hantera.
Vidare bedömer vi det som särskilt angeläget att kontroller, inspektioner och besiktningar genomförs för att säkerställa att fastighetsunderhållet motsvarar uppsatta mål för fastighetsförvaltningen.
3.3. Underhållsplanering
Internhyressystemet sätter de ekonomiska ramarna
Enligt handboken för internhyressystemet ska hyreskostnaden ska spegla kommunens självkostnad för det aktuella objektet. Följande delar av hyran berör underhåll:
53 62 64 64
97 105
72 82
2016 2017 2018 2019
Kr/kvm
Reparationer/löpande underhåll
Budget Utfall
Löpande underhållskostnader – Kostnader för felavhjälpande underhåll och skadegörelse5, ingår som schablonbelopp per kvm.
Planerat underhåll – Varje objekt belastas med schablonbelopp per kvm, oavsett vilka underhållsåtgärder som genomförs under året. Hyresvärden avgör vilka
underhållsåtgärder som genomförs.
Den del av hyran som innefattar underhåll (bashyran) indexregleras årligen baserat på tre olika index. Vidare anges att budgetering för planerat underhåll minst ska uppgå till 68 kr/kvm (BRA) och löpande underhåll till minst 50 kr/kvm (BRA). Enligt den utvärdering som genomfördes av internhyressystemet under 2018 har nivåerna för löpande och planerat underhåll varit högre än målsättning över perioden.
Enligt internhyressystemet ska investeringar utgöras av åtgärder som utgör ändringar/förbättringar till följd av höjda myndighets- eller lagkrav eller önskemål från hyresgästen. Dessa åtgärder är hyrespåverkande. I samband med att rådet för kommunal redovisning ändrade sina rekommendationer inför 20146, togs riktlinjer för komponentavskrivning fram i maj 2015. Dessa riktlinjer fastställer följande definitioner:
Om total utgift för åtgärden understiger 100 tkr bokförs kostnaden som underhåll.
Om åtgärdens omfattning avser mindre än 25 % av komponenten klassificeras åtgärden som underhåll, även om beloppet överstiger 100 tkr.
Skrivningarna i handboken för internhyressystemet har inte uppdaterats sedan införandet av komponentavskrivningsmodellen.
Vid intervjuer uppges att den tilldelade budgeten för underhåll i stort är tillräcklig. Det uppges även att energieffektiviseringsåtgärder har lett till minskade energikostnader, varpå delar av dessa medel har lagts på löpande underhållsåtgärder istället. Vid uppföljning av underhållsåtgärder 2018, framgår av tjänsteskrivelsen att nuvarande budgetpost för fastighetsunderhållet inte bedöms vara tillräckligt men att resurser har frigjorts med anledning av energisparprojekt.
Årliga underhållsplaner tas fram av fastighetsavdelningen
Fastighetsavdelningen använder inte ett digitalt fastighetssystem för underhållsplaneringen.
En årlig underhållsplan dokumenteras i excel. Det finns däremot ett digitalt verksamhetssystem för felanmälningar och dokumentation av kontroller, B4. I grunden är systemet utformat för att hantera det systematiska brandskyddsarbetet. Eftersom det inte finns något digitalt fastighetssystem eller annat underhållsplaneringsystem har driftchefen tillsammans med leverantören utvecklat systemet för att omfatta fler moduler. Detta har möjliggjort att information om fastigheterna har kunnat lagrats digitalt. Vid intervju uppges dock att systemet inte innehåller heltäckande information om samtliga fastigheter, då det inte funnits tillräckligt med resurser för att uppdatera systemet.
Underhållsplanen baseras på eventuellt resultat från de återkommande kontrollerna, och under 2020 även resultatet från statusbedömningen (se avsnitt 3.2). Därutöver beaktas synpunkter från driftenheten. Fastighetsavdelningen inhämtar även synpunkter från verksamheterna genom årliga samverkanmöten. På dessa möten deltar fastighetssamordnare (från verksamheten utsedda kontaktperson för fastighetsfrågor) samt verksamhetschef. Vid
5 Hyresgästen svarar för kostanden för inre skadegörelse under verksamhetstid. Hyresvärden svarar för kostnader för yttre skadegörelse samt för inre skadegörelse som sker under icke verksamhetstid.
6 I rekommendationen förtydligas kravet på s.k. komponentavskrivning innebärande att om skillnaden i förbrukningen av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter förväntas vara väsentlig, ska tillgången delas upp på dessa. Respektive komponent ska därefter skrivas av separat.
Konsekvensen blir att underhållsåtgärder med nyttjandetid på flera år ska klassas som en investering.
mötena förs ett protokoll kring vilka delas som tagits upp. Verksamhetens önskemål dokumenteras även i protokollet.
Enligt intervjuade tillämpas en behovsstyrd underhållsplanering, vilket innebär att åtgärder läggs in efterhand som behov uppstår. Vid intervju uppges dock delade meningar kring behovet av en mer långsiktig planering av underhållet, där vissa uppger att en sådan planering skulle utgöra ett bra stöd i deras arbete. I utvärderingen av internhyressystemet var en av slutsatserna:
Öka långsiktigheten och transparensen i arbetet med underhållsplaner utifrån politiskt fastställda mål och riktlinjer för fastighetsunderhållet i tekniska nämnden samt
verksamhetsbehoven hos hyresgästerna.
Det finns ingen processbeskrivning för underhållplaneringen, men enligt ett internt styrdokument rörande fastighetsavdelningens samverkan, ska underhållsplanen fastställas i november månad under budgetprocessen, inför kommande år. Vid tiden för granskningen var underhållsplanen för 2020 ännu inte fastställd av fastighetsavdelningen.
Underhållsplanen innehåller information om vilket objekt som avses, objektnummer, budget per åtgärd samt en kort beskrivning av åtgärd (exempelvis inv underhåll målning, utv underhåll trappa). Omfattningen av underhållsplanen baseras på tilldelad budget enligt internhyressystemet. Det anges även i planen om åtgärden ska bokföras som underhåll eller investering. De åtgärder som kategoriseras som investeringar (se avsnitt 3.1) är föremål för beslut enligt kommunens ordinarie investeringsprocess.
Enligt uppdragsbeskrivningen för fastighetsavdelningen ska en angiven prioriteringsordning följas. Nedan illustreras prioriteringsordningen, där röd innebär prioriterade åtgärder, gul innebär att åtgärder kan prioriteras efter särskild bedömning och grön prioriteras ej.
Externa
hyresgäster Prioriterade
fastigheter Avvecklingsfastigheter 1. Personsäkerhet
2. Driftsäkerhet/tillförlitlighet 3. Myndighetskrav
4. Byggnadens klimatskärm och goda bestånd
5. Inre ytskikt 6. Yttre miljö
Tabell 2: Prioriteringsordning underhåll. Färgerna har redigerats.
Det framgår inte av underhållsplanen hur åtgärderna är prioriterade enligt listan. Vid intervju uppges att prioriteringsordningen endast används när man anser att det inte finns tillräckligt budgetutrymme, vilket inte är fallet.
Uppföljning av underhållsåtgärder sker årligen
Sedan 2016 återrapporterar fastighetsavdelningen till tekniska nämnden vilka utförda underhållsåtgärder som genomförts under året. Återrapporteringen består av en ekonomisk sammanställning avseende årets utfall i förhållande till budget, samt en lista över genomförda underhållsåtgärder.
Diagram 2: Budget och utfall planerat underhåll (drift och investering) 2016–2020.
I ovanstående graf redovisas budget och utfall för det planerade underhållet mellan 2016 och 2020 (endast budget för 2020). I grafen har budget för planerat underhåll, investeringar och drift, beaktats. Som framgår av grafen upparbetas i stort de resurser som tilldelas fastighetsavdelningen för respektive år. En genomgång av inskickat underlag, underhållsplan 2019 och utförda underhållsåtgärder, visar att ca 60 procent av underhållsplanen genomfördes. Detta kan jämföras med att 102 procent av budgeten upparbetades. Den främsta anledningen till att underhållsåtgärder inte genomförts enligt plan är att de har flyttats fram.
Vid intervju uppges att organisationen klarar av att utföra underhållsplanerna, dock skulle det krävas mer personal om planerna framöver skulle bli mer omfattande.
Livscykel-kalkyler tas fram vid inköp och investeringar
LCC-kalkyler används enligt uppgift av fastighetsavdelningen i samband med inköp och i investeringsplanering. Det finns ingen rutin som fastställer att eller hur LCC-kalkyler ska användas men enligt de intervjuade har projektledarna i uppgift att använda metoden i sitt arbete. Enligt ett mottaget exempel på LCC-kalkyl utgår fastighetsavdelningen från en övergripande modell där investeringskostnad, avskrivningstid, ränta och hyreskostnad beaktas. Ett av förslagen i utvärderingen av internhyressystemet var:
Öka fokus på underhållsfrågorna i budgetarbetet och i den löpande uppföljningen, bla ur ett livscykelperspektiv.
3.3.1. Bedömning
Granskningen visar att det saknas en tydlig systematik för planering av fastigheternas underhåll. Det saknas även en långsiktig planering avseende fastighetsunderhållet. Vi bedömer att det är en brist att tekniska nämnden endast har en underhållsplan som sträcker sig 1 år framåt. Detta bedömer vi vara brist med bakgrund av vad som framgår av praxis, där långsiktiga underhållsplaner anses utgöra en viktig del i att tidigt kunna förutspå anhopningar av åtgärder och i att synliggöra det reella underhållsbehovet. Vi bedömer vidare att det är en brist att det med bakgrund av de målsättningar som framgår av avsnitt 3.1 som fastställer att fastighetsförvaltningen ska ha ett långsiktigt perspektiv.
Utöver detta menar vi att avsaknaden av ett fastighetssystem kan utgöra en risk att information och dokumentation kring fastigheterna inte säkras. Organisationen använder ett verksamhetssystem för att dokumentera genomförda kontroller, åtgärder och felanmälningar, dock framgår av granskningen att system inte innehåller information om samtliga fastigheter.
Inom ramen för granskningen har vi inte mottagit dokumentation som beskriver och fastställer
80 96 87 90 90 100
88 81 92
2016 2017 2018 2019 2020
Kr/kvm
Planerat underhåll
Budget Utfall
hur underhållsprocessen ska gå till, utöver de skrivningar som finns rörande internhyressystemet. Tekniska nämnden har enligt sitt reglemente ansvar för underhåll och upprättande av underhållsplaner för kommunens fastigheter, vi bedömer att arbetssätt och rutiner för detta bör dokumenteras.
Granskningen visar vidare att den fastställda prioriteringsordningen inte används aktivt vid planering av underhållsåtgärder. Det finns inte heller någon dokumentation som visar vilka åtgärder som det finns behov av att genomföra, men som inte tas med i underhållsplanen.
Prioriteringsordningen kategoriserar även fastigheterna i tre kategorier, det har av granskningen inte framgått om tekniska nämnden har gjort en sådan kategorisering av fastighetsbeståndet. Vi bedömer att tekniska nämnden bör tydliggöra hur prioritering av underhållsåtgärder ska genomföras. Att underhållsåtgärder prioriteras bort är en naturlig del av underhållsprocessen och vi bedömer att det bör framgå vilka dessa åtgärder är och varför de har prioriterats bort.
Vidare indikerar uppföljning av ekonomin att underhållsplanen följs, i den mån att resurserna upparbetas. Den uppföljning som sker av fastighetsunderhållet redovisar dock inte vilka åtgärder som genomförts i relation till den ursprungliga planen utan är endast en sammanställning av genomförda åtgärder. Det går därmed inte att utläsa om planen har följts.
Vi bedömer därför att tekniska nämnden kan stärka uppföljningen av fastighetsunderhållet, i syfte att följa upp genomförandet. Detta kan med fördel kompletteras med uppföljning av nyckeltal som har bäring på fastighetsunderhållet och eventuella målsättningar.
3.4. Hyresgästernas synpunkter
Samverkan med hyresgäster
Som tidigare nämnt sker årliga samverkansmöten mellan fastighetsavdelningen och representanter från verksamheterna (hyresgäster). Utöver detta deltar fastighetschefen vid ledningsmöten framförallt på socialförvaltningen och förvaltningen för utbildning, kultur och fritid. På nämndsnivå träffas tekniska nämndens arbetsutskott och övrigs nämnders arbetsutskott en gång per år för att stämma av fastighetsfrågor såsom underhåll.
Nöjd-kund-undersökning genomförs av extern leverantör
Utöver de ovan nämnda mötena genomförs även en enkätundersökning avseende hyresgästernas uppfattning kring fysisk miljö, kundvård och service. Sedan internhyressystemets införande 2013 har den genomförts fem gånger. Vid intervju uppges att enkäten framöver kommer att genomföras varje år. Den senaste undersökningen genomfördes under 2019.
En sammanställning av resultatet från samtliga mätningar gjordes i samband med utvärderingen av internhyressystemet. Utifrån detta konstaterades att resultaten hade förbättrats över tid.
Nöjd-kund-index har ökat över tid
Leverantören har arbetat fram en modell som bygger på skattningar av data från flertalet deltagande kommuner. 2019 års enkät besvarades av totalt 59 respondenter vilket gav en svarsfrekvens om 77 procent.
Enkäten är uppbyggd av tio delområden såsom kundvård och personlig service, felanmälan, inre skötsel, drift och underhåll samt yttre skötsel och underhåll. Inom varje delområden finns ett antal frågor, svaren på dessa frågor räknas om till ett betyg på en skala 0-100. Två sammanvägda index tas fram.
Totalindex: hyresgästens totalbetyg på lokalernas fysiska miljö och service. I detta index ingår även nöjdkundindex.
Nöjdkundindex. Hyresgästens totalbetyg på fastighetsfunktionen som värd.
För Totalindex och Nöjdkundindex bedöms ett betyg mellan ca 0-30 som mycket svagt, ett betyg mellan ca 30-50 bedöms som svagt, ett betyg mellan ca 50-70 bedöms som medel, ett betyg mellan ca 70-80 bedöms som starkt och ett betyg mellan ca 80-100 bedöms som excellent. I nedanstående grafer redovisas utfallet för de två sammansatta indexen, under de år som enkäten genomförts.
Diagram 3: Nöjd-kund-index och Totalindex, utfall 2013-2016
Under de två första åren indikerade utfallet ett svagt betyg för NKI, som sedan förstärkts till ett medelbetyg under 2017–2019. Vid en jämförelse med andra kommuner ligger Lomma strax över den nedre kvartilen, och därmed under medel som uppgick till 55. För totalindexet ligger kommunen något högre och över medel på 53.
Över tid har enkätsvar rörande lokaler och ansvarsfördelning förbättrats. Resultatet från 2019 visar att svar rörande äldreomsorgen gavs högst NKI (54) och svar rörande förskolan gav lägst NKI (41).
Fortsatt arbete med att förbättra kunddialogen
Inom kategorin kunddialog (kopplas till NKI), finns sex kvaliteter som förklarar betyget. I nedan graf redovisas det sammanlagda betyget per lokaltyp och det totala betyget för Lomma kommun (45). Som referens anges att ett betyg mellan 50-60 utgör medel. Detta innebär att Lomma totalt ligger under medel, vilket kategoriseras som ett svagt betyg.
43 46 52 50
2013 2015 2017 2019
NKI
49 50 54 55
2013 2015 2017 2019
Totalindex
Diagram 4: Kunddialog, utfall per lokaltyp 2019.
Vid en jämförelse mellan lokaltyperna (verksamheter), framgår att äldreomsorg och grundskola ger höga betyg, medan övriga lokaler och förskola ger lägre betyg. Sedan mätningen började 2013 har resultaten avseende kunddialog indikerat att detta är ett utvecklingsområde och leverantören har rekommenderat fastighetsavdelningen att arbeta vidare med detta. Resultatet för kunddialog har dock förbättrats sedan 2013, då det totala betyget för kommunen låg på låga 33.
En av de sex kvaliteterna som ligger bakom kunddialogen är hänsyn till era önskemål om underhåll av lokalerna. För förskola, äldreomsorg och övriga lokaler ges ett sämre betyg i jämförelse med 2017 avseende denna kvaliteten. För övriga (grundskola och förvaltningslokaler) har betyget förbättrats. Det sammanvägda betyget ligger på samma nivå som 2017, 45.
Vidare finns en kvalitet som benämns möjligheter att påverka långsiktiga planer av underhåll och åtgärder. Förskola och övriga lokaler ger ett sämre betyg 2019 jämfört med 2017. Övriga verksamheter ger ett högre betyg, totalt har betyget ökat från 34 till 38.
Jämförelsevis låga betyg för skötsel, drift och underhåll
Ytterligare en kategori som förklarar NKI är skötsel, drift och underhåll. Kategorin består av inre och yttre skötsel, drift och underhåll. 2019 fick kategorin det sammanvägda betyget 42, vilket bedöms vara svagt och nära mycket svagt. I en jämförelse med andra kommuner ligger Lomma i den nedre kvartilen på plats 71 av 80.
Diagram 5: Skötsel, drift och underhåll utfall per lokaltyp 2019.
52 46 44 39 36 45
Kunddialog
44 38 44 52
38 42
Äldreomsorg Grundskola Äldreomsorg Övriga lokaler Förskola Lomma totalt
Skötsel, drift & underhåll
I grafen ovan redovisas det sammanlagda betyget per lokaltyp. För att höja betyget anges i enkätsammanställningen att följande områden bör prioriteras:
Löpande tillsyn och skötsel av lokalerna
Lokalernas underhållsskick
Enkätleverantörens generella rekommendation till fastighetsavdelningen är att arbeta vidare med att utveckla kunddialog och kundvård. I samband med utvärderingen av internhyressystemet lyftes även detta, då en slutats var att fastighetsavdelningen bör arbeta fram en handlingsplan för ökas dialog kring skötsel och underhåll mellan hyresvärd och hyresgäst.
3.4.1. Bedömning
Vi bedömer att tekniska nämnden har säkerställt att det finns möjligheter för verksamheterna att påverka underhållsplaneringen, primärt genom samverkanmöten. Därutöver bedömer vi att enkäten utgör ett bra verktyg i arbetet med att löpande utvärdera nämndens arbete med underhåll, drift och samverkan. Det finns inga instruktioner för hur resultatet av enkäten ska behandlas. Vi bedömer att tekniska nämnden bör säkerställa att enkätresultatet används, och fastställa hur det ska användas, i syfte att utveckla arbetet.
Enkätresultatet visar att Lomma kommun får jämförelsevis låga betyg avseende dialogen med hyresgästerna. Vi ser positivt på att detta även har identifierats i utvärderingen av internhyressystemet.
4. Sammanfattande bedömning
Vår sammanfattande bedömning är att tekniska nämnden inte i tillräcklig utsträckning bedriver en tillfredställande styrning och kontroll av fastighetsunderhållet. Vi grundar vår bedömning på att det saknas flera av de delar som utgör grunden för en systematisk underhållsplanering.
Vi bedömer att tekniska nämnden inte har säkerställt att det är tydligt vad fastighetsunderhållet ska syfta till. Granskningen visar att det finns flertalet målformuleringar som rör fastighetsunderhållet och fastighetsförvaltningen. Dessa har dock inte brutits ned och definierats, varpå det inte framgår på vilket sätt de är styrande för underhållsarbetet. Vi bedömer därför att tekniska nämnden behöver stärka styrningen av fastighetsunderhållet och tydliggöra ambitionsnivån.
Vidare är det vår bedömning att de utredningar avseende underhållsbehoven som genomförs inte är tillräckliga för att ge en heltäckande bild av det reella behovet. Utredningen av underhållsbehoven baseras i stort på egenkontroller och inspektioner som genomförs till följd av myndighetskrav. Vi bedömer att dessa kontroller kan utgöra en del men att underhållsplaneringen behöver baseras utredningar som syftar specifikt till att bedöma underhållsbehov och tillstånd. Det är dock positivt att en statusbedömning av fastigheterna har genomförts under 2019, vi bedömer att detta kan utgöra ett underlag för nämnden att arbeta vidare med.
Avseende underhållsplaneringen bedömer vi att det är av vikt att tekniska nämnden säkerställer att det finns planer på lång sikt, så väl som på kort sikt. I dag finns endast en övergripande underhållsplan som sträcker sig över 1 år, vilket vi bedömer är en brist. Vi grundar vår bedömning på vad framgår av praxis, där långsiktiga underhållsplaner anses utgöra en viktig del i att tidigt kunna förutspå anhopningar av åtgärder och i att synliggöra det reella underhållsbehovet. Samt med bakgrund av de målsättningar som framgår av avsnitt 3.1 som fastställer att fastighetsförvaltningen ska ha ett långsiktigt perspektiv.
Vi bedömer att det inte sker en tillräcklig uppföljning av fastighetsunderhållet. Nämnden bör säkerställa att uppföljningen redovisar i vilken utsträckning underhållsplanen har följts.
Därutöver bör uppföljningen kompletteras med relevanta nyckeltal eller motsvarande, som har bäring på fastighetsunderhållet, för att nämnden ska kunna säkerställa en tillräcklig kontroll.
Avslutningsvis vill vi uppmärksamma att utvärderingen av internhyressystemet föreslår flertalet åtgärder och förändringar som går i linje med de bedömningar som görs i denna granskning.
Vi vill därför understryka vikten av att det arbetet fortgår.
Revisionsfrågor Svar
Har nämnden definierat vilken kvalitativa standard som underhållet ska upprätthålla för fastighetsbeståndet?
Nej.
Vi kan konstatera att det finns flertalet
målbeskrivningar som berör fastighetsunderhållet. Vi bedömer dock att tekniska nämnden inte har
säkerställt att dessa har verkat styrande i tillräcklig utsträckning. Samt att nämnden inte tagit initiativ till att formulera egna mål eller strategier.
Genomförs löpande och periodiska inspektioner och riskbedömningar av kommunens fastighetsbestånd?
Delvis.
Behovsutredningen baseras i stort på de kontroller som ska genomföras med anledning av
myndighetskrav. De statusbedömningar som
genomförts under 2019 är övergripande och avser inte
väsentliga delar såsom installationer, vilket vi bedömer vara en brist. Trots detta bedömer vi att det är positivt att tekniska nämnden har tagit initiativ till att genomföra statusbedömningar som kan indikera ett generellt skick för fastighetsbeståndet.
Vår bedömning är att tekniska nämnden behöver stärka och systematisera arbetet med att utreda underhållsbehovet.
Finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll för beståndet?
Har nämnden gjort bedömning av omfattning av en eventuell
underhållsskuld?
Nej.
Granskningen visar att det inte finns riskbedömningar avseende eftersatt underhåll. De intervjuade uppger i olika utsträckning att underhållet är tillräckligt. Vi menar att avsaknaden av en heltäckande utredning av underhållsbehovet medför att det inte går att fastställa om det finns en eventuell underhållsskuld. I förläningen bedömer vi att detta utgör en risk som tekniska
nämnden bör hantera.
Finns system för planering av fastigheternas långsiktiga underhåll och följs i så fall beslutad underhållsplan?
Nej.
Granskningen visar att det saknas ett en tydlig systematik för planering av fastigheternas underhåll.
Det saknas även en långsiktig planering avseende fastighetsunderhållet. Vi bedömer att det är en brist att tekniska nämnden endast har en underhållsplan som sträcker sig 1 år framåt. Detta bedömer vi vara brist med bakgrund av vad som framgår av praxis, där långsiktiga underhållsplaner anses utgöra en viktig del i att tidigt kunna förutspå anhopningar av åtgärder och i att synliggöra det reella underhållsbehovet.
Vidare indikerar uppföljning av ekonomin att underhållsplanen följs, i den mån att resurserna upparbetas. Den uppföljning som sker av
fastighetsunderhållet redovisar dock inte vilka åtgärder som genomförts i relation till den ursprungliga planen utan är endast en sammanställning av genomförda åtgärder. Det går därmed inte att utläsa om planen har följts.
Görs LCC-kalkyler för fastigheterna?
Delvis.
LCC-kalkyler tas fram vid investeringar i fastigheter och i samband med inköp. Det finns dock inga rutiner som fastställer att sådana kalkyler ska tas fram, hur de ska utformas eller när de ska tas fram.
Ges verksamheterna möjlighet att påverka
underhållsplaneringen och följs deras åsikter om lokaler upp?
Ja.
Vi bedömer att tekniska nämnden har säkerställt att det finns möjligheter för verksamheterna att påverka underhållsplaneringen, primärt genom
samverkanmöten. Därutöver bedömer vi att enkäten utgör ett bra verktyg i arbetet med att löpande
utvärdera nämndens arbete med underhåll, drift och samverkan. Det finns inga instruktioner för hur resultatet av enkäten ska behandlas. Vi bedömer att tekniska nämnden bör säkerställa att enkätresultatet används, och fastställa hur det ska användas, i syfte att utveckla arbetet.
Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi tekniska nämnden att:
Stärka den strategiska styrningen av fastighetsunderhållet.
Säkerställa att det sker en tillräcklig och heltäckande utredning av underhållsbehoven.
Säkerställa att det finns en långsiktig underhållsplanering.
Fastställa arbetssätt, rutiner och processer för fastighetsunderhållet.
Stärka uppföljningen av fastighetsunderhållet.
Lomma den 23e mars 2020
Lars Eriksson Emmy Lundblad
EY EY
Bilaga 1: Källförteckning
Intervjuade funktioner:
Samhällsbyggnadschef
Fastighetschef
Driftchef
Tre fastighetstekniker
Ekonomichef
Dokument:
Kommunfullmäktiges budget 2019 och 2020
Handbok internhyressystemet
Uppdragsbeskrivning balansenheten/tekniska nämnden
Utvärdering av internhyressystemet
Statusbesiktning skolor, förskolor och sammanfattning skolor
Riktlinjer för komponentavskrivning Lomma kommun
Samverkanshäfte
Underhållsplan 2020
Utförda underhållsåtgärder 2019
Uppföljning energiförbrukning 2019
Verksamhetsplan samhällsbyggnadsförvaltningen 2019 och 2020
Verksamhetsplan fastighetsavdelningen
Budget och utfall underhåll 2016-2019
