Datum 2017-01-25
Upprättad av Linnea Hagblom
Uppföljning av kommunikation,
Tillväxtverkets kontor i Västsverige
Enheten Vä stsverige Jänuäri 2017
Kontäkt: Tillvä xtverkets kontor i Go teborg
Sammanfattning
Under ho sten 2016 skickädes en enkä t ut till de projekt som beviljäts sto d frä n EU:s regionälä strukturfondsprogräm i Vä stsverige. Syftet vär ätt fä ngä upp hur
kommunikätionen mellän Tillvä xtverket och projekten fungeräde och om det fänns nä grä utmäningär eller fo rbä ttringsmo jligheter.
82 % äv mä lgruppen sväräde pä enkä ten, och en stor ändel kommenteräde ocksä frä gornä. Utifrä n svären gick det ätt drä fler slutsätser. I stort fungerär
kommunikätionen vä l och 85 % äv de svärände änser ätt de fä tt relevänt sto d frä n Tillvä xtverket. Dettä grundäs till stor del i personlig kontäkt. De projektspecifikä introduktionsmo tenä uppskättäs frä mst äv projektledärnä, och de uppskättär ocksä mo jligheten till snäbb respons och brä diskussion med myndigheten. Ekonomernä i projekten änvä nder i ho gre gräd Tillvä xtverkets händbok, jä mfo rt med projektledärnä.
Händboken änvä nds äv nä stän ällä, men fä r kritik äv flerä, fo r ätt det ä r svä rt ätt hittä relevänt informätion. Räpporteringssystemet Min Anso kän fä r skärp kritik, frä mst äv ekonomernä i projekten, och bä de systemet i sig och hänteringen äv systemet beho ver fo rbä tträs. Uto ver dettä finns det ett äntäl konkretä fo rsläg pä fo rbä ttringär och ett stort äntäl positivä kommentärer frä n de svärände.
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 2
Innehållsförteckning ... 2
Bakgrund ... 3
Ö vergripände frä gestä llningär ... 3
Resultat ... 4
Vem sväräde? ... 4
Hur fungerär sämärbetet i stort? ... 4
Här Tillvä xtverket gett relevänt sto d? ... 5
Introduktionsmo te ... 5
Händbok fo r EU-projekt ... 6
Räpportering i Min Anso kän ... 8
Ö vrigä kommentärer runt informätion, kommunikätion och sämärbete ... 9
Analys ... 11
Ö vergripände informätion och kommunikätion ... 11
Introduktionsmo ten ... 11
Tillvä xtverkets händbok ... 12
Räpportering i Min Anso kän ... 12
Ö vrigä medskick frä n kommentärernä ... 13
Slutsatser ... 14
Förbättringsförslag ... 14
Bilaga 1 - Enkäten ... 15
Bakgrund
Under ho sten 2016 genomfo rdes den fjä rde utlysningen inom EU:s regionälä
strukturfondsprogräm i Vä stsverige, fo r progrämperioden 2014-2020. 29 projekt häde beviljäts sto d, dä r nä grä vär i uppstärtsfäs och nä grä häde kommit lä ngre in i
genomfo rändet. Ungefä r 45 % äv progrämmets medel häde beviljäts till projekt och det fänns behov äv ätt se o ver sä tten ätt kommunicerä med projekten. Dettä äv flerä änledningär:
- Tillvä xtverket häde en tid tillbäkä länserät en ny webb-pläts, med en händbok fo r EU-projekt
- Arbetssä ttet fo r introduktion till projekt häde ä ndräts frä n fo regä ende progrämperiod, dä r händlä ggäre och ekonom beso kte projekten fo r introduktion istä llet fo r ätt hä generellä informätionsseminärier
- Det häde i flerä projekt uppstä tt frä gor och otydligheter, dä r kommunikätion vär en äv nycklärnä fo r ätt lo sä problemen
Dä rfo r skäpädes en enkä t med mä lgruppen ekonomer och projektledäre i sämtligä projekt finänsieräde äv EU:s regionälä fond i Vä stsverige. Syftet vär ätt fä en bild äv hur mä lgruppen ser pä kommunikätionen och fä feedbäck pä hur ärbetet kän fo rbä tträs.
Enkä ten skickädes ut per mäil, med en pä minnelse som gick ut efter en veckä. Totält häde mä lgruppen tvä veckor pä sig ätt svärä. Enkä ten gick ut till 54 personer. I nä grä projekt vär det fler ä n tvä personer som fick enkä ten, dä fler ä n en häde häft tä t kontäkt med Tillvä xtverket. I nä grä fäll vär det en ekonom som ärbetäde i fler ä n ett projekt.
Totält bero rdes 28 projekt, dä projektet inom finänsiellä instrument inte händlä ggs frä n kontoret i Vä stsverige. Sistä dätum ätt svärä vär 22 november 2016.
Övergripande frågeställningar
- Hur ser projekten pä sämärbetet med Tillvä xtverket?
- Finns det nä got som kän fo rbä tträs runt kontorets kontäkt med pä gä ende projekt?
Resultat
Vem svarade?
Enkä ten skickädes ut till 54 personer och 45 svär kom in, vilket innebä r ätt 83 % äv mä lgruppen sväräde. Dettä visär pä ett stort engägemäng frä n projekten och mä ngä kommenteräde i de o ppnä frä gornä.
Fo rdelningen hos de svärände vär jä mn mellän ekonomer och projektledäre, dä r de tvä som ängett ”ännän” nedän kodäts som projektledäre, utifrä n deräs o vrigä kommentärer.
Drygt hä lften äv de svärände änger ätt de tidigäre ärbetät med regionälfondsprojekt.
Det ä r endäst fyrä äv ekonomernä som inte ärbetät i likände projekt innän, till skillnäd frä n projektledärnä dä r 14 äv 25 inte ärbetät i regionälfondsprojekt innän.
Hur fungerar samarbetet i stort?
I enkä ten vär frä gän ”Hur tycker du ätt sämärbetet med Tillvä xtverket fungerär?” Sväret ängävs pä en skälä, 1-6, dä r 1 vär Mycket brä och 6 vär Mycket dä ligt. Ingen svärände här ängett 6 som svär, och i diägrämmet nedän kän ni se fo rdelningen.
60 % äv de svärände här ängett 1 eller 2 som svär, vilket kän tolkäs som ätt de flestä svärände änser ätt det fungerär mycket brä eller brä. I diägrämmet ovän främgä r ätt projektledärnä här en mer positiv syn ä n ekonomernä i projekten. Ekonomernä ä r mer kritiskä, och 40 % här ängett fyrä eller fem pä skälän, vilket ä ven spegläs i svären i kommände frä gor. Det ä r fem svärände som här ängett 5 som svär, vilket kän tolkäs som ätt de änser ätt sämärbetet fungerät dä ligt.
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ekonom Projektledare
Hur tycker de svarande att samarbetet med Tillväxtverket fungerar?
1 2 3 4 5
Vemsvarade?
Ekonom Projektledare Annan
Har Tillväxtverket gett relevant stöd?
85 % äv de svärände änger ätt de tycker Tillvä xtverket här gett relevänt sto d.
Tvä personer o nskär mer personlig kontäkt och
”bollning äv frä gor”, exempelvis runt sto dberä ttigände kostnäder. En äv dessä tvä skriver ätt det ä r fo r mycket hä nvisningär till webben, dä r lä nkädressernä ”älltfo r oftä inte fungerär”. En person skriver ”Ö nskär hjä lp ätt hittä informätion istä llet fo r bärä hä nvisningär till händbo cker och websidor.”
En person häde velät hä introduktionsmo tet tidigäre, dä informätionen kom fo r sent in i projektet och dettä orsäkäde en del problem i uppstärt. En ännän lyfter ätt fo rutsä ttningärnä fo r projektet här fo rä ndräts under projekttiden, vilket värit orsäken till ätt hen inte änsä g ätt projektet fä tt relevänt sto d.
Av de sju personer som ängäv Nej här tre inte deltägit pä ett inledände introduktionsmo te och en minns inte om de värit med. Tvä äv dem kommenterär ätt det skulle hä värit brä ätt värä med pä dettä.
Introduktionsmöte
I stärten äv projekt go rs ett beso k pä pläts hos projektet fo r ätt gä igenom informätion om redovisning och räpportering. Det ä r en omfättände presentätion som händlä ggäre och ekonom pä Tillvä xtverket go r, med mo jlighet till diskussion runt projektspecifikä frä gor. Dettä källäs fo r introduktionsmo te och genomfo rs vänligtvis under projektets fo rstä veckor.
35 äv de svärände här deltägit pä ett introduktionsmo te, ä ttä personer här inte deltägit och tvä minns inte om de här deltägit. I de fo ljände tvä diägrämmen inkluderäs endäst svären frä n de som deltägit. Svären änges pä en skälä, 1-6, dä r 1 vär Mycket givände och 6 vär Inte älls givände.
Projekten här gett spriddä svär, dä r de flestä här ängett 1 eller 2, vilket kän tolkäs som ätt mäjoriteten tyckt ätt mo tet vär mycket givände eller givände. Det gä r ätt utlä sä ätt projektledärnä i stort här fä tt ut mer äv mo tet, jä mfo rt med ekonomernä.
Det ä r endäst tvä personer som här ängett 5 pä skälän, och fyrä personer som här ängett
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Ekonom Projektledare
Hur givande var introduktionsmötet?
[Inget svar] 1 2 3 4 5
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Har Tillväxtverket gett relevant stöd?
Ja Nej
4 som svär. En äv de som här ängett fem kommenterär mo tet med ”Brä och givände mo te som gäv oss som ’nybo rjäre’ mycket brä informätion”. Dettä kän tydä pä ätt personen här klickät fel i skälän. En svärände som här ängett fyrä efterfrä gär en viss typ äv informätion som inte togs upp pä mo tet. Ingen här sätt en sexä som svär, dvs ätt mo tet inte älls vär givände.
Av bä de svär och kommentärer främgä r tydligt ätt kontäkten med Tillvä xtverket här värit det viktigäste de tog med sig frä n introduktionsmo tet. Svären skiljer sig mellän rollernä i projektet, dä r sto rre ändel äv projektledärnä här ängett kontäkten med Tillvä xtverket som viktig, till skillnäd frä n ekonomernä som lyfter rutiner runt änso kän om utbetälning. Projektledärnä lyfter ocksä i ho gre gräd frä gor som roller och änsvär, uppfo ljning och stätssto d.
Tvä äv projekten lyfter ätt det vär brä med ett ”o vergripände” mo te, och ett äv dessä här häft ytterligäre ett mo te med mer teknisk genomgä ng äv änso kän om utbetälning. Den respondenten som ängett ”ännät” i diägrämmet ovän här definierät dettä med
”Helheten, informätionen och engägemänget hos personälen”.
Sämmänfättningsvis kän svären tolkäs som ätt mo tet ä r givände fo r mäjoriteten äv projekten, frä mst fo r ätt etäblerä en relätion till de projektänstä lldä, men ocksä fo r ätt ge en o versikt och en orientering i rutiner och änsvärsfo rdelning.
Handbok för EU-projekt
Tvä frä gor behändläde Tillvä xtverkets händbok fo r EU-projekt. Den fo rstä händläde om hur mycket mä lgruppen änvä nde händboken. 1 betydde mycket och 6 Inget älls. Det ä r fem personer som här ängett ätt de inte änvä nder den älls, väräv en ä r ekonom och resterände ä r projektledäre. Det finns en tydlig skillnäd hä r, dä r ekonomernä här änvä nt händboken i ho gre gräd ä n väd projektledärnä här.
Vad var det viktigaste målgruppen tog med sig från introduktionsmötet?
Information om Tillväxtverkets handbok för EU-projekt
Kontakten med handläggare/ekonom på Tillvaxtverket
Roller och Ansvar
Rutiner runt ansökan om utbetalning Stödberättigande kostnader Annat
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ekonom Projektledare
Hur mycket har målgruppen använt sig av Tillväxtverkets Handbok för EU-projekt?
1 2 3 4 5 6
Det ä r fem personer som här ängett 6 pä skälän, vilket innebä r ätt resterände 39 personer här änvä nt händboken, i olikä gräd. Det ä r en äv ekonomernä som ängäv ätt den inte älls änvä nt händboken (6 pä skälän).
Den ändrä frä gän ro rde hur enkelt eller svä rt det vär ätt hittä relevänt informätion i händboken, diägrämmet nedän. Det vär en skälä pä 1 till 6, dä r 1 vär enkläst och 6 vär svä räst.
Av de som änvä nt händboken ä r det en knäpp tredjedel som här ängett 1 eller 2, vilket kän tolkäs som ätt de tycker den ä r enkel ätt änvä ndä. Hä lften här ängett 3 eller 4, vilket kän tolkäs som en mer neuträl hä llning. De resterände nio personernä här ängett 5 eller 6, vilket kän tolkäs som ätt de tycker det ä r svä rt ätt hittä relevänt informätion.
Det främkommer i diägrämmet ovän ätt projektekonomernä i ho gre gräd tycker det ä r enkelt, jä mfo rt med projektledärnä. Hä r fo ljer nä grä äv kommentärernä som inkommit runt hemsidän:
En person kommenterär ätt hen inte häft behov äv händboken och en ännän person skriver ätt hen inte kä nde till ätt den fänns.
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ekonom Projektledare
Hur enkelt/svårt är det att hitta relevant information på hemsidan?
[Inget svar] 1 2 3 4 5 6
Rapportering i Min Ansökan
En centräl del i uppfo ljning äv projekten, bä de ur ett ekonomiskt och ur ett resultätmä ssigt perspektiv, ä r räpporteringen till Tillvä xtverket. Den bestä r äv en änso kän om utbetälning äv medel och tillho rände lä gesräpport och skickäs in genom det digitälä systemet min Anso kän. I enkä ten fick projektledäre och ekonomer änge hur de tyckte räpporteringen fungeräde, dä r 1 betydde Mycket brä och 6 Mycket dä ligt.
Hä r främkommer en betydände skillnäd mellän projektledäre och ekonomer, dä r mer ä n 50 % äv ekonomernä här ängett 4-6, som ä r under medel, till skillnäd frä n
projektledärnä, dä r det ä r 35 % som ängett 4-6 pä skälän. Dettä spegläs ä ven i kommentärernä. Det ä r totält tio personer som ängett 5 och 6, de lä gstä betygen.
Frä gän här engägerät de svärände och 23 personer (o ver hä lften) här ocksä lä mnät en kommentär. A ttä äv de som kommenterät vär projektledäre, dä r kommentärernä ä r bländäde. Fo ljände ä r nä grä äv kommentärernä som här kommit frä n projektledärnä:
Sämmänfättningsvis kän sä gäs ätt projektledärnä här olikä bilder äv hur räpporteringen fungerär, med det tydligäste medskicket fo r fo rbä ttring ä r ätt mällärnä kän fo rtydligäs.
Tvä personer skriver ätt det ä r brä med feedbäck pä lä gesräpporten frä n händlä ggären.
Det finns ä ven en svä righet i systemet, enligt den sistä kommentären ovän, som syftär till ätt det inte gä r ätt hä tvä änso kningär om utbetälning som pä gä r sämtidigt. En person kommenterär ätt hemsidän ä r otymplig och ätt Tillvä xtverket borde ärbetä pä änvä ndärvä nligheten.
En stor ändel äv projektekonomernä här kommenterät, 15 äv svären kommer frä n dem.
Tretton äv kommentärernä nä mner de ätt systemet ä r krä ngligt och inte fungerär brä.
De beskriver buggär, lä ngsämhet och ätt det ä r tidskrä vände ätt lä ggä in ällt i systemet.
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ekonom Projektledare
Hur har rapporteringen till Tillväxtverket fungerat?
1 2 3 4 5 6
Fo ljände cität ä r ett urväl äv ekonomernäs kommentärer:
Flerä personer lyfter ätt det fo rsvä rär ätt inte kunnä ärbetä i systemet innän utbetälning ä r gjord. Genomgä ende kän utlä säs ätt den personligä kontäkten fungerät brä, men ätt det ä r systemet som här fo rsvä rät.
Det ä r inte odelät negätiv kritik utän det ä r ocksä nä grä som tycker det fungerär brä eller mycket brä och i kommentärernä lyfter de ätt ”systemet fungerär brä nä r män vänt sig” och ätt det ä r ”Tydligä instruktioner- brä feedbäck pä frä gor”.
Övriga kommentarer runt information, kommunikation och samarbete
I slutet äv enkä ten vär det en o ppen frä gä, fo r ätt fä ngä upp o vrigä medskick och kommentärer frä n projekten. Det fänns ä ven en frä gä om vilken typ äv informätion projekten här säknät, de svären inkluderäs ocksä hä r. A ttä personer här svärät ätt de säknät nä gon typ äv informätion, vilket ä r 17 % äv de svärände. Hä r fo ljer en
sämmänfättning äv kommentärernä pä dels den slutligä o ppnä frä gän och dels frä gän om nä gon informätion säknäts. Totält här 18 personer svärät pä frä gornä genom ätt kommenterä.
En del äv kommentärernä ger positiv feedbäck, dä r flerä äspekter äv kontäkten med Tillvä xtverket lyfts. Det händlär om ätt de svärände upplever en god kontäkt med personälen pä Tillvä xtverket, ätt de fä r respons snäbbt och ätt det finns mo jlighet ätt resonerä runt olikä frä gor, dä r sto dberä ttigände kostnäder lyfts som exempel. En person skriver ätt hen uppskättär den räkä och ä rligä kommunikätionen som här värit och ätt det här underlä ttät i projektgenomfo rändet.
Ingen äv de positivä kommentärernä nä mner system eller hemsidä.
Det finns ä ven kritiskä kommentärer runt kontorets kommunikätion. En kommentär beskriver ätt den skriftligä kommunikätionen upplevs som byrä krätisk, men ätt det inte ä r fället i personlig kontäkt. En ännän kommenterä lyfter ätt ”till vissä delär kän
kommunikätionen värä vä l krä nglig, till grä nsen obegriplig”. En tredje svärände ätt hen häde o nskät ätt myndigheten skulle värä mer fokuseräd pä ätt hittä lo sningär ä n ätt
”fokuserä pä regelverk och hittä fel”.
Andrä kommer med konstruktiv feedbäck och änger o nskemä l runt kommunikätionen.
Det ä r tvä kommentärer som lyfter ätt det vore brä med lo pände informätionsträ ffär i olikä former, med syftet ätt ge rä d och sto d, ätt spridä informätion till nyä
projektänstä lldä och/eller ätt diskuterä projekten. En äv dessä tvä respondenter fo reslä r ett interväll pä tvä gä nger om ä ret, men det främkommer inte i kommentärernä om de menär gemensämmä trä ffär eller trä ffär med de enskildä projekten.
En person lyfter ätt det ä r viktigt med kontinuitet, ätt hä sämmä händlä ggäre och ekonom genom helä projekttiden.
En kommentär gä ller Min Anso kän, dä r det efterfrä gäs informätion pä fo rhänd om väd som kän gä fel i inlä mnändet äv änso kän om sto d och änso kän om utbetälning.
Den sistä kätegorin äv kommentärer ro r regelverk och sä dänt som myndigheten tägit stä llning till. Tvä kommentärer nä mner uppfo ljning och ätt myndigheten borde bistä i upphändlingen äv externä utvä rderäre, likt den modellen som ESF-rä det änvä nder sig äv. En äv de svärände motiverär dettä med ätt upphändlingär äv utvä rderäre oftä drär ut pä tiden dä det blir en lä ng upphändlingsprocess som ocksä kän o verklägäs.
Sämmänfättningsvis finns det i de o vergripände kommentärernä olikä ä sikter om
Tillvä xtverkets kommunikätion. Runt hä lften äv de som lä mnät en kommentär tycker det fungerär brä men nä grä kritiserär ätt kommunikätionen ä r krä nglig. En grupp här konstruktiv kritik med fo rsläg pä fo rbä ttringär i form äv fo rä ndräde ädministrätivä rutiner eller regelbundnä informätionsträ ffär.
Analys
Övergripande information och kommunikation
En stor del äv de tillfrä gäde här svärät, 83 %, vilket ä r en ho g svärsfrekvens. Det visär pä engägemäng och en viljä frä n projektä gärnäs sidä ätt fo rmedlä sinä ä sikter i frä gän.
Projektä gärnä i Vä stsverige här olikä bild äv hur kommunikätionen fungerär, med storä skillnäder i ä sikter. Nä grä tycker ätt kommunikätionen ä r kompliceräd och svä r, och men ändrä tycker ätt det fungerär brä och ätt personälen pä kontoret ä r lä tt ätt nä sämt ätt de snäbbt fä r svär pä frä gor.
Den skiftände bilden äv sämärbetet kän bero pä projektens skiftände behov. Vissä insätser beho ver mer sto d och diälog ä n ändrä och det händlär ocksä om olikä typer äv kommunikätion som beho vs. Dettä kän bero pä projektens storlek och komplexitet men ocksä pä vänä äv EU-finänsieräde projekt inom orgänisätionen. Tillvä xtverket beho ver änpässä informätionen efter de behov som finns i projekten.
Det ä r en utmäning ätt beskrivä komplexä regelverk och formulerä informätion korrekt utän ätt främstä som stelbentä och o verdrivet byrä krätiskä. Det ä r flerä svärände som beskriver kommunikätionen som god, ätt det ä r enkelt ätt ho rä äv sig till Tillvä xtverkets kontor och diskuterä olikä frä gor. Nä grä kommentärer ä r mer kritiskä och tycker ätt personälen ”letär fel” och det ä r svä räre ä n tidigäre ätt hä en brä diskussion. Dettä ä r ett medskick som diskuteräs pä kontoret och enkä tens svär ger ocksä händlä ggäre och ekonomer en sto rre fo rstä else fo r de som ärbetär i projekten.
En dimension ä r ocksä ätt lä ggä rä tt fo rvä ntningär. I enkä ten definierädes inte väd
”relevänt sto d” innebär, och svären visär dä pä ätt Tillvä xtverket här skäpät en rimlig fo rvä ntän pä vilket sto d och vilken informätion som myndigheten tillhändähä ller. En person här skrivit ” Nu upplevs det som ätt ni fokuserär pä regelverk och ätt hittä fel”, vilket tyder pä en missuppfättning runt fo rvä ntningärnä. Det ä r viktigt fo r myndigheten ätt hä en konstruktiv ton i diskussionernä, sämtidigt som Tillvä xtverket ä r en myndighet och ärbetär med just regelverk och gränskning äv projektens verksämhet.
Utifrä n ätt 85 % äv de svärände tycker ätt Tillvä xtverket här gett relevänt sto d kän dock slutsätsen dräs ätt kommunikätionen fungerär vä l och ätt informätionen ä r vä l
änpässäd efter projektens behov. Enkä ten ledde ocksä till ätt en äv projektledärnä ho rde äv sig och bäd om en enskild genomgä ng, som kunde genomfo räs pä kort värsel.
Introduktionsmöten
En del i ätt änpässä kommunikätionen efter värje projekt ä r de introduktionsmo ten som i de flestä fäll hä lls under projektens fo rstä veckor. I enkä ten främkommer det ätt de som deltägit pä mo tet i ho gre gräd änser ätt de fä tt relevänt sto d frä n Tillvä xtverket i genomfo rändet. Av de 35 svärände som änger ätt de deltägit pä ett mo te ä r det tre personer som änger ätt de inte fä tt relevänt sto d, vilket motsvärär 8 %. Av de ä ttä svärände som inte deltägit ä r det tre som inte tycker de fä tt relevänt sto d, vilket motsvärär 37 %. Det visär pä ätt äv de som deltägit pä introduktionsmo tet ä r en sto rre ändel no jd med Tillvä xtverkets kommunikätion, jä mfo rt med de som inte deltägit.
Sämtidigt ä r inte introduktionsmo te helä lo sningen dä nä grä som deltägit pä sä dänä änger ätt de inte fä tt det sto det som de änsett relevänt.
Väd som ä r främgä ngsrikt pä mo tet, kän sä gäs värä den personligä kontäkt som
etäbleräts pä mo tenä. Hä lften äv de svärände här ängett ätt det vär det mest givände pä
mo tet. Ett äntägände ä r ätt det ocksä ger grunden till en fortsätt god kommunikätion.
Att hä projektspecifikä mo ten ger sto rre mo jlighet ätt etäblerä den kontäkten, jä mfo rt med sto rre informätionsinsätser.
En ännän främgä ngsfäktor med introduktionsmo ten ä r ätt det ger mo jlighet ätt ge den o vergripände bilden äv fo rutsä ttningärnä, som flerä äv de svärände efterfrä gär i sinä kommentärer. Det ger ä ven sto rre mo jligheter fo r projektänstä lldä ätt hittä vidäre informätion och fo rstä helheten.
Tillväxtverkets handbok
Det finns ett behov äv ätt go rä det enkläre ätt hittä informätion online dä händboken upplevs som svä r ätt nävigerä pä och det ä r svä rt ätt hittä relevänt informätion fo r mä ngä. Projektledärnä upplever det svä räre ä n ekonomernä ätt hittä informätion, vilket kän bero pä ätt projektledärnä stä r info r ännän typ äv uppfo ljning och regelverk, exempelvis det runt stätssto d dä r rutiner i skrivände stund inte finns beskrivnä pä hemsidän.
Det finns ett sämspel mellän den personligä kontäkten och hemsidän, exempelvis kommentären som sä ger ätt det finns oklärheter med hemsidän, men ätt det ”fungerär ä ndä nä r män kän mäilä ekonom/händlä ggäre pä Tillvä xtverket och stä llä frä gornä direkt.” Ju otydligäre hemsidän ä r, desto fler frä gor dyker upp hos händlä ggäre och ekonom pä Tillvä xtverket, istä llet fo r ätt projektä gären hittär informätionen online. En tydlig hemsidä frigo r tid fo r händlä ggäre och ekonom och minskär tiden som lä ggs pä rent ädministrätivä frä gor fo r bä de projekten och myndigheten. Dettä sto ds ä ven äv en äv kommentärernä som lyder: ” Ö nskär hjä lp ätt hittä informätion istä llet fo r bärä hä nvisningär till händbo cker och websidor”.
En fo rbä ttring vore ätt sto ttä projektledäre och projektekonomer i ätt hittä informätion, exempelvis pä introduktionsmo tet. Sämtidigt ä r det flerä i projekten som lyfter ätt hemsidän ä r svä r ätt o verblickä och en ännän fo rbä ttringspotentiäl kän värä ätt lä ggä upp exempelvis en webkärtä med o versikt och mer text om hur informätion kän hittäs.
Utifrä n svären i enkä ten gä r det ätt se en korrelätion mellän de som änser ätt de fä tt relevänt sto d och de som änvä nt händboken mycket. Korrelätionen strä cker sig ä ven till svären pä hur enkelt eller svä rt de svärände upplever ätt det ä r ätt änvä ndä
Tillvä xtverkets händbok. Det innebä r ätt de som änger ätt de inte fä tt ällt relevänt sto d änvä nder inte hemsidän i likä ho g gräd som de som tycker ätt de fä tt relevänt sto d. Det visär pä hur viktigt det ä r ätt händboken fungerär vä l och ätt projektä gärnä fo rstä r innehä ll och upplä gg. Det ä r dock en korrelätion och gä r inte ätt pä visä om det finns ett orsäkssämbänd.
Rapportering i Min Ansökan
En stor del äv ekonomernä änger ätt räpporteringen inte fungerät brä, en bild som delvis deläs äv projektledärnä. Nä grä äv de svärände ger mycket skärp kritik och beskriver ätt systemet ”kräschär ällt som oftäst”. Det ä r en viktig del i sämärbetet med projekten och nä got som borde fungerä vä l. Ekonomernä ärbetär mer i systemet ä n väd projektledärnä go r, vilket ävspegläs i kommentärernä och visär ätt det ä r dä r problemen ligger. Enkä ten skickädes ut i november 2016 och flerä fo rbä ttringär här gjorts sedän dess, men kommentärernä understryker verkligen hur viktigt det ä r med ett stäbilt system utän buggär, dä r informätion om fo rä ndringär och eventuellä fel gä r ut till projektledäre och ekonom innän de beho ver lä ggä ono dig tid pä ätt ärbetä i systemet.
En fo rbä ttringsmo jlighet som lyfts främ ä r ätt det skä gä ätt bo rjä med räpporteringen innän beslut om utbetälning här gjorts, fo r ätt ge projekten mer tid med räpporteringen.
I o vrigt fokuserär de kritiskä kommentärernä pä ätt systemet skä fungerä smidigt, inte ärbetä lä ngsämt och inte innehä llä fel och buggär. Ett ännät fo rsläg som lyfts ä r ätt myndigheten skä värä tydligäre med vilkä typer äv fel som kän uppkommä, fo r ätt inte beho vä lä ggä ono dig tid i räpporteringen nä r det inte fungerär. En fo rutsä ttning fo r dettä ä r ä ven ätt händlä ggäre och ekonomer pä Tillvä xtverket fä r informätion om dettä och ä r vä l info rstä ddä i hur systemet fungerär, runt exempelvis uppdäteringär och ä ndringsbeslut, och hur det pä verkär sto dmottägärnäs räpportering.
I kommenterärnä främkommer ett äntäl konkretä fo rsläg pä fo rbä ttringär, uto ver de som nä mnts ovän:
- Go rä det mo jligt ätt pä bo rjä en änso kän om utbetälning medän den tidigäre änso kän händlä ggs äv Tillvä xtverket
- Go rä det mo jligt ätt lä ggä in negätivä täl i Min Anso kän - Go rä det enkläre ätt lä ggä till kostnädsslägen
- Skäpä mo jlighet ätt lä ggä in kommentärer i kostnädsredovisningen
Det ä r ingen som lyfter ätt det ä r positivt ätt Tillvä xtverket o vergä tt till ett elektroniskt system. Fler äv de som sväräde här värit med i tidigäre progrämperiod dä ällt skickädes in pä päpper. Dettä kän hä ätt go rä med fo rvä ntningär. En modern myndighet, sä som Tillvä xtverket, fo rvä ntäs hä ett digitält system som fungerär vä l.
Övriga medskick från kommentarerna
Uto ver de kommentärer och temän som lyft ovän här fler fo rbä ttringsfo rsläg kommit in, som ä r mer specifikä. Det händlär inte endäst om hur kommunikätionen sker, utän bero r ändrä typer äv sto d som Tillvä xtverket skulle kunnä bidrä med:
- Sto d i upphändling äv externä utvä rderäre, likt modellen Svenskä ESF-rä det här.
Dä r ä r det mo jligt fo r projekt ätt ävropä frä n en centrält gjord upphändling, vilket ho jer kvälite n pä utvä rderäre och go r det mo jligt fo r projekten ätt bo rjä med utvä rdering tidigäre.
- Informätionsträ ffär fo r nytillkomnä i projektet, med uppdäteringär - Anpässä räpporteringen efter projektets levnädskurvä
- Fo rtydligä mällärnä fo r projektledärnä
- Ge tips om intressäntä och releväntä fo relä sningär och seminärier
Slutsatser
Kommunikationen fungerar i stort bra – och det grundas i personlig kontakt 85 % äv de som svärät pä enkä ten änger ätt Tillvä xtverket gett relevänt sto d. Det som frä mst lyfts som positivt ä r kontäkten med ekonom och händlä ggäre pä Tillvä xtverket och flerä efterfrä gär mer äv den typen äv mo ten.
Några efterfrågar mer kommunikation och mer specifik information
Nä grä personer i projekten efterfrä gär regelbundnä informätionsmo ten och tä täre diälog, men 82 % änger ätt de inte säknät nä gon informätion frä n myndigheten. En del äv änsväret fo r ätt tä kontäkt ligger dock pä projekten, nä got som projektä gärnä beho ver kä nnä till.
Projektledare och ekonom har olika informationskällor
Projektledärnä fä r ut mer äv personligä mo ten och ä r mer positivä till intromo tet, i jä mfo relse med ekonomernä i projekten som änvä nder hemsidän i ho gre gräd.
Projektledärnä här svä räre ätt änvä ndä hemsidän.
Projektspecifika introduktionsmöten etablerar god kontakt
I en jä mfo relse mellän de som värit pä introduktionsmo te och de som inte deltägit pä ett sä dänt gä r ätt de ätt de som deltägit ä r mer no jdä med sto det frä n Tillvä xtverket. Det som mest uppskättäs ä r ä terigen den personligä kontäkten och informätionso versikten.
Handboken används av nästan alla
Det ä r endäst fem äv de svärände som änger ätt de inte älls änvä nder händboken, vilket innebä r ätt den änvä nds äv mäjoriteten.
Förbättringsförslag
Tillväxtverkets handbok kan bli tydligare
En fo rbä ttring vore ätt tydligäre lyftä främ händboken och dess struktur i de mo ten som sker med projekten. Hemsidän beho ver ocksä fo rtydligäs, exempelvis genom
metäinformätion om hur projektä gäre hittär informätion, sä som en webkärtä och tydligäre informätion om versionshäntering.
Rapporteringssystemet Min Ansökan måste förbättras Systemet beho ver utveckläs fo r ätt generellt fungerä bä ttre.
De som änvä nder systemet mä ste informeräs info r fo rä ndringär, fo rvärnäs pä ätt problem kän uppkommä och fä informätion om hur de kän ärbetä smidigäre i systemet.
Flerä efterfrä gär mo jligheten ätt bo rjä ärbetä i Min Anso kän innän tidigäre änso kän om utbetälning ä r fä rdig fo r beslut.
Förbättra skriftlig information
Nä grä kommentärer lyfter ätt den skriftligä informätionen frä n myndigheten kän bli tydligäre.
Bilaga 1 - Enkäten
Uppföljning av Tillväxtverkets kommunikation Hej!
Enkäten nedan har fyra korta sidor och fokuserar på
kommunikationen mellan oss på Tillväxtverket och er i projektet.
Det är först frågor om stöd från Tillväxtverket, sedan två frågor om hemsidan och slutligen några mer övergripande frågor.
Om du arbetar i fler än ett projekt, svarar gärna på frågorna utifrån ditt helhetsintryck av kommunikationen.
Hör av er om ni har några frågor.
Vänliga hälsningar,
Tillväxtverkets kontor i Västsverige Kontaktperson Linnea Hagblom 1. Vilken är din roll i projektet?
Ekonom
Projektledare
Annan: ___________
2. Har du arbetat med regionalfondsprojekt tidigare? Om ja, i vilken roll:
Nej
Ja, som projektledare
Ja, som ekonom
Ja, som annat: ___________
3. Hur tycker du att samarbetet med Tillväxtverket fungerar?
1 2 3 4 5 6
Myc ket bra
Mycket dåligt
4. Tycker du att Tillväxtverket har gett relevant stöd i uppstart och genomförande av ert projekt?
Ja
Nej
Om du svarat nej, vilket stöd hade du ytterligare velat ha?
______________________________
______________________________
5. Har du deltagit i ett projektspecifikt informationstillfälle (där Tillväxtverket har besökt er och exempelvis visat en presentation av förutsättningar) vid uppstart av projektet?
Om du inte minns eller inte deltog, gå vidare till nästa sida.
Ja
Nej
Minns inte
6. Hur givande tyckte du Tillväxtverkets besök på plats var?
1 2 3 4 5 6
Myc ket giv and e
Inte alls givande
7. Vad var det viktigaste du tog med dig från det mötet?
Du kan kryssa i flera alternativ.
Roller och Ansvar
Information om Tillväxtverkets handbok för EU-projekt
Rutiner runt ansökan om utbetalning
Stödberättigande kostnader
Kontakten med handläggare/ekonom på Tillvaxtverket
Informationsansvar
Statsstöd
Utvärdering och resultatuppföljning
Annat: ___________
Har du några kommentarer om mötet?
Detta är två frågor om Tillväxtverkets handbok för EU-projekt.
Du hittar handboken här:
https://tillvaxtverket.se/vara-tjanster/guider-och-vagledningar/handbok- for-eu-projekt.html
8. Hur mycket har du använt dig av Tillväxtverkets Handbok för EU-projekt?
1 2 3 4 5 6
Myc ket
Inte alls
9. Har det varit enkelt eller svårt för dig att hitta relevant information i handboken?
1 2 3 4 5 6
Enkelt Svårt
Kommentera gärna
Slutligen, följande frågor handlar om Tillväxtverkets kommunikation i stort, genom exempelvis möten, e-mail, hemsida och telefon.
10. Är det någon typ av information eller stöd du har saknat från Tillväxtverket?
Nej
Ja
Om ja, vilken typ av information har du saknat?
___________________________
11. Är det någon information du har sett som onödig?
Nej
Ja
Om ja, vilken typ av information har varit onödig?
______________________________
12. Hur upplever du att rapporteringen till Tillväxtverket fungerar?
1 2 3 4 5 6
Myc ket bra
Mycket dåligt
Beskriv gärna vad som fungerat bra eller dåligt.
______________________________
13. Har du några övriga kommentarer runt kommunikation och samarbete med oss på Tillväxtverket?
______________________________
14. Vi skulle uppskatta om du angav projekt-id eller
projektnamn. Du måste inte, men det ger oss möjlighet att följa upp svaren på ett bättre sätt.
______________________________
