SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Underskrifter Sekreterare. Lena Töppner Nilsson

(1)

Utses att justera Lars Lundin (S)

Justeringens plats och datum Kommunhuset Skärhamn 2016-05-25

Paragrafer 14-39

Underskrifter Sekreterare _____________________________________________________________

Lena Töppner Nilsson

Ordförande _____________________________________________________________

Björn Möller (M)

Justerare _____________________________________________________________

Lars Lundin (S)

1

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Lars Carlsson (M) Leif Göbel (S) Rigmor Friis (S) Övriga närvarande Lars Lundin (S)

Lars Pettersson, vd Janina Liljekvist, ekonom

Maria Axelsson, projektledare (ej § 21 - § 39) Janne Gregoriusson, driftsingenjör (ej § 21 - § 39) Stefan Skoglund, förvaltare (ej § 21 - § 39)

Lena Töppner Nilsson, sekreterare

2

(3)

Fastställande av dagordning

Beslut

Tjörns Bostads AB fastställer dagordningen.

3

(4)

Protokoll från föregående möten

2016/10 Beslut

Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet 2016-03-16 och bolagsstämman 2016-04-14 och lägger dessa till handlingarna.

Sammanfattning

Protokollen från styrelsemötet 2016-03-16 och bolagsstämman 2016-04-14 gås igenom.

Beslutsunderlag

Protokoll från styrelsemötet 2016-03-16 Protokoll från extra bolagsstämma 2016-04-14

4

(5)

Energiredovisning/ Systematiskt brandskyddsarbete

Beslut

Styrelsen noterar informationen.

Sammanfattning

Janne Gregoriusson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet.

5

(6)

Pågående projekt

Beslut

Sammanfattning

VD Lars Pettersson och Maria Axelsson lämnar status för bolagets pågående projekt.

6

(7)

Uthyrningsläget 2016-05-01

2016/9 Beslut

Sammanfattning

Janne Gregoriusson informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd.

Lägenheter:

2016-05-01 var alla lägenheter utom 1 uthyrda.

Omflyttningar:

5 st varav 1 inom Tjörns Bostads AB.

Parkeringsplatser:

Av bolagets 352 parkeringsplatser var 19 platser outhyrda 2016-05-01.

Beslutsunderlag

Uthyrningsläget 2016-05-01

7

(8)

Rapport från bolaget

Beslut

Sammanfattning

VD informerar om bolagets pågående verksamheter:

- Kollung

- SABO

- Hyresavtal - Avsiktsförklaring - 70+ kalas i Kållekärr

8

(9)

Övrigt

Ordförande informerar om beslut i KS 160504, § 126.

KS beslutade att verksamheten i TBAB under 2015 varit förenlig med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

9

(10)

Delår 2016-04-30

2016/19 Beslut

Styrelsen godkänner upprättat delårsbokslut per 2016-04-30 samt i övrigt noterar informationen.

Sammanfattning

Ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget i delårsbokslut till och med 2016-04-30 samt informerar om aktuell låneportfölj och likviditet.

Beslutsunderlag

Delår Tjörns Bostads AB 2016-04-30

10

(11)

Bolagets försäkringar

Beslut

Informationen noteras.

Sammanfattning

I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. Styrelseförsäkring skickas ut till styrelsen efter mötet.

Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets försäkringar.

11

(12)

Bolagets tillgångar

Beslut

Sammanfattning

I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets tillgångar.

Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets tillgångar.

12

(13)

Bolagets avtal och upphandlingar

Beslut

Sammanfattning

I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets avtal och upphandlingar.

VD redogör för bolagets avtal och upphandlingar.

13

(14)

Firmatecknare

Beslut

Styrelsen beslutar att bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen av styrelseledamot eller verkställande direktör, två i förening.

Sammanfattning

Styrelsen ska på styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år utse firmatecknare för Tjörns Bostads AB. Styrelsen får ej bemyndiga annan än

styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt § 9 i bolagsordningen och § 8 i attestinstruktionen.

14

(15)

Attestordning och attestinstruktioner

2015/12 Beslut

Styrelsen godkänner föreslagen attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB. Delegationsförteckningen har uppdaterats av VD.

Sammanfattning

På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB.

Ingen förändring från föregående år.

Beslutsunderlag Attestordning bilaga 1 Attestinstruktioner

15

(16)

Arbetsordning för styrelse

2015/14 Beslut

Styrelsen antar förslagen arbetsordning för styrelsen. § 11 ändras enligt nedan.

Sammanfattning

På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Bostads AB.

I Arbetsordningen står det under § 11 att på mötet i nära anslutning till den

ordinarie bolagsstämman skall fastställande av preliminära sammanträdesdagar för det kommande året ske. Styrelsen anser att det är för tidigt på året att besluta om

mötesdagar för nästkommande år och ändrar detta till att gälla decembersammanträdet.

Beslutsunderlag

Arbetsordning Tjörns Bostads AB

16

(17)

VD-Instruktioner TBAB

2015/15 Beslut

Styrelsen antar föreslagna VD-instruktioner.

Sammanfattning

På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om VD-instruktioner.

Beslutsunderlag

VD instruktioner Tjörns Bostads AB

17

(18)

Allmänna handlingar

2016/20 Beslut

Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande.

Sammanfattning

På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar.

Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av

kommunfullmäktiges beslut 2007-09-13 § 108.

Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling.

Det föreslås att VD:n eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande den 2016-05-09

18

(19)

Instruktioner för ekonomisk rapportering

2015/16 Beslut

Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering.

Sammanfattning

På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år skall styrelsen besluta om instruktioner för ekonomisk rapportering.

Beslutsunderlag

Instruktioner för ekonomisk rapportering.

19

(20)

Granskningsrapport Tjörns Bostads AB

2016/11 Beslut

Styrelsen noterar granskningsrapporten för 2015.

Sammanfattning

Granskningsrapporten för Tjörns Bostads AB har inkommit för verksamhetsåret 2015 och styrelsen skall notera den.

Beslutsunderlag

Granskningsrapport för Tjörns Bostads AB

20

(21)

Aktiebok Tjörns Bostads AB

2016/7 Beslut

Styrelsen fastställer aktieboken för Tjörns Bostads AB.

Sammanfattning

Aktieböckerna för samtliga bolag i koncernen har digitaliserats med hjälp av bolagens revisionsbyrå. Detta konstituerande möte efter årsstämmorna föreslås styrelsen besluta att fastställa aktieboken.

Beslutsunderlag

Aktiebok Tjörns Bostads AB

21

(22)

Kvalitetsdeklarationer

2016/12 Beslut

Styrelsen uppdrar åt VD att till nästa styrelsemöte ta fram en kvalitetsdeklaration till för bolaget.

Sammanfattning

I årsredovisningen 2015 står det att dotterbolagen uppfyllt sina åtaganden förutom att de inte redovisat några kvalitetsdeklarationer för 2015.

Det finns två kvalitetsdeklarationer i bolaget sedan tidigare.

Tidigare beslut 2014/36-006 Beslutsunderlag

Kvalitetsdeklaration Felanmälan Kvalitetsdeklaration Välkommenbesök

22

(23)

Remiss till Tjörns Bostads AB – Äldrestrategier

2016/13 Beslut

Styrelsen uppdrar åt VD att svara på remissen. Innan svaret skickas till Strategi- och Framtidsutskottet skickar VD remissvaret till styrelsen för godkännande.

Sammanfattning

Strategi- och framtidsutskottet har skickat Äldrestrategier Tjörn 2035 på remiss till Tjörns Bostads AB. Svar senast 2016-09-30.

Beslutsunderlag

Strategi och Äldreplan 2015-2035 Beslut KSFU 2016-04-20 § 23 Beslut KSAU 2016-04-21 § 101 Tjänsteutlåtande den 2016-04-13 Beslutet skickas till

Strategi- och framtidsutskottet

23

(24)

Kållekärr - lägenheter

2016/14 Beslut

1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av lägenheter på Skår 1:6.

2. Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av lägenheter på Skår 1:6 upp till 20 MSEK.

3. Ordföranden uppdras att utfärda kallelsen till den extra bolagsstämman.

Sammanfattning

Vi planerar att påbörja byggnationen av ca 16 lägenheter under hösten 2016 med en trolig inflyttning under våren 2017. Trolig kostnad bedöms till ca 20 Mkr.

Beslutsunderlag

24

(25)

Byte av fönster och dörrar Sundsbyvägen 14 - 16

2016/15 Beslut

Styrelsen för Tjörns Bostads AB beslutar om start av byte av fönster och dörrar på Sundsbyvägen 14 – 16.

Sammanfattning

Underhållsbehovet är stort på fönster och entrédörrar samt altandörrar.

Vi planerar att under hösten 2016 byta samtliga fönster, entré- och altandörrar på Sundsbyvägen 14-16.

Budgeterad kostnad ca 1 300 000:- Beslutsunderlag

25

(26)

LSS-boende på Kroksdal

2016/16 Beslut

1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av LSS-boende på Kroksdal 1:170.

2. Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av LSS-boende på Kroksdal 1:170 upp till 21 MSEK.

Sammanfattning

Socialförvaltningen har gett Tjörns Bostads AB i uppdrag att bygga ett LSS Gruppboende. Vi planerar att påbörja byggnationen under hösten 2016 med en trolig byggtid på ca 10 månader. Trolig kostnad bedöms till ca 21 Mkr.

Beslutsunderlag

26

(27)

Nordviks Gärde - lägenheter

2016/17 Beslut

1. Styrelsen beslutar om start av nybyggnad av lägenheter på Nordvik 1:54.

2. Styrelsen godkänner upptagande av nytt lån till finansiering av nybyggnation av lägenheter på Nordvik 1:54 upp till 20 MSEK.

Sammanfattning

Vi planerar att påbörja byggnationen av ca 16 lägenheter under hösten 2016 med en trolig inflyttning under hösten 2017.

Trolig kostnad bedöms till ca 20 Mkr.

Beslutsunderlag

27

(28)

Rönnängs skola - bergvärme

2016/18 Beslut

Styrelsen beslutar om start av installation av bergvärme i Rönnängs skola.

Sammanfattning

I Rönnängs skola sker idag uppvärmningen av skolan med oljepannor. Tanken är att ersätta dessa med en bergvärme-installation.

Detta är ytterligare ett led i vår plan att ersätta oljeeldade anläggningar med annan typ av uppvärmningssystem.

Arbete kommer att ske under sommarlovet 2016.

Budgetkostnad för detta ombyggnadsprojekt ligger på ca 2 500 000:- Beslutsunderlag

28