4 Kåren Datorerna TV infoskärmarna Kansliet SEB mötesrummet Städveckor

(1)

(2)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 Syfte och förord ... 1

2 SHS Bokningsystem och bokningskalender ... 2

3 Casa festsalen (PwC salen) ... 3

3.1 Före evenemang ... 3

3.1.1 Husbolagsanmälan ... 3

3.1.2 Bokning av städning ... 4

3.1.3 Stängandet av kårsidan ... 4

3.1.4 Tillfällen under kontorstider ... 4

3.2 Casa salen och dess utrymmen under evenemang ... 5

3.2.1 Rökrutan ... 5

3.2.2 Casa ingångens matta ... 5

3.2.3 Toaletterna ... 5

3.2.4 Garderoben “narikkan” ... 5

3.2.5 Trappuppgångarna ... 6

3.2.6 Casa ingångens hiss ... 6

3.2.7 Bardisken ... 6

3.2.8 Casa dansgolvet ... 6

3.2.9 Stolar och bord ... 7

3.2.10 DJ-båset ... 7

3.2.10.1 Användarguide för Casa ljud- och ljussystem ... 8

3.2.11 Mellanväggarna ... 8

3.2.12 Niordsidan ... 8

3.2.13 Köket ... 9

3.2.14 Hissen vid köket ... 9

3.2.15 Kårsidan (under evenemang) ... 9

3.2.16 Rosksituation ... 10

3.3 Casa salen och dess utrymmen efter evenemang ... 10

3.3.1 BAREN – CHECKLISTA ... 11

3.3.2 KÖKET – CHECKLISTA ... 11

3.3.3 Narikkan + WC – CHECKLISTA ... 12

3.3.4 ÖVRIGT – CHECKLISTA ... 13

3.4 Konsekvenser vid misskötsel ... 13

3.5 Brandplan ... 13

(3)

4 Kåren ... 15

4.1 Datorerna ... 15

4.2 TV infoskärmarna ... 15

4.3 Kansliet ... 16

4.4 SEB mötesrummet ... 16

4.5 Städveckor ... 17

4.6 Konsekvenser vid misskötsel ... 18

5 Femman ... 19

5.1 Husbolagsanmälan ... 20

5.2 Regler och information ... 20

5.3 Städning ... 21

5.4 Konsekvenser vid misskötsel ... 21

6 Legenda ... 22

6.1 Husbolagsanmälan ... 23

6.2 Regler och information ... 23

6.3 Städning ... 24

6.4 Konsekvenser vid misskötsel ... 25

7 Bastun ... 26

7.1 Regler och information ... 27

7.2 Städning ... 27

7.3 Konsekvenser vid misskötsel ... 27

8 Övriga utrymmen ... 28

8.1 Parkeringsplats ... 28

8.2 Guld- & Silverförråd ... 28

9 Övrigt ... 29

9.1 Nycklar ... 29

9.1.1 Nycklar till de olika utrymmen ... 29

9.1.2 Kårnycklar till Casa ... 29

9.2 Konsekvenssystem ... 30

9.3 Hanken bokningar ... 31

(4)

TABELLER

Tabell 1 Konsekvenstabell ... 30

FIGURER Figur 1 Casa festsalens ljusknapp ... 7

Figur 2 Casa kökets strömbrytare ... 9

Figur 3 Sorteringsroskisar och rosklavan ... 10

Figur 4 Casas andra våning ritning: brandsläckaren och nödutgångar ... 14

Figur 5 TV-skärm off-knappen ... 16

Figur 6 Kablar för konferenssystemet ... 17

Figur 7 Femmans nyckel ... 19

Figur 8 Femman Google Forms checklista ... 21

Figur 9 Legendas nyckel ... 22

Figur 10 Legenda Google Forms checklista ... 24

Figur 11 Bastuns nyckel ... 26

Figur 12 Nyckelskåpet ... 29

DENNA MANUAL SKAPAD 12.11.2020

(5)

1 SYFTE OCH FÖRORD

Syftet med denna manual är att se till att alla kårmedlemmar som vistas på och använder Casas olika utrymmen har en heltäckande bild av det som ska göras både före, under och efter användning. Genom att följa denna manual kan man försäkra sig om att alla vet hur man använder våra utrymmen, håller sig säkra, ingen bryter mot regler i byggnaden samt se till att följande användare inte ska behöva städa extra före evenemang.

Casa Academica ägs till 75,5% av SHS Understödsförening (SHS UF) och 24,5% av Keskisuomalainen Osakunta (KSO). UFs syfte är att se till att SHS medlemmar har ett hem och således är SHS underhyresgäster till SHS UF. På grund av detta, bör vi vara extra noggranna med hur vi beter oss samt följer Husbolagets regler. Andra viktiga aktörer i Casa Academica är Husbolagets styrelse som bestämmer om allting gällande huset (styrelsens FU och KO har rätt att delta på möten men inte rösta), disponenten (Juha Vesa) och servicebolaget Selco (Juha Gynther).

Följande manual kommer att vara indelad i följande delar: Casas festsal (och de

utrymmen som hör till Casas festsal), Kåren, Legenda, Femman och Bastun. Utöver det finns det information om våra övriga utrymmen, samt övrig relevant information som handlar om Casa byggnaden och bokningar.

(6)

2 SHS BOKNINGSYSTEM OCH BOKNINGSKALENDER

Alla utrymmesbokningar syns i bokningskalendern som finns på shs.fi under Casa Academica fliken. Om man själv vill göra en bokning går det via Google Calendar systemet. Som SHS medlem kan man boka SEB mötesrummet, SHS Parkkis 1 eller 2 (SHS & von Wendt), Casa festsalen, Femman, Legenda och Bastun. Vid behov kan man även skicka frågor till FU på adressen bokningar@shs.fi. Nedan hittar ni instruktioner om hur man bokar utrymmen för möten eller evenemang:

1. Bokningen kräver en SHS epost (kontakta styrelsens kommunikationsansvarige ifall ni inte har en ännu)

2. Öppna Google Calendar (calendar.google.com), tryck på plus tecknet vid ”other calendar” och ”subscribe” till en ny kalender: bokningar@shs.fi.

3. På vänstra sidan tryck på SHS Bokningar (/Bokningar Kåren) så att checkboxen är ifylld. Nu borde ni se när SEB/Parkkisen/Casa/Femman/Legenda/Bastun är bokad.

4. Om ni vill boka SEB/Parkkisen/Casa/Legenda/Femman, gör ett event i Google Calendar där ni skriver i titeln vilket utrymme ni vill boka (t.ex. SEB – Styssen) och bjud in bokningar@shs.fi som gäst (OBS! inte bokning@shs.fi). När ni skapar evenemanget kommer Google Calendar att fråga: ”Would you like to send invitation emails to Google Calendar guests” tryck YES så att FU får en notis om saken.

5. SHS bokningar kommer att dyka upp bredvid ert Google Calendar event men kommer inte att vara ifylld. När SHS bokningar är ifylld betyder det att FU har accepterat er bokning.

6. Tada! Nu är SEB/Parkkis/Casa/Legenda/Femman/Bastun bokad åt er.

(7)

3 CASA FESTSALEN (PWC SALEN)

Till Casa festsalens utrymmen hör dansgolvet, dj båset, baren, köket, Niordsidan, narikkan, ingången, rökrutan och utomhus området runt Casa. SHS har alltid

förkörsrätt till Casa på lördagar och Keskisuomalainen osakunta (KSO) har förkörsrätt på fredagar. Casa festsalen och Legenda bokas alltid samtidigt, så ifall någon har bokat Casa festsalen får inte en annan grupp boka Legenda samtidigt.

3.1 Före evenemang

Före evenemanget ligger det på ordförandens eller ansvarspersonen att se till att de regler som fastställts i denna manual följs.

3.1.1 Husbolagsanmälan

När man ordnar evenemang där det finns alkohol måste det finnas minst en nykter ansvarsperson. Denna person och dess kontaktuppgifter ska alltid anmälas till disponenten Juha Vesa (juha.vesa@jemanagement.fi) och till Juha Gynther (juha.gynther@selco.fi) som är kontaktspersonen för företaget som tar hand om fastighetsskötseln, samt CCunderhall@shs.fi. Meddelandet ska se ut som följande:

(8)

Header: Casa juhlasali – tilaisuus (DATUM)

”Järjestämme SHS tilaisuuden Casa juhlasalissa xx.xx.20xx. kello xx.xx-xx.xx. Minä, Xxxxx Xxxxx, toimin vastuuhenkilönä. Minut tavoittaa puhelimitse numerosta xxx xxxxxxx.

Olemme tilanneet tapahtumaa varten myös siivouksen Lilian kautta”

Ifall evenemanget kräver att en styrelseövervakare är på plats kan man tillägga i eposten:

….Minä, Xxxxx Xxxxx, toimin vastuuhenkilönä, sekä hallituksen valvoja Xxxxx Xxxx (CC)....

Anmälan till husbolaget måste skötas minst ett dygn före evenemangets början.

3.1.2 Bokning av städning

Till större evenemang där alkohol finns involverat ska det alltid beställas städning.

Ansvarspersonen ska be FU boka städning, men städning kan också krävas och bokas av FU ifall denna anser att det finns orsak till detta. Städningen kostar 210,80€. För att undvika att städningar bokas i onödan borde det i samband med bokningen av Casa skrivas i evenemangsbeskrivningen i Google Calendar klargöra hurdant evenemang som ordnas samt ifall städning behövs.

3.1.3 Stängandet av kårsidan

Ifall ett organ ordnar ett evenemang får organordförande, ifall denna anser det nödvändigt, stänga kårsidan för andra än evenemangets arrangörer. Detta skall göras genom ett inlägg i ordförandeutskottets Facebook grupp minst ett dygn före

evenemanget. I normala fall får kåren stängas tidigast 19.00 men denna tidpunkt kan justeras enligt överenskommelse med FU.

3.1.4 Tillfällen under kontorstider

På grund av övriga intressenter i Casa Academica får musik ej spelas före klockan 18.00 under vardagar. Ifall detta skulle krävas för evenemanget kan musik spelas på väldigt låg nivå men detta rekommenderas ej. Då skall den ansvarige för evenemanget vara i

(9)

kontakt med de andra utrymmen i byggnaden och ge dem sina kontaktuppgifter. Detta sköts smidigast genom att gå direkt till deras kontor.

3.2 Casa salen och dess utrymmen under evenemang

Under evenemanget ligger det på ordförandens eller ansvarspersonen att de regler som fastställts i denna manual följs.

3.2.1 Rökrutan

För större evenemang skall en rökruta sättas upp med buntband (nippusiteen) vid ingången till Casa på Perhogatans sida. Presenningen som använts till att upprätta rökrutan förvaras på Niordsidan.

3.2.2 Casa ingångens matta

Vid evenemang med alkohol skall Casa ingångsmattan flyttas undan under hela evenemanget och läggas tillbaka vid slutet av evenemanget efter man har moppat golvet.

3.2.3 Toaletterna

Evenemangets arrangör skall själv se till att det finns toalettpapper och att det finns sopsäckar i sopkorgarna. Gällande städning, kom ihåg att köpa tvättmedel samt andra städredskap (läs mera i WC – checklista i kapitel 3.3.3)

3.2.4 Garderoben “narikkan”

Klädställningarna i garderoben har satts i en ordning som inte får ändras på.

Arrangören skall se till att det finns bord framför klädställningarna så att gäster inte kan ta sig till klädställningarna.

Garderoben får aldrig lämnas obevakad om det inte nämns att det är på eget ansvar.

Ifall ingen är på plats och övervakar, skall dörren till garderoben stängas (t.ex. under sitzer).

Både garderobens dörr och utgången inne i garderoben (dörren rakt framåt från garderobens ingång) är nödutgångar och får under inga som helst omständigheter blockeras.

Narikkan är brandsäker, så den som är i narikkan kan efter att den har sett till att alla är ute låsa narikkan. Kolla noggrant att ingen är inne i båsen, t.ex. om någon har slocknat.

(10)

Gällande städning, kom ihåg att köpa tvättmedel samt andra städredskap (läs mera i narikkan – checklista i kapitel 3.3.3)

3.2.5 Trappuppgångarna

Alla trappuppgångar är nödutgångar och dessa får inte blockeras på något sätt. Inga saker får heller förvaras i dem. Likaså skall man undvika att sätta upp dekorationer och dylikt i trappan. Gallerdörren mellan andra och tredje våningen skall stängas för att hindra obehöriga att röra sig i trappuppgången.

3.2.6 Casa ingångens hiss

Casa ingångens hiss (vid trapporna) bör låsas under festen så att inte festfolket använder den och börjar yra omkring i huset. Det görs genom att ta hissen till lägsta våningen som kräver nyckel (finns i FU nyckelknippen). Där nere sätter man något diffust objekt mellan dörren som gör att hissdörren inte stängs. För att inte hindra personer som äger tillträde till de andra våningarna skall detta göras så sent som möjligt men innan gästerna anländer. Det är viktigt att öppna hissen när festen är slut.

3.2.7 Bardisken

Kylarna vid bardisken fungerar helt enkelt genom att sätta på dem men de tar ofta en tid att bli svala så detta lönar sig att göra i god tid. Gällande städning, kom ihåg att köpa tvättmedel samt andra städredskap (läs mera i Baren – checklista i kapitel 3.3.1)

3.2.8 Casa dansgolvet

Dansgolvet är inte så mycket att kommentera på. Under kalas så lönar det sig alltid att ha några bord med stolar ute på sidorna så festfolket även kan sitta ner och ta det lugnt mellan dansrutiner. Gällande taklamporna i Casa salen (inte strålkastarna) så kan man justera dom från t.ex. bardisken, DJ-båset och ingången. Nedan finns en bild på

ljusknappen, varav de viktigaste är den längst upp till vänster sätter på alla lampor och den längst ner till höger släcker alla lampor.

(11)

Figur 1 Casa festsalens ljusknapp

3.2.9 Stolar och bord

Stolarna och borden får användas fritt. Det är absolut förbjudet att stå på borden och ifall ett bord går sönder under ett evenemang faktureras arrangören på 300 € per söndrat bord. Det är på arrangörens ansvar att se till att inget står på borden. Ifall ett bord gått sönder för att någon enskild person inte följt regeln och arrangören innan evenemangets början vidtagit åtgärder för att hindra folk från att stå på borden (meddelat om regeln till alla deltagaren muntligt) kan denna person vara tvungen att betala summan. Bevisbördan ligger i detta fall på arrangören. Ifall en stol gått sönder på grund av missbruk är skadeståndssumman 40 €.

3.2.10

DJ-båset

Evenemangets arrangör torde utse en person som fungerar som huvud-DJ. Denna ska se till att det i DJ-båset vistas enbart de personer som har i uppgift att spela musik under evenemanget. Andra personer än de som hör till organet eller gruppen som ordnar evenemanget har inte behörighet att vistas i DJ-båset. Högst två personer vistas i båset samtidigt och man får inte ha drickor i DJ-båset.

Personer som inte vet hur elektroniken i DJ-båset fungerar skall inte ändra på andra inställningar än de som de har 100 % koll på. Ifall det är något oklart eller något som inte fungerar skall man kontakta FU så snabbt som möjligt.

(12)

3.2.10.1 Användarguide för Casa ljud- och ljussystem

Genom att scanna följande QR kod eller använda följande länk, kan du se en kort och koncist video guide på hur man får på och stänger av både DJ-båsets ljud- och

ljussystem. Allt borde fungera, men om det mot förmodan inte fungerar, så kontakta FU.

Casa ljudsystem Casa ljussytem

tiny.cc/casaljud tiny.cc/casaljus

3.2.11 Mellanväggarna

Mellanväggarna kan flyttas enligt behov. Vissa av dessa är i dåligt skick och därför lönar det sig att vara försiktig då man flyttar dem. Om mellanväggarna brevid DJ-båset har svårt att röra sig runt svängen, lyft väggbiten och knuffa samtidigt.

3.2.12

Niordsidan

Möblerna på Niordsidan får användas och flyttas fritt. Alla möbler man flyttar på skall efter evenemanget flyttas tillbaka till samma ställen som de var på innan evenemanget.

Det är viktigt att inte man lämnar skräp och dylikt på Niordsidan (t.ex. i saftluckans hörn).

(13)

3.2.13

Köket

Allt som finns i köket får användas. Allt som använts ska också tvättas och putsas så att köket och köksredskap är i samma skick som före evenemanget. Om redskap eller dylikt fattas från köket, meddela FU. Instruktioner om hur man använder köket finns på väggarna. Gällande städning, kom ihåg att köpa tvättmedel samt andra städredskap (läs mera i Köket – checklista i kapitel 3.3.2)

För ugnen och spisplattan finns en strömbrytare vid köksingången som skall vara på då de används och stängas av direkt efter användning.

Figur 2 Casa kökets strömbrytare

3.2.14

Hissen vid köket

Hissen skall användas endast då det verkligen behövs. Andra deltagare än arrangörerna får inte vistas i hissen eller hissens aula under evenemanget.

3.2.15

Kårsidan (under evenemang)

På kårsidan får vistas endast de personer som är med och ordnar eller övervakar evenemanget. Ingen utomstående får vistas där. Arrangören bör se till att någon övervakar ingången så länge det finns gäster i salen. Ifall kårsidan används under evenemanget bör utrymmet städas ordentligt och alla saker och rekvisita som hämtats dit föras bort senast dagen efter evenemanget.

(14)

Från balkongen på kårsidan hörs allt oljud otroligt bra. All onödig vistelse där skall undvikas för att inte störa grannarna.

3.2.16

Rosksituation

I garaget finns flera roskisar. Mitt emot dörren till Legenda dörren i garaget finns det två blåa dörrar. Den till höger inkluderar följande sorteringsroskisar: glas, metall, kartong, papper och plast. Dörren till vänster är bioavfall. Det är ytterst viktigt att stänga dörrarna när man är färdigt, annars luktar det i garaget och disponenten Juha blir sur.

Förutom dessa rum finns även den stora rosklavan. Dit går blandavfall om man inte kan sortera. Den töms en gång i veckan av servicebolaget och det är viktigt att trycka på svarta knappen för att pressa rosket åt sidan. Ifall det inte ryms mera in i rosklavan så kontakta genast FU så han kan förmedla vidare till disponenten och servicebolaget.

Figur 3 Sorteringsroskisar och rosklavan

3.3 Casa salen och dess utrymmen efter evenemang

Äntligen är evenemanget slut och man får gå hem och sova! NOPE. För att Casa skall hållas i skick krävs det en hel del saker av arrangören också efter festen.

Då arrangören bestämt att evenemanget tagit slut får ingen annan än arrangörerna finnas kvar i utrymmen.

I grund och botten innebär städandet efter festen att man putsar och tvättar allt man använt och flyttar tillbaka alla saker till de ställen de varit på innan evenemanget. För

(15)

att förtydliga saken ännu mer så följer några checklistor som bör gås igenom vid städningen.

3.3.1 BAREN – CHECKLISTA

o

Bardisken tömd på onödiga saker (plastmuggar, peruker etc.)

o

Bardisken tvättad ordentligt med tvättmedel (t.ex. CIF blå flaska + torrduk)

o

Torka ordentligt så att ingen vätska blir kvar i rännorna

o

Kyllådor avstängda

o

Kyllådorna tvättade ordentligt med tvättmedel (inifrån & utanpå, speciellt de gråa listerna som brukar klibba)

o

Kyllådorna lämnade öppna (så att de torkar)

o

Skåpen bakom disken tömda på skräp, endast nödvändiga saker sparade i skåpet närmaste hissen (t.ex. sopsäckar)

o

Skåpen torkade: ytorna i skåpet och utanpå (det rinner ALLTID något in i skåpen)

o

De flyttbara diskarna tvättade och tömda på onödiga saker

o

Alla glas förda in till köket (se kökets checklista)

o

Soptunnorna tömda

3.3.2 KÖKET – CHECKLISTA

o

Alla använda redskap, kärl och bestick diskade

o

Alla redskap, kärl och bestick placerade på sina egna platser

o

Diskmaskinen tömd på vatten och skräp

o

Diskhoarnas och lavoarens avlopp tömda

o

Matrester och skräp bortputsat från avloppen (flugor, flugor, flugor…)

o

Klorin och vatten hällt i avloppen

o

Överbliven mat bortkastad eller förd till kårsidan

o

Spisplattorna torkade och putsade ovanifrån och underifrån (om de använts)

(16)

o

Ugnen tvättad (om den blivit smutsig)

o

Alla arbetsytor torkade (så att de skiner!)

o

Kylskåpet och frysen tömd

o

Tvätta golvet med vatten och tvättmedel

o

Kylrummet, kylskåpet och frysens dörrar stängda

o

Övriga nedsmutsningar städade (t.ex. skumvin/pepsi på väggarna/golvet)

o

Hyllorna mitt emot kylskåpet tömda (undantag: första hjälp väskan, brandfilten,

eventuellt sopsäckar – INGA zillishattar etc.)

o

Soporna bortförda = inga sopor i tunnan när siste lämnar köket

o

Meddela FU alltid om något går sönder/fattas (vi kan fixa t.ex. sopborstar MEN ni ska skaffa diskmedel, tvålull etc. från t.ex. tukkun)

3.3.3 Narikkan + WC – CHECKLISTA

o

Alla kvarlämnade saker, aka hittegods, läggs i en påse med en tejplapp med uppgifter om fest och datum och förs sedan upp till kårens narikka där alla hittegods förvaras i lådor

o

Onödiga tejpbitar och annat skräp ska tas bort från narikkan

o

Borden torkas och sätts på varandra vid hörnet mot flickornas toalett

o

Bord och stolar vid Casa ingången måste flyttas till Narikkan

o

Moppa Casa ingången och lägg sedan tillbaka ingångsmattan

o

Fimpar och annat skräp uppsopat utanför dörren vid rökrutan

o

Om det finns spyor utanför Casa, ta en hink med vatten och skölj

o

Städa rampen ner till garaget (t.ex. ifall gäster har slängt rosk dit)

o

Ta bort snus och annat skräp från pissoaren och handfaten

o

Torka borden och handfaten med tvättmedel + trasa

o

Kolla WC-byttorna. Om de är täppta med t.ex. glas eller annat rosk, ta hederligt på dig gummihandskar och plocka ut skräpet. Ingen annan kommer att göra det i efterhand!

o

Om WC-locken har lossat lägg dem på plats J

(17)

3.3.4 ÖVRIGT – CHECKLISTA

o

KÅREN SKA VARA I MINT SKICK (STÄDAT ORDENTLIGT!!!)

o

Stolarna och borden putsade med tvättmedel och trasa (ska göras direkt, innan de sätts in i bord- och stolförrådet)

o

DJ-båset tömts på allt rosk, kläder etc. och sladdar som bytts sätts tillbaka i ordning

o

Trappuppgången städad med mopp och tvättmedel

o

Alla sopor förts till garagets roskisar

o

Rökrutan förs tillbaka till Niordsidan, fimppar plockas bort

o

Kolla att det är städat ute kring ingången och Casa huset

3.4

Konsekvenser vid misskötsel

Det är viktigt att följa reglerna när man bokar och använder utrymmen. Ifall man missköter sig så följer konsekvenser. Mera information finns i kapitel 9.2.

3.5 Brandplan

Det är viktigt att alltid gå igenom brandplanen med ditt team/organ före evenemanget börjar!

Neonvästar finns i styrelsens skåp vid kårens narikka. Neonvästar ska vara utplacerade på följande ställen under festen och ska sättas tillbaka sen när festen är slut. OBS! Ifall man tappar bort neonvästar får man köpa nya.

1. 2 i narikkan 2. 2 i baren 3. 1 i saftluckan 4. 1 i DJ-båset

5. 1 hos ansvarspersonen

6. 1 hos styrelseövervakaren (om evenemanget kräver styrelseövervakare) Om en brand uppstår tar de som har nakki på dessa platser på sig västar och för människor utåt mot utgångarna.

Det finns fyra stycken nödutgångar:

(18)

1. Kårsidans dörr

2. Trappan vid hissen vid köket 3. Huvuddörren

4. Dörren vid DJ-båset (denna dörr är larmad, denna används ENDAST vid nödfall t.ex. brand).

Narikkan är brandsäker, så den som är i narikkan kan efter att den har sett till att alla är ute låsa narikkan. Kolla noggrant att ingen är inne i båset, t.ex. om någon har slocknat.

Brandsläckaren finns på följande ställen:

1. Vid ingången till salen 2. På Niordsidan vid fönstret 3. Kårsida

4. Baren 5. Köket

6. Det finns en skild brandsläckare till DJ-båset (för elektronik). Ingen sprutar vanlig brandsläckarmömmö i DJ-båset!

Figur 4 Casas andra våning ritning: brandsläckaren och nödutgångar

(19)

4 KÅREN

Kåren är studentkårens och studentkårmedlemmarnas hem. Till kåren hör kansliet, SEB mötesrummet, soffhörnan (EY loungen), datorerna, kommittéers skåp,

nyckelskåpet och TV skärmarna.

4.1 Datorerna

För tillfället finns det fem datorer på kåren som är till allas förfogande. Två av datorerna är Hanken datorer som man kan logga in på med Hanken

inloggningsinformation. Utöver dessa finns det två PC dator och en Mac dator. Stäng av datorn sen när du är färdigt med den.

PC datorn längt i hörnet har kommittéer skilda användaren med egna lösenord/ingen lösenord. Om man vill logga in på datorn som individ så kan du logga in på KårPC.

Lösenordet är: karen18

Andra PC datorn är ny och har Adobe Creative Cloud, som inkluderar bl.a. Photoshop och InDesign. Lösenordet är: EllenNirhamo2020.

Mac datorn är lite äldre men har även Creative Cloud. Den har endast en användare och lösenordet är admin.

4.2 TV infoskärmarna

Det finns två infoskärmar på kåren. Om man är intresserad att få information upp på skärmarna så ska man vara i kontakt med kommunikationsansvarige i styrelsen. Det finns dock regler gällande vad man får sätta dit. Man får inte marknadsföra företag, men man får göra reklam för evenemang och liknande i Helsingfors som är i

studentkårsmedlemmars intresse. Guidelines och mera information kan du få av kommunikationsansvarige i styrelsen.

Man kan sätta på skärmarna med fjärrkontrollerna som finns vid kårens datorer. Den sista som går från kåren ska även stänga av skärmarna. Det gör man genom att trycka på sidoknappen två gånger (se bild nedan).

(20)

Figur 5 TV-skärm off-knappen

4.3 Kansliet

Kansliet ligger bredvid SEB och är kontorsutrymme för Generalsekreteraren och Ekonomisekreteraren, men man kan även ha mindre möten där om man frågar lov av dem. Ifall man är den sista som går från kansliet är det viktigt att låsa rummet före man far hem och sätter nyckeln tillbaka i nyckelskåpet.

4.4 SEB mötesrummet

Mötesrummet SEB är till förfogande för alla kårorgan- och utskott och bokas på Google Calendar av FU (instruktioner för hur detta görs finns i kapitel 2). Till SEB hör ett konferenssystem (TV, mic & kamera) som kan användas vid möten. Efter mötet är det viktigt att städa undan efter sig. Ifall SEB är tom och ingen har bokat den så kan man även sitta där, men man ska respektera dom som har bokat och gå ut när den är bokad.

Instruktioner för hur man använder konferenssystemet:

Alla får använda sig av konferenssystemet i SEB. Det finns två kablar som är viktiga.

Ena kabeln speglar din datorskärm till TVn och andra sätter på kamera- och micsystemet för t.ex. möten.

(21)

Figur 6 Kablar för konferenssystemet

4.5 Städveckor

Varje vecka under våren och hösten ska kommittéerna i tur och ordning städa på kåren.

Ordförande ska delegera vidare veckodagar till de olika grupper ni har inom eran kommitté. De ska även påminnas om att det är ordförande som sist och slutligen ansvariga över att städningen äger rum.

Gällande toalettpapper och handpapper så sköter FU-ansvarige den uppgiften och om det håller på att ta slut så meddela åt FU så fixar hen mera.

o

Föra ut roskisarna varje dag (köket, pantroskisen, WC, övriga)

o

Tömma askkoppen på balkongen

o

Tvätta toaletterna och lavoarerna, även kökets

o

Kasta bort skräp som mot förmodan blivit kvarliggande varje dag

o

Plocka bort kärl och sätta i diskmaskinen varje dag (även sätta på/tömma diskmaskinen)

(22)

o

Slänga mat från kylskåpet och hyllan som inte har namn på

o

Dammsuga. Den finns vid datorerna på kåren och ska hållas i laddning om det inte används och ska tömmas när den blir full

o

Tömma pant (antingen till husets pantinsamling i garaget vid roskutrymmen eller så kan man panta själv och behålla pengarna)

4.6

Konsekvenser vid misskötsel

(23)

5 FEMMAN

Femman är ett utrymme i Casa Academica som är endast till SHS förfogande. Den befinner sig på femte våningen (därmed namnet Femman, kreativt jag vet), och man får tillgång dit genom att ta nyckel från nyckelskåpet (se bilden neda). Till Femman hör en ”matsal”, kök, vardagsrum, aktivitetsrum samt en balkong. Femman är inte

beroende av Casa festsal bokningar (gentemot Legenda) och är ämnad för middagar och lugnare tillställningar.

Figur 7 Femmans nyckel

(24)

5.1 Husbolagsanmälan

På samma sätt som i Casa festsalen så måste en husbolagsanmälan göras när man vill vara i Femman (fastän det handlar om något internt evenemang). Ansvarspersonen för bokningen ska skicka en husbolagsanmälan till disponenten Juha Vesa

(juha.vesa@jemanagement.fi) och till Juha Gynther (juha.gynther@selco.fi) som är kontaktspersonen för företaget som tar hand om fastighetsskötseln, samt CC underhall@shs.fi. Meddelandet ska se ut som följande:

Header: Tapahtuma 5.kerroksen kokoustilassa (Femman) DATUM

”Järjestämme SHS tilaisuuden (XX henkilöä) 5.kerroksen kokoustilassa (Femman) (DATUM). Minä, XXX, toimin vastuuhenkilönä. Minut tavoittaa puhelimitse numerosta +XXX XXXXX..”

5.2 Regler och information

1. I lokalen får vistas högst 52 personer om inte annat anges av styrelsen 2. Endast studentkårens medlemmar får boka utrymmet. Alumner eller övriga

människor måste be om undantagslov av styrelsen. Övriga gäster får vara utomstående.

3. Man ska köpa eget toalettpapper, bordsduk och städredskap 4. Man får inte använda duschen

5. Man får inte stå på borden

6. Gällande brandsäkerhet så finns det tre stycken brandsläckaren i de olika rum, samt en brandfilt i köket.

7. När tillställningen är slut, bör man städa ordentligt och lämna tillbaka nycklarna till nyckelskåpet.

När man är färdig med sin tillställning och ska börja städa är det viktigt att scanna QR koden och fylla i Google Forms, där det står bl.a. städningsinstruktioner. Google Forms länken samt städningsinstruktionerna finns nedan.

(25)

Figur 8 Femman Google Forms checklista

http://tiny.cc/shsfemman

5.3 Städning

o

Moppa golven (med tvättmedel)

o

Städa balkongen (plocka bort all skräp/släng stögis/plocka bort fimppar) och stänga balkongdörren ordentligt

o

Ta bort egna grejer och släng bort skräp

o

Tvätta ytor och väggen vid behov

o

Diska (om man har använt sig av köksredskap)

o

Lägga tillbaka möbler i samma ordning som när man kom

5.4 Konsekvenser vid misskötsel

(26)

6 LEGENDA

Den ökända Legenda är Casas bombskydd och det har historiskt ordnats källarkvällar där. Dock några år tillbaka stängde husbolagsstyrelsen utrymmet eftersom de upplevde att det var för vilt och att det inte var säkert för kårmedlemmar. På senaste åren har Legenda öppnats på nytt.

Casa och Legenda bokas alltid på samma gång, vilket gör att två olika organ inte kan ordna evenemang på samma gång i lokalerna. Detta har husbolagetsstyrelse bestämt för att undvika krångel och för mycket härjande i huset. Alla nycklar till Legenda och Casa vessorna hittar man i samma FU nyckelknippa som finns i nyckelskåpet (bild nedan).

Figur 9 Legendas nyckel

(27)

6.1 Husbolagsanmälan

På samma sätt som Casa festsalen så måste en husbolagsanmälan göras när man vill vara i Legenda (fastän det handlar om något internt evenemang). Ansvarspersonen för bokningen ska skicka en husbolagsanmälan till disponenten Juha Vesa

(juha.vesa@jemanagement.fi) och till Juha Gynther (juha.gynther@selco.fi) som är kontaktspersonen för företaget som tar hand om fastighetsskötseln, samt CC underhall@shs.fi. Meddelandet ska se ut som följande:

Header: Tapahtuma Casan kellaritilassa (Legenda / Pommari) DATUM

”Järjestämme SHS tilaisuuden (XX henkilöä) Casan kellaritilassa (Legenda / Pommari) (DATUM). Minä, XXX, toimin vastuuhenkilönä. Minut tavoittaa puhelimitse numerosta +XXX XXXXX..”

6.2 Regler och information

1. I lokalen får vistas högst 52 personer ifall inte annat anges av styrelsen 2. Endast studentkårens medlemmar får boka utrymmet. Alumner eller övriga

människor måste be om undantagslov av SHS styrelsen. Övriga gäster får vara utomstående.

3. Rökning, öppen eld och rökmaskiner är strikt förbjudet inomhus eller vid garaget. Rökning får endast ske vid ingången mot Perhogatan (Casas festingång)

4. Man får inte stå på borden 5. Man får inte använda hissarna

6. Toalettsituation: Toaletter på Casas första våning (fest toaletterna) bör

användas. Man kommer till toaletterna genom att i Legenda gången ta dörren till höger om garagedörren (när man tittar mot Legenda). Där tar man

trapporna upp till första våningen. Under evenemanget kan man sätta diverse objekt för att hålla dörrarna öppna så att man inte måste ta nyckeln med sig hela tiden. När tillställningen är slut bör man städa alla gångar, trappor och Casa vessan, samt ta bort dessa objekt och se till att alla dörrar är stängda.

7. Köp eget toalettpapper, bordsduk och städredskap

(28)

8. Det existerar ett kök i Legenda för tillfället, men det får absolut inte användas.

9. Garaget är strängt förbjudet att vistas i eller att gå igenom under kvällen. Om man vill upp våningar bör man använda Legenda gångens trappor.

10. Gällande brandsäkerhet så finns det tre stycken brandsläckaren i de olika rum, samt en brandfilt.

11. När tillställningen är slut, bör man städa ordentligt och lämna tillbaka nycklarna till nyckelskåpet.

När man är färdig med sin tillställning och ska börja städa är det viktigt att scanna QR koden och fylla i Google Forms, där det står bl.a. städningsinstruktioner. Google Forms länken samt städningsinstruktionerna finns nedan.

Figur 10 Legenda Google Forms checklista

http://tiny.cc/shslegenda

6.3 Städning

o

Moppa golven (med tvättmedel)

o

Lägga tillbaka möblerna i samma ordning som när man kom (t.ex. sätt stolarna på borden)

o

Tömma kylskåpet

o

Tvätta ytor

o

Biljard bordet och dess tillbehör i skick

(29)

o

Städat och moppat Legenda gången

o

Städat och moppat trapporna till Casas ingång

o

Städat och moppat Casa vessorna

o

Diska (om man har använt sig av köksredskap)

(30)

7 BASTUN

Det finns en bastu på femte våningen som är även till kårmedlemmars förfogande som delas med KSO. KSO har förkörsrätt till bastun tisdagskvällar (kl. 20.00-23.00) och onsdagskvällar (kl. 19.00-22.00). Man får tillgång till bastun genom att ta följande nyckel från nyckelskåpet.

Figur 11 Bastuns nyckel

Om man vill använda bastun för efterfest (bastujatkon/saunajatkon) efter en Casa fest, så bör man kontakta FU ansvarige och berätta detaljer om vilka tider man vill ha jatkon i bastun. Detta eftersom att det måste komma ett styrelsebeslut om att bevilja

(31)

undantagslov. När styrelsen under ett officiell möte har godkänt undantagslovet får man eller får man inte lov att ordna efterfest i bastun.

7.1 Regler och information

1. Endast studentkårens medlemmar får boka utrymmet. Alumner eller övriga människor måste be om undantagslov av SHS styrelsen. Övriga gäster får vara utomstående.

2. Köp eget toalettpapper och städredskap

3. Gällande brandsäkerhet så finns det en brandsläckaren och en brandfilt 4. När tillställningen är slut, stäng av bastun och bör man städa ordentligt och

lämna tillbaka nycklarna till nyckelskåpet.

5. Det hörs otroligt bra från bastubalkongen, således om man har musik eller dylikt så stäng balkongdörren och undvik att ha oljud på balkongen

7.2 Städning

o

Moppa golven

o

Städa och moppa i trappuppgången

o

Lägga tillbaka möblerna i samma ordning som när man kom

o

Städa balkongen (plocka bort all skräp/släng stögis/plocka bort fimppar) och stänga balkongdörren ordentligt

o

Städa bastun

o

Tvätta ytor

(32)

8 ÖVRIGA UTRYMMEN

8.1 Parkeringsplats

SHS har tillgång till två parkeringsplatser i Casas garage (plats 5: SHS & plats 24: von Wendt).

8.2 Guld- & Silverförråd

Guld- & Silverförrådet finns i Legenda gången och där har kommittéer och klubbar sina förråd. Det är viktigt att städa sina förråd med jämna mellanrum och inte att skita ner eller använda de övriga utrymmen som förråd.

Det finns även en scen och extra Casa stolar i silverförrådet. Scenen får man använda vid sina evenemang på Casa men man måste lämna tillbaka den i putsat och gott skick när evenemanget är slut. Samma princip gäller Casa stolarna i silverförrådet, ifall det behövs mera stolar kan man alltid hämta därifrån så länge som man lämnar dom tillbaka i gott skick nästa dag.

Ifall du inte har ett förvaringsutrymme för din kommitté eller klubbs saker, kontakta FU så ser vi till att ni får ett ställe att förvara era saker på.

(33)

9 ÖVRIGT

9.1

Nycklar

9.1.1 Nycklar till de olika utrymmen

Bredvid kansliet finns ett nyckelskåp där alla utrymmesnycklar finns (se bilden nedan), koden får man av FU. Man får fritt ta nycklarna för en bokning eller tur till förrådet, men det är viktigt att man lämnar tillbaka nycklarna genast när man är färdigt och låser nyckelskåpet. Detta p.g.a. att någon kan behöva nycklarna nästa dag. Nycklar i nyckelskåpet från vänster till höger i bilden nedan: Bastun, kansliet, FU nyckelknippan, Femman

Figur 12 Nyckelskåpet

9.1.2 Kårnycklar till Casa

När man blir studentkårsaktiv och posten man innehar kräver en kårnyckel kan man få en av FU. Med en kårnyckel kommer man in till kåren, Casa salen och köket, och med FU-nycklarna (när man har fått lov) sen vidare till alla andra utrymmen i Casa.

Studentkårsposter som får skaffa en kårnyckel är följande: styrelsen, anställda, ordförande för kommittéer & fullmäktige, huvudposter (HuvudPR, HuvudProggis, HuvudKök o.s.v.) eller andra aktiva vid behov

(34)

När man vill ha en kårnyckel skickar man ett epost till FU och så bestäms ett passlig datum för att fixa en kårnyckel. Kårnyckeln kräver en 30€ pant i cash som man får tillbaka när man returnerar kårnyckeln när man inte är aktiv mera.

Av god sed så bör man lämna tillbaka sin kårnyckel genast då man inte behöver den längre, eftersom det finns en begränsad mängd nycklar.

9.2 Konsekvenssystem

Det är viktigt att följa reglerna när man bokar och använder utrymmen. Ifall man missköter sig så följer konsekvenser. I sista hand är det styrelsen som bestämmer hur lindrig eller allvarlig misskötseln är och vilka konsekvenser det leder till.

Nedan finns en tabell med exempel på misskötsel och möjliga konsekvenser. Dock behandlas varje fall skilt då styrelsen har utrett vad som har hänt och konsekvenserna kan variera. Tre varningar leder till portförbud. Portförbudets längd bestäms av styrelsen.

Tabell 1 Konsekvenstabell

Grovhetsgrad Exempel Möjliga följder

Städning Lindrigt Glömt att moppa eller föra ut rosk Städa upp ASAP och få en varning

Grovt Lämnat utrymmet totalt ostädat eller skitit ner andra utrymmen

Städa upp ASAP, betala extra städningskostnader ifall de uppstår och få två varningar

Vandalism

Lindrigt Söndrat enstaka föremål eller

mindre skador i utrymmen Ersättningsskyldig

Grovt

Allvarligt förstört föremål och utrymmen med avsikt eller upprepade gånger orsakat mindre

skador

Ersättningsskyldig och varning eller portförbud

Allmän idioti eller dåligt beteende

Lindrigt

Klagomål av grannar, mindre övertramp på regler, använda utrymme utan bokning, störa

andra i huset

En varning och officiella ursäkter

Grovt

Polisanmälbara handlingar, övertramp på regler eller dåligt

beteende mot Casas andra ägare/hyresgäster

Portförbud eller varning av inspektorn. Vid lagbrytning kan även en polisanmälan

göras

(35)

9.3 Hanken bokningar

Ifall man är intresserad av att boka utrymmen på Hanken (Helsingfors eller Vasa, t.ex.

Hanken Business Lab, Maxen, Futurm, klassrum) ska man kontakta FU. Det gör man genom att skicka ett epost till FU bokningar@shs.fi där det står följande:

• När (starttid och sluttid) och vad går evenemanget ut på?

• Hur många deltagare?

• Vilket rum man vill boka?

• Önskemål gällande tekniken/annat?

FU fixar bokningar på Hanken eftersom Hanken önskar att det finns bara en

kontaktperson från studentkåren. FU återkommer sedan med information om Hanken och vidare instruktioner vid behov.