Maria Willix. fy Haninge kommun. Checklista inför beslut JA NEJ Projekthandlingar är diarieförda. Projektets akt är avslutad

(1)

Slutrapport - Möte för alla - del 2 Dokument skapat

2019-12-06 Sid 1(10)

Projektledare: Anya Lindqvist, Jenny Sahlin Projektledningsstöd: Mari-Louise Brunstedt Projektägare: Maria Willix

Senaste spardatum 2019-12-06

Dok.nummer: ver. 1.0 Dnr: SN 2019/166

Projektägare: Maria Willix

Checklista inför beslut JA NEJ

Projekthandlingar är diarieförda ^X

Projektets akt är avslutad ^X

Alla erfarenheter och observationer dokumenterade och avrapporterade X

Avvikelser från planerade mål är dokumenterade ^X

Effektmålen är dokumenterade ^X

Kryssa i rutan för vilket alternativ som gäller:

JA NEJ Kommentar:

Beslut att godkänna Slutrapport och avsluta projektet

Beslut att inte avsluta projektet Beslut att bordlägga beslutet

X

Maria Willix

Namnförtydligande

(2)

Haninge kommun

2019-12-06 Sid 2(10)

Innehåll

1 Summering...3

2 Bakgrund...3

3 Utfall projektmål... 4

4 Utfall effektmål... 4

4.1 Projektets effektmål:...4

4.2 Kommentarer som lämnats av testpiloter vid utvärdering: 5 Organisationsplan... 6 Processer och metoder...6

6.1 Urval...6

6.2 Metod...6

7 Utfall tidsplan...7

8 Utfall kostnader...8

9 Utfall identifierade risker och beroenden...8

10 Överlämning/leverans av projekt... 9

11 Projektledarnas erfarenheter och observationer och förslag till förbättringar... 9

12 Relaterade dokument... 10

O'-t.

(3)

2019-12-06 sid 3(10)

1 Summering

Idén till materialet fick vi av att möten i kommunen genomfördes på många olika sätt.

Upplevelsen är att det saknades en rutin för möten.

Medarbetare i Haninge kommun möter personer med olika kognitiva förutsättningar. Otydlig struktur i möten, som till exempel att inte förstå varför man är kallad till ett möte, skapar osäkerhet och kan resultera i minskad delaktighet.

Genom att vi använder ett kommungemensamt material som stöd vid möten, oavsett förvaltning och vad mötet gäller, underlättar det för deltagarna. Det ger ett möte på mer jämlika villkor.

Materialet togs fram under projektet ”Möte för alla” under 2018 och består av mallar för kallelser, dagordning och sammanfattning efter möte. Till respektive del finns tillhörande checklistor inför, under och efter ett möte. Materialet är självinstruerande och kan användas i sin helhet eller som komplement till befintlig mötesstruktur.

Det finns en påbyggnadsdel som består av en lathund för kommunens tjänst för sms- påminnelse, Processpil - en mall för att visuellt visa olika delar i en process, verktyg som ger struktur i samtalet samt tips på produkter som kan vara hjälpsamma vid svårigheter med koncentration och oro.

Under 2019 har materialet digitaliserats och lagts ut på kommunens intranät, HINT, för att samtliga medarbetare i Haninge Kommun ska ha åtkomst till materialet. Materialet har kompletterats med en inspirationsfilm och sex stycken filmer med instruktioner för hur de olika delarna ska användas.

Materialets tillgänglighet på HINT har testats av utvalda medarbetare på avdelningen för funktionsnedsättning i en pilotstudie.

Slutrapporten kommer att lämnas över till Kommunstyrelseförvaltningen den 31/12 2019.

2 Bakgrund

Teamet för stöd och hälsa sökte fortsatt medel ur tillgänglighetsmiljonen för att implementera materialet ”Möte för alla”. Ambitionen var att tillgängliggöra det

(4)

Haninge kommun

2019-12-06 sid 4(10)

Dok. nummer: ver. 1.0 Dnr: SN 2019/166

kommungemensamma materialet för samtliga medarbetare. Materialet skulle digitaliseras och finnas på kommunens intranät, HINT. Materialet kompletterades med inspirations- och instruktionsfilmer.

3 Utfall projektmål

Målet var att materialet ska vara kommunicerat till ledande tjänstemän i kommunen samt att materialet finns tillgängligt på intranätet, HINT, i januari 2020.

4 Utfall effektmål

4.1 Projektets effektmål:

• Upplevelse av delaktighet för personer som kallas till möte enligt framtagen modell med tjänstemän i kommunen.

Effektmålen följdes kontinuerligt upp med testpiloterna genom planerade uppföljningar och en utvärdering under projektettiden. Den planerade enkätundersökningen genomfördes ej på grund av att tiden för att testa materialet upplevdes för kort.

Materialet har digitaliserats och testats av LSS handläggare inom barn och unga samt vuxen under nio veckor.

Implementering av ett nytt material kräver en förändring av befintligt arbetssätt som tar tid och handlar om att skapa nya beteendemönster.

4.2 Kommentarer som lämnats av testpiloter vid utvärdering:

Sagt om produkter i Mötesväskan:

” Det tog inte många minuter innan han började pilla på en sak och innan mötet var över hade han använt alla saker utom en. Jag tror verkligen att dessa saker hjälpte honom att hålla koncentration. Han pratade hela mötet och höll en rödtråd.”

”... jag tror verkligen att dessa saker var en stor trygghet för honom och han behövde inte fokusera på mig.”

(5)

2019-12-06 sid 5(10)

Projektledare: Anya Lindqvist, Jenny Sahlin Projektledningsstöd: Mari-Louise Brunstedt

Projektägare: Maria Willix \

Dok.nummer: ver, 1.0 Dnr: SN 2019/166

” Jag fick tillåtelse att ge sprutan utan att personen hade en personal med sig. Hon kunde istället använda taktila produkter ur Mötesväskan. Jag upplevde att det blev en lugnare situation när det kunde vara färre personer i rummet.”

”Just för att skapa en trygghet för de som är kallade. Man har en tydlig starttid, en tydlig stopptid...”

”Sammanfattar man så säkerställer man att alla tio personer har samma upplevelse när de går ifrån mötet.”

’Vi använder oss av Klientmapp. Då är det smidigt att sätta ihop all information man behöver ha med sig.”

”Min ledningsgrupp och jag, vi har möten varje vecka och då använder vi numera Time timer.”

Citat från externa verksamheter:

”... eftersom ni verkar ha gjort ett bra jobb med att fundera på det där med tillgängliga möten så tar jag nu kontakt.”

”Det är så trevligt att den här kommunen har sånt här. Använde hjälpmedlen på båda mina möten. Deltagarna var mycket nöjda.”

(6)

Haninge

“ kommun

2019-12-06 Sid 6(10)

5 Organisationsplan

Projektägare

Maria Willix Avdelningschef SOF

Projektledare Anya Lindqvist Jenny Sahlin

Leg. arbetsterapeut SOF

Styrgrupp

Mari-Louise Brunstedt Utvecklingsledare SOF

Dirk Westphal Verksamhetschef SOF

Per Carlsson T illgänglighetsstrateg ÄF

Linda Fällgren Avdelningschef SOF

6 Processer och metoder

Vi har i projektet digitaliserat och kommunicerat materialet med stöd ifrån

kommunikationsstrateg och kommunikatör, digital utveckling och serviceavdelningen.

Materialet har testats av enheten LSS Funktionsnedsättning.

6.1 Urval

Enheten LSS Funktionsnedsättning Socialförvaltningen, valdes ut efter visat intresse. Det var åtta barnhandläggare, sju vuxenhandläggare och två gruppledare samt enhetschef som deltog

6.2 Metod

Projektet inleddes med att identifiera nyckelpersoner och att lägga upp en strategi för digitalisering av materialet. Första halvåret av projektet präglades av upplägg med olika kommunala samarbetspartners och planering tillsammans med dessa inför producering och lansering av det digitala materialet. Vi informerade om projektet för bland annat

förvaltningsledningsgruppen, chefsforum, Funktionshinderrådet och nämnden.

(7)

2019-12-06 sid 7(10)

Andra halvåret av projektet låg fokus på att skapa filmer och att anpassa layouten av materialet till digital form. Vi använde oss av Dreambroker som verktyg för att skapa inspirations- och instruktionsfilmer.

Kontinuerliga styrgruppsmöten har genomförts en gång per månad.

7 Utfall tidsplan

Planerad tidsplan

Aktivitet Jan- Apr- Juli- Okt-

mars juni sept dec

Testpiloter från föregående år informeras om det fortsatta projektet.

Inpassa materialet Digitalisera materialet Framställa tryckt material

Utarbeta marknadsföringsmaterial Marknadsföring

Nya deltagare

Stöd till verksamheter

Sammanställning av erfarenheter och redovisning

(8)

[V* Haninge kommun

2019-12-06 Sid 8(10)

Dok. nummer: ver. 1.0 Dnr: SN 2019/166

8 Utfall kostnader

Projektetfinansierades genom medel från tillgänglighetsmiljonen.

2019

Kostnader Jan-April Maj-Augusti Sept-Nov Dec

Personalresurser 62500 62500 62500 62500

Omkostnader

(50 000) 12000 38000

Intäkter Jan-December

Medel från tillgänglighetsmiljonen 300 000 Projektkostnaderna ska faktureras enligt följande

Ansvar* Verksamhet* Aktivitet

3702 ₇₉₀₃ 5636

9 Utfall identifierade risker och beroenden

Projektet genomförde riskanalyser löpande.

Det har varit en utmaning att digitalisera materialet, det har funnits ett antal tekniska svårigheter med att göra exempelvis blanketter användarvänliga. Det finns en risk att blanketterna inte används i den utsträckning som är önskvärt på grund av detta.

Att hitta samarbetsformer med andra enheter och förvaltningar har varit en förutsättning för hela projektet. Det har varit tidskrävande och utmanande.

Materialet i sig är självinstruerande men för att det ska nyttjas är det önskvärt att någon med ledningsansvar ser till att det implementeras och används i verksamheten.

I dagsläget saknar kommunen en funktion som kan ha ett övergripande ansvar att förvalta kommungemensamma material. Därför finns en risk att materialet inte kommer till användning i önskad utsträckning.

(9)

2019-12-06 Sid 9(10)

Dok nummer: ver. 1.0 Dnr: SN 2019/166

10 Överlämning/leverans av projekt

Projektledarna kommer att lämna över materialet till projektägare Maria Willix som vidarebefordrar det till Kommunstyrelseförvaltningen 31/12 2019.

Materialet finns tillgängligt på intranätet, HINT.

11 Projektledarnas erfarenheter och observationer och förslag till förbättringar

Materialet är pedagogiskt och användarvänligt. Instruktionsfilmer finns till flera delar där vi identifierat behov av en ökad tydlighet. Responsen har varit god i testverksamheten och många använder redan delar av materialet. För att materialet ska nyttjas till fullo är vår erfarenhet att det underlättar för verksamheten om det finns en tydlig ledning och gemensamma mål.

Projektet har varit beroende av andra avdelningar och förvaltningar för att bland annat kunna digitalisera och kommunicera materialet. Vi reflekterade över att det kan ta tid att förstå varandra när man har olika yrkeskompetenser och pratar ”olika språk”.

Det har varit lärorikt och utvecklande att få arbeta med andra förvaltningar och med olika stödfunktioner såsom Digital Utveckling och Kommunikations-och markandsföringsenheten som finns i kommunen.

Projektet har bidragit till att vi har utvecklat vårt sätt att arbeta på vår arbetsplats.

Ett förslag till förbättringar skulle kunna vara att ha en funktion i kommunen som är kvalitetsansvarig för de kommungemensamma rutiner och riktlinjer som finns.

För att få ett mätbart resultat behövs en förstudie.

Vår erfarenhet av ”Möte för alla” har hittills visat på en god effekt. Vi har fått till oss goda exempel från medarbetare som har utvecklat sina metoder utifrån materialet och därmed nått förbättrade resultat. Utifrån det skulle det vara intressant att få följa upp resultatet av projektet, hur materialet upplevts och använts i praktiken efter ca ett år.

(10)

Haninge kommun

2019-12-06 Sid 10(10)

12 Relaterade dokument

Materialet finns hos avdelningen Stöd, hälsa och sysselsättning, Socialförvaltningen.

Bilaga i, Kommunikationsplan.