4. Meddelanden

(1)

(2)

X

CT1 SOLLENTUNA KOMMUN

Sammanträdes- protokoll

Sammanträdesdatum 2012-10-03

Sidan 34 av 44

§ 146/2012 Dnr 2012/30 KS.039-2

Regler och mål för telefoni och e-post

I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2012-08-21 från kommunlednings- kontoret.

Sammanfattning

Fullmäktige har vid sitt budgetsammanträde i november 2011 gett

kommunstyrelsen i uppdrag att i samverkan med nämnderna ta fram förslag på regler och mål gällande telefoni och e-post samt därtill hörande

mätmetoder.

Kommunledningskontoret har, i samråd med representanter för

förvaltningarna, utarbetat förslag till Regler för telefonsamtal och e-post vid externa kontakter med Sollentuna kommun. Förslaget bygger på tidigare styrdokument, men med tydligare inriktning alt medborgare och andra intressenter inte ska behöva upprepa sina kontaktförsök.

Arbetsutskottets förslag

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen beslutar följande.

1. Kommunstyrelsen antar Regler för telefonsamtal och e-post vid externa kontakter med Sollentuna kommun i enlighet med bilaga 1 till

kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2012-08-21 att gälla från och med 2013-01-01.

2. Beslutet meddelas fullmäktige Kommunstyrelsens beslut

1. Kommunstyrelsen antar Regler för telefonsamtal och e-post vid externa kontakter med Sollentuna kommun i enlighet med bilaga 1 till

kommunledningskonlorets tjänsteutlåtande 2012-08-21 att gälla från och med 2013-01-01.

2. Beslutet meddelas fullmäktige

B e s l u t s e x p e d i e r i n g : Akt

Meddelas kommunfullmäktige Kommunjurist Ingegärd Bornelind Kommunikationschef Maria Sterner

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(3)

Sammanträdes- protokoll

Överförmyndarnämnden

Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner

Sammanträdesdatum 2012-10-01

Sidan 6 av 17

Åtgärdsplan för verksamheten

Bakgrund

Sigtuna kommunfullmäktige har i skrivelse till överförmyndarnämnden begärt en åtgärdsplan för verksamheten, Sigtuna KS/2012:167.

Enhetens synpunkter

Flera av de punkter som länsstyrelsen kritiserat har redan åtgärdats genom stabilisering av kärnverksamheten, kortat handläggningstiderna samt utarbetande av gemensamma rutiner och riktlinjer.

I ärendet föreligger enhetens tjänsteutlåtande daterat 2012-09-20.

Beslut

Överförmyndarnämnden antar åtgärdsplan för överförmyndarenheten under hösten 2012 och våren 2013 fram till 1 juli 2013.

Skickas till:

Akten

Sigtuna kommun

Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.

(4)

Datum Akt nr 2012-09-10 Dnr

Överförmyndarnämnden

Sigtuna kommun KS/2012:167

Gemensam överförmyndamämnd svar på Sigtuna kommuns begäran om åtgärdsplan samt rapport över vidtagna åtgärder med anledning av Länsstyrelsens tillsynsrapport från 19-20 oktober 2011. KS/2012:167

Gemensam överförmyndamämnd har begärt rättelse av Länsstyrelsens rapport då det är nämndens uppfattning att Länsstyrelsen blandat samman ärenden och därmed inte angett rätt underlag för sin tillsyn.

Länsstyrelsen i Stockholms län har inkommit med ny rapport 2012-08-30.

Vidtagna åtgärder

Försvunna ärenden har samtliga återfunnits i Sigtuna kommuns arkiv där de hela tiden befunnit sig.

Överförmyndarnämndens mål för gransking är att kompletta årsräkningar inkomna före 1 mars ska var granskade till 1 juli. Granskningstiden har förbättrats och är uppfyllt till 65 % vilket är en förbättring jämfört med 2011 då 33 % var uppfyllt vid samma tid.

I ärende nr 3331 för ensamkommande barn med uppehållstillstånd PUT

vidhåller överförmyndarnämnden att tillsyn skett enligt gällande lag. Ansvaret för barn med PUT åligger i första hand Socialtjänsten. Ärenden för barnen med PUT kvarligger dock ofta hos överförmyndarnämnden då barnen ska ha rätt till en Särskilt förordnad vårdnadshavare SFV vilket är ett ovillkorligt villkor för Socialtjänsten att utreda. Tjänstemän i de tre kommunerna har dock meddelat (2012-09-12) att arbete med att hitta Särskild förordnade

vårdnadshavare inte är en prioriterad arbetsuppgift för dem.

Överförmyndarnämnden kommer därför att återkomma i frågan till respektive kommun.

Länsstyrelsen har tagit upp fråga om bristande tillsyn i form av ej inkommen årsredovisning. Överförmyndarenheten har varit i kontakt med

vårdnadshavare i ärende 2257 som uppger att gåvan aldrig fullbordades efter samtal med dåvarande överförmyndaren i Sigtuna. Då ord står emot ord är det omöjligt att utreda vad som sades och vad som borde ha redovisats eller om ärendet skulle ha avslutats och aldrig följt med in i den nya organisationen.

Mottagning efter överenskommelse

Postadress Besöksadress Turebergshuset Turebergshuset

Telefon 08-579 217 20

Fax

08-579 215 99

Internet

www.sollentuna.se

E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Turebergstorg 1

191 86 Sollentuna Sollentuna C

1(3)

(5)

Datum Akt nr

2012-09-10 Dnr

Överförmyndarnämnden

I ärende 2962 har årsräkningar inkommit. Felaktig notering från tidigare organisation att föräldrarna inte skulle redovisa har ändrats till redovisning varje år.

Ärende nr 18 har Länsstyrelsen ändrat sin kritik då redovisningar har lämnats in och tidigare överförmyndaren fattat beslut om eftergift. Nuvarande

Gemensam överförmyndamämnd har noterat ärendet som numera är redovisningspliktigt varje år.

Handläggningstiden har kortats i samtliga ärendeslag, se särskild bilaga.

- Nya ansökningar om god man och förvaltare behandlas strikt som felsänd post enligt Förvaltningslagen och skickas sedan 1 maj direkt till tingsrätten vilken är rätt laglig instans.

Anmälningar om behov av god man/ förvaltare hanteras inom tre (3) månader.

Vidare har överförmyndarenheten vidtagit åtgärder för att förbättra och effektivisera verksamheten

Överklagade beslut tas om hand samma dag med kopia till enhetschef och vidarebefordras med yttrande till tingsrätt inom en vecka i de fall omprövning inte sker. Kopia av överklagat beslut läggs till enhetschefen för bevakning av handläggarens arbete. Länsstyrelsens kritik i särskilt tillsynsärende har därmed åtgärdats.

Informationsmöten för nyrekrytering av gode män har genomförts 23 maj och 26 september varvid nya gode män har tillkommit i samtliga kommuner.

Översyn över befintligt godmansregister har skett och arbete pågår med att föra över registret till databas.

Enhetens personal har deltagit och kommer att delta på informationsträffar rörande Demens i Sollentuna och Anhörigträffar i Sigtuna under hösten 2012 samt Yrkesförening för länets kuratorer.

Informationsmöten har skett inför redovisning av årsräkning i de tre kommunerna.

Hemsidan har utvecklats med ny information och enhetliga blanketter. Arbetet beräknas pågå under resten av år 2012.

Nytt diariehanteringssystem för nämndhanteringen införs under oktober månad 2012 och har planerats under våren och hösten 2012 i avsikt att effektivisera nämndhantering och öka allmänhetens insyn.

Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Turebergshuset Turebergshuset 08-579 217 20 08-579 215 99 www.sollentuna.se

Turebergstorg 1 E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se 191 86 Sollentuna Sollentuna C

2(3)

(6)

2012-09-10

Datum Akt nr

Dnr

Överförmyndarnämnden

Åtgärder har vidtagits för att skapa en enhetlig personalgrupp med enhetliga rutiner. Särskilt har prioriterats framtagande av gemensamma rutiner, rekrytering av nya gode män och arbete med bemötande och ökad tillgänglighet. Arbetet beräknas pågå under resten av 2012.

De vidtagna åtgärderna har skett med full personalstyrka om 10 tjänster. Under senvåren 2012 har dock en person gått i pension och medel för återinsättande saknas för år 2013. Detta kan komma att innebära att vissa av de ärendetyper där handläggningstiden kortats på nytt kan komma att få längre handläggningstid.

Fortsatta åtgärder

Länsstyrelsens kritik har föranlett överförmyndarnämnden och enheten att se över ett antal akter då nämnden förstått att det funnit brister i diarieföring, akt hantering och underlag till beslut. Det kan inte uteslutas att akter kommer att behöva en översyn även framledes.

För att frigöra resurser till det arbetet föreslås åtgärder som

Utredning av mottagningstider i Sigtuna och Upplands Väsby.

Ett tydliggörande av ansvarsfördelningen mellan Socialtjänst och Överförmyndamämnd rörande ansvaret för ensamkommande barn med uppehållstillstånd där särskild förordnad vårdnadshavare ska tillsättas.

Koncentration av informationsträffar och deltagande i externa informationsmöten ex anhörigträffar.

Vidare är planerat möten med ekonomischefer i budgetarbetet för att

säkerställa de ekonomiska delarna i budgetprocessen inför övergång till egen överförmyndaravdelning under Kommunledningskontoret i Sollentuna

Kommun. Hänsyn måste tas till att de tre kommunerna har olika tidsplaner för sina budgetprocesser.

Möten med chefer inom Socialkontoret rörande gränsdragningsfrågor är inplanerade.

Informationsarbete till externa grupper som anhörigföreningar i

Sigtuna/Märsta, branschsammanslutning för länets kuratorer och enheter inom Socialkontor och Vård- och omsorg är inbokade under hösten 2012 och våren

Överförmyndarnämnden Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner 2013.

Postadress Besöksadress Turebergshuset Turebergshuset

Telefon 08-579 217 20

Fax

08-579 215 99

Internet

www.sollentuna.se

E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Turebergstorg 1

191 86 Sollentuna Sollentuna C

3(3)

(7)

Arendebalanser

• Arendetyp

• Uttagstillstånd

• Info till

• föräldrar vid utb

• Gm för flykt barn

• Gm nya ärenden

• G M vid byte

• Egna ansök

• Bouppt- och arv

• Fastighetsförs

1 mars 2011 4 månader

6 månader 2 veckor

1, 5 år 1 år

drygt 1 år 4 mån 3 mån

ÖF Nämnd 15 juni 2012

1 juni 2012

mindre än en vecka

mindre än en vecka inom 48 tim

8 veckor 8 veckor

inom 2 dagar till TR inom 1 månad

inom 1 månad

www.sollentuna.se