Regional Arkiveringsförmåga (SLL, VGR, RS)
Vad kostar det att göra fel?
Sammanfattning
• Vad är 3R?
• Samverkan i 3R
• Informationens livscykel
• Gemensamma arkivkrav
• Vad kostar det att göra fel (erfarenheter)?
3RFVM-Framtidens vårdinformations- miljö
• 3, 5, 108, 123 000
• Mer förenar oss än skiljer oss åt
• Invånarnas behov av sammanhållen vård och omsorg
• Föråldrad teknik, olika arkitekturer och
strukturer, begränsad funktion, duplicerad data, egen informatik
• Upphandling av kärnsystem
• Beräknas pågå till 2019
Vad är 3R?
Samverkan i 3R
• Regionarkiven i VGR (+GBG Stad) och RS samt Landstingsarkivet i SLL samverkar kring
arkivkrav och informationsstruktur för långsiktig bevarande.
– Gemensamt projekt med fokus på Slutarkiv och
livscykelperspektiv på information
Informationens livscykel
Verksamhets- Information
(Operativ information)
Avställd verksamhets- information
(Mellanlagring)
Arkiverad information (Slutarkiv)
Arkivmyndighet Verksamheter
• Innehåller operativ- och gallringsbar information
• Informationen ägs av verksamheten
• Verksamhet har direkt åtkomst
• Endast information som skal ångsiktig bevaras
• Informationen ägs av Arkivmyndigheten
• Åtkomst efter förfrågan till Arkivmyndigheten
Informationshantering
• Övergripande arkivkraven ska beaktas i samband med
upphandling, avrop, utveckling eller avveckling av ett system.
– Detta för att säkerställa funktionalitet för informationshantering under hela livscykeln för informationen.
Urval av gemensamma arkivkrav
Informationsägarskap
• Det ska framgå av avtal att respektive region/landsting är ägare till all metadata, data och samtliga dokumentfiler som hanteras i systemet samt att informationsägaren har teknisk möjlighet att extrahera dessa vid behov.
Export av information
• Systemet ska kunna exportera och paketera vald information för arkivering under hela livscykeln i enlighet med regional arkivmyndighets standardiserade krav för långsiktigt
bevarande.
– All information avställd i xml-format ska kunna valideras mot ett av arkivmyndigheten godkänt xml-schema.
Vad kostar det att göra fel?
SLL:s erfarenheter
• Landstingsarkivet i Stockholm har tagit emot drygt 300 leveranser från journalsystem.
• Erfarenheter från de arkiveringsprojekt som genomförts under perioden 2008 till 2014 visar på höga
avvecklingskostnader.
• Stor del av arbetet har utförts av externa konsulter att utveckla exportfunktionaliet.
• Det finns en stor besparingspotential.
Analys av avvecklingskostnader
• Utifrån erfarenheter från konsolideringstiden har vi klassat in de olika projekten enligt nedan:
– Litet arkivprojekt
– Mellanstort arkivprojekt – Stort arkivprojekt
Exempel på ett mellanstort avvecklingsprojekt
Definition:
Ett system med mycket funktioner och data men endast en databas (installation).
Aktivitet Timmar
1. Miljö 25
2. Utveckling av exportprogram inkl stylesheet
1066
3. Möten 10
4. Projektedning 100 5. Leverans för
verifering och produktion
25
TIMMAR TOTALT 1 200
Slutsatser
• Merparten av kostnaderna är utveckling av exportprogram - minst 80% av den totala kostnaden.
• Genom att kravställa och förberedda för arkivering vid upphandling och införande kan avvecklingskostnaderna minska drastiskt.
• Uppskattad besparingspotential enbart för konsultkostnader är minst 50%
enlig analysen, sannolikt mycket mer.
• Utöver detta kan motsvarande besparingar i arbetstid och kostnader sker inom SLL:s del av arkiveringsprojekt.
• Samtliga leveransprojekt har kommit till slutsatsen:
varför har detta inte förberetts från början?
