Margareta Löfgren, Marks kommun. Kerstin Berggren Nilsson

(1)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Plats och tid Arbetsförmedlingen Kinna, klockan 09.00 – 12.15

Beslutande Rune Petersson, Svenljunga kommun, ordförande

Helén Eliasson, Västra Götalandsregionen, kl 09.30 - 12.15, § 2 - 16 Kerstin Berggren Nilsson, Länsarbetsnämnden

Ersättare Margareta Löfgren, Marks kommun

Övriga deltagande Lena Ehrnlund, verkställande tjänsteman

Tarja Thorén, ny verkställande tjänsteman fr o m den 18 februari 2008 Ingmarie Augustsson, sekreterare

Ing-Marie Andersson, KRAFT-huset Monica Andrup, CURA-teamet, § 1-6 Anders Börjesson, arbetsförmedlingen, § 4

Utses att justera Kerstin Berggren Nilsson

Justeringens plats och tid

Underskrifter Sekreterare Paragrafer § 1 – 16

Ingmarie Augustsson

Ordförande

Rune Petersson

Justerande

Kerstin Berggren Nilsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ

Sammanträdesdatum

Datum för anslags

uppsättande Datum för anslags

nedtagande

Förvaringsplats för

Protokollet

Underskrift

(2)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande § Ärende

1 Godkännande av dagordningen

2 Verkställande tjänsteman för samordningsförbundet 3 Föregående protokoll den 4 december 2007

4 Information från Arbetsförmedlingen 5 Ansvarsfrihet för styrelsen. Information 6 Årsredovisning 2007

7 Aktivitetsplaner för finansierade aktiviteter 2008 8 Riktlinjer och plan för internkontroll

9 Stöd till KRAFT-teamen 2008 10 Samverkan med lokala företag 11 Dokumenthanteringsplan

12 Process för verksamhetsplanering 2009 13 Ansökan om projekt-/utvecklingsmedel 14 KRAFT-samling 9 maj 2008

15 Konferens/utbildning om arbetsförmåge-bedömning 14-15 maj 2008 16 Övrigt

(3)

§ 1

Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns.

_______

(4)

Verkställande tjänsteman för samordningsförbundet

Förbundsstyrelsens beslut

1. Tarja Thorén hälsas välkommen som ny verkställande tjänsteman för Samord- ningsförbundet.

2. Ing-Marie Andersson utses till tillförordnad verkställande tjänsteman under tiden den 1 – 17 februari 2008.

Ärendet

Nuvarande verkställande tjänsteman, Lena Ehrnlund, övergår till annan tjänst den 1 februari 2008.

Ärendets tidigare behandling

Styrelsen beslöt den 30 november 2007, § 64, att rekrytera ny verkställande tjäns- teman för tillsvidareanställning 100 %. Tjänsten ska vara en kombination av verkställande tjänsteman och processtödjare.

Den 4 december 2007, § 67, beslöt styrelsen att delegera till ordföranden att i samråd med styrelsens ledamöter besluta om anställning, anställningsform och lön.

Vidare fick nuvarande verkställande tjänsteman i uppdrag att undersöka möjliga alternativa lokaler för den nya tjänstemannens arbetsplats.

Dagens sammanträde

Som ny verkställande tjänsteman för Samordningsförbundet har Marks kommun anställt Tarja Thorén. Samordningsförbundet köper tjänsten av Marks kommun.

Tarja Thorén hälsas välkommen som ny verkställande tjänsteman för Samordnings- förbundet.

Närvarande presenterar sig för Tarja Thorén som sedan presenterar sig.

Tarja Thorén tillträder tjänsten den 18 februari 2008.

Ing-Marie Andersson utses till tillförordnad verkställande tjänsteman under tiden den 1 – 17 februari 2008.

Var kontoret för verkställande tjänsteman ska placeras är inte helt klart ännu. Två olika alternativ är aktuella. Besked om detta kommer att ges i början av vecka 6.

_______

(5)

§ 3

Föregående protokoll den 4 december 2007

Protokollet från den 4 december godkänns och läggs till handlingarna.

Dagens sammanträde Protokollet gås igenom.

_______

(6)

Information från Arbetsförmedlingen

Anders Börjesson, stf chef Arbetsförmedlingen Mark informerar om arbets- marknadsläget.

Jämfört med de senaste två åren tycks arbetsmarknaden idag börja vika. Ett stort bekymmer är alla arbetslösa ungdomar och att de mår dåligt.

I en vikande arbetsmarknad är ungdomsarbetslösheten den största utmaningen.

Den 1 december 2007 infördes en ny åtgärd riktad till ungdomar – jobbgaranti för ungdomar. Men för att få tillgång till den måste de först vara arbetslösa i 90 dagar och därefter ställa upp på jobbcoaching i tre månader. Först därefter kan de komma in på en praktikplats. Tidigare kunde ungdomar själva hitta praktikplats och få aktivitetsstöd. Det är inte möjligt idag.

I den lokala samverkan som byggts upp bör det gå att finna andra lösningar med de resurser som finns, bl.a. genom samordningsförbundet.

Slutligen delas ”Arbetsmarknadsutsikter och yrkesbarometer för Västra Göta- lands län till och med 2008” ut.

Ordförande Rune Petersson tackar Anders Börjesson för informationen.

_______

(7)

§ 5

Ansvarsfrihet för styrelsen. Information

Förbundsstyrelsen noterar informationen.

Ärendet

Ansvarsfrihet för 2006 års verksamhet.

Dagens sammanträde

Ordförande Rune Petersson informerar om att huvudmännen beviljat styrelsen ansvarsfrihet för 2006 års verksamhet.

_______

(8)

Årsredovisning 2007

1. Årsredovisningen godkänns efter tillägg med kommentar om det ackumulerade överskottet och överlämnas därefter till revisorerna.

2. Att i budgetarbetet för 2009 planera för användning av det ackumulerade överskottet.

3. Beredningsgruppen får i uppdrag att studera möjligheterna att förfina redo- visningen i DIS och återrapportera till styrelsen vid sammanträdet den 19 mars 2008.

Ärendet

Den regionala ekonomigruppen har sammanställt förslag till tidplan för inläm- ning av årsredovisningen 2007. Beslutad årsredovisning inklusive revisionsberät- telse och protokollsutdrag skall sedan vara inlämnat senast 31 mars 2008.

Ärendet behandlades inledningsvis av förbundsstyrelsen den 4 december 2007,

§ 71, då förslaget till tidplan behandlades.

Dagens sammanträde

Följande handlingar är utsända med dagens kallelse:

▫ Årsredovisning 2007, ▫ KRAFT-huset, verksamhetsberättelse 2007

▫ CURA, verksamhetsberättelse 2007

▫ CURA, verksamhetsberättelse 2007, Aktbilaga presenteras och kommenteras av Monica Andrup.

Ledamöternas frågor och synpunkter;

- Helén Eliasson frågar om behovskartläggning och föreslår att beredningsgruppen ska arbeta vidare med frågan om hur man kan finna behoven.

▫ Årsredovisning 2007 för Samordningsförbundet Bollebygd, Mark, Svenljunga, Aktbilaga presenteras och kommenteras av verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund. Två versioner av årsredovisningen presenteras. Den ena är förbundets ”egentliga”

och mer fullständiga årsredovisningen och den andra är en sammanställning enligt den sammanfattande mall som Regionala utvecklingsgruppen utarbetat. Den

(9)

förra är utsänd med kallelsen, den senare delas ut. Den senare är också, som ar- betsmaterial, enligt anvisning översänd till förbundsmedlemmarna..

- Margareta Löfgren anser att det ackumulerade överskottet bör kommenteras tydligare.

- Rune Petersson föreslår att den kommentar som gjordes vid sammanträdet när verksamhetsplan och budget för 2008 fastlades också tillförs här.

▫ KRAFT-huset, verksamhetsberättelse 2007, Aktbilaga presenteras och kommenteras av Ing-Marie Andersson.

- Helén Eliasson anser att bilagan ”Antal deltagare i samverkan” är ett bra underlag och frågar hur ofta den rapporten tas fram.

- Lena Ehrnlund svarar att den rapporten i fortsättningen ska tas fram till verk- ställande tjänsteman varje månad. Det blir då möjligt med bättre rapportering till styrelsen och ger möjlighet till särskild uppföljning.

Förbundsstyrelsens beslut, se paragrafens inledning.

_______

(10)

Aktivitetsplaner för finansierade aktiviteter 2008

1. Aktivitetsplanerna ”Aktiv vardag i Svenljunga, Aktivitetsplan 2008”, ”Aktiv vardag i Bollebygd och Mark, Aktivitetsplan 2008”, och ”PRAKTIKSTÖD, Ak- tivitetsplan 2008-2009” godkänns.

2. Förbundsstyrelsen delegerar till ordförande Rune Petersson att godkänna åter- stående aktivitetsplaner.

Ärendet

Aktivitetsplaner 2008, underlag till avtal för genomförande av verksamhetsplanen 2008-2009(2010).

Samordningsförbundets styrelse behandlade förslaget till verksamhetsplan vid sitt sammanträde den 26 september 2007, § 49.

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 24 oktober 2007, § 57, fick verkstäl- lande tjänsteman i uppdrag att ta fram förslag till avtal för genomförande av verksamhetsplanen till styrelsens sammanträde i december.

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, § 68, behandlades följande avtal för genomförande av verksamhetsplanen 2008-2009(2010).

Avtal med Avtal om Avtal med Primärvården,

Södra Älvsborg

Avtal med SAMREHAB, Marks kommun

Avtal med kommunsty- relsekontoret, Svenljunga kommun

Avtal med socialförvalt- ningen, Svenljunga kommun

Cura - resursteam för tvärprofessionell funk- tionsbedömning av personer med psykosomatisk ohälsa.

Aktiv vardag och praktikstöd

Arbetslivsinriktat stöd till unga vuxna

(11)

Avtal med utbildning- nämnden, Marks kommun

Avtal med kommunled- ningskontoret, Marks kommun

Aktiv vardag, praktikstöd, kartläggning och trä- ning

Tjänsteköp verkställande tjänsteman januari 2008

Verkställande tjänsteman delade ut aktivitetsplaner som ska vara bilagor till re- spektive avtal: ”AKTIV VARDAG i Bollebygd” och ”PRAKTIKSTÖD i SVENLJUNGA” samt en sammanställning av finansieringen för samtliga aktiviteter och projekt enligt verksamhetsplanen, fördelat per aktivitet och per kommun. Tanken är att återstående aktivitetsplaner ska utformas med samma uppläggning och rubriker som de utdelade aktivitetsplanerna.

Dagens sammanträde

Följande handlingar finns som aktbilagor och är utsända med dagens kallelse:

▫ Aktiv vardag i Svenljunga, Aktivitetsplan 2008, ▫ Aktiv vardag i Bollebygd och Mark, Aktivitetsplan 2008, ▫ PRAKTIKSTÖD, Aktivitetsplan 2008-2009 Verkställande tjänsteman kommenterar sammanställda aktivitetsplaner och öns- kar förbundsstyrelsens synpunkter på upplägget och avsnitten om uppföljning och utvärdering.

Styrelsen godkänner framtagna planer och upplägget samt delegerar till ordfö- rande att godkänna återstående aktivitetsplaner.

_______

(12)

Riktlinjer och plan för internkontroll

”RIKTLINJER – Intern kontroll” och ”INTERNKONTROLLPLAN för Samordningsförbundet Bollebygd, Mark och Svenljunga 2008” fastställs.

Ärendet

I samband med att verksamhetsplan och årsbudget behandlas ska styrelsen anta en särskild plan för granskning/uppföljning av den interna kontrollen.

Dagens sammanträde

Följande handlingar finns som aktbilagor och är utsända med kallelsen:

”RIKTLINJER – Intern kontroll” och ”INTERNKONTROLLPLAN för Sam- ordningsförbundet Bollebygd, Mark och Svenljunga 2008”

Verkställande tjänsteman kommenterar förslagen.

_______

(13)

§ 9

Stöd till KRAFT-teamen 2008

Verkställande tjänsteman får i uppdrag att ta fram förslag på utformning av stö- det till KRAFT-teamen för 2008.

Ärendet

I verksamhetsplanen föreslås 500 tkr för 2008 för utveckling av teamens arbets- processer från initiering till avslut.

Förbundsstyrelsen beslöt den 10 april 2007, § 19, om finansieringsstöd 2007 till Kraft-teamen för utveckling. Finansieringsförslaget 2007 grundades på ett uppdrag till KRAFT-teamen i Bollebygd, Mark och Svenljunga och en mall för upp- följning av teamens arbete.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman redovisar ärendet. KRAFT-teamen är en viktig resurs för en fungerande samverkan på handläggarnivå. Beredningsgruppen har disku- terat olika former av stöd:

- hjälp att administrera teamens arbete – administrera möten,

- ekonomiskt tillskott för att kunna frigöra personal för att delta i möten och öv- rigt som krävs för att teamen ska fungera väl.

_______

(14)

Samverkan med lokala företag

Verkställande tjänsteman får i uppdrag att initiera samverkansaktiviteter med näringslivet i Bollebygd och Svenljunga, liknande den aktivitet som skapats i Mark.

Ärendet

Behovet av ökade kontakter med näringslivet och samverkan med lokala företag har nämnts vid behandlingen av olika ärenden under 2007.

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 26 september 2007, § 51, rapporterade ordförande från kontakt med företrädare för företagarföreningarna i Svenljunga Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 24 oktober 2007, § 63, informerade Bente Johansson om Allaktivitetshuset i Bollebygd och planerad invigning av detta i januari 2008. Inbjudna företagare och föreningar får då information om huset och om samordningsförbundet.

Dagens sammanträde

Margareta Löfgren och verkställande tjänsteman informerar om möte med före- trädare för MINAB och företagarföreningen i Mark. Arbetsgrupp har bildats med representanter från MINAB, Markföretagen, arbetsförmedlingen, försäk- ringskassan, utbildningsförvaltningen (enheten för lärande och arbetsmarknad) samt Samordningsförbundet .

Arbetsgruppen ska ta fram förslag på hur praktikstödet bäst kan förstärkas och även hur samarbetet för praktik/praktikanter kan förbättras.

Arbetsgruppen har varit aktiv och redan lämnat in en ansökan om EFS-medel.

Kerstin Berggren Nilsson föreslår att verkställande tjänsteman får i uppdrag att skapa liknande samverkansaktiviteter med näringslivet i Bollebygd och

Svenljunga.

_______

(15)

§ 11

Dokumenthanteringsplan

Verkställande tjänsteman får i uppdrag att upprätta förslag till arkivplan och dokumenthanteringsplan enligt gällande anvisningar.

Ärendet

Samordningsförbundet är egen myndighet och ansvarar för att förbundets ar- kiv vårdas enligt arkivlagen och, eftersom Marks kommun är förbundets säte, lämpligen på det sätt som gäller för Marks kommun och som framgår i kommunens arkivreglemente, (Kommunens författningssamling 004.1).

Det innebär att arkivplan och dokumenthanteringsplan måste upprättas.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman redogör för ärendet.

_______

(16)

Process för verksamhetsplanering 2009

Verkställande tjänsteman får i uppdrag att i arbetet med verksamhetsplanen 2009-2010(2011) ta fram omvärldsanalys och genomföra behovskartläggning som underlag för vidare planering och beslut.

Ärendet

Verksamhetsplanen för 2009-2010(2011) bör kunna fastställas av styrelsen senast under oktober månad 2008.

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, § 72, redovisade verkställande tjänsteman förslag till upplägg för verksamhetsplanen 2009- 2010(2011). Utgångspunkten bör vara en ny behovskartläggning.

Styrelsen beslöt att samråd ska vara genomfört så att styrelsen kan behandla eventuella inkomna synpunkter den 10 september 2008 samt att verksamhetsplanen 2009-2010(2011) fastställs vid styrelsens sammanträde den 29 oktober 2008.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman delger sina tankar om behovskartläggning och översyn av aktivitetsplanerna.

_______

(17)

§ 13

Ansökan om projekt-/utvecklingsmedel

Styrelsen godkänner att verkställande tjänsteman informerar de olika samver- kande verksamheterna hos förbundsmedlemmarna om möjlighet att ansöka om projekt-/utvecklingsmedel efter samråd om utformningen med ordföranden.

Ärendet

I verksamhetsplanen för 2008-2009(2010) har förbundsstyrelsen avsatt 500 tkr för utbildningsinsatser, metodutveckling och liknande. Samordningsförbundet kan antingen själv initiera insatser eller bevilja medel till verksamheter och en- skilda medarbetare hos förbundsmedlemmarna efter ansökan. Styrelsen har dess- utom avsatt ytterligare 1 000 tkr av föregående års överskott som de efter ansö- kan kan bevilja för metodutveckling, utbildning, projekt och liknande

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, § 69, diskuterades rutiner för ansökan av medel för utveckling av idé och verksamhet.

Verkställande tjänsteman fick i uppdrag att anpassa/utveckla blanketten för an- sökan samt att ta fram rutiner för ansökningsförfarande och behandling av inkomna ansökningar.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman föreslår att hon redan nu får i uppdrag att informera om kommande möjlighet att ansöka om projekt-/utvecklingsmedel. Samtidigt färdigställs blankett och rutiner för ansökningsförfarande samt rutiner för behandling av inkomna ansökningar.

_______

(18)

KRAFT-samling 9 maj 2008

Förbundsstyrelsen godkänner verkställande tjänstemans förslag till tid, plats, inbjudan och tema för dagen.

Ärendet

Samordningsförbundets dag den 9 maj 2008, (KRAFT-samling för samverkan”), – En uppföljningsdag till dagen i Rydal den 30 november 2007.

Vid förbundsstyrelsens sammanträde den 4 december 2007, § 73, gjordes några reflexioner efter samordningsförbundets dag den 30 november 2007.

Styrelsen beslöt att en ny Samordningsförbundets dag/en uppföljningsdag ska genomföras den 9 maj 2008.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman föreslår att årets dag, den 9 maj, ägnas åt behovskart- läggning. KRAFT-teamen kan få i uppdrag att ta fram ett underlag för diskus- sion i grupper den 9 maj.

Bred inbjudan: Styrelsen, beredningsgruppen, KRAFT-teamen, kommunernas ar- betsmarknadsenheter, IFO-cheferna, chef och handläggare från arbetsförmed- ling och från försäkringskassa.

Plats: Roasjö Konferenscenter.

_______

(19)

§ 15

Konferens/utbildning om arbetsförmågebedömning 14-15 maj

Förbundsstyrelsen bekostar deltagande för 30 personer, konferensavgift, resa och övernattning.

Ärendet

Gemensam utbildning i arbetsförmågebedömning för samordningsförbunden inom Västra Götaland.

Dagens sammanträde

Verkställande tjänsteman redogör för ärendet. Regionala nätverket har planerat en gemensam utbildning den 14-15 maj 2008 på Arken Konferens i Göteborg.

Konferensavgiften är 1 000 kr per person. Till detta kommer resa och eventuell övernattning.

Verkställande tjänsteman har preliminärt anmält 30 deltagare från Samordnings- förbundet Bollebygd, Mark, Svenljunga. Antalet platser måste bindas senast den 1 februari.

_______

(20)

Övrigt

■ Ansökan från utbildningsförvaltningen om bidrag till att starta arbetet med att ta fram förslag på hur praktikstödet bäst kan förstärkas och även hur samarbetet för praktik/praktikanter kan förbättras.

Förbundsstyrelsen delegerar till presidiet att fatta beslut om bidrag.

■ Noteras besked från försäkringskassan att staten bidrar med 4 mkr till sam- ordningsförbundets verksamhet 2008.

■ Noteras besked att samordningsförbundets del i kostnaden för SUS resurs- person är 11 tkr för 2008.

■ Verkställande tjänsteman Lena Ehrnlund gör idag sin sista arbetsdag för sam- ordningsförbundet och avtackas med en blomsteruppsats.

_______