Årsrapport för kommunstyrelsen 2020 Beslut

(1)

PROTOKOLLSUTDRAG

Kommunstyrelsen 2021-02-24

1/3

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 34 Dnr KS/2021:20-012

Årsrapport för kommunstyrelsen 2020

Beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. godkänna rapporten Årsrapport 2020 Kommunstyrelsen, 2021-02-12.

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att

2. 21 757 000 kronor av överskottet år 2020 i kommunstyrelsens

investeringsbudget förs över till kommunstyrelsens investeringsbudget för 2021.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det bara finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Kommunstyrelsens årsrapport 2020 är helårsuppföljningen av

kommunstyrelsens verksamhetsplan 2020. Kommunstyrelsen har åtta egna mål som återkopplar till kommunfullmäktiges övergripande mål för fyra perspektiv som kommunstyrelsen och alla nämnder ska kraftsamla kring. Dessa områden är:

Invånare, Samhälle, Medarbetare samt Ekonomi.

Perspektiv Mål Bedömning

Invånare Kommunen har moderna kommunikationskanaler och fysiska platser där invånare kan komma i kontakt med och delta i utvecklingen av kommunens verksamheter och tjänster.

Uppfyllt

Invånare Invånare i Strängnäs kommun har insyn i kommunens verksamheter och kan lätt ta del av resultat gällande kvalitet, effektivitet och ekonomi.

Delvis uppfyllt

Samhälle I Strängnäs kommun har social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet en central plats och ska genomsyra kommunens fortsatta utveckling av stad och landsbygd.

Delvis uppfyllt

Samhälle Kommunen samverkar med näringsliv och invånare för att öka kommunens attraktionskraft.

Uppfyllt

Medarbetare Kommunen har goda fysiska och psykosociala arbetsmiljöer där medarbetare kan utveckla sig själva och verksamheten tillsammans med bra

Delvis uppfyllt

(2)

2/3

ledare.

Medarbetare Kommunen arbetar för en långsiktigt hållbar kompetensförsörjning där medarbetare har goda möjligheter att påverka sin arbetssituation.

Uppfyllt

Ekonomi Kommunen utmanar rådande arbetssätt och strukturer utifrån långsiktig ekonomisk planering.

Uppfyllt

Ekonomi Kommunen har genom digitaliseringens

möjligheter en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Delvis uppfyllt

Bedömning av måluppfyllelsen baseras på nyckeltal och aktiviteter från kontorsplaner och arbetsplaner samt samtal med avdelningschefer och

specialister. Bedömningen av aktiviteternas påverkan på måluppfyllnaden bygger på både genomförda och planerade aktiviteter.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Kommunstyrelsen redovisar en positiv avvikelse mot budget med 20 miljoner kronor. Vilket är en förbättring med 14,6 miljoner kronor jämfört med prognosen som gjordes i delårsbokslutet i augusti.

Överskottet beror främst på:

 Återföring av reserverade medel för kollektivtrafiken.

 Ökade försäljningsintäkter för mark och exploatering.

 Lägre kostnader för personal på grund av vakanser.

 Lägre kostnader för konsultmedel.

 Lägre kostnader för utbildningar då dessa har ställts in på grund av den rådande pandemin.

 Lägre kostnader än budgeterat för särskilda insatser.

 Ökade hyresintäkter för Resecentrum på grund av retroaktiv debitering för 2019.

(3)

3/3

Driftredovisning per verksamhet

Investeringar

Kommunstyrelsens investeringsbudget 2020 uppgick till 13,8 miljoner kronor och dessutom fördes 12,3 miljoner över från tidigare år.

Maskiner och inventarier utgörs främst av möbler till Kontaktcenter samt iordningställande av ett säkert rum för krisledning.

IT och digitalisering utgörs främst av reinvesteringar i IT-infrastruktur.

Anläggningar övrigt avser framförallt renovering av gamla vattenverket på Visholmen. Projektet är fortfarande under utredningsstadiet därför majoriteten av budgeterade medel inte har förbrukats under året.

Kommunstyrelsen ber att få ombudgetera 21,8 miljoner till 2021.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, 2021-02-12

Rapport, Årsrapport 2020 Kommunstyrelsen, 2020-02-12 Beslutet skickas till

Kommunrevisionen.

Kommunstyrelsen Utfall 2020-12-31, tkr Årsbudget 2020, tkr

Verksamhetsområde Intäkter Kostnader

Netto

kostnad Intäkter Kostnader

Netto budget

Avvikelse 2020, tkr

Kommunstyrelsen 0 -4 979 -4 979 0 -5 903 -5 903 924 183

Överförmyndare och Råden 172 -4 421 -4 249 970 -5 411 -4 441 192 419

Kommunledningen 2 126 -6 279 -4 153 2 070 -10 570 -8 500 4 347 755

Mark och exploatering 10 052 -7 782 2 270 8 431 -9 951 -1 520 3 790 -603

Näringslivsverksamhet 10 -1 631 -1 621 0 -2 081 -2 081 460 212

Kommunikationsavdelningen 713 -15 126 -14 414 475 -15 556 -15 081 667 259

IT-& digitaliseringsavdelning 15 560 -31 279 -15 719 14 639 -30 669 -16 030 311 863

HR-avdelningen 1 319 -17 961 -16 642 1 425 -19 922 -18 497 1 855 164

Kansliavdelningen 3 956 -19 583 -15 627 3 109 -19 811 -16 702 1 075 195

Ekonomiavdelningen 1 403 -23 131 -21 728 1 164 -24 638 -23 474 1 746 17

Kollektivtrafik/Svealandsbanan 0 -31 033 -31 033 0 -35 508 -35 508 4 475 91

Resecentrum 1 710 -6 854 -5 144 0 -5 981 -5 981 837 -878

Summa driftredovisn exkl balanserade verksamheter 37 021 -170 059 -133 037 32 284 -186 001 -153 717 20 680 1 677

Skogen, mot Eget Kapital 1 089 -1 407 -318 800 -800 0 -318 0

Försäkringar, mot Eget Kapital 3 865 -3 915 -51 3 080 -3 080 0 -51 194

Summa driftredovsn balanserade verksamheter 4 954 -5 322 -368 3 880 -3 880 0 -368 194

Summa driftredovisning 41 975 -175 381 -133 406 36 164 -189 881 -153 717 20 311 1 871

Kommunstyrelsen Årets investeringar 2020, tkr Sedan projektens start, tkr Kategori

Helår Budget

Jan-dec Utfall

Jan-dec Avvikelse

Total Budget

Totalt Utfall

Total Avvikelse

Maskiner och inventarier -600 -129 471 -1 100 -214 885 0

IT och digitalisering -9 200 -1 272 7 928 -17 310 -1 693 15 617 13 994

Anläggningar, övriga -4 000 -435 3 565 -15 673 -7 980 7 692 7 763

Resecentrum 0 291 291 -80 492 -80 201 291 0

Summa investeringar -13 800 -1 544 12 256 -114 574 -90 089 24 485 21 757

Ombudg till 2021

(4)

Årsrapport 2020

Kommunstyrelsen

(5)

Innehåll

Inledning ...3

Verksamhetsrapport ...4

Uppföljning och analys ...5

Privata utförare ...22

Väsentliga förändringar i organisationen...22

Väsentliga personalförhållanden...22

Åtgärder för att minska sjukfrånvaron...23

Händelser av väsentlig betydelse...24

Ekonomisk analys ...25

Driftredovisning per verksamhet...25

Nämndens intäkter ...29

Nämndens kostnader...30

Investeringar...30

Exploateringsredovisning...31

Bilagor ...35

(6)

Inledning

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Utifrån visionen leder och samordnar kommunstyrelsen planeringen, utvärderingen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Vidare ansvarar kommunstyrelsen för att samordna arbetet med den strategiska utvecklingen.

I ”Reglemente för Kommunstyrelsen i Strängnäs kommun” finns mer information om kommunstyrelsens uppdrag och ansvar.

Kommunstyrelsens avdelningar Kommunstyrelsen har fem avdelningar:

 Ekonomiavdelningen

 HR-avdelningen

 IT- och digitaliseringsavdelningen

 Kansliavdelningen

 Kommunikationsavdelningen.

Kommunstyrelsens avdelningars uppgifter består i stora delar av att arbeta med helheten i kommunen. Avdelningarna skapar förutsättningar för de övriga kontoren genom att bidra med styrning och riktning samt stöd.

(7)

Verksamhetsrapport

Nämndens årsrapport omfattar en redogörelse för utvecklingen av verksamhet och ekonomi för perioden januari till december 2020.

Sammanfattning av måluppfyllnad Bedömning av måluppfyllnad

helår 2020 Bedömning

delår 2 Bedömning delår 1 Invånare Kommunen har moderna

kommunikationskanaler och fysiska platser där invånare kan komma i kontakt med och delta i utvecklingen av kommunens verksamheter och tjänster.

Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt

Invånare Invånare i Strängnäs kommun har insyn i kommunens

verksamheter och kan lätt ta del av resultat gällande kvalitet, effektivitet och ekonomi.

Delvis

uppfyllt Delvis

uppfyllt Delvis uppfyllt

Samhälle I Strängnäs kommun har social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet en central plats och ska genomsyra kommunens fortsatta utveckling av stad och landsbygd.

Delvis

uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt

Samhälle Kommunen samverkar med näringsliv och invånare för att öka kommunens

attraktionskraft.

Medarbetare Kommunen har goda fysiska och psykosociala arbetsmiljöer där medarbetare kan utveckla sig själva och verksamheten tillsammans med bra ledare.

Delvis

uppfyllt Delvis

Medarbetare Kommunen arbetar för en långsiktigt hållbar

kompetensförsörjning där medarbetare har goda möjligheter att påverka sin arbetssituation.

Uppfyllt Delvis

Ekonomi Kommunen utmanar rådande arbetssätt och strukturer utifrån långsiktig ekonomisk planering.

Ekonomi Kommunen har genom

digitaliseringens möjligheter en tillgänglig och effektiv

förvaltning.

Delvis

uppfyllt Delvis

(8)

Uppföljning och analys

År 2020 blev ett märkligt år präglat av en pandemi som stängde en hel värld. Detta medförde till stora utmaningar och omställningar runt om i världen, inte minst sagt för Strängnäs Kommun. Året har genomsyrats av en stor osäkerhet om framtiden, krishantering, nya rutiner och förändrade prioriteringar.

Strängnäs kommuns verksamheter har påverkats och fortsätter att påverkas av pandemins effekter och myndigheternas rekommendationer.

Det gångna året har präglats av ett intensivt arbete i syfte om att säkra kommunens fortsatta samhällsuppdrag i rådande tider. Detta parallellt med ett starkt fortsatt arbete med att förbättra kommunens ekonomi och utveckling.

Trots ett omtumlande år har Strängnäs kommun visat på en hög kompetens och engagemang från samtliga medarbetare att bidra till framgång.

Invånare

Perspektivet invånare sätter kommunens invånare och andra personer som nyttjar Strängnäs kommuns tjänster i fokus. Det ska vara lätt att vara invånare och nyttjare av tjänster i

Strängnäs kommun.

Respekt, öppenhet och ett gott bemötande, utan avkall på professionalitet, ska prägla mötet med invånare och företag, såväl i kommunens utbud av service och välfärdstjänster som i vårt myndighetsutövande. Förhållningssättet innebär en lyhördhet för vad invånare och brukare vill, tycker och tänker och en tydlighet i vad man kan förvänta sig. Kommunikation och dialog är nyckeln till framgång.

Uthållighet och långsiktighet, samt mod att våga fatta beslut som kan vara svåra på kort sikt, skapar förutsättningar för positiva resultat i det långa loppet. Det ger också förutsättningar åt alla att delta i samhällslivet och förverkliga sina livsmål.

Kommunstyrelsens mål

Mål Bedömning Trend

Kommunen har moderna kommunikationskanaler och fysiska platser där invånare kan komma i kontakt med och delta i utvecklingen av kommunens

verksamheter och tjänster.

Strategiska vägval:

Det ska vara enkelt att komma i kontakt med kommunen. Kommunen ska erbjuda flera olika vägar till kommunens tjänster och information om kommunen. Den naturliga vägen är via webben där invånare, företagare och andra aktörer kan läsa om kommunens verksamheter och resultat men även kunna ta del av e-tjänster i olika former. Via webben finns även möjligheter att på olika sätt vara delaktiga till kommunens utveckling. Lika välkommet ska det vara att besöka kommunens kommunhus och medborgarkontor där samma möjligheter till tjänster och delaktighet ska finnas. Kommunens kontaktcenter ska vara navet för de som kontaktar kommunen via telefon, mejl eller besöker kommunhuset.

Sociala medier är en naturlig plattform för att sprida information samt ta del av synpunkter som användare lämnar.

Service till invånare ska stärkas genom att utveckla samspelet mellan webben, e- tjänstportalen och kontaktcenter. Det ska finnas stor lyhörd mot invånarnas behov och önskemål.

(9)

Barn och ungdomar är en självklar samtalspart vid utveckling av kommunens verksamhet och tjänster. Förvaltningen har utsett en person från varje kontor, som har som uppgift att stödja kontoret med prövning av barns bästa utifrån att barnkonventionen är lag från 2020. Strängnäs kommuns ungdomsråd består av ungdomar i åldern 13-20 år. De svarar på remisser och har möten med politiska företrädare samt ordnar med arrangemang för andra ungdomar i kommunen.

Medborgardialoger och brukarinflytande behöver utvecklas. Kommunstyrelsen ska vara ett gott exempel genom att ta tillvara på invånarnas kunskaper i kommunens fortsatta utveckling.

Sammanfattning av periodens viktigaste aktiviteter

 Utveckling av medborgarservice. Från 1 jan 2020 övergick kontaktcenter till kommunikationsavdelningen. I samband med detta flyttade även

turismverksamheten över till kommunikationsavdelningen.

 Utveckling av kontaktcenter i takt med övertagande uppdrag från verksamheterna, bland annat tolkförmedling.

 Ny e-tjänstplattform är under införande. Har upphandlats i samverkan med övriga 4M-kommuner.

 Webben har fortsatt utvecklats med bland annat flertal nya funktioner och verktyg för processbeskrivningar.

Utveckling av evenemangskalendern som en viktig del av turistinformation.

 I samband med Coronapandemin har nya kommunikationskanaler öppnats upp, bland annat digitala informationsskärmar och annonsering i sociala medier.

 Framtagandet av nya riktlinjer gällande service och tillgänglighet samt påbörjad förankring och införande i hela organisationen.

 Under året har ett flertal medborgardialoger ägt rum. Bland annat gällande:

- Kommunens mötesplatser, attraktionskraftsarbete,

- Dialog med Sundby Park skolor gällande rådande trafiksituation, - Samtal med elever för framtagning av måltidspolitiskt program, - Upprustning av lekplatser, nya busstidtabellen m.m.

- Ungdomsrådet har haft dialoger med politiker under temat Öppet hus.

Resultat

Under det gångna året har Strängnäs kommun arbetat för en ökad tillgänglighet, service och kvalitet på kommunens kommunikationskanaler. Parallellt med detta har kommunen arbetat för en ständig strävan om att effektivisera och utveckla verksamheten inom kommunikationsområdet.

Coronapandemin har präglat året vilket har påvisat betydelsen av en stark och professionell kommunikationsfunktion med god beredskap.

Kommunens webb visar på hög kvalitet och höga besökssiffror. Med kvalitet menas läsbarheten på webbplatsen, stavfel och brutna länkar som idag mäts via verktyget Siteimprove. Kvalitet på innehållet har ökat från 95,2 till 97,0 samtidigt som den tekniska kvaliteten har ökat från 90,9 till 96,3 av 100 möjliga. Jämfört med år 2019 har det

genomsnittliga antalet besök per månad ökat från 79 500 till 94 332.

Nedan resultat är hämtad från Kommunen kvalitet i korthet (KKiK) och belyser kommunens delaktighet och servicebedömning.

(10)

*Grön markering innebär att Strängnäs kommun befinner sig bland Sveriges 25 procent bästa kommuner. Gul markering innebär att kommunen befinner sig i mittensegmentet av Sveriges kommuner.

Slutsats

Strängnäs kommun arbetar aktivt för att stärka verksamhetens kommunikativa förmåga i syfte att skapa förtroende hos invånare, företagare och övriga aktörer. Kommunen har moderna och bra kontaktmöjligheter vilket skapar en tillgänglighet för invånarna att komma i kontakt och delta i kommunens utveckling. I och med Coronapandemin har den fysiska kontakten sjunkit vilket i sin tur har påskyndat öppnandet av nya

kommunikationskanaler. Trots rådande omständigheter har Strängnäs kommuns arbete präglats av ett utifrån- och in perspektiv för fortsatt bemötning av invånarnas

förväntningar.

Målet bedöms uppfyllt.

Invånare i Strängnäs kommun har insyn i kommunens verksamheter och kan lätt ta del av resultat gällande kvalitet, effektivitet och ekonomi.

Genom kommunens kommunikationskanaler ska det vara lätt att ta del av verksamhetens innehåll, resultat och effektivitet. Informationen ska vara tydlig och ge en lättförståelig bild av kommunens verksamhet och resultat.

De välfärdstjänster vi levererar ska vara av god kvalitet för våra invånare, företag och andra aktörer. Detta för att skapa attraktivitet för nyinflyttning och etablering av nya företag. Verksamhetsresultat och ekonomiska resultat, kommunens budget med skatteintäktsfördelning ska vara tydlig och lättillgänglig.

 Kommunen arbetar aktivt för att webben ska vara den tydligaste vägen in till kommunens verksamheter och resultat.

 Utbildningar har genomförts riktade mot verksamheterna i kommunikation, medborgardialog, klarspråk, sociala medier, webb m.m.

 Fortsatt arbete med den grafiska bilden ”Vägen till önskat läge”. Kommer

publiceras under 2021 på en uppdaterad resultatsida tillsammans med en film om vägen till önskat läge samt tillgång till nyckeltal via Kolada.

(11)

Resultat

Genom kommunens digitala verktyg finns möjlighet för kommunens invånare att få insyn i kommunens verksamheter på ett lättillgängligt sätt. Jämförelser av kommunens

verksamheter gällande resultat och effektivitet framgår, i viss utsträckning, via webben.

Jämförelserna är hänvisade till kommun- och landstingsdatabasen (Kolada).

Via webben kan invånare ta del av kommunens flerårsplan, verksamhetsplaner, webbsändningar av kommunfullmäktige samt handlingar vid nämndmöten. Via sociala medier som Instagram och Facebook visar verksamheter och medarbetare upp vad och hur de arbetar.

Slutsats

Tillgängligheten till handlingar och dokument finns via webben. En viktig aspekt är informationens tydlighet. Kommunala handlingar kan vara av byråkratisk karaktär och därmed svårtillgänglig i sitt budskap. Fortsatt utbildning i framförallt klarspråk fortsätter vara en viktig prioritering inom kommunikationsområdet.

Tidigare fanns en plan om att införa medborgarportalen för en bättre möjlighet att visa och jämföra kommunens verksamheter. Leverantören har dock lagt ner den delen av systemet. Den grafiska bilden ”Vägen till önskat läge” kommer att ersätta

medborgarportalen och planeras publiceras under 2021.

Målet bedöms delvis uppfyllt.

Internkontroll Webben

Kontrollen innebär att bedöma om den information som finns på webben kring kommunens kvalitet och resultat är aktuell och lättillgänglig.

Kommunens webb visar på hög kvalitet och höga besökssiffror (se sid.7 för resultat). Via webben kan invånare ta del av verksamhet och resultat genom bland annat

nämndernas verksamhetsplaner, kommunens övergripande flerårsplan, årsrapporter och årsredovisningar.

Webbplatsen innehåller även information om kommunens kvalitet i korthet (KKiK) samt öppna jämförelser (ÖJ). Sidorna innehåller bland annat samtliga nyckeltal inom KKiK och ÖJ, där de senaste årens resultat visas. Även den senaste medborgarundersökningen finns publicerad.

(12)

Samhälle

Perspektivet Samhälle beskriver kommunens roll som hållbar samhällsbyggare tillsammans med civilsamhället, företagen och andra aktörer. Perspektivet vänder sig mot invånare, företag och föreningar som är verksamma i kommunen och vad som görs för att det ska vara lätt att bo, leva och verka i Strängnäs kommunen.

Mål Bedömning Trend

I Strängnäs kommun har social, miljömässig och ekonomisk hållbarhet en central plats och ska genomsyra kommunens fortsatta utveckling av stad och landsbygd.

Hållbarhetsfrågorna genom Agenda 2030 behöver finnas med i den centrala styrningen för att hela kommunen tillsammans ska kunna ta sig an

hållbarhetsutmaningen.

Arbetet med folkhälsan behöver stärkas, en del i det arbetet är utvecklingen av Larslunda som ett sportcenter. Ett arbete som kräver insatser av flera nämnder där kommunstyrelsen är en av dessa.

Återbruk och hållbara upphandlingar påverkar kommunens miljöpåverkan positivt.

Det arbetet ska vi fortsätta med.

Trygghetsskapande arbete är något som berör både flera aktörer i samhället samt flera verksamheter inom förvaltningen. Samverkan är här av stor vikt. Förebyggande och tidiga insatser är framgångsfaktorer där kommunstyrelsen leder ett fortsatt arbete.

Underlag för en krigsorganisation och krigsplaceringar ska arbetas fram och

utbildning/information till berörda genomföras. För arbetet kring krisberedskap krävs en ledningsplats vilket kommer bygga upp under året och arbetet med kontinuitets- och beredskapsplaner kommer fortsätta.

Fungerande och hållbar kollektivtrafik är viktig för kommunens utveckling. Under 2020 slutförs upphandlingen av busstrafik för perioden 2021-2031.

 Ett förslag till ny klimat- och energiplan har tagits fram. I december togs beslut att föreslå kommunfullmäktige att anta planen.

 Kommunen har under 2020-2022 satsat horisontella medel för Agenda 2030.

Arbetet ska främja och stödja aktiviteter inom hållbarhet.

 Påbörjad aktiv kommunikation kring vattenskyddsområde.

 Förstudie om Larslunda för att ge en helhetsbild om behov och prioriteringar vid utbyggnad av Larslunda idrottsplats.

 Tecknat ramavtal för grön finansiering med Nordiska investeringsbanken.

 Krisberedskap och civilt försvar

- Genomfört totalförsvarsövningen TFÖ 2020.

- Arbetet med framtagande av krigsorganisation och krigsplacering har genomförts.

- Genomfört stabsmetodikutbildning för kommunledning och andra nyckelpersoner.

(13)

- Framtagning av plan för ny ledningsplats. Nya bättre lokaler har lokaliserats och MSB:s förslag till utrustning har reviderats - Två nya beredskapssamordnare har rekryterats och introducerats.

- Övertagit ansvaret för krisstöd från socialkontoret.

 ANDTS - Alkohol, narkotika, dopning, tobak och spel

- Framtagen och beslutad lokal handlingsplan för ANDTS frågor.

- Rapport utifrån kartläggning av ANDTS-frågor i regionen på uppdrag av Länsstyrelsen. Fortsatt implementering under 2021.

- Utbildning i ANDTS-coach har genomförts.

 Brottsförebyggande

- Genomfört informationsmöten gällande brottförebyggande, brand och bedrägeri tillsammans med polis och räddningstjänst.

- Krisstödsarbetet har kommit igång. Ny ledningsgrupp, inventering och ny rekrytering av stödpersoner har genomförts. Ny krisstödsplan beslutad.

 Trygghetsskapande åtgärder

- Samverkansprojektet ”Säker sommar” har genomförts.

- Genomfört trygghetsvandringar.

- Nytt bevakningsavtal har upphandlats.

 Kollektivtrafik

- Nya Mälartåg på plats

- Ny tågtidtabell, fler och tätare avgångar i båda riktningarna - Åtgärder för att minska smittspridning på bussar.

- Tilläggsavtal med trafikföretagen har tecknats på grund av Coronapandemin.

- Nytt avtal för busstrafik i Strängnäs Kommun för perioden 2021-2031.

Resultat

Strängnäs kommuns arbete präglas av ett hållbarhetsperspektiv med fokus på miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Genom ett långsiktigt och strukturerat arbete har stora steg tagits som pekar ut riktningen för kommunens pågående och framtida klimatarbete.

Genom den horisontella satsningen på Agenda 2030 har redan fyra projekt beviljats medel som syftar till att främja kontorsövergripande aktiviteter inom hållbarhet.

Genom tecknat ramavtal för grön finansiering ges ett betyg att Strängnäs kommun planer är i linje med kriterierna för internationella hållbara investeringsprogram och Agenda 2030.

Som ett steg i rätt riktning mot klimatneutralitet innebär upphandling av nya busstrafikavtalet att landsbygdsbussarna kommer att drivas av biogas och stadsbussarna av el från och med trafikstart december 2021.

Gällande social hållbarhet har många insatser genomförts för att ytterligare skapa trygghet i samhället bland annat genom information och utbildning. Gemensamma insatser i form av samverksprojektet ”Säker sommar” blev ett startskott för nya arbetssätt.

I och med Coronapandemin har hantering av extraordinära händelser som krisberedskap och stabsmetodik prövats i verkligheten och visat på goda resultat.

Slutsats

Strängnäs kommun arbetar för att skapa ett långsiktigt hållbart samhälle. I och med Coronapandemin har ett flertal aktiviteter fått ställas om. Året har präglats av plötsliga omställningar och snabba beslut. En möjlig effekt av detta ser vi i statistiken för

(14)

anmälda brott bland unga. I en jämförelse med 2019 framgår en ökning på 67 procent i antal anmälningar. De flesta av föreningarnas trygghetsskapande insatser har tyvärr fått skjutas fram på grund av Coronapandemin. Framgångsfaktorerna här blir ett fortsatt arbete för tidiga och förebyggande insatser.

Internkontroll Barnens bästa

Kontrollen innebär att undersöka om kommunen genomför prövningar för barns bästa.

Ett flertal prövningar och dialoger har genomförts med barn för att säkerställa att barnrättsperspektivet beaktas. Det har bland annat rört sig om dialoger gällande nya lekställningar, rådande trafiksituation, måltidspolitiska programmet, ombyggnad av Mötesplats Åkers Folkets Hus m.m.

I Strängnäs kommun finns en framtagen processbeskrivning för prövning av barnens bästa. Det vanligaste tillvägagångsättet är dialoger med barn och ungdomar för insamling av synpunkter men även återkoppling i ärendet. Om ärendet anses ha en negativ påverkan på barn genomförs en barnkonsekvensanalys.

Inkomna synpunkter och förslag från invånare

Kontroll har genomförts för att undersöka om Strängnäs kommun tar tillvara på inkomna synpunkter och förslag så att de bidrar till utvecklingen av kommunen.

Under år 2020 har det inkommit 22 medborgarförslag. Av dessa pågår 20 fortfarande i berednings-/utredningsarbete. Två har avslagits genom nämndbeslut varav en har bifallits genom nämndbeslut. Det bifallna förslaget handlar om att överbliven mat från kommunens verksamheter ska kunna paketeras och säljas istället för att slängas.

Under samma period har det skickats in 16 e-förslag. Två av förslagen har nått trettio röster eller fler, vilket krävs för att förslaget ska tas upp för politisk behandling av kommunfullmäktige. För dessa två förslag pågår fortfarande berednings-/

utredningsarbetet, något slutligt beslut har således inte fattas. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Stärkta miljökrav i upphandlingar

Kontroll har genomförts av samtliga avtalade upphandlingar för att undersöka om avtal har genomförts där miljökrav ställts åt sidan för att få igenom avtalet.

Kontrollen visar på att 8 av 22 genomförda upphandlingar saknar stärkta miljökrav. De som saknar stärkta miljökrav hör till områden som traditionellt anses vara svårt att finna relevanta miljökrav – konsult/bemanning och IT-system. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Mål Bedömning Trend

Kommunen samverkar med näringsliv och invånare för att öka kommunens attraktionskraft.

Kommunstyrelsen fortsätter att tillsammans med övriga nämnder utveckla näringsliv, besöksnäring och destinationsutveckling. Näringslivsstrategin Attraktionskraft 2023 kommer att föra arbetet med det gemensamma ansvaret framåt. Fokus kommer bland

(15)

annat att vara dialog och samtal, samverkan mellan skola och näringsliv, kompetensförsörjning med mera.

 Den nya digitalt utformade näringslivsstrategin Attraktionskraft - för ett bra företagsklimat, har beslutats av kommunfullmäktige. Den digitala strategin publicerades i september och finns tillgänglig på webbplatsen.

 Intern presentation och information av näringslivsstrategin Attraktionskraft till förvaltningsledningsgruppen. Under våren 2021 är planen att besöka de olika kontoren för fortsatt intern implementering.

 Genomfört externa digitala företagsfrukostmöten där presentation av strategin har genomförts.

 Fortsatt samarbete inom 4M. Flera uppdrag har aktualiserats för ökad samverkan, dock i ökad digital form.

 Genomförda stödåtgärder på grund av Coronapandemin:

- Avgiftslättnader,

- Projekt Hamnplazan på västervikstorget - Pop-up restauranger på visholmen, - Fondpaket för företagare och föreningar,

- Belöningsappen Cityplay som ska locka till mer lokal handel.

Resultat

Under våren har det näringslivsfrämjande arbetet fått ställas om på grund av

Coronapandemin. Fokus har legat på att hitta åtgärdsförslag och utföra aktiviteter för att hjälpa de företag som har varit i störst behov av stöd. Stor vikt har även legat på att förbättra och uppdatera informationskanalerna mot företagare samt sprida

information gällande stöd som andra organisationer och myndigheter har att erbjuda.

NKI, Nöjd-kund-index mätningen har varit pausad en period under pandemin men startade upp under sommaren. Undersökningen visar vad företagarna anser om kommunens myndighetsutövning. I och med Coronapandemins påverkan har svarsfrekvensen för årets undersökning inneburit lägre svarsfrekvens per kategori.

Redovisat resultat grundas i ett sammanlagt index på totalen. Det samlade resultatet för 2020 visar på hög nöjdhet. Nöjdkundindex visar på en förbättring gentemot föregående år, från 74 till 79 av 100 möjliga. Resultat över 70 anses högt.

I september presenterade Svensk näringsliv företagsklimatrankingen för 2020 där Strängnäs kommun klättrat till plats 44 av 290 kommuner. Detta är kommunens bästa placering någonsin.

Slutsats

Spridningen av Coronapandemin har lett till att många näringsverksamheter i

kommunen har drabbats hårt. Strängnäs kommun har under det gångna året fått ställa om stora delar av näringslivsfrämjande arbetet och istället fokusera på att stötta näringslivet vilket har varit en lyckad omställning.

Undersökningar visar på att företagarnas nöjdhet med kommunens service är bra.

Strängnäs kommun fortsätter arbetet med näringslivsstrategin Attraktionskraft under 2021 för fortsatt intern implementering för ett bra företagsklimat.

(16)

Medarbetare

Medarbetarperspektivet riktar sig till medarbetare och ledare inom Strängnäs

kommunkoncern. Medarbetare företräder Strängnäs kommun och utför sitt arbete på ett sätt som stärker invånarnas förtroende för kommunen.

Strängnäs kommun ska ta tillvara medarbetarnas kompetens för att skapa mer kvalitet i tjänsterna till invånaren. Oavsett beslutsnivå ska chefer och medarbetare aktivt arbeta för förbättrad samverkan och helhetsperspektiv, bygga tillitsfulla relationer samt säkerställa att varje nivå kan, vill och vågar ge tjänster till kommunens invånare, företagare och besökare.

KS-mål: Kommunen har goda fysiska och psykosociala arbetsmiljöer där medarbetare kan utveckla sig själva och verksamheten tillsammans med bra ledare.

Kommunens chefer och ledare behöver kontinuerlig utbildning och stöd i sina frågor.

Systematiskt arbetsmiljöarbete och bra ledare är nycklar till en ökad frisknärvaro.

Arbetsmiljöarbetet behöver ta ordentligt fäste i organisationen. Kommunen behöver bland annat fortsätta arbetet kring chefernas arbetssituation. Det systematiska arbetsmiljöarbetet inom verksamheterna behöver förbättras.

 Årlig uppföljning av SAM har genomförs för år 2020 på samtliga verksamheter/kontor på ett systematiskt sätt.

 Arbetet med aktiva åtgärder utifrån diskrimineringslagstiftningen har genomförts i kommunens verksamheter utifrån handlingsplan.

 Medarbetarenkäten har genomförts under hösten. Beslut är taget i förvaltningens ledningsgrupp att den årliga medarbetarenkäten även kommer att genomföras under hösten framöver.

 1 miljon kr av horisontella medel är avsatt 2020 i syfte att stötta verksamheten med:

- Lönekostnad vid arbetsåtergång. Berör långtidssjukskrivna medarbetare som nekats rehabiliteringspenning.

- Extra HR-specialist är på plats. Hen stöttar utbildningskontoret och socialkontoret främst inom rehabiliteringar och återgång till arbete.

- Ett antal hälsoinsatser på gruppnivå har påbörjats på flera kontor. Arbetet intensifieras under 2021.

 Kommunövergripande chefs- och ledarutveckling har genomförts.

Resultat

Den totala sjukfrånvaron under 2020 för samtliga kommunens medarbetare uppnår till 9,2 procent, varav 36,8 procent är långtidssjukfrånvaro. Snittet 2019 var 8,3 procent, varav 47,3 procent var långtidssjukfrånvaro. Korttidsfrånvaron ökade kraftigt framförallt i början av pandemin samt återigen från september.

(17)

Den positiva trenden från 2019, för såväl långtids- som korttidsfrånvaro, fortsatte fram till februari. Trenden upphörde på grund av Coronapandemin, framförallt under mars och april, för att återgå till mer rimliga nivåer under maj och juni. Under juli låg

sjukfrånvaron på en klar minskning på 5,4 procent vilket är en nivå som är i särklass den lägsta på väldigt länge, trots den pågående pandemin.

(För statistik gällande sjukfrånvaro, se avsnitt ”Väsentliga personalförhållanden”).

Den årliga medarbetarenkäten genomfördes under hösten med en fortsatt hög svarsfrekvens, 82 procent på totalen.

Undersökningen visade bland annat att kommunens chefer upplever en klar förbättring på HME-frågorna (motivation, ledarskap och styrning) i förhållande till 2019. Balansen för chefer mellan arbete och fritid upplevs även bättre jämfört med tidigare år.

Resultatet för motivation för såväl chefer som övriga medarbetare är fortsatt hög.

Slutsats

Strängnäs kommun har fortsatt hög sjukfrånvaro. I och med Coronapandemin påverkades sjukfrånvaron betydligt av förklarliga själv. Att sänka sjukfrånvaron är ett långsiktigt arbete som kräver tålamod, engagemang och samverkan.

Coronapandemin har medfört särskilt svåra utmaningar för medarbetare och chefer, i framförallt verksamheter med kontaktyrken. Ytterligare en utmaning är att medarbetare,

(18)

med möjlighet, frekvent arbetar hemifrån. Den dagliga kontakten är allt viktigare och arbetsmiljön i hemmen behöver ses över. Stöd till chefer sker i större grad via mail, intranätet och länkar till externa distansutbildningar.

Årets medarbetarundersökning visar på positiva resultat och nu med undersökningen genomförd ges ytterligare ett verktyg för vidare utveckling av verksamheten.

Internkontroll

Hantering av KIA-avvikelser

Kontroll har genomförts om avvikelser i KIA-systemet hanteras inom rimlig tid. Under perioden 1 januari – 1 november anmäldes 1 021 tillbud och olyckor i kommunens avvikelsesystem. 62 av dessa hade inte hanterats i systemet per 31 december vilket är en förbättring sedan tidigare kontroller. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Plan för återgång i arbetet

Kontroll har genomförts om personer med lång sjukfrånvaro har en plan för återgång i arbete. Kontrollen genomfördes genom slumpmässigt urval i kommunens

sjukfrånvarosystem Medhelp. Tio slumpmässiga personer med långtidsfrånvaro mellan 1 januari till 31 december varav sju personer har en dokumenterad plan för återgång i arbetet. Detta är en försämring från halvårskontrollen och bedöms som en avvikelse.

KS-mål: Kommunen arbetar för en långsiktigt hållbar kompetensförsörjning där medarbetare har goda möjligheter att påverka sin arbetssituation.

För att klara av kommande årens utmaningar med en ökad befolkning i behov av kommunala insatser behöver kommunen säkra tillgången till kompetent personal.

Kommunen ska fokusera på kompetensförsörjningen och ta ett helhetsgrepp kring de utmaningar vi står inför i framtiden. Kompetensförsörjningsstrategin ska ge riktningen i detta arbete.

För att behålla och locka kompetenta medarbetare till Strängnäs kommun behöver medarbetare möjlighet att utvecklas i sitt arbete och inom organisationen.

Personalomsättningen behöver minskas. Kommunen ska dock välkomna

personalrörlighet inom organisationen för att behålla kompetensen inom kommunen.

Medarbetare ska även ha möjlighet till kompetensutveckling och karriärvägar. Flexibel arbetsplats ska vara möjligt där arbetet tillåter.

Chefer inom kommunen ska erbjudas ledarutveckling och kompetensutveckling.

 Kompetensförsörjningsstrategin fastställdes på kommunfullmäktige i april.

Implementeringen av strategin pågår på alla kontor.

 Heltid som norm – införande av heltidstjänster pågår. Målbilden är att arbetet ska vara genomfört sommaren 2021.Erbjudande om heltid inom samtliga kontor pågår.

(19)

 Nytt program för presumtiva chefer/ledare arrangerat av Eskilstuna kommun startade i augusti där två kandidater från Strängnäs kommun deltar. Programmet pausades i slutet av året på grund av pandemin.

 Ett nytt utbildningskoncept testades som en pilot för medarbetare som leder andra utan att vara chef. Utbildningen kommer även att genomföras under kommande år.

 Kommunövergripande chefs- och ledarutveckling;

- Fortlöpande utbildningar för chefer genomförda av kommunens stödavdelningar.

- Ledningsgruppsutveckling för kontorsledningarna. Påbörjades i januari och har reducerats på grund av Coronapandemin. Har slutförts under hösten.

- Nya chefer får löpande utdelning och genomgång av sina IDI profiler.

- Ledarforum har genomförts, ett fysiskt och två digitalt.

Resultat

Personalomsättningen har minskat från 12,7 procent till 11,6 procent mellan 2019 och 2020. Antalet avslutade anställningar och nyanställningar minskade med 182 stycken.

Chefer i kommunen har en viktig roll för att lyckas med uppdragen.

Personalomsättningen är dessvärre fortfarande för hög i denna aspekt.

Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har ökat med två procentenheter, detta med anledning av arbetet för heltidsarbete som norm.

Färre har en sysselsättningsgrad > 74 procent.

(För mer statistik gällande personalomsättning, se bilaga ”Personalförhållanden”).

(20)

Slutsats

Strängnäs kommun har tagit stora kliv gällande kompetensförsörjningsarbetet för ett fortsatt arbete mot personalomsättningen. En viktig del är att minskningen fortsätter ner mot minst tio procent, som en del i att lyckas med kompetensförsörjningen på kort, men framförallt lång sikt.

Under året har stora framsteg gjorts som påvisar kommunens aktiva arbete för en långsiktig hållbar kompetensförsörjning.

(21)

Ekonomi

God hushållning och långsiktig ekonomisk hållbarhet ska råda i hela kommunkoncernen och verksamheterna ska bedrivas ändamålsenligt och effektivt. Ordning och reda i ekonomin är en förutsättning för kvalitetsutveckling i verksamheter, såväl hos kommunala och privata regin samt bolag.

KS-mål: Kommunen utmanar rådande arbetssätt och strukturer utifrån långsiktig ekonomisk planering.

Den mycket aktiva ekonomistyrningen, som har medfört en tydlig förbättring av kommunens ekonomi de senaste åren, behöver fortsätta. Detta sker i huvudsak genom införandet av den långsiktiga ekonomiska plan (LEP) som Kommunstyrelsen beslutade om 2017.

Under 2019 har också ett arbete med att komplettera den långsiktiga finansiella analysen till 2030 med en motsvarande personalframskrivning genomförts. Detta skapar goda förutsättningar att både möta Strängnäs kommuns kompetensförsörjningsutmaningar och att finna den bästa lösningen för båda ovanstående utmaningar drivna av den framtida befolkningsutvecklingen.

 Förstudie om nytt Bildningscentrum alternativt omförhandlade hyresavtal. Beslut har tagits om att stanna kvar på nuvarande plats efter inkommen offert om lägre hyror samt möjlighet till uppsägning av lokaler.

 Konkurrensprogram har antagits av kommunfullmäktige. Möjliggör prövning om privat verksamhet kan utföra viss kommunala insatser med högre kvalitet och effektivitet.

 Upphandling av nytt ekonomisystem och framtagning av ny kodplan. Anbud inkommit i december. Målet är att ekonomisystemet ska vara på plats januari 2022.

 Socialnämnden har beslutat att upphandla en omsorgsoperatör för det nya särskilda boendet i Södra stadsskogen. Kravspecifikation pågår och upphandling planeras pågå under 2021.

 Påbörjad projekt avyttringsprocess av fjärrvärmerörelsen. Under året har det samlats in information inför marknadsföringsfasen som drog igång i slutet av 2020.

 Förstudie om ombyggnad av kommunhuset. Vårens erfarenheter av nya arbetssätt genom hemarbete, digitala möte har visat på att det finns en stor

utvecklingspotential när det gäller effektiv förvaltning.

 Förstudie om Larslunda för att ge en helhetsbild om behov och prioriteringar vid utbyggnad av Larslunda idrottsplats. Utredning är klar och beslut om vidare projektering tas under fösta kvartalet 2021.

 Investeringsprocessen har justerats och innehåller nu ett årshjul för uppdatering av den 10-åriga investeringsplanen för kommunkoncernen.

(22)

 Kommunkoncernen på plats och koncernkonto upphandlat.

 Arbetet kring horisontella satsningar är i gång. Arbetssättet kommer att utvärderas under 2021.

 Framtagandet av de nio politiska prioriteringarna som ett viktigt komplement för framtida verksamhetsstyrning.

 Omfattande arbete med de ekonomiska konsekvenserna av Coronapandemin.

Framtagande av plan och rutiner i syfte att säkerställa en god struktur och agerande under krisen.

Resultat

Inom ramen för arbetet med en långsiktig ekonomisk plan fick förvaltningen under hösten 2019 i uppdrag att genomföra en förstudie om ett nytt bildningscentrum. Parallellt med detta fortsatte hyresförhandlingen med fastighetsägaren för att få ner kostnaderna för de nuvarande lokalerna. När förstudien var klar och presenterade ett realistiskt alternativ tog hyresförhandlingen fart. Sommaren 2020 kom en ny offert som innebar lägre hyror och möjlighet till uppsägning av lokaler.

För 2020 redovisas ett mycket starkt resultat för kommunen. Det positiva resultatet och avvikelsen mot budget är en effekt av Coronapandemin som bidragit till stora statliga tillskott, låga kostnader och minskad efterfrågan på välfärdstjänster.

Störst påverkan har statliga bidrag i form av kompensation för kraftigt sjunkande skatteintäkter och ersättning för kostnader inom hälso- och sjukvården.

Statens stödåtgärder och statsbidrag som kompensation för Coronapandemin har starkt bidragit till rekordresultat samtidigt som smittspridningen också medfört att flera verksamheter minskat i omfattning.

Slutsats

Genom det pågående arbetet med långsiktig ekonomisk plan skapar Strängnäs kommun långsiktighet i beslut. Kommunen har arbetat för en fortsatt hög effektivitet och god kvalitet på kommunala tjänster med en tydlig grund för investeringsbehov och vilka effekter som förväntas uppnås både ekonomiskt och verksamhetsmässigt.

Internkontroll Rätt lön ut i rätt tid

Kontroll av extra utbetalningar som skett under 2020.

I genomsnitt genomförs 35 extra utbetalningar per månad, en ökning från förra årets period som hade ett genomsnitt på 29 extra utbetalningar per månad. Orsaken i de allra flesta fall är sent beviljade poster/felregistrerade poster från chef/medarbetare.

34 procent av de extra utbetalningarna avser ”rättning av sjukfrånvaro” till följd av nya rutiner kring sjukskrivning i samband med Coronapandemin. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Lön till personer som slutat sin anställning

Kontrollen visar att två felaktiga löneutbetalningar har skett under 2020. Utbetalningarna handlade om arvode och omkostnadsersättning som betalats ut till familjehem då

uppsägning från Socialkontoret inte inkommit. Detta bedöms inte som en avvikelse.

Verkställs politiskt fattade beslut enligt beslutad tidsplan?

Kontrollen innebär att se om politiskt fattade beslut som har en angiven tidplan i beslutet också verkställs inom den angivna tiden.

(23)

Vid internkontrollen 2018 uppmärksammades att samtliga beslut tagna av kommunstyrelsen saknade ställning till hur och enligt vilken tidsplan beslut ska

verkställas. Som förslag på åtgärd uppdaterades mallen för tjänsteutlåtande med en rubrik för verkställighet.

Vid årets helårskontroll framgår att endast två av 111 fattade beslut har bestämd tidsangivelse.

Detta bedöms inte som en avvikelse, dock bedöms en avvikelse kring inarbetad rutin om tidsatta beslut.

KS-mål: Kommunen har genom digitaliseringens möjligheter en tillgänglig och effektiv förvaltning.

Satsningar på digitalisering och ändrade arbetssätt kommer att bli en viktig del av lösningen och behöver styras mot effektivisering för att spara tid och därmed frigöra resurser. Den bästa lösningen kan vara att använda dessa för att stärka försörjningen till andra verksamhetsområden eller att förbättra ekonomin.

Under 2020-2022 behöver kommunen fortsätta att fokusera på och växla upp tempot kring robotisering och e-tjänsteplattform. Strängnäs kommun kommer att, i 4M- samarbetet, ta ägarskap för en plattform kring digitalisering.

IT- och digitaliseringsavdelningen behöver tydliggöras med roller och ansvar samt skapa ordning och reda. Avdelningen ska fokusera på att använda vedertagna ramverk för "best practicse". För att lyckas behöver IT- och digitaliseringsavdelningen förstärkas med rätt kompetenser.

Förvaltningsmodellen för digitalisering är en kärnpunkt för att lyckas i arbetet i att hantera effektiviseringsutmaningen.

Kommunen behöver utveckla sitt arbete med informationssäkerhetsfrågorna.

 Utveckling av digitala möten. Möjlighet till e-underskrift av protokoll och beslut för förtroendevalda och tjänstepersonal.

 Ett taktiskt råd för digitalisering har bildats och fungerar som en beredande grupp för digitaliseringsarbetet i kommunen.

 Implementering av förvaltnings – och utvecklingsmodellen fortgår enligt plan.

 Pågående förstudie om nytt intranät. Intranätet har dragit med stora tekniska problem under en längre tid och provisoriska åtgärder räcker inte i längden.

 Pågående upphandling av e-arkiv. Avtal planeras skrivas mars 2021.

 Upphandlat och infört nytt telefoniavtal, kommunikation som tjänst, som ett led i kommunens digitaliserings- och visionsarbete. Detta i utvecklingen av

kommunens flexibla och mobila arbetssätt.

 Påbörjad implementering av tjänst ”digitalt möte” som syftar till säker videokommunikation. Tjänsten kommer möjliggöra säkra digitala möten på individnivå men även gruppnivå via identifiering på mobilt BankID.

 Påbörjat ett förberedande arbete om övergång till Office 365 som en förutsättning för nya intranätet samt för bättre samverkan vid distansarbete.

(24)

 Förstärkt IT- och digitaliseringsavdelning med två tekniker samt två projektledare.

 Informationssäkerhetssamordnare har rekryterats och påbörjat sin tjänst.

 Samarbete med 4M. Påbörjat projekt i uppdrag att se över möjliga områden för samverkan, synergier m.m.

Resultat

För att Strängnäs kommun ska kunna hantera de ekonomiska utmaningarna är digitalisering en viktig förutsättning i strategin.

Kommunen har tagit stora kliv i etableringen av utvecklings- och förvaltningsmodellen för att skapa struktur och ordning samt goda förutsättningar för digitaliseringsarbetet.

IT-organisationen har vuxit organisatoriskt och har förstärkts med strategiska förmågor.

Avdelningen har gått mot en mer strategisk digitaliseringsavdelning från en tidigare mer reaktiv IT-avdelning.

En del arbete har fått omdisponerats något på grund av Coronapandemin. Mycket fokus har legat på digitala verktyg för möjliggörandet av distansarbete vilket i sin tur har påskyndat digitaliseringens möjligheter.

Genom fortsatt samarbete med övriga 4 M kommuner ges ytterligare kompetens och förhandlingsstyrkor som i sin tur bidrar till ökad effektivitet och minskade kostnader.

Genom SKLs e-blomlåda kan vi följa upp utvecklingen av digitala tjänster till kommuninvånare och företagare, ledning och styrning kring IT-utveckling samt kommunens tekniska förutsättningar.

Område Uppfyllt Delvis uppfyllt Ej uppfyllt

Digital service 33 % 37 % 30 %

Ledning/styrning 25 % 62,5 % 12,5 %

Teknik 25 % 67 % 8 %

E-blomlådan bygger på självskattning av 86 indikatorer. E-blomlådan började användas 2017 och sedan dess har kommunen förbättrat sina resultat. Digitala tjänster, ledning och styrning samt tekniska förutsättningar har samtliga förbättrats.

Slutsats

Strängnäs kommun gör stora satsningar på digitalisering. Fokus har legat på att skapa en starkare grund för fortsatt utveckling. Verksamhetsutveckling genom digitalisering tar dock tid vilket i sin tur påverkar farten i den digitala utvecklingen utifrån resursbehov.

Flera projekt är på gång och kommunen ser över nya robotiseringsprojekt med exempelvis artificiell intelligens.

I och med Coronapandemin har verksamheten fått skala upp väldigt fort. Detta har inneburit bortprioritering av utbildningsmanualer, workshops, projekt m.m. Omställning att jobba hemifrån har gått snabbt och funkat bra. I och med den snabba omställningen har den digitala mognaden och förståelsen i hela organisationen höjts enormt.

Med en bättre nulägeskoll samt en starkare grund ges bättre förutsättningar för framtiden.

(25)

Internkontroll

Rutiner och riktlinjer för informationssäkerhet

Kontrollen innebär att undersöka om kommunen har aktuella rutiner och riktlinjer för hantering av informationssäkerhet.

Kommunen har en informationssäkerhetspolicy från 2013. Under 2020 infördes en ny tjänst på kansliet, informationssäkerhetssamordnare. I denna tjänst ingår det att ta fram riktlinjer och andra styrande dokument inom området informationssäkerhet. Tillsatt person tillträdde i augusti vilket medför att arbetet med informationssäkerhet kommer att intensifieras under 2021.

IT-behörighet som medarbetare som avslutat sin anställning

Kontrollen innebär att se om kommunen säkerställer att medarbetare som avslutat sina tjänster eller bytt tjänst inte har kvar behörighet till kommunens IT-system.

För att säkra detta skickar IT-avdelningen, månadsvis, ut en lista på medarbetare som avslutat sin tjänst men fortfarande har ett konto till varje chef. Det innebär att cheferna har förbättrade möjligheter att meddela systemansvariga om avslut. En rutin har tagits fram för chefer som stöd för hantering och tillämpning när medarbetare avslutar sin anställning i kommunen.

Under kvartal fyra har det påbörjats ett projekt för att se över kommunens processer kring on- och offboarding av medarbetare. Målet är att bl.a. säkra upp och automatisera

kommunens konto- och behörighetshanteringen. Ambitionen är att påbörja implementationen av detta under 2021.

Privata utförare

Denna redovisning är en sammanställning av hur kommunstyrelsen har bedrivit arbetet med uppföljning av privata utförare under året. För kommunstyrelsen förekommer en verksamhet som överlåtits i privat regi under 2020.

För redovisning se bilaga ”Redovisning av uppföljning av privata utförare”.

Väsentliga förändringar i organisationen

Under 2020 har några väsentliga förändringar skett i organiseringen av kommunstyrelsens verksamhet, bland annat:

 Från 1 jan 2020 övergick kontaktcenter till kommunikationsavdelningen för bättre förutsättningar för utveckling av service och tillgänglighet gentemot kommunens invånare. I samband med detta flyttade även turismverksamheten över till kommunikationsavdelningen.

 Övertagit ansvaret för krisstöd från socialkontoret.

 Löneadministrationen blir en enhet inom HR-avdelningen. Tjänsten som lönesamordnare försvinner och en enhetschef tillsätts.

Väsentliga personalförhållanden

Sjukfrånvaro

Den totala sjukfrånvaron under 2020 för samtliga kommunens medarbetare uppnår till 9,2 procent, varav 36,8 procent är långtidssjukfrånvaro. Snittet 2019 var 8,3 procent, varav 47,3 procent var långtidssjukfrånvaro. Korttidsfrånvaron ökade kraftigt framförallt i början av pandemin samt återigen från september.

Den positiva trenden från 2019, för såväl långtids- som korttidsfrånvaro, fortsatte fram till februari. Trenden upphörde på grund av Coronapandemin, framförallt under mars och

(26)

april, för att återgå till mer rimliga nivåer under maj och juni. Under juli syns en klar minskning till 5,4 procent vilket är en nivå som är i särklass den lägsta på väldigt länge, trots den pågående pandemin.

(För statistik gällande sjukfrånvaro, se bilaga ”Personalförhållanden”).

Åtgärder för att minska sjukfrånvaron

Att sänka sjukfrånvaron är ett långsiktigt arbete som kräver tålamod, engagemang och samverkan. För år 2020 har dessvärre yttre påverkan omöjliggjort ett fortsatt positivt resultat i och med Coronapandemin.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet är ett av förvaltningsledningens prioriterade områden. Kommunens chefer har överlag behov av stöd kring systematiskt miljöarbete (SAM). Det systematiska arbetsmiljöarbetet har stort fokus inom samtliga verksamheter.

Årlig uppföljning av SAM, i samverkan genomförs på kommunens arbetsplatser, som aggregeras upp till kommundirektör och kommunstyrelsen.

Under sommaren avslutades ett pilotprojekt som Strängnäs kommun drivit tillsammans med Strängnäs Vårdcentral. Genom tidig samverkan kunde läkare, medarbete och chef i tio av de femton fallen hitta anpassningar i arbetet, så medarbetare inte behövde vara heltidssjukskriven. Projektet har landat väl och nu övergått till ordinarie arbetssätt. Nu implementeras arbetssättet med övriga vårdcentraler också.

(27)

Strängnäs kommun har satsat 1 miljon kr av horisontella medel i syfte att stötta verksamheten med:

 Lönekostnad vid arbetsåtergång. Berör långtidssjukskrivna medarbetare som nekats rehabiliteringspenning.

 Extra HR-specialist är på plats. Hen stöttar utbildningskontoret och socialkontoret främst inom rehabiliteringar och återgång till arbete.

 Ett antal hälsoinsatser på gruppnivå har påbörjats på flera kontor. Arbetet intensifieras under 2021.

Under året har ett flertal kommunövergripande chefs- och ledarutveckling genomförts som en viktig förutsättning för ett aktivt arbete om ökad frisknärvaro.

Händelser av väsentlig betydelse

Det gångna året har präglats av den pågående Coronapandemin. Strängnäs kommun har kraftsamlat i rådande tider för att fortsätta kunna bedriva samhällsviktig verksamhet under extraordinära omständigheter. Betydelsen av ett starkt arbete för plötsliga omständigheter, i form av krisberedskap, har prövats i verkligheten och visat på mycket goda resultat.

Som en följd av Coronapandemin har kommunens digitaliseringstakt ökat i hisnande fart vilket har påvisat en lyckad digital omställning. Digitaliseringen har varit ett kraftfullt verktyg för att stärka kommunens digitala mognad och ekonomiska ställning genom ändrade arbetssätt.

Genom en aktiv ekonomistyrning har Strängnäs kommun de senaste åren lyckats med en avsevärd förbättring av ekonomin och därigenom bättre förutsättningar för att kunna hantera det så kallade krokodilgapet innan 2030. Ett stort genombrott under året var utredningen gällande Bildningscentrum omförhandlade hyresavtal. Det nya avtalet innebär stora besparingar som kommer kunna frigöras från lokalkostnader till undervisning.

(28)

Ekonomisk analys

Kommunstyrelsen redovisar för året en positiv avvikelse mot budget med 20 miljoner kronor. Vilket är en förbättring med 14,6 miljoner kronor jämfört med prognosen som gjordes i delårsbokslutet i augusti.

Överskottet beror främst på:

 Återföring av reserverade medel för kollektivtrafiken.

 Ökade försäljningsintäkter för mark och exploatering.

 Lägre kostnader för personal på grund av vakanser.

 Lägre kostnader för konsultmedel.

 Lägre kostnader för utbildningar då dessa har ställts in på grund av den rådande pandemin.

 Lägre kostnader än budgeterat för särskilda insatser.

 Ökade hyresintäkter för Resecentrum på grund av retroaktiv debitering för 2019.

Av nämndens 12 verksamheter, med nämnden inräknat, redovisar samtliga verksamheter ett överskott.

Driftredovisning per verksamhet