1(3)
Landstingsdirektörens stab 2018-02-23 Ärendenummer:2018/00324
Kanslienheten Dokumentnummer:2018/00324-1
Helene Håkansson Till landstingsstyrelsen
Avsiktsförklaring om att ansluta till
kommunalförbundet Sydarkivera
Sammanfattning
Verksamheterna hanterar dagligen stora mängder information som lagras digitalt, men också på papper. För att rätt information ska vara åtkomlig för verksamheten, och kunna bevaras för framtiden, krävs ordning och reda. Genom att samarbeta i en gemensam arkivorganisation blir det möjligt att dela på resurser och kompetens inom området informationsförvaltning.
Landstinget Blekinge har under flera år haft frågan om e-arkiv aktuell, med e-arkiv menas ett slutarkiv för digitala handlingar (bevarandesystem för digital information). Inför bildandet av Region Blekinge 2019 har frågan blivit ytterligare aktuell då nuvarande Region Blekinge är medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera.
Bakgrund och ärendebeskrivning
Sydarkivera bildades den 1 januari 2015. Nya förbundsmedlemmar har anslutit under 2016 och 2017. Bestämmelser om anslutning av nya förbundsmedlemmar finns i Sydarkiveras
förbundsordning § 13.
Förbundsmedlemmar 2018
Alvesta Lessebo Tingsryd
Bromölla Ljungby Vadstena
Borgholm Markaryd Vellinge
Eslöv Olofström Vimmerby
Hässleholm Osby Åtvidaberg
Höör Oskarshamn Älmhult
Karlshamn Region Blekinge Östra Göinge
2(3)
Sydarkiveras tjänster
I förbundets tjänster ingår bland annat att:
Ge råd och stöd när det gäller såväl traditionell som elektronisk dokumenthantering genom bland annat utbildningar och nätverk för erfarenhetsutbyte.
Vara gemensam arkivmyndighet och utöva tillsyn över hur förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag sköter sin arkiv- och informationshantering.
Tillhandahålla mallar för att planera och organisera verksamheternas informationshantering.
Samordna informationskartläggning med säkerhetsklassning av informationsmängder. Förvalta gemensamt bevarandesystem för digital information som ska överlämnas till
arkivmyndighet.
Samordna och hantera digitala arkivleveranser från verksamhetssystem i samarbete med förbundsmedlemmarna.
Kostnader
Anslutningsavgiften är en engångsavgift som faktureras när en organisation undertecknat
anslutningsöverenskommelse. Sydarkiveras förbundsstyrelse beslutar om anslutningsavgift. Lägsta nivå är 4 kr per kommuninvånare. Diskussion pågår beträffande vad ett landsting/region ska betala.
Kostnader för den gemensamma verksamheten (bastjänster) fördelas efter invånarantal. Medlemsavgiften är för närvarande 27 kronor per kommuninvånare och år. Diskussion pågår beträffande vad ett landsting/region ska betala. Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om medlemsavgift och eventuell återbetalning av överskott.
Avsiktsförklaringen
Genom att ta ställning till avsiktsförklaringen så startas en process för anslutning till
kommunalförbundet Sydarkivera. En undertecknad avsiktsförklaring är en viljeyttring som inte är juridiskt bindande att inträda i kommunalförbundet Sydarkivera. För Landstinget Blekinge är det avgörande om kostnadsnivån blir rimlig för ett beslut om anslutning.
I Bilaga 1 finns översiktlig information om anslutningsprocess och villkor. I bilaga 2 finns avsiktsförklaringen som ska undertecknas.
Bedömning
Landstinget Blekinge har vid flera tillfällen haft dialog och informationsmöten med Sydarkivera. Landstingsdirektörens stabsledning, affärsområde informatik på landstingsservice och
landstingsstyrelsens arbetsutskott har fått information från företrädare för Sydarkivera. En arbetsgrupp bestående av administrativ chef, affärsområdeschef informatik, arkivarie, IT-arkitekt och förvaltningsledare IT har också träffat Sydarkivera och har satt sig in i vad ett medlemskap innebär. I arbetsgruppen har även kanslichefen på nuvarande
Region Blekingen deltagit. Nuvarande Region Blekinge är som framgår ovan idag medlemmar i Sydarkivera.
3(3)
Förslag till beslut
Landstingsstyrelsen föreslås besluta att godkänna avsiktsförklaringen
att uppdra till landstingsstyrelsens ordförande och landstingsdirektören att underteckna avsiktsförklaringen.
Karlskrona dag som ovan
Peter Lilja Helene Håkansson Landstingsdirektör Administrativ chef Bilagor:
