Micasa Fastigheter i Stockholm AB

(1)

Gransknings-

promemoria 2013 Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Granskningspromemoria från Stadsrevisionen

Nr 5, 2014 Dnr 3.1.2-6/2014

2014-02-06

(2)

Granskningspromemoria 2013 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Dnr 3.1.2-6/2014

Hemsida:

www.stockholm.se/revision

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret.

I ”årsrapporter” för nämnder och ”granskningspromemorior” för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter.

Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret.

(3)

Innehåll

Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1

Redogörelse för granskningsresultatet 1

Fördjupad granskning 1

Planering av fastighetsunderhåll 1

Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning

2011-2015 2

Grundläggande granskning 4

Bolagets arbete med internkontroll 4

Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 5

Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 8

(4)

(5)

Granskningspromemoria 2013 Micasa Fastigheter i Stockholm AB 1 (9)

Redogörelse för granskningens planering och genomförande

Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med lekmanna- revisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj 2013.

Vid planeringsmötet den 13 juni 2013, informerade lekmanna- revisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Micasa Fastigheter i Stockholm AB. På samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria.

I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2013-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 3 oktober 2013. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2014.

Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bland annat, underhållsbehovet i bolagets fastigheter och bolagets arbete med att bidra till att målen i stadens ”Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning” uppfylls.

Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Annelie Wikland.

Redogörelse för

granskningsresultatet

Fördjupad granskning

Planering av fastighetsunderhåll

Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget planerar, genomför och följer upp sitt underhåll av fastigheter.

Bolaget förvaltar 125 fastigheter. En samlad ettårig underhållsplan tas fram för bolaget. Planering och budgetering av underhåll sker på olika avdelningar. Ett investeringsråd finns där större ombyggnader och investeringar behandlas. Rådet består av VD, chef för bygg- projekt, fastighetschef, chef fastighetsteknik, administrativ chef, chefscontroller, fastighetsekonom samt fastighetsutvecklare.

(6)

För varje fastighet finns en affärsplan framtagen och som upp- dateras årligen. Denna innehåller bl.a. fastighetsinformation, ekonomi, nöjd kundindex, uppgifter om hyresgäster och uthyr- ningsbar area. Också uppgifter om tidigare gjorda investeringar, underhåll och planerade investeringar samt eftersatt underhåll redovisas.

Styrelsen beslutar om nivån på underhållsbudgeten. För 2013 uppgick budgeten till 310 mnkr. De senaste fem åren har under- hållskostnaden per kvm uppgått till 300-400 kr.

Fastighetsunderhållet har de senaste åren inte helt genomförts enligt de fastställda planerna. Ett problem är enligt bolaget, att planeringsprocessen tar lång tid. Bolaget framhåller att planeringen för näst- kommande års projekt behöver påbörjas tidigare och i god tid innan budgeten fastställs. Efter att beslut har fattats i investeringsrådet om vilka underhållsprojekt som ska genomföras kan planeringen starta.

Åtgärder som är vidtagna inom det eftersatta underhållet är främst omläggning av tak (ca 60 projekt), ytskikt, belysning samt

ventilation.

Underhållsplanen följs upp löpande under året. Omprioriteringar görs av avdelningschefer och chefscontroller.

Det finns ett internt regelverk för klassificering av vad som ska bokföras som kostnad respektive investering ”Principer för akti- vering i samband med ombyggnad och reparation/underhåll”.

Kontroll av att regelverket följs görs av controllers på admini- strativa avdelningen.

Revisionskontorets sammanfattande bedömning

Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar på ett tillfredsställande sätt med planering, genomförande och uppföljning av underhållet av sina fastigheter.

Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011-2015

I stadens reviderade ”Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning ”¹ anges sju prioriterade mål för stadens funktionshinderspolitiska arbete för åren fram till 2016.

1 Programmet antogs av KF i juni 2011 (Utl 2011:106 RVII, dnr 326-2538/2010)

(7)

En granskning har genomförts av hur bolaget arbetat med att bidra till att dessa mål uppfylls.

I budgeten för år 2013 fick alla nämnder och bolag i uppdrag att till sin verksamhetsplan för 2013, besluta om tre relevanta aktiviteter per delmål som ska prioriteras för att under kommande år bidra till att målen i uppfylls. I anslutning till det reviderade programmet beslutades att stadens råd för funktionshindersfrågor (Fh-råd) vid varje nämnd och bolagsstyrelse aktivt skulle medverka till att förverkliga stadens mål för delaktighet.

Bolagsledningen har under året inbjudit Funktionshindersombuds- mannen i staden för att få information om programmet. Mot bak- grund av Micasas Fastigheters ägardirektiv att bland annat till- handahålla äldre- och LSS-boenden, har bolaget under en längre tid arbetat med olika aktiviteter som har en koppling till det nya

programmet, t ex tillgänglighet och trygghetsskapande åtgärder i och kring sina fastigheter.

Nytt för bolaget är att tydliggöra dessa aktiviteter i verksamhetsplanen och samråda med Fh-rådet för att sedan följa upp och särskilt avrapportera/kommentera eventuella avvikelser.

Bolaget redovisar 16 aktiviteter. Förutom att bolagsstyrelsen har fastställt dessa aktiviteter i verksamhetsplanen har de också i efterhand redovisats för stadens bostadsbolags gemensamma ”Fh- råd”. Nedan redovisas exempel på bolagets aktiviteter som finns kopplade till programmet.

 Mål 1: Alla ska kunna förflytta sig, vistas i och använda Stockholms stads inne- och utemiljö. En av bolagets aktiviteter är att fortlöpande genomföra tillgänglighets- inventeringen i fastigheter.

 Mål 2: Alla ska kunna få information och kommunicera utifrån egna förutsättningar. En av bolagets aktiviteter är att prova ny teknologi i inspirationsmiljö i samverkan med Hjälpmedelsinstitutet.

 Mål 5: Allas arbetsförmåga ska tas till vara. En av bolagets aktiviteter är att inventera arbetsplatsens tillgänglighet med avseende på olika typer av funktionsnedsättningar.

 Mål 6: Alla ska ha en bostad som är anpassad efter individens behov. En av bolagets aktiviteter är att utreda möjligheten att bygga om befintliga fastigheter till gruppbostäder.

(8)

Vid uppföljningen av dessa aktiviteter har revisionskontoret noterat att det pågår tillgänglighetsbesiktningar och klassificering av alla fastigheter enligt bolagets tillgänglighetssystem. Vidare redovisas att de lägenheter där ny teknik provas i inspirationsmiljö, har haft 100 visningar och ca 850 besökare under år 2013. Bolaget har tillsammans med övriga bostadsbolag i staden inlett ett samarbete med socialtjänsten kring möjligheterna att skapa flera bostäder för personer med funktionsnedsättning i det befintliga bostadsbeståndet och i nyproduktion. Under året har fyra stadsdelsnämnder anmält intresse för LSS-boende hos Micasa Fastigheter. Tre av dem avsåg nybyggnation. Den fjärde avsåg ombyggnation av fastighet med lokaler till olika lokalhyresgäster och ett LSS-boende. Projekte- ringen har dock avbrutits då lokalhyresgäster saknas för objektet.

Någon tillgänglighetsinventering av arbetsplatsernas har inte genomförts, då bolaget planerar att flytta sina kontorslokaler under år 2014.

I rapporteringen till bolagets styrelse saknas en samlad uppföljning av programmets aktiviteter. Vissa av aktiviteterna redovisas som genomförda i ILS men har inte kommenterats.

Inför år 2014 har bolaget enligt budgetanvisningar i en bilaga till sin verksamhetsplan, tagit fram aktiviteter till fem av delmålen i

programmet.

Den sammanfattande bedömningen är att bolaget har genomfört kommunfullmäktiges uppdrag att ta fram aktiviteter till ”Program- met för delaktighet för personer med funktionsnedsättning”. Pro- grammet är förhållandevis nytt och revisionskontoret anser att bolaget behöver fortsätta arbetet med att förankra programmet och att utveckla uppföljningen och rapporteringen av de utvalda aktiviteterna.

Grundläggande granskning

Bolagets arbete med internkontroll

Styrelsen har i samband med beslut om verksamhetsplan, fastställt en internkontrollplan för år 2013. En sammanfattning av iakttagelser redovisas nedan.

Bolaget har i sin risk- och väsentlighetsanalys identifierat 14 gene- rella riskområden och vad som kännetecknar god intern kontroll

(9)

inom respektive område. Riskerna har värderats. Från analysen har 4 kontrollområden valts ut för särskild intern granskning och ingår i bolagets internkontrollplan för år 2013. Dessa områden är inköp av varor och tjänster, investeringsprocessen, felanmälan och

löneunderlag/lönerapportering.

Under året har inte bolagsstyrelsen fått någon uppföljning eller avrapportering av internkontrollplanen. Uppföljningen av 2013 års internkontrollplan planeras att redovisas i bolagsstyrelsen i februari år 2014.

Den interna kontrollen bör förbättras. Revisionskontoret har tidigare gjort bolagsledningen uppmärksam på att uppföljningen bör genom- föras och avrapporteras till bolagsstyrelsen under innevarande verksamhetsår.

Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget målupp- fyllelse avseende fullmäktiges mål granskats.

Resultat efter finansnetto

Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2013; mnkr KcS reviderad

budget

Prognos T1 Prognos T2 Bokslut

- 192 - 100 - 59 - 21 1)

1) I prognoserna och resultatet ingår åtgärder inom eftersatt underhåll – Äldrelyftet.

Tertialrapport 1 och 2

Av VD:s kommentarer till tertialrapport 1 och 2 framgår att prognosen för årets resultat beräknas bli bättre än jämfört med budgeten. Det beror bland annat på att Skatteverket har beslutat att omdefiniera vissa av bolagets fastigheter till specialfastigheter vilket har inneburit en återbetalning till bolaget och en sänkning av fastighetsskatten.

Bokslut

(10)

Avvikelsen mellan bokslut och prognos T2 avseende resultatet, uppgår till 38 mnkr. Avvikelsen mellan prognosen och bokslutet beror i huvudsak på att kostnaderna har blivit lägre då vissa

projekten för fastighetsunderhåll har blivit försenade. Årets resultat efter finansnetto blev - 21 mnkr, vilket är 171mnkr lägre än budget.

Avvikelsen beror främst på återbetalningen från Skatteverket med 87 mnkr, minskade kostnader för fastighetskatt med 15 mnkr och underhållskostnader med 49 mnkr. Bolagets kostnader inkl finan- siella kostnader uppgår till 1022 mnkr och intäkterna till 998 mnkr.

Kostnaderna för drift och underhåll har minskat till 627 mnkr varav reparationer och underhållsarbeten uppgick till 317 mnkr.

Investeringar (mnkr) Investeringar 2013; mnkr Bolagets

reviderade budget

Prognos T1 Prognos T2 Bokslut

525 525 438 392

Bruttoinvesteringarna uppgår till 392 mnkr. Avvikelsen mot budget är 133 mnkr och beror i huvudsak på att vissa ombyggnadsprojekt senarelagts på grund av det resultat som har kommit fram i

utredningen om den långsiktiga efterfrågan på vård- och omsorgsboenden.

Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål

Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts, i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäk- tiges mål. De indikatorer och ägardirektiv som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till full- mäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljnings- verktyget ILS-webb.

Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets

(11)

ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt.

Iakttagelser

Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget i sin ILS-webb, sammanlagt 50 indikatorer varav 20 har fastställts av kommunfullmäktige. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har inte fastställt några egna mål. Avrapporte- ring av måluppfyllelse har skett i samband med tertialredovis- ningarna och årsredovisningen till bolagets och koncernstyrelsen.

Nedan redovisas större avvikelser från mål och indikatorernas målvärden.

För målet ” Stockholms livsmiljö är hållbar” finns ett stort antal indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Dessa bedöms av bolaget att ha nått målvärdena, förutom för åtgärdande av hissar och el- användningen per kvadratmeter. Det tre hissar som kvarstår kommer att åtgärdas under år 2014. Att elanvändningen blev något högre än beräknat beror enligt bolaget på att i vissa fastigheter har fastighetselen inte kunnat separeras från verksamhetselen. Då arbetet med att ta fram 38 brandsskyddsdokumentationer blev mer omfattande på grund av brister i den gamla fastighetsdokumenta- tionen återstår för bolaget att upprätta 4 brandskyddsdokumenta- tioner.

Under målet ” kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras”

redovisar bolaget att indikatorerna i huvudsak uppfyllts. Det som kvarstår är belysnings- och låsprojekt som har försenats på grund av senarelagda projekt och ombyggnationer. Resultatet av medarbetar- enkäten visar att målvärdet för ”chefer och ledare ställer tydligare krav på sina medarbetare” inte helt har uppnåtts. Vidare redovisas att sjukfrånvaron var 3,3 % dvs något högre än målvärdet.

Bolagets ekonomiska prognosarbete kan utvecklas, bland annat för fastighetsunderhållsprojekt. Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB:s anvis- ningar.

(12)

Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiv har följts upp särskilt.

Inventera möjligheten till att skapa studentlägenheter i vakanta äldreboenden

Under de år då behovet av bostäder för äldre inte är så stort, hyr bolaget ut med avstående från besittningsskyddet bostäder till studenter. Ägardirektivet har tillkommit då bristen på studentlägen- heter inom Stockholms stad är stor. Micasa Fastigheter har student- lägenheter i fem olika fastigheter i Kista, Bromma, Midsommar- kransen, Skärholmen samt Hässelby. Antal nyskapade studentlägen- heter blev 67. Bolaget redovisar att arbetet fortsätter med att se över möjligheterna till ytterligare studentlägenheter. Antalet student- lägenheter som kan erbjudas beror på om stadsdelsnämnderna gör förändringar i sin verksamhet så att ytor kan frigöras och omvandlas till studentbostäder. I inventeringen tas också hänsyn till faktorer såsom var fastigheten är belägen, var i fastigheten de vakanta lokalerna/ lägenheterna finns samt vilka andra verksamheter som finns i fastigheten. Inventeringen visade att det eventuellt fanns tre objekt som bolaget kan fortsätta att utreda.

Bolaget ska i samråd med berörda nämnder utreda möjligheten att omvandla/bygga befintliga byggnader till gruppbostäder eller servicehus.

Micasa Fastigheter har genomfört genomgångar av fastighets- beståndet och deltagit i äldreregionens planeringsmöten samt i den stadsövergripande planeringsprocessen tillsammans med äldre- förvaltningen och stadsledningskontoret. För närvarande finns få beställningar av förändringar/ombyggnationer i befintliga fastigheter och av nybyggnation. När bolaget får beställningar sker samråd med berörda nämnder. I slutet av året pågick samråd och utredningar för fyra fastigheter bland annat i Älvsjö och på

Södermalm samt att bolaget också arbetade med en nyproduktion i Hässelby.

Bolaget ska åtgärda det eftersatta underhåller i fastigheter som långsiktigt kommer att utnyttjas för äldreboenden och omsorg genom det så kallade Äldrelyftet

För det tioåriga projektet ”Äldrelyftet” beslutades att bolaget skulle erhålla 1,5 miljarder för åtgärdande av eftersatt underhåll för sina fastigheter. Fastighetsbesiktning gjordes på 101 fastigheter och arbetet med att ta fram underhållsplaner slutfördes under år 2008.

Sedan dess har 45 fastigheter åtgärdats. Bolagets kostnader för

(13)

eftersatt underhåll 2009-2012 uppgick till 996 mnkr. De kvarvarande medlen budgeteras fram till 2018. Efter en uppföljning och kostnadsberäkning av kvarvarande åtgärder som gjordes i slutet av år 2012 beräknas dessa till 956 mnkr. Då de kvarvarande budget- medlen inte kommer räcka till kommer överskjutande kostnader inordnas i bolagets ordinära budget för åren framöver till 2018.

Bolagets medverkan för att sänka stadens totala kostnader för lokaler samt värna om tillgången till gemensamhetslokaler.

Under år 2013 avslutas första delen av areainventeringen föranledd av det nya ramavtalet mellan Micasa och staden som påbörjades år 2012. I del två av projektet som avser uthyrbara areor utan ramavtal har 15 stora fastigheter inventerats. Enligt bolagsledningen innebar arbetet en genomgång av uthyrbara respektive icke uthyrbar area i verksamhetssystemet Fasad och att felaktiga uppgifter korrigerades.

Inventering, kontroll av ritningar samt uppmätning görs vid behov och utgör underlag för omregistrering i Fasad. Arbetet beräknas sträcka sig över en längre tid.

Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägarna lämnade direktiven och uppdragen.