Övriga närvarande Peter Persson, koncernchef Storuman Nils-Petter Grenholm, kommunchef Åsele
Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele kommun §§29-30
Justerare Egon Persson
Justeringens plats och tid
Underskrifter
Sekreterare Paragrafer
§§ 27- 32 Magdalena Tenghall
Ordförande
Lilly Bäcklund
Justerare
Egon Persson
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.
Samverkansnämnden LYST
Sammanträdesdatum 2015-10-19
Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned
Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli
Ärendelista
§ 27 Dnr 169 3
Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering ... 3
§ 28 Dnr 2015-000001 4
Meddelande 2015 ... 4
§ 29 Dnr 2015-000002 5
Information 2015 ... 5
§ 30 Dnr 2013-000022 6
Gemensam IT-organisation ... 6
§ 31 Dnr 2015-000022 7
Reseplaneringsverktyget Spacetime 2016 ... 7
§ 32 Dnr 2015-000021 9
Verksamhetsplan 2016 ... 9
§ 27 Dnr 169
Dagens ärenden
Beslut
Samverkansnämnden LYST fastställer dagens föredragningslista utan
förändringar.
§ 28 Dnr 2015-000001
Meddelande 2015
Beslut
Ärendet föranleder inget beslut.
§ 29 Dnr 2015-000002
Information 2015
Beslut
Nämnden tar del av informationen.
Ärendebeskrivning
Pierre Sandström ger aktuell information från Sambruk.
Lägesrapport gemensam IT-organisation, Lycksele och Storuman. Pierre Sandström och Lilly Bäcklund informerar om nuläget.
Lägesrapport förstudie gemensam IT-organisation, Åsele. Förstudien är i
gång. Nils-Petter Grenholm redovisar för hur det går i Åsele. Konstaterande
att Åsele ligger i jämförelse med Lycksele och Storuman ca 18 månader
efter, det finns inga kända störningar i det pågående arbetet.
§ 30 Dnr 2013-000022
Gemensam IT-organisation
Beslut
Samverkansnämnden LYST tillsätter följande styrgrupp för projektet gemensam IT-organisation, Lycksele och Storuman:
Namn Roll
Marie Ahlqvist, ansvarig tjänsteperson Samverkansnämnden LYST
Ordförande styrgrupp Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele Medlem styrgrupp Peter Persson, koncernchef Storuman Medlem styrgrupp Jonny Fjellner, bitr. kommunchef Lycksele Suppleant styrgrupp Patrik Nilsson, administrativ chef Storuman Suppleant styrgrupp
Ärendebeskrivning
På uppdrag av samverkansnämnden LYST har en förstudie genomförts om gemensam IT-organisation inom ramen för samverkansnämnden LYST.
Förstudiens lösningsförslag ska nu införas.
En intern projektledare har utsetts och samverkansnämnden ska tillsätta en styrgrupp för projektet. Styrgruppen har det övergripande ekonomiska ansvaret för projektet.
Det är styrgruppen som:
fastställer projektets målsättning och direktiv
beslutar om projektet ska drivas vidare eller läggas ned
beviljar medel och tilldelar resurser för projektets genomförande.
Beslutsunderlag
Enhetschefens tjänsteskrivelse 2015-10-08
Beslutet skickas till
Styrgrupp gemensam IT-organisation Lycksele och Storuman Storumans kommun
Lycksele kommun
§ 31 Dnr 2015-000022
Reseplaneringsverktyget Spacetime 2016
Beslut
Respektive kommun tar beslut om fortsatt nyttjande av spacetime 2016.
Respektive kommun ska tillse att det finns en ansvarig tjänsteperson som kommunicerar med medarbetare i organisationen och leverantör samt
är systemansvarig för reseplaneringsverktyget
följer upp statistik och verkar för efterlevnad av resepolicy
genomför utbildninginsats
Ärendebeskrivning
Storumans kommun har deltagit i ett energieffektiviseringsprojekt och började använda reseplaneringsverktyget Spacetime november 2012.
Lycksele kommun anslöt till Spacetime i februari 2014. Användningen av reseplaneringsverktyget har inte haft samma genomslag som i Storuman (färre resor registreras i Spacetime).
Kommunerna antog 2014 en gemensam resepolicy med syfte att alla medarbetare ska göra smarta val vid planering och genomförande av möten och resor i tjänsten.
Båda kommunerna beslutade att fortsätta använda
reseplaneringsverktyget Spacetime 2015. I april 2015 avslutades
energieffektiviseringsprojektet i Storuman och verkställande tjänsteperson avslutade sitt uppdrag. Organisationerna uppdrogs att utse en
tjänsteperson som skulle fortsätta att arbeta med Spacetime, vilket inte har skett.
I nuläget finns ingen ansvarig tjänsteperson som kommunicerar med medarbetare i organisationen och leverantör, är systemansvarig för reseplaneringsverktyget och statistik följs inte upp. Detta har lett till en del outredda problem som kanske kunde ha varit enkla att åtgärda, men vi har inte resurser att göra det.
Det finns ett visst intresse för reseplaneringsverktyget bland andra
kommuner i Västerbotten. Storumans kommun är ett gott exempel och kan
inspererar andra att införa smartare val vid planering och genomförande av
möten och resor i tjänsten.
Beslutsunderlag
Enhetschefens tjänsteskrivelse 2015-10-08 Beslutet skickas till
Lycksele kommun
Storumans kommun
Enhetschef kundtjänst
§ 32 Dnr 2015-000021
Verksamhetsplan 2016
Beslut
Nämnden har tagit del av och ställer sig bakom verksamhetsplanen 2016.
Ärendebeskrivning 1 FINANSIELLT
God ekonomisk hushållning är en sammanvägd bedömning av läget för kommunens övergripande mål. Dessa delas in i de två perspektiven verksamhetsresultat och insatta resurser.
1.1 MÅL
- Budgetföljsamheten ska vara 100 % (endast positiva avvikelser är acceptabla).
- Nettokostnadsandelen ska vara 98 % (+/- 1%-enhet) under mandatperioden.
- Soliditeten inkl. pensionsåtagandet ska förstärkas under mandatperioden 1.2 UPPDRAG
- varje kommunal tjänst och insats skall utföras kostnadseffektivt - varje förändring ska åtföljas av en finansieringskalkyl
- varje investerings ska åtföljas av en driftkostnadskalkyl
2 BARN OCH UTBILDNING
Vi vill skapa en ännu bättre skola som ger eleverna den utveckling och grundläggande kunskaper i ett tidigt skede. Ingen ska behöva gå till skolan och vara rädd. Mobbing, våld och kränkande särbehandlingar ska
omedelbart bekämpas. I våra skolor får eleverna en trygg lärandemiljö med hög kunskapsutveckling i fokus.
2.1 MÅL
- Vi har de bästa studieresultaten i Västerbotten innan mandatperiodens slut 2.2 UPPDRAG
- kompetens ska på alla områden hålla hög kvalitet Resurser ska fördelas utifrån elevers behov
- läxhjälp för alla
- ingen utbildas till arbetslöshet
- gymnasieskolan/Komvux och Lärcentrum är flexibla och klarar snabba omställningar beroende på vad arbetsmarknaden efterfrågar
- tillgång till en god och jämlik elevhälsa
- utveckla skoldemokratin så att elever får ännu mer inflytande - föräldrars engagemang är viktigt och ska stimuleras.
Centrala funktioner inom LYST-nämndens område ska upprätthålla och
underlätta service och tillgänglighet för elever, föräldrar och personal inom barn och utbildning.
– kundtjänst ska ge feedback internt till verksamheterna om tillgängligheten.
– samarbeta med verksamheterna för bättre information om serviceutbud till elever och föräldrar
– bättre intern information i kundtjänst om serviceutbud till elever och föräldrar
Nyckeltal: statistik servicegrad och antal samtal till kommunernas kundtjänst.
3 TRYGGHET
Alla medborgare har en god livskvalitet. Gemensamma resurser går till välfärd. Kravet på kvalitet, insyn och utvärdering är höga i alla
välfärdsverksamheter vilket ger trygghet.
3.1 MÅL
- Medborgarna känner sig trygga och få det stöd eller den hjälp man behöver utifrån sin situation.
3.2 UPPDRAG
- Kommunen aktivt verka för att offentliga miljöer är upplysta, väl underhållna och attraktiva som mötesplatser.
- Könsrelaterat våld ska motverkas och bekämpas.
- Alla ska kunna känna sig trygga och säkra i sin hemmiljö, både på fritiden och i arbetet.
Konsumentvägledning och budget och skuldrådgivning ska hålla en hög servicenivå genom god information och tillgänglighet för medborgarna.
– hjälpa medborgare med konsumentfrågor via telefon, besök, mejl och brev.
– medborgare ska få hjälp och stöd inom 1-2 veckor (budget och skuldrådgivning) – omprövning ska ske inom 2 arbetsdagar (budget och skuldrådgivning)
– utåtriktade insatser
– aktuell information till medborgare på kommunernas hemsidor
4 SOCIALT
Den som är i behov av omsorg och stöd får sina behov tillgodosedda.
4.1 MÅL
- Genom förebyggande insatser verka för att förbättra människors hälsa och livsvillkor i syfte att skapa förutsättningar för ett väl fungerande liv.
4.2 UPPDRAG
- upprätta säkra arbetsrutiner vid orosanmälan
- socialt arbete ska vara stödjande, förebyggande och uppsökande.
- ingen ska mot sin vilja flyttas på grund av ålderdom eller funktionsnedsättning - motverka och om möjligt förhindra missbruk och kriminalitet
- barn som far illa skall omedelbart uppmärksammas och åtgärder sättas in – insatser ska så långt möjligt utformas med delaktighet från den enskilde.
Centrala funktioner inom ramen för LYST ska upprätthålla en god service och tillgänglighet för kommunens medborgare genom
– bra bemanning och hög servicegrad telefoni
– kundtjänst ska ge feedback internt till verksamheterna om tillgänglighet – utveckla arbetet med information hemsida/intranät med mera tillsammans med kommunikatör och regionala/nationella samarbetspartners
Nyckeltal: egen mätning tillgänglighet, servicegrad och antal samtal till kommunernas kundtjänst
5 JÄMSTÄLLDHET
Det ska råda lika villkor för kvinnor och män flickor och pojkar. Ett
jämställt samhälle utvecklar tillväxten. Mångfald uppmuntras i samhällslivet och på arbetsplatserna.
5.1 MÅL
- I kommunen skapas förutsättningar för att kvinnor och män, flickor och pojkar har samma makt att forma samhället och sina egna liv.
5.2 UPPDRAG
- Kommunen som arbetsgivare skall underlätta för föräldrar att dela på ansvaret för sina barn.
- Mångfald ska uppmuntras i samhällslivet och på arbetsplatser - Alla beslut ska prövas ur ett jämställdhetsperspektiv
Arbetsplatserna ska vara jämställda där så är möjligt.
– vid nyrekrytering uppmuntras det underrepresenterade könet att söka – kundtjänst ska i sitt bemötande behandla alla lika.
6 PERSONAL
Personalen är vår viktigaste resurs. Det ska vara den anställdes arbetsplats, där man får bekräftelse för kompetens och yrkesskicklighet. Det handlar om lön och utvecklingsmöjligheter.
6.1 MÅL
- varje arbetsplats är en arbetsplats i utveckling - Andelen timtid, mertid och övertid minimeras
- Varje tjänst och insats skall utföras av personal med rätt kompetens.
- Andelen timtidsanställda som används i kommunens verksamheter ska årligen minska och är högst 5% av totalt arbetade timmar innan mandatperiodens slut.
6.2 UPPDRAG
- heltid en rättighet och deltid en möjlighet
- förutsättningar till kompetensutveckling skall stimuleras
- om arbetsgivare tar kommunen ett ansvar för att bryta den könssegregerade arbetsmarknaden.
Utveckling av kundtjänst i samarbete med kommunernas verksamheter. Arbete med kvalitetssäkring av kundtjänsts verksamhetsområden.
– införa verksamhetssystem för kundtjänst och utveckla samarbetet med verksamheterna
– intern utbildning/lära av varandra
Nyckeltal:NMI
8 MILJÖ OCH HÅLLBARHET
Vi bidrar till länets vision om att bli det hållbaraste länet år 2002 uppnås,
vilket innebär att det regionalt och lokalt arbetas för en långsiktig hållbarhet
med målet att kommande generationer ska ha möjlighet att leva i ett socialt,
ekonomiskt och miljömässigt hållbart samhälle.
8.2 UPPDRAG
- kommunen vara en rättssäker och effektiv myndighet
- kommunen tillsammans med övriga intressen i regionen arbeta för att bli resurssmarta
- återvinning och källsortering ska vara en naturlig del i all verksamhet - kommunen vara ledande i frågor som stärker en hållbar konsumtion
- kommunen engagerar sig för rättvis handel och etisk konsumtion för att innan mandatperiodens slut vara certifierade som Fairtrade City
- planera och genomföra resandet utifrån resepolicyn - minska antal papperskopior i kommunens organisation.
Kundtjänst och LYST-nämndens verksamhet ska i hög utsträckning använda ny teknik vid träffar och sammanträden. Kundtjänst ska bidra med stöd för
förbättrad efterlevnad av resepolicy. Arbeta för fortsatt och utveckla samverkan inom ramen för LYST.
– kundtjänst ska lära sig de tekniska hjälpmedel som finns för att underlätta användandet av tekniken internt och på webben
– utveckla minst ett samarbetsområde inom LYST.
Nyckeltal: egen mätning möten och träffar, Antal nya samarbetsområden inom ramen för LYST
9 TILLGÄNGLIGHET
Alla kommuninvånare, oavsett funktions-nedsättning, samma möjlighet att delta i samhällslivet.
9.1 MÅL
- Alla lokaler där kommunen bedriver verksamhet ska göras tillgängliga för personer med funktionsnedsättning.
- All kommunal information till allmänheten skall finnas på enkel svenska och för personer med olika läshandikapp.
9.2 UPPDRAG
- Medborgare och företag ska ges en bra kommunal service med gott bemötande.
Centrala funktioner inom ramen för LYST ska utveckla 24-timmars service och förbättra tillgängligheten/information för medborgare och medarbetare på kommunernas hemsida och intranät.
– kundtjänst ska lära sig mer och verka för användningen av de e-tjänster som finns på webben idag
– kundtjänst ska verka för vad medborgarna efterfrågar på webben – kundtjänst ska verka för hög servicenivå i kundtjänst och verka för god tillgänglighet i verksamheterna.
10 NÄRINGSLIV TILLVÄXT OCH UTVECKLING
I kommunen finns många jobb att välja på. Vi är en attraktiv arbetsplats där många väljer att söka jobb. Vårt stabila och flexibla näringsliv erbjuder en bred arbetsmarknad med stora möjligheter att välja ett arbete.
10.1 MÅL
- Vi har länets bästa företagsklimat när mandatperioden är slut.
- Vi har högst andel arbetande i länet i åldrarna 16-65 år.
- Vi har goda livsvillkor och är en bra plats att driva och etablera företag.
- vi är bland de 5 bästa i länet på besöksnäring.
10.2 UPPDRAG
- Samrekrytering till nyckelkompetenser eftersträvad tillsammans med andra arbetsgivare i kommunen och närområdet.
Samrekrytering till nyckelkompetenser och gemensamma tjänster eftersträvas inom ramen för LYST.
– Frågan om möjliga samarbetsområden ska finnas med på dagordningen vid sammanträdena.
