Godkänd av: Eva-Marie Ekman, Kanslichef, Kansli och juridik (evmek1) Denna rutin gäller för: Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Revideringar i denna version
Den särskilda hänvisningsblanketten som tidigare fanns längst bak i rutinen finns nu mera under
”Stöd och tjänster/Övergripande ämnen/Dokument- och ärendehantering/Leveranser (Blanketter)”
eller ”Stöd och tjänster/Övergripande ämnen/Dokument- och ärendehantering/Beställ handlingar (Mer information)” på intranätet.
Listan över handlingstyper har uppdaterats och förtydligats.
Syfte
En anställning på Sahlgrenska Universitetssjukhuset kan löpa över flera decennier eller bara några veckor. Under anställningstiden upprättas och inkommer olika allmänna handlingar som rör den enskilda medarbetaren – från ansökan och CV till anställningsavtal, olika diplom och intyg, eventuella rehabiliteringsutredningar och slutligen ett beslut om entledigande vid medarbetarens avgång eller pension.
Syftet med den här rutinen är att klargöra hanteringen av personalhandlingar. Under olika rubriker redovisas vilka handlingar som tillhör personalakten, vilka som ska diarieföras, vilka som ska bevaras respektive gallras och vilka som omfattas av sekretess. I slutet av rutinen finns en alfabetisk lista med anvisningar per handlingstyp.
Definitioner
En handling är allmän när den är inkommen till eller upprättad på en myndighet och förvaras där.
Inkommen betyder att den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Upprättad betyder att den har expedierats, slutbehandlats, justerats eller på annat sätt färdigställts. Allmänna handlingar är som regel offentliga, men omfattas i undantagsfall av sekretess.
Personalakten
En del information om enskilda anställningar bevaras på papper i personalaktsarkivet på enheten Arkiv och informationsstruktur. Det är information som efterfrågas till exempel när olika intyg eller betyg ska utfärdas, vid pensionsutredningar eller på längre sikt för att tillgodose forskningens behov.
Kopior av pappershandlingarna skickas från arkivet vid beställning. Beställningsformulär och kontaktuppgifter finns på intranätets dokumenthanteringsportal.
Det är viktigt att samtliga pappershandlingar som ska bevaras i personalakten skickas till Arkiv och informationsstruktur, annars blir de inte sökbara i hela organisationen. Skriv personalakt på kuvertet och skicka med internposten. Tänk på att de anställdas personnummer måste framgå på
handlingarna.
Information om enskilda anställningar skapas och bevaras också i olika system, till exempel lönelistor i Heroma. Sådan information skickas inte till personalaktsarkivet utan eftersöks i respektive system.
Observera att en del typer av information kan förekomma både digitalt och på papper, till exempel ansökningshandlingar.
Diarieföring
En del personalhandlingar ska diarieföras enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen.
Huvudregeln är att alla allmänna handlingar av betydelse (till exempel sådana som kräver en åtgärd eller ett svar) ska diarieföras utan dröjsmål. Diarieföringen är en viktig del i upprätthållandet av offentlighetsprincipen som formuleras i tryckfrihetsförordningen, en av våra grundlagar. Det
underlättar även myndighetens eget arbete att viktiga handlingar finns registrerade i ett diarium så att
de enkelt går att hitta vid behov. För mera information, se rutinen för diarieföring
Bevarande och gallring
Alla handlingar som inkommer till eller upprättas på Sahlgrenska Universitetssjukhuset är allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen. De allmänna handlingarna bildar sjukhusets arkiv enligt arkivlagen, oavsett om de har levererats till Arkiv och informationsstruktur eller förvaras på verksamheterna. För att få gallra allmänna handlingar krävs gallringsbeslut från Västra
Götalandsregionens arkivnämnd. Finns inget gallringsbeslut ska handlingarna bevaras för evigt.
Gallringsbesluten dokumenteras i Sahlgrenska Universitetssjukhusets dokumenthanteringsplan.
De flesta personalhandlingar ska bevaras för all framtid, men det finns några undantag. Undantagen framgår av listan över handlingstyper nedan.
Offentlighet och sekretess
Allmänna handlingar, inklusive personalhandlingar, är oftast offentliga. Rätten att ta del av dem får bara begränsas i vissa fall. Sekretess till skydd för den enskilde i personaladministrativ verksamhet regleras bland annat i offentlighets- och sekretesslagens kapitel 39. Personalhandlingar innehåller även personuppgifter och en del av dem är att betrakta som känsliga enligt GDPR. I teorin kan vilka handlingar som helst innehålla sekretessbelagda uppgifter, men i praktiken rör det sig ofta om samma handlingstyper, vilket framgår i anmärkningskolumnen i listan över handlingstyper nedan.
När det här talas om utlämnande avses ett överlämnande av uppgifter från en myndighet till en annan myndighet eller till en enskild. En tjänsteman på HR kan däremot skicka handlingar till en
verksamhetschef på medicinkliniken utan att menpröva uppgifterna, under förutsättning att båda arbetar på Sahlgrenska Universitetssjukhuset och att verksamhetschefen behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter.
Den enskilde medarbetaren har rätt att se alla handlingar i sin egen personalakt.
Allmänheten har rätt att se alla handlingar som inte omfattas av sekretess.
Den medarbetare handlingarna gäller kan ge sitt samtycke till att någon annan får ta del av sekretessbelagda uppgifter.
Uppgifter som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling omfattas av sekretess om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men (OSL 39 kap. 1 §). Utlämnande av handlingar från psykolog eller personalkonsulent om en enskilds personliga förhållanden måste alltså menprövas.
Sekretess gäller i övrig personaladministrativ verksamhet för uppgifter om en enskilds hälsotillstånd samt de uppgifter om en enskilds personliga förhållanden som hänför sig till omplacerings- och pensionsärenden (2 §). Här kan det till exempel vara fråga om handlingar i ett omplaceringsärende.
Sekretess gäller dessutom för uppgifter om hälso- och sjukvårdsanställdas bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter om det inte står klart att uppgifterna kan lämnas ut utan att den enskilde eller någon närstående lider men (OSF 10 §).
Handläggning av utlämnande
Utlämnande av allmänna handlingar ska ske skyndsamt, helst inom ett dygn, men om handlingen omfattas av sekretess har handläggaren rätt till mer tid för sekretessprövning.
Om handlingen omfattas av sekretess är det även tillåtet att ställa motfrågor till beställaren, men bara sådana frågor som är nödvändiga för att genomföra sekretessprövningen. Observera att motfrågor inte är tillåtna när någon begär ut offentliga handlingar, inte ens frågor om beställarens identitet.
I de fall beställaren nekas att ta del av uppgifter ur en allmän handling lämnas ärendet över till arkivchef, kanslichef eller sjukhusjurist enligt Sahlgrenska Universitetssjukhusets delegationsordning.
Lista över handlingstyper
Här följer en lista över de vanligaste personalhandlingarna sorterade i alfabetisk ordning.
I förvaringskolumnen anges om handlingen ska förvaras i personalakten, diariet eller någon
annanstans. Observera att en del handlingar både diarieförs och läggs till personalakten. Numera ska rehabiliteringsärende registreras i HälsoSAM och en hänvisningsblankett ska finnas i personalakten När gallringsfristen är vid inaktualitet innebär det att handlingen kan gallras när verksamheten inte längre behöver den. Arbetsmaterial är handlingar som inte är allmänna. Sådana handlingar kräver inget gallringsbeslut, de kan rensas ut löpande. Precis som handlingstyperna som kan gallras vid inaktualitet kan alltså arbetsmaterialet rensas ut när verksamheten inte längre behöver det.
I anmärkningskolumnen anges ibland att handlingstypen kan omfattas av sekretess. Det betyder inte att det alltid är så, en sekretessprövning måste göras i varje enskilt fall. Omvänt gäller att
sekretessbelagda uppgifter i undantagsfall kan förekomma i vanligtvis offentliga handlingar.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning Alkohol/drogmissbruk,
behandlingsöverens- kommelse
Personalakt Bevaras Kan omfattas av sekretess.
Anhöriglista Hos chef Vid inaktualitet Uppdateras löpande och gallras senast när anställningen upphör.
Anmälan om anspråk på företrädesrätt enligt LAS 25-27 §§
Personalakt Bevaras
Anmälan om avgång Personalakt Bevaras Avser avgång på den anställdas initiativ. Jämför Beslut om uppsägning.
Anställningsavtal Personalakt Bevaras Oavsett anställningsform.
Anställningsavtal, makulerat Hos HR eller chef
Vid inaktualitet Om ett anställningsavtal makuleras på grund av felaktig skrivning i avtalet, till exempel fel datum, så ska avtalet gallras. Det gallrade avtalet kommer att ersättas av ett nytt avtal.
Anställningsavtal, makulerad anställning
Personalakt Bevaras Om en anställning som sådan makuleras efter att avtalet upprättats ska avtalet bevaras. Skriv ”makulerat”
på avtalet innan det skickas till
personalakten eller meddela Arkiv och informationsstruktur att avtalet har makulerats om det redan har skickats.
Anställningsavtal, underlag Barium 2 år
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning
Anställningsförordnande Personalakt Bevaras Till exempel chefsavtal.
Ansökan, erhållen tjänst Personalakt Bevaras HR-servicecenter skriver ut
ansökningshandlingar från personer som anställs från Varbi och skickar till Arkiv och informationsstruktur.
Ansökningshandlingar från personer
som inte anställs ska inte bevaras och behöver därför inte skrivas ut från Varbi.
Ansökan, spontan Personalakt Bevaras Bevaras om personen anställs. Övriga spontanansökningar gallras vid inaktualitet.
Jämför Ansökan, erhållen tjänst.
Anteckningar om personal Hos chef Arbetsmaterial Chefens anteckningar om personalen utgör arbetsmaterial som rensas ut när de inte längre behövs.
Arbetsmiljöuppgifter Personalakt Bevaras Delegation av uppgifter.
Arbetsmiljöverket, ärenden Diarium Bevaras Till exempel anmälan, ansökan om tillstånd, föreläggande,
korrespondens, dokumentation från inspektion med mera.
Arbetsskadeärende, handlingar i
Avvikelse- hanterings- system
Bevaras Skannas till och bevaras i avvikelsehanteringssystemet MedControl Pro enligt rutinen
avvikelsehantering i Med Control Pro.
Hänvisningsblankett med ärende- nummer läggs i personalakten.
Befattningsbeskrivning, generell
Diarium Bevaras Individuella befattningsbeskrivningar som hänför sig till enskilda anställda läggs i respektive personalakt.
Befattningsbeskrivning, individuell
Personalakt Bevaras Generella befattningsbeskrivningar som inte hänför sig till enskilda anställda diarieförs.
Beslut i arbetsskadeärende Avvikelse- hanterings- system Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i avvikelsehanteringssystemet.
Hänvisningsblankett med ärende- nummer läggs i personalakten.
Kan omfattas av sekretess.
Beslut i disciplinärende Diarium Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i diariet.
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Kan omfattas av sekretess.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning Beslut i
rehabiliteringsärende
Hälsosam Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i Hälsosam
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Kan omfattas av sekretess.
Beslut om avgångsvederlag Personalakt Bevaras Beslut om avsked, LAS Diarium
Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i diariet.
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Beslut om behörighet för tjänstgöring i Sverige
Personalakt Bevaras Till exempel beslut från Socialstyrelsen om att få göra allmäntjänstgöring i Sverige.
Beslut om ersättning Personalakt Bevaras Ingår vanligtvis i anställningsavtalet.
Separata beslut bevaras också i akten.
Beslut om indragen förskrivningsrätt
Personalakt Bevaras Beslut om lönebidrag Diarium
Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i diariet.
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Kan omfattas av sekretess.
Beslut om lönetillägg Personalakt Bevaras Uppdragstillägg. Jämför Löneöverenskommelse.
Beslut om omplacering Diarium Personalakt
Bevaras Samtliga handlingar i ärendet finns i diariet.
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Kan omfattas av sekretess.
Beslut om sjukersättning Personalakt Bevaras Från Försäkringskassan.
Kan omfattas av sekretess.
Beslut om undantag från kravet i 39 § LPT och 29 § LRV på specialistkompetens
Personalakt Bevaras
Beslut om uppsägning Personalakt Bevaras Avser uppsägning på arbetsgivarens initiativ. Jämför Anmälan om avgång.
Beställningsunderlag för Hälsan & arbetslivet
Hos chef 2 år Avser eventuella kopior. Originalen finns på Hälsan & arbetslivet.
Betyg från gymnasium eller högskola
Personalakt Bevaras Betyg från grundskola kan också vara relevant i vissa fall.
Jämför Ansökan, erhållen tjänst.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning Betyg/intyg från tidigare
arbetsgivare
Personalakt Bevaras Avser betyg eller arbetsgivarintyg av utvärderande karaktär. Övriga arbetsgivarintyg gallras vid inaktualitet.
Jämför Ansökan, erhållen tjänst.
Bisyssla, anmälan och beslut om
Barium Personalakt
Bevaras Kopia av beslutet i Barium skickas till personalakten.
Checklista vid anställning och arbetsplatsintroduktion
Hos chef Vid inaktualitet Förvaras inlåst hos chefen och gallras senast när anställningen upphör.
Checklista vid avgångs- samtal, Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Hos chef Vid inaktualitet Förvaras inlåst hos chefen och gallras när uppgifterna inte längre behövs för uppföljande eller statistiska ändamål.
Checklista vid avslut av anställning från Sahlgrenska Universitetssjukhuset
Hos chef Vid inaktualitet Förvaras inlåst hos chefen och gallras när uppgifterna inte längre behövs för uppföljande eller statistiska ändamål.
Checklista som visar att den sökande har visat utdrag ut belastningsregistret.
Den ikryssade checklistan som visar att detta har uppvisats ska sparas men själva utdraget ska lämnas tillbaka till arbetstagaren
CV Personalakt Bevaras HR-servicecenter skriver ut
ansökningshandlingar från personer som anställs från Varbi och skickar till Arkiv och informationsstruktur.
Ansökningshandlingar från personer som inte anställs ska inte bevaras och behöver därför inte skrivas ut från Varbi.
Datoranvändning, avtal Personalakt Bevaras Ingår vanligtvis i anställningsavtalet.
Separata avtal bevaras endast om det finns en personalakt.
Disciplinärende, handlingar i Diarium Bevaras Till exempel underlag, underrättelse, varning, avsked.
Hänvisningsblankett med
diarienummer läggs i personalakten.
Dokumentation rörande enskild anställd från Socialstyrelsen,
Inspektionen för vård och omsorg (IVO) eller Hälso- och sjukvårdens
ansvarsnämnd (HSAN)
Personalakt Bevaras Till exempel registerkontroller.
Dödsfall, handlingar om Personalakt Bevaras Ersättning för egna utlägg
via lön
Löneservice 10 år Avser blankett och kvitto för läkarvård, friskvård, parkering med mera.
Facklig tid, rapporter och sammanställningar
Hos chef 2 år Förvaras inlåst hos chefen.
Förhandlingsprotokoll, fackliga organisationer
Diarium Bevaras Kan röra sig om övergripande frågor eller specifika personärenden, till exempel förändrade arbetsuppgifter.
Bevaras i papper.
Kan omfattas av sekretess.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning Godkännande av
pensionsbrev
Personalakt Bevaras Maskinellt godkännande och kopia på maskinell påskrift till KPA.
Gratifikation, lista över gratifikanter
SharePoint/
mellanarkiv
Bevaras En sammanställning av årets
gratifikanter registreras och bevaras i Public 360.
Gratifikation, underlag Hos HR Vid inaktualitet Heroma, utskrifter Hos chef Arbetsmaterial
Hälsodeklaration Personalakt Bevaras Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Hälsodeklaration från övriga kandidater gallras efter två år.
Kan omfattas av sekretess.
Inbjudan till kurs eller konferens
Hos chef Vid inaktualitet
Individuell utvecklingsplan Hos chef Vid inaktualitet Avser mål- och utvecklingsplaner som upprättats vid utvecklingssamtal.
Dessa förvaras inlåsta hos chefen och gallras senast när anställningen upphör.
Intyg från kurs, examen Personalakt Bevaras
Intyg om yrkeslegitimation Personalakt Bevaras Utfärdas av Socialstyrelsen.
IVO-ärenden, frågor om legitimation för personal
Diarium Bevaras Kan omfattas av sekretess.
IVO-ärenden som handläggs på Expeditionen för patientärenden diarieförs där. Övriga IVO-ärenden diarieförs på respektive verksamhet.
Kollektivavtal, lokala Diarium Bevaras Till exempel protokoll gällande måltidsuppehåll eller byte av rast mot måltidsuppehåll.
Kompetenssatsning, handlingar om
Personalakt Bevaras Viktigare handlingar om kompetenshöjande insatser, till exempel utbildningar eller praktiktjänstgöring. Även dokumentation som stödjer mottagande av delegation.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning Konsekvensanalys och
riskbedömning, arbetsmiljö, KARB
Diarium Bevaras Checklista för arbetsmiljöbedömning vid verksamhets- och
organisationsförändring – konsekvensanalys och riskbedömning.
Görs i samband med organisationsförändringar, vårdplatsförändringar och andra förändringar som påverkar arbetsmiljön.
Finns även som bilaga till protokollen från samverkansgrupperna på central- , lokal- och områdesnivå. Bilagan behöver inte arkiveras tillsammans med protokollet om diarienumret skrivs på protokollet.
Korrespondens i personalärenden
Diarium Bevaras Avser inkomna eller expedierade handlingar från andra myndigheter eller enskilda.
Enkla förfrågningar eller korrespondens av rutinmässig karaktär behöver inte diarieföras.
Intern korrespondens diarieförs normalt sett inte. Undantaget är om den tillför sakuppgifter som har betydelse för utgången av ett ärende, till exempel ett beslut om omplacering.
Korrespondens med fackliga organisationer
Diarium Bevaras Tänk på att samma medarbetare ibland kan uppträda som anställd på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, ibland som företrädare för en facklig organisation. Medarbetarens roll påverkar om korrespondensen ska diarieföras eller inte.
Kan omfattas av sekretess.
Korrespondens mellan chef och anställd
Hos chef Vid inaktualitet Avser intern korrespondens som inte tillför sakuppgifter och saknar
betydelse för utgången av ett ärende.
Övrig korrespondens i
personalärenden ska diarieföras (jämför Korrespondens i
personalärenden).
Gallras senast när anställningen upphör.
Kvittenser Hos chef Vid inaktualitet Till exempel nyckelkvittenser.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning LAS, handlingar rörande
varsel som inte resulterar i avslut
Hos HR 2 år
LAS, handlingar rörande varsel som resulterar i avslut
Diarium Bevaras En kopia på beslut om avsked läggs i personalakten. Diarienummer måste finnas på denna kopia
Ledighet med lön för fackligt uppdrag
Hos chef 2 år Förvaras inlåst hos chefen.
Ledighetsansökan, mer än sex månader, beviljad
Personalakt Bevaras Beviljade ledighetsansökningar bevaras i personalakten om personen ska vara ledig sex månader eller mer.
Ansökningar måste bevaras på papper även om uppgifterna har överförts till Heroma.
Ledighetsansökan, mindre än sex månader
Hos chef 2 år Beviljade ledighetsansökningar bevaras i personalakten om personen ska vara ledig sex månader eller mer.
Långplaneringsjournal (LP) Hos chef Arbetsmaterial
Läkarintyg Hos chef Läkarintyg som ingår i rehabiliterings-
ärenden skannas till HälsoSAM.
Jämför Rehabiliteringsärende, handlingar i.
Läkarintyg för arbetsskada ska bevaras. Läkarintyg för vård av barn ska gallras vid inaktualitet.
Lönebidrag, ansökan Diarium Bevaras Kan omfattas av sekretess.
Lönebidrag, beslut Diarium Personalakt
Bevaras Kan omfattas av sekretess.
Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Lönebidrag, handlingsplan Diarium Personalakt
Bevaras Kan omfattas av sekretess.
Lönerevision, lista Hos chef Arbetsmaterial Avser listor som upprättas och skickas runt internt på förvaltningen inför lönerevision.
Löneöverenskommelse Personalakt Bevaras Ingår vanligtvis i anställningsavtalet, men separata avtal mellan
lönerevisionerna förekommer och bevaras i akten.
Matrikelkort Personalakt Bevaras Årskort, lönekort, semesterkort eller frånvarokort.
Informationen bevaras vanligtvis i Heroma, men förekommer ibland på papper.
Medarbetarenkät Diarium Bevaras Avser det övergripande resultatet för hela Sahlgrenska
Universitetssjukhuset.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning
Meritförteckning Personalakt Bevaras HR-servicecenter skriver ut
ansökningshandlingar från personer som anställs från Varbi och skickar till Arkiv och informationsstruktur.
Ansökningshandlingar från personer som inte anställs ska inte bevaras och behöver därför inte skrivas ut från Varbi.
Nattarbete, uppgifter om läkarundersökning
Personalakt Bevaras Omplaceringsärende,
handlingar i
Diarium Bevaras Hänvisningsblankett med diarie- nummer läggs i personalakten.
Parkeringstillstånd, ansökan om
Hos chef Vid inaktualitet
Pension, handlingar om Personalakt Bevaras Ansökan, beslut, överenskommelse om eller beviljande av särskild avtalspension, ålderspension eller garantipension.
Placeringsmeddelande Personalakt Bevaras Oavsett anställningsform.
Polisanmälan Diarium Bevaras Polisanmälan diarieförs.
Hänvisningsblankett ska till personalakt. Kan omfattas av sekretess.
Samtycke eller återtagande av samtycke till behandling av personuppgifter
Personalakt Bevaras Ingår ibland i anställningsavtalet.
Referenstagning, anteckningar
Hos chef Arbetsmaterial Rehabiliteringsärende,
handlingar i
HälsoSAM Bevaras Till exempel rehabiliteringsutredning eller -plan, arbetsförmågebedömning och beställning till Hälsan och arbetslivet. All dokumentation i ärendet ska antingen skrivas i eller skannas till HälsoSAM ensligt särskild rutin.
Disciplinärenden ska inte registeras i HälsoSAM, se Disciplinärende, handlingar i.
Hänvisningsblankett läggs i personalakten.
Resestipendium Personalakt Bevaras
Samråd med arbetstagar- organisation
Diarium Bevaras Kan omfattas av sekretess.
Sekretessförbindelse Personalakt Bevaras Ingår vanligtvis i anställningsavtalet, men separata förbindelser bevaras också i akten.
Även sekretessförbindelser för besökare som inte är anställda bevaras men inte i personalakterna.
Handlingstyp Förvaring Gallringsfrist Anmärkning
Semesterlista Hos chef Vid inaktualitet Avser semesterlistor som upprättats per enhet eller verksamhet. Listorna kan gallras efter att uppgifterna har lagts in i Heroma.
Skriftlig tillsägelse Diarium Bevaras Jämför Disciplinärende, handlingar i.
Styrande dokument, personalfrågor
Diarium Bevaras Dokument som upprättas inom HR men inte hänför sig till enskilda anställningar diarieförs, till exempel likabehandlingsplaner eller
handlingsplan för åtgärder mot arbetsskador. Undantaget är rutiner och riktlinjer som tillhör
ledningssystemet och bevaras i Barium.
Tjänstbarhetsintyg Personalakt Bevaras Tjänstgöringsrapporter för
timavlönad personal
Hos chef 2 år Avser tidkorten som skrivs under av chef. Tjänstgöringsuppgifterna som sådana bevaras i Heroma.
Utdrag ur misstanke- eller belastningsregister
Vid inaktualitet
Utvecklingssamtal, anteckningar
Hos chef Arbetsmaterial Chefens anteckningar från utvecklingssamtal utgör
arbetsmaterial som rensas ut när chefen inte längre behöver dem (jämför Anteckningar om personal).
Individuella utvecklingsplaner som upprättats vid utvecklingssamtal är däremot allmänna handlingar, men kan gallras vid inaktualitet (se Individuell utvecklingsplan).
Ändringsmeddelande Personalakt Bevaras Ändrad anställning eller lön.
Om du vill veta mer
Mer information om diarieföring, arkivering och utlämnande av allmänna handlingar finns på intranätets dokumenthanteringsportal.
Kontaktuppgifter till Arkiv och informationsstruktur finns också på intranätet:
https://insidan.vgregion.se/forvaltningar/su/stod-och-tjanster/amnen-a-o/dokument-arendehantering/
Ansvar
Alla anställda på Sahlgrenska Universitetssjukhuset som kommer i kontakt med personalhandlingar ansvarar för att rutinen följs.
Arkivansvarig ansvarar för att rutinen finns och är känd.
Uppföljning, utvärdering och revision
Sektionsledare för administrativa gruppen på Arkiv och informationsstruktur ansvarar för att rutinen följs upp och revideras.
Avsteg från rutinen rapporteras i MedControlPRO.
Relaterad information
För aktuella gallringsbeslut se dokumenthanteringsplanen på
Dokumentation
Styrande dokument arkiveras i Barium. Redovisande dokument ska hanteras enligt sjukhusets gällande rutiner för arkivering av allmänna handlingar.
Kunskapsöversikt
Tryckfrihetsförordning (1949:105)
Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
Offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641) Arkivlag (1990:782)
Personuppgiftslag (1998:204)
Granskare/arbetsgrupp
Jens Larsson, arkivchef, Arkiv och informationsstruktur Erik Ullenius, arkivarie, Arkiv och informationsstruktur
Iréne Sjöstrand, arkivadministratör, Arkiv och informationsstruktur John Hörstedt, arkivarie, Arkiv och informationsstruktur
Robert Sjögren, arkivarie, Arkiv och informationsstruktur
Tone Sommervold, arkivarie/sektionsledare, Arkiv och informationsstruktur
