Datum: 200306
Handläggare: Hillevi Hultgren Vicsai, Linda Skoglund Direktnr: 6342
Beteckning: HR-partner
Nyckeltal personal och arbetsmiljö, barn- och ungdomsförvaltningens
Bakgrund
Utifrån att Barn- och ungdomsnämnden givit förvaltningen i uppdrag att
återrapportera arbetet med att minska sjukfrånvaron följer nedan en återraportering gällande bland annat nyckeltal för sjukfrånvaro. Nämndens utmaningar inom personal- och
arbetsmiljöområdet kommande år är att minska sjukfrånvaron, minska behovet av timanställd personal, översyn av tjänstledigheter i syfte att öka andelen heltidsarbetande. Vidare
behöver förvaltningens chefer arbeta aktivt och preventivt med arbetsmiljö och rehabilitering utifrån rutinerna ”Från frisk till frisk” och ”Rutin för tillbud och arbetsskador”. Fortsatt arbete behövs också för att minska den upplevda arbetsbelastningen och öka möjligheten till återhämtning. Aktiviteter i enlighet med förvaltningens framtagna handlingsplan, utifrån genomförd organisatoriska- och social arbetsmiljöronden, har en fortsatt hög prioritet. Arbetet behöver vidhållas och fullföljas med ytterligare insatser inom respektive område;
bemanningsplanering, arbetstider och scheman, tydliggöra ett aktivt och närvarande ledarskap, införa nya befattningar och att fortsätta arbeta fram
medarbetaröverenskommelser. Därtill behövs fortsatt arbete med förebyggande åtgärder för att öka frisknärvaron men också att HR stöttar samtliga chefer i personalärenden inom ramen för rehabiliteringsprocessen.
Åtgärder
Framtidens förskola och skola kommer att behöva bedrivas annorlunda jämfört med traditionell förskole- och skolverksamhet vilket ställer krav på förvaltningen att utveckla nya arbetssätt. Ansvar och roller för befintliga befattningar behöver tydliggöras parallellt med att nya och andra yrkeskategorier införs som komplement till de befattningar som finns idag.
Enligt prognos kommer 76 medarbetare att gå i pension under perioden 2020-2022, vilket skapar ett kompetensbehov som förvaltningen behöver hantera. Förvaltningen deltar aktivt i GR-gemensamma branschråd för förskola respektive grundskola. Branschråden arbetar med kompetenshöjande insatser med bland annat förslag till nya befattningar för att dels behålla personal samt locka nya grupper till verksamheterna.
Det är fortfarande en stor andel timanställda i verksamheten. Grundbemanningen behöver ökas och tillsvidareanställningar behöver erbjudas i högre grad för att skapa en ökad
stabilitet. Även sysselsättningsgraden för visstidsanställningar kan ökas tillsammans med att skapa nya strukturer och rutiner för tillsättning av vikariat. En del i arbetet är Heltidsresan, ett partsgemensamt arbete mellan SKR och Kommunal, som innebär att fler ska arbeta mer för att kunna möta verksamhetens behov av kompetensförsörjning nu och i framtiden. En del av
detta arbetet är att erbjuda heltidsanställningar till de medarbetare som har
deltidsanställningar. Inför verksamhetsåret 2019-2020 har ett arbete gjorts för att planera för heltidsanställningar i förskolan. Antalet deltidsanställningar för barnskötare i förskolan har minskat från 15 personer i oktober 2018 till 12 personer i oktober 2019. Den genomsnittliga syselsättningsgraden inom förskola för oktober månad 2018 är 91 % och för samma period 2019 är den genomsnittliga syselsättningsgraden 94 %. Återstående deltidsanställningar beror på olika individuella orsaker. Arbetet för att minska antalet deltidsanställningar i förskolan kommer ytterligare behöva fortgå långsiktigt. Inför nästkommande verksamhetsår kommer motsvarande arbete att göras i förskoleklass, fritidshem, grundskola och
grundsärskola.
För att möta utmaningarna skall en kompetensförsörjningsplan upprättas med strategier för vilka insatser som planeras utifrån analys och behov. Strategier för att öka antalet
tillsvidareanställda med rätt behörigheter samt behålla den kompetens som finns i verk- samheterna är uppdelade under rubrikerna; attrahera, rekrytera, behålla, utveckla och avsluta.
Nämnden har en fortsatt hög prioritet att förbättra den upplevda höga arbetsbelastningen och möjligheten till återhämtning. För att sänka sjukfrånvaron, fortsätter förvaltningen arbetet med att renodla uppdrag och arbeta med enheternas inre organisation samt genomgång av rutinen ”Frisk till Frisk”. Arbetet med att införa nya yrkesgrupper fortsätter, samt att minska arbetsbelastning för samtliga yrkeskategorier. Förvaltningens arbetsmiljögrupp arbetar vidare utifrån handlingsplan.
Förvaltningen fortsätter arbetet för att minska sjukfrånvaron, minska arbetsbelastningen och öka möjligheten till återhämtning genom:
- Fortsatt arbete med bemanningsekonomi för att öka grundbemanning och minska vikarieanvändning
-Översyn av grunderna för tjänstledighet
- Fortsatt arbete utifrån rehabiliteringsrutinen ”Från frisk till frisk” i syfte att öka frisknärvaron -Fortsatt arbete utifrån rutinen ”Tillbud och arbetsskador” i syfte att öka det aktiva arbetet tillsammans kring arbetsmiljön
- Fortsatt arbete med förtydligande av arbetsmiljöföreskrifter
- Framtagande av handlingsplan utifrån 2019 års medarbetarenkät samt uppföljning av densamma under helår
- Kartlägga behovet av ytterligare yrkesroller inom förskola och skola
Bilaga 1. Nyckeltal sjukfrånvaro BoU
• Total sjukfrånvaro har sjunkit feb. 2020 jämfört med feb. 2019
• Både korttid- och långtidssjukfrånvaron har sjunkit
• Feb. 2020 tot: 8,38 % dag 1-14: 2,86 % dag 15-59: 1,44 % dag 60-: 4,13 %
• Feb. 2019
tot: 9,98 %
dag 1-14: 4,36 %
dag 15-59: 1,62 %
dag 60-: 4,18 %
• Fördelning mellan olika yrkeskategorier är relativt jämn gällande sjukfrånvaro men det är fortsatt högre sjukfrånvaro för yrkeskategorier inom förskolan, totalt sett har sjukfrånvaron sjunkit feb.2020 jämfört med samma mätperiod 2019.
Feb. 2020 Förskola 1-5 Fritids Grundskola
Totalt: 11,3 % 9,3 % 6, 88 %
1-14: 4,06 % 4,36 % 1,69 %
15-59: 2,05 % 1,23 % 1,51 %
60- : 5,19 % 3,71 % 3,68 %
Feb. 2019 Förskola 1-5 Fritids Grundskola
Totalt: 12,7 % 12,23 % 8,4 %
1-14: 5,97 % 6,36 3,33
15-59: 2,03 % 2,38 1,28
60- : 4,70 % 3,49 3,79
• Antal frånvarotillfällen inom samtliga kategorier har sjunkit feb. 2020 mot feb.
2019.
• HR har arbetat systematiskt med att synlig- och tydliggöra rehabrutinen för samtliga chefer och chefer har synlig- och tydliggjort rutinen för medarbetare på APT-nivå.
• Därtill har HR under senaste halvhåret synliggjort rutinen för frånvaro för samtliga chefer och chefer för medarbetare på APT-nivå.
• Sjuklönekostnaderna har för perioden (två månader jan-feb) 2020 mot 2019 sjunkit från 1625 000 till 1497 000, en sänkning med ca 130 000 kr för
mätperioden på två månader.
Bilaga 2. Nyckeltal personal och arbetsmiljö BoU
Nyckeltal 2020 BoU Period Utfall 2020 Målvärde 2020 Signal Antal arbetade timmar
(alla anställningar) Jan-feb 262 013 tim.
Antal nyttjade timvikarier
(alla anställningar) Jan-feb 235 åa.
Genomsnittlig Ssg
(månadsanställda) Jan-feb 94 % Andel heltidsanställda
(månadsanställda) Jan-feb 82 % Total Sjukfrånvaro
(alla anställningar) Jan-feb 8, 59 % Sjukfrånvaro antal tim.
(alla anställningar) Jan-feb 30 539 tim.
Sjuklönekostnad kronor
(alla anställningar) Jan-feb 1 577 366 kr
Korttidssjukfrånvaro 1-14
(alla anställningar) Jan-feb 3, 16 % Långtidssjukfrånvaro 15-
59 (alla anställningar) Jan-feb 1, 18 % Långtidssjukfrånvaro 60-
(alla anställningar) Jan-feb 4,32 % 4-5 frånvarotillfällen 12
mån (alla anställningar)
Feb 169 st.
(18 %) Fler än 6 frånvarotillfällen
12 mån (alla anställningar)
Feb 148 st.
(16 %) Antal pågående ärenden i
Adato Mars 199 st.
Antal pågående ärenden i
LISA Mars 199 st.
Bilaga 3. Sjukfrånvaro per yrkesgrupp
Yrkesgrupper Period Dag 1-14 Dag
15-59 Dag 60- Grundskollärare F-3 Jan-feb 2,58%% 1,59% 2,10%
Grundskollärare 4-6 Jan-feb 1,35% 1,03% 5,41%
Grundskollärare 7-9 Jan-feb 1,60% 0,99% 0%
Lärare fritidshem Jan-feb 3,65% 0% 4,29%
Förskollärare Jan-feb 4,12% 1,36% 6,04%
Elevassistent Jan-feb 4,17% 0,63% 6,13%
Barnskötare Jan-feb 5,39% 1,97% 4,56%
Övrigt lärararbete t ex speciallärare
Jan-feb 1,98% 0,70% 5,37%
Dagbarnvårdare Jan-feb 0,59% 0% 0,59%
