Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0194 KS-18 Diariekod: Diariekod: 034
Arkiv- och dokumenthantering vid kommunens grundskolor
I enlighet med 7§ arkivlagen har kommunarkivarien under perioden mars 2014 - januari 2015 genomfört tillsynsbesök vid kommunens samtliga 19 grundskolor. Vid varje besök har minnesanteckningar skrivits som skickats till respektive skola. I denna rapport sammanfattas innehållet i
minnesanteckningarna.
Allmänna intryck
Förståelse för behovet av en väl fungerande arkivvård finns hos
grundskolorna, men de flesta skolor har också medgett att det finns stora brister i dokumenthanteringen. Man inser att standarden måste höjas för att kunna svara mot lagstiftningens och kommunens krav kring arkivering och dokumenthantering. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen är de myndigheter som enligt arkivlagen ansvarar för vården av grundskolornas arkiv.
På barn- och utbildningskontoret har nyligen ett arbete påbörjats syftande till att skapa rutiner för en fungerande dokument- och ärendehantering på det egna kontoret. Detta är positivt och arbetet bör utsträckas till att också omfatta skolorna.
På Rösjöskolan, som är en kommunal friskola med egen nämnd, har man i stort sett samma administrativa rutiner som vid övriga skolor och man har uttryckt önskemål om att också i fortsättningen använda sig av samma dokumenthanteringsplan som skolorna under barn- och ungdomsnämnden.
Dokumenthanteringsplanen
Enligt kommunens arkivreglemente ska det finnas en dokumenthanterings- plan för varje myndighet som beskriver myndighetens allmänna handlingar och hur dessa ska hanteras. Dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdaterades senast 2010. Vid besöken vid grundskolorna har det kunnat konstateras att planen är föråldrad. Den behöver därför uppdateras.
Bevarandehandlingar
I dokumenthanteringsplanen anges vilka handlingar som ska bevaras. Att en handling ska bevaras innebär att det inte finns några tidsbegränsningar för hur länge den ska finnas kvar. Handlingen bedöms ha ett sådant värde, antingen för den enskilde och/eller för lokalhistorisk eller annan forskning, att den för alltid ska bevaras i kommunarkivet. Exempel på bevarande- handlingar från grundskolan är betyg, klasslistor, skolkataloger,
elevhälsovårdsjournaler, åtgärdsprogram, minnesanteckningar från
föräldraråd och elevråd, MBL-/samverkansprotokoll, arbetsplaner för lokalt utvecklingsarbete (Stratsys), fotografier från verksamheten, skoltidningar (i förekommande fall) samt korrespondens som inte är rent rutinmässig och bagatellartad.
På flera skolor finns osäkerhet om vad som gäller för hur handlingar i en del ärenden ska hanteras. Det gäller bl.a. kränkande behandling av elever, klagomål, delegationsbeslut och elevenkäter. Detta visar hur viktigt det är att barn- och utbildningskontorets arbete med att skapa rutiner för
administrationen också bör omfatta skolorna.
Betygskataloger
Betygen hör till de viktigaste handlingarna från skolans värld. I början av 2014 uppdagades att flera årgångar avgångsbetyg från den tidigare
Trollholmens skola har försvunnit. För den enskilde som behöver sitt betyg för att kunna söka arbete eller utbildning är detta väldigt allvarligt. För att inte något sådant ska kunna upprepas har samtliga skolor upplysts om att betygskatalogerna numera ska lämnas till kommunarkivet efter läsårets slut och inte efter tre år som anges i nuvarande dokumenthanteringsplan.
Leveransen bör ske i september så att eventuella förändringar av betyg har hunnit föras in i betygskatalogen.
Fotografier
Vid samtliga skolbesök har en diskussion förts om bevarande av fotografier.
Fotografiet är en av de starkaste länkarna mellan nuet och det förflutna. För att dokumentera det förflutna är det därför viktigt att även bilder bevaras.
Skolfotografier är också mycket efterfrågade och uppskattade av all- mänheten och skolorna själva brukar efterlysa äldre bilder när det är dags för något jubileum.
Fram till 1960-talet är Sollentunas skolor förhållandevis väl dokumenterade i bild. Därefter finns dock få bilder från grundskolorna bevarade i
kommunens bildarkiv. Flera av skolorna är överhuvudtaget inte
representerade i bildarkivet. När det t.ex. gäller Turebergsskolan som revs 2005, finns inte en enda bild från skolans verksamhet. Det finns inga bilder från klassrum, från skolgården, på lärare eller elever. En enda bild på skolbyggnaden – tagen strax före rivningen – finns i bildarkivet.
Trots detta finns det mängder med bilder ute i kommunens skolor. Det tas fler bilder än någonsin, men problemet är hur ett urval av dessa bilder med regelbundenhet ska kunna tillföras bildarkivet och därmed bli bevarade för eftervärlden. Flertalet skolor har nu lovat att fundera ut en rutin som kan göra detta möjligt. Förslagsvis bör denna rutin samordnas av barn- och utbildningskontoret så att hanteringen av fotografier blir likartad vid grundskolorna.
Gallringsbara handlingar
För handlingar som får gallras anges i dokumenthanteringsplanen en gallringsfrist, dvs. hur lång tid som ska gå innan handlingen får förstöras.
Gallringsbara handlingar ska aldrig lämnas till kommunarkivet. Det är respektive skola som ansvarar för att gallringen verkställs och sker under kontroll.
Registrering av allmän handling
Huvudregeln är att de kommunala myndigheterna är skyldiga att registrera sina allmänna handlingar. Detta är viktigt ur demokratisk synpunkt. Om offentlighetsprincipen ska kunna fungera i praktiken måste det finnas ett diarium så att medborgarna på ett enkelt sätt ska kunna ta reda på vilka handlingar som finns. En fungerande diarieföring bidrar också till att skapa ordning och reda bland handlingarna på respektive skola. Detta har skolan nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsupp- följning och återsökning av handlingar.
Sekretesshandlingar ska i princip alltid registreras. Endast regeringen kan, via offentlighets- och sekretessförordningen, medge undantag från denna bestämmelse. Så har skett för skolans vidkommande när det gäller elevhälsovårdsjournaler.
Registrering hos Sollentunas grundskolor
Praktiskt taget all korrespondens hos skolorna sker numera via e-post.
Bortsett från några få undantag förs varken diarium eller postlista hos grundskolorna. De flesta inser att detta inte är förenligt med lagstiftningen, men man menar också att det inte finns resurser att registrera skolans allmänna handlingar.
Kommunens grundskolor använder sig av plattformen Google Apps där respektive befattningshavare har egna konton. Ingen kan gå in i någon annans konto och läsa e-post. Detta är inte acceptabelt ur ett offentlighets- rättsligt perspektiv. Den som vill ta del av de handlingar som har inkommit till eller skickats från en skola kan inte göra detta med mindre än att man har möjlighet att logga in på varje enskilt konto. Rent praktiskt är detta något som inte låter sig göras och det skulle dessutom strida mot kommun- styrelsens regler om informationssäkerhet.
Avsaknaden av diarier och gemensamma rutiner för hanteringen av inkommande och utgående post innebär också att e-post, som kanske egentligen borde bevaras, raderas godtyckligt av befattningshavarna. Det har också hänt att rektorers e-postkonton har avslutats utan att någon har gått in för att se om där fanns handlingar som borde bevaras eller hanteras på annat sätt. Det har även förekommit att en rektor som bytt skola har låtit e-posten från tidigare arbetsplatser följa med till den nya skolan. E-posten finns därmed i detta fall att tillgå på en annan skola än den där handlingarna upprättades eller inkom.
På samtliga skolor uppmanas personalen att använda telefon för känslig information kring elever istället för e-post. Att e-posten inte används för känsliga personuppgifter är helt i enlighet med kommunstyrelsens regler för dokumenthantering som antogs 2010. Flera skolor efterlyser dock en rutin för hur tjänsteanteckningar ska göras när man tar emot viktig information per telefon.
På vissa håll råder stor osäkerhet om hur sekretesshandlingar ska hanteras.
Det har till och med varit en missuppfattning på några skolor att skolan själv kan bestämma vilken information som omfattas av sekretess.
I vissa skolor uppmanas personalen att skriva ut ”känslig e-post” för förvaring kronologiskt i pärm eller i respektive elevmapp. Även
”klagomålspärmar” kan förekomma där man kronologiskt samlar de klagomål som inkommit till skolan.
På en skola har man som policy att post ”som kan bli något” ska skrivas ut på papper. Här har därför rektor och biträdande rektorer egna
korrespondenspärmar.
På de flesta skolor välkomnar man en utredning om hur Sollentunas skolor ska hantera sin inkommande och utgående post.
Förvaring av allmänna handlingar
På de flesta skolor förvaras de viktigaste handlingarna om elever och personal i låsbara skåp. Många skåp, dock inte alla, är brandsäkra. Det förekommer också att viktiga och känsliga handlingar förvaras helt
oskyddade i bokhyllor. På en skola stod anteckningar från medarbetarsamtal öppet i en bokhylla hos rektor.
På vissa skolor har man tillgång till skyddsrum eller andra källarförråd som får fungera som arkiv. Med något undantag är dessa utrymmen inte
brandsäkra eftersom elanläggningen är utformad så att det inte går att bryta strömmen när lokalen är tom.
Leverans till kommunarkivet
Av dokumenthanteringsplanen framgår när bevarandehandlingarna ska levereras till kommunarkivet. Det är viktigt att skolorna regelbundet – helst en gång per år - levererar de handlingar som ska bevaras till kommun-
arkivet. På så sätt får vi garantier för att handlingarna förvaras skyddade mot fukt, vatten, brand, stöld och olaga intrång. Risken minskar också för att viktiga handlingar försvinner hos skolorna.
Med några få undantag har skolorna varit dåliga på att följa dokument- hanteringsplanen och leverera handlingar som ska bevaras till
kommunarkivet. Detta har resulterat i att flera handlingstyper felaktigt har gallrats. På en skola var man medvetna om att det finns ett stort glapp i dokumentation från tiden före läsåret 2013/2014. Vid några andra skolor hade man vid tidpunkten för tillsynsbesöket inte levererat en enda handling till kommunarkivet på de senaste årtiondena. Detta trots flera påstötningar
från kommunarkivets sida under årens lopp. På dessa skolor har man nu ett digert arbete framför sig att gå igenom den dokumentation som finns på skolan. Det har sedan tidigare varit känt av kommunarkivet att en av kommunens skolor nästan helt står utan dokumentation från sin 45-åriga verksamhet. Praktiskt taget ett helt skolarkiv har försvunnit genom oförstånd och felaktig gallring.
Rösjöskolan och Sofielundsskolan har varit föredömliga när det gäller att leverera handlingar i enlighet med dokumenthanteringsplanen. På övriga skolor har de flesta lovat, i samband med tillsynsbesöken, att prioritera genomgången av sina arkiv och börja leverera handlingar till
kommunarkivet. Hittills är det dock få skolor som har uppfyllt det löftet.
Arkivhandläggare
Enligt arkivreglementet ska det hos varje myndighet finnas en eller flera arkivhandläggare. Arkivhandläggarens uppgift är att bevaka arkivlagens och arkivreglementets tillämpning hos myndigheten. I samband med
tillsynsbesöken har samtliga grundskolor nu utsett en arkivhandläggare.
Uppföljande besök
Kommunarkivet har för avsikt att göra uppföljande tillsynsbesök hos kommunens grundskolor under 2016 för att se hur ovan beskrivna brister har åtgärdats.
Annika Holmberg
