Sollentuna kommun
januari 2016
UTVECKLING LOKALFÖRSÖRJNINGS-
PROCESS
NIRAS Sweden AB Besöksadress: Fleminggatan 14, 9 tr - 112 26
Boxadress: Box 70375 107 24 Stockholm, Sverige
556541-2532
www.niras.se
T: +46 0850384400 F: +460850384492 E: info@niras.se
D: +46 (0)8 503 844 23 E: jan.berg@niras.se
christine.lofvenberg@fmkonsult erna.se
PROJEKT Utveckling lokalförsörjningsprocess Sollentuna kommun
Projekt nummer 5000727-001 Utarbetat av JB
Granskat av Godkänt av
Beställare
Sollentuna kommun, Anders Nilfjord Utförare
Niras AB i samarbete med FM Konsulterna AB.
Uppdragsansvarig konsult: Jan Berg, Niras
Medverkande konsult: Christine Löfvenberg, FM Konsulterna
3
Sammanfattning
Kommunens process för lokalförsörjning saknar idag det fastighetsstrategiska perspektivet. Där- för behöver nya arbetsformer utvecklas som säkerställer en effektiv lokalförsörjning och lokalan- vändning över tiden.
Uppdrag
Uppdraget till NIRAS/FM Konsulterna innebar att genomföra ett projekt enligt följande:
- Ta fram goda exempel på kommuner som idag har en effektiv lokalförsörjningsprocess - Ta fram förslag på en lokalförsörjningsprocess som omfattar hela processen från kartläggning
av behov till att ett projekt avslutas
- Ta fram förslag på hur arbetet ska organiseras med roller och ansvar för respektive funktion
- I arbetet ingår även att koppla lokalförsörjningsprocessen till investeringsplanen.
Ur uppdragsbeskrivningen 2015/0058
Problemområden och utvecklingsbehov
De problemområden som identifierats i projektet beträffande kommunens lokalförsörjningsar- bete kan sammanfattas i följande punkter:
- Brist på mål och styrande principer
- Brist på strategisk planering och helhetssyn på mark och lokaler - Bristande organisation, samverkan och kommunikation
- Brist på såväl mark som lokaler
Utvecklingsområden och rekommendationer
Rekommendationen är att kommunen till en början satsar på följande utvecklingsområden och åtgärder som bör genomföras under 2016.
Utveckling av styrande principer för kommunens lokalförsörjning
Se över befintliga beslut och riktlinjer för lokalförsörjningen
Analysera vilka riktlinjer som eventuellt saknas
Identifiera om det finns beslut och processer som motverkar en effektiv lokalförsörjning
Ta fram ett uppdaterat eller nytt sammanhållet styrdokument för lokalförsörjningen och loka- lanvändningen
Utveckling av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen
Med lokalresursplanering menas att kommunen har en strukturerad process som tar ett helhets- grepp om verksamheternas lokalbehov, tillgängliga mark- och lokalresurser, kommunens eko- nomi, m m, samt föreslår lösningar som gynnar kommunnyttan. Ett första steg i utvecklingen är att:
- Genomföra en lokalrevision för Sollentuna kommun
Utveckling av en operativ planeringsfunktion och forum för samverkan - Inrätta en funktion för lokalresursplanering på kommunledningskontoret - Ta fram en uppdragsbeskrivning och handlingsplan för planeringsfunktionen - Inrätta forum för samverkan, t ex i form av lokalberedning och lokalstyrgrupp - Ta fram uppdragsbeskrivningar för lokalberedningen och lokalstyrgruppen Fortsatt utvecklingsarbete
Det fortsatta utvecklingsarbetet beror på vad som framkommer i det inledande arbetet med styr- principer, lokalrevisioner och organisation av planeringsarbetet.
4 Innehåll
1. Inledning ... 5
1.1 Uppdrag ... 5
1.2 Genomförande ... 5
1.3 Organisation ... 6
1.4 Analyser och avstämningar ... 6
1.5 Rapportering ... 6
1.6 Innehåll i denna rapport ... 6
2 Problemområden och utvecklingsbehov ... 7
2.1 Mål och styrande principer ... 7
2.2 Strategisk planering och planeringsmodell ... 8
2.3 Organisation, samverkan och kommunikation ... 8
2.4 Brist på mark och lokaler ... 8
3 Erfarenheter från andra kommuner ... 9
3.1 Intervjuer med andra kommuner... 9
3.2 Framgångsfaktorer för ökad lokaleffektivitet ... 11
4 Utvecklingsområden och rekommendationer ... 12
4.1 Utveckling av styrande principer för lokalförsörjningen ... 12
4.2 Utveckling av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen ... 13
4.3 Utveckling av en operativ planeringsfunktion och forum för samverkan ... 18
5 Möjligheter med Facility Management ... 22
5.1 Mål och utgångspunkter ... 22
5.2 Organisation ... 22
5.3 Fortsatt utveckling av Facility Management ... 23
Bilageförteckning ... 25
Lästips ... 26
5 1.
Inledning
Kommunens bestånd av ägda och hyrda lokaler omfattar drygt 280 000 kvadratmeter, varav drygt 90 000 hyrs in externt. Enligt uppdragsbeskrivningen saknas det fastighetsstrategiska perspektivet i nuvarande lokalförsörjningsprocess. Därför behöver ett arbetssätt utvecklas som säkerställer att försörjningen med mark och lokaler bidrar till:
- Hög produktivitet hos kommunens verksamheter - En effektiv användning av kommunens resurser
- Låg miljöpåverkan från kommunens verksamheter och lokaler
I nuvarande organisation saknas också en planeringsfunktion som har till uppgift att ta ett hel- hetsgrepp om kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. Det finns också en otydlighet när det gäller roller och ansvar. Därför behöver även organisationen utvecklas och samverkans- formerna kring lokalförsörjningen förtydligas.
1.1 Uppdrag
Därför beslutade kommunledningskontoret att genomföra ett projekt med följande uppdrag::
- Ta fram goda exempel på kommuner som idag har en effektiv lokalförsörjningsprocess - Ta fram förslag på en lokalförsörjningsprocess som omfattar hela processen från kartläggning
av behov till att ett projekt avslutas
- Ta fram förslag på hur arbetet ska organiseras med roller och ansvar för respektive funktion - I arbetet ingår även att koppla lokalförsörjningsprocessen till investeringsplanen
Ur uppdragsbeskrivningen 2015/0058 1.2 Genomförande
Uppdraget genomfördes under november 2015 – januari 2016 och omfattade i huvudsak följande etapper.
1.2.1 Faktainsamling
1. Insamling av skriftligt material samt personliga intervjuer med befattningshavare inom Sollentuna kommun
Intervjuade personer:
Henrik Berggren, budgetstrateg, kommunledningskontoret Daniel Eriksson, fastighetsstrateg, trafik- och fastighetskontoret Anders Hallmén, planeringschef, kommunledningskontoret Christina Leifman, stadsbyggnadschef, stadsbyggnadsavdelningen Christer Lobéus, lokalstrateg, vård- och omsorgskontoret
Martin Nilsson, lokalstrateg BUK, barn- och utbildningskontoret Marianne Stenlund, lokalsamordnare (konsult), socialkontoret Maria Tideström, projektchef, trafik- och fastighetskontoret
2. Insamling av skriftligt material samt telefonintervjuer med befattningshavare inom kommuner som utvecklat sin strategiska styrning och planering av lokalförsörjningen Intervjuade personer:
David Alm, avdelningschef, Borås stad
Ulrica Blomgren, fastighetsstrateg, Gävle kommun Fredrik Edlund, lokalstrateg, Örnsköldsviks kommun
6 Reshne Gadam, lokalstrateg, Upplands Väsby kommun
Anne-Marie Klang, lokalresursplanerare, Kungälvs kommun Christer Lindberg, lokalcontroller, Södertälje kommun
Johan Ljöstad, lokal- och ekonomistrateg, Södertälje kommun Christina Lundgren, fastighetsförvaltningschef, Umeå kommun Hans-Åke Oxelhöjd, fastighetsstrateg, Sundsvalls kommun Jojo Park, lokalstrateg, Mölndals stad
Joachim Quiding, fastighetschef, Täby kommun
3. Medverkan i Sveriges Kommuner och Landstings ”Workshop om lokaleffektivitet”
Workshopen genomfördes den 19:e och 20:e november i Stockholm och Göteborg och leddes av Christine Löfvenberg.
Efter faktainsamlingen beslutade beställaren att koncentrera arbetet till att ta fram underlag för rekrytering av lokalstrateger, samt till att beskriva vilka områden som kommunen behöver ut- veckla för att förbättra styrningen och samordningen av lokalförsörjningen.
1.3 Organisation
Projektorganisationen har omfattat en styrgrupp bestående av Anders Nilfjord, Henrik Berggren och Daniel Eriksson. Arbetet har utförts med stöd av Jan Berg, Niras och Christine Löfvenberg, FM Konsulterna, som skrivit denna rapport.
1.4 Analyser och avstämningar
Analyser av insamlade uppgifter och intervjuer har i huvudsak genomförts internt inom Niras – FM Konsulterna.
Arbetet har stämts av löpande med beställaren.
1.5 Rapportering
Underlag för rekrytering av lokalstrateger
En delrapport med förslag på arbetsuppgifter, organisatorisk placering och kompetenskrav inför rekryteringen av nya lokalstrateger redovisades till beställaren i december 2015.
Uppdragsrapport
Resultatet av uppdraget redovisas i denna rapport.
1.6 Innehåll i denna rapport
Rapporten omfattar fyra avsnitt. I avsnitt 2 sammanfattas problemområden och utvecklingsbe- hov som redovisats till projektet. I avsnitt 3 sammanfattas de viktigaste slutsatserna av intervju- undersökningen samt exempel på framgångsfaktorer från andra kommuner. I avsnitt 4 redovisas förslag till utvecklingsområden för Sollentuna kommun.
Sist i rapporten finns en förteckning över vilka dokument som bifogats digitalt samt lästips.
7
2 Problemområden och utvecklingsbehov
Intervjuerna och den övriga faktainsamlingen visar att det finns flera förhållanden som riskerar att motverka en effektiv lokalförsörjning och resursanvändning inom kommunen. Här samman- fattas några av de mest framträdande problem- och utvecklingsområden som redovisats konsul- terna.
2.1 Mål och styrande principer
2.1.1 Bristande helhetssyn och målbild
Ett problem är att ingen vet med tillräckligt stor noggrannhet hur lokalbehoven kommer att ut- vecklas under de närmsta 10-20 åren och hur mycket mark och lokaler som eventuellt saknas.
Nuvarande lokalförsörjningsplaner innehåller i huvudsak en sammanställning av projekt som prioriterats av respektive nämnd men inte någon samlad analys av kommunens framtida lokalbe- hov, tillgängliga lokalresurser, planerade investeringar och beräknade årskostnader för lokalbe- ståndet. Med årskostnad avses samtliga externa kostnader för fastighetsbeståndet, d v s kostnader för avskrivningar, räntor, tillsyn, skötsel, underhåll, energi, externa hyror, administration, m m.
2.1.2 Styrning med funktionsprogram
Upprättandet av funktionsprogram är i grunden ett bra sätt att tydliggöra verksamheternas funkt- ions- och sambandskrav. I dagsläget finns funktionsprogram för skolor och förskolor som bland annat ställer höga krav på att lokalerna ska utformas för en effektiv användning. Ett problem är dock att funktionsprogrammet förutsätter att det finns gott om mark för att tillgodose kraven på en god utemiljö.
För att klara den kommande stadsutvecklingen kommer det bli nödvändigt att tänka nytt när det gäller användningen och utformningen av lokalerna. Exempelvis genom ökat samnyttjande, sam- lokalisering, outsourcing av vissa funktioner samt genom att bygga på höjden.
Funktionsprogrammen bör även ta ett helhetsgrepp om samtliga resurser som behövs för att utforma en produktiv verksamhetsmiljö, d v s lokaler, inredning, utrustning och service. De bör också ha som mål att bidra till kommunnyttan.
Funktionsprogram behöver tas fram för de vanligast förekommande lokaltyperna, inte bara sko- lor och förskolor. Stadsbyggnadskontoret har fått i uppdrag att samordna utformningen av samt- liga förvaltningars funktionsprogram så att de blir likartat utformade.
2.1.3 Styrning med internhyra
En genomlysning av internhyressystemet ligger utanför detta uppdrag men konsulternas bedöm- ning är att en analys bör göras om nuvarande internhyresmodell stödjer eller motverkar en effek- tiv resursanvändning. Dessutom saknas det riktlinjer för vilka kostnader som ska täckas av in- ternhyran, t ex kostnader för anslutningsvägar, onormala kostnader för markarbeten, o s v. Detta problem har aktualiserats i skolprojekt där stora kostnader utöver kostnaderna för själva skol- byggnaderna gjort att internhyran inte kommer att täcka de verkliga kostnaderna för skolanlägg- ningarna.
I Sollentuna är marknadshyra och konkurrensneutralitet viktiga utgångspunkter för internhyressy- stemet. Det innebär att internhyran är mer eller mindre frikopplad från kommunens faktiska lo- kalkostnader. Risken med ett sådant system är att nyttjande nämnder och verksamheter kan få en skev bild av hur lokalanvändningen påverkar kommunens kostnadsutveckling.
I framtiden kan en utveckling mot Facility Management innebära att kommunen upplåter lokaler inklusive inredning och utrustning och att internhyran beräknas per elevplats eller arbetsplats
8 istället för per kvadratmeter. Konsulternas bedömning är att detta kommer att ställa ökade krav på transparens i internhyressättningen.
2.2 Strategisk planering och planeringsmodell
2.2.1 Ingen samordnad arbetsstruktur för den strategiska planeringen
Enligt intervjuerna saknas en samordnad arbetsstruktur för den övergripande och strategiska pla- neringen av mark och lokaler. Det verkar inte heller finnas någon kritisk granskning av förvalt- ningarnas lokalbehov. Idag beslutar varje nämnd om sina lokalförsörjningsplaner, som sedan sammanställs av trafik- och fastighetskontoret till en samlad lokalförsörjningsplan för kommu- nen. Trafik- och fastighetsnämnden tar därefter beslut om att lokalförsörjningsplanen ska över- lämnas till kommunstyrelsens budgetberedning för vidare hantering och beslut. Inte någon av de intervjuade har kunnat ge en bra beskrivning av hur prioriteringen mellan projekt går till och vad som händer efter att förslaget lämnats vidare till kommunstyrelsen.
2.3 Organisation, samverkan och kommunikation
2.3.1 Otydlig organisation för samverkan och samplanering
Enligt uppgift finns idag olika samverkansforum men ingen samordnad struktur som tydliggör de olika forumens uppdrag, sammansättning och mandat.
2.3.2 Bra projektmodell
Bedömningen är att kommunen har en bra projektmodell. Arbetsprocessen bygger på ett stegvist arbetssätt, vilket förhindrar att man alltför snabbt bestämmer sig för en viss lösning utan att först ha prövat andra alternativ.
Enligt uppgift behöver planeringen i de tidiga skedena utvecklas och kvalitetssäkras. Idag kan genomförandet variera och projekten kan vara långt på väg när trafik- och fastighetskontoret får en beställning. Det saknas också en övergripande styrgrupp som kan prioritera mellan olika pro- jekt och fatta kommunövergripande beslut under pågående projekt.
Bedömningen är att arbetssättet behöver utvecklas från ett ”beställar-utförar”-tänkande till ett sammanhållet arbetssätt som omfattar alla projektskeden från behovsanalys till utvärdering. För att skapa funktionella verksamhetsmiljöer bör projektmodellen hantera både lokaler, inredning och utrustning.
2.3.3 Brist på lokalstrateger
Ett akut problem är bristen på lokalsamordnare hos de lokalbrukande förvaltningarna. I decem- ber 2015 hade samtliga sagt upp sig, vilket aktualiserar behovet av en översyn av planeringsorga- nisationen och arbetsformerna.
2.4 Brist på mark och lokaler
Sollentuna kommun genomgår för närvarande en omvandling från förort till stad. Befolkningen ökar, liksom behovet av bostäder och kommunal service. Mellan 2014 och 2024 väntas befolk- ningen öka från 69 000 till 85 000 invånare. Den största ökningen väntas ske i Edsberg. I ålders- gruppen 1-5 år väntas antalet invånare öka med 29 procent eller närmare 1400 barn, vilket mots- varar minst 10 förskolor. I åldersgruppen 6-15 år väntas ökningen uppgå till 18 procent eller ca 1800 barn, vilket motsvarar omkring 3 skolor.
Under intervjuerna har det framkommit att försörjningen med mark och lokaler inte hänger med i omvandlingen från förort till stad. Det uppges bero på att kommunen inte har avsatts tillräckligt med mark för allmänna ändamål och att den mark som finns är besvärlig att bygga på. Det är
9 också svårt att få budgetmedel för markförvärv i tidiga skeden. Enligt uppgift är det vanligt att detaljplanefrågorna kommer in för sent i lokalförsörjningsprocessen. Inte sällan när utredningsar- betet redan påbörjats för ett nytt lokalprojekt, vilket ökar risken för omtag med påföljande förse- ningar och kostnadsökningar.
3 Erfarenheter från andra kommuner
De problem som identifierats i Sollentuna kommun är vanligt förekommande i tillväxtkommu- ner. Utmaningen är att hitta arbetsformer som ger tillräcklig framförhållning och flexibilitet för att kunna upprätthålla en hög lokaleffektivitet för kommunen som helhet. Det vanliga är att man måste hantera volymökningar i utbyggnadsområden, samtidigt som lokalbehoven minskar i andra områden.
I avsnittet sammanfattas erfarenheter från andra kommuner, som arbetat aktivt med att utveckla det strategiska perspektivet i sin lokalförsörjning. Erfarenheterna har bland annat inhämtats via telefonintervjuer och deltagande i Sveriges Kommuner och Landstings ”Workshop om lokalef- fektivitet”.
3.1 Intervjuer med andra kommuner
Kommuner som medverkat i telefonintervjuer är Borås, Gävle, Kungälv, Mölndal, Sundsvall, Södertälje, Täby, Umeå, Upplands Väsby och Örnsköldsvik.
Sammanfattningsvis har kommunerna kommit olika långt i utvecklingen av sina lokalförsörj- ningsprocesser. Man har också valt att lägga tyngdpunkten på olika delar av arbetet. Alla kommu- ner har områden som fungerar bättre eller sämre. Därför går det inte att lyfta fram den ena eller andra som exempel på en kommun som har en effektiv lokalförsörjningsprocess. Däremot kan man lyfta fram flera gemensamma nämnare.
- Det finns en planeringsfunktion som arbetar utifrån kommunperspektivet - Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i en strategisk plan
- Det finns en struktur för samplanering och prioritering mellan olika lokalbehov och lokalpro- jekt
3.1.1 Planeringsfunktion
De flesta av de undersökta kommunerna har en planeringsfunktion med uppgift att arbeta utifrån kommunperspektivet. Planeringsfunktionen kan bestå av en eller flera lokalresursplanerare, lokal- strateger, etc, som antingen är centralt placerade, som i Gävle, Kungälv, Mölndal, Sundsvall, Sö- dertälje och Örnsköldsvik eller placerade hos lokalförsörjaren, som i Borås och Umeå. Anled- ningen till att de flesta valt en central placering är bland annat för att kunna arbeta kommunöver- gripande utan att behöva företräda olika särintressen. Planeringsfunktionernas uppdrag kan vari- era. Vanligt förekommande arbetsuppgifter är att:
- Genomföra fastighets- och lokalutredningar
- Samla in och analysera lokalbehov samt upprätta förslag till planer - Bereda ärenden inför beslut i styr- och ledningsgrupper
- Samordna arbetet i tidiga skeden av lokalprojekt
I de undersökta kommunerna är det också vanligt att de lokalnyttjande förvaltningarna har lokal- samordnare, lokalansvariga, etc, som samverkar med lokalstrategerna.
10
3.1.2 Strategisk plan
Gemensamt för flertalet kommuner är att planeringsarbetet dokumenteras i en strategisk plan. I Borås, Kungälv och Mölndal upprättas lokalresursplaner, medan övriga kommuner upprättar lokalförsörjningsplaner eller liknande. Lokalresursplanerna för Borås, Kungälvs och Mölndals kommuner, samt Upplands Väsbys lokalförsörjningsplan bifogas i den digitala bilagan till denna rapport (bilaga 01-04). Några ytterligare lokalförsörjningsplaner har inte redovisats till projektet.
Lokalresursplanerna har olika utformning men det gemensamma syftet är att ge en helhetsbild av de framtida lokalbehoven och förutsättningarna för att tillgodose dessa behov. Exempelvis inne- håller planerna uppgifter om planerat bostadsbyggande, befolkningsprognoser, verksamheternas volymutveckling och lokalbehov, lokalbeståndets kapacitet, pågående och planerade projekt, o s v.
Även lokalförsörjningsplanerna kan vara olika omfattande. Exempelvis är Upplands Väsbys lokal- försörjningsplan ganska lik en lokalresursplan. Generellt sett ligger dock tyngdpunkten på redo- visning av aktuella lokalprojekt.
Gemensamt för de tillfrågade kommunerna är att nya projekt ska vara redovisade i de strategiska planerna, för att beslut ska kunna fattas om investeringsmedel och genomförande.
3.1.3 Samplanering
Flera av de tillfrågade kommunerna har en särskild samplaneringsprocess och särskilda forum för samverkan och samplanering. Här följer en kort beskrivning av arbetssättet i Umeå, Mölndal och Kungälv.
Umeå kommun
I Umeå leds den strategiska lokalresursplaneringen av kommunens lokalberedningsgrupp som består av företrädare för stadsledningskontoret, fastighetskontoret och lokalbrukande förvalt- ningar. I uppdraget ingår att följa upp kommunens lokalförsörjningsplaner och lokalresursplaner och sammanställa dessa till en kommungemensam plan. I kommunen finns också en lokalstyr- grupp som består av förvaltningschefer i chefsforum. Yttrande från lokalstyrgruppen ska bland annat inhämtas inför beslut om större investeringar, avveckling eller extern in- och uthyrning som enligt delegationsordningen ska beslutas av nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige.
Se vidare i bifogade lokalförsörjningsdirektiv (bilaga 06).
Mölndals stad
Mölndals stad har en liknande samplaneringsprocess. Organisationen för kommunens lokalre- sursplanering omfattar funktionerna lokalstyrgrupp, lokalberedning och lokalgrupper.
Lokalstyrgruppen svarar för stadens strategiska frågor när det gäller lokalförsörjning och lokalan- vändning och beslutar om stadens lokalresursplan. Lokalstyrgruppen beslutar och styr förvalt- ningarnas behov och hanterar större lokalförändringar som påverkar mer än en förvaltning.
Lokalberedningen planerar, samordnar och följer upp på taktisk nivå och bereder ärenden inför beslut i lokalstyrgruppen. Det sker genom att årligen fastställa en långsiktig lokalresursplan utifrån verksamheternas behov och befolkningsförändringar. Önskemål och behov identifieras och värd- eras mot stadens totala användning och ekonomi.
Lokalgrupperna följer upp leveransen av service och lokaler på operativ nivå. På driftsmöten be- handlas frågor som berör förvaltningarnas aktuella lokalproblem. I denna grupp sker de tätaste kontakterna i samband med ombyggnader. Dessutom hanteras beslut om mindre lokalanpass- ningar inom dessa grupper.
Se vidare i bifogade lokalresursplan (bilaga 03).
11 Kungälvs kommun
Planeringsprocessen i Kungälvs kommun innebär att varje sektor beskriver sina lokalbehov. Be- hoven godkänns av lokalresursgruppen på kommunledningssektorn, som också upprättar kalkyler för planerade och identifierade behov. Behoven godkänns av förvaltningsledningen, som består av kommunens sektorchefer, och dokumenteras i en lokalresursplan.
Planen överlämnas till investeringsgruppen som tar fram förslag på prioriteringar. Prioriteringarna görs av förvaltningsledningen, som beslutar om förslag till drift- och investeringsbudget inklusive lokalresursplan.
Målet för kommunens fortsatta utvecklingsarbete är att planeringen ska utmynna i 10-åriga pro- duktionsplaner per kommundel. Syftet är att de geografiska produktionsplanerna ska vara en funktion av kommunens fysiska planering, verksamhetsplanering, planering av försörjningen med lokaler och service, samt ekonomiska planering.
Se vidare i bifogade lokalresursplan (bilaga 02).
3.2 Framgångsfaktorer för ökad lokaleffektivitet
I november 2015 genomförde Sveriges Kommuner och Landsting två workshopar om lokaleffek- tivisering. Syftet var att utbyta erfarenheter om hur man kan arbeta för att öka lokaleffektiviteten.
Frågor som diskuterades var bland annat vilka styrformer som fungerar bäst, vilka förutsättningar som måste finnas i organisationen i form av ledningsbeslut och krav på uppföljning och hur man får med sig organisationen i arbetet. Här sammanfattas några av de framgångsfaktorer som redo- visades av deltagarna.
3.2.1 Tydliggör mål och arbetsprocesser
En viktig utgångspunkt är att kommunledningen är tydlig med att lokalförsörjningen ska bidra till kommunnyttan. Erfarenheter från många kommuner är att kommunstyrelsen och kommundi- rektionen behöver vara tydliga med vilka mål som ska uppnås och hur man ska arbeta för att nå målen. Det är också viktigt att detta kommuniceras ut i organisationen.
För att upprätthålla en hög lokaleffektivitet gäller det att se till helheten och ha förståelse för hur olika beslut och förhållanden påverkar behovet av lokaler och kommunens ekonomi. Här har politiker och ledningsgrupper ett stort ansvar för att kommunnyttan går före olika särintressen.
Förutom ett tydligt regelverk behöver det finns strukturerade arbetsprocesser som medarbetarna har förtroende för. Eftersom lokalförsörjningen innebär prioriteringar mellan olika behov och önskemål behöver organisationen kunna lita på att samma spelregler gäller för alla och att de är stabila över tiden.
3.2.2 Flera samverkande styrformer
För att tillgodose behovet av tydliga mål, arbetsprocesser och samverkansformer behövs flera samverkande styrformer. Här sammanfattas några av de viktigaste.
- Målen och strategierna för lokalförsörjningen behöver vara dokumenterade i ett politiskt för- ankrat styrdokument som gäller för alla förvaltningar och verksamheter
- Lokalresursplaneringen behöver omfatta arbetsprocesser för både den kommunövergripande samplaneringen och planeringen av enskilda projekt
- Det behöver finnas forum för samverkan och samplanering på strategisk, taktisk och operativ nivå
- Internhyressystemet behöver vara samordnat med den strategiska planeringen så att reglerna för de interna upplåtelserna stödjer åtgärder som gynnar kommunnyttan
- Lokaler som inte behövs bör kunna sägas upp av nyttjande förvaltningar och hanteras i en lokalbank
12 - Det behöver finnas fastställda kriterier för hur man ska prioritera mellan projekt
4 Utvecklingsområden och rekommendationer
Hur kan Sollentuna kommun utveckla sin lokalförsörjningsprocess så att den säkerställer att verk- samheterna har produktiva lokaler och kommunen en effektiv resursanvändning? Rekommendat- ionen är att till en början satsa på följande utvecklingsområden:
- Utveckling av styrande principer för kommunens lokalförsörjningen - Utveckling av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen - Utveckling av en operativ planeringsfunktion och forum för samverkan
I nästa steg kan utvecklingsarbetet innebära anpassningar till budgetprocessen samt anpassningar av internhyressystemet.
4.1 Utveckling av styrande principer för lokalförsörjningen
4.1.1 Beskrivning
Enligt uppgifter till projektet är det idag svårt att få en samlad bild av vilka mål och riktlinjer som gäller för lokalförsörjningen. För att få överblick bör en översyn göras av vilka beslut och riktlin- jer som finns och hur de tillämpas. Man bör också se över vilka riktlinjer som saknas och om det finns beslut och processer som motverkar en effektiv lokalförsörjning.
När det är gjort föreslås att kommunen tar fram ett uppdaterat och sammanhållet styrdokument med mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen. Styrdokumentet bör beslu- tas politiskt och gälla alla förvaltningar. Styrdokumentet bör bland annat omfatta:
- Kommunmål för försörjningen med mark och lokaler - Principer för kommunens fastighetsinnehav
- Roll- och ansvarsfördelning i lokalfrågor - Forum för samverkan
- Strategier för att upprätthålla en hög lokaleffektivitet, t ex:
Löpande uppföljning av kommunmålen
Enhetliga processer för den kommunövergripande lokalresursplaneringen
Enhetliga processer för hanteringen av projekt - Principer för internhyressystemet och lokalbanken
Styrdokumentet kan senare kompletteras med ”handböcker” för exempelvis lokalresursplanering- en, projekthanteringen och internhyressystemet.
4.1.2 Exempel från andra kommuner
Exempel på lokalförsörjningsdirektiv för Umeå kommun och fastighetsstrategi för Örnsköldsviks kommun redovisas på den digitala bilagan till rapporten (bilaga 06-07).
4.1.3 Att göra
Se över befintliga beslut och riktlinjer för lokalförsörjningen
Analysera vilka riktlinjer som eventuellt saknas
Identifiera om det finns beslut och processer som motverkar en effektiv lokalförsörj- ning
Ta fram ett uppdaterat eller nytt sammanhållet styrdokument för lokalförsörjningen och lokalanvändningen
13 4.2 Utveckling av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen I avsnittet redovisas först en principiell beskrivning av arbetsmodellen för lokalresursplanering.
Därefter följer ett översiktligt exempel på hur den strategiska planeringen kan vara utformad.
Syftet med beskrivningen är att visa vilken typ av planeringsunderlag och processer som behövs för att upprätthålla ett strategiskt fokus. Förslag till åtgärder sammanfattas i avsnitt 4.2.6. Plane- ringsorganisationen beskrivs i avsnitt 4.3.
Vad är lokalresursplanering?
Med lokalresursplanering menas här att kommunen har en strukturerad process som tar ett hel- hetsgrepp om framtida lokalbehov, tillgängliga mark- och lokalresurser, kommunens ekonomi, m m, samt föreslår lösningar som gynnar kommunnyttan. Arbetssättet kan principiellt beskrivas som tre processer; 1) lokalrevision 2) samplanering och3) projekt. Här följer en kort sammanfatt- ning av respektive process. För utförligare beskrivningar se lästipsen sist i rapporten.
4.2.1 Lokalrevision
Syftet med lokalrevisionen är att få en helhetsbild av:
- Verksamheternas utveckling och framtida lokalbehov - Tillgängliga mark- och lokalresurser
- Framtida över- och underskott på mark och lokaler
- Behov av åtgärder för att lösa verksamheternas lokalbehov, behov av tekniska åtgärder och behov av åtgärder för att optimera resursanvändningen
- Kommande investeringar och kostnadsutveckling för ägda och hyrda lokaler
En lokalrevision kan göras mer eller mindre omfattande beroende på ambitionsnivå och möjlig- heter att få fram uppgifter. Den kan också avgränsas till att omfatta vissa lokalkategorier eller geografiska områden. Lokalrevisionen kan göras som en fristående utredning eller som underlag för lokalresursplanen.
Genomförandet omfattar tre steg. 1) faktainsamling 2) analyser och prognoser samt 3) förslag till åtgärder.
Figur 1 Arbetsmodell för lokalresursplanering
14 Steg 1 - Faktainsamling
Underlag för planeringen hämtas från omvärlden, kommunledningen och förvaltningarna.
Externa uppgifter kan t ex vara ny lagstiftning och myndighetsbeslut som påverkar verksamhet- erna eller försörjningen med mark och lokaler.
Uppgifter från kommunledningen kan t ex omfatta visioner och kommunmål, planerat bostads- byggande, befolkningsprognoser, större omorganisationer, sparkrav, m m.
Uppgifter från förvaltningarna kan t ex omfatta prognoser över verksamheternas volymutveckl- ing, planerade omorganisationer och förändrade arbetsprocesser, aktuella lokalproblem samt be- hov av lokalanpassningar.
Från lokalförsörjaren inhämtas uppgifter om lokalbeståndets omfattning, lokalisering, kapacitet, areor, kostnader, pågående och planerade projekt, o s v. Både ägda och hyrda fastigheter redovi- sas.
Steg 2 - Analyser och prognoser
Det insamlade materialet används som underlag för analyser och prognoser. Om lokalrevisionen ska ligga till grund för en lokalresursplan bör den bland annat innehålla följande:
- Prognoser över verksamheternas volymer och framtida lokalbehov
- Prognoser över tillgängliga ägda och hyrda lokaler med hänsyn till pågående förändringar, samt markreserv för verksamhetslokaler
- Framtida över- och underskott på mark och lokaler för kommunens verksamheter - Investeringsbehov och kostnadsutveckling för lokalbeståndet
- Analyser av lokalernas kapacitet, utnyttjande, ändamålsenlighet och kostnadseffektivitet - Behov av åtgärder för att lösa förändrade lokalbehov och effektivisera lokalanvändningen Prognoserna upprättas för 5-15 år. Analyserna kan göras enkelt med hjälp av nyckeltal eller base- ras på fördjupade analyser av lokalernas ändamålsenlighet, kapacitet, utnyttjande, kostnader, m m.
I analysarbetet ingår att följa upp kommunmålen för lokalförsörjningen.
Steg 3 - Förslag till åtgärder
De identifierade behoven och förslagen till åtgärder sammanställs och sorteras utifrån fastställda prioriteringskriterier. Åtgärderna kan vara av olika slag och beröra både kommunledningen, nytt- jande förvaltningar och lokalförsörjaren. Exempel på åtgärder kan vara förändringar i detaljpla- ner, verksamhetsförändringar, omflyttningar, inhyrningar, uppsägning av hyresavtal, försäljning eller rivning av fastigheter, förvärv, om- och nybyggnader, o s v.
Ansvariga och medverkande
Den operativa planeringsfunktionen (se avsnitt 4.3.1) bör ha huvudansvaret för lokalrevisionerna, som bör genomföras i nära samverkan med berörda förvaltningar, trafik- och fastighetskontoret, samhällsbyggnadsavdelningen, ekonomiavdelningen, m fl. Arbetet kan mycket väl systematiseras och samordnas med budgetarbetet.
4.2.2 Samplanering
Samplaneringen är själva kärnan i planeringsarbetet. Syftet är att väga olika behov och önskemål mot varandra och fatta beslut om vilka åtgärder som ska genomföras. Sampla-
neringen bör genomföras strukturerat och kontinuerligt och omfatta både operativ, taktisk och strategisk nivå. En grov skiss på hur planeringsprocessen kan se ut redovisas i avsnitt 4.2.4.
15 Lokalresursplan
Resultatet av samplaneringen dokumenteras i en strategisk plan, här kallad lokalresursplan. Ex- empel på lokalresursplaner från Kungälvs kommun, Mölndals stad, Mora kommun och Borås stad finns i bilaga 01-03 och 05.
Projekt
Resultatet av samplaneringen kan leda till olika typer av projekt.
Som vi tidigare varit inne har kommunen en bra projekt-
modell. Fördelen med projektmodellen är att den går från idé till färdig lösning med tydliga be- slutstillfällen mellan varje steg, vilket minskar risken för felsatsningar och att projekt drivs igenom på ofullständiga underlag. Enligt uppgifter till projektet behöver dock planeringen i de tidiga pro- jektskedena utvecklas och kvalitetssäkras.
EXEMPEL PÅ INNEHÅLL I EN LOKALRESURSPLAN Planeringsförutsättningar
Beskriver bakgrund och förutsättningar för lokalresursplanen Omvärld
Beskriver externa faktorer som kan få betydelse för organisationens framtida lokalan- vändning, t ex politiska beslut och myndighetsbeslut som rör verksamhetens uppdrag och inriktning, skärpta miljö- och energikrav, förändringar på arbetsmarknaden, planerat bo- stadsbyggande, demografiska förändringar, o s v.
Utveckling
Beskriver interna faktorer som kan få betydelse för organisationens framtida lokalbehov, t ex planerade verksamhets- och organisationsförändringar, förväntad volymutveckling, ekonomiska förutsättningar samt skärpta mål för energi- och lokalanvändningen och loka- lernas miljöpåverkan.
Lokaler och lokalbehov
Beskriver beståndet av mark, byggnader och lokaler inklusive arrenderade och hyrda objekt, samt beslutade och planerade förändringar i fastighets- och lokalbeståndet. Lokal- beståndet jämförs med verksamheternas lokalbehov. Jämförelsen visar lokalbalansen, d v s det förväntade över- och underskott på lokaler.
Kostnads- och intäktsutveckling
Beskriver förväntade kostnader och intäkter för lokaler med hänsyn till beslutade och planerade investeringar, m m.
Lokalutnyttjande, energianvändning och miljöpåverkan
Redovisar förväntat utfall och uppfyllelse av organisationens mål för lokalanvändningen, energianvändningen och miljöpåverkan. Målen och utfallet redovisas med hjälp av nyckel- tal.
Ändamålsenlighet, kapacitet och teknisk status
Redovisar lokalernas ändamålsenlighet, kapacitet och tekniska förutsättningar för att uppfylla organisationens verksamhetsmål och effektiviseringsmål, samt behov av verk- samhetsanpassningar och fastighetstekniska anpassningar.
Planerade och beslutade åtgärder
Redovisar föreslagna och beslutade åtgärder för att förbättra och effektivisera.
Källa: Planera för en effektiv lokal- och energianvändning
16 Generellt sett bör varje projekt ledas av en projektansvarig som ser till att visionen och målen hålls levande och förs över till alla medverkande under projekttiden, att rätt beslutsunderlag tas och att projektet genomförs i enlighet med fastställda mål, tidsramar och budget.
I de tidiga skedena som omfattar behovsanalys och förstudier kan en lokalstrateg vara samman- hållande för arbetet. Behovsanalyserna liknar i många avseenden lokalrevisionen, fast på en dju- pare och mer detaljerad nivå. När projektet övergår i programarbete bör en projekteringsledare utses.
För att påbörja ett projekt bör det finnas med i lokalresursplanen. Även beslut om att gå vidare med ett projekt till nästa skede bör prövas mot lokalresursplanen. På sikt bör projektmodellen samordnas med investeringsbudgeten för att säkerställa att beslut om investeringar fattas på rätt underlag.
4.2.3 Exempel på process
Figur 2 visar en mycket förenklad och principiell skiss över hur en strategisk planeringsprocess skulle kunna se ut. Siffrorna hänvisar till figuren.
1. Planeringsarbetet startar med ett uppdrag att upprätta en årlig lokalresursplan.
På sikt kan processen utföras som en årlig rutin och anpassas till budgetarbetets årshjul.
2. Faktainsamling, prognoser och analyser genomförs.
Underlag hämtas bland annat från:
2a. Kommunledningskontorets fysiska planering, budgetarbete, m m.
2b. Trafik- och fastighetskontorets fastighetsplanering 2c. Förvaltningarnas lokalbehovsplanering
3. Behoven och förslagen sammanställs och redovisas för lokalberedningen, som gör en sam- manvägd analys och värdering. Samplaneringen sker i dialog med lokalstyrgruppen.
4. Vid behov genomförs fördjupade lokalutredningar, exempelvis i form av behovsutredningar och förstudier.
5. Resultatet av planeringsarbetet dokumenteras i ett förslag till lokalresursplan som också inne- håller förslag på prioriterade projekt.
De prioriterade projekten kan mycket väl sammanställas i en lokalförsörjningsplan, som bifo- gas lokalresursplanen.
6. Förslaget till lokalresursplan godkänns av lokalberedningen.
7. Förslaget bearbetas av lokalstyrgruppen som beslutar om förslag till lokalresursplan.
8. KS eller KF beslutar om lokalresursplanen.
9. Lokalresursplanen med bifogad lokalförsörjningsplan, utgör underlag för budgetarbetet och den fortsatta projektplaneringen.
Ovanstående beskrivning behöver naturligtvis utvecklas och utformas utifrån Sollentuna kom- muns förutsättningar. De olika aktörerna beskrivs i avsnitt 4.3.
Exempel på Mora kommuns process redovisas i bilaga 09.
17
4.2.4 Skillnad jämfört med nuvarande lokalförsörjningsplanering
En väsentlig skillnad jämfört med nuvarande lokalförsörjningsplanering, är att nyttjande förvalt- ningar inte upprättar några lokalförsörjningsplaner, som grund för ”beställning” till trafik- och fastighetskontoret. Istället bygger arbetssättet på att förvaltningarna beskriver sina behov, som dokumenteras i en lokalbehovsplan eller liknande.
Efter samplaneringen kan prioriterade åtgärder dokumenteras i en lokalförsörjningsplan, som antingen kan vara en del av lokalresursplanen eller ett fristående dokument.
Förhållandet mellan lokalbehovsplaneringen, lokalresursplaneringen och lokalförsörjningsplane- ringen illustreras i figur 3.
4.2.5 Att göra
Om man inte arbetat på det här sättet tidigare kan det vara bra att börja med en lokalrevision.
Genom att beskriva nuläget och vart utvecklingen är på väg, brukar förståelsen öka för ett för- ändrat arbetssätt. Dessutom får man reda på om efterfrågade uppgifter finns tillgängliga.
Genomför en lokalrevision för Sollentuna kommun. Prognoser och analyser kan om man så vill, avgränsas till skolor, förskolor, vård- och omsorgsboenden och stadshu- set.
Figur 2 Grov skiss över aktörer och aktiviteter i den strategiska planeringen
18
Figur 3 Förhållandet mellan lokalbehovsplanering, lokalresursplanering och lokalförsörjningsplanering
4.3 Utveckling av en operativ planeringsfunktion och forum för samverkan
4.3.1 Operativ planeringsfunktion
Enligt intervjuerna behöver rollerna och ansvarsfördelningen i lokalförsörjningsprocessen tydlig- göras och kommuniceras. Det behövs också en tydlig struktur för hur samverkan ska ske.
Under 2015 blev bristen på lokalstrateger akut, vilket ledde till beslut om nyrekrytering. Inför rekryteringen ombads konsulterna att ta fram förslag på arbetsuppgifter, kompetenskrav och or- ganisatorisk placering för lokalstrategerna. Förslaget redovisades till styrgruppen i december 2015.
Förslaget innebar i korthet att lokalstrategerna placeras på kommunledningskontoret med upp- drag att vara kommunens samordnare i lokalförsörjningsfrågor. Inledningsvis organiseras funk tionen som en utvecklingsgrupp med uppdrag att utveckla kommunens strategiska planering och försörjning med lokaler. Bland annat genom att genomföra det utvecklingsarbete som beskrivs i denna rapport. Utvecklingsgruppen bör också lämna förslag på hur planeringsfunktionen ska organiseras efter projektets slut. På sikt kan planeringsfunktionen även omfatta andra stödtjänster och utvecklas till en facility managementfunktion. Huruvida funktionen ska ha en beställarroll behöver utredas vidare.
Argument för placeringen på kommunledningskontoret är bland annat att lokalstrategerna:
- Kan arbeta kommunövergripande utan att behöva företräda olika särintressen - Enkelt kan samverka med stadsbyggnadsavdelningen, ekonomiavdelningen, m fl - Kan dra nytta av varandras kompetenser och erfarenheter
- Kan bygga upp ny kompetens och utveckla gemensamma och kommunövergripande arbets- processer
Utvecklingsuppdraget bör vara tidsbegränsat och drivas som ett projekt med tidssatta aktiviteter och avrapporteringar.
Förutom den centrala planeringsfunktionen kommer det även i fortsättningen att finnas behov av personal på förvaltningarna som kan arbeta med lokalfrågor.
Underlag för rekrytering av lokalstrateger redovisas i den digitala bilagan (bilaga 09).
19
4.3.2 Forum för samplanering
Kommunikation och samverkan kan ske både i det löpande vardagliga arbetet, i kommundirekt- ionen och i olika forum för samplanering. Dessa forum bör vara fasta för att ge struktur åt och skapa stabilitet i samplaneringen. De bör ha ett tydligt uppdrag från kommunledningen och en tydlig roll i kommunens lokalresursplanering och prioritering mellan projekt.
Lokalstyrgrupp
Samplanering på strategisk nivå kan antingen ske direkt i kommundirektionen eller i en särskild lokalstyrgrupp, som arbetar på uppdrag av kommunstyrelsen eller kommundirektionen. Lokal- styrgruppens uppgift är bland annat att prioritera mellan olika behov och önskemål om lokaler och besluta om förslag till lokalresursplan. En viktig uppgift för lokalstyrgruppen är att samordna lokalresursplaneringen med kommunens fysiska planering och övriga strategiska planering.
Lokalstyrgruppen bör bestå av kommundirektören, förvaltningscheferna för barn- och utbild- ningskontoret, vård- och omsorgskontoret, socialkontoret och trafik- och fastighetskontoret, samt ekonomichefen och samhällsbyggnadschefen.
Lokalberedning
Samplanering på taktisk nivå kan ske i en eller flera lokalberedningar, som består av företrädare för nyttjande förvaltningar, trafik- och fastighetskontoret, samhällsbyggnadsavdelningen och ekonomiavdelningen. Arbetet i lokalberedningen leds av lokalstrategerna.
Driftmöten
Samplanering på operativ nivå sker på driftmöten och i de löpande kontakterna mellan trafik- och fastighetskontoret och lokalnyttjande förvaltningar. Syftet med mötena är att lösa frågor som uppkommer i den dagliga verksamheten under pågående hyresavtal.
4.3.3 Att göra
Inrätta en funktion för lokalresursplanering på kommunledningskontoret
Ta fram en uppdragsbeskrivning och handlingsplan för planeringsfunktionen
Inrätta forum för samverkan, t ex i form av lokalberedning och lokalstyrgrupp
Ta fram uppdragsbeskrivningar för lokalberedningen och lokalstyrgruppen
20 EXEMPEL PÅ ANSVARSOMRÅDEN
Lokalstrateg
Följer upp och analyserar lokal- och energianvändningen
Följer upp och analyserar pågående lokalprojekt
Leder arbetet med att upprätthålla organisationens lokalresursplan
Genomför lokal- och energirevisioner och lokalutredningar
Är sammanhållande vid genomförande av lokal- och energiprojekt
Är sammankallande i lokalberedningsgruppen och föredragande i lokalstyrgruppen
Tar fram underlag till lokalberedningsgruppen och lokalstyrgruppen
Administrerar organisationens lokalbank Lokalsamordnare
Samordnar och organiserar verksamhetens insatser och medverkan i planeringsarbetet
Sammanställer och tillhandahåller uppgifter och underlag
Upprättar förslag till lokalbehovsplan för den egna verksamheten
Medverkar i lokalberedningsgruppen
Medverkar i de tidiga skedena vid genomförande av lokalprojekt Lokalstyrgrupp
Beslutar om mål och strategier för organisationens lokal- och energi- användning
Prioriterar mellan olika behov och önskemål om lokaler
Samordnar lokalresursplaneringen med organisationens strategiska planering, verksamhetsplanering, investeringsplanering, ekonomiska planering, miljö- och energiplanering, m m
Beslutar om förslag till lokalresursplan Lokalberedning
Följer upp och analyserar målen och strategierna för lokal- och ener- gianvändningen
Tar initiativ till lokal- och energirevisioner, lokalutredningar och lokal- och energiprojekt
Föreslår prioriteringar mellan olika behov och önskemål om lokaler
Föreslår åtgärder för att effektivisera lokal- och energianvändningen
Föreslår åtgärder för att minska kostnaderna
Upprättar förslag till lokalresursplan
Källa: Planera för en effektiv lokal- och energianvändning
21
4.3.4 Sammanfattning av förslag till utvecklingsområden
De förslag som redovisas i rapporten bör genomföras under 2016 för att få igång utvecklingen mot en effektivare lokalförsörjningsprocess. Här följer en sammanställning av förslagen till åtgär- der.
Utveckling av styrande principer för kommunens lokalförsörjning
Se över befintliga beslut och riktlinjer för lokalförsörjningen
Analysera vilka riktlinjer som eventuellt saknas
Identifiera om det finns beslut och processer som motverkar en effektiv lokalförsörjning
Ta fram ett uppdaterat eller nytt sammanhållet styrdokument för lokalförsörjningen och loka- lanvändningen
Utveckling av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen - Genomför en lokalrevision för Sollentuna kommun
Utveckling av en operativ planeringsfunktion och forum för samverkan - Inrätta en funktion för lokalresursplanering på kommunledningskontoret - Ta fram en uppdragsbeskrivning och handlingsplan för planeringsfunktionen - Inrätta forum för samverkan, t ex i form av lokalberedning och lokalstyrgrupp - Ta fram uppdragsbeskrivningar för lokalberedningen och lokalstyrgruppen Fortsatt utvecklingsarbete
Det fortsatta utvecklingsarbetet beror på vad som framkommer i det inledande arbetet med styr- principer, lokalrevisioner och organisation av planeringsarbetet.
Ytterligare frågor som kan behöva hanteras är:
- Anpassningar av lokalresursplaneringen till budgetarbetet - Anpassningar av internhyressystemet till de styrande principerna
- Anpassningar av projektmodellen till den strategiska planeringen och investeringsbudgeten
22
5 Möjligheter med Facility Management
För att på bästa sätt stötta organisationen i användningen av lokaler och service börjar allt fler företag och organisationer att arbeta utifrån ett Facility Managementkoncept. Med det menas att organisationen har en samordnad styrning och planering av försörjningen med tjänster som ligger utanför kärnverksamheten. Exempelvis inredning, utrustning, städning, vaktmästeri, it, telefoni, säkerhet, fordon, förbrukningsmaterial och annat som behövs för att skapa funktionella verk- samhetsmiljöer.
5.1 Mål och utgångspunkter
Det övergripande målet med Facility Management är att kärnverksamheten ska ha rätt förutsätt- ningar för att bedriva en produktiv och effektiv verksamhet. Exempel på förutsättningar är ändamålsenliga, attraktiva och säkra arbetsplatser, elevplatser, etc.
För att nå dit behövs kunskap om både omvärlden, verksam- hetens processer, tillgängliga resurser och servicetjänster. Faci- lity Management handlar om att samordna dessa processer till funktionella och effektiva lösningar.
Exempelvis genom att utveckla fastighetsbeståndet så att det stämmer överens med kommunens långsiktiga behov, anpassa arbetsplatserna så att de stämmer överens med verksamhetens sätt att arbeta, skaffa möbler och utrustning som underlättar omflyttningar eller välja golvmaterial som förenklar städning- en.
Behovet av integration och samverkan understryks i den euro- peiska standarden för Facility Management som definierar Facility Management som en
”integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de över- enskomna tjänster som stödjer och förbättrar effektiviteten hos kärnverksamheten”
(SS-EN 15221-1:2006)
Den europeiska standarden är också svensk SIS-standard.
5.2 Organisation
För att ta vara på möjligheterna med Facility Management behövs en FM-funktion som har till uppgift att analysera kärnverksamhetens behov och samordna leveransen av lokaler och service.
För att förtydliga FM-funktionens roll brukar den ibland beskrivas som en funktion mellan kärn- verksamheten och utbudet av tjänster. Syftet med beskrivningen är att poängtera FM-funktionens roll som ”översättare” av kärnverksamhetens behov till integrerade helhetslösningar. Synsättet illustreras i figur 4.
23
Figur 4 FM-funktionen analyserar kärnverksamhetens processer och samordnar stödfunktionerna för att öka ef- fektiviteten
Exempel
Organisatoriskt kan FM-funktionen ha olika placeringar. Exempelvis har Kungälvs kommun valt att lägga den strategiska styrningen och samordningen på kommunledningssektorn, som också utgör beställarfunktion. Styrningen och planeringen utförs av enheten för utveckling planering och uppföljning. Leveransen av service utförs av servicesektorn. Se figur 5.
Figur 5 Exempel på FM-organisation – Kungälvs kommun
5.3 Fortsatt utveckling av Facility Management
Utvecklingen av Facility Management i Sollentuna kommun kan mycket väl samordnas med ut- vecklingen av lokalförsörjningsprocessen. Exempelvis kan utvecklingen av styrande principer för kommunens lokalförsörjning utvecklas till styrande principer för försörjning med lokaler och tjänster. Utvecklingen av en arbetsmodell för den strategiska lokalresursplaneringen kan även innefatta andra tjänster än lokalförsörjning.
När det gäller kommunens modell för hantering av projekt, kan man vara tydligare med att plane- ringen av lokaler, inredning och service ska finnas med i hela projektet från behovsanalyser till genomförande, så att planeringen av lokallösningar sker utifrån ett FM-synsätt.
24 En bra början för att komma igång med Facility Management, är att göra en analys av kommu- nens FM-resurser och FM-tjänster, när det gäller hur de används och vad de kostar. Därefter undersöks hur de verkliga behoven ser ut och utvecklas över tiden. Analysen kan genomföras som en FM-revision, som i praktiken är en utvidgning av den lokalrevision som föreslås i avsnitt 4.2.5
25
Bilageförteckning
Redovisas digitalt.
Bilaga 01 Lokalresursplan 2015-2017, Borås stad
Bilaga 02 Lokalresursplan för sektorernas lokalbehov i Kungälv 2016-2019, Kungälvs kommun
Bilaga 03 Lokalresursplan 2015, Mölndals stad
Bilaga 04 Strategisk lokalförsörjningsplan 2016-2025, Upplands Väsby kommun Bilaga 05 Lokalresursplan 2013-11-04, Mora kommun
Bilaga 06 Lokalförsörjningsdirektiv, Umeå kommun
Bilaga 07 Strategi för kommunens fastigheter, Örnsköldsviks kommun
Bilaga 08 Arbetsmodell för lokalresursplanering och servicetjänster, Mora kommun Bilaga 09 Underlag för rekrytering av lokalstrateger, Sollentuna kommun
26
Lästips
Effektivisera mera med flera – tre drivkrafter för lokaleffektivisering Fick du det du beställde – metodverktyg för lokalutvärdering
Gröna avtal för ett bättre samarbete – en guide för hållbarhet i offentliga lokaler Internhyra – rätt incitament för effektiva lokaler
Kommunikation mellan fastighetsägare och hyresgäst
Lokalresursplanering – en idéskrift om planering för effektiv användning av lokalresurser Nöjdare hyresgäster – en kundmätning i sju kommuner
Planera för en effektiv lokal- och energianvändning
Rätt begrepp version 2 - nomenklatur, definitioner och mätregler för nyckeltal i offentlig fastig- hetsförvaltning.
Strategisk lokalresursplanering -: praktiska verktyg för balanserat utbud av lokaler Utveckla innovationskraften. Inspiration från den kommunala fastighetssektorn.
Samtliga skrifter kan beställas från www.skl.se.
Disposition
1. Brygga. Det vi har sagt tidigare kan även tillämpas på tjänster.
2. Hur kan vi nå dit? Genom att arbeta utifrån ett FM-koncept.
3. Vad är Facility Management?
4. Hur kan det se ut? Det kan organiseras olika men någon bör ha helheten.
