Kommunstyrelsen
Reviderat avtal för den gemensamma
överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Förslag till beslut
Förslag till kommunfullmäktige
Det reviderade avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs godkänns.
Ärendebeskrivning
Sedan 1 januari 2015 har Eskilstuna och Strängnäs en gemensam
överförmyndarnämnd. Nämndens samarbete regleras av ett gemensamt avtal. Avtalet godkändes våren 2014 av respektive kommuns fullmäktigeförsamling
(KSKF/2011:409, KSKF/2014:49). Eskilstuna kommun är huvudman och värdkommun för den gemensamma nämnden och ingår i Eskilstuna kommuns organisation.
Enligt avtalet ska ett ägarsamråd finnas mellan parterna. Ägarsamrådet ska bestå av kommunstyrelsens ordförande i respektive kommun samt den gemensamma nämndens presidium. Kommunstyrelsens ordförande i Eskilstuna ska vara
sammankallande. Ägarsamrådet ska träffas minst en gång perioden januari till april och minst en gång perioden september till november. Vid ägarsamråden ska nämndens utveckling följas upp och utvärderas samt nödvändiga överenskommelser träffas avseende den gemensamma nämnden.
Under 2019 utvärderades överförmyndarnämndens verksamhet och ett förslag var att se över ägarsamråden (KSKF/2018:320).
Nämndens presidium har tillsammans med kommunstyrelsens ordförande och kommundirektör i respektive kommun kommit överens om att det räcker om ägarsamråd sammankallas en gång per år eller vid behov.
Förslaget innebär att 11§, 2 och 3 styckets lydelse i det gemensamma avtalet ändras enligt följande.
”Ägarsamråd ska sammankallas en gång per år eller vid behov. Vid ägarsamråd ska nämndens presidium, kommunstyrelsens ordförande i respektive kommun kallas.
Kommunstyrelsens ordförande i Eskilstuna är sammankallande. Vid ägarsamråd ska protokoll föras. Den gemensamma nämndens administration svarar för
sekreterarskapet.”
Överförmyndarnämnden beslöt den 18 mars 2018, §19, att föreslå
kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs att godkänna det reviderade avtalet.
Finansiering
Förslaget medför inga kostnader.
Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Förslaget innebär en effektivisering av nämndens arbete.
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Tommy Malm Lena Lundberg
Kommundirektör Administrativ direktör
Beslutet skickas till:
Bilaga 1 Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd för Eskilstuna och Strängnäs Bilaga 2 Reviderat avtal är den gemensamma överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner
Reviderat avtal för den gemensamma
överförmyndarnämnden för Eskilstuna
och Strängnäs kommuner
§ 1 Parter
Avtalets parter är
Eskilstuna kommun, genom dess kommunstyrelse Organisationsnummer 212000-0357
Strängnäs kommun, genom dess kommunstyrelse Organisationsnummer 212000-0365
§ 2 Bakgrund
Kommunfullmäktige i Strängnäs och Eskilstuna kommuner beslutade i juni 2012 bland annat att ett gemensamt överförmyndarkontor ska inrättas från och med den 1 september 2013 och att en gemensam överförmyndarnämnd ska inrättas från och med den 1 januari 2015.
Syftet med samarbetet i en gemensam överförmyndarnämnd är samarbetsvinster, främst i fråga om samnyttjande av resurser för att långsiktigt upprätthålla
kontinuitet, långsiktig kompetensförsörjning samt rättssäkerhet och kvalitet.
§ 3 Omfattning och uppdrag
Den gemensamma nämnden ska fullgöra de samverkande kommunernas uppgifter som enligt lag eller författning åligger överförmyndarverksamheten.
Närmare föreskrifter om den gemensamma nämndens verksamhet och arbetsformer finns i ett särskilt reglemente för den gemensamma nämnden.
Den gemensamma nämndens reglemente antas och revideras av kommunfullmäktige i både Eskilstuna och Strängnäs kommuner.
§ 4 Organisation
Eskilstuna kommun är huvudman och värdkommun för den gemensamma nämnden, som ingår i Eskilstuna kommuns organisation.
Den gemensamma nämnden ska kallas ”Överförmyndarnämnden för Eskilstuna och Strängnäs kommuner”.
§ 5 Sammansättning
Den gemensamma nämnden ska bestå av fem ledamöter och fem ersättare.
Eskilstuna kommun ska välja tre ledamöter och tre ersättare, Strängnäs kommun ska välja två ledamöter och två ersättare.
Enligt kommunallagen ska nämndens ordförande och vice ordförande utses av värdkommunen. Eskilstuna kommun ska bland ledamöterna valda av Eskilstuna kommun utse den gemensamma nämndens ordförande. Eskilstuna kommun ska utse den gemensamma nämndens vice ordförande i enlighet med Strängnäs kommuns beslut om att bland ledamöterna valda av Strängnäs kommun utse en vice ordförande.
För ledamöter och ersättare valda av Eskilstuna kommun ska ersättarordning antagen i Eskilstuna kommunfullmäktige gälla. För ledamöter och ersättare valda i Strängnäs kommun ska ersättarordning antagen i Strängnäs kommunfullmäktige gälla. Om ledamot är frånvarande och ingen tillgänglig ersättare finns från den kommun som valt ledamoten ska ersättare från andra kommunen tjänstgöra enligt ersättarordning beslutad av kommunfullmäktige i kommun som ledamoten representerar.
§ 6 Mandatperiod
Den gemensamma nämndens första mandatperiod börjar den 1 januari 2015 och löper därefter på fyra år från och med nämndens ikraftträdande.
Ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden ska väljas för en period om fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val i hela riket av kommunfullmäktige ägt rum.
Den gemensamma nämndens ordförande och vice ordförande ska väljas för samma period som gäller för val av ledamöter och ersättare.
§ 7 Arvoden och ekonomiska förmåner
Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och utbetalas av den kommun som valt dem enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. Eskilstuna kommun beslutar om och betalar ersättning till den gemensamma nämndens ordförande. Strängnäs kommun beslutar om och betalar ersättning till den gemensamma nämndens vice ordförande. Strängnäs kommun ska eftersträva att följa Eskilstuna kommuns regler för arvodering av vice ordförande.
§ 8 Bemanning och organisatorisk placering m.m.
Den gemensamma nämnden ska ha en egen administration som svarar för beredning och verkställighet av den gemensamma nämndens verksamhet.
Administrationen ska vara placerad i värdkommunen och samtliga arbetstagare i administrationen ska ha sin anställning i värdkommunen.
Bildandet av den gemensamma nämnden innebär en verksamhetsövergång enligt 6 b § lagen om anställningsskydd från och med den 1 januari 2015.
Värdkommunen ska eftersträva att personalstyrkan utgörs av personer med högskoleutbildning inom juridik, ekonomi och socialt arbete.
Den gemensamma nämndens administration ska eftersträva en hög tillgänglighet inom hela det geografiska området.
§ 9 Insyn i förvaltningen
Kommunerna ska ha rätt till löpande insyn i förvaltningen och den redovisning som gäller den gemensamma nämndens verksamhet.
Den gemensamma nämnden ska lämna den information och de upplysningar som begärs av kommunstyrelserna i Strängnäs kommun och Eskilstuna kommun för att kommunstyrelserna ska kunna uppfylla sin uppsiktsplikt.
Kommunfullmäktige i Strängnäs har rätt att begära upplysningar från den gemensamma nämnden. Ordförande och vice ordförande i den gemensamma nämnden samt de anställda inom den gemensamma nämndens förvaltning är skyldiga att lämna upplysningar till kommunfullmäktige och vid dess
sammanträden.
Ovanstående gäller med undantag för de begränsningar som följer av sekretess enligt lag.
§ 10 Informationshantering och arkiv
Eskilstuna kommun ansvarar för att den gemensamma nämndens information och arkiv tas om hand och vårdas i enlighet med bestämmelser i de regelverk och föreskrifter som gäller för nämndens informationshantering och verksamhet. För tillsyn över nämndens arkivverksamhet svarar arkivmyndigheten i Eskilstuna kommun.
Den gemensamma nämnden ska komma överens med kommunernas
arkivmyndigheter hur de gamla överförmyndarnämndernas arkiv ska hanteras i samband med övergången till den nya gemensamma nämnden.
§ 11 Verksamhetsstyrning och ägarsamråd
Avtalet (inkluderar verksamhet och ekonomi) ska årligen utvärderas. Att särskilt beakta vid utvärderingen är att verksamheten bedrivs med hög kvalitet och rättssäkerhet. Verksamheten ska bedrivas så kostnadseffektivt som möjligt.
Eskilstuna kommun ska för den gemensamma nämnden årligen upprätta och fastställa budget i samråd med Strängnäs kommun.
Innan budgeten för den gemensamma nämnden fastställs av Eskilstuna kommun ska kommunstyrelsen i Strängnäs kommun godkänna förslag till budget.
I den budget som lämnas för samråd för den gemensamma nämnden ska verksamhetens mål, omfattning, inriktning, kvalitet och kostnader specificeras.
Ägarsamråd ska sammankallas en gång per år eller vid behov. Vid ägarsamråd ska nämndens presidium, kommunstyrelsens ordförande i respektive kommun kallas.
Kommunstyrelsens ordförande i Eskilstuna är sammankallande. Vid ägarsamråd ska protokoll föras. Den gemensamma nämndens administration svarar för sekreterarskapet.
§ 12 Kostnadsfördelning
Respektive kommun står kostnader för arvoden och andra kostnadsersättningar för av kommunen valda ledamöter och ersättare till den gemensamma nämnden.
Eskilstuna kommun står kostnaden för ordförandearvode och Strängnäs kommun står kostnaden för vice ordförandes särskilda arvode.
Respektive kommun erhåller eventuella statsbidrag och står sina kostnader för arvode och andra kostnadsersättningar till gode män, förvaltare och förmyndare som är hänförliga till respektive kommuns ansvar för
överförmyndarverksamheten. Förvaltningen ska för ändamålet särredovisa kostnaderna. Eskilstuna kommun genom den gemensamma nämnden står utbetalningen till gode män, förvaltare och förmyndare. Utbetalt faktiskt belopp hänförlig till Strängnäs kommuns ansvar återsöks från Strängnäs kommun.
Kostnaden för överförmyndarkontoret (totala faktiska kostnaden för personal, lokaler, administration) för den gemensamma nämndens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna enligt en fördelningsnyckel. Fördelningsnyckeln ska utgöras av antal invånare i respektive kommun per den 1 januari kalenderåret före det år kostnaden avser. Eventuellt över- eller underskott i verksamheten ska fördelas enligt samma fördelningsmodell.
Om någon kommun anser att fördelningsnyckeln enligt ovan är oskälig i
förhållande till verksamhetens eller invånarantalets utveckling, äger kommunen rätt att uppta förhandling om en permanent eller tillfällig justering av
fördelningsnyckeln. Förhandling ska ske inom ramen för ägarsamrådet enligt § 11.
Träffas överenskommelse om annan fördelningsnyckel efter det att part begärt förhandlingar i frågan, anses avtalet inte uppsagt utan löper vidare med ny
överenskommen fördelning. Behörighet att träffa överenskommelser i denna fråga åvilar representanterna i ägarsamrådet enligt § 11.
§ 13 Ersättning
Ersättning enligt § 12 ska betalas till Eskilstuna kommun, som är värdkommun.
Utbetalt faktiskt belopp för arvode och andra kostnadsersättningar till gode män, förvaltare och förmyndare som är hänförligt till Strängnäs kommuns ansvar ska månadsvis faktureras till Strängnäs kommun.
Strängnäs kommun ska till Eskilstuna kommun lämna ett årligt bidrag till den gemensamma nämndens överförmyndarkontor. Bidraget ska utgå från budgeten och avse kontorets totala nettokostnad. Fördelning ska ske utifrån
fördelningsnyckel enligt § 12. Bidraget ska betalas senast den 25:e februari det år budgeten avser. Slutlig reglering av bidraget från Strängnäs kommun ska för varje år ske per den 15 januari.
I det fall verksamhetens kostnader beräknas kraftigt överskrida budget ska det vid ägarmöte beslutas om justering av bidraget och extradebitering göras.
§ 14 Engångsersättning
Eskilstuna kommun ska senast vid bokslutet 2014, från Strängnäs kommun erhålla ersättning som motsvarar kostnaden för övertagen personals outtagna semester och innestående övertidsersättning etc. För eventuella pensionsåtaganden för tiden före övertagande av personal svarar Strängnäs kommun.
§ 15 Förändring av verksamhetens omfattning
Förändring av omfattningen och uppdrag (§ 3) enligt detta avtal kan ske först efter samråd och godkännande av både Eskilstuna kommun och Strängnäs kommun.
§ 16 Tillägg/ändringar
Tillägg och ändringar av detta avtal ska ske skriftligen för att vara gällande. Med undantag av vad som följer av §§ 11-12 ska ändringar och tillägg godkännas av kommunfullmäktige i Strängnäs och Eskilstuna.
§ 17 Omförhandling
Eskilstuna kommun respektive Strängnäs kommun har rätt att påkalla omförhandling av detta avtal om det inträffar omständigheter som väsentligt förändrar förutsättningarna för avtalet. Omförhandling ska påkallas och beredas inom ramen för ägarsamrådet enligt § 11-12.
§ 18 Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte av någon part överlåtas på annan.
§ 19 Tvist
Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Kan tvist inte lösas genom förhandling ska tvisten avgöras av allmän domstol.
§ 20 Avtalstid och uppsägning
Avtalet gäller från och med den 1 januari 2015 och tills vidare.
Vill någon av parterna säga upp avtalet ska detta ske senast arton (18) månader innan en ny mandatperiod inträder.
§ 21 Samarbetets upphörande
I fall avtalet sägs upp och den gemensamma verksamheten upphör, ska
verksamhetens tillgångar och avvecklingskostnader fördelas enligt överenskommen fördelningsnyckel enligt § 12 tredje och fjärde stycket.
§ 22 Avtalets giltighet
Detta avtal gäller under förutsättning av beslut om godkännande av kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs.
________________________________________________________________
Detta avtal har upprättats i två original varav parterna tagit var sitt.
För Eskilstuna kommun Strängnäs kommun Ort och datum Ort och datum
_______________________ _____________________
Jimmy Jansson Jacob Högfeldt
Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande
Ort och datum Ort och datum
_______________________ _____________________
Tommy Malm Lars Ekström
Kommundirektör Kommundirektör
Justerandes sign Utdragsbestyrkande
ÖFNES/2020:14
§ 19
Reviderat avtal för den gemensamma
överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Beslut
1. Överförmyndarnämnden godkänner det reviderade avtalet.
2. Överförmyndarnämnden föreslår kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs kommuner att godkänna det reviderade avtalet.
Ärendebeskrivning
Sedan 1 januari 2015 har Eskilstuna och Strängnäs en gemensam
överförmyndarnämnd. Nämndens samarbete regleras av ett gemensamt avtal som respektive kommunfullmäktige godkänt under våren 2014.
I avtalet, § 11, regleras nämndens verksamhetsstyrning som två gånger årligen följs upp vid ett ägarsamråd. Under 2019 har ägarsamrådets syfte utvärderats utefter nämndens behov av kontinuerlig uppföljning. Nämndens presidium, respektive kommunstyrelseordförande och kommundirektörer har tillsammans kommit överens om att ägarsamrådet istället ska sammankallas en gång per år eller vid behov. Med anledning av det behöver nämnden och kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs kommun godkänna revideringen av det gemensamma avtalet.
Avtalet förslås träda i kraft 1 juli 2020.
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna och Strängnäs Kommunfullmäktige i Eskilstuna Strängnäs
Överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Missiv - Reviderat avtal för den gemensamma överförmyndarnämnden Eskilstuna Strängnäs
Förslag till beslut
1. Överförmyndarnämnden godkänner det reviderade avtalet.
2. Överförmyndarnämnden föreslår kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs kommuner att godkänna det reviderade avtalet.
Ärendebeskrivning
Sedan 1 januari 2015 har Eskilstuna och Strängnäs en gemensam
överförmyndarnämnd. Nämndens samarbete regleras av ett gemensamt avtal som respektive kommunfullmäktige godkänt under våren 2014.
I avtalet, § 11, regleras nämndens verksamhetsstyrning som två gånger årligen följs upp vid ett ägarsamråd. Under 2019 har ägarsamrådets syfte utvärderats utefter nämndens behov av kontinuerlig uppföljning. Nämndens presidium, respektive kommunstyrelseordförande och kommundirektörer har tillsammans kommit överens om att ägarsamrådet istället ska sammankallas en gång per år eller vid behov. Med anledning av det behöver nämnden och kommunfullmäktige i Eskilstuna och Strängnäs kommun godkänna revideringen av det gemensamma avtalet.
Avtalet förslås träda i kraft 1 juli 2020.
SOCIALFÖRVALTNINGEN
Lina Simola Sandra Tran
Kvalitetschef Enhetschef
Beslutet skickas till:
Kommunstyrelsen i Eskilstuna och Strängnäs Kommunfullmäktige i Eskilstuna Strängnäs
