Patientsäkerhetsberättelse Eskilstuna kommun
År 2020
2021-01-26 Cajsa Åkerholm Linn Alvén
VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN
VÅRD- OCH
OMSORGSFÖRVALTNINGEN ÄRENDE:
VON 2021:2
Innehåll
PATIENTSÄKERHETSBERÄTTELSE ... 1
Sammanfattning ... 3
Inledning ... 4
STRUKTUR ... 4
Övergripande mål och strategier ... 4
Organisation och ansvar ... 5
Samverkan för att förebygga vårdskador ... 7
Patienters och närståendes delaktighet ... 8
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet ... 8
Klagomål och synpunkter... 9
Egenkontroll ... 10
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten ... 11
Riskanalys ... 17
Utredning av händelser – vårdskador ... 18
Informationssäkerhet ... 18
RESULTAT OCH ANALYS ... 21
Egenkontroll ... 21
Avvikelser ... 23
Klagomål och synpunkter... 26
Händelser och vårdskador ... 27
Riskanalys ... 27
Mål och strategier för kommande år ... 30
Sammanfattning
2020 blev ett år som helt präglades av pandemins framfart. En hel del plane- rade åtgärder fick bortprioriteras och stå undan för akuta uppkomna situat- ioner, nya rutiner, kontroller och arbetssätt. Verksamheter fick anpassas efter nya förutsättningar och nya uppkomna behov. Den kunskap och erfarenhet som inhämtats under året är oerhört viktig för att vi ska vara bättre rustade in- för framtiden, inte bara vid extraordinära situationer utan även till nytta i vår nya vardag.
Några viktiga åtgärder
Några viktiga händelser som skett under året är den fortsatta uppstarten och utvecklingen av Nära Vård teamet i samverkan med Regionen som startades i december 2019. För att stärka patientsäkerheten gällande läkemedel har en länsgemensam rutin gällande hantering av läkemedelsordinationer vid utskriv- ning från sjukhus tagits fram. I kommunen har tester med digital läkemedels- givare införts.
Gällande dokumentation så har kommunen gått från att konsumera i Nationell patientöversikt till att även producera så att tex Regionen kan ta del av våra journalanteckningar. Det digitala signeringssystemet Appva har utökats under året och finns nu även i boende med särskild service inom LSS och SoL. En pilot har även startats upp på vård-och omsorgsboende.
Vi har tillsammans i förvaltningen gjort ett arbete med att förbättra och ut- veckla vårt arbete kring fall och fallförebyggande arbete där den länsgemen- samma handlingsplanen har varit grunden.
Några viktiga resultat
Några viktiga resultat som uppnåtts under året är fortsatt effekt av Trygg och effektiv hemgång. Under 2020 har medelvårdtiden för utskrivningsklara pati- enter från sjukhuset sjunkit ytterligare. Genomsnittet för samtliga månader 2020 var 0,12 dagar. Inom kvalitetsregistret BPSD har vi flera goda resultat som ligger något bättre jämfört med riksgenomsnittet. Bland annat kan näm- nas det tal som beskriver graden av beteendemässiga och psykiska symtom.
Inom senior alert har både andelen åtgärdsplaner och utförda åtgärder ökat.
Dessutom visar statistiken att 89,6 % av alla skapade hälso-och sjukvårdsavvi- kelser är uppföljda inom uppsatta tidsramar.
En blick framåt – mål inför 2021
Inför nästkommande år fortsätter arbetet med både utökning och utveckling av den digitala tekniken i våra verksamheter. Även satsningar mot en god och nära vård fortsätter med ett ännu större förebyggande och hälsofrämjande per- spektiv.
Covid -19 har gjort oss i förvaltningen uppmärksamma på att psykisk ohälsa måste fortsättas belysas samt sätta in relevanta insatser där så behövs. Dessu- tom behöver verksamheterna säkerställa en hög nivå av basal hygien.
Inledning
Enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659 ska vårdgivaren skriva en patient- säkerhetsberättelse. Tanken med patientsäkerhetsberättelsen är att öppet och tydligt för alla redovisa strategier, mål och resultat av arbetet med att förbättra patientsäkerheten. Patientsäkerhetsberättelsen publiceras för allmänheten på kommunens hemsida.
Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att be- döma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kva- liteten har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Patientsäkerhetsberättelsen bör utformas så att den kan ingå i vårdgivarens ledningssystem för patientsäkerhet. Patient- säkerhetsberättelsen ska vara färdig senast den 1 mars varje år.
STRUKTUR
Övergripande mål och strategier
Enligt 3 kap 1§ i patientsäkerhetslagen ska vårdgivaren planera, leda och kon- trollera verksamheten på ett sätt som leder till att kravet på god vård och en vård på lika villkor för hela befolkningen i hälso- och sjukvårdslag (2017:30) upprätthålls.
Ledningssystemet ska tydliggöra och synliggöra verksamhetens kvalitet och dess resultat för patienter, personal och övriga medborgare. Varje patient ska känna sig trygg och säker i kontakten med vården.
Förvaltningen har tydliggjort inriktning för äldreomsorgen och funktionshin- derområdet fram till 2030 i strategiska utvecklingsplaner. Utvecklingsplanerna har sin utgångspunkt i att nämnden ska bedriva god vård och omsorg d v s den ska vara kunskapsbaserad, säker, individanpassad, jämlik och tillgänglig. Pla- nerna är ständigt föränderliga och uppdateras kontinuerligt med konkreta akti- viteter. Oförutsedda händelser kan påverka planernas innehåll och tidsplan.
För varje år beskrivs ett antal åtaganden inom de olika verksamhetsgrenarna på olika detaljerad nivå. Gemensamt för samtliga verksamhetsgrenar är att upprätthålla och utveckla kvalitet och säkerhet inom ramen för det kvalitetssy- stem som finns i verksamheten samt att ansvara för att patienterna får en säker och ändamålsenlig vård och behandling av god kvalitet.
Organisation och ansvar
Nämndens ansvar
Vård- och omsorgsnämnden utgör vårdgivare enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL). Vårdgivaren ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksam- heten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande ut- veckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med stöd av led- ningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vård- och omsorgsnämnden i Eskilstuna kommun har det över- gripande ansvaret för att den hälso- och sjukvård som erbjuds inom ansvars- området uppfyller hälso- och sjukvårdslagens krav på god vård.
Ansvaret avser;
• vård och omsorgsboenden för äldre
• hemsjukvård för personer över 18 år, i ordinärt boende inom primär- vårdens uppdrag
• korttidsvistelse enligt Socialtjänstlagen (SoL)
• dagverksamhet för äldre
• bostäder med särskild service för personer med psykiska funktions- nedsättningar enligt SoL och Lag om stöd och service till vissa funkt- ionshindrade (LSS)
• bostäder med särskild service enligt LSS
• daglig verksamhet och sysselsättning
Verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen, HSL
Där det bedrivs hälso- och sjukvårdsverksamhet ska det finnas en verksam- hetschef som ska säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses. Verksamhetschefen enligt HSL har det övergripande ansvaret för att vård och omsorg bedrivs utifrån lagar, fö- reskrifter, riktlinjer och för verksamheten fastställda rutiner. I ansvaret ingår att se till att resursanvändning och bemanning är optimal för att uppnå god och säker vård samt att bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Verksam- hetschefen ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.
Verksamhetschef för hälso- och sjukvårdsenheten är förvaltningens verksam- hetschef i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen.
Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)
Den medicinskt ansvarig sjuksköterskan ska tillsammans med verksamhets- chefen upprätthålla och utveckla verksamhetens kvalitet och säkerhet inom ra- men för ledningssystemet. MAS utövar sitt ansvar genom att bevaka att hälso- och sjukvårdens kvalitet och säkerhet upprätthålls. I uppdraget ingår att pla- nera och styra hälso- och sjukvårdsuppdraget genom riktlinjer och uppdrags- beskrivningen Hälso- och sjukvård samt att följa upp, kontrollera, dokumen- tera och redovisa uppdraget till nämnd.
Medicinskt ansvarig rehabilitering (MAR)
Sedan 2019 har förvaltningen inrättat och anställt en ny funktion, MAR d v s medicinskt ansvarig rehabilitering. Uppdraget för MAR är att likna med MAS uppdrag d v s att planera och styra samt att följa upp och kontrollera fast med inriktning mot rehabilitering.
Vårdgivaren utreder händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Både MAS och MAR har delegation från nämnden att göra en anmälan enligt lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg om händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada.
Verksamhetschef verksamhet
Vård- och omsorgsförvaltningens verksamhetschefer har ett helhetsansvar för sitt specifika område.
I ansvaret ingår
• att genomföra riskanalyser inför större förändringar i verksamheten så som organisatoriska förändringar, byte av/förändrade behandlings- metoder, medicinteknisk utrustning mm.
• att ansvara för att mål formuleras för verksamheten och att dessa nås, samt svara för uppföljning och analys av verksamheten så att åtgärder kan vidtas för att förbättra vården
• att det finns den personal och utrustning som krävs
• att personalen inom verksamheten har kännedom om gällande författ- ningar, riktlinjer, rutiner och att dessa följs
• att medarbetarna får adekvat introduktion och fortsatt kompetensut- veckling
Avdelningschef
Förvaltningen har under året inrättat ett chefsled mellan verksamhetschef och enhetschefer, d v s sju avdelningschefer. Varje avdelningschef har ett ansvar över sitt område, vård- och omsorgsboende respektive ordinärt boende. Avdel- ningschefen har ansvar för att säkerställa att enhetscheferna känner till gäl- lande rutiner och riktlinjer och att de följs på områdesnivå samt ger underlag till verksamhetschef för övergripande uppföljning.
Enhetschef
Enhetschefen ansvarar för att rutiner och riktlinjer som styr är kända på enhet- erna samt att ny personal har den kompetens som behövs med hänsyn till de krav som ställs på verksamheten samt att de får den introduktion som krävs för att utföra uppdragen.
Medarbetare
Alla medarbetare ska aktivt medverka i och bidra till utveckling av det syste- matiska kvalitetsarbetet som är en integrerad del i den dagliga verksamheten genom att följa de riktlinjer och rutiner som styr samt genom att uppmärk- samma och rapportera avvikelser.
Personal som utför delegerade uppdrag efter att erhållit delegering av legiti- merad personal är, enligt hälso- och sjukvårdslagen, hälso- och sjukvårdperso- nal och har det särskilda yrkesansvar som följer av att arbetsuppgifterna tillhör verksamhetsområdet hälso- och sjukvård.
Hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för att hälso- och sjukvården följer ve- tenskap och beprövad erfarenhet samt att inom ramen för verksamhetens led- ningssystem medverka i det systematiska kvalitetsarbetet.
Att upprätthålla hög patientsäkerhet är ett team/lagarbete som alla anställda berörs av inom enheten/förvaltningen.
Samverkan för att förebygga vårdskador
Regionen och kommunerna i Sörmland har genom närvårdssamverkan arbetat fram både en struktur för samverkan liksom ett antal stödjande och styrande dokument i samma syfte.
Till exempel kan nämnas, att i samband med nytt lagförslag, gällande trygg och effektiv hemgång från sjukhus till kommun, med start 1 januari 2018, finns en samverkansriktlinje mellan huvudmännen för att stödja i processen.
Uppföljning av efterlevnad till riktlinjerna följs kontinuerligt av utsedd koor- dinator inom kommunen och koordinator inom regionen.
När det gäller utskrivningar från Mälarsjukhuset till kommunen finns två di- striktssköterskor anställda för extra samverkan och dialog med uppdraget att delta på utskrivningsplaneringar och på så sätt säkerställa den enskilde indivi- dens säkerhet vid utskrivning och överlämning till kommunen från regionen.
Internt sker samverkan på teamträffar och primärteam där omvårdnadsansva- rig sjuksköterska, fysioterapeut, arbetsterapeut, omvårdnadspersonal och bi- ståndshandläggare deltar. Denna samverkan sker inom alla enheter där hälso- och sjukvårdsansvar föreligger. Vid behov bjuds andra funktioner in t ex. ar- betshandledare från daglig verksamhet/sysselsättning, demenssjuksköterska, representanter från regionen osv.
Samverkansrutiner finns mellan alla verksamheter och hälso- och sjukvården.
Vårdskador kan förebyggas genom att arbeta strukturerat med avvikelsehante- ring. Förvaltningen hanterar interna och externa avvikelser.
Interna avvikelser hanteras framför allt på enhetsnivå men kan också ske över enhetsgränser beroende på vem/vilka som varit delaktiga. En intern avvikelse avslutas efter att planerade åtgärder har följts upp.
Externa avvikelser hanteras enligt en framtagen instruktion mellan huvudmän- nen och annan utförare av vården. Avvikelserna skickas mellan huvudmännen i ett digitalt avvikelsehanteringssystem. Framför allt hanteras avvikelser mel- lan sjukhuset, vårdcentralerna och kommunen, men också avvikelser till färd- tjänst, ambulansverksamheten och tandvården förekommer.
Avvikelserna följs kontinuerligt i olika samverkansgrupper mellan regionen och kommunen.
Dessutom har förvaltningen avtal och samverkansriktlinjer med region Sörm- land med syfte att ge en god och säker vård och för att undvika vårdskador.
Som exempel kan omnämnas Avtal om läkarmedverkan i den kommunala hälso- och sjukvården och Avtal med vårdhygien.
Patienters och närståendes delaktighet
Vården och behandlingen ska så långt som möjligt utformas och genomföras i samverkan med den enskilde individen och om denne önskar även de anhö- riga. Information om att det finns möjlighet att lämna synpunkter på verksam- heten ska delges alla brukare och anhöriga. I de områden som servicedeklarat- ioner1 finns ska dessa delas ut, informationen på kommunens hemsida ska hål- las uppdaterad och all personal ska kunna informera om kommunens anhö- rigstöd. Anhörigstödet utvärderas varje år via enkäter, resultat sammanställs och redovisas till nämnden.
Anhörigstödet
Anhörigstödet i vård- och omsorgsförvaltningen är en förebyggande verksam- het. Verksamheten på Anhörigcentrum vänder sig till anhöriga som vårdar och stödjer en person 18 år och äldre i ordinärt boende, vård- och omsorgsboende eller boende med särskild service. Anhörigcentrum erbjuder råd, stöd, samtal enskilt eller i grupp med andra anhöriga, föreläsningar och tematräffar, av- slappning och friskvård. Insatserna är kostnadsfria och kräver inget bistånds- beslut. Anhörigstödet vänder sig till alla medborgare som är folkbokförda inom Eskilstuna kommun.
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
Som vårdgivare finns ett krav att utreda händelser, att lämpliga åtgärder plane- ras och sätts in, att dessa följs upp och att kunskaperna om det inträffade sprids för att liknande händelser inte ska inträffa igen.
Arbetet med avvikelser är grunden för patientsäkerhetsarbetet och leder till ut- veckling av den kommunala vården och omsorgen, därför uppmuntras all per- sonal att registrera avvikelser och händelser.
Förvaltningen har en övergripande riktlinje gällande avvikelsehantering samt en handbok för praktisk hantering av avvikelser. Dokumenten finns i verksam- hetsprocesserna. Revidering har skett under året och det finns en planering för implementering under kommande år.
Den som upptäcker en avvikande händelse ska skyndsamt göra de nödvändiga åtgärderna som behövs för att förhindra att händelsen fortsätter att utvecklas och för att minska en negativ effekt av det inträffade för den enskilde. Den som upptäcker den avvikande händelsen ska även dokumentera händelsen samt registrera en avvikelserapport i förvaltningens verksamhetssystem.
Enhetschef är mottagare av alla avvikelser som skrivs på enheten oavsett inom vilket lagrum.
Utredning och beslut om vilka åtgärder som ska sättas in är beroende av vad avvikelsen avser men målsättningen är att arbetet ska ske i teamsamverkan över professionsgränserna.
1 Kommunens kvalitetsbeskrivning av en tjänst som erbjuds tex hemtjänst.
Klagomål och synpunkter
Synpunkter och klagomål är viktiga källor för förvaltningen och ska tas om hand på ett bra sätt så att de kan bidra till att förbättra våra verksamheter. Un- der året har en handbok för hantering av synpunkter och klagomål uppdaterats och en lathund har tagits fram för ärendehanteringssystemet. Handboken trycker på alla medarbetares ansvar att ta emot synpunkter och klagomål och förmedla till närmaste chef så att hantering och lösningar i första hand sker ute i verksamheterna, i direktkontakt med patienter och anhöriga.
Synpunkter/klagomål kan också inkomma på andra olika sätt; via förvaltning- ens brevlåda, via kommunens e-tjänst för hantering eller via muntlig/skriftlig kontakt med Eskilstuna direkt. En del personer väljer att vända sig till patient- nämnden eller IVO.
Det finns en riskmatris till hjälp att bedöma allvarlighetsgraden på synpunkten eller klagomålet. Graden avgör vilka personer som ska hantera ärendet och göra fortsatta analyser, utarbeta åtgärder och metoder för uppföljning. De allra flesta ärenden hanteras på respektive enhet av närmast berörda medarbetare och chefer medan en del ärenden som kräver utvidgade utredningar hanteras tillsammans med MAS, MAR och/ eller SAS (socialt ansvarig samordnare).
Alla personer som inkommit med en synpunkt eller ett klagomål ska få en återkoppling. Utarbetat material som stöd för svar på synpunkter och klagomål finns.
Alla synpunkter och klagomål som inkommit ska registreras i kommunens ärendehanteringssystem Artvise. Ett arbete pågår med att få fram användbar statistik som underlag till analys och förbättringsarbetet.
Egenkontroll
Nedan visas exempel på egenkontroller genomförda under 2020
Egenkontroll Omfattning Källa
Basala hygienrutiner och klädregler
Förvaltningsövergripande
2 ggr per år Webbenkät själv- skattning och fråge- formulär
Hygienronder – utfördes ej Utförs i samverkan med vårdhygien
Planerades in under både våren och hösten men ställdes in p g a pandemi
Genomgång av hygi- ensköterska. Doku- menteras i protokoll Journalgranskning
Hälso- och sjukvårdsenheten
1ggr/år Protokoll
Personuppgiftshantering Hälso- och sjukvårdsenheten samt FO
4 ggr/år Förteckning
Kvalitetsenkät med fokus på vårdrelaterade infektioner och sår
2 ggr/år
Planerades att utfö- ras 2 ggr men blev 1 ggr pga pandemin
VIVA
Kännedom om säkerstäl- lande av brukares säkerhet vid IT avbrott
Hälso- och sjukvårdsenheten
1 ggr/år Protokoll
Nattfastemätning 1 ggr ÄO 2 ggr korttids
Protokoll
Hälso-och sjukvårdsavvikel-
ser 2 ggr/år Protokoll
Rapporter - Senior alert 2 ggr/år Utdrag av utv.led.
HoS som presenteras i förvaltningsled- ningen (FL) Rapporter - Palliativa regist-
ret 2 ggr/år Utdrag av utv.led.
HoS som presenteras i förvaltningsled- ningen (FL) Patientsäkerhetsdialog 1 ggr/år Protokoll Interna avvikelser inom
hälso- och sjukvårdsenheten 2-3 ggr/år Avvikelsehanterings- systemet
Patienternas klagomål och
synpunkter 2 ggn/år Patientnämnden,
IVO, avvikelsehante- ringssystemet
Uppdaterade och aktuelle lo-
kala läkemedelsinstruktioner Ej äldre än 12 må-
nader Förteckning
PROCESS - Åtgärder för att öka patientsäkerheten
Covid -19
2020 blev ett år som inte liknade något annat tidigare. Covid-19 kräver därför att få ett eget avsnitt i årets patientsäkerhetsberättelse. Det redovisas om pan- demin på många andra ställen också i dokumentet men här kommer en samlad bild över patientsäkerhetsfrämjande åtgärder i samband med covid-19. Pande- min har under vissa perioder slukat hela förvaltningens resurser och andra pla- nerade saker har med all rätt fått stå tillbaka.
I början var bristen på skyddsmaterial ett stort problem. Inköp fick göras hos alternativa leverantörer och lager, logistik och distribution arrangerades hos OLC (Omlastningscentralen). En stor oro spred sig att inte ha eller ha rätt ut- rustning. Under året har ett större lager kunnat byggas upp.
Utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer beslutades att tillfälligt stänga ned vissa verksamheter och införa besöksförbud på vård-och omsorgs- boenden för att minska risken för smittspridning. Nya individuella former av verksamhet erbjöds och kontakter via digitala verktyg. Kohortvård för smit- tade brukare har även införts i så stor utsträckning som möjligt.
Ett stort arbete har gjorts för att hantera olika informationsflöden och frågor som uppkommit. En informationssida på intranätet byggdes upp, en telefon- linje och nyhetsfeed skapades, regelbundna möten med enhetschefer skedde från förvaltningens sida.
En hög sjukfrånvaro hos medarbetarna har varit utmanande. Utökning av antal vikarier säkerställdes som fick introduktionsprogram och webbaserade utbild- ningar. Personal från övriga förvaltningar ”lånades” in. Särskilda delegerings- team har skapats för att säkerställa att det fanns tillgänglig personal för delege- rade hälso-och sjukvårdsuppgifter. Under året har olika andra team också skapats såsom beredskapsteam, covid team, provtagningsteam och en mellan- vårdsenhet. Biståndskontoret inrättade helgberedskap för att snabbt kunna möta behov av vård och omsorg, alla dagar i veckan. Inför sommaren utöka- des grundbemanningen för att klara en fortsatt ökad sjukfrånvaro.
Då Covid-19 var en ny smitta så har alla i förvaltningen behövt bygga på sina kunskaper och utbildningsinsatser har skapats. Bland annat har personal fått genomgå webbutbildningar i basala hygienrutiner, work shops har skett, trä- ningstillfällen för att kunna ta av och på skyddsutrustning på rätt sätt med mera. Rehabenheten har tagit fram material kring andning, positionering och mobilisering under och efter covidsjukdom.
För att lära av vårens utmaningar tillsattes en utredning som resulterade i en handlingsplan för en eventuell nästa våg. Den andra vågen kom under hösten och de sista månaderna av året handlade mycket om provtagning, smittspår- ning och sedan äntligen om planering inför och genomförande av vaccinering.
Utifrån 2020 års mål och strategier inom patientsäkerhet ges nedan exempel på vad som genomförts
Samverkan
APPVA – samverkan med regionen
Under 2020 har ett arbete påbörjats för att utreda om patientens säkerhet kan förbättras när SSIH är ansvariga för patienten men den nära omvårdnaden ut- förs av hemtjänst genom att SSIH då får tillgång till att skapa signeringslistor och arbeta gällande dessa patienter i Appva.
Teamsamverkan
Inom hemtjänsten har det arbetats vidare kring det utökade och förbättrade teamarbetet som påbörjades under 2019. Det är ett arbete som görs med fokus på det dagliga samarbetet kring den enskilde brukaren. I teamarbetet ingår också teamträffar där mer komplexa frågor lyfts samt där det finns utrymme till dialog och analys kring verksamheten inom olika områden
NPÖ Under 2020 har förvaltningen blivit producenter av journaluppgifter till sam- manhållen journal via Nationell patientöversikt (NPÖ), vilket ger regionen möjlighet att efter samtycke se den dokumentation som finns i kommunens verksamhetssystem gällande åtgärdsanteckningar och vårdplaner skrivna av legitimerad personal.
Nära vård teamet
Startade december 2019 där fokus ligger på svårt sjuka i hemmet med ett mul- tiprofessionellt samarbete med region Sörmland för att ge vård och stöd till målgruppen tillsammans med region Sörmland. Teamet var organisatoriskt placerade under hälso- och sjukvården i uppstartsskedet men har under 2020 flyttats över till äldreomsorgen för att underlätta och ha närhet till övrig hem- tjänst för att sprida arbetssättet vidare.
Förebyggande verksamhet och anhörigstöd Anhörigstödet
Under året har Anhörigstödet präglats av den pågående pandemin i världen.
Anhörigstödet har mestadels under året fokuserats på det individuella stödet samt även det digitala stödet då gruppverksamheten inomhus har fått pausats pga de restriktioner som gäller fysiska träffar. Gruppaktiviteter utomhus som träningsgrupper, samtalsträffar och samtalspromenader m.m. har pågått under hela året
En film om anhörigstödets betydelse har spelats in under 2020 och visas på webben och på Internportalen för samtlig personal.
Anhörigkonsulenterna har arbetet mycket med uppsökande stöd då många an- höriga inte orkat ta kontakt själva och att det saknats naturliga mötesplatser för anhöriga under rådande omständigheter. Det digitala stödet har utvecklats i form av anhörigutbildningar på webben, Mindfulnessföreläsning samt medi- tationer för anhöriga på hemsidan. Planen för anhörigstödet inför 2021 är att fortsätta utveckla det digitala stödet samt de förebyggande hälsofrämjande in- satserna. Arbetet kommer fortsätta fokusera på ett flexibelt stöd utifrån varje individs behov.
Barnperspektivet
Under året har information om att barnkonventionen har blivit lag uppmärk- sammats ute i verksamheterna. Bland annat har information i respektive pro- cess fyllts på och belysts.
Ett arbete har genomförts under året med att ta fram en instruktion för hur ar- betet med att uppmärksamma barn som anhöriga ska ske. Den är kvalitetssäk- rad av Anhörigcentrum.
Område funktionshinder har under året gjort ett förslag på att ”barnlots” ska finnas. Detta har föreslagits bli ett projekt under kommande år.
Digital teknik APPVA
En webbutbildning har tagits fram som ett stöd till medarbetare som ska starta upp arbetet med digital signering i Appva. Appva används från och med i år inom boende med särskild service inom LSS och SoL. Inom vård- och om- sorgsboende pågår ett arbete med att starta upp digital signering på ett boende som pilot.
Bristande följsamhet till nuvarande rutin, undvikande av att arbeta utifrån di- gitalsignering samt att avvikelser inte skrivs i den omfattning som det finns re- gistrerade larm är brister som framkommit sedan implementeringen som ses kvarstå vid kontroll även 2020.
En risk som framkommit genom ofullständig implementering är att man nu använder olika system inom olika verksamheter vilket skapar förvirring och ökad risk för att fel ska uppstå. En önskan finns att införa Appva förvalt- ningsövergripande så att även verksamheterna inom hela området funktions- hinder och äldreomsorg (vård- och omsorgsboende) kan ha samma arbetssätt ses som en kvalitetshöjning med möjlighet att förbättra säkerheten för patien- ten.
Läkemedelsgivare
Ett arbete pågår med att implementera digitala läkemedelsgivare (Evondos).
Införandet har dragit ut på tiden då det krävt mer förberedelser och kunskap än förväntat från alla inblandade.
Trygg hemma
Utifrån de demografiska utmaningar förvaltningen står inför sker prioriterat arbete utifrån ”trygg hemma” med representation från förvaltningens alla de- lar. Hälso- och sjukvårdensenheten har under 2020 fått ekonomiska förutsätt-
ningar att frikoppla medarbetare för arbete med ”verktygslådan – videomö- ten”. Uppdraget är förlängt in på 2021 då arbetet fick pausas med anledning av pandemi.
Webex är IT- lösningen som kommer att användas för att hantera säkra möten.
Kompetens och kvalitet Vård i livets slutskede - VILS
Ett arbete pågår gällande arbetssätt och stöd när det gäller vård i livets slut.
Fallhändelser
Under 2020 har en arbetsgrupp implementerat och reviderat arbetet med att förebygga fallhändelser/fallavvikelser.
Hjälpmedel
Under 2020 har beslut tagits att kassera de äldsta egenägda sängar som finns ute i verksamhet istället för att reparera när fel uppstår. Uppsättningsrutiner av lyftmotorer har utvecklats med fler tyngdtest för en säker uppsättning. Äldre lyftmotorer har bytts ut mot nya. Utifrån att det uppmärksammats att glid och draglakan bäddats i fel så har tydligare utprovningsprotokoll och frastexter för dokumentation utarbetats.
Styrdokument
Strategierna för äldreomsorg och funktionshinderområdet är ett bidrag i att komprimera och samordna förvaltningens inriktning och prioriteringar inom respektive områden.
Ett försök att minska antalet uppdragsbeskrivningar har genomförts.
Ett arbete har pågått under 2020 med att justera och hantera dokument inom rehab. Tidigare låg mycket dokument som inte användes på en samarbetsyta – dessa har nu sorterats och hanterats för att undvika dokument som inte an- vänds.
Ett fortsatt arbete sker på förvaltningen med att skapa gemensamma rutiner handböcker och instruktioner i syfte att öka patientsäkerheten. Förvaltningens samlade kompetens används för att säkerställa informationen är tillräcklig och korrekt.
Ett arbete pågår med att säkra dokumentationen i journal, bland annat för att säkerställa att dokumentation sker under korrekt lagrum. Äldreomsorgen har tagit fram ett APT-material om vårdplaner.
Under 2019 noterande brist på säkerhet när brukare skrivs ut från sjukhus gäl- lande läkemedelshantering/läkemedelsordinationer vilket har resulterat i en ny länsövergripande rutin som implementerats under året.
MAS nätverket i Södermanland har som tillägg till detta skapat en checklista som stöd vid överlämningarna mellan kommun/region för att undvika brist för patienten.
Under 2019 uppkom misstanke i att det förekommit att dämpande läkemedel felaktigt har använts när bristande kunskap, omvårdnadsbrist/personalbrist va- rit orsaken. För att bevara patientsäkerheten arbetades en ny instruktion fram för vad som ska vara säkerställt och hanterat innan dämpande läkemedel för administreras. Instruktionen är implementerad under första halvan av 2020 och kommer att följas upp under första delen av 2021.
Organisation
Förvaltningen har under året anställt en dietist.
Uppstart av dialog om IHR (intensiv hemrehabilitering), korttids, växelvård och trygghetsplatser - organisationsförändring under 2020 för att under 2021 tillhöra äldreomsorgen.
Arbetsgrupp/utredning för framtidens växelvård pågår.
IHR har under hösten 2020 implementerat och arbetet intensivt med att införa riskbedömningar och arbeta aktivt med senior alert som stöd.
Patientsäkerhet
Under 2020 har område hälso- och sjukvård tillsammans med MAS ingått i en pilot där man testat ett verktyg från SKR för att inventera och belysa behov, förutsättningar och fortsatta prioriteringar för att öka patientsäkerheten – ar- bete pågår med hur detta ska bli en del av den röda tråden genom våra verk- samheter för att skapa en modern och trygg hälso- och sjukvård.
En del som tydligt framkommit är behovet av att utbilda och belysa vad pati- entsäkerhet innebär och hur alla professioner tillsammans kan arbeta för att skapa en så trygg och säker vård och omsorg som möjligt på alla nivåer från beslut till utförande.
Ett arbete har gjorts under året med att hitta gemensamma kontrollpunkter inom hygien, för hela förvaltningen.
Bostäder och boenden för äldre
Vård- och omsorgsförvaltningen har identifierat och fastställt behov av platser inom vård- och omsorgsboende.
Behovet omfattas både av att ersätta platser inom vård- och omsorgsboenden med låg boendestandard såväl som planering och byggnation av helt nya bo- enden i syfte att säkerställa en säker och kvalitativ verksamhet, för både bru- kare och personal.
Pågående byggnationer inom vård- och omsorgsboende:
- Skiftinge,
som kommer att ersätta Djurgårdens äldreboende - Spångagården,
om- och tillbyggnad
- Nybyggnad intill Trumslagargården,
- Villa Stallgården,
Kommer att drivas i privat regi där kommunen kommer att köpa plat- ser för att ersätta Oxen
Ytterligare nya vård- och omsorgsboenden planeras under perioden 2022 - 2024, som bland annat kommer att ersätta Eskilshems vård- och omsorgsbo- ende.
På förvaltningen pågår också ett arbete med att ta fram ett koncept för att bygga vård- och omsorgsboenden.
Dokumentet ska vara en beskrivning, en kravspecifikation hållbar över tid, som bildar underlag för beställning när behov av nya vård- och omsorgsboen- den uppstår.
Konceptet ska säkerställa likvärdig boendestandard och optimal verksamhets- anpassning.
Tjänstens utförande
Pandemin har bidragit till att den digitala kommunikationen snabbt har ut- vecklats både internt som externt samt för brukar/patientärenden och för att hantera personalens behov. Fysiska möten tex APT och teamsmöten har i stort sätt helt försvunnit och ersatts av digitala möten, framför allt via Skype och Teams. Utbildningar och konferenser är andra exempel där fysiska möten er- satts med digitala möten.
För att hantera pandemin som en helhet har ett digitalt system arbetats fram för att säkerställa materialtillgång i förhållande till antalet smittade, misstänkt smittade, personer.
Informations- och utbildningsfilmer har skapats internt men också hämtats från nationell nivå för att sprida kunskap om både hanteringen av covid- 19 samt om hur tex skyddsutrustning ska hanteras.
Övriga exempel på arbetssätt, verktyg, åtgärder och samarbeten som haft betydelse för att förbättra patientsäkerheten under året
Under våren infördes besöksrestriktioner på vård- och omsorgsboende med undantag för in- och utflyttningar samt vård/ vak vid livets slut. Under en pe- riod tilläts besök utomhus under kontrollerade former med besöksvärdar. Efter sommaren har besök tillåtits i brukarens lägenheter under ordnade former och med skyddsutrustning.
Basal hygien och klädregler har fått ett extra fokus under året med anledning av pandemin. Alla medarbetare genomförde webutbildningar i hygien och många fick också utbildning av demensteamet i hygien och användande av skyddsutrustning. Förvaltningen har tagit ett beslut om att inrätta hygienteam och säkerställa att hygienombud finns inom samtliga verksamheter. Utbild- ningsinsatser för chefer är under planering i samverkan med Regionens vård- hygieniska enhet och kommer att startas upp under 2021 för att därefter konti- nuerligt återkomma.
Att personal inom våra verksamheter ska ha och använda arbetskläder på ar- betsplatsen samt i omvårdnadsnära arbete också använda visir och från och med hösten också med munskydd är åtgärder som införts för att minska risken för smittspridning.
En mellanvårdsenhet för smittade covidpatienter inrättades och inom hem- tjänst skapades covid team/beredskapsteam också i syfte att minska smitt- spridningen genom att minimera antalet personal runt den enskilde individen.
Riskanalys
Risk- och konsekvensanalyser genomförs alltid där vi ser att risker föreligger inför tex. förändring av verksamheter, vid hot och våld, risk för smitta och smittspridning, lokalanpassningar, störande inslag runt tex ett boende mm. In- dividuella riskbedömningar genomförs för varje brukare /patient och följs upp kontinuerligt.
Exempel på genomförda riskanalyser:
- delar som i nuläget tillhört hälso- och sjukvården kommer att övergå till Äldreomsorgen under 2021. Dialog och information har skett ute i verksamheterna.
- nyckelhantering/kortläsare. Byte till kortläsare kommer att ske enligt plan via säkerhetssamordnare.
- inför organisationsförändring på personlig assistans - arbetsmiljön i korttids lokaler
- platsbrist på korttidsenheten. Platssamordning har skett tillsammans med äldreomsorgen.
- nya lokaler för utökning av platser
- uppstart av ny verksamhet på korttidsenheten - övergång till fast basschema
- inför sommaren gällande värmebölja. Information, genomgång och påminnelse om råd skedde till chefer och medarbetare.
Med anledning av pandemin har riskanalyser varit en del av arbetet för att säkra vården och omsorgen runt den enskilde individen och ur ett arbetsmiljö- perspektiv. Exempel på genomförda riskanalyser i samband vid pandemin:
- veckovisa riskanalyser på enhetsnivå under våren utifrån syftet att trygga och säkra vården och arbetsmiljön
- risk om smittspridning och risk för smitta i vårdnära arbete - för säkra besök av anhöriga, frisör och fotvård för alla brukare - vid nedstängningen/neddragningen av platser på Djurgårdens vård-
och omsorgsboende
- relaterat till långa kötider till vård- och omsorgsboende med inriktning demens vilket har ökat antalet med demensdiagnos som blir kvar på korttidsenhet.
- vid vårens tillfälliga nedstängning av växelvårdsenheten. Telefonkon- takt togs med anhöriga för stöd och avstämningar.
- i samverkan med smittskydd vid öppnandet av mellanvårdsenheten våren 2020. Hälso-och sjukvårdsenheten gjorde efteråt små justeringar i hantering och möblering inför öppnandet.
Utredning av händelser – vårdskador
Den som upptäcker en avvikande händelse ska skyndsamt göra de nödvändiga åtgärder som behövs för att förhindra att någon får en vårdskada. Om en vård- skada redan uppstått ska åtgärder genomföras så att vårdskadan får så liten ef- fekt som möjligt för den drabbade.
Händelser ska alltid bedömas, åtgärdas och utredas där dessa har inträffat. Om händelsen under eller efter en utredning bedöms vara av betydande och/eller katastrofal karaktär ska alltid MAS eller MAR kontaktas för att eventuellt ta över utredningsuppdraget.
Enhetschefen är alltid mottagare av samtliga avvikelser som inträffar. Utred- ningsarbetet sker i samverkan med legitimerad personal och andra yrkeskate- gorier som är berörda.
En utredning ska leda fram till vilka åtgärder som behöver vidtas vid enheten och om planerade åtgärder är åtgärder som behöver genomföras inom hela för- valtningen.
Informationssäkerhet
Uppföljning av informationssäkerheten
Information är värdefull och behöver skyddas efter behov. Ett bra informat- ionssäkerhetsarbete är en förutsättning för effektiv och korrekt informations- hantering. Detta skapar förtroende både inom och utanför organisationen.
Den 25 maj 2018 trädde Dataskyddsförordningen i kraft och ersatte Person- uppgiftslagen.
Vård- och omsorgsnämnden är personuppgiftsansvarig som har ett ansvar att, utifrån de integritetsrisker som finns med behandlingen, genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att be- handlingen utförs i enlighet med dataskyddsförordningen. Detta innebär att verksamheten har genomfört säkra och lämpliga metoder för dataskydd samt personuppgiftsbehandlingen och informerat samtliga inom verksamheten.
Det handlar bland annat om;
Registerförteckning: Verksamheten samlar personuppgiftsbehand- lingar under en registerförteckning som ska diarieföras och därefter uppdateras kontinuerligt.
Konsekvensbedömning: Nämndens personuppgiftsbehandlingar ska baseras på konsekvensbedömning som ska vara grunden för hur han- teringen och skyddet ska vara i proportion till de risker och konse- kvenser som personuppgifterna kan utsättas för.
Handlingsplan: Denna handlingsplan utgör en del av verksamhetens arbete med Dataskyddsförordningen. Handlingsplanen ska ses som ett levande dokument som kontinuerligt uppdateras utefter verksamhet- ens arbete med personuppgifter.
Dataskyddsombud: Ett dataskyddsombuds uppgift är att informera och ge råd till den personuppgiftsansvariga organisationen kring vilka skyldigheter som gäller enligt Dataskyddsförordningen. Ombudet ska också bevaka att reglerna följs och fungera som kontaktperson för Da- tainspektionen.
NIS-direktivet (Nätverk och informationssystem) genomfördes i Sverige 2018 och ställer krav på säkerhet i nätverk och informationssystem.
Vård- och omsorgsnämnden har anslutits till NIS-direktivet. Direktivet inne- bär i korthet krav på informationssäkerhet och incidentrapportering för leve- rantörer av samhällsviktiga tjänster.
Riskanalyser som har genomförts
Risk- och sårbarhetsanalyser (RSA) utförs kontinuerligt för att redu- cera risker, minska sårbarheter inom förvaltningen och att förbättra förvaltningens förmåga att förebygga, motstå och hantera risker och händelser.
RSA utförs på samtliga system regelbundet där verksamheten använ- der dessa system.
Rutiner för Behörighets beställningar, utökad behörighet, avbeställ- ningar och förändringar.
RSA-arbete på en övergripande nivå som riktar sig mot samtliga om- rådesnivåer inom verksamheten.
Konsekvensbedömning enligt Dataskyddsförordningen är en del i ris- kanalysarbetet som utförs inom verksamheten. Fokus i denna riskana- lys ligger på känsliga personuppgifter som behandlas inom olika sy- stem.
Åtgärdsplan för olika risker, utifrån registerförteckningen och konse- kvensbedömningen framgår det vilka behandlingar som kan komma att behöva följas upp, uppdateras och eller utvecklas. Det kan även ställa högre krav på dataskydd.
Åtgärder som har vidtagits för förbättring av informationssäker- heten
Informationssäkerhet handlar om att hindra information från att läcka ut, för- vanskas, förstöras samt säkerställa att informationen finns tillgänglig för en le- gitim användare. För att uppfylla dessa har förvaltningen arbetat med punk- terna nedan:
KLASSA informationssäkerhetsklassning: Informationsklassning är en metod som hjälper verksamheten att välja rätt åtgärder som skyd- dar information.
Informationssäkerhetsinstruktion för medarbetare, ledning och IT.
Säkra digitala möten inom och utanför organisationen.
Begränsa behörigheter, loggning och kontroll av samtliga system.
Säker e-posthantering, för att kommunicera på ett säkert sätt internt och externt. Med detta menas att kommunikationen som är av känslig karaktär sker krypterad. Där kravet från Dataskyddsförordningen vad gäller hantering av personuppgifter uppfylls.
Digitalt signerade medicinlistor, ett system som underlättar spårbarhet och säkrare medicintilldelning. Samt ger ökad säkerhet vid hantering av brukarens uppgifter.
Digitala medicinskåp, ökar spårbarheten där logg och behörighetsstyr- ning är ytterst viktigt inom verksamheten.
NPÖ (Nationell Patientöversikt): TGP (TillGängligPatient) server kommer flyttas till Cambio i samband med att vi blir NPÖ- producen- ter under 2019. I övrigt är säkerhetsskyddet hög.
All personal har fått tillgång till utbildning i informationssäkerhet och dataskyddsförordning.
Utvärdering som har genomförts mot skydd för olovlig åtkomst till datornätverk och informationssystem
Skydd av system
En utvärdering har gjorts av skyddet mot olovlig åtkomst. Dokumentationssy- stemet är separerat från övriga system pga. att leverantören ska kunna ha åt- komst. Skydd finns mot interna och externa hot.
Samtliga system har skydd mot interna och externa hot. Loggar finns som kontrolleras dagligen och tester av skyddet görs.
Loggkontroller utförs i dokumentationssystem och Nationella patientöversik- ten enligt skriftliga rutiner för att kontrollera så att personal inte obehörigt har haft åtkomst till information i systemen. Det görs för att säkerställa brukarnas integritet. För varje månad tas stickprovskontroller på slumpmässigt utvald personal för att se vilka brukare de haft åtkomst till i systemen. Det finns också möjlighet att vid behov utföra loggkontroller på enskilda brukare eller personal för att kontrollera åtkomst.
Skydd av nätverk
Våra IT-system nås via olika typer av nätverk. I det trådlösa nätverket är sä- kerheten hög. Utveckling av skyddet för trådburet nätverk pågår.
Det finns ett inriktningsbeslut i kommunen att alla kommunens fastigheter ska få uppkoppling till kommunens nätverk via fiber. Det ger snabbare och stabi- lare uppkoppling mot våra IT-system vilket ger ökad säkerhet för brukare och patienter. Någon tidsplan finns inte ännu men planering pågår.
Verksamheten arbetar mot att göra datornätverket säkrare, och dessa görs kontinuerligt genom utbildning och certifikatkrav på klientenheter.
Citrix-lösning med två faktors inloggning, detta är för att öka säker- heten för uppkoppling och generellt skydd av data.
IT har nära samarbete med verksamheten och leverantörer för att öka säkerheten i systemen.
Granskning som har gjorts av hälso- och sjukvårdspersonalens journalföring.
Som vårdgivare ska Eskilstuna kommun utföra slumpmässiga kontinuerlig loggkontroll för att på så sätt upptäcka eventuella avvikelser kring patient- el- ler personuppgifter.
Vård- och omsorgsförvaltningen har en slumpmässig loggkontroll i Viva för att kunna kontrollera om någon som inte är behörig har kommit åt brukarupp- gifter, även att avhålla personal från att läsa brukaruppgifter som de inte behö- ver i sitt arbete.
RESULTAT OCH ANALYS
Egenkontroll
Följsamhet till basala hygien och klädregler för personal
Under 2020 har en ny systematik för kontroll och mätning av följsamheten till basal hygien utarbetats. Detta innebär att en förvaltningsövergripande weben- kät tagits fram som ska utföras två gånger per år. I och med detta så har även verksamheter inom funktionshinder och socialpsykiatri ”hygien” som en egen- kontrollspunkt, vilket inte tidigare har varit fallet.
För att få en överblick över helheten lades även ytterligare frågeställningar till i enkäten om förutsättningar och egen uppfattning om kunskap och behov.
I fritextsvaren gällande arbetskläder framkom att bättre kläder och tvättmöjlig- heter, fler uppsättningar och central hantering skulle påverka användandet i positiv riktning. Även bättre städutrustning och utbildning var behov som ef- terfrågades. Medarbetarna kände sig också osäkra på hur IT-utrustning och mobiltelefoner ska hanteras gällande hygien.
Under pandemin uppkom extra behov av att säkerställa följsamheten till ba- sala hygienrutiner. Under v 22 till 34 fick därför enhetschefer i uppgift att ut- föra minst fem stickprovskontroller i sin verksamhet och rapportera. Resultatet var en ögonblicksbild för att se om respektive enhet behövde göra några di- rekta insatser samt som en påminnelse att följa uppsatta rutiner.
I och med pandemins framfart under året så har det varit extra stort fokus på de basala hygienrutinerna som helt säkert har haft positiv påverkan på resulta- tet. Med den uppmärksamhet som skett, de utbildningsinsatser som genom- förts så är det till trots personal som till exempel bär ringar och inte använder sig av kortärmad arbetsdräkt i omvårdnadsnära situationer. Varje enhet måste fortsätta att arbeta med sina resultat och en nolltolerans.
VOF v 22- 34
VOF höst 2020
ÄO höst 2020
Funk höst 2020
HoS höst 2020
Övriga höst 2020
Svarsfre- kvens antal personer
589 1651 743 616 224 68
Andel som
*/Andel i % som *
950/57,5 435/58,5 340/55,2 133/59,4 42/61,8
Handsprit
före NEJ 11% 81/8,6 23/5,3 50/14,9 4/0,8 4/9,5
Handsprit ef- 3% 11/8,3 1/0,2 9/2,6 1/0,8 0/0
Använde handskar NEJ
4% 50/5,3 5/1,2 34/10 11/8,3 0/0
Använde för-
kläde NEJ 10% 184/19,6 20/4,7 146/43,2 13/9,8 5/11,9
Uppsatt hår/skägg NEJ
2% 38/4,1 14/3,2 20/6 1/0 3/7,1
Kortärmad arbetsdräkt NEJ
4% 52/5,5 3/0,7 44/13,2 3/2,3 2/4,8
Korta naglar
NEJ 5% 27/2,9 6/1,4 18/5,4 2/1,5 1/ 2,4
Nagellack JA " 24/2,6 11/2,6 12/3,7 1/0,8 0/0
Klocka, arm-
band JA 6% 50/5,4 15/3,5 31/9,3 4/3,1 0/0
Ring JA " 47/5% 10/2,3 37/11,1 0 0
Bandage, förband, stödskena
" 16/1,7 9/2,1 7/2,1 0 0
*Utförde ett arbete där det fanns risk för stänk av kroppsvätskor/kontakt med kroppsvätskor eller kontakt med arbetskläder mot brukaren, brukarens säng eller hantering av smutsiga före- mål.
Nattfasta
Likt tidigare år visar egenkontroll av nattfastan att det finns stor variation mel- lan de olika enheterna. Det finns enheter som verkar arbeta systematiskt med att erbjuda nattmål, men också enheter som inte verkar ha ett system för detta.
Kommunövergripande nattfastemätning utfördes endast under hösten 2020 på grund av Covid-19. Alla enheter deltog dock inte.
Sedan mars 2020 har kommunen åter en anställd dietist. På grund av Covid-19 har fysiska utbildningsträffar inte kunnat hållas i önskad utsträckning. En we- butbildning på grundnivå om mat för äldre har istället tagits fram. Dietist har kunnat konsulteras på individnivå för nutritionsbedömning och nutritionsbe- handling.
Antal mät-
ningar Lägsta
värde i h Högsta
värde i h Medel Median
Korttids en-
het 1 16 4:45 15:30 11:08 12:17
Korttids
enhet 2 14 5:45 13:10 10:51 11:50
Korttids
enhet 3 14 07:00 14:00 8:47 7:00
Voob
äldre 203 3:30 15:30 11:52 12:30
Voob
demens 238 3:00 15:30 10:58 11:30
Hälso-och sjukvårdsdokumentation
Egenkontroll av hälso-och sjukvårdsdokumentation genom journalgranskning visar även 2020 att legitimerad personal har goda kunskaper i att dokumen- tera. Dock saknas fortfarande liksom 2019 en samsyn i vart man dokumenterar olika saker. Det resulterar i att det kan vara svårt att hitta uppgifter, uppgif- terna finns men på olika ställen. Förbättringar kan ske genom ökad styrning och till exempel en tydlighet i hur vårdplaner ska hanteras och arbetas med.
En gemensam dokumentationsgrupp med chefer och medarbetare har skapats för att arbeta med frågorna. När det gäller aktualitet i vårdplanernas tidspe- rioder har arbete med information och förtydligande av vikten av korrekt in- formation inför uppstarten av att publiceras i NPÖ januari 2020 gett positivt resultat.
Genom egenkontrollen 2019 framkom att delegerad omvårdnadspersonal sak- nar kunskaper i hur man läser och arbetar utifrån vårdplan samt hur åtgärdsan- teckningar skrivs. Inga styrande och stödjande dokument/utbildningar har ge- nomförts/skapats under 2020 vilket ger fortsatt samma brist inom området.
Vid årets journalgranskning har även noterats att ett förbättringsområde är att i genomförandeplanen beskriva individens behov och förutsättningar gällande kost, måltider och nattfasta.
Riktlinjer för stöd och styrning skulle ha uppdaterats under 2020 men det har under rådande pandemi inte prioriterats och eventuella utbildningsinsatser kopplade till detta finns även fortsatt behov av.
Även behov av central utbildning i verksamhetssystemet för nyanställd perso- nal uppmärksammades under 2019 men har inte åtgärdats. Dock har syste- madministratör för verksamhetssystemet funnits att konsultera både för nyan- ställd och övrig personal.
Avvikelser
Avvikelser registreras i verksamhetssystemet VIVA och analyseras främst på enhetsnivå. En övergripande statistik redovisas till vård-och omsorgsnämnden årligen.
Med anledning av handläggningstid från uttag i system till färdig patientsäker- hetsberättelse har statistikperiod behövts ändras. Datauttag för ett år kommer fortsättningsvis alltid att ske från första november till sista oktober. Detta gör att i år kommer det inte vara möjligt med direkta jämförelser med 2019.
Fallavvikelser
Antal inrapporterade fall under perioden 191101-201031 är 5515 stycken.
1475 unika personer berörs av fallen. Ett medelvärde av antal fall/månad visar på en liten ökning av fall från föregående år med ca 330 st. De allra flesta fal- len sker på våra vård-och omsorgsboenden men det är ungefär lika många i hemtjänsten (2327 respektive 2133). 330 personer ramlade ytterligare en gång under en 30 dagars period. 95 personer ramlade tre gånger under 30 dagar. De flesta fallen sker i personens rum och endast 2 % av fallen sker utomhus. Fler- talet fall kan man se en koppling till ökad risk när fotbeklädnad/skor saknas.
Andelen uppföljda fallhändelser är 89%. Mer statistik kring fall presenteras i sammanställning avvikelser, fall och vårdhygieniskt arbete 2020.
Under 2020 har ett arbete rörande fall och fallprevention färdigställts där material som instruktioner och fallrapporterings/utredningsmallar har utveck- lats och reviderats. Allt detta ligger nu samlat och kan nås genom en app på verksamhetens ipads och telefoner. "Nyheter" som införts är bland annat att rehabenheten ska erbjuda nyinskrivna personer i hemsjukvården ett fallföre- byggande hembesök. Legitimerad personal ska även minst en gång per år ut- bilda vård-och omsorgspersonal i fallförebyggande arbete utifrån behov på re- spektive enhet.
Övriga avvikelser inom hälso- och sjukvård
Det finns 5743 övriga avvikelser. 4039 av dom berör läkemedelshantering där utebliven dos (brukare inte fått sin medicin) är den absolut vanligaste katego- rin. 361 avvikelser berör dokumentation och 381 avvikelser berör bristande behandling/omvårdnad. Det finns även avvikelser i betydligt färre antal inom områden som informationsöverföring, bemötande, medicintekniska produkter och rehabilitering.
Socialpsykiatrin har fortsatt en stor andel avvikelser gällande dokumentation i förhållande till övriga enheter, en ökning på detta område ses även på vård- och omsorgsboende vilket kan förstärkas av resultatet gällande journalgransk- ning som genomförts.
När man granskar de uppgifter som finns i APPVA systemet för att signera delegerade insatser ser man att det har getts ut läkemedel vid totalt 629 814 tillfällen under året. Vid 28 970 tillfällen har läkemedlet inte blivit givet och vid 45 955 tillfällen har läkemedlen givits för sent. Detta står inte alls i pro- portion till antalet skrivna avvikelser vilket är ett förbättringsområde. Orsaker som lyfts till att läkemedel inte har givits kan ibland vara att brukaren är in- lagd på sjukhus och inte pausats i APPVA-appen. Orsak till att läkemedel getts för sent kan vara att medarbetare inte har med sig Ipads/telefon vid besö- ket och signerar först när den kommit tillbaka till hemtjänstlokalen. Här hop- pas vi på att satsningen med egna, personliga telefoner i hemtjänsten inför nästa år kan ge ett positivt resultat.
Ytterligare statistik från APPVA visar att personalen har utfört 26 454 rehab insatser men att 6217 inte blivit utförda och 3752 är utförda utanför tidsinter- vallet.
Ett utvecklingsområde för kommande år är att se om APPVA och dess funkt- ioner kan nyttjas på ett ännu effektivare sätt som kan vara till nytta i kvalitets- arbetet tex möjligheter att lägga in fler insatser eller att nyttja utdata i större utsträckning.
När det gäller avvikelser relaterade till bemötande kan en könsskillnad ses då det av totalt 32 avvikelser berör kvinnor i 24 fall.
Under 2019 övergick förvaltningen till nytt arbetssätt där ansvaret för att följa upp Hälso-och sjukvårdsavvikelserna lades på enhetens enhetschef istället för legitimerad personal. Detta visade sig påverka bedömningarna av allvarlig- hetsgraden. Under uppföljning av det nya arbetssättet som skett under året har förtydligande skett av vikten av att samla teamet och ta hjälp och stöd av de yrkeskategorier som har kunskap inom området. Chefen är ansvarig för att hålla ihop arbetet och att uppsatta tidsangivelser följs samt skapa förutsätt- ningar för åtgärder men behöver inte vara den som utför själva utredningen.
Uppföljningen visade även behov av att göra vissa justeringar i den handbok som finns för hälso-och sjukvårdsavvikelser bla att bryta ut viss text till en- skilda instruktioner. Genomgång av handboken har skett i de chefsgrupper som så har önskat under året.
Andel jan-maj Andel juni-ok-
tober 191101-
201031
Mindre (1) 49 % 91 % 92%
Måttlig (2) 36 % 8 % 8%
Betydande (3) 8 % 0,9 % 1%
Katastrofal (4) 0,1 % 0 % 0%
Tom 6 % - -
89,6 % av alla skapade avvikelser är uppföljda och 66% av avvikelserna har fått en första uppföljning inom tre veckor. Förvaltningens tidsramar som man ska förhålla sig till är att en uppföljning ska vara påbörjad inom sju dagar och åtgärder ska vara planerade inom sex veckor. De vanligaste åtgärderna är en- skilda eller gruppsamtal med medarbetare där arbetssätt förtydligas eller ut- bildning/information sker. Indragen delegering som åtgärd har skett vid 9 till- fällen.
Enhetschefer upplever ibland att det finns en svårighet i att få till en bra sam- verkan i hantering av avvikelserna. En god struktur för teamsamverkan är a och o för att lyckas med bra, systematisk uppföljning av så väl fall som övriga hälso- och sjukvårdsavvikelser. De enheter som lyckats med god dialog och hittat effektiva arbetssätt kring detta har det också mycket enklare att få till goda resultat med effektiva åtgärder. En nyckel är att sprida erfarenheter och inom fallavvikelser har det bland annat skapats en mall där enhetschefer kan fylla i lyckosamma åtgärder som andra kan ta del av.
Externa avvikelser
Antalet avvikelser från kommun till Region har sjunkit avsevärt från föregå- ende år och ligger nu åter ungefär i nivå med 2018 års siffror. Uppgången un- der 2019 kan kanske förklaras av det stora arbetet kring trygg och effektiv ut- skrivning.
Fortfarande händer det allt för ofta att svaren från Regionen har mer att önska gällande beskrivning vilken/ vilka åtgärder de vidtagit. Detta kommer åter att lyftas i samverkansforum med region Sörmland. 58% av avvikelserna från
Avvikelser mellan kommun och region Sörmland
2020 2019 2018
Från kommun till region Sörm- land
Totalt 142 136(slutenvård) 6(öppenvård)
Totalt 241 173 (slutenvård) 14 (öppen vård)
Totalt 125 118 (sluten vård) 7 (öppen vård) Från region
Sörmland till kommunen
Totalt 48 45 (slutenvård) 3(primärvård)
Totalt 54 41 (slutenvård) 13 (primärvård)
Totalt 17 12 (sluten vård) 5 (primärvård)
Klagomål och synpunkter
Synpunkter och klagomål inkommer från allmänheten via Eskilstuna direkt och förmedlas till aktuell mottagare via systemet Artvise. Totalt har 85 klago- mål/synpunkter inkommit under året (53 från kvinnor och 27 från män, 5 har valt att ej uppge kön). Då det inte finns några uppgifter från Eskilstuna direkt om vilka av dessa klagomål/synpunkter som direkt är kopplade till hälso-och sjukvård så är det också svårt att göra en analys.
Följsamheten i Handbok i hantering av synpunkter och klagomål som beskri- ver hur klagomål och synpunkter som kommer direkt till verksamheterna ska hanteras efterlevs inte gällande sammanställning och analys. Många klagomål hanteras i det dagliga arbetet men skickas inte alltid till registrator för att för- bättra den hanteringen och följsamheten har utbildning/information genom- förts med registrator för enhetscheferna på område hälso- och sjukvård.
Typ av klagomål Antal
Avgifter SOL och LSS 1
Hemtjänst 2
Rehabenheten 1
Klagomål ospec. 31
Typ av synpunkt Antal
Arbetssätt, riktlinjer och rutiner 25 Kommunikation, information och
samverkan 7
Omgivning och organisation 16 Teknik, utrustning och apparatur 4 Utbildning och kompetens 2
Övrigt 15
Händelser och vårdskador
Under året har händelser utretts internt och handlingsplaner tagits fram. MAS och MAR har varit behjälpliga i vissa ärenden i upprättande av planerna. An- svaret för att handlingsplanerna genomförs och att lärdom av händelseana- lysen sprids är enhetschefens och avdelningschef/verksamhetschefs ansvar.
Att snabbt samla berörda såsom chefer och MAS/MAR när en allvarligare händelse har inträffat för att diskutera igenom ärendet och tillsammans be- stämma och planera för nästa steg har upplevt som en framgångsfaktor.
Ett behov av en struktur för spridning av erfarenheter behöver skapas i för- valtningen. Idag finns ingen naturlig kanal för att sprida erfarenheter av avvi- kelser, händelser och förebyggande arbete. En sammanhållande och systema- tiskt återkommande spridning av dessa sammanställningar behöver skapas för att utveckla en lärande och transparant organisation.
Ingen händelse har bedömts behöva anmälas vidare till IVO eller läkemedels- verket under året.
MAS och MAR har under året arbetat ut en ny mall för utredning av händel- ser.
Riskanalys
Vilka riskanalyser som skett under året har beskrivits tidigare i dokumentet.
Resultat från Senior alert
Kvalitetsregistret Senior Alert används framför allt som ett instrument för re- gistrering, åtgärder och uppföljning av risker inom områdena fall, nutrition, trycksår, munhälsa och blåsdysfunktion.
2020 2019 2018
Antal unika personer
med riskbedömning 817 903 922
Riskbedömning med
risk 84% 86 85
Åtgärdsplan 93% 86 88
Utförda åtgärder 68% 62 61
Antal personer med
trycksår 88 89 62
Antal trycksår 120 119 76
BMI<22 296 335 306
Antal personer som
fallit 95 116 95
Antal fall 480 501 483
Munhälsa grad 2 210 243 244
Antalet riskbedömningar som har gjorts under året har minskat jämfört med 2019, detta kan bero på hård arbetsbelastning hos legitimerad personal samt att teamen inte har haft samma förutsättningar att mötas i och med Covid-19.
Man kan däremot se en tydlig ökning i hur många riskbedömningar som resul- terat i en åtgärdsplan på alla enheter. Detta är en mycket positiv förändring som kan kopplas till att arbetet är aktivt med att åtgärda de uppmärksammade riskerna. Det är fortfarande få riskbedömningar som görs inom hemsjukvården (45 st) där rutinen säger att alla inskrivna personer i hemsjukvården ska få en riskbedömning.
Den rutin som finns gällande Senior alert är från 2012. Det har visat sig att den inte täcker helheten och inte följs till fullo. Teamet runt brukaren/patien- ten är inte tillräckligt engagerat i samverkan kring riskbedömningar utan det har i många fall enbart blivit sjuksköterska som arbetat och ansvarat för risk- bedömningar och då använt Senior alert som stöd. Tanken var att inför 2020 att Senior alert skulle användas på ett bättre sätt och genom det öka kvalitén, minska lidandet, undvika ohälsa och undvika ett ökat vårdbehov. En arbets- grupp tillsattes för att arbeta med revidering av rutinen med ett förtydligat an- svar för olika yrkesroller, detta påbörjades men fick avbrytas då det inte kunde genomföras utifrån prioriteringar som blev aktuella med anledning av pande- min.
Resultat från BPSD
Samtliga aktuella enheter i Eskilstuna kommun är nu anslutna till BPSD re- gistret däremot är det inte alla enheter som utfört några registreringar. Totalt har 821 registreringar på 486 unika personer gjorts under året. Gruppboende- enheter (boende för personer med demenssjukdom) bör ha minst en skattning årligen på samtliga boenden. Vi har tre gruppboendeenheter som inte har gjort någon skattning alls och 16 enheter som har under tio skattningar. Av 20 hem- tjänstområden har endast 5 områden registrerat i BPSD registret under 2020.
Gällande stadens dagverksamheter så har 56 skattningar gjorts på 47 personer, vilket är en nedgång från föregående år.
Årlig läkemedelsgenomgång som kvalitetsindikator har utgått då det var svårt att jämföra och bedöma kvalité eftersom det saknas gemensamt krav på vad en läkemedelsgenomgång ska innehålla. Denna indikator har därför ersatts med möjligheten att jämföra genomsnittlig dygnsdos per person och år vad gäller fem "olämpliga läkemedel" samt smärtstillande paracetamol. I redovisningen har bara ett läkemedel tagit med (Haloperidol). Gällande analys av NPI poäng så ligger hemtjänstens poäng högre än förväntat men en förklaring kan vara att det är brukare med svårigheter som registreras och övriga inte. Dagverksam- heten har en låg och bra siffra som förväntat. Även resultat från gruppboende visar på lägre ohälsa än genomsnittet. Däremot är resultatet från personer med demens på äldreboende sämre och indikerar på högre ohälsa och behöver ses över.
2020
Eskilstuna 2020 Nationellt
2019 2018
Antal registre- ringar/antal perso- ner
821/486 27826 716/440 695/454
NPI-poäng* totalt 20 20,9
Hemtjänst 18,8
Dagverksamhet 2,93
Äldreboende 28,6
Gruppboende 17
Symtomlindrande läkemedel vid Alz- heimer
45% 55,9 46,5% 41,8%
Reg. där "hela"
teamet deltagit 218 11301 133 74
Andel där smärt-
skattning använts 33,3% 24,7 28,5% 9,3%
Andel smärtfria 79,6% 72,3 76,4% 76,1%
"Olämpliga läke- medel" tex Halo- peridol*
2,0% 2,8 3,4% 0,8%
*NPI-poäng = graden av beteendemässiga och psykiska symtom. Siffran ska vara så låg som möjligt.
*Kategorin olämpliga läkemedel har ändrats till i år med redovisning av 5 olika olämpliga läkemedel. Här har bara Haloperidol tagits med fö 2020 så det resultatet är inte jämförbart med tidigare år.
Resultat från Palliativa registret Eskilstuna kommun 2020
Mål Kvin-
nor Män Eskilstuna kommun 2019 Antal registrerade
dödsfall 191101-201030 274 159 115 200 Utan trycksår grad
2-4 vid dödsfallet 88,6% 90% 86,8% 91,3% 90%
Mänsklig närvaro i
dödsögonblicket 71,7% 90% 74,8% 67% 77%
Dokumenterat bryt-
punktssamtal 64,6% 98% 66,2% 62,1% 72%
Ord. inj. stark opiod vid smärtgenom- brott
96,1% 98% 96% 96,1% 98%
