Sacer. Handbok för Sacer. Svenska kyrkans inventarieregister. Det nationella inventarieregistret för kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier

(1)

Uppdaterad januari 2021

Handbok för Sacer

Det nationella inventarieregistret för kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier

Sacer

Svenska kyrkans

inventarieregister

(2)

Innehåll

1. Inledning ... 4

Syfte ... 4

Lagstiftning... 4

Sacer och Svenska kyrkans kyrkobyggnadsregister KBR ... 4

2. Tillgång till Sacer ... 5

Vilka olika behörigheter finns det? ... 5

Hur tilldelas behörigheterna? ... 6

Vilka personer bör tilldelas behörighet? ... 6

Behörighet till extern uppdragstagare ... 6

3. Hitta hjälp och information ... 7

Information på intranätet ... 7

Kanslistöd supportar ... 7

Utbildning ... 7

4. Inloggning till Sacer ... 8

5. Översiktlig uppbyggnad samt sökfunktioner ... 10

Startsidan ... 10

Menyval Inventarier ... 12

Inventarieförteckning ... 12

Inventarieförteckning giltighet ... 15

Sök i inventarieförteckningen ... 16

6. Registrering av inventarier ... 19

Registrering av kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier ... 19

Registrering av övriga kyrkliga inventarier och kyrklig inredning ... 22

Sidan Grunduppgifter ... 22

Sidan Bilder ... 27

Sidan Bilagor ... 29

Sidan Hör ihop med ... 30

Sidan Åtgärder ... 31

Sidan Inventeringshistorik ... 40

Sidan Registreringshistorik ... 40

Objektblad ... 41

Menyval Rapporter ... 42

(3)

Att lägga till nya kategorier eller placeringsalternativ ... 44

7. Att arbeta med inventarieförteckningarna i Sacer ... 49

Komplettering av uppgifter... 49

Ta bort en felregistrerad inventarie... 51

Att arbeta med inventering och kontroll ... 52

Uppföljning av inventering ... 58

Stiftskontroll och Länsstyrelsekontroll ... 59

Bilagor ... 60

1. Utdrag ur kulturmiljölagen, KML 4 kap 1-14 §§ ... 60

2. Utdrag ut Kyrkoordningen ... 62

(4)

1. Inledning

Namnet Sacer är inte en förkortning som är så vanligt i samband med register och system. Sacer uttalas Saker och namnet associerar även till ordet helig eftersom det latinska ordet för helig är just sacer.

Systemet utvecklades först av Västerås stift. 2012 anpassades det till nationell användning inom kyrknätet samt kopplades ihop med Kyrkobyggnadsregistret (KBR) och organisationsregistret Kyrksam och förvaltningen övertogs av nationell nivå.

Syfte

Syftet med inventarieregistret är att:

• skapa en enhetlig registrering av, i första hand, de kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarierna, men även möjlighet att registrera andra värdefulla kyrkliga inventarier och viss fast inredning;

• inventarieregistret ska underlätta församlingarnas arbete med inventarieförteckningarna och den regelbundna kontrollen, som lagen föreskriver;

• ge en nationell översikt över de kyrkliga inventarierna;

• fungera som ett bra redskap för stift och länsstyrelser i deras tillsynsuppdrag över inventarieförteckningarna.

Målsättningen när man utvecklade systemet var att:

• inventarieregistret ska kunna föras av personer utan större kännedom om de kyrkliga inventarierna eller av registreringsarbetet;

• informationen i registret ska vara tillgänglig för handläggare av kyrkfrågor inom kulturmiljövården.

Lagstiftning

Sacer är skräddarsytt för just registrering av kyrkliga inventarier för Svenska kyrkans behov för att uppfylla de krav som kulturmiljölagen ställer, utvecklat i samarbete med Riksantikvarieämbetet.

Utdrag ur kulturmiljölagen och kyrkoordningen, Riksantikvarieämbetets föreskrifter och vägledning till kulturmiljölagen bifogas som bilagor. För att läsa mer om inventarieförteckningar hänvisas till information som finns publicerad på Sacers intranätssida.

Sacer och Svenska kyrkans kyrkobyggnadsregister KBR

Sacer är kopplat till KBR, vilket innebär att inventarieförteckningar för kyrkor, begravningsplatser, kyrkotomter för varje enhet kan kopplas till rätt objekt. När du börjar registrera inventarier, måste du först välja vilken kyrka eller begravningsplats föremålet tillhör, innan registreringen kan börja.

Man väljer den kyrka som inventarien ursprungligen hör till. Undantaget är förstås om inventarien

(5)

permanent flyttats till en annan kyrka. (Då ska inventarien tas upp i den nya kyrkans inventarieförteckning med uppgifter om historik och ursprungliga tillhörighet.) Varje vald byggnad/kyrkotomt/begravningsplats genererar en egen nummerserie i förteckningen.

I de fall byggnaden eller begravningsplatsen saknas i förvalslistan, måste du först registrera den i KBR. Handbok finns på intranätet.

Uppgift om församlingens två inventarieansvariga hämtas automatiskt från Svenska kyrkans organisationsregister Kyrksam och visas i KBR under fliken Inventarieförteckning. Namn och

kontaktuppgifter för de två utsedda inventarieansvariga hämtas också till Sacer under övergripande information på startsidan.

Sacer är också kopplad till flera av de andra administrativa system kyrkokansliet förvaltar för att bland annat säkerställa lokal behörighetstilldelning samt att systemet uppdateras efter

indelningsändringar med mera.

2. Tillgång till Sacer

Sacer är ett webbaserat system med samma höga skydd mot dataintrång som de andra

administrativa system som finns inom kyrknätet. Systemet möjliggör en behörighetstilldelning som kan begränsa antal personer som har tillgång till inventarieförteckningen. Detta för att skydda inventarieförteckningarna från att förstöras samt oavsiktligt eller avsiktligt ändras av utomstående personer.

För att kunna arbeta i Sacer krävs det att du har ett användarkonto inom kyrknätet, uppkoppling till internet och kyrknät samt behörighet till systemet. Detta beställs hos församlingens lokala

behörighetsadministratör. Om du inte kommer att sitta i kyrkans lokaler uppkopplade inom kyrknätet så beställer församlingen också ett Mobilpass eller en lösenordsdosa för uppkoppling till kyrknätet. Beställningen av Mobilpasset eller lösenordsdosan görs av församlingen i

beställningsportalen via intranätet. Det innebär en liten månatlig avgift för Mobilpasset eller lösenordsdosan.

Vilka olika behörigheter finns det?

Församlingarna kan välja att tilldela läs- och registrerabehörighet (administratörsbehörighet) eller endast läsbehörighet till den egna enheten.

Stiftets behörighet innebär läsbehörighet för inventarieförteckningarna i de enheter som ingår i stiftet samt behörighet att göra stiftskontrollistor och föra in kommentarer i objektbladen i samband med dessa kontroller. Stiftet har administratörsbehörighet för inventarieförteckningar för byggnader och begravningsplatser som ägs av stiftet.

Nationell nivå har endast läsbehörighet samt möjlighet att skriva ut rapporter. I vissa fall kan nationell nivå tilldela en tillfällig behörighet för en enskild församling då utomstående fått i uppdrag av församlingen att registrera i systemet, exempelvis kyrkoprojektet i Örebro. Denna behörighet är

(6)

alltid tidsbegränsad och församlingen kan kontrollera vilka behörigheter som tilldelats den egna enheten via en rapport.

Två till tre olika personer per Länsstyrelse kan tilldelas läsbehörighet efter att behörighetsavtal undertecknats. Nationell nivå administrerar denna tilldelning. Länsstyrelserna har endast läsbehörighet i systemet för de stift som ingår i länet och har inte möjlighet att skriva ut några rapporter annat än ett uttag över vad som registrerats i Kyrkobyggnadsregistret angående inventarieförteckningarna.

Hur tilldelas behörigheterna?

Behörighetstilldelningen sker lokalt av den egna församlingen, man vänder sig till enhetens lokala behörighetsadministratör.

Församlingarnas lokala behörighetsadministratör tilldelar behörigheterna:

KOB-Sacer

innebär tillgång till information om registrerade objekt för den egna enheten, endast läsbehörighet.

KOB-Sacer LokalAdm

innebärtillgång till information om registrerade objekt för den egna enheten samt möjlighet att registrera och redigera information för objekten, även tillgång till funktionen att skapa inventeringslista och skriva ut rapporter.

OBS! Om församlingen ingår i ett pastorat och behörigheten tilldelas på enheten pastorat kommer användaren att ha tillgång till alla inventarieförteckningar för alla ingående församlingar. Vill man däremot endast tilldela behörighet för en enskild församling ska behörigheten tilldelas på enheten församling.

Vilka personer bör tilldelas behörighet?

Det är kyrkoherdens ansvar att besluta om vilka personer som ska ha behörighet samt eventuell ansökningsrutin.

Vilka som tilldelats behörighet till Sacers inventarieförteckningar brukar se väldigt olika ut från församling till församling men lämpliga personer som bör tilldelas behörighet i systemet är

församlingarnas två inventarieansvariga samt personal som arbetar med inventarieförteckningarna i samband med biskopsvisitationer, stiftskontroller, underhåll och förvaltning av inventarier. Det är inte lämpligt att tilldela alltför många personer administratörsbehörighet (KOB-Sacer LokalAdm) till inventarieförteckningarna.

De som har administratörsbehörigheten i Sacer bör även ha behörigheten KOB-KBR-Adm för att kunna registrera uppgifter angående de kyrkliga inventarierna i Kyrkobyggnadsregistret.

Behörighet till extern uppdragstagare

Församlingen skapar ett användarkonto, tillhandahåller kyrknätsuppkoppling via

Mobilpass beställd från beställningsportalen via intranätet samt tilldelar behörigheten till Sacer. Det

(7)

är lämpligt att församlingen skriver ett behörighetsavtal med uppdragstagaren som reglerar upplåtelsen. Mall för detta avtal finns på Sacers intranätssida under fliken Inloggning.

Har uppdragstagaren uppdraget från ett stort antal församlingar på samma gång kan nationell nivå tilldela en extern tillfällig behörighet.

3. Hitta hjälp och information

Information på intranätet

Sacer har en egen hemsida under fliken IT-system. Där finns handbok, övningssystem och nyheter.

Där finns även länkar till riktlinjer och råd angående inventarieförteckningar samt lästips:

Kyrkans Föremål, Beskrivande Lexikon, proj. led Charlotta Hanner Nordstrand, utgiven av Svenska kyrkan och Göteborgs universitet 2015.

Riktlinjer och råd för kyrkans inventarieförteckning, Tingens ordning, Redaktion Inga Kajsa Christensson, Sara Strindevall och Sven-Erik Falk, utgiven av Skara stift.

Kyrkliga inventarier och inventarieförteckningar, projektrapport av Matilda Dahlquist 2010.

Göteborgs stifts skriftserie 2010:1.

Att vårda en kyrka, Redaktör Elisabeth Svalin, Verbum 2004.

Kanslistöd supportar

Kanslistöd ger support för Sacer om datatekniska frågor. De nås på telefon 010-18 19 200 eller e- postadress: kanslistod@svenskakyrkan.se

Telefonsupport är bästa alternativet när användaren sitter fast eller stöter på fel i systemet. Oftast behöver kanslistöd göra en felsökning "live" via fjärrhjälp och då behövs direktkontakt med användaren när denna sitter vid datorn. Har man frågor där svaret inte brådskar kan man slippa undan telefonkön genom att skicka frågan genom e-post. Det underlättar även spridningen av svaret till kollegor.

Utbildning

Systemet är designat att vara så enkelt att man inte ska behöva gå en utbildning för att börja registrera i systemet. Som hjälpmedel ska det räcka med handboken som är mycket illustrativ med bilder på de olika menyerna och instruktioner för de olika momenten. Det finns även ett

övningssystem där man kan öva på att utföra dessa moment. Länk till utbildningssystemet och mer information angående utbildningar i Sacer finns att läsa på Sacers sida på intranätet.

(8)

4. Inloggning till Sacer

För att kunna logga in i Sacer krävs att man har en uppkoppling till internet och dessutom av säkerhetsskäl uppkoppling till de interna delarna av Svenska kyrkans nätverk (Kyrknätet). På

församlingsexpeditioner och kyrkans kanslier brukar hela arbetsplatsen ha en kontorslösning där alla har en uppkoppling till kyrknätet. Sitter användaren i hemmiljö eller på annan arbetsplats där det inte finns kyrknätsuppkoppling kan man koppla upp sig till kyrknätet via en så kallad VPN-klient med hjälp av ett Mobilpass (via en app i telefonen) eller en lösenordsdosa. Instruktioner för inloggning i kyrknätet med hjälp av lösenordsdosa hittas på intranätet under fliken IT-system/ Anslutningar till Kyrknätet/ VPN för klienter.

Länken för inloggning till Sacer är https://sacer.svenskakyrkan.se/ det fungerar endast om du har en kyrknätsuppkoppling.

Länken finns också på Svenska kyrkans intranät fliken IT-system under rubriken Inloggningar. Du måste skrolla ner en bit för att hitta den.

(9)

När du klickat på länken Sacer kommer du till Sacers inloggningssida

På sidan finns också länk till Sacers hemsida på intranätet, i ”Läs mer om Sacer på intranätet.”

Skriv in ditt användarnamn till Sacer som du fått från din behörighetsadministratör och ditt lösenord, klicka på Logga in eller tryck Enter.

Inloggning

(10)

5. Översiktlig uppbyggnad samt sökfunktioner

Även om lagen föreskriver att det ska finnas en inventarieförteckning över kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier för varje församling är det av praktiska anledningar vanligt att församlingen upprättar en förteckning för varje kyrka. Mindre vanligt är att man upprättat en separat

inventarieförteckning för begravningsplatsen av den enkla anledningen att det vanligtvis inte finns så många inventarier på en begravningsplats. I de fall det finns kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier på en begravningsplats har de många gånger förts upp på kyrkans inventarieförteckning.

Systemet möjliggör dock att registrera en separat förteckning för begravningsplatsen om församlingen vill göra detta. Läs mer om kyrkliga inventarier på begravningsplatser i rapporten Kyrkliga inventarier och inventarieförteckningar, projektrapport av Matilda Dahlquist 2010.

Göteborgs stifts skriftserie 2010:1 sidan 21.

I inventarieförteckningen ska det tydligt framgå vilken objektstyp varje inventarie tillhör eftersom det endast är de kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarierna som omfattas av kulturmiljölagens krav på kontroller och tillstånd. I Sacer upprättas separata förteckningar för varje enskild objektstyp för att tydligt särskilja de skyddade inventarierna från övriga inventarier samt kyrklig inredning.

Startsidan

När du loggat in kommer du direkt till en startsida med övergripande information om inventarieförteckningen samt genvägar till inventarieförteckning och sökformulär.

Längst upp till höger ser du information om inloggad användare samt vilken ekonomisk enhet (församling med egen ekonomi eller pastorat) behörigheten tillhör. Du kan se att du tilldelats behörighet till en enskild församling inom pastoratet genom välkomstmeddelandet Välkommen till

Menyrad

(11)

Gislaveds församlings inventarieförteckningar. Om du har behörighet till flera ekonomiska enheter kan du byta enhet i en förvalslista som visas bredvid den aktuella enheten.

Startsidan ligger under fliken Arkiv. Menyraden innehåller även flikarna Inventarier,

Inventeringstillfällen, Sök, Rapporter och Administration. Beroende av vilken behörighet användaren har finns olika förval tillgängliga. I denna handbok utgår vi från att användaren har

administratörsbehörighet för en församling som ingår i ett pastorat vilket innebär att användaren kan både läsa och registrera i den enskilda församlingens inventarieförteckningar men har inte tillgång till de övriga församlingarnas inventarieförteckningar i pastoratet.

Den övergripande informationen visas i olika expanderbara lister:

Totalt antal objekt ger en sammanställning av förteckningarnas antal objekt uppdelat på

objektstyperna Kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie, Övriga inventarier samt Kyrklig inredning.

Det går att filtrera för hela enheten eller för enskild byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats.

Inventarieansvariga visar namn och kontaktuppgifter för de två inventarieansvariga som utsetts i församlingen. Uppgifterna hämtas från Svenska kyrkans organisationsregister Kyrksam där detta är obligatoriskt att registrera. Kulturmiljölagen föreskriver att det i varje församling ska utses två personer som har ansvar att föra förteckning över de kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga

inventarierna. Kyrkoordningen anger i 40 kapitlet 2§ vilka personer de två inventarieansvariga är;

kyrkoherden och en kyrkvärd utsedd av kyrkorådet, om det är en församling som inte ingår i ett pastorat. Är det en församling som ingår i ett pastorat utses kyrkvärden av församlingsrådet. Den utsedde kyrkvärden ska vara ledamot eller ersättare i rådet. Kyrkoherden får delegera kyrkoherdens inventarieansvar till annan präst som arbetar i församlingen.

Senaste 5 händelserna i förteckningen visar information om de senaste registreringarna i

förteckningen samt vem som utfört registreringen samt datum och klockslag då registreringen ägt rum.

Förteckningens giltighet listar information om datum från och med då förteckningen angetts

gällande i Sacer. Församlingen anger detta datum under menyval Inventarier – Inventarieförteckning giltighet. Se vidare under avsnittet Inventarieförteckning giltighet.

För utförligare information om listerna klicka på de gula informationssymbolerna.

(12)

Menyval Inventarier

I menyval Inventarier visas följande val:

INVENTARIEFÖRTECKNING

Vid valet Inventarieförteckning via menyraden eller via startsidans genväg Gå till inventarieförteckning öppnas följande sida med ett filtreringsformulär.

(13)

Alla inventarier eller fast inredning, i systemet kallade objekt, visas i en lång lista för hela enheten.

Listan går att sortera eller filtrera på olika sätt.

Förteckningens kolumner:

Typ av objekt: kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier (K), kyrklig inredning (Inr) eller övriga kyrkliga inventarier (Ö).

Nr: objektets nummer, en egen nummerserie genereras per Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats och typ av objekt.

Objektnamn: det namn objektet har i förteckningen. Man bör ange exakt det namn som angetts i tidigare förteckningar för att man lätt ska kunna följa historiken tillbaka och för att lokala

benämningar ska bevaras. (Undantaget om namnet är direkt felaktigt eller på annat sätt missvisande, då ett mer korrekt namn bör ges.)

Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats: Även om lagen föreskriver att det ska finnas en

inventarieförteckning över kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier för varje församling är det av praktiska anledningar vanligt att församlingen upprättar en förteckning för varje kyrka. Mindre vanligt är att man upprättat en separat inventarieförteckning för begravningsplatsen av den enkla anledningen att det vanligtvis inte finns så många inventarier på en begravningsplats. I de fall det finns kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier på en begravningsplats har de många gånger förts upp på kyrkans inventarieförteckning. Systemet möjliggör dock att registrera en separat förteckning för begravningsplatsen om församlingen vill göra detta.

För att se en bild expanderad, för muspekaren över bilden. Finns flera bilder kan man titta på alla bilder genom att klicka på bilden så öppnas en bildvisare. För att titta på bilden i full upplösning ska man öppna inventarien och under bildlisten klicka på bilden.

För muspekaren över bilden

(14)

Klickar man på bilden öppnas den i en bildvisare som gör att man kan bläddra mellan de bilder som finns registrerade för objektet. För att se bilderna i originalupplösning öppnar man objektet och klickar på bilderna i bildfliken

Symbolen som ser ut som ett gem indikerar att det finns en eller flera bilagor tillagda.

Listan kan sorteras i stigande eller fallande ordning för en enskild kolumn genom att klicka på triangeln i kolumnens högerkant. Listan är automatiskt sorterad i första hand efter

byggnad/kyrkotomt/begravningsplats i andra hand efter objekttyp (K, Inr, Ö), och i tredje hand på objektsnummer varje gång inventarieförteckningen öppnas. Vill man sortera listan på annat vis kan man genom att klicka på kolumnrubrikerna ändra sorteringsordning. Systemet minns sorteringen i fyra olika steg.

Listan kan filtreras genom att ange ett förvalsalternativ i fälten Enhet, Byggnad/Kyrkotomt/Begrav- ningsplats, Typ av objekt, Placering, Materialkategori, Objektkategori.

Enhet välj enhet. Här kan du välja att filtrera fram en enskild församlings inventarier om du har pastoratsbehörighet, har du bara behörighet till en enskild församling finns bara den församlingen som val här.

Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats välj en kyrka, annan byggnad, kyrkogård, begravningsplats eller kyrkotomt i förvalslistan.

Typ av objekt Välj att filtrera fram alla kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier (K), kyrklig inredning (Inr) eller övriga kyrkliga inventarier (Ö).

Placering Välj att filtrera fram inventarier efter placering i byggnaden/ kyrkotomten/

begravningsplatsen. Exempelvis gravkapell, kyrkorum, sakristia, sidokapell, säkerhetsskåp, textilkammare, torn, vapenhus, vind eller annan placering.

(15)

Materialkategori välj först inventarier i någon av följande materialkategorier: gips, glas, halm, läder, metall, papper, porslin och keramik, sammansatt material, sten, textil samt trä.

Objektkategori efter att du valt materialkategori kan du välja mellan ett antal objekt för varje materialkategori.

Klicka på knappen Filtrera för att se din filtrering. Klicka på knappen Rensa för att tömma alla fält i filtreringen.

Det går även att filtrera genom en textsträng i fältet Filtrera i resultatet: Skriv ett ord så letar systemet omedelbart fram alla inventarier som har det ordet i något av filtreringsfälten. Exempelvis kan man filtrera fram alla röda textiler (förutsatt att man i objektnamnet angett färg). Med hjälp av detta fält kan man snabbt hitta en speciell inventarie ur listan.

Du kan expandera raden för ett objekt för att se lite mer information genom att klicka på symbolen längst till höger. För att stänga klicka på symbolen igen.

Öppna ett objekt genom att klicka på aktuell rad. Nu öppnas en sida där alla uppgifter för objektet visas. Se information angående fälten under avsnittet Sidan Grunduppgifter.

INVENTARIEFÖRTECKNING GILTIGHET

När inventarieförteckningen helt förts över till Sacer och kontroller skett att allt blivit korrekt överfört tas beslut i kyrkorådet/församlingsrådet att ta den nya förteckningen i bruk. Detta

beslutsdatum registreras i Sacer under menyval Inventarier Inventarieförteckning giltighet samt visas på startsidan i listen Förteckningens giltighet.

Den nya uppdaterade inventarieförteckningen i Sacer blir då den gällande och utdrag av den gamla versionen ska arkiveras i församlingens arkiv enligt Svenska kyrkans bestämmelser i serie D5 i förteckningsplanen. (Kyrkostyrelsens beslut om förteckningsplaner och gallring för Svenska kyrkans arkiv på lokal nivå SvKB 2003:2) Det ska även framgå för vilken period förteckningen var gällande.

I Kompendium Förteckningar över kyrkliga inventarier finns ett avsnitt som handlar om arkivering av inventarieförteckningar. Den ligger tillgänglig på Sacers intranät under fliken Utbildning.

(16)

Sök i inventarieförteckningen

Det finns fler möjligheter att göra avancerade sökningar i inventarieförteckningen än filtreringsfältet.

Det görs under valet Sök i menyraden.

Förutom de ovan beskrivna fälten kan man söka efter:

Fritext i fritextfältet kan du söka på ord eller formuleringar för aktuell

inventarieförteckning. De fält som söks igenom är objektnamn, materialkategori, objektkategori, upphovsperson, beskrivning, inskriptioner och stämplar,

stöldskyddsmärkning, generell kommentar, ordinarie placering samt kommentar annan placering. Om du håller muspekaren över -symbolen visas vilka fält som sökning sker i.

Tillkomstår, du kan söka på ett specifikt årtal, då hämtas de objekt där sökt årtal är lika med registrerat årtal, i de fall församlingen inte registrerat ett enskilt tillkomstår utan en tillkomstperiod, de objekt där sökt årtal befinner sig inom registrerad tillkomstperiod.

Tillkomstår period, du kan söka på en period både genom att fylla i ett årtal endast i första fältet (Tillkomstår från) eller endast i andra fältet (Tillkomstår till) eller genom att fylla i ett årtal i bägge sökfälten (Tillkomstår från och till).

Fyller man endast i första fältet (Tillkomstår från) hämtas objekt där sökt årtal är lika med och senare än registrerat tillkomstår samt de objekt där sökt årtal befinner sig inom den registrerade tillkomstperioden.

(17)

Fyller man endast i det andra fältet (Tillkomstår till) hämtas de objekt där sökt årtal är lika med och tidigare än registrerat tillkomstår samt de objekt där sökt årtal befinner sig inom den registrerade tillkomstperioden.

Fyller man i ett årtal i bägge sökfälten hämtas de objekt där registrerat tillkomstår befinner sig inom sökt period och de objekt där registrerad tillkomstperiod helt befinner sig inom sökt period.

Sök-kriterierna för Anskaffningsår samt Anskaffningsår period se förklaringarna för Tillkomstår och Tillkomstår period ovan.

Datum för inventering och Datum för stiftskontroll och Datum för länsstyrelse- kontroll, du kan söka en inventering, stiftskontroll eller länsstyrelsekontroll utförd inom ett visst tidsintervall, före eller efter ett datum. Du kan antingen ange datum, som skrivs ååååmmdd eller klicka i kalendern.

Borttagen välj att söka uppgift för övrig kyrklig inventarie eller kyrklig inredning som varit registrerad, men som tagits bort p.g.a. att den inte hör dit eller är en

felregistrering.

Avförd från inventarieförteckningen välj att söka kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie som avförts från inventarieförteckningen enligt beslut av länsstyrelsen.

Stulen välj att söka inventarier som markerats som stulna.

Efter utförd sökning får man sökresultatet i en lista som kan skrivas ut som en pdf- eller Excel-fil.

(18)

Klicka på Skapa pdf-rapport. En PDF-fil skapas. Du kan välja att öppna eller spara filen.

Det går även att skapa rapporten i Excelformat via knappen Skapa Excel-rapport.

(19)

6. Registrering av inventarier

Vid nyregistrering av objekt måste man veta om objektet är en inventarie eller kyrklig inredning. Se särskilt kompendium om lagstiftning för förklaringar av lagstiftningen och definitioner av de olika begreppen kulturhistoriskt värdefull och kyrklig inventarie. Se också lästips i avsnittet Information på intranätet.

Registrering av kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier

För att registrera en ny inventarie, klicka på knappen Ny inventarie uppe till höger i inventarieför- teckningen eller klicka på Ny inventarie från menyn Inventarier för att komma till registrerings- formuläret.

Varje unikt föremål ska ha en egen post i Sacer. Det finns dock två undantag:

1. Sockenbudstyg registreras i sin helhet som en post. Delarna beskrivs sedan var för sig i fältet Beskrivning.

2. Exakt likadana föremål kan registreras som en post. Då ska du i fältet Antal ange – med siffror – hur många föremål det är.

När du klickat på Ny inventarie får du fram denna ruta som du först ska fylla i. Alla rosafärgade fält är obligatoriska.

Objektnamn skrivs vanligen i singularis, ental. Undantag är om flera exakt likadana föremål

registreras i en post, då objektnamnet ska stå i pluralis.

För liturgiska textilier ska du även ange vilken liturgisk färg textilen har: vit, blå, violett, röd, grön, svart, gul, grå. Exempel: Mässhake röd, Stola grön, Bursa blå. För föremål av metall bör du även ange

eller här eller här

Klicka här eller här

(20)

vilken metall föremålet består av. Exempel: Ljusstake i tenn, Ljuskrona i mässing, Kalk i silver. Detta för att möjliggöra sökningar i systemet efter objekt med dessa egenskaper.

Typ av objekt: Kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie

Enhet välj den enhet som anläggningsdelen tillhör (församling, pastorat, stift eller nationell nivå).

Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats välj den anläggningsdel dit inventarien hör (efter att du har valt Enhet).

Om byggnaden eller begravningsplatsen inte finns i förvalslistan:

1. Kontrollera din behörighet det krävs följande behörighet för registrering:

KOB-Sacer LokalAdm

2. Kontrollera att anläggningsdelen som saknas i förvalslistan finns registrerad i kyrkobyggnadsregistret (KBR).

3. Kontrollera i KBR att ägarkategori under fliken Administrativ uppgift fortsättning är satt till Svenska kyrkan. (Anläggningsdelen måste vara ägd eller förvaltad av Svenska kyrkan.) 4. Kontrollera, om det är en byggnad som saknas i förvalslistan, att det är en byggnad invigd till

gudstjänst. Om byggnaden är invigd ska byggnaden ha funktionen Kyrka, kapell i KBR eller någon av de övriga kyrkofunktionerna.

Om det rör sig om en icke invigd byggnad kan man inte registrera kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier i byggnaden. Vanligtvis för man inventarier i byggnad på

begravningsplats till begravningsplatsens eller kyrkans förteckning.

Klicka på knappen Skapa

Nu har en ny post skapats och posten öppnas för registrering av uppgifter, se information om fälten under avsnitten Sidan Grunduppgifter, Sidan Bilder, Sidan Bilagor och så vidare.

(21)

När registreringen är klar klicka på Spara-knappen eller om ny post ska registreras Spara och ny. Då öppnas registreringssidan med de senaste uppgifterna om objektstyp, enhet och kyrka förifyllda.

(22)

Registrering av övriga kyrkliga inventarier och kyrklig inredning

Det är möjligt i Sacer att, utöver kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarier, även registrera övriga kyrkliga inventarier och fast inredning (i Sacer kallat kyrklig inredning) som hör till

kyrkobyggnaden. Kulturmiljölagen ställer inga krav på sådan registrering. Församlingen kan själv välja vad som ska registreras. Det kan vara föremål som är kulturhistoriskt värdefulla men inte är kyrkliga inventarier eller hantverksmässigt utförda föremål som i framtiden kan tänkas kunna omfattas av lagskyddet. Det kan också ibland vara värdefullt att registrera viss fast inredning som är särskilt värdefull ur ett kulturhistoriskt perspektiv eller är särskilt stöldbegärlig. Sacer är dock inte designat för att tillgodose kravet för register som krävs enligt bokföringslagen eller så kallade

anläggningsregister. Det är inte meningen att Sacer ska innehålla föremål såsom förbrukningsartiklar, redskap för underhåll, teknisk utrustning, kaffebryggare med mera.

Registrering av övriga kyrkliga inventarier och kyrklig inredning följer samma mönster som registrering av kulturhistoriskt värdefulla inventarier. När du börjar registrera ska du välja Övrig kyrklig inventarie eller Kyrklig inredning för Typ av objekt. Alla rosafärgade fält är obligatoriska. När du är klar, klicka på Skapa för komma vidare.

Inga uppgifter är obligatoriska i fältet grunduppgifter och varje församling kan själv lägga till material- och objektkategorier samt placeringar efter eget behov under menyn Administration se avsnittet Att lägga till nya kategorier eller placeringsalternativ.

Sidan Grunduppgifter

Expandera listen genom att klicka på den. Information om sidan finns under symbolen längst till höger i listen.

Fyll i fälten.

Du kan gå mellan fälten genom att använda Tab-tangenten

• Obligatoriska fält har en liten ruta till höger. För de obligatoriska fält, där uppgiften inte finns tillgänglig vid registreringstillfället, hoppar du helt enkelt över fältet och fortsätter. En post där uppgifterna saknas återfinner du under menyrubriken Ej kompletta inventarier. Det är därför lätt att senare komplettera objektet med de saknade uppgifterna.

• Om uppgiften är helt okänd, eller inte tillämplig för föremålet, kan du sätta en bock i rutan och då återfinns inte objektet i listan över ej kompletta inventarier.

• När du hovrar med musen över frågetecknen till höger om fälten får du en beskrivning om vad fältet ska innehålla.

• Om du ska fortsätta att registrera flera inventarier för samma byggnad eller kyrkogård, tryck på Spara och Ny. Du får då upp formuläret för ny inventarie och uppgifterna för Typ av objekt, Enhet och Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats finns kvar och du behöver bara ange det nya objektnamnet.

• Om du däremot inte ska fortsätta att registrera ska du klicka på Spara.

(23)

Hjälptexter till fälten

Objektnamn Skriv föremålets namn, max 50 tecken

Namnet skrivs vanligen i singularis, ental, se nedan notering om undantag.

För liturgiska textilier ska du även ange vilken eller vilka liturgiska färger textilen har: vitt, blått, violett, rött, grönt, svart, gult, grått.

Exempel: Mässhake röd, Stola grön, Bursa blå.

För föremål av metall ska du även ange vilken metall föremålet består av. Exempel: Ljusstake i tenn, Ljuskrona i mässing, Kalk i silver.

Alla föremål ska registreras som separata, egna, poster, även om det i inventarieböckerna kan finnas flera föremål som registrerats

tillsammans.

Det finns två undantag:

1. Sockenbudstyg ska i sin helhet registreras som en post. I fältet Beskrivning ska varje del som ingår i sockenbudstyget beskrivas 2. Exakt likadana föremål ska registreras som en post.

Objektnamnet bör då stå i pluralis, flertal, och i rutan Antal anger du hur många föremålen är.

Antal Ange - med siffror - hur många exakt likadana föremål som ingår i posten. Om till exempel tillverkningsstämplarna är olika ska föremålen registreras var för sig.

Materialkategori Du måste först välja materialkategori. Ange det material som föremålet består av. Välj ur förvalslistan.

Om föremålet består av flera material ska det registreras under förvalet Sammansatt material.

Har du för tillfället inte tillgång till uppgiften lämnar du fältet och rutan tomma.

Uppgiften är obligatorisk, men om den är okänd (inte går att få fram) eller inte är tillämplig för föremålet, ska du bocka i rutan till höger om fältet.

Objektkategori Ange den objektkategori föremålet tillhör. Välj ur förvalslistan.

(24)

Uppgiften är obligatorisk, men om uppgift är okänd (inte går att få fram) eller inte är tillämplig för föremålet, ska du bocka i rutan till höger om fältet

Upphovsperson Här ska du registrera namn både för- och efternamn och titel för personer och firmanamn för alla som medverkat till framställning av föremålet. Komplettera med uppgift om tillverkningsort om uppgiften är känd.

Förvärv Ange hur föremålet kommit i kyrkans ägo, till exempel gåva, donation, köp. Här kan du också ange vem som skänkt föremålet.

Tillkomstår Ange med ett årtal för föremålets tillkomst med ett årtal. Om det behövs kan du ytterligare komplettera uppgifterna i fältet Beskrivning.

Känner man inte till exakt årtal kan man ange en period i de två fälten. Exempelvis om objektet tillverkades någon gång under 1700- talet skriver man år 1700 i den första rutan och 1799 i den andra.

Har du för tillfället inte tillgång till uppgiften lämnar du fältet och rutan tomma. Uppgiften är obligatorisk, men om uppgift är okänd (inte går att få fram) eller inte är tillämplig för föremålet, ska du bocka i rutan till höger om fältet

Anskaffningsår Ange med ett årtal när föremålet kommit i kyrkans ägo. Om det behövs kan du ytterligare komplettera uppgifterna i fältet Beskrivning.

Känner man inte till exakt årtal kan man ange en period i de två fälten. Exempelvis om objektet anskaffades någon gång under 1850- talet skriver man år 1850 i den första rutan och 1859 i den andra.

Har du för tillfället inte tillgång till uppgiften lämnar du fältet och rutan tomma. Uppgiften är obligatorisk, men om uppgift är okänd (inte går att få fram) eller inte är tillämplig för föremålet, ska du bocka i rutan till höger om fältet

(25)

Beskrivning Beskriv hur föremålet ser ut: form, färg, inskriptioner med mera Skriv även in föremålets historia, förtydliganden om tillkomst- och

anskaffningsår och andar betydelsefulla uppgifter. Beskrivningsfältet är begränsat till 2048 tecken, längre beskrivningar läggs till som en bilaga.

Beskriv sockenbudstyget med alla delar som ingår: fodral eller schatull, kalk, patén, oblatask, vinflaska. Ange också delarnas mått i centimeter och vikt i gram enligt anvisning för Mått.

Tänk på att beskrivningen är värdefull för att identifiera föremålet, särskilt om det stulits.

Mått Ange föremålets mått: diameter, längd, bredd och höjd i centimeter och vikt i gram enligt följande:

diameter - D xx övre diameter - ÖD xx nedre diameter - ND xx längd - L xx

bredd - B xx höjd - H xx vikt - V xx

Inskriptioner och stämplar Här beskriver du föremålets stämplar och kortare inskriptioner som till exempel monogram. Längre inskriptioner och deviser kan du redovisa i fältet Beskrivning.

Uppgiften är obligatorisk, men om uppgift är okänd (inte går att få fram) eller inte är tillämplig för föremålet, ska du bocka i rutan till höger om fältet.

Stöldskyddsmärkning Ange om föremålet har stöldskyddsmärkning och beskriv den kort.

Generell kommentar Här kan du skriva generella kommentarer om föremålet, vad som hänt efter tillverkningen: restaurering, skador, lagningar med mera Om inköpspris är känt kan du ange det här.

Här ska du också ange källor såsom litteratur, webbsidor och arkivuppgifter du använt dig av för beskrivningen.

(26)

Ordinarie placering Här ska föremålets placering i kyrkan anges. Välj ur förvalslistan.

Om du inte hittar lämpligt förval, kan du använda dig av förvalet Annan placering.

Annan placering Här kan du ange var föremålet finns om det inte är på sin ordinarie plats. Det kan till exempel vara utlånat eller deponerat på museum.

Om du inte fann förval som passade för Ordinarie placering kan du registrera placeringen här, med kommentar om var föremålet finns.

Inventarienummer i tidigare företeckning

Skriv in föremålets nummer i den tidigare inventarieförteckningen

Annan ägare än Svenska kyrkan

Här ska du ange om föremålet ägs av någon annan än Svenska kyrkan.

(27)

Sidan Bilder

Sidan visar information om objektets alla bilder. Det går att lägga till upp till åtta bilder per inventarie i de vanligaste formaten till exempel JPEG och PNG, max 11 MB per bild.

Bildrättigheter

Församlingen ska först och främst försäkra sig om att församlingen har rättigheterna till bilden innan den läggs till i Sacer. Fotografier (bilder) av inventarier omfattas av upphovsrätt i 50 år efter att bilden tagits. Det är fotografen som har rätt att bestämma hur bilden får användas om inte

församlingen och fotografen har avtalat om på vilket sätt församlingen får använda bilden. Läs mer på Sacers intranät om upphovsrätt och fotorätt under fliken Om Sacer/Bilder i Sacer.

Börja med att lägga till bilden

För att lägga till en bild dra den med muspekaren till och släpp den över det punktmarkerade skuggade området längst ner på sidan. Det går också att klicka med muspekaren inom området för att öppna utforskarens filväljare. Ska flera bilder läggas till kan man göra detta direkt utan att man behöver spara mellan varje bild.

När du lagt till bilden eller bilderna fyller du i följande uppgifter:

Årtal ange året när bilden togs.

Fotograf uppge alltid fotografens namn. Fotografen ska ha ett erkännande för bilden genom att bli namngiven i Sacer som skaparen av bilden. Om fotografen är okänd bör detta anges istället för att låta fältet vara tomt.

Bildtext beskriv bilden kortfattat.

Klicka på Spara.

(28)

När man för muspekaren över bilden visas den i ett större format. Bilden visas på skärmen i sin fulla upplösning genom att man klickar på bilden.

Om du vill ändra visningsordning på bilderna klicka på pilarna till höger på raden. För att ta bort en bild klicka på soptunnan till höger på raden.

(29)

Sidan Bilagor

Sidan innehåller bifogade bilagor, som kan vara handlingar som rör föremålet, till exempel beslut från länsstyrelsen, konserveringsrapporter eller dokument som beskriver föremålets historia. Det går att bifoga upp till fem bilagor max 11 MB per bilaga av filtyperna doc, docx, pdf, txt, jpg, jpeg, bmp, png, tif, tiff. Dokumenten konverteras automatiskt till formatet PDF. (Observera det går alltså inte att lägga till ett Excel-dokument som bilaga).

Börja med att lägga till bilagan

För att lägga till en bilaga dra den till och släpp den över det punktmarkerade området längst ner på sidan. Det går också att klicka med muspekaren inom området för att öppna utforskarens filväljare.

Namn ange sedan bilagans namn.

Beskrivning beskriv bilagans innehåll. Ofta finns tillräcklig information om innehållet i rubrik eller ärendemening.

Klicka på Spara innan nästa bilaga läggs till.

Om du vill öppna dokumentet klicka på ark-symbolen till vänster om bilagans namn.

För att ta bort en bilaga klicka på soptunnan till höger på raden.

Klicka på Spara när du är klar.

(30)

Sidan Hör ihop med

Sidan möjliggör att föremål som hör samman, till exempel kalk och paten, kan kopplas ihop. I fältet Sök objekt ska du skriva objektnamnet på föremålet du vill koppla med. Välj önskat objekt ur listan.

Klicka på Koppla.

Du kan expandera posten för att se mer information genom att klicka på expansionssymbolen till höger.

För att ta bort kopplingen klicka på soptunnan till höger på raden.

Klicka på Spara när du är klar.

(31)

Sidan Åtgärder

På sidan kan du skicka förslag och önskemål till systemförvaltaren, ange uppföljningskommentar i samband med inventeringar och kontroller. Om objektet ska byta typ eller anges höra till annan byggnad/begravningsplats, markeras som stulen eller avföras från inventarieförteckningen görs det under denna flik.

Tänk på att tillstånd krävs från länsstyrelsen innan kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie flyttas till annan byggnad eller avförs från inventarieförteckningen.

Skicka förslag - önskemål till systemförvaltaren

Använd dig av funktionen Skicka förslag – önskemål till systemförvaltaren, om du till exempel behöver flera kategorier eller placeringar för kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie. Viktigt att beskriva och motivera önskemålen.

Fyll i formuläret, alla rosafärgade fält är obligatoriska. I fältet Typ kan du välja Materialkategori, Objektkategori, Placering eller Annat. Beskriv och motivera ditt förslag eller önskemål och fyll i dina kontaktuppgifter. Klicka på Skicka när du är klar.

(32)

Ange uppföljningskommentar

Ange uppföljningskommentar, som kan vara om någon uppgifterna måste kontrolleras eller kompletteras för aktuellt föremål. Klicka på Spara.

Systemet frågar för säkerhets skull innan uppföljningskommentaren sparas eftersom eventuell tidigare kommentar då sparas över med denna kommentar. Klicka på Ja

Kommentaren syns nu på sidan Grunduppgifter i rött.

(33)

Byt typ av objekt

Här kan du byta objektstyp till exempel från Kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie till Övrig kyrklig inventarie eller till Kyrklig inredning genom att välja ur listan Typ av objekt.

Markera en annan objektstyp och klicka på Spara.

Efter ett byte av objektstyp ska fälten för Materialkategori, Objektkategori samt Placering registreras på nytt eftersom olika förval gäller för dessa fält beroende av objekttypen. Gå därför direkt till sidan grunduppgifter och registrera detta annars blir dessa inventariers uppgifter ej kompletta och kommer inte att komma med i rapporter filtrerade på dessa fält.

(34)

Registrera om dessa fält

(35)

Byt Byggnad/Kyrkotomt/Begravningsplats

Här kan du ange om inventarien permanent har bytt tillhörighet till en annan kyrka. Dokumentera noggrant den ursprungliga tillhörigheten i fältet generell kommentar. Det är lämpligt att bifoga länsstyrelsebeslutet för att flytta inventarien som en bilaga.

Även i detta fall behöver man registrera om fälten Materialkategori, Objektkategori samt Placering.

Registrera om dessa fält

(36)

Markera stulen

Här ska du ange uppgift om när inventarien stulits.

Fyll i kommentar, som är obligatorisk. Viktigt att ange datum när stölden skedde, eller upptäcktes och datum för polisanmälan samt andra uppgifter som kan vara av betydelse.

Klicka på Spara.

Kommentaren återfinns på sidan Grunduppgifter

Om föremålet kommer till rätta, gå in i Åtgärder och välj Återför stulen

(37)

Avför inventarie

En kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie kan avföras från förteckningen vid detta val. Observera att detta inte får göras utan länsstyrelsens tillstånd. Därför är diarienummer för länsstyrelsens beslut obligatorisk vid denna åtgärd. Beslutet bör också bifogas som en bilaga innan åtgärden utförs.

Ange i fältet Orsak anledningen till att inventarien avförts.

Ange i fältet Diarienummer länsstyrelsens diarienummer för beslutet.

Klicka på Avför.

Information om registreringen återfinns på sidan grunduppgifter i röd text.

På sidan Registreringshistorik återfinns också uppgiften om att föremålet avförts från förteckningen

(38)

Posten tas inte bort ur systemet utan är sökbar under menyval Sök, Avförd från inventarieförteckningen.

(39)

Ta bort inventarie

Övriga kyrkliga inventarier och kyrklig inredning som är felregistrerade eller av annan anledning inte ska finnas med i förteckningen kan tas bort vid detta val.

Ange kommentar och klicka på Spara.

Uppgifterna om att inventarien är borttagen och orsak samt vilken som tagit bort den visas på sidan grunduppgifter.

Posten tas inte bort ur systemet utan är sökbar under menyval Sök, Borttagen.

(40)

Sidan Inventeringshistorik

Sidan innehåller information om de tillfällen då objektet inventerats, blivit kontrollerat av stiftet eller länsstyrelse samt eventuella kommentarer som angetts.

Sidan Registreringshistorik

På sidan kan du se när posten är upplagd, ändrad, när bilder och dokument lagts till med mera. Varje händelse loggas med datum och klockslag. Listan fylls på med senaste händelse överst.

(41)

Objektblad

För att göra en utskrift eller spara ett objektblad med alla uppgifter som registrerats för ett föremål, ska du klicka på knappen Objektblad.

Så öppnas en PDF-fil med objektets uppgifter sammanställda i ett dokument

För att skriva ut hela inventarieförteckningens alla objektblad använder man sig av rapporten Lista – samtliga objektblad. Beställningen görs under menyval Rapporter.

klicka här eller här

(42)

Menyval Rapporter

Under menyval Rapporter kan ett antal rapporter beställas.

Externa användare Sacer visar externt tilldelade användare som enheten själv inte har tilldelat, vilka har tillgång till att se eller arbeta med enhetens föremål. Nationell nivå kan i vissa fall tilldela dessa behörigheter till användare utanför organisationen. Det rör sig om personer som via kyrkoprojektet, Sensus i Örebro fått uppdraget från församlingen att registrera in inventarieförteckningarna. Dessa behörigheter är alltid tidsbegränsade vilket framgår av rapporten.

Lista – stulna inventarier visar alla inventarier som har markerats som stulna i de kyrkor som ingår i urvalet.

Lista – avförda inventarier visar alla inventarier som har markerats som avförda i de kyrkor som ingår i urvalet.

Lista – samtliga objektblad listar samtliga objektblad för vald kyrka och typ av objekt. Begränsning kan göras med val av materialkategori.

Lista – ej kompletta inventarier visar alla inventarier som inte har alla obligatoriska uppgifter registrerade hos de kyrkor som ingår i urvalet.

Lista – uppföljning av inventering visar alla inventarier som behöver följas upp.

För att beställa en rapport välj rapportval och rapportparametrar. Till höger finns en kort beskrivning av rapporten.

(43)

Klicka på Skapa rapport.

En PDF fil skapas. Du kan välja att öppna eller spara filen.

Vald rapport Lista – samtliga objektblad har en innehållsförteckning som listar alla objekt i rapporten.

Därefter följer alla objektblad efter varandra sorterade efter den ordning som angetts i rapportbeställningen. Förvalt är sortering på i första hand objektnummer.

(44)

Har objektet mycket text i beskrivnings- eller kommentarsfältet kan objektbladet ibland ta upp flera sidor, särskilt om fler än en bild registrerats.

Att lägga till nya kategorier eller placeringsalternativ

I menyval Administration visas följande val:

Administration av material- och objektkategorier samt placering för de kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarierna sköts på den nationella nivån av kyrkokansliets kulturarvsgrupp.

Använd dig av åtgärden Skicka förslag – önskemål till systemförvaltaren, se avsnittet Sidan Åtgärder ovan, om du önskar flera kategorier eller placeringar. Viktigt att beskriva och motivera önskemålen.

Det finns ett antal förvalslistor för Övrig kyrklig inventarie och kyrklig inredning. Om det inte finns tillämpligt förval kan församlingen själv lägga till det som önskas under menyval Administration.

(45)

Ny materialkategori

Klicka på menyval Administration, Materialkategorier. Välj Typ av objekt. För kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie visas en lista över de materialkategorier som finns tillgängliga. Vid val av någon av de andra objektstyperna visas knappen Skapa ny till höger.

Klicka på knappen Skapa ny.

Skriv in namn och beskrivning och klicka på Spara.

(46)

Ny objektkategori

Klicka på menyval Administration, Objektkategorier.

Välj Typ av objekt och Materialkategori för objektkategorin du ska lägga till.

Då visas en lista över de objektkategorier som finns som förval för valda materialkategori. För att skapa en ny kategori klicka på Skapa ny.

(47)

Skriv namnet på den nya materialkategorin och en beskrivning. Klicka på Spara.

(48)

Ny placering

Klicka på menyval Administration, Placeringar. Välj Typ av objekt.

Välj Typ av objekt och Byggnadstyp så visas en lista på alla placeringar som finns för dessa val.

Lägg till en ny placering genom att klicka på Skapa ny.

Fyll i namn och klicka på Spara.

(49)

7. Att arbeta med inventarieförteckningarna i Sacer

Komplettering av uppgifter

Inventarierna i våra kyrkliga byggnader är en kulturskatt som funnits och vårdats i många

generationer av människor inom Svenska kyrkan. De äldsta bevarade inventarieförteckningarna är från 1400-talet. Informationen i förteckningarna förmedlar ett sammanhang mellan det förflutna fram till nutid. Förteckningarna hjälper till att beskriva föremålen och bevarar kyrkans och bygdens historia. Ur förteckningen ska man kunna följa alla förändringar som skett samt ha uppdaterad information för identifiering för varje enskilt föremål. För att uppnå detta kan inte förteckningen ses som en statisk förteckning som inte ska förändras. Tidens tand gör att föremål förändras, uppgifter behöver läggas till angående skick. Nya sätt att använda våra kyrkor och nya traditioner gör att vissa inventarier kanske inte används på samma sätt och placering i kyrkorummet kanske förändras. Alla dessa förändringar ska dokumenteras i inventarieförteckningen.

Det är inte ovanligt att viktiga uppgifter saknas i inventarieförteckningen. Det kan röra sig om att bilder eller uppgifter som är viktiga för att beskriva föremålet saknas och då försvåras identifieringen vid inventering eller i samband med stöld. Det är inte bara de inventarier som finns i kyrkan som bör ha kompletta uppgifter, även stulna eller på andra sätt förkomna inventarier bör dokumenteras noggrant med bilder och alla obligatoriska fält kompletterade. Då ökar chanserna för församlingarna att få tillbaka sina förlorade föremål. I samband med kulturarvsbrott som stöld kan Sacer användas för att identifiera föremål som påträffats och misstänks komma från ett kyrkligt sammanhang, men där man inte vet vilken kyrka den tillhör. En digitalt väl dokumenterad inventarieförteckning kommer väl till pass även vid brand och skadegörelse, exempelvis inför restaureringsarbete, restvärdesrädd- ning och i kontakten med försäkringsbolag.

För att enkelt hålla reda på vilka uppgifter om objekten som saknas i förteckningen finns hjälpmedlet Ej kompletta inventarier. Du hittar den under menyval inventarier eller via genväg direkt från startsidan.

Alla objekt där obligatoriska fält inte är ifyllda hamnar i denna lista.

(50)

Klicka på ett objekt i listan så öppnas sidan grunduppgifter. De obligatoriska uppgifterna har en liten kryssruta till höger.

Om informationen i inventarieförteckningen är bristfällig bör komplettering ske. Lunds stift har tagit fram en utmärkt hjälp för församlingen i att skriva detaljerade helbeskrivningar av ett föremål samt ordbeskrivningar för föremålets olika delar. Länk till Sacers intranät:

https://internwww.svenskakyrkan.se/SACER/utbildning-sacer

Beskrivningar för inventarierna kan även finnas att hämta i andra källor. Den så kallade

Snabbinventeringen som genomfördes under 1920/30-talen i alla Sveriges kyrkor är den första övergripande inventering som kompetent utförts, i huvudsak av konsthistoriker. Där finns kort beskrivning, inklusive eventuella inskrifter, stämplar samt mått. Denna inventering finns i ATA i respektive kyrkas arkivkapsel/-mapp och även samlat och inbundet för respektive stift.

Om det inte är möjligt att komplettera, uppgiften är helt okänd, eller inte tillämplig för föremålet, kan du sätta en bock i rutan och då återfinns inte objektet i listan över ej kompletta inventarier.

(51)

Ta bort en felregistrerad inventarie

Om det skett någon dubbelregistrering behöver man ta bort den inventarien, det görs i systemet under fliken åtgärder. När man tar bort, eller avför en inventarie blir det ett hål i nummerserien och likaså om man byter kyrka eller byter typ på inventarien då ett nytt objektnummer skapas för inventarien. När man ska ta bort en felregistrerad Kulturhistoriskt värdefull kyrklig inventarie måste först objekttyp bytas till Övrig kyrklig inventarie innan man kan ta bort den. Alla ändringar som görs registreras i fliken ändringshistorik.

(52)

Att arbeta med inventering och kontroll

De inventarieansvariga i varje församling har ett övergripande ansvar för förteckningen, förvaringen och vården av inventarierna. Ansvaret innebär att de är skyldiga att påpeka om inventarier har skadats, löper risk att skadas eller har förkommit. I kyrkoordningen kommenteras att den praktiska hanteringen av de kyrkliga inventarierna inte behöver ligga hos de utsedda personerna, de kan delegera.

Som hjälpmedel vid inventeringar finns i Sacer funktionen Inventeringstillfällen. Du kan när som helst skapa en inventering av hela inventarieförteckningen eller för en del av den. Du kan hålla reda på och arbeta med flera pågående inventeringar samtidigt. Vid klarmarkering av en inventering sparas alla inventeringskommentarer till objektbladet och inventeringsdatum sparas för varje objekt som ingått i inventeringen. Därefter finns ett hjälpmedel för uppföljning av inventeringen.

För att skapa en ny inventering klicka på knappen Nytt inventeringstillfälle eller via menyn Inventeringstillfällen.

(53)

Fyll i uppgifter, alla rosafärgade fält är obligatoriska, och klicka på Skapa. Du kan begränsa inventeringen till inventarier av visst material eller viss placering.

Fälten för Datum är en sökning på när inventarie senast har inventerats.

Ifyllt From-datum: Träff på alla inventarier som inte är inventerade efter det datumet.

Ifyllt Tom-datum: Träff på alla inventarier som är inventerade före det datumet.

Ifyllt From och Tom-datum: Träff på alla inventarier som är inventerade inom datumintervallet.

Blankt (det vill säga inget datum ifyllt): Träff på alla inventarier oavsett om de är inventerade tidigare eller inte.

(54)

Du kan begränsa inventeringen till inventarier av visst material eller viss placering men då måste man först begränsa sig till en objektstyp. Detta för att förvalsalternativen för material respektive placering är olika beroende på objektstyp. På nästa sida visas inventeringslistan för ovan angivna inventering Inventering av metallföremål i By kyrka.

(55)

När du klickar på pennan till höger om datumfältet, fylls dagens datum i automatiskt. Det är detta fält som du fyller i för att markera att inventarien är inventerad. Ska ett annat datum fyllas i kan man använda kalenderikonen .

Kommentaren du skriver in kommer att visas som en uppföljningskommentar i objektets

grunduppgifter när inventeringen är klarmarkerad. Finns det redan en kommentar i fältet kan man välja att fylla på med inventeringskommentaren efter befintlig kommentar eller skriva över kommentaren med en ny.

När du klickar på pilen längst till höger för varje post visas objektets grunduppgifter. För att komma tillbaka till inventeringstillfället klicka på knappen Tillbaka till inventeringstillfället.

Kom ihåg att spara ofta under inventeringen. Du kan när som helst avbryta för att fortsätta vid ett senare tillfälle genom att klicka på Tillbakaknappen. Då kommer du tillbaka till Inventeringstillfällen som visar en lista över alla pågående inventeringar. Knappen Inventering klar avslutar inventeringen och kopierar alla kommentarer samt inventeringsdatum till samtliga objekt där dessa fält fyllts i.

Inventeringstillfället försvinner ur listan och kan inte öppnas igen. Vill man ha kvar ett dokument från inventeringstillfället rekommenderas att man exporterar inventeringstillfället till en Excel-fil som sparas i filhanteraren innan man klarmarkerar inventeringstillfället.

För att utföra inventeringen direkt i systemet på plats krävs internetuppkoppling samt uppkoppling till kyrknätet. Det kan ofta vara svårt att få tillräckligt bra uppkoppling i kyrkobyggnader. Därför är det bra om du i förväg för säkerhets skull exporterar inventeringslistan till en Excel-fil och sparar den lokalt på datorn. Då kan du öppna den och utföra inventeringen på plats om uppkopplingen skulle krångla. Du kan sedan importera inventeringskommentarerna tillbaka till Sacer. Vill du vara riktigt säker kan du även skriva ut filen på papper.

(56)

Att exportera inventeringslistan till en Excel-fil

Om man vill kunna arbeta med inventeringslistan i en lokal utan att ha tillgång till internet eller kyrknätsuppkoppling kan man förbereda genom att spara ner inventeringslistan till en excelfil som sedan kan öppnas från en bärbar dator. Du kan sedan fylla i listan off-line medan du genomför inventeringen. Denna fil går även att skriva ut i förväg om man hellre vill fylla i kommentarer manuellt.

För att exportera inventeringstillfället klicka på knappen Excel som ligger under Spara-knappen.

Sorteringen av inventarier i den exporterade filen blir den som ursprungligen beställdes när man skapade inventeringstillfället. Fyll i datum i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD. Datum ska vara

inventeringsdatum, dvs det datum du såg inventarien. Detta ska fyllas i för alla inventarier på listan.

Du kan kopiera och klistra.

Dessa fält

fylls i

(57)

Importera uppdaterad inventeringslista till Sacer

När du har uppdaterat inventeringslistan i Excel kan du importera listan med datum och kommentarer tillbaka till Sacer. Det är endast uppdateringar i dessa två fält som importeras (av säkerhetsskäl). Behöver något annat fält fyllas i eller ändras ska detta anges i kommentarsfältet för att senare registreras i Sacer.

Väl tillbaka till kyrknätsanslutningen, logga in i Sacer, öppna inventeringstillfället. Klicka på Importera- knappen och sök Excel-filen i utforskaren genom att klicka på Bläddra.

Öppna filen och klicka på OK.

(58)

Nu har datum och kommentarsfälten importerats till Sacer.

Uppföljning av inventering

De inventarier som fått en kommentar, återfinns i listan Uppföljning av inventering

(59)

Under listen Åtgärder kan du ange en ny uppföljningskommentar

Skriv kommentar, som sedan återfinns på sidan Grunduppgifter.

För att ange att kommentaren följts upp, klicka på knappen Uppföljd och inventarien försvinner från listan Uppföljning av inventering.

Stiftskontroll och Länsstyrelsekontroll

Stiften och länsstyrelserna har tillsynsuppdrag över inventarieförteckningarna för de kulturhistoriskt värdefulla kyrkliga inventarierna. Minst vart sjätte år eller när byte av inventarieansvarig sker måste inventarieförteckningen kontrolleras. Stiftet har därför behörighet att skapa en stiftskontrollista i Sacer. Den fungerar på samma sätt som en inventering. Stiftets kontrollkommentarer syns i fältet uppföljningskommentar när kontrollen klarmarkerats på samma sätt som när ett inventeringstillfälle klarmarkerats. Länsstyrelserna har på samma sätt som stiften behörighet att skapa en

länsstyrelsekontroll som fungerar på samma sätt som stiftskontrollerna.