Malmö stad
Fritidsförvaltningen
Handläggande avd: Ekonomiavdelning Ärende nr: 3
Datum: 2012-09-04
Ärende: Delrapport om internkontrollarbetet för år 2012
Sammanfattning: Fritidsnämnden beslutade 2012-02-23 om internkontrollplan för 2012.
Den innehåller följande granskningsområden:
• HR-system
• Kassarutiner
• Systematiskt säkerhetsarbete
• Nyttjande av idrottsanläggningar
• Tid- och anläggningsbokning
• Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget
Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende gransk- ningsområdet ”Kassarutiner”. Granskningen visar att rutinerna fungerar i stort, men att det finns utvecklingsområden. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten.
En slutrapport om 2012 års internkontrollarbete kommer att sammanstäl- las och presenteras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret 2012.
Förslag till beslut: Fritidsnämnden föreslås besluta
att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2012 och lägga den till handlingarna
Bo Sjöström Fritidsdirektör
Malmö stad
Fritidsförvaltningen
delrapport internkontroll 2012
Till Fritidsnämnden
Tjänsteutlåtande
Handläggande
avdelning: Ekonomiavdelning
Datum: 2012-09-04
Ärende: Delrapport om internkontrollarbetet för år 2012
Inledning
Fritidsnämnden beslutade 2012-02-23 om internkontrollplan för 2012 (se bilaga). Den in- nehåller följande granskningsområden:
• HR-system
• Kassarutiner
• Systematiskt säkerhetsarbete
• Nyttjande av idrottsanläggningar
• Tid- och anläggningsbokning
• Digitaliserad hantering av aktivitetsbidraget
Föreliggande delrapport innehåller en rapportering avseende granskningsområdet ”Kassa- rutiner”. Övriga granskningsområden blir färdigställda under hösten.
En slutrapport om 2012 års internkontrollarbete kommer att sammanställas och presente- ras i samband med årsanalysen av verksamhetsåret 2012.
Granskningsområdet ”Kassarutiner”
Fritidsförvaltningen har nio verksamhetsställen med kontanthantering. Med kontant betal- ning räknas även betalning med kontokort. Storleken på kontanthanteringen varierar. Aq- va-kul har mest med närmare 8 000 tkr under ett år medan Idrottsmuseet har knappt 5 tkr.
Med undantag för Idrottsmuseet har samtliga verksamhetsställen kassaapparat och de har avtal med Loomis avseende värdetransporter.
Momenten som har kontrollerats är att det finns fungerande rutiner för kassaavstämning och kontanthantering. Rutinerna på fyra olika verksamhetsställen, Torups friluftsanlägg- ning, Ribersborgs handikappbad, Bulltofta Motionsanläggning och Idrottsmuseet, har granskats. Dessutom har ekonomiavdelningen gjort oanmälda besök vid dessa verksam- hetsställen för stickprovskontroll av handkassa och växelkassa.
Stickprovskontroll av ekonomiavdelningens hantering av anläggningarnas kassaredovis- ningar har också genomförts.
Resultat av kontrollen
Rutinerna för kassaavstämning och kontanthantering fungerar i stort. Det finns dock del- områden som kan utvecklas.
Vid genomförd stickprovskontroll av handkassor respektive växelkassor har konstaterats
2 (2)
att dessa stämmer och att kassorna förvaras på ett betryggande sätt. Idrottsmuseet som har ringa kontanthantering saknar värdeskåp och förvarar kontanterna i ett låst rum. Rosen- gårdsbadet, som inte ingick i granskningen, bestals på sin växelkassa under sommaren.
Stölden skedde när personalen under en kortare stund hade lämnat växelkassan obevakad i ett olåst utrymme.
Samtliga granskade verksamhetsställen med undantag för Idrottsmuseet har larm vid kassan och använder safetybox. Räkning av kontanter görs i låst rum. Hämtningsrutinerna med Loomis fungerar. Det kunde dock konstateras att hämtningsfrekvensen vid Torups frilufts- anläggning bör säsongsanpassas.
Ekonomiavdelningen ansvarar för granskning av verksamheternas kassaredovisningar och registrering av dessa i ekonomisystemet. Ekonomiavdelningen stämmer också av att kassa- redovisningarna överensstämmer med insättningen på bank av kontanter (Loomis)och korttransaktioner (Babs). Det är en person som granskar och registrerar kassaredovisningen och en annan person som granskar och registrerar insättningen på bank, vilket är bra ur kontrollsynpunkt. En stickprovskontroll av kassaverifikationer genomfördes och det fanns inget att anmärka på. Ekonomiavdelningens rutiner var inte dokumenterade.
Förbättringsåtgärder
Följande förbättringsåtgärder kommer att genomföras:
• Idrottsmuseet ska införskaffa en mindre kassaapparat och ett värdeskåp.
• Översyn av Loomis hämtningsfrekvens vid Torups friluftsanläggning
• Uppdatering av samtliga rutinbeskrivningar med en strävan att få mer enhetliga ru- tiner på de olika verksamhetsställena.
Fritidsnämnden föreslås besluta
att godkänna delrapporten om internkontrollarbetet för år 2012 och lägga den till hand- lingarna
Bo Sjöström Fritidsdirektör
