1 Innehållsförteckning

1 Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ... 3

2 Organisatoriskt ansvar för arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten ... 4

3 Avvikelser ... 7

4 Uppföljning genom egenkontroll ... 10

5 Samverkan för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten ... 15

6 Händelse- och riskanalys ... 17

7 Hantering av klagomål och synpunkter ... 18

8 Systematiskt förbättringsarbete ... 19

9 Samverkan med den enskilde och närstående ... 20

10 Resultat, sammanställning och analys ... 21

11 Övergripande mål och strategier för kommande år ... 23

2 Sammanfattning

Avvikelse och synpunktshanteringen beskrivs från olika verksamhetsgrenar vara det systematiska kvalitets- och patientsäkerhetsarbetets utgångspunkt. Sektorn ser att det inom hälso- och sjukvårdens verksamheter finns en väl fungerande tillika väl implementerad avvikelsehantering men att det saknas motsvarande rutin för hanteringen av sociala avvikelser. Likaså att hanteringen av synpunkter och klagomål behöver bli bättre för att systematiskt tillvarata och hantera inkomna synpunkter som en del i sektorns förbättringsarbete.

En viktig förutsättning för det systematiska arbetet är även mötesplatser för verksamheternas personal, vilket kan vara arbetsplatsträffar, teamträffar med olika yrkeskategorier men även fastställda mötesformer med brukare och/eller närstående och anhöriga.

Flera verksamhetsgrenar i sektorn, har arbetat med kompetenshöjande insatser genom bland annat utbildning,

fortbildning, nyrekrytering, handledning m.m. Utgångspunkten har varit varierande från det enskilda medarbetarsamtalet till åtgärder efter brister i verksamheten som uppmärksammats antingen genom resultat av tillsyn från myndighet eller vid resultat av öppna jämförelser, brukarundersökningar eller nationella kvalitetsregister.

Åtgärdsplaner utifrån resultat av granskningar och undersökningar har formulerats, där bland annat

revidering/upprättande av handlingsplaner, utveckling och framtagning av nya metoder till exempel arbetet med att "mäta effekt av insats" som pågår inom Individ-och familjeomsorgen.

Åtgärdsplaner på både individnivå och på verksamhets- och systemnivå utifrån avvikelser och synpunkter, är en viktig del i att identifiera risker, avhjälpa kvarstående risker och att i det förebyggande arbetet identifiera risker innan negativa händelser inträffat.

Samtliga verksamheter inom sektorn har uppmärksammat brister i dokumentationsskyldigheten och planerar utbildningsinsatser och uppdateringar av befintliga dokumentationsrutiner.

Målsättningen med att implementera kvalitetsregistret Senior Alert, var att samtliga omsorgstagare på särskilt boende inom äldreomsorgen skulle erhålla en riskbedömning av fallrisk, risk för undernäring, risk för trycksår samt risk för försämrad munhälsa. Samtliga omsorgstagare på särskilt boende har erhållit riskbedömning och åtgärdsplan har upprättats där detta varit nödvändigt.

Förbättringsområden när det gäller vård och omsorg vid livets slutskede har förbättrats när det gäller att använda validerade instrument för smärtskattning, att närstående får information från läkare i samband med vården i livets slut, samt mänsklig närvaro i dödsögonblicket. Andra förbättringsområden har istället tydliggjorts i registret och rör bland annat att lindra patienten från rosslig andning och att patienten får en bedömning av munhälsan.

3 Organisatoriskt ansvar för arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten

Ansvar

Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden Ansvarar för att:

 Det finns ett ledningssystem för verksamheten.

 Ledningssystemet används för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.

 Ledningssystemet anger hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten.

 Med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

 Fastställa mål och inriktning för sektor arbete, trygghet och omsorg.

 Fastställa en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse utifrån nämndens ansvarsområde.

Sektorchef (Tillika verksamhetschef enligt § 29 Hälso- och sjukvårdslagen) Ansvarar för att:

 Insatser inom sektorns område håller en god kvalitet och att den enskilde får ett professionellt stöd och bemötande.

 De verksamhetsplaner och andra dokument som krävs för att styra och leda den operativa verksamheten i riktning mot uppställda mål upprättas och kommuniceras.

 Med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten på sektornivå.

 Leda och fördela det övergripande kvalitetsarbetet inom sektorn.

 Förvissa sig om att ledningssystemets olika processer är kända och följs.

 I samverkan med stödfunktionerna MAS, TSO, Controller och verksamhetsutvecklare initiera, fastställa och följa upp riktlinjer och rutiner på sektornivå.

 Upprätta en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse på sektornivå.

 Årligen revidera ledningssystemet i samverkan med verksamhetsutvecklare.

Verksamhetschef Ansvarar för att

 Insatser inom verksamhetens område håller en god kvalitet och att den enskilde får ett professionellt stöd och bemötande.

 Upprätta en årlig verksamhetsområdesplan.

 Med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten på verksamhetsnivå.

 Leda och fördela det övergripande kvalitetsarbetet inom sitt verksamhetsområde

 Förvissa sig om att ledningssystemets olika processer är kända och följs.

 Initiera, fastställa och följa upp riktlinjer och rutiner på verksamhetsnivå.

 Upprätta en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse på verksamhetsnivå.

Enhetschef Ansvarar för att:

 Insatser inom enhetens område håller en god kvalitet och att den enskilde får ett professionellt stöd och bemötande.

 Upprätta en årlig enhetsplan.

 Med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten på enhetsnivå.

 Leda och fördela det övergripande kvalitetsarbetet inom sitt/sina enhetsområden

 Förvissa sig om att ledningssystemets olika processer är kända och följs.

 Initiera, fastställa och följa upp rutiner på enhetsnivå.

 Följa upp och revidera rutiner på enhetsnivå.

 Genomföra egenkontroll enligt kvalitetsledningssystem SOSFS 2011:9 i Stratsys.

 Upprätta en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse på enhetsnivå.

Verksamhetsutvecklare Ansvarar för att:

 Driva och hålla samman arbetat med sektorns kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9

 Bistå och fungera som administrativt stöd till sektorchef vid upprättande av en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse på sektornivå

 Bistå och fungera som administrativt stöd till sektorchef vid upprättande av nämndplan, och vid delårsrapporter och årsbokslut.

 Vara behjälplig till chefer inom sektorn inför kvalitets- och patientsäkerhetsrapporter/berättelser.

 Vara behjälplig till chefer inom sektorn vid upprättande av verksamhetsområdesplaner, enhetsplaner och inför delårsrapporter och bokslut.

 Samordna och vara sektorns kontaktperson vid nationella jämförelser såsom exempelvis (öppna jämförelser och kommunens kvalitet i korthet)

 Delta i och samordna övergripande kvalitetsprojekt.

 I samverkan med sektorchef årligen revidera dokument som ingår i sektorns kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9.

Medicinskt ansvarig sjuksköterska/Medicinskt ansvarig för rehabilitering, MAS/MAR Ansvarar för att

 Den kommunala hälso- och sjukvården håller en god kvalitet.

 Bistå och fungera som administrativt stöd till sektorchef vid upprättande av en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse.

 Utföra granskningar och uppföljningar inom Hälso- och sjukvårdens område enligt fastställda dokument från nämnden samt utifrån klagomål, avvikelser och särskilda uppdrag.

 Redovisa resultat av granskningar till sektorns ledningsgrupp och omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden.

 Utfärda revidera och fastställa riktlinjer utifrån aktuell lagstiftning.

 Utreda och anmäla händelsen till Socialstyrelsens tillsynsenhet samt att informera nämnden om att en lex Maria- anmälan har skickats till IVO samt att informera patienten eller närstående samt att dokumentera detta i patientens journal.

 Fungera som stöd och bistå verksamhetsutvecklare med att driva och hålla samman arbetet med sektorns kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9.

Tillsynsansvarig social omsorg, TSO Ansvarar för att:

 Bistå och fungera som administrativt stöd till sektorchef vid upprättande av en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse.

 Utföra granskningar och uppföljningar inom socialtjänstens område enligt fastställda dokument från nämnden samt utifrån klagomål, avvikelser och särskilda uppdrag.

 Initiera och följa upp riktlinjer och rutiner på sektornivå.

 Redovisa resultat av granskningar till sektorns ledningsgrupp och OAN.

 Följa upp och granska externa utförare enligt fastställt dokument från nämnden.

 Utreda rapporter gällande lex Sarah utifrån nämndens antagna rutiner för tillämpning av bestämmelserna om Lex Sarah.

 Fungera som stöd och bistå verksamhetsutvecklare med att driva och hålla samman arbetet med sektorns kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9.

Kvalitets- och utvecklingsansvarig Individ- och familjeomsorg Ansvarar för att:

 Bistå verksamhetschef och enhetschefer på IFO i utförandet av granskningar och uppföljningar inom socialtjänstens område enligt fastställda dokument.

 Fungera som stöd och bistå verksamhetsutvecklare med att driva och hålla samman arbetet med sektorns kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9.

 Bistå och fungera som administrativt stöd för verksamhetschef och enhetschefer på IFO vid upprättanet av en årlig kvalitets- och patientsäkerhetsrapport/berättelse på verksamhetsnivå och enhetsnivå.

 Delta i kvalitetsprojekt samordnade av verksamhetsutvecklare.

 Vid anmodan utreda händelser enligt Lex Sarah.

Hälso- och sjukvårdspersonal Ansvarar för att:

 Bidra till att en hög patientsäkerhet upprätthålls genom att aktivt delta i verksamhetens kvalitetsarbete, ifrågasätta och utvecklar rutiner.

 Ha kännedom om och arbeta efter gällande riktlinjer och rutiner.

Socialsekreterare, biståndshandläggare osv Ansvarar för att:

 Handläggning av ärenden sker rättssäkert utifrån gällande lagstiftning riktlinjer och rutiner.

 Bidra till att en hög rättssäkerhet upprätthålls.

 Ha kännedom och arbeta efter gällande riktlinjer och rutiner.

Undersköterska, vårdbiträde, stödpedagog, stödassistent osv.

Ansvarar för att:

 Medverka till att de omsorgsinsatser som genomförs är av god kvalitet, genom att aktivt delta i verksamhetens kvalitetsarbete, ifrågasätta och utveckla rutiner.

 Ha kännedom och arbeta efter gällande riktlinjer och rutiner.

4 Avvikelser

Avvikelser som rapporteras i verksamheterna och som rör hälso- och sjukvård är i de allra flesta fall händelser som rör läkemedelshantering och fallolyckor. Fallolyckor utan konsekvens för enskild rapporteras också i stor utsträckning, då mönster och frekventa iakttagelser av negativa händelser/risker skall kunna uppmärksammas och åtgärdas.

Åtgärder som vidtagits i verksamheterna, och som kopplats till avvikelser som rör hälso- och sjukvård har varit utarbetande av nya rutiner, utbildningsinsatser i handhavande av medicinteknisk utrustning samt kontroller och

teknikträning för lyft, rutiner för riskförebyggande arbete till exempel genom metoder såsom nationella kvalitetsregister, framtagande och implementerande av checklistor/kontrollistor för läkemedelshantering med mera. Formellt övertaget ansvar för enskildas läkemedelshantering har även diskuterats i hemsjukvården, där fortsatt arbete kommer att innebära förtydligande av patientansvarig sjuksköterskas ansvar.

Sammantagen statistik visar på ökning av både fall och läkemedelsavvikelser sedan 2012. Orsakerna kan vara flera. Dels är det möjligt att de vidtagna åtgärderna för att förhindra att avvikelserna sker, inte varit fullt så effektiva som man räknat med men ökningen kan också bero på en hög rapporteringsvilja i organisationen.

Läkemedelsavvikelserna ökar. Trots att det uppskattningsvis i sektorn administreras ca 290 000, och att sammantaget alla läkemedelsavvikelser utgör en liten del i sammanhanget, är missade läkemedelsdoser något som kan innebära risk för patienter och omsorgstagare.

För att förebygga fall och skador efter fall krävs ett medvetet riskförebyggande arbete, och ett säkerhetsmedvetande hos all personal i organisationen. I särskilt boende i äldreomsorgen har vid slutet av 2014 samtliga boende erhållit en riskbedömning som bland annat avser fallolyckor.

Avvikelsehantering

I avvikelsemodulen i verksamhetssystemet Treserva finns möjlighet att registrera även så kallade sociala avvikelser, det vill säga avvikelser rörande brister i exempelvis omsorg, tillsyn och bemötande. Därtill kan avvikelser även klassificeras såsom organisatoriska avvikelser, det vill säga avvikelser kopplade till verksamhetens organisation, bemanning, metoder och rutiner samt kompetens. Likaså samverkansavvikelser som bland annat berör kommunikation och rapportering mellan olika aktörer både internt och externt. Det saknas en upprättad rutin för avvikelsehantering generellt, det finns enbart en aktuell rutin som riktar sig till hälso- och sjukvårdspersonal. På så vis fattas ett verktyg i det systematiska

förbättringsarbetet då rutinen för att utreda och följa upp och utvärdera inkomna sociala avvikelser saknas, även om det i den nuvarande modulen finns möjlighet att registrera andra typer av avvikelser än hälso- och sjukvårdsavvikelser.

De få sociala och organisatoriska avvikelser som ändå har registrerats av omsorgspersonal i avvikelsemodulen under 2014 har således inte bevakats eller följts upp mer än undantagsvis av ansvarig chef. Här ser följaktligen sektorn ett

förbättringsområde och arbetet med att ta fram en generell avvikelserutin är inledd.

Ifrån externa utförare av hemtjänst inom ramen för lagen om valfrihetssystem (LOV) har det inkommit 3 avvikelser som samtliga rör situationer där brukare har påverkats negativt av bristande kommunikation mellan kommunens biståndsenhet och externa utförare.

4.1 Rapporteringsskyldighet

Lex Sarah

Rapporteringsskyldigheten regleras i 14 kap. 3-7 §§ och i 7 kap. 6 § socialtjänstlagen (SoL) samt i 23 e § och 24 b-24 g §§

i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och refereras till som ”lex Sarah rapporter”. I sektorn finns rutiner för tillämpningen av lex Sarah och där framgår det att den som uppmärksammar eller får kännedom om

missförhållanden vid omsorgen om brukare genast skall rapportera händelsen till närmaste chef, eller överordnad chef om rapporten berör närmaste chef. Ansvarig chef tar emot anmälan som sedan går till ansvarig verksamhetschef innan den skickas för utredning till tillsynsansvarig i kommunen. Sektorn, via sektorchef föreslår omsorgs- och

arbetsmarknadsnämnden vilka lex Sarah rapporter som är av allvarlig karaktär och ska anmälas till tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg (IVO).

Information om rapporteringsskyldigheten ges skriftligen vid nyanställning och därefter 1 gång per år vid enhetens arbetsplatsträffar. I verksamheter för hälsa- och sjukvård har det under 2014 särskilt betonats att

rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah även inkluderar kommunens legitimerade hälso- och sjukvårdspersonal.

Sammantaget har det inom sektorn upprättats 18 stycken rapporter enligt rutinen för lex Sarah under 2014 där 3 stycken hittills har anmälts till IVO som allvarliga missförhållanden (1 rapport angående ett suicidförsök inom verksamheten för funktionshinder samt 1 rapport beträffande inlåsning och integritetskränkning inom verksamhet i äldreomsorgen) respektive påtaglig risk för allvarligt missförhållande (1 rapport med sin grund i en hot- och våldssituation i verksamhet inom funktionshinder). Av de 18 rapporterna pågår utredning ännu i 7 av fallen, därför kan ytterligare anmälan till tillsynsmyndigheten bli aktuell.

Av 18 rapporter med efterföljande utredning, har 6 stycken inrapporterade händelser bedömts vara generella

missförhållanden vilka inte har anmälts vidare till tillsynsmyndigheten utan har hanterats inom sektorn med åtgärder och uppföljningar genomförda av ansvarig chef. Detsamma gäller den lex Sarah rapport (1 av 18 stycken) angående brister i dokumentation vilket identifierats som en generell risk för missförhållande.

Av 18 inkomna rapporter bedöms 2 vara brister inom verksamheten men vilka inte faller inom ramen för lex Sarah utan ska hanteras som avvikelser.

Äldreomsorgen har inkommit med 9 rapporter, arbetsmarknadsenheten har inkommit med 3 rapporter och

funktionshinder har inkommit med 6 rapporter under 2014. Vid verksamheter inom hälsa och sjukvård samt individ- och familjeomsorgen har inga rapporter upprättats under 2014. De externa utförarna av hemtjänst inom ramen för LOV har ej delgivit sektorn och därigenom omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden, någon upprättad lex Sarah rapport under året.

Bakomliggande orsaker och åtgärder

Av de 18 inkomna rapporterna förklaras 45 % utav missförhållandena genom avsaknad av, tillika bristfälliga rutiner och metoder i verksamheterna. Det går exempelvis att se ett mönster i inkomna rapporter ifrån äldreomsorgen som berör handhavandet av trygghetslarm där verksamheterna efter lex Sarah rapporterna upprättat nya rutiner och nytt

informationsmaterial för att säkerställa att samtlig personal har kunskap om hur trygghetslarmet ska hanteras. Detsamma gäller följsamheten inför rutinen för risk- och händelsehantering där flera rapporter berör bristande förebyggande arbete och metoder i verksamheter inom funktionshinder och där personal med hjälp av verksamhetspedagoger arbetar fram nya arbetsmetoder.

Bristfällig kompetens eller utbildning ligger till grund för 25 % av rapporterna och där rapporterna visar på att kommunen brister i kompetens kring handläggning av ärende, bemötandefrågor samt tvångsåtgärder. Några inkomna rapporter påvisar även bristfällig dokumentationen hos utförare av insatser varpå det inom äldreomsorgen planeras

utbildningsinsatser i dokumentation under 2015.

Bristande kommunikation, samverkan eller information utgör 22 % av de inkomna rapporterna och där exempelvis bristande kommunikation och samverkan mellan biståndsenheten och hemtjänsten utmynnat i framtagande av regelbundna samverkansmöten.

I 8 % av de inkomna rapporterna tydliggörs att kommunen uppvisar brister i organisation och ledarskap på så vis att verksamheter inte kunnat erbjuda en tillfredsställande boendemiljö som tillmötesgår den enskildes specifika behov. För att tillgodose den enskildes behov vad det gäller en av de rapporterade händelserna har plats köpts på ett boende med särskild kompetens utanför kommunen. Vad det gäller ytterligare en händelse där boendemiljön briser utifrån en enskilds behov pågår arbete med att ändra arbetsmetoder samt viss lokalförändring.

Ett annat mönster som tydliggörs bland de inkomna lex Sarah rapporterna påvisar även brister i chefskontinuitet på så vis det inte har varit den utlösande faktorn för händelser som lex Sarah anmälts, men likväl bidragit till att händelsen skett.

Lex Maria

Rapportering av avvikelser i sektorn sker genom följsamhet till framtagen rutin för avvikelsehantering. Metoden är implementerad i samtliga verksamhetsgrenar i sektorn och följer ett mönster där medarbetare elektroniskt rapporterar negativa händelser i Treserva. Vid händelser där den enskilde påverkats negativt, oberoende av om händelsen består av en fallolycka eller en läkemedelsmiss, skall alltid tjänstgörande sjuksköterska kontaktas för att kunna bedöma och ta ställning och besluta om omedelbara åtgärder. Avvikelsen kompletteras skriftligt av både sjuksköterska och enhetschef i

avvikelsesystemet och sammanställs och diskuteras vid samverkansmöten med flera yrkeskategorier kring patienter och brukare/omsorgstagare för att identifiera bakomliggande orsaker och korrekta åtgärder. Enhetschef är sammankallande för analys av verksamhetens avvikelser.

Avvikelser som är allvarliga och där konsekvensen för en enskilde är stor, utreds av MAS. MAS kontaktas enligt rutin vid händelser av allvarlig karaktär.

Händelser som anmälts till IVO och som faller under bestämmelsen om lex Maria (SOSFS 2005:28 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt lex Maria) är 2 under 2014. I båda fallen har IVO givit vårdgivaren återkoppling och beslut tagits om avslut av ärenden mot bakgrund av de åtgärder som framtagits för att undvika återupprepning. Händelserna har vid det ena tillfället rört en kvävningsolycka vid ett särskilt boende och vid det andra tillfället rört en fallolycka/tillbud med en medicinteknisk produkt då en taklyft ramlat ner då omsorgstagaren satt i lyften.

Ytterligare en händelse med medicinteknisk produkt har inträffat, utretts och anmälts till läkemedelsverket, tillverkaren samt till IVO för kännedom. Även i detta fall rör händelsen en taklyft.

5 Uppföljning genom egenkontroll

Nationella och regionala kvalitetsregister

Svenska Palliativregistret, är ett nationellt register där vårdgivare registrerar hur vården den sista tiden i livet varit.

Sjuksköterskorna i hemsjukvården registrerar ett frågeformulär med 30 frågor, efter varje gång ett dödsfall skett inom den kommunala hemsjukvården. Primärvård och sjukhus registrerar de personer från Ale kommun som avlidit under vård hos respektive vårdgivare. Ett tydligt förbättringsområde för Ale kommun, har under perioden visat sig vara att bibehålla och öka andelen genomförda efterlevandesamtal.

Sammantaget visar resultatet 2014 jämfört med föregående år att andelen efterlevande som erbjudits ett efterlevandesamtal har ökat från 24,4 % till 38,6 %. Andelen dödsfall där mänsklig närvaro säkerställts vid dödsögonblicket har ökat från 83,2 % till 87,9 %, mätning av upplevd smärta vid livets slutskede med validerat

mätinstrument har ökat från 9,2 % till 17,4 % och andelen närstående till döende patienter som fått läkarinformation har även ökat något från 76,5 % till 77,3 %.

Nya förbättringsområden i registret visar sig nu bland annat vara uppfyllt önskemål om dödsplats, nuvarande resultat 30,3 % av målvärde 100 %, lindrad från rosslig andning med nuvarande resultat 60,6 % mot målvärde 100 % och bedömd munhälsa vid livets slut där resultatet visar 51,5 % mot målvärde 100 %.

Kvalitetsregistret Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister för vårdpreventivt arbete riktat till äldre, och omfattar riskområdena undernäring, fallrisk, risk för trycksår, försämrad munhälsa och blåsdysfunktion/inkontinens. Senior Alert är breddinfört inom äldreomsorgens särskilda boenden och samtliga individer som bor i särskilt boende har erhållit riskbedömning samt i förekommande fall en åtgärdsplan under 2014 som följs upp. Åtgärdsplanen upprättas alltid tillsammans med sjuksköterska, undersköterska (kontaktperson) samt representant för rehab. Sjuksköterskan ansvarar för uppföljningen.

Kvalitetsregistret BPSD är ett nationellt kvalitetsregister där förekomst av beteendemässiga och psykiska symptom vid demens (BPSD) följs på enhetsnivå. Man räknar med att upp emot 90 % av alla personer som drabbas av

demenssjukdom, någon gång drabbas av BPSD, vilket leder till försämrad livskvalitet. BPSD-registret har införts i äldreomsorgens särskilda boenden för demens. Registreringen har fokuserats på, i första hand, de specifika individer som har någon form av BPSD. Resultatet av dessa registreringar har inneburit positiva resultat på individnivå.

Under 131001–140931 har 58 skattningar lags in i BPSD-registret. Under 141001–141231 har 11 skattningar lagts in.

Utbildning i BPSD-registret och handledning till personalgrupper pågår löpande från demenssjuksköterskan i hemsjukvården.

Under 2014 har också demenssjuksköterskan, som BPSD-certifierad utbildare, utbildat administratörer för BPSD- registret på särskilda boenden inom SIMBA-området.

Nationell Punktprevalensmättning

Under våren 2014 deltog enheter i äldreomsorgens verksamhet i en nationell studie för att mäta följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler; Punktprevalensmätning (PPM) av följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler (BHK) vid patientnära arbete. Denna mätning är ett erbjudande från SKL (Sveriges kommuner och landsting) till samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvård samt vård och omsorg i så väl landsting/regioner som kommuner.

De främsta förbättringsområdena som framkom var att höja följsamheten till att desinfektera händerna inför

vårdtagarnära kontakt, att i större utsträckning korrekt använda sig av skyddsutrustning, och då specifikt skyddsförkläde där detta är anvisat. Resultatet visade också att man behöver öka följsamhet till att vara fri från klockor ringar och smycken i omsorgstagarnära arbete.

Då följsamhet till basala hygienrutiner gäller all personal som arbetar i patient- eller omsorgs/omvårdnadsnära arbete, oavsett vilket lagrum insatserna genomförs ifrån, är även ett annat förbättringsområde att fler deltagande enheter i sektorn bör ingå i studien för att på längre sikt kunna följa enhetens resultat.

Öppna jämförelser

Öppna jämförelser är nationella undersökningar som genomförs inom bland annat socialtjänst och hälso- och sjukvård.

Syftet är att stimulera landsting och kommuner att analysera sin verksamhet, lära av varandra, förbättra kvaliteten och effektivisera verksamheten.

I brukarundersökningen Vad tycker de äldre om äldreomsorgen? som genomfördes under våren 2014 visar Ale fortsatt goda resultat inom flera områden. Inom hemtjänsten uppger 89 % att de är nöjda med omsorgen i sin helhet (90 % 2013), och inom särskilt boende 86 % (detsamma för 2013). Bland de frågor som fick lägre andel positiva svar är frågan om man visste vart man vänder sig med klagomål samt möjligheten att komma i kontakt med läkare.

I undersökningen Stöd till personer med funktionsnedsättning som genomfördes i slutet av 2013 framgår att verksamheten kan erbjuda mycket av det som efterfrågas i form av olika slags insatser. I flera fall saknas uppdaterade och genom

ledningsgrupp, beslutade rutiner kring samverkan med andra myndigheter såväl i som utanför kommunen och funktionshinderverksamheten kommer en översyn av detta att påbörjas under 2015. Avseende

brukarundersökningar/brukarinflytande finns också utvecklingspotential och arbete kring detta kommer att inledas under 2015. Ett aktivt arbete pågår även inom verksamheten med att upprätta och uppdatera genomförandeplaner för samtliga brukare. Den del i undersökningen som avser arbetsmarknad ligger sammanfattningsvis väl till i jämförelse med riket.

Från Öppna jämförelser barn- och ungdomsvård, missbruks- och beroendevård och ekonomiskt bistånd framkommer att verksamheterna i stor utsträckning har de aktuella rutiner och samverkansöverenskommelser som efterfrågas. Det är också något fler enheter har arbetat aktivt med och förbättrat sina resultat från tidigare år. Undersökningarna visar också att verksamheterna har goda resultat när det kommer till medarbetarnas utbildningsnivå samt att medarbetarna har kontinuerlig ärendehandledning. Vidare används standardiserade bedömningsmetoder och utredningsstöd. Resultatet visar också att Ale kommun i jämförelse med 22 kommuner och stadsdelar i Göteborgsregionen har 5:e lägsta kostnaden per invånare för utbetalt ekonomiskt bistånd 2013. Det har även skett en minskning av biståndsberättigade ungdomar per månad under året.

Tidigare resultat

Hemtjänsten deltar i KKiK-undersökningen (kommunens kvalitet i korthet) för personalkontinuitet där man mäter antal hemtjänstpersonal som besöker brukaren under en 14-dagarsperiod. I mätningen som genomfördes hösten 2014 låg snittet för Ale på 14 personer. För 2013 samt 2012 års mätning låg snittet på 13 personer. Målet för Ale är att komma ned till 11 personer/brukare. I och med införandet av planeringssystemet TES kan verksamheten lättare följa kontinuiteten och planera efter kontaktmannaskapet.

Försörjningsstödsenheten har årligen följt upp vilken genomsnittlig tid det tar från ansökan om försörjningsstöd till beslut. Under 2013 blev medelvärdet 14 dagar och för 2014 19 dagar. För måttet "Andelen inte återaktualiserade

ungdomar ett år efter avslutad insats/utredning" som också redovisas inom ramen för KKiK var utfallet för Ale kommun 86 % vilket är ett bättre resultat än målvärdet som låg på 83 % för 2014.

Målgruppsundersökningar

Inom ramen för PRIO-satsningen (plan för riktade insatser inom psykisk ohälsa) där Ale kommun söker medel från staten för att arbeta mot psykisk ohälsa har synpunkter inhämtats från brukarorganisationer med avseende på lokal handlingsplan i psykiatrifrågor mellan kommunen, psykiatrin och primärvården. Många av synpunkterna som gavs är gemensamma för flera kommuner och rör förtydligande av handlingsplanerna, exempelvis när det gäller individens möjlighet att uttrycka sin önskan och i vilken omfattning.

Inom individ- och familjeomsorgen har en brukarundersökning gjorts under perioden gällande myndighetsutövningen.

Enkäterna sändes till brukarna med post. Bortfallet var högt, men en övervägande majoritet av inkomna svar uppgav att de blev respektfullt bemötta av sin socialsekreterare. Enkäten visade att en tredjedel av brukarna inte vet om de har en genomförandeplan. Verksamheten kommer att lägga mer vikt vid genomförandeplaner, som är ett viktigt dokument för uppföljning och eventuella fortsatta insatser. Genom att lämna ut enkäterna vid besök kan eventuellt en större

svarsfrekvens uppnås. Brukarundersökningar avseende öppna insatser för vuxna som verksamheten genomförde under hösten 2014 gav positivt resultat avseende tillgänglighet och kvalitet. Vid verksamhetens ungdomsboende Spinneriet framkommer av enkäter som fylls i vid utflytt, att ungdomarnas upplevelse av boendet överlag är positivt. De

förbättringsområden som framkommit har enheterna arbetat med under året i syfte att säkra kvaliteten.

I förstudien "Ung och Aktiv" genomfördes en undersökning och kartläggning inom sysselsättningsdelen (där det även finns beslut inom LSS för dagligt arbete). Syftet var att undersöka anledningarna till att ungdomarna var arbetslösa samt deras allmänna uppfattning av att vara arbetslösa. Förstudien visade bland annat att ungdomarna känner att de inte får tillräckligt med stöd från myndigheter och organisationer såsom Arbetsförmedling och skola.

Granskning av journaler och annan dokumentation

Metod för granskning av har till största del utgjorts av stickprovskontroller, mer eller mindre slumpmässigt. Inom IFO där slumpmässiga stickprovskontroller tillämpas vid några verksamheter, granskas ett antal utvalda beslut genom slumpvis utvalda kontrollveckor. Inom flertalet av verksamheter inom sektorn saknas dock systematisk uppföljning av

dokumentation, även om det vid vissa enheter görs stickprovskontroller.

Enheter för verkställighet av insatser uppger att man i hög utsträckning har formulerade genomförandeplaner för varje individ. Äldreomsorgens verksamheter ser dock en förbättringspotential i mallen för genomförandeplan och denna har under året omarbetats för att bli mera användarvänlig i det dagliga omsorgsarbetet. Flera verksamheter beskriver även svårigheter i att upprätta dokumentation och särskilt genomförandeplaner i tid. Funktionshinder planerar en

utbildningssatsning i dokumentation för personal inom assistansen. Journalgranskningen i ärendehanteringen inom individ- och familjeomsorgen har även omfattat kontroll av grund till beslut. Resultatet har visat att grundläggande utredningar för beslut är välmotiverade, följer delegation och beaktar rättssäkerhet avseende beslut enligt riktlinjer och praxis och återföljs i samtliga fall av besvärshänvisning. Granskning av hälso- och sjukvårdsjournaler har under året genomförts i de utredningar som genomförts till följd av avvikelserapporter, i övrigt har slumpmässig journalgranskning ej genomförts.

Förhållningssätt och attityder hos personalen

Verksamheterna arbetar kontinuerligt med förhållningssätt och attityder hos personal, bland annat genom diskussioner på arbetsplatsträffar, metodplaner och planeringsdagar med personal som är utbildad i värdegrundsfrågor. När det gäller personalens bemötande och attityder inom äldreomsorgen framgår det i Öppna jämförelser att omsorgstagarna till allra största del upplever detta positivt och bra. Inom IFO genomfördes en brukarenkät i maj/juni där det framkom att majoriteten av de brukare som svarat på enkäten kände sig respektfullt bemötta av sin socialsekreterare.

Synpunkter från tillsyns/revisionsrapporter

Inom hemtjänsten genomfördes en tillsyn över "verkställighet av biståndsbeslut" under 2013. Rapporten fokuserade på huruvida omsorgstagarna får de insatser och den tid de bedömts behöva. Att omsorgstagarna får de insatser som beslutats finns det inget kontrollsystem för, till exempel med ett system för avcheckning för varje insats. Det som registreras är tiden genom in- och utcheckning hos omsorgstagaren, vilket innebär att personal utför överenskomna insatser utifrån biståndsbeslut och genomförandeplaner. Revisionsrapporten påvisar även att det saknas dokumenterad rutin för

överlämnande och verkställighet av hemtjänstbeslut och att bristerna vad det gäller att hemtjänstbeslut inte följs upp och omprövas inom en skälig tid, kvarstår ifrån 2012 års översyn.

En revisionsfirma har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av nämndens rutiner för inköp av institutionsvård och köpta boendeplatser i syfte att bedöma avtalstrohet samt uppföljning av köpta tjänsters kvalitet. Den sammanfattande bedömningen är att förekommande rutiner brister samt saknas, i vissa fall. En översyn av

förekommande rutiner och en utveckling av dem utifrån revisorernas rekommendation har påbörjats. I de fall rutiner saknas kommer sådana att tas fram. Sektorn bedömer att vidtagna åtgärder säkerställer avtalstrohet och uppföljning av kvalitet på köpta tjänster.

Ytterligare en revisionsrapport har upprättats som avser vårdplanering och synpunkterna var bland annat att personalens tidigare erfarenheter av den enskilde inte efterfrågas vid vårdplaneringar där den enskilde sedan innan är känd utav och har haft insatser ifrån hemtjänsten. Arbete för att ta fram en åtgärdsplan för att förbättra vårdplaneringarnas kvalitet utifrån revisionsrapporten pågår inom sektorn.

Inspektionen för vård och omsorg har genomfört inspektion på Spinneriets ungdomsboende. Inspektionen avsåg verksamhet, personal, ungdomars delaktighet samt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Myndighetens

bedömning var att verksamheten inte visar några brister i de delar som tillsynen avsåg.

Inspektionen för vård och omsorg har därtill även inlett ett tillsynsärende i verksamheter inom funktionshinder som avser delar av boendeverksamheten vars resultat ej ännu har återrapporterats ifrån myndigheten.

En oanmäld inspektion utförd av Inspektionen för vård och omsorg har även genomförts på ett av kommunens äldreboenden och inspektionen fokuserades på verksamhetens dokumentation och genomförandeplaner.

Sammanställningen ifrån myndigheten är ännu ej återrapporterad.

Samverkansavvikelse inom SIMBA

Samverkansavvikelserna mellan sjukhus primärvård och kommun har övergripande rört följsamhet till den tillämpning av rutin för samordnad vårdplanering som är framtagen för Västra Götalandsregionen.

Avvikelserna som inkommit till vårdgivaren har främst rört brister i kontaktmöjlighet mellan involverad personal vid samordnad vård och omsorgsplanering. Avvikelserna som skickats från Ale kommun har i största utsträckning formulerats av biståndsenhetens handläggare i vårdplaneringsteamet. Dessa avvikelser har inneburit att sjukhuset inte meddelat kommunen när patient skrivs ut, att sjukhuset avbokar vårdplanering trots att patientens vilja är att vårdplanera, att utskrivningsmeddelande kommer till kommunen trots att patienten är i ett försämrat tillstånd och att det varit svårt att komma i kontakt med sjukhuset.

6 Samverkan för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten

Samtliga verksamhetsgrenar i sektorn beskriver den samverkan, både internt och externt, som krävs för att insatserna till medborgarna skall ske med så hög kvalitet som möjligt. Samverkan sker på många olika nivåer, och startar med utsedda kontaktpersoner/kontaktpersonal eller stöd för den enskilde. Samverkan fortsätter på enhetschefsnivå med nätverk, samverkansgrupper inom avtalsområden, vårdsamverkan, andra myndigheter och organisationer. Bland

verksamhetschefer sker samverkan både internt mellan sektorer i kommunen, men även externt inom

Göteborgsregionen. Samverkan beskrivs antingen utifrån individperspektivet eller utifrån gemensamma åtaganden för vårdgivare utifrån samverkansavtal som till exempel samordnad vårdplanering, eller projektet skola-socialtjänst-polis-fritid (SSPF).

I individperspektivet bygger verksamheterna upp en nära samverkan genom tvärprofessionella team både externt men även internt. Exempel på detta är äldreomsorgens teamträffar, matråd eller brukarråd och arbetsmarknadsenhetens gemensamma planerings- och utvecklingsforum (PLUTO) där Ingången, enhetschefer och ansvariga pedagoger träffas varannan vecka för att samverka kring metodfrågor, verksamhetsutveckling och personärenden.

Ett vårdplaneringsteam startade under våren 2014 bestående av sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut och

biståndshandläggare. Vårdplaneringsteamet ska vårdplanera alla inkommande ärenden från sluten vård till kommunal vård och omsorg i IT stödet Klara.

Samverkan kring personer med psykisk ohälsa och vid missbruk formuleras i Ales Lokala handlingsplan för

psykiatrifrågor respektive Lokal handlingsplan för missbruksfrågor. Här beskrivs hur samverkan och ansvar är fördelat mellan vårdgivare samt professioner kring den enskilde.

Samarbete kring barn- och ungdomar med psykisk, psykiatrisk och social problematik, formuleras i Handlingsplan för samverkan om barn och ungas psykiska hälsa inom SIMBA-området. SIMBA står för utveckling av närsjukvården i samverkan mellan primärvården, Kungälvs sjukhus och kommunerna Tjörn, Stenungsund, Kungälv och Ale.

Samverkan kan också genom utvärdering omformas och utvecklas, som till exempel organisationen och formerna för samordning vid vård och stödsamordning VSS, där medarbetare med VSS-uppdrag själva ansvarar för vem som erbjuds VSS. Medarbetarna med VSS uppdraget har regelbundna möten, där enhetschef sedan hösten 2014 enbart deltar på vissa av dessa möten då även andra övergripande frågor kring VSS tas upp. Den tidigare ledningsgruppen för VSS, ingår numera i en chefsgrupp VSS tillsammans med övriga kommuner i SIMBA.

Den Nära Vården - Närvårdsplan samt handlingsplan 2013-2015

Arbetssättet i SIMBA bygger på huvudmännens samlade insats för att skapa en helhet genom gemensamt lärande (sjukhus, primärvård och kommun). SIMBAs närvårdsplan ”Den Nära Vården 2013-2015”, som åtföljd av en

handlingsplan för 2013-2015, innehåller flera målområden för hur ”Sammanhållna vårdprocessen mellan flera vårdgivare där den totala kvaliteten i samverkan är det som ger mervärde för patienten.” Under de olika målområdena där kommunal vård och omsorg berörs i handlingsplanen, har kommunerna rapporterat in resultatet av de aktiviteter man genomfört under 2014.

Inom delmålområdet 2:2 Samordning av patientens medicinska insatser inom primärvården i handlingsplanen Den Nära Vården 2013-2015 rapporterar vårdgivarna in i vilken utsträckning samordnade individuella planer upprättats där behov har identifierats.

I Ale kommun genomfördes ett kortare pilotprojekt under hösten 2014, där hemsjukvårdens sjuksköterska tillsammans med primärvårdsläkare på Adinahälsan i Nol, upprättade SIP (Samordnad individuell plan) för två patienter. Tanken är att verksamheterna med stöd av framtagna mallar och instruktioner inom SIMBA fortsatt skall implementera arbetssättet där behov finns av samordning kring enskilda individer med flera olika vård- och omsorgskontakter.

Fortsatt under målområde 2, delmål 2:3 Effektiv avvikelse-hantering, har SIMBA under 2014 bedrivit en kampanj för att

öka antalet avvikelserapporter som rör samverkan i vårdprocessen mellan de olika vårdgivarna. Syftet var att under en månads tid sammanställa samverkansavvikelserna och analysera trender och mönster.

Arbetsmetoden möjliggjorde en samlad analys av representanter från både sjukhus kommun och primärvård och som presenterades för Samordningsgruppen i SIMBA under hösten 2014.

33 avvikelser analyserades under den avvikelsekampanj som genomfördes mellan 15 september till 15 oktober 2014.

Ingen av avvikelserna var så allvarliga att de bedömdes falla under bestämmelsen om Lex. Maria. Däremot bedömde analysgruppen att sex av händelserna hade kunnat innebära risk för vårdskada. Brister i följsamheten av den

regiongemensamma rutinen för samordnad vård och omsorgsplanering och hantering av IT stödet KLARA framkom som den främsta orsaken till samverkansavvikelserna. Bristerna i kommunikation och informationsöverföring mellan vårdgivarna kan till exempel betyda oklara läkemedelsordinationer.

Fortsatt under Målområde 2, (Samverkan, vårdplanering, mötesplatser och omhändertagande på rätt nivå) mäts nyckeltal som beskriver andel hemsjukvårdspatienter som uppsöker Kungälvs sjukhus där hemsjukvårdens sjuksköterska kontaktat primärvårdsläkaren före sjukhusbesöket, samt andel hemsjukvårdspatienter som får uppsöka Kungälvs sjukhus där primärvårdsläkare gjort hembesök före sjukhusbesöket.

Resultatet av dessa mätningar visar att det finns de patienter vars symptom utgör väl motiverade beslut för att uppsöka sjukhus, samt de patienter vars beslut inte är lika väl motiverade. I den senare gruppen kan ses oroliga anhöriga till exempelvis demenssjuka patienter vars allmäntillstånd försämrats och som uppsöker sjukhuset för att få läkarkontakt.

Verksamheten hälsa och sjukvård ser förbättringsområden i form av utbildning av närstående när det gäller

demenssjukdomars förlopp av kommun och primärvård gemensamt. Under 2015 kommer man att planera för denna typ av utbildningsinsats.

Övriga fokusområden i samverkansperspektivet som rör bland annat målområde 5, vård och omsorg om äldre över 65 år i handlingsplanen, är till stora delar desamma som verksamheten arbetat med inom ramen för punkt 5 Uppföljning genom egenkontroll. Hit hör det riskförebyggande arbetet beträffande fallolyckor, trycksår, försämrad munhälsa och undernäring, arbetsmetod i enlighet med BPSD-registret (beteendemässiga och psykiska symptom vid demens), god vård i livets slutskede samt god läkemedelsbehandling för äldre.

7 Händelse- och riskanalys

Verksamheterna arbetar kontinuerligt med riskanalyser på individnivå inom ramen för genomförandeplaner. Upprättande samt uppföljning kring varje genomförandeplan belyser eventuella risker som föreligger hos den enskilde samt eventuella åtgärder som kan vidtas. På särskilda boenden har man i stor omfattning genomfört riskanalyser på individnivå i samband med kvalitetsregistren Senior Alert och BPSD. Under året har sektorn upprättat en rutin för händelse- och riskanalys som ska genomföras ur ett brukarperspektiv på gruppnivå. Resultatet visar att flera verksamheter inte har tillämpat rutinen i tillräcklig omfattning och fortsatt information och implementering av rutinen behövs.

Inom AME har några mer omfattande riskanalyser genomförts under året som gällt verksamhetsförändringar. En av riskanalyserna genomfördes inför omorganiseringen av verksamheten som innebar att AME/sysselsättning flyttades till individ- och familjeomsorgen och dagligt arbete till funktionshinderverksamheten. En risk som framkom var att omorganisationen kan leda till att den gemensamma struktur och samverkan som byggts upp de senaste året riskerar att inte tas till vara, och det är viktigt att AME förblev en aktör genom den gemensamma ingången. För att följa upp riskanalysen skapades en styrgrupp för AME, för att motverka risker. Diskussioner om fortsatt utveckling förs där.

Risker har identifierats inom ramen för hälso- och sjukvård rörande läkemedelshantering. Bakomliggande orsaker till risker i läkemedelshanteringen har varit otydliga ordinationshandlingar. För att öka säkerheten med läkemedel har läkemedelsanvisningar aktualiserats. Alla läkemedelslistor har uppdaterats kontinuerligt under året hos vårdtagare där enheten har ett läkemedelsövertag. Ett projekt startade under hösten med att få ett gemensamt ordinationsunderlag i Pascal (ordinationsverktyg) för vårdtagare inskrivna i hemsjukvården vid läkemedelsövertag.

8 Hantering av klagomål och synpunkter

De klagomål och synpunkter som inkommer till sektorn registreras i det elektroniska systemet för synpunktshantering och ansvarig chef eller handläggare utses för eventuell åtgärd samt återkoppling till synpunktslämnaren. Synpunkten redovisas sedan till berörd enhet av enhetschef eller handläggare. Synpunkter och klagomål kan bland annat lämnas muntligen, via hemsidan. AME arbetar proaktivt vad det gäller synpunkter och driver främst förbättringsarbetet framåt genom dialog och kommunikation mellan medarbetaren tillika brukaren, och chef. Förslagslådor, som ett komplement till den elektroniska registreringen utav synpunkter och klagomål, vilka även möjliggör anonyma synpunkter tillika klagomål, återfinns ibland andra hos arbetsmarknadsenhetens verksamheter samt inom funktionshinder.

Uppföljningen visar att rutinen för synpunktshantering är välkänd och medvetandegjord bland medarbetarna. För de synpunkter som inkommit under året har åtgärder vidtagits i de fall det bedömts vara möjligt. Sammanlagt har det registrerats 30 stycken synpunkter i systemet varav 3 innehållit positiv återkoppling till sektorn.

För att exemplifiera några av de synpunkter som inkommit; synpunkter har mottagits inom personlig assistans, gällande beslut om upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Administrationen inom IFO har tagit emot klagomål avseende de nya taxorna inom hemtjänsten där den klagande har informerats om att taxor är fastställda av kommunfullmäktige och klagomålet har hänvisats vidare till ansvariga politiker. Mönster som kan antydas bland några av de inkomna synpunkterna och klagomålen berör trygghetslarmen och att det är lång svarstid hos leverantören. Ansvarig chef har varit i kontakt med larmoperatören angående klagomålen. Likaså har några klagomål gällande kommunens tillgänglighet inkommit till verksamheter såsom biståndsenheten samt kontaktuppgifter på kommunens hemsida och därtill klagomål rörande personalens tillgänglighet på några av våra boenden, i samtliga fall har närmaste chef återkopplat till synpunktslämnaren och beskrivit vidtagna åtgärder samt redogjort för aktuell bemanning. I övrigt följer de flesta synpunkter som inkommit, inte något samlat mönster.

9 Systematiskt förbättringsarbete

Systematiskt förbättringsarbete utöver de aktiviteter som följs upp genom egenkontroll, är främst från verksamheterna framtagna och/eller omarbetade rutiner, checklistor eller anvisningar. Exempel på detta är mallar för riskanalyser, planeringsverktyg för genomförande, verksamhets/uppdragsbeskrivningar eller kartläggning av verksamhetens processer med syfte att effektivisera och förbättra huvuduppdraget. Hit hör även översyn av arbetstider och schema för att

motsvara verksamhetens behov.

Vidare beskriver man införande av nya arbetsmetoder såsom exempelvis standardiserad process eller rutin för gemensam ingång i arbetsmarknadsenhetens verksamhet, relationsinriktat arbetssätt inom äldreomsorgen, införande av besök från vårdhundsteamet för omsorgstagare eller i verksamheten anställda stödpedagoger eller metodutvecklare som har uppdrag specifikt riktade till att systematiskt följa upp, utvärdera och förbättra verksamhetens uppdrag.

Utbildningsinsatser, fortbildning och handledning är den typ av kompetenshöjande åtgärder som verksamheterna lyfter fram som en viktig del i det systematiska förbättringsarbetet och som är gemensamt för samtliga verksamhetsgrenar.

Utbildningar som hjärt- lungräddning, ergonomi, brandskydd och strategier för att motverka hot och våld utgör grundläggande områden, men även verksamhetsspecifika utbildningar som innefattar värdegrundsarbete, specifika diagnoser/funktionsnedsättningar eller coachande förhållningssätt.

10 Samverkan med den enskilde och närstående

En individuellt utformad genomförandeplan, som upprättas i samråd med den enskilde och/eller företrädare efter samtycke från den enskilde, är en genomgående metod för att säkerställa samverkan och delaktighet på individnivå. En aktuell genomförandeplan möjliggör och stärker den enskildes delaktighet i utformandet utav insatser genom att den enskilde själv får ange önskemål om hur och när insatser ska ske för att uppnå målen med insatsen.

Regelbundna träffar såsom ”husmöten”, brukarråd, månatliga möten, anhörigträffar och brukarenkäter är vanligt förekommande metoder för att involvera enskilda och närstående i arbetet med patientsäkerhet och systematiskt kvalitetsarbete för verksamheterna äldreomsorg, individ- och familjeomsorg, funktionshinder och

arbetsmarknadsenheten. Vid behov använder verksamheten tydliggörande pedagogik såsom bildstöd vid dessa möten.

Likaså finns etablerade kontakter med brukarorganisationer och brukarföreningar inom olika målgrupper varifrån synpunkter inhämtas, beaktas och förvaltas av respektive verksamhet.

Äldreomsorgen använder sig även av så kallade levnadsberättelser och har ett väl implementerat arbetssätt med kontaktmannaskap där en särskild personal har utökat ansvar för den nära kontakten med den enskilde och dennes anhöriga.

Verksamheterna inom hälsa och sjukvård ser att arbetet med att intensifiera den enskildes delaktighet vid upprättandet av den aktuella vårdplanen är av vikt för att öka och säkerställa samverkansmöjligheterna på individnivå och som ett steg i att förbättra patientsäkerhet och kvalitet generellt.

11 Resultat, sammanställning och analys

För att kunna bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete anger flera av verksamheterna vikten av att ha en långsiktig plan för personalförsörjning samt kompetensutveckling för medarbetarna. Inom IFO kan man se att brister i kvaliteten och ofullkomlig måluppfyllelse är en följd av den underbemanning som varit under perioden. Situationen har uppstått då det varit svårt att rekrytera kvalificerad och erfaren personal vid föräldraledigheter och sjukskrivningar. En svårighet i arbetet att öka brukarnas självständighet och möjlighet till eget boende är bristen på lägenheter. Förutom att man arbetar för att lösa frågan i verksamheterna hanteras den också på en mer strukturell nivå.

Nedan sammanfattas resultaten inom några områden. I några fall saknas inrapportering av resultat vilket kan bero på att det är första året sektorn sammanställer en sammanhållen kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse. Som åtgärd ska sektorn diskutera förslag hur man kan förbättra arbetsprocessen så det blir tydligare i varje led vad som ska rapporteras in.

Sektorn arbetar även med upprättandet av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens författningssamling 2011:9. Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

Avvikelser

Under 2014 har endast ett fåtal sociala eller organisatoriska avvikelser registrerats och de har främst rört bristande bemötande gentemot brukare. Det torde därför finnas skäl att förvänta sig att antalet ej inrapporterade avvikelser är stort och främst beror på att rutin för att rapportera in och arbeta systematiskt med sociala avvikelser, saknas.

Då avvikelsehantering gällande dels hälso- och sjukvårdsinsatser dels sociala insatser är ett betydelsefullt verktyg i det systematiska kvalitets- och förbättringsarbetet är det anmärkningsvärt att det nästintill helt fattas avvikelsehantering för det sociala området inom sektorn varpå det är angeläget att arbete med att upprätta dylik rutin fortlöper.

Trenden för läkemedelsavvikelser och fallavvikelser i systemet

Verksamheter i sektorn som utför insatser i läkemedelshantering, kommer att målsätta att antalet avvikelser skall minska.

Varje verksamhet skall genomlysa hur man arbetat med effekter av insatta åtgärder vid läkemedelsavvikelser, för att hitta de mest verksamma åtgärderna för att förbättra resultatet

Verksamheterna kommer att följa hur avvikelserapporterna rörande fallolyckor kan förbättras genom fortsatt aktiv riskbedömning i enlighet med metoden i kvalitetsregistret Senior Alert, där varje individ med risk för fall erhåller åtgärdsplan.

Lex Sarah

Under 2014 har 18 rapporter enligt rutinen för lex Sarah inkommit och under 2013 var motsvarande siffra 14 stycken rapporter, 3 av händelserna har under 2014 anmälts till IVO och under 2013 anmäldes 1 rapport. Att antalet lex Sarah rapporter ökat bör inte ses som ett generellt mått av kvaliteten på de insatser som erbjuds inom sektorn utan snarare som en indikation på att sektorn blivit bättre på att använda rutinen för lex Sarah i det systematiska kvalitetsarbetet.

De främsta mönstren som kan urskiljas bland de inkomna rapporterna är att de missförhållandena som sker inom verksamheterna till största del beror på att sektorn saknar eller har felaktiga rutiner och arbetsmetoder. I dessa fall har verksamhetspedagoger, metodhandledare och chefer ett viktigt uppdrag i att ta fram och uppdatera rutiner och arbetsmetoder på så vis att de svarar an mot lagkrav och politiska ambitioner.

Tillsammans med en upprättad tillika förankrad rutin, för sociala och organisatoriska avvikelser, förväntas lex Sarah rapporteringen inom sektorn systematiskt och fortlöpande kunna utveckla och säkra kvaliteten i verksamheterna.

Händelse- och riskanalys

När det gäller händelse- och riskanalyser rutin som ska genomföras ur ett brukarperspektiv på gruppnivå visar resultatet att flera verksamheter inte har tillämpat rutinen i tillräcklig omfattning. En förklaring kan vara att rutinen upprättades under våren 2014 och därför behövs fortsatt information och implementering av rutinen.

Synpunkter och klagomål

Det har inkommit och formellt registrerats sammanlagt 30 stycken synpunkter och klagomål under 2014. I förhållande till sektorns storlek och inberäknat att flera registrerade synpunkter och klagomål inkommit ifrån anhöriga och övriga kommuninvånare kan konstateras att 30 stycken är få till antalet. Synpunkter och klagomål är en del i det systematiska förbättringsarbetet och här ser sektorn att förbättringsmöjligheter finns utifrån att ytterligare allmängöra möjligheten att lämna synpunkter och klagomål samt att för verksamheterna, betona vikten av den information som inkommer via kommunens synpunkts- och klagomålshantering.

Resultat per verksamhetsområde

Inom sektorn pågår arbete med utveckling av nya arbetsmetoder. Inom IFO prövas nu metoden mäta "effekt av insats"

för att kunna mäta och kvalitetssäkra biståndsbeviljade insatser. Dock har målet med implementering under året inte nåtts. Den brukarenkät som genomförts gällande myndighetsutövningen visade att de flesta var nöjda med bemötandet.

Försörjningsstödsenheten har klarat målsättningen för handläggningstid för beslut och utbetalning inom 10 respektive 4 dagar. Avsikten att införa evidensbaserat bedömningsstöd i försörjningsstödsärenden har senarelagts. Planeringen är att enheten under första halvåret 2015 ska pröva två olika instrument för bedömning. Målet med genomförandeplaner och samordnade individuella planer (SIP) inom IFO har inte kunnat uppnås under året.

Inom särskilt boende sker kvalitetssäkring i det nära omvårdnadsarbetet i allt större utsträckning inom kvalitetsregistren.

Utvecklingsområdet för Senior alert är att införa detta vårdpreventiva arbetssätt även för individer i ordinärt boende.

Inom funktionshinder har en målsättning för året varit att de centrala delar som rör dokumentation, bemötande och förhållningssätt ska löpa på under året vilket det också gjort. På grund av de beslut som fattats inom personlig assistans med avseende på upphandling har arbetet med del delarna försenats något men löper på. Vad gäller brukardelaktighet inom funktionshinder har verksamheten sett ett behov av att komplettera det man redan gör för att öka delaktigheten och har lagt en långsiktig plan för det.

Inom hälsa och sjukvård har man sett att inkommande samverkansavvikelser ofta beror på brister i

informationsöverföring, ingen förberedd vårdbegäran samt dålig eller ingen information om patientens sjukdomshistoria.

Avvikelser tar även upp att det är svårt att få kontakt med vårdplaneringsteamet. För att åtgärda bristerna pågår ett arbete med att införa förberedd vårdbegäran (blankett på plats) hos samtliga vårdtagare i hemsjukvården, ordinärt boende, särskilt boende och LSS/psykiatri. Enheten följer kontinuerligt upp arbetet på APT och sjuksköterskemöten under året.

Ett arbete har också startat upp med att identifiera förbättringsområden, bland annat rutiner för hur enhetens processer kan förbättras.

Inom AME har flytten av Sinnescentrum & Macken till Vikadamm varit en betydande förändring som påverkat måluppfyllelsen, framför allt inom LSS-besluten om dagligt arbete. De brister som framkommit under året, som påvisat ett mönster, har kunnat åtgärdas samtidigt som ett nytt arbetsställe kunde öppnas i närliggande lokaler i augusti 2014.

Förändringen möjliggjorde att en attraktiv utemiljö kunde erbjudas brukarna. Enhetens mål är att bereda kvalitativ sysselsättning för brukarna med beslut om dagligt arbete. Detta mål har uppfyllts. Riskanalysen som upprättades i anslutning till flytten kommer att följas upp och korrigeringar kommer genomföras. Målsättningen att alla deltagare med beslut om dagligt arbete ska ha upprättade genomförandeplaner har verksamheten arbetat intensivt med under året. I dagsläget har nästan samtliga deltagare genomförandeplaner.

12 Övergripande mål och strategier för kommande år

Läkemedels- och fallavvikelser

Att minska antalet avvikelser avseende fall och läkemedel genom uppföljning av resultatet för insatta åtgärder i högre utsträckning, löpande under året.

Antalet registrerade avvikelser som avser fall och läkemedel följs månatligen av enhetschef för respektive verksamhet i sektorn där avvikelserna sker, samt av enhetschefer för legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal. Månadsresultatet följs och diskuteras ledningsgrupperna där samtliga enhetschefer finns representerade.

Äldreomsorg

Hemtjänsten kommer att arbeta med kvaliteten på genomförandeplanerna, både hur genomförandeplanen ser ut och hur dokumentationen ska säkerställas och överensstämma med de nya kraven på dokumentation ifrån Socialstyrelsen och införandet av ÄBIC (Äldres Behov I Centrum) hos biståndsenheten. Inom flera enheter kommer man att arbeta med att ta fram lokala rutiner för att förenkla och förtydliga omsorgspersonalens ansvarsområden.

Fortsatt uppföljning planeras av de egenkontroller som genomförs till exempel genom mätning av resultat i kvalitetsregister. Implementeringen av äldreomsorgens värdegrund ska fortgå och man avser att fortsätta utveckla samverkan med frivilliga, till exempel genom brukarråd.

Funktionshinder

Arbetet med att säkerställa god kvalitet i verksamheten pågår och fortlöper under 2015 och innebär bland annat

utbildningsinsatser och handledning av medarbetare, där fokus kommer att ligga på gällande lagstiftning som innebär rätt att leva som andra och delaktighet i sin vardag. Arbete kring att förbättra personalens kunskaper kring dokumentation och hanteringen av genomförandeplaner inom den dagliga verksamheten planers likaså under året.

För brukare som har insatsen boendestöd/psykiatri eller för dem som bor på Änggatans serviceboende/psykiatri påbörjas arbetet med att erbjuda en samordnad individuell plan vid upprättandet/uppföljningen av genomförandeplanen under 2015.

För att möta brukarnas behov på ett bättre sätt har arbete påbörjats med att skapa mer meningsfulla och strukturerade aktiviteter anpassade efter varje brukares individuella behov, detta kommer fortgå även under nästkommande år.

Då behovet av antalet bostäder med särskild service ej till fullo kan tillgodoses i enlighet med lagstiftarens intention har arbete med att hitta lösningar påbörjats och förväntas fortgå under 2015 och ytterligare tid därefter.

Individ- och familjeomsorg

Inom individ- och familjeomsorgen ser man ett behov av översyn av rutiner för egenkontroll i verksamheterna. Även interna och externa samverkansrutiner kommer att upprättas och uppdateras.

Metodutveckling ska ske i syfte att öka måluppfyllelse med insatserna för den enskilde och arbetet med införandet av den systematiska uppföljningen, "effekt av insats" fortskrider vilket kan leda till förbättring och utveckling av insatser till enskilda. Verksamhetens tillgänglighet ska förbättras genom utveckling av e-tjänster och andra digitala

kommunikationsmöjligheter. Ett utökat samarbete med kommunens telefonväxel ska tillika ge invånarna bättre och snabbare svar. För att möjliggöra överblick och effektivitet förs även alla riktlinjer, handläggningsstöd och rutiner systematiskt in i enhetens verksamhetssystem Treserva med stöd av systemansvariga. Målsättningen är att dessa fullt ut skall vara uppdaterade och införda under första halvåret 2015.

Utveckling av fakturahanteringen avseende äldreomsorg och funktionshinder i verksamhetssystemen är nödvändig för att inte vara beroende av manuell hantering samt av effektiviseringsskäl. Rutinbeskrivningar av den administrativa enhetens arbetsprocesser ska utvecklas i syfte att minska sårbarheten.

Verksamheten behöver arbeta strategiskt med en långsiktig personalförsörjningsplan för att säkerställa kompetensen i

verksamheten. Samtidigt finns behov av att utveckla en god introduktion vid nyanställningar.

Arbetsmarknadsenheterna

För att förbättra kvalitén i verksamheten kommer i huvudsak några områden att belysas. Det är den kompetens som personalen har och de verktyg som finns, frågan kring vilka lokaler som finns att tillgå samt innehållet i de insatser brukarna får ta del av. När det gäller kompetensen handlar det om både den formella kompetensen men också

förhållningssätt, attityd och färdigheter. Det kommer att genomföras verksamhetsplaneringsdagar under 2015 med fokus på bemötandet i förhållandet till brukarna. När det gäller verktygen handlar det om att öka kvalitén i samverkan och bredda arbetsplatsutbudet tillsammans med den ordinarie sysselsättningsverksamheten för brukarna inom LSS. Ett nytt dokumentationssystem har köpts in för att förbättra matchningen mellan brukarnas intresse för arbetsuppgifter och upparbetade praktikplatser. När det gäller lokaler arbetas det med färdigställandet av verksamhetens nya lokaler på Vikadamm som kommer att pågå en god bit in på 2015.

Vad gäller frågan om innehållet av insatsen och arbetet runt det, ska brukarnas möjlighet för delaktighet och inflytande stärkas. Olika typer av alternativ kompletterande kommunikation (AKK) behöver utvecklas runt brukare med särskilda behov. I början av 2015 ska en enkätundersökning gällande interna arbetsresor genomföras. Dessutom genomförs enkätundersökning gällande brukarnas uppfattning om daglig verksamhet och insatserna överlag. Verksamheten ska bli bättre på att påminna brukare och deras företrädare om synpunktshanteringen och även att registrera dem.

Verksamhetsbeskrivningar för alla enheter inom team arbete ska utformas under 2015 och utifrån innehållet i dessa ska även broschyrer och informationsfoldrar tas fram. Ett ökat samarbete med privata arbetsgivare, där praktik på befintlig arbetsplats med arbetsledning/stöd från arbetsmarknadsenheten enligt Supported employment och ett utökat arbete med Individual placement support, kommer att medföra en större trygghet och ett mer individuellt arbetssätt som gynnar brukarna. Med anledning av omorganisationen av arbetsmarknadsenheten blir det viktigt att hitta goda former för samverkan över gränserna gällande hur Ingången (där man ser till att deltagarna genom kartläggning och

arbetsförmågebedömningar kommer till rätt verksamhet/åtgärd) i framtiden ska fördela inkomna ärenden utifrån trappmodellen.

Hälsa och sjukvård

Mål - För att säkerställa en god och säker vård ska patienternas inflytande och delaktighet öka.

Strategi - Individuella vård- och rehabplaner där hälso- och sjukvårdsinsatserna är individuellt utformade och där patienten är delaktig.

Mål - För att säkerställa en fortsatt god och säker vård för patienter ska registrering i nationella kvalitetsregister göras.

Syftet är att den enskildes behov ska bli tillgodosedda.

Strategi - Kvalitetsregistren ska användas som stöd för att identifiera risker för patienten och utveckla nya arbetssätt samt öka samarbetet med omvårdnadspersonalen.

Mål - En god och säker vård och omsorg för personer med demenssjukdom där anhöriga är involverade.

Strategi - Fortsatt arbete med BPSD (ett nationellt kvalitetsregister där förekomst av beteendemässiga och psykiska symptom vid demens följs). Utbildning till personal som arbetar med personer som har en demenssjukdom.

Mål- Säkerställa att anhöriga känner sig trygga med den hälso- och sjukvård som deras anhöriga får i kommunen.

Strategi- Ge förslag till primärvården att tillsammans genomföra utbildningar och enskilda samtal med anhöriga om sjukdomsförloppet angående deras anhöriges sjukdom.

Kommunal hälso- och sjukvård kommer även under 2015 tydliggöra arbetsprocess och struktur för inkommande ärenden, där följsamhet till avtalet som reglerar hälso- och sjukvårdsansvaret mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i Västra Götaland, utgör styrdokument.

Mål - Fortsätta implementera det riskförebyggande arbetet enligt Senior Alert i ordinärt boende för personer som är inskrivna i kommunal hälso- och sjukvård.

Strategi- Startar i liten skala, med stöd från metodutvecklare.