Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 22 februari (20) Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl Ajournering

(1)

Sammanträdesdatum Blad Kommunstyrelsen 22 februari 2006 1 (20)

Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum kl. 13.30-16.15

Ajournering 15.35-16.00

Beslutande: Per Gruvberger, ordf

Anita Widman

Owe Karlson

Bengt-Olov Persson

Solveig Andersson

Anders Nilsson

Hans Nahlbom

Bo Olsson

Harry Johansson

Benny Persson

Michael Helmersson

Ersättare: Kjell Tellin

Övriga deltagande: Ulf Persson, controller §§ 17, 19 Kjell Murås, Inköpschef § 21 Claes Hultgren, kommunchef Bo Forsberg, sekreterare

Utses att justera: Bo Olsson

Justeringens plats och tid: Kommunstyrelsens kansli 27 februari 2006

Underskrifter Sekreterare Bo Forsberg Paragrafer 16-29

Ordförande Per Gruvberger

Justerande Bo Olsson

ANSLAG/BEVIS

Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen

Sammanträdesdatum 22 februari 2006

Anslagsdatum: 27 februari 2006 Datum för anslagets nedtagande:20 mars 2006

Förvaringsplats: Kommunstyrelsens kansli

Underskrift

Annika Jansson

(2)

Sammanträdesdatum Blad

Kommunstyrelsen 22 februari 2006 2

Ks § 16

Granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande aktiviteter 2005 – Kommunrevisionen

Kommunrevisionen aktualiserar vid sammanträdet ett antal frågor beträffande kommunstyrelsens ansvarsutövning under 2005 frågorna besvaras av kommunstyrelsens ordförande Per Gruvberger och kommunchefen Claes Hultgren.

_____________

Utdragsbestyrkande

(3)

FILIPSTADS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Kommunfullmäktige 22 juni 2004 9

Kommunstyrelsen 9 juni 2004/22 februari 2006 7/3 Kommunstyrelsens arbetsutskott 1 juni 2004/ 13 februari 2006 6/2

Ek Rev

Kf § 51 Au § 16 Ks § 17 Ks § 65

Au § 38 Dnr 5/2004

Revisionsrapport- Intern kontroll

Kommunens revisorer meddelar i skrivelse 13 januari 2004 att KOMREV på uppdrag av kommunrevisionen gjort en granskning inom området intern kontroll i Filipstads kommun. Syftet har bland annat varit att granska om det finns ändamålsenliga och dokumenterade rutiner inom detta område.

Efter genomförd granskning konstaterar revisorerna att kommunens nämnder/förvaltningar har kommit olika långt i sitt arbete att arbeta strukturerat med intern kontroll. Som ett första steg och som ett stöd för nämnderna i deras kommande arbete föreslår revisorerna att ett

reglemente för intern kontroll arbetas fram och fastställes av kommunfullmäktige.

Socialnämnden meddelar i protokoll 24 februari 2004, § 4, att

förvaltningen planerar att upprätta en kvalitetsplan, vilket kommer att förbättra den interna kontrollen inom förvaltningen.

Ekonomienheten avger i skrivelse 25 maj 2004 sin syn på den framtagna revisionsrapporten och föreslår att ekonomienheten får i uppdrag att arbeta fram ett förslag till reglemente för intern kontroll.

Arbetsutskottet föreslår

Kommunstyrelsen föreslå fullmäktige besluta

att uppdraga åt ekonomienheten att arbeta fram ett förslag till reglemente för internkontroll.

_______

Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige

Enligt arbetsutskottet samt

att uppdraget ska redovisas under 2004.

________

Kommunfullmäktige beslutar

att bifalla kommunstyrelsens förslag

Utdragsbestyrkande

(4)

FILIPSTADS KOMMUN

Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 februari 2006 3

Ekonomienheten avger tillsammans med skrivelse 6 februari 2006 förslag till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun.

Ekonomienheten föreslår kommunfullmäktige att anta förslaget till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun samt att förslaget till reglemente gäller generellt för kommunen. Därtill föreslår

ekonomienheten att respektive nämnd tillser att en funktion eller organisation upprättas för den interna kontrollen och regler och anvisningar antages för den interna kontrollen. Sammanhållande funktion för intern kontrolldokumentet blir ekonomgruppen i Filipstads kommun.

Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta

att anta förslag till reglemente för intern kontroll i Filipstads kommun daterat 6 februari 2006

att det sålunda antagna förslaget till reglemente gäller generellt för kommunen samt

att respektive nämnd tillser att en funktion eller organisation upprättas och att regler och anvisningar antages för den interna kontrollen varvid den sammanhållande funktion för interna kontrolldokumentet blir ekonomgruppen i kommunen.

Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta

att uppdraga åt controllern att i oktober 2006 redovisa vilka regler och anvisningar som använts inom kontrollarbetet.

__________

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

Enligt arbetsutskottet

________

Utdragsbestyrkande

(5)

Ks § 18

Au § 17 Dnr 21/06

Ansökan om borgen för lån avseende ombyggnad – Gammelkroppa skogsskola

Stiftelsen Värmlands och Örebro läns skogsskola ansöker i skrivelse 2 februari 2006 om Filipstads kommuns borgen för ett lån som skolan behöver ta i samband med ombyggnad av matsalsbyggnaden vid Gammelkroppa skogsskola. Den lånesumma man ansöker om borgen för är på 1,5 mkr och bortsett från egna arbetsinsatser i form av

projektledning kommer ombyggnationen att kosta ca 2,7 mkr.

Kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta

att bevilja Stiftelsen Värmlands och Örebro läns skogsskola kommunal borgen under 5 år för det lån på 1,5 mkr som organisationen avser att uppta för ombyggnad av matsalsbyggnaden.

_________

Enligt arbetsutskottet

_______________

Utdragsbestyrkande

(6)

Ks § 19 Dnr 51/06

Tilläggsbudget 2006

Ekonomienheten redovisar i skrivelse inkommen 16 februari 2006 ett sammandrag utgörande förslag till tilläggsbudget för 2006. Förslaget har utarbetats i samråd med berörda förvaltningar och upptar belopp enbart på investeringssidan. Totalt uppgår tilläggsbudgeten till 6 792 tkr och av ekonomienhetens kommentarer framgår att beloppen i huvudsak berör pågående arbeten, arbeten som utförts men ej slutfakturerats och planerade arbeten som ännu ej avslutats. Ekonomienheten föreslår efter granskning att äskade belopp tillstyrkes.

att godkänna det förslag till tilläggsbudget på sammanlagt 6 792 tkr som utarbetats av ekonomienheten.

__________

Utdragsbestyrkande

(7)

Ks § 20 Dnr 2/06

Redovisning av medelsplacering, lån och likviditetsställning Kommunchefen redovisar vid sammanträdet den förteckning över placeringar, lån och likviditetsställning som upprättats av

ekonomienheten för perioden 24 januari – 21 februari 2006.

Kommunstyrelsen beslutar

att med godkännande lägga redovisningen till handlingarna.

Utdragsbestyrkande

(8)

Ks § 21

Au § 18 Dnr 29/06

Tillägg till samarbetsavtal mellan Filipstads kommun och Stiftelsen Filipstadsbostäder

Det framgår av rubricerade förslag till tillägg daterat februari 2006 att parterna i januari 2001 ingick ett gemensamt samverkansavtal omfattande förvaltning av fastigheter.

Mellan staten (dåvarande bostadsdelegationen) och Filipstads kommun träffades år 2000 ett avtal om åtgärder för att strukturera om Stiftelsen Filipstadsbostäder. Till följd av detta avtal avvecklades 520 lägenheter.

Statens bostadsnämnd (SBN) och kommunen har under 2005 fört förnyade överläggningar pga. Stiftelsen Filipstadsbostäders ekonomiska utveckling. Överläggningarna resulterade i ett tilläggsavtal daterat 9 december, 2005. Avtalet innebär att ytterligare 110 lägenheter ska avvecklas under perioden 2006-2008.

För att uppnå de ekonomiska effekterna som antagits i överenskommelsen måste arbetet med att utveckla/avveckla

överenskommet antal lägenheter påbörjas omgående samtidigt som åtgärder krävs för att kvalitetssäkra den gemensamma

fastighetsorganisationens arbetsformer. Åtgärder för att förbättra Stiftelsen Filipstadsbostäders ekonomi ska parallellt med

utveckling/avvecklingsarbetet tas upp till beslut efterhand som lösningsförslag tas fram.

Med hänsyn till ovanstående förutsättningar är parterna överens om att nuvarande samverkansavtal gäller tills vidare med en ömsesidig

uppsägningstid på 12 månader.

Styrelsen för stiftelsen Filipstadsbostäder har vid sammanträdet 2 februari 2006 antagit redovisade tillägg.

att godkänna tillägg till samarbetsavtal mellan Filipstads kommun och Stiftelsen Filipstadsbostäder daterat februari 2006.

_____________

Utdragsbestyrkande

(9)

Stiftelsen F-d bostäder

Efter föredragning av ärendet yrkar under den här på följande överläggningen Michael Helmersson som ett tilläggsyrkande att det uppdrages till kommunstyrelsens arbetsutskott att till juni månads kommunstyrelse sammanträde återkomma med förslag till

upphandlingsunderlag. Detta upphandlingsunderlag ska omarbetas årligen för att hållas aktuellt.

Sedan överläggningen förklaras avslutat framställer ordförande först arbetsutskottets förslag under proposition. Förslaget förklaras antaget, Därefter ställes Michael Helmerssons tilläggsyrkande under särskild proposition. Tilläggsyrkandet förklaras ej antaget.

att bifalla arbetsutskottets förslag.

Michael Helmersson reserverar sig mot beslutet till den del det avser avslag på hans tilläggsyrkande.

________

Utdragsbestyrkande

(10)

MOB

Ks § 22

Au § 19 Dnr 17/06

Program för översiktsplanearbetet

Det framgår av miljö- och byggnadsnämndens protokoll 18 januari 2006,

§ 6, att enl. Plan- och bygglagen ska kommunen en gång per

mandatperiod antingen göra en ny översiktsplan eller aktualitetsförklara den gällande. Filipstads kommuns översiktsplan är antagen av

kommunfullmäktige 11 december 1990, § 181, och är i behov av omarbetning. Stadsarkitekten har upprättat förslag till program för aktualisering av kommunens översiktsplan. Programmet redovisar förslag till organisation, ansvarsområden, mål och delmål, effekter av översiktsplanearbetet och uppföljande aktiviteter samt preliminär tidplan.

Miljö- och byggnadsnämnden har beslutat att godkänna stadsarkitektens förslag för översiktsplanearbetet samt

att överlämna detsamma till kommunstyrelsen för ställningstagande.

att i princip godkänna förslaget till översiktsplanearbetet men att

uppdraga åt miljö- och byggnadsnämnden att återkomma med förslag till bemanning, finansiering och samverkan med Storfors kommun samt

att kommunstyrelsens presidium ska ingå i den föreslagna styrgruppen

____________

_________

Utdragsbestyrkande

(11)

Karlstads Universitet Region Vämland

Ks § 23

Au § 20 Dnr 251/05

Samverkansavtal mellan Värmlands kommuner och Karlstads universitet

Samverkanskoordinatorn Theo Arndt vid Karlstads universitet har närslutet skrivelse 24 januari 2006 översänt förslag till avtal mellan Karlstads universitet och Värmlands kommuner om samarbete.

Avtalsperioden 2006-2008 kommer att omfatta förstärkt

studentsamverkan. Parterna ser interaktion mellan studenter och t ex framtida arbetsgivare som en gemensam uppgift och en gemensam process för att kunna uppnå en ökning av antalet studenter som får arbete i närregionen. En resursförstärkning inom Karlstads universitet ska leda till att andelen studenter vid universitetet som får arbete i regionen ökar avsevärt under femårsperioden Karlstads universitet tar ansvar för att tillsammans Region Värmland koordinera och leda processen.

Utöver löpande kontakter sker en uppföljning av samarbetet vid minst en årlig överläggning. Parterna är överens om att universitetet årligen, i mars månad, ska ta initiativ till en redovisning av föregående års

verksamhet. Ersättning till Karlstads universitet för uppdraget enligt det föreslagna avtalet är 7 kr per invånare/år exkl. moms. Ersättningen utbetalas halvårsvis i förskott mot faktura.

att föra ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.

___________

att godkänna förslag till samverkansavtal mellan Värmlands kommuner och Karlstads universitet.

___________

Utdragsbestyrkande

(12)

Ks § 24

Au § 21 Dnr 235/05

Revisionsrapport Granskning av lönerutinen i Filipstads kommun Revisorerna i Filipstads kommun meddelar i skrivelse 22 november 2005 att Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har granskat delar av lönerutinen på kommunrevisionens uppdrag. I den kommunala verksamheten är lönekostnaden den största enskilda kostnadsposten.

Med denna bakgrund anser revisorerna att det väsentligt att lönerutiner och hantering av lönesystem fungerar på ett ur internkontrollsynpunkt säkert sätt.

Kommunrevisionen har beslutat att överlämna revisionsrapporten till kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, miljö- och

byggnadsnämnden och socialnämnden för kännedom och beaktande.

Revisionsrapporten har även överlämnats till kommunfullmäktige för kännedom.

Av revisionsrapporten framgår åtgärdsförslag för att bland annat stärka säkerheten i lönerutinen. Revisorerna emotser svar från

kommunstyrelsen om vilka åtgärder som vidtagits/ kommer att vidtas med anledning av överlämnade revisionsrapport. Svaret vill revisorerna kunna ta del av senast 31 januari 2006.

Personalavdelningen konstaterar i yttrande 28 januari 2006 att en sammanfattande kommentar från revisionen är att lönerutinerna i stort sett fungerade bra men ändå att några punkter behöver ses över och kompletteras.

”Vi uppfattar detta positivt särskilt med tanke på den stora omläggningen till det nya

lönesystemet som innebär egen drift av löneprocessen. Därmed tillfördes lönekontoret nya arbetsuppgifter i form av systemförvaltning. En stor och arbetskrävande förändring.

Påpekanden/åtgärder Pkt 2.1.1

Rutin har etablerats genom att kontroller och loggar signeras i driftkalendariet efter att dessa

utförts.

Utdragsbestyrkande

(13)

Rev.

Pers.

Anm. KF

2.3

Behörighetskontroll av attestanter sker genom stickprovskontroll av lönekontoret.

I och med att självservice införs uppstår automatiskt en

behörighetskontroll av den elektroniska attesten. Felaktig behörighet betyder där att attesten ej accepteras i lönesystemet.

3.2

Ofullständigt ifyllda reseräkningar har upptäckts i några fall.

Åtgärdas genom att arbetsledare påminns om att inte attestera en reseräkning som inte

är komplett. Reseräkningen skall inte skickas till lönekontoret förrän den är korrekt ifylld

och godkänd.

Personalenheten kommer att se över om reseräkningsblanketten kan omarbetas för att under-

lätta upprättandet av reseräkningen. Eventuellt även en blankett för de som reser ofta om behovet finns

Betr resor till och från arbetsplatsen för förtroendevald gäller enligt skattemyndigheten

följande:

- Om uppdraget betyder att man arbetar från en fast arbetsplats och fastställda tider gäller

att resor till och från arbetet är att betrakta som privata resor och därmed avdragsgilla inom

vissa ramar i självdeklaration. Det gäller samma regler oavsett om uppdraget tillkommit

genom anställning eller politiskt val som fötroendeman.

Om resorna till och från arbetet betalas av arbetsgivaren skall hela ersättningen beskattas

lika som inkomst av tjänst”.

att personalavdelningens yttrande får utgöra svar till revisionen.

___________

______

Utdragsbestyrkande

(14)

LFHR

Ks § 25

Au § 22 Dnr 32/06

Ansökan om medel för föreläsningsserie – Lokala folkhälsorådet Lokala folkhälsorådet hemställer i skrivelse 7 februari 2006 om medel för att genomföra en föreläsningsserie om hälsofrämjande ledarskap.

Föreläsningarna fördelar sig på 3 föreläsningar 2006 och 3 st 2007.

Kostnaderna uppskattas till ca 20 tkr/föreläsning varför man hemställer om 60 tkr för verksamheten 2006.

att ställa sig positiv till folkhälsorådets framställning samt

att ur kommunstyrelsens tillgängliga medel för 2006 bevilja folkhälsorådet 60 tkr.

_________

Utdragsbestyrkande

(15)

Ks § 26

Au § 23 Dnr 33/06

Åtgärder för ökad konkurrenskraft, hållbar tillväxt och sysselsättning – Länsstyrelsen i Värmlands län

Landshövdingen i Värmland har 23 september 2004 fått Regeringens uppdrag att i nära samråd med bland annat berörda kommuner,

myndigheter, universitet, högskolor, näringsliv och organisationer föreslå lämpliga åtgärder ökad konkurrenskraft, hållbar tillväxt och

sysselsättning i lokala arbetsmarknadsregionen Karlstad/Kristinehamn.

Utgångspunkt för arbetet är det regionala tillväxtprogrammet för Värmlands län.

Delredovisning av det genomförda arbetet har lämnats till Regeringen den 15 februari och 14 oktober 2005 och slutrapport 29 december 2005.

Slutrapporten innehåller avsnitten Problembilden, Tillväxteorin,

Kompetenscentra i ett tillväxtperspektiv, Utveckling av kompetenscentra, Innovativa aktörer och Omställningsmedel till kommunerna.

Därtill har Länsstyrelsen i skrivelse 28 december 2005 till Näringsdepartementet redovisat förslag till åtgärder för ökad

konkurrenskraft, hållbar tillväxt och sysselsättning. Bilaga 1 till nämnda skrivelse redovisar totalkostnad för utveckling av handlingsprogram för Kompetenscentra i Värmlands län 2005-2009 samt

omställningskostnader där totalkostnaden uppgår till 218 mkr. I bilaga 2 redovisas finansieringen av åtgärderna där Regeringen svarar för 50 %, d.v.s. 109 mkr, Länsstyrelsen, Region Värmland, kommunerna och Karlstads universitet för 51,65 mkr, EU 11 mkr och privat finansiering med 46,35 mkr.

Enligt meddelande 2006-01-30 från regiondirektören vid Region Värmland uppgår medfinansieringsbehovet mot kommunerna för åren 2006/07 till 500 tkr/år för de delar som ej finansieras på annat sätt.

Regionstyrelsens förslag är att detta fördelas på länets kommuner efter folkmängd vilket för Filipstads kommun betyder en medfinansiering på 20 189 kr för 2006

att föra ärendet vidare till kommunstyrelsen utan eget beslutsförslag.

________

Utdragsbestyrkande

(16)

Region Vämland Länsstyrelsen

att Filipstads kommun deltar i ovan redovisade projekt/handlingsplan samt

att anvisa kommunens medfinansiering på 20 189 kr för 2006 ur kommunstyrelsens tillgängliga medel.

_______

Utdragsbestyrkande

(17)

Bergskraft

Ks § 27

Au § 29 Dnr 36/06

Deltagande i Mål 2-projektet Bergskraft

I skrivelse 10 januari 2006 erbjuder projektet Bergskraft bland annat Filipstads kommun att medverka i projektet under 2006 och 2007.

Bergskraft är ett projekt som finansieras av bland annat Mål 2 västra, Länsstyrelserna i Värmland och Örebro län, Örebro läns landsting, de 4 KNÖL-kommunerna (Lindesberg, Hällefors, Nora, Ljusnarsberg) Örebro universitet, Bergslagens sparbanksstiftelse, Almi Örebro, SveMin, LAN, Arbetsförmedlingar, näringsliv m m. Projektet syftar till att delta i och påverka processen både mot prospektering av brytvärda mineral och i miljöarbetet för efterbehandling av historiska gruvdeponier.

Projektet arbetar också med att sammanställa information från tidigare bergsbruk. Genom att allt fler kommuner ansluter sig ökas projektets aktionsradie och därmed möjligheterna till en positiv utveckling för större delar av Bergslagen.

Kostnaden för offentliga aktörer att deltaga i projekt Bergskraft är under 2006 20 tkr plus 1 kr/kommuninvånare.

att gå in i projektet Bergskraft som medfinansiär samt

att för 2006 anvisa erforderliga medel, ca 31 tkr, ur kommunstyrelsens tillgängliga medel.

____________

_______

Utdragsbestyrkande

(18)

Kommunstyrelsens teknikutskott 15 februari 2006 5

Ks § 28 Dnr 23/06 TU § 11 Dnr 5/06

Indragning av allmän väg

Vägverket Region Väst har upprättat förslag för indragning av väg 850 mot Neva f d järnvägsstation och del av väg 26/245. Den sammanlagda väglängden som prövas är ca 8 km.

Eftersom järnvägsstationens funktion som hållplats i Neva har upphört och järnvägen nedlagd anses vägen inte längre uppfylla kriterierna för att vara allmän.

Utförda trafikräkningar visar att trafikmängden minskat från ca 50 fordon/dygn 1989 till 20 fordon/årsmedeldygn år 2003.

Det bör poängteras att viss turisttrafik under sommarperioden är av genomfartskaraktär, då befintligt vägsystem medger genomfartstrafik norrut mot allmänna vägen Sågen/Tyngsjö.

I norra delen av vägen finns en bro över Höksjöns utlopp. Vägverket Region Väst har för avsikt att genom Miljödomstolen pröva och bekosta, att det miljörättsliga ansvaret överföres till den nya huvudmannen.

Efter ett eventuellt indragningsbeslut skall Vägverket Region Väst

påkalla och bekosta förrättning enligt anläggningslagen för att ordna den framtida väghållningen.

Före överlämnandet till enskild väghållare skall eftersatt underhåll åtgärdas och bekostas av Vägverket Region Väst.

Årligt statligt och kommunalt underhållsbidrag utgår till vägsamfälligheter med permanentboende och med en väglängd av minst 1 km.

Vid enbart fritidsbebyggelse utgår inget statligt eller kommunalt underhållsbidrag.

En indragning av den allmänna vägen 850 mot Neva skulle medföra ökade kostnader för kommunen vad gäller årligt kommunalt

underhållsbidrag.

Det skulle även medföra årliga kostnader för de olika delägarna i väg- samfälligheten.

Utdragsbestyrkande

(19)

Kommunstyrelsens teknikutskott 15 februari 2006 6

Ks

Vägverket K-E Olsson

Teknikutskottet beslutar

att förvaltningens förslag får utgöra svar på remissen.

________

Denna paragraf förklarades omedelbart justerad.

________

att med tekniska utskottets redovisning som grund ej uttala någon erinran mot att väg 850 indrages som allmän väg.

_______

Utdragsbestyrkande

(20)

Ks § 29

att med godkännande lägga följande anmälningsärenden till handlingarna

1. Kommunstyrelsens teknikutskott, protokoll 2006-01-16, 2006-01-25

2. Kultur/föreningsutskottet , protokoll, 2006-01-09

3. Delegation personalavdelningen

4. Region Värmland, protokoll, 2006-01-26

5. Delegationslista förköpsärenden

6. Arbetsmarknadsläget i Värmland – januari 2006

7. Delegation Kanslienhetschefen

8. Meddelande om kungörelsedelgivning ang. Långskogens avfallsanläggning

9. Råd och stöd i Filipstad – Delrapport från en KRIS-GIS projekt

10. Beslut från Energimyndigheten ang. nätkoncession

11. Delegation kommunstyrelsens ordförande

____________

Utdragsbestyrkande