Administration Tidbok MittVaccin

(1)

Förvaltningen Patientjournalen Medicinsk teknik, HSS

Administration Tidbok MittVaccin

Sökord: MittVaccin, tidbok, bokning, covid-19, inställningar

Dokumenthistorik

Datum Kommentar

Skriv datum Handläggare, enhet

2021-03-22 Tillägg kap 2 & tillägg Överskridande blockeringar Förvaltningen MittVaccin

2021-03-15 Första version Förvaltningen MittVaccin

(2)

Patientjournalen

1 Inställningar för tidbok ... 3

1.1 Behörighet ... 3

1.2 Hitta inställningarna ... 3

2 Information om tidböcker och resurser... 3

3 Blockeringar ... 4

3.1 Beskrivning av inställningar för blockering ... 4

3.2 Lägg till blockering ... 5

3.3 Ta bort blockering ... 5

3.4 Ändra en blockering ... 5

4 Interna tider ... 5

5 Öppettider & antal resurser ... 6

5.1 Specifika öppettider ... 6

5.2 Öppettider ... 6

5.3 Antal resurser per tidbok (Antal läkare/Antal sköterskor) ... 7

6 Besökskategori ... 7

6.1 Göra tidbok synlig i onlinebokning genom besökskategori ... 8

6.2 Begränsa tillgänglighet (online) ... 8

6.3 Åldersintervall för besökskategori ... 9

6.4 Beskrivning av inställningar för besökskategori ... 10

6.5 Lägg till besökskategori ... 10

6.6 Ändra besökskategori ... 11

6.7 Ta bort besökskategori ... 11

6.8 Ändra ordning på besökskategorier ... 11

7 Besökstyp ... 12

7.1 Besökstyp & antal personer... 12

7.2 Vaccinkategori... 13

7.3 Ändra tidsåtgång ... 13

7.4 Beskrivning av inställningar för besökstyp ... 14

7.5 Lägg till besökstyp ... 14

7.6 Ändra besökstyp ... 15

7.7 Ta bort besökstyp ... 15

8 Välkomsttext ... 16

8.1 Inställningen för välkomsttext ... 16

(3)

sida 3

1 Inställningar för tidbok

De olika inställningar som kan göras för tidboken i MittVaccin beskrivs under respektive kapitel i denna manual. Inställningar som visas på bilderna i manualen är exempel och överensstämmer inte nödvändigtvis med de som rekommenderas/föreskrivs i rutindokument.

1.1 Behörighet

Personer som utsetts till administratör för tidboken behöver ha någon av följande behörigheter:

 Sköterska med adminfunktion

 Läkare med adminfunktion

 Endast bokning.

1.2 Hitta inställningarna

Samtliga inställningar för tidboken utförs i Mittvaccin:

1. Logga in med SITHS-kort

2. Välj vaccinationsenhet/mottagning 3. Klicka på Inställningar

4. Klicka på Bokningen

2 Information om tidböcker och resurser

I MittVaccin finns två tidböcker – ”Läkare” och ”Sköterska”. Dessa är inte kopplade till någon särskild roll, utan både sjuksköterskor och läkare kan se dem och vaccinera de personer som är bokade.

I schemat delas tidböckerna in i resurser som visas som kolumner – exempelvis Sköterska 1, Sköterska 2 osv – men resurser med samma namn är egentligen en och samma tidbok, trots olika numrering. Funktionellt innebär detta att bokningar i exempelvis tidbok ”Läkare” inte är låsta till en viss numrerad resurs (t ex Läkare 1) utan kan byta resurs exempelvis vid avbokning/ombokning.

För anvisningar som gäller schemaläggning, dvs att öppna och stänga resurser i tidboken på specifika datum, hänvisas till checklistan Bokning - öppna och stänga tidbok.

(4)

sida 4

3 Blockeringar

När en tidbok skapas i MittVaccin är den helt öppen för bokning. För att kunna ha kontroll över vilka tider som är bokningsbara i tidböckerna behöver man stänga dem. Detta görs med hjälp av så kallade

”blockeringar”. Blockeringar läggs så att de helt täcker/stänger enhetens öppettider varje veckodag och resurs och kan skapas så att de sträcker sig över en längre tidsperiod framåt.

Tidböckerna kan sedan öppnas för bokning på specifika datum. Detta görs då via menyval ”Bokningar”

genom att klicka på den röda blockeringen för önskad resurs (ex Sköterska 1). Detta beskrivs i checklistan Bokning - öppna och stänga tidbok.

För varje resurs som finns på enheten behöver det finnas en motsvarande blockering. Eftersom maximalt 6+6 tidböcker (6 sköterska+ 6 läkare) kan blockeras kan man inte styra öppettider för fler resurser än så på enheten.

Under rubriken ”Överskridande blockeringar” visas blockeringar som ligger omlott med andra blockeringar samt blockeringar som är utanför mottagningens öppettider. Eftersom tidböckerna blockeras generellt (under rubrik ”Blockeringar”) så blir blockeringar som skapas från schemat i vyn

”Bokningar” överskridande. Enbart framtida överskridande blockeringar visas och när datum för deras giltighetstid passerat så tas de bort från listan.

3.1 Beskrivning av inställningar för blockering

I tabellen nedanför bilden beskrivs alla inställningar för blockeringar.

Namn Blockeringens namn visas längst upp på varje resurs i tidboken. Exempelvis

”Lunch”, ”Stängt”. Om fältet lämnas tomt kommer blockeringen namnges

”STÄNGT” i tidboken.

Typ Ange ”Veckodag” om viss veckodag ska blockeras för resursen eller ”Varje dag” om alla veckodagar ska blockeras.

Personal Ange om blockeringen gäller tidbok ”Sköterska” eller tidbok ”Läkare”

Nr Välj vilken resurs som ska blockeras, fördefinierat finns 1-6.

Interntid Blockeringstyp som möjliggör bokning enbart inne i MittVaccin, men inte via onlinebokning. Rekommenderas inte att användas då det medför risk för att man tappar kontroll över sina bokningsbara tider.

Dag Används vid Typ ”Veckodag”. Här anges vilken veckodag som ska blockeras.

Startdatum Ange det startdatum som blockeringen ska gälla från. Använd datumväljaren.

Slutdatum Ange slutdatum för blockeringen, kan sättas exempelvis 10 år framåt från startdatum. Använd datumväljaren.

Starttid Blockeringens starttid. Ange samma klockslag som enheten öppnar, enligt enhetens öppettider.

Sluttid Blockeringens sluttid. Ange samma klockslag som enheten stänger, enligt enhetens öppettider.

(5)

sida 5

3.2 Lägg till blockering

För att lägga till blockering:

 Gå till rubrik ”Lägg till blockering”

 Gör önskade inställningar för blockeringen. Se tabell ovan för mer information

 Klicka på ”Spara”

3.3 Ta bort blockering

Obs! Om en blockering tas bort kommer aktuell resurs bli öppen för bokning enligt angivna inställningar.

För att ta bort en blockering:

 Gå till rubrik ”Blockeringar”

 Klicka på den röda stoppsymbolen längst ut till höger på aktuell rad (Se bild nedan)

 Svara ”OK” på kontrollfrågan

3.4 Ändra en blockering

Obs! Om en blockering ändras i inställningarna kommer ändringen slå igenom för denna resurs under hela den angivna tidsperioden.

För att ändra en blockering:

 Klicka på pennan näst längst ut till höger på aktuell rad (se bild ovan).

 Ändra önskad inställning under rubrik ”Ändra blockering”

4 Interna tider

Blockeringstyp ”Interntid” möjliggör bokning enbart inne i MittVaccin, men inte via onlinebokning.

Interntid rekommenderas inte då det medför risk för att man tappar kontroll över sina bokningsbara tider.

Använd istället en av tidböckerna för bokning inom MittVaccin (ex Läkare) som då får vara stängd för onlinebokning och den andra (ex Sköterska) som får vara synlig online. För mer information, se avsnitt 5.1 Göra tidbok synlig i onlinebokning genom besökskategori.

(6)

sida 6

5 Öppettider & antal resurser

Öppettiderna styr vilket tidsintervall som är synligt i tidboken. Inom detta tidsintervall kan man öppna tidböckerna på specifika datum via menyval ”Bokningar”.

5.1 Specifika öppettider

Specifika öppettider behöver bara användas om man vill öppna tidböckerna senare/tidigare än ordinarie öppettider (som beskrivs i nästa avsnitt). Användandet av specifika öppettider rekommenderas inte, det är enklare att sätta längre öppettider enligt beskrivning nedan.

5.2 Öppettider

För varje veckodag anges den generella öppettiden med hjälp av rullisterna (se 1 på bilden nedan).

Eftersom öppettiderna ändå blockeras (mer info finns i kapitel 2 Blockeringar) är det praktiskt att i MittVaccin sätta öppettider med marginal för vilka öppettider som mottagningen sedan kan vilja ha i verkligheten. På så sätt kan man justera bokningsbar tid via menyval ”Bokningar” på aktuellt datum och slipper ändra i de generella öppettiderna via inställningarna.

5.2.1 Exempel - öppettider

Man kan exempelvis ha generella öppettider 06:00-21:00 och sedan väljer man att i tidboken, (via menyval ”Bokningar”) på ett specifikt datum, öppna upp för bokning kl 8:00-12:00 och 14:00-16:00.

Om det någon enstaka dag finns behov av att ha kvällsöppet 16:00-20:00 så är det då inga problem eftersom öppettiderna tillåter detta.

5.2.2 Stängt

Rutan ”Stängt” används för veckodagar som enheten generellt aldrig har öppet. Rutan går att bocka ur vid behov. Om ”Stängt” bockas i skapas automatiskt en blockering på aktuell veckodag, denna

blockering kan inte öppnas upp via menyval ”Bokningar”. För att stänga tidboken helt för bokning på en viss veckodag, bocka för rutan ”Stängt”, längst ut till höger.

1 2

(7)

sida 7

5.3 Antal resurser per tidbok (Antal läkare/Antal sköterskor)

För varje veckodag anges även hur många resurser (ex ”Sköterska 1”) som ska finnas tillgängliga per tidbok. Maxantalet är 6 eftersom enbart 6 blockeringar kan skapas per tidbok, se avsnitt

”Blockeringar” för mer information om detta.

För att ändra antal resurser inom tidböckerna läkare/sköterska, skriv antal i rutorna ”Antal läkare”

respektive ”Antal sköterskor”. (Se 2 på bilden ovan).

6 Besökskategori

Besökskategori beskriver syftet med besöket och används för att tydliggöra och särskilja mellan olika kategorier av besök som kan bokas - både för medarbetare som bokar i MittVaccin och för patienten som bokar själv online.

Besökskategorier visas vid onlinebokning i menyn ”Syfte för besök”. Enbart besökskategorier som gjorts synliga av enhetens tidboksadministratör visas online.

Onlinebokning

Vid bokning i MittVaccin visas besökskategorierna som rubriker över de valbara besökstyperna:

Bokning inne i MittVaccin

Besökskategorin syns inte i bokningen i MittVaccins tidbok (men besökstyp visas).

(8)

sida 8

6.1 Göra tidbok synlig i onlinebokning genom besökskategori

När en besökskategori görs synlig i onlinebokning så kommer de besökstyper som är kopplade till den besökskategorin att presenteras vid onlinebokningen.

Ej ibockad = synlig

Besökstypen (beskrivs mer i nästa kapitel) är i sin tur kopplad till en tidbok (sköterska eller läkare) som då görs tillgänglig online - i denna kommer bokningarna att hamna. Se exempel nedan.

6.1.1 Exempel – tidbok synlig i onlinebokning

Besökskategorin ”Vaccination mot covid-19 första dosen” görs synlig i onlinebokning – detta visas med ett ”Nej” i kolumnen ”Osynlig online”. Se bild nedan.

Besökstypen ”Första dosen” (som är kopplad mot ”Vaccination mot covid-19 första dosen”) är inställd att bokas mot tidbok ”Sköterska”. Nu är tidbok ”Sköterska” synlig/bokningsbar i onlinebokningen.

6.2 Begränsa tillgänglighet (online)

Inställningarna ”Begränsa tillgänglighet” används om man vill tillgängliggöra endast vissa tider framåt (online) för invånarna. Exempelvis kan begränsning av invånarens åtkomst till tider användas för att ge vårdpersonal företräde för tidbokning avseende dos 2.

För att aktivera inställningarna, bockar man för rutan ”Begränsa tillgänglighet”, se bild nedan. Om rutan inte bockas för så är inställningen inaktiv och alla tider från kopplad tidbok visas.

Om inställningar för ”Begränsa tillgänglighet” används, måste de kombineras med att inställningen

”Osynlig i onlinebokning” är urbockad, då den senare styr om tiderna över huvud taget kan visas online.

Inställningarna kan justeras efter verksamhetens behov och ändringar slår igenom direkt. Förutom vid ändring av inställningarna så släpps tiderna vid midnatt rullande och skjuter intervallet en dag framåt.

Se exempel nedan.

(9)

sida 9

6.2.1 Exempel – begränsa tillgänglighet (online)

Bokning konfigureras online till: bokningsbar online i 20 dagar efter 10 dagar.

Detta resulterar i att tiderna bara är bokningsbara inifrån systemet de första 10 dagarna, men även under de 20 dagar som de också finns bokningsbara online. Sedan, efter 30 dagar, är de endast tillgängliga för bokning internt igen. Se tabell nedan:

Intervall Bokningsbar MittVaccin Bokningsbar Online

Dag 1-10 JA NEJ

Dag 11-30 JA JA

Dag 31 < JA NEJ

6.3 Åldersintervall för besökskategori

Åldersintervall för besökskategorin används för att styra vilka åldersgrupper av patienter som kan boka tid online med en viss besökskategori. Inställningen påverkar inte möjligheten att boka inne i MittVaccin.

Om man lämnar fälten blanka så sker ingen kontroll av invånarens ålder vid bokning. Man kan välja att ange värden endast för Max. ålder eller Min. ålder och lämna det andra fältet tomt för att enbart kontrollera det ena värdet. Det är åldern vid bokningstillfället som avses - inte åldern vid

besöksdatum.

Ålderskontrollen fungerar för onlinebokning för två personer, men då kontrolleras båda

personnumren och båda personerna behöver vara inom angivet åldersintervall för att bokningen ska kunna genomföras.

6.3.1 Exempel – åldersintervall

Om exempelvis fältet ”Min. ålder” fylls i med värdet 18 men fältet ”Max. ålder” lämnas tomt så kommer patienter som är 18 år fyllda och äldre att kunna göra bokning online. Övriga får ett meddelande om att deras ålder inte faller inom tillåtet åldersintervall.

(10)

sida 10

6.4 Beskrivning av inställningar för besökskategori

I tabellen nedanför bilden beskrivs alla inställningar för besökskategori.

Namn Namn på besökskategori, visas vid bokning.

Min. ålder Nedre gräns för patientens ålder, kontroll sker vid bokningstillfället.

Max. ålder Övre gräns för patientens ålder, kontroll sker vid bokningstillfället.

Osynlig i onlinebokning Anger om besökskategorin ska vara synlig i onlinebokningen.

Ibockad/”Ja” = besökskategorin visas INTE i onlinebokningen.

Ej ibockad/”Nej” = besökskategorin visas i onlinebokningen.

Begränsa tillgänglighet (Används ihop med Nej/Ej ibockad Osynlig i onlinebokning)

Om denna bockas i så innebär detta val att kategorin använder ett tidsfönster som rullande skjuts framåt, vilket endast tillåter bokningar online inom detta intervall.

Om den inte bockas i så visas alla tider från aktuell tidbok (om besökskategorin är synlig i onlinebokning).

Bokningsbar online i N dagar Ange hur många dagar som ska vara bokningsbara online per rullande tidsintervall. Om den lämnas tom innebär det att alla framtida dagar/tider tillgängliggörs online.

Efter N dagar Ange efter hur många dagar intervallet ska starta. Om den lämnas tom innebär det att tider tillgängliggörs utan fördröjning, dvs samma som värde ”0”.

6.5 Lägg till besökskategori

För att lägga till besökskategori:

 Gå till rubrik ”Lägg till besökskategori”

 Gör önskade inställningar (Mer information finns tidigare i detta kapitel)

Lägg till besökskategori

(11)

sida 11

6.6 Ändra besökskategori

Ändringar som görs i besökskategori påverkar enbart bokningar som utförs efter ändringen, eftersom besökskategorin enbart visas vid bokningstillfället.

För att ändra besökskategori:

 Gå till rubrik ”Besökskategorier” (Se bild ”Besökskategorier” nedan)

 Klicka på pennan näst längst ut till höger på aktuell rad

 Gå till rubrik ”Lägg till besökskategori” - tidigare inställningar är nu förifyllda. (Se bild ”Lägg till besökskategori” ovan)

 Ändra önskade inställningar

Besökskategorier

6.7 Ta bort besökskategori

För att ta bort en besökskategori:

 Gå till rubrik ”Besökskategorier”

 Klicka på den röda stoppsymbolen längst ut till höger på aktuell rad. (Se bild

”Besökskategorier” ovan)

6.8 Ändra ordning på besökskategorier

För att ändra ordningen på besökskategorier i bokningsmenyerna:

 Gå till rubrik ”Besökskategorier”

 Klicka på de gröna pilarna ”Flytta upp”/”Flytta ner” för att sortera besökskategorierna i önskad ordning. (Se bild ”Besökskategorier” ovan)

(12)

sida 12

7 Besökstyp

Besökstypen beskriver vilken typ av besök bokningen gäller och har inställningar som styr bland annat hur många personer bokningen avser och hur lång tid som avsätts för besöket. Besökstypen kopplas till en besökskategori.

Besökstyper visas vid onlinebokning i menyn ”Besökstyp”. Innehållet i menyn styrs av vilken besökskategori som valts i menyn ”Syfte för besök” ovanför, dvs enbart de besökstyper som är kopplade till aktuell besökskategori visas.

Onlinebokning

Vid bokning inifrån MittVaccin väljs besökstyp i menyn Typ av vaccination. Besökstyperna sorteras under sina respektive besökskategorier.

Bokning inne i MittVaccin

7.1 Besökstyp & antal personer

I bokningen finns information om klockslag, antal personer, namn, personnummer och besökstyp.

Siffran för antal personer längst upp till höger anger antal patienter som är tillagda i bokningen. När man bokar inne i MittVaccin kan man lägga till flera patienter även om besökstypen är avsedd för en person. Detta går inte i onlinebokning.

I bokningen i MittVaccins tidbok visas besökstypen längst ner.

(13)

sida 13

7.2 Vaccinkategori

Vaccinkategori Covid-19 kan användas för att förhindra att patienter gör bokningar på flera vaccinationsenheter för samma vaccinkategori. När patienten försöker göra en bokning online kontrolleras att inga framtida bokningar redan finns inom samma vaccinkategori. Om en sådan bokning finns kan inte den nya bokningen genomföras. Ingen kontroll sker för bokningar som genomförs inne i MittVaccin.

En förutsättning för att kontrollen ska fungera är att andra vaccinationsenheter också har angivit Covid-19 som vaccinkategori för alla aktuella besökstyper, detta då kontrollen enbart sker mot bokningar kopplade till denna vaccinkategori.

7.3 Ändra tidsåtgång

Vid ändring av tidsåtgång ligger befintliga bokningar kvar med den tidigare tidsåtgången. Tidboken kommer dock uppdateras med den nya tidsåtgången vilket gör att nya tider kan frigöras mellan bokningarna.

Exempelvis om tidsåtgång ändras från 10 minuter till 5 minuter så kommer antalet lediga tider att ändras. Om tidsåtgången däremot ändras från 15 minuter till 10 minuter så frigörs inga nya tider mellan befintliga bokningar (om det tidigare var fullbokat).

(14)

sida 14

7.4 Beskrivning av inställningar för besökstyp

I tabellen nedanför bilden beskrivs alla inställningar för besökstyp.

Namn Namn på besökstyp.

Besökskategori Anger vilken besökskategori som besökstypen tillhör.

Detta avgör om besökstypen och den kopplade tidboken (Sköterska/Läkare) är synlig i onlinebokningen.

Typ Anger om besökstypen ska kopplas till tidbok ”Sköterska” eller

”Läkare”.

Antal kunder Hur många patienter och ev. hälsodeklarationer ska kopplas till bokningen online.

(Styr inte antalet patienter som kan läggas till i bokning som görs inne i MittVaccin.)

Minuter Besökslängd - antal minuter som bokningen ska ta i anspråk i tidboken.

Vaccinationskategori Ger möjlighet att gruppera besökstyper och inom gruppen kontrollera att inte dubblettbokningar kan skapas i onlinebokning. Enbart ”Covid- 19” har en begränsning i dagsläget, 1st)

Kräver hälsodeklaration Anger om hälsodeklaration ska krävas vid onlinebokning för aktuell besökstyp.

7.5 Lägg till besökstyp

För att lägga till besökstyp:

 Gå till rubrik ”Lägg till besökstyp”

 Gör önskade inställningar (Mer information finns tidigare i detta kapitel)

Lägg till besökstyp

(15)

sida 15

7.6 Ändra besökstyp

Ändringar som görs i besökstyper påverkar befintliga bokningar med undantag för tidsåtgång. (För mer information, se avsnitt 6.3 Ändra tidsåtgång).

För att ändra besökstyp:

 Gå till rubrik ”Besökstyper”

 Klicka på pennan näst längst ut till höger på aktuell rad. (Se bild ”Besökstyper” nedan)

 Gå till rubrik ”Lägg till besökstyp” - tidigare inställningar är förifyllda. (Se bild ”Lägg till besökstyp” ovan)

 Ändra önskade inställningar

Besökstyper

7.7 Ta bort besökstyp

Obs! Var försiktig med att ta bort besökstyper om det kopplat till dessa finns framtida bokade besök eftersom detta kan påverka tidboken på sätt som är svåra att förutsäga. Bland annat frigörs tider felaktigt för bokning trots att de redan är bokade med den borttagna besökstypen. Vid behov att ta bort besökstyper – vänta tills dess bokade besök är utförda.

För att ta bort en besökstyp:

 Gå till rubrik ”Besökstyper” (Se bild ”Besökstyper” ovan)

 Klicka på den röda stoppsymbolen längst ut till höger på aktuell rad (se bild ovan)

(16)

sida 16

8 Välkomsttext

Välkomsttexten visas för patient vid onlinebokning. Längst ner i vyn, under rubriken ”Välkomsttext”

går det ändra hälsningstext per vaccinationsenhet.

8.1 Inställningen för välkomsttext

För att ändra välkomsttexten:

 Gå till rubrik ”Välkomsttext”

 Ändra texten i rutan