Inköpsnytt - extra
INFORMATION TILL DIG SOM LEVERANTÖR
Marknadsplatsen Marknadsplatsen
AVTAL - PRODUKT - ORDER - LEVERANS - FAKTURA - BETALNING
Nr. 3 2015
Foto: Kajsa Lundberg Foto: Kajsa Lundberg
Enkät om Katalogen
I höst kommer vi att skicka ut en enkät där vi vill att du besvarar några frågor. Hur uppfat- tar du Katalogen? Är det ett bra verktyg för att arbeta med produkter, avtal, roller och aktörer?
Läs mer på sida 2
Nya inköpare
Koncerninköp har utökats med fyra inköpare. En kort presentation av dem alla hittar du på sida 2.
Kontakta webbredaktionen Har du synpunkter eller frågor gällande nyhetsbrevet eller hemsidan, vänligen mejla till:
rs.koncerninkop.kommunikation@vgregion.se
Om nyhetsbrevet
Nyhetsbrevet publiceras 4ggr/år och skickas ut till dig som är ehandelskontakt hos oss.
Är du inte prenumerant, men vill bli?
Kontakta oss!
ANS LA GST AV LA
www.vgregion.se/marknadsplatsen/leverantor/ Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-09-11
Konferens i oktober
Hoppas vi ses den 21-22 oktober i Stockholm! För du har väl inte missat årets upphandlingskonferens som hålls på Scandic Star Sollentuna Hotell? Temat för i år är ”Mer hälsa för pengarna”.
Vi på koncerninköp kommer att delta under båda dagarna.
Mer information om konferensen och schema hittar du på Swedish Medtechs hemsida.
>>Till hemsidan
Under två heldagar 27-28 januari 2016 kan du ta del av nyheterna och de goda exemplen. Den här tillställningen är en möjlighet för dig som leverantör att knyta nya kontakter.
Du som berörs av och vill utvecklas inom svensk och europeisk offentlig upphandling - anmäl dig och boka in datumen i kalendern!
Dagarna arrangeras av Hexanova Events AB.
>>Läs mer
Nya inköpare hos oss
Koncerninköps arbetsstyrka har fått fyra nya inköpare under och efter sommaren.
Inger Hallsten - ansvarar för in- köpsområde Inredning. Började hos oss 1 september. Hon är placerad i Vänersborg.
Roger Juhlin - ansvarar för inköps- området IT & nätverk tillsammans med fyra andra. Började hos oss 17 augusti. Han är placerad i Göteborg.
Carina Klasman - ansvarar för in- köpsområdet Operation tillsammans med fyra andra. Började hos oss 8 juni. Hon är placerad i Göteborg.
Emelie Hennström - ansvarar för inköpsområdet Kontor och tryck.
Började hos oss 11 maj.
Hon är placerad i Vänersborg.
Hur använder du Katalogen i ditt arbete?
Detta vill vi ta reda på genom en enkät som vi skickar ut i oktober.
I enkäten kan du
ge oss input kring hur du använder och uppfattar Katalogen. Är det ett bra verktyg för att arbeta med produkter, avtal, roller och aktörer?
Enkäten omfattar inte specifika frågor kring Hjälpmedelstjänsten.
Utifrån svaren kommer vi bättre förstå eventuella skillnader mellan roller och arbetssätt, samt om det finns behov av att anpassa information eller utbildning som kan förenkla ditt arbete.
Dina svar kommer vara värdefulla för oss, så vi uppskattar om du hinner avsätta lite tid för att ge oss dina svar och synpunkter när enkäten kommer ut om några veckor.
PR O D U K T- O C H A V TAL SU N D ER H ÅLL
Ska en produkt inte vara beställningsbar?
Gör så här:
Om en produkt utgått ur ditt sortiment och inte ska säljas mer behöver Katalogen uppdateras. Här är en liten kom-ihåg-lista över vad du behöver tänka på.
Innan förändring i Katalogen
Kontakta avtalsägare hos den köpande parten med information om att produkten kommer att utgå och för diskussion om eventuell ersättningsprodukt Efter överenskommen förändring
Om produkten utgått och det inte finns någon ersättningsprodukt
- Markera att produkten utgått och lägg till datum - Är produkten även avtalad går du in i avtalsraden och markerar Ej aktiv (framtida datum är möjligt) - Skicka avtalsförändringen för godkännande - När den är godkänd är produkten inte längre säljbar - Avtalsägare köpande part tar bort produkten ur kunders utbud och produkten
är inte längre beställningsbar i Marknadsplatsen
Om produkten utgått och det finns en ersättningsprodukt
- Markera att produkten utgått och lägg till datum - Gå in på ersättningsprodukten/registrera ny - Under egenskapen Ersätter söker du upp och väljer produkten som utgått
- Är produkten även avtalad går du in i avtalsraden och markerar Ej aktiv (framtida datum är möjligt) - Lägg till en ny avtalsrad med ersättningsprodukten - Skicka avtalsförändringarna för godkännande - När den är godkänd är den utgångna produkten inte längre säljbar och ersättningsprodukten gäller - Avtalsägare köpande part tar vid behov bort den utgångna produkten ur kunders utbud och lägger till ersättningsprodukten så att aktuell produkt är beställningsbar i Marknadsplatsen.
Saknar du roll och inloggning i Katalogen?
I samband med att vi tilldelade rollen Rolltillsättare i Katalogen saknade vissa vid tillfället aktörer i Katalogen. Detta gjorde att vi inte kunde tilldela alla leverantörer en roll. Utan aktör med roller i
Katalogen kan du inte underhålla dina produkter och avtal.
Saknar ditt företag inloggning och roll är du välkommen att kontakta supporten.
010-441 00 15, knappval 2
marknadsplatsen.support@vgregion.se Mån-fre kl. 08.00-16.00
Lunchstängt kl. 12.00 -13.00 Läs mer om:
>>Hur du ser befintliga roller och skapar aktörer och roller
>>Roller och aktörer på vår webbsida
Produktkategoriförändringar pågår
Just nu pågår ett arbete med att renodla produkt- kategorierna i Katalogen. Produkter med samma egenskaper och funktion ska sorteras tillsammans vilket bland annat förenklar för beställare att hitta och jämföra liknande produkter.
Sedan i augusti kan nu beställarna även söka produk- ter via produktkategorierna. Det är därför viktigt att du som leverantör väljer rätt produktkategori när du registrerar produkter i Katalogen, men skulle det bli fel av någon anledning kan du byta produktkategori.
Arbetet med att renodla produktkategorierna kommer att pågå löpande under hösten 2015.
ERSATT NY
PR O D U K T- O C H A V TAL SU N D ER H ÅLL
www.vgregion.se/marknadsplatsen/leverantor/ Marknadsplatsen - information för dig som leverantör, 2015-09-11
Det saknas produktbilder
Det saknas fortfarande mycket produktbilder i Katalogen, just nu är det 29 % av alla produkter som har en huvudbild.
Det är du som leverantör i din roll som Produktägare som ansvarar för att det finns bilder på dina produk- ter i Katalogen.
Komplettera med bild där det saknas Vi ber dig nu att titta igenom hur det ser ut i Katalogen och komplettera med bilder där det saknas. I länken nedan finns tips på olika sätt du kan inventera bilder för dina produkter.
Det blir lättare att beställa produkter Med fler bilder i Katalogen blir det lättare att hitta det man vill beställa och vi minskar antalet returer och felbeställningar. I Marknadsplatsen/
IT-tjänstens nya sökfunktion syns det mycket tydligare än tidigare om det saknas bilder, se nedan skärmklipp med exempel på hur det kan se ut för beställarna.
Läs mer:
>>Att anpassa bilder för Katalogen
>>Lär dig mer om produktunderhåll och bilder samt se utbildningsfilmer
Påminnelse!
Glöm inte…
… att alla förändringar gällande avtalade produk- ter först ska kommuniceras med materialkonsulent och/eller avtalsägare på koncerninköp. Detta med tanke på automatgodkännandet av produkter.
>>Till kontaktlista med avtalsägare
>>Till kontaktlista med materialkonsulenter
OR DER O CH F AK TU RA
Kreditfaktura
Kreditfaktura går att skapa i Web-EDI om hela debetfakturan krediteras. En ny debetfaktura kan då skapas för leveransen.
>>Skapa kreditfaktura i Web-EDI
GLN
Det är viktigt att man har rätt faktura GLN när man skickar en elektronisk faktura till Västra Götalands- regionen, VGR.
VGR består av 55 olika förvaltningar och alla har olika faktura GLN nummer.
Ett GLN nummer kan jämföras med en gatuadress på ett brev som skicks med posten. Om faktura GLN inte stämmer överens med den förvaltningen som har lagt beställningen så stannar fakturan i vårt system och blir ogiltig.
>>Läs mer om GLN
Klickar du på länken kan du även hitta information om vilka GLN nummer som gäller för VGR.
Hjälpmedelscentralen har nytt GLN Deras nya GLN nummer för fakturor är:
7350003379911
Fakturor med felaktiga
uppgifter kommer bestridas
Vi har sedan starten av Marknadsplatsen haft problem med att fakturor som inkommit via FullEDI och Web-EDI stoppats i hanteringen på grund av att de saknar obligatoriska uppgifter eller för att den information som registrerats för fakturan är felaktig.
Varför?
Tidigare har dessa fakturor hanterats av vår system- leverantör som korrigerat fakturan så att den ska kunna hanteras korrekt i vårt betalflöde. Då merparten av dessa fakturor kräver komplettering av ytterligare uppgifter och därefter måste sändas om korrekt har vi nu beslutat att alla fakturor som inkommer med felaktig/saknad information till Marknadsplatsen kommer att bestridas.
Information om bestriden faktura
Information om bestriden faktura och orsak för bestridande skickas ut via brev. Brevet kommer innehålla kontaktuppgifter dit ni kan vända er för att få hjälp att lösa problemet.
OBS!
Alla fakturor som bestrids måste sändas om korrekt för att hanteras i vårt betalflöde.
010 - 441 00 15
Knappval 1 - Teknisk anslutning Web-EDI och FullEDI
vgr.anslut@ebuilder.com Knappval 2 - Övriga frågor Användarfrågor och Katalogen
marknadsplatsen.support@vgregion.se
Knappval 3 - Fakturafrågor
systemadministration.regionservice@
vgregion.se
Knappval 4 - Upphandling och avtal Öppettider
Mån-fre 08.00-16.00 (stängt 12.00-13.00)
