Strävan efter att rationalisera människan: en analys av arkitekturbaserat kravställningsarbete inom Försvarsmakten i relation till hantering av human- och organisationsfrågor
ANNA SWARTLING
Human computer interaction (HCI) Computer science and communication (CSC) Royal institute of technology (KTH)
HCI-85
E-mail: ast@csc.kth.se
Human computer interaction (HCI)
Computer science and communication (CSC) Royal institute of technology (KTH)
S-100 44 Stockholm, Sweden URL: www.csc.kth.se
Strävan efter att ratio- nalisera människan
En analys av arkitekturbaserat kravställnings- arbete inom Försvarsmakten i relation till hantering av human- och organisationsfrågor
Projektrapport i projektet “Användbarhet och kravställarförmåga”
Anna Swartling, fil dr
2009-04-28
FÖRKORTNINGAR
EXEKUTIV SAMMANFATTNING I INLEDNING 1
BAKGRUND 1
MÄNNISKA OCH ORGANISATION I RELATION TILL TEKNIK 2
MÄNNISKA-SYSTEMINTERAKTION (MSI) 3
MÄNNISKA, TEKNIK OCH SOCIAL KONTEXT 3
Den starka rationalistiska påverkan på teknikutvecklingen 4 Människan som aktivt skapande aktör 5
ANVÄNDBARHET 6
INVOLVERING AV BRUKARE 6
TIDIGARE STUDIER INOM FM AV DENNA FORSKARGRUPP 7
BESKRIVNING AV STUDIENS GENOMFÖRANDE 8
METOD 8
Intervjuer 9 Fallstudie 9 Observationer och deltagande på möten 9
Skriftlig data 10
Avgränsning 10
SAMMANFATTNING 10
ANALYS OCH DISKUSSION 12
INGENJÖRSPERSPEKTIV 12
ARKITEKTUR 12
ISO-STANDARDER 13
ISO 15288-2008 Systems and software engineering – System life cycle processes 13 ISO 42010 Systems and software engineering – Recommended practice for architectural description of software-intensive systems 14
TIDIGARE ARBETEN INOM FM 16
IML beredning FMLS 17
DIT04 18
FM Ledsyst mål och riktlinjer 19 Metodhandbok för framtagning av TTEM 20
CIO strategiska dokument 21
ARKITEKTURRAMVERK 25
Försvarsmaktens arkitekturramverk 25 MODAF 26 Behovs- och kravanalyser i relation till FM AR 28
FM AR v 1.0 30
UTVECKLINGSPROCESSER 31
Enterprise Knowledge Development (EKD) user guide 31 Generic Enterprise Architecture Process (GEAP) 32 MODAF 33 Simulation Based Acquisition (SBA) 33 10-stegsmetoden 34
SAMMANFATTNING AV INGENJÖRSPERSPEKTIVET 35
HUMANPERSPEKTIV 35
ISO-STANDARDER 36
ISO 9241-11 Ergonomic requirements for office work with visual display terminals 36 ISO 13407:1999 Human-centred design processes for interactive systems 37 ISO 18529:2000 Ergonomics – Ergonomics of human-system interaction – Human- centred lifecycle process descriptions 38 ISO 16982:2000 Ergonomics of human-system interaction – Usability methods
supporting human-centred design 39 ISO 18152:2003 Ergonomics of human-system interaction – Specification for the process assessment of human-system issues 39
HUMANRELATERAT ARBETE INOM ANDRA FÖRSVARSMAKTER 40
Amerikanska initiativ 41
Brittiska initiativ 42
SAMMANFATTNING AV HUMANPERSPEKTIVET 43
FALLSTUDIE AV MODELLERINGSPROJEKT 44
FRAMGÅNGSRIK FÖRSÖKSVERKSAMHET 44
DEN MODELLBASERADE PROCESSEN 44
TIDS- OCH RESURSKRÄVANDE 45
SVÅRT ATT FÖRSTÅ 45
POSITIV UPPFATTNING AV ARBETSSÄTTET 46
FOKUS PÅ DEFINITIONER 47
INVOLVERING AV VERKSAMHETSKUNNIGA 48
INFÖRANDE AV MBFU 48
SLUTSATSER FRÅN FALLSTUDIEN 49
IDEALISERAD BILD AV VERKSAMHETEN 49
EFFEKTIVASTE SÄTTET ATT INVOLVERA VERKSAMHETSKUNNIGA 49
VETENSKAPLIG METOD 50
SLUTSATSER 51
ATT INKLUDERA MÄNNISKAN 51
SYNEN PÅ MÄNNISKAN – RATIONALISTISKT VS. AKTIVT SKAPANDE 52
DET RÄCKER INTE MED MODELLERING 52
DEFINITIONER OCH SKRIFTLIGA DOKUMENT SÄGER INTE HELA SANNINGEN 53
FOKUSERA MER PÅ HUR ISTÄLLET FÖR VAD 54
REKOMMENDATIONER 55
HUMANCENTRERAT FOKUS 55
FÄLTSTUDIER FÖR ATT IDENTIFIERA PROBLEM & POTENTIAL 56 FÄLTSTUDIER FÖR ATT IDENTIFIERA & UTVÄRDERA LÖSNINGAR 56
HUMANVYER 57
LÅNGSIKTIGT PERSPEKTIV 58
FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR FORTSATT ARBETE 58
REFERENSER 59 BILAGA 1 – FALLSTUDIE, INFÖRANDE AV MBFU 1
FÖRKORTNINGAR
AR Arkitekturramverk
CIO Chief Information Officer
DoD (US) Department of Defence
EA Enterprise Architecture (verksamhetsarkitektur)
EBO Effect Based Operations
EKD Enterprise Knowledge Development
EM Enterprise Modeling (verksamhetsmodellering) FM Försvarsmakten
FM A Försvarsmaktens arkitektur
FM AR Försvarsmaktens arkitekturramverk
GEAP Generic Enterprise Architecture Process
HFI Human Factors Integration
IS Informationssystem
MANPRINT MANpower PeRsonnel INTegration
MbFU Modellbaserad förmågeutveckling
MOD (UK) Ministry of Defence
MOD HFI DTC Ministry of Defence Human Factors Integration Defence Centre
MODAF Ministry of Defence Architecture Framework
MSI Människa-systeminteraktion
NII CIO måldokument för Nät- och Informations-
infrastruktur
SBA Simulation Based Acquisition
UML Unified Modeling Language
i
EXEKUTIV SAMMANFATTNING
Idag använder vi tekniska system till det mesta, både privat och på våra jobb. Det gäller även inom Försvarsmakten (FM) där IT-baserade system är en förutsättning såväl på kontoret som ute i fält.
Det har länge bedrivits forskning på hur människan och sociala system relaterar till teknikutveckling. Inom ramen för human factors, ergonomi, psykologi, sociologi, industridesign, MDI, MSI, MMI etc. finns det idag en stor mängd kunskap om vilka faktorer som är viktiga. På senare år har man sett hur viktig relationen är mellan användning och verksamhetsnytta, att nyttan realiseras i användningen.
Sedan våren 2008 pågår ett arbete inom FM som syftar till att införa ett modellbaserat arbetssätt för förmågeutveckling kallat MbFU. Om införandet genomförs kommer det potentiellt att få stor påverkan på hur FM och FMV arbetar med kravformuleringar.
Eftersom behovsanalyser och dess relation till kravformuleringar är en kärnfråga inom MSI för att säkerställa att system som anskaffas är användbara är detta arbete av stor betydelse. Det är av stor vikt att MSI-specialister deltar i den nu aktuella processen både för att få information men även för att erbjuda kunskap om hur man kan hantera humanfrågorna. Dessutom delar en humancentrerad och en arkitekturcentrerad ansats många gemensamma målsättningar. Båda strävar efter effektiva sätt att ta fram en effektiv försvarsverksamhet.
MÄNNISKA OCH ORGANISATION I RELATION TILL TEKNIK Idag samlas humanfrågor inom FM ofta inom ramen för MSI men tidigare studier har visat att den innebörd som ges till MSI av FMs personal ofta är begränsad till någon form av gränssnittsdesign eller ett fokus på människans fysiska förutsättningar. Humanfrågor handlar dock om mycket mer. Ett huvudfokus i denna rapport har därför varit att förtydliga och fördjupa hur MSI-området ser på människan och dess sociala omgivning i relation till teknik.
Människor är alltid del av ett sammanhang. Detta sammanhang finns på många olika nivåer. Det vanligaste som ofta fokuseras är kognitiva aspekter, speciellt med betoning på fysiska förutsättningar. Men det är bara början. Vi påverkas av det sociala sammanhang som vi befinner oss i, både i nutid och historiskt. De saker som vi har erfarit och de personer som vi har interagerat med präglar vår förståelse och vår tolkning av hur verkligheten fungerar i nuet. Det handlar om kultur och samhällsstrukturer men också om saker som normer och gruppdynamik. Det finns mycket forskning inom t.ex.
socialpsykologi som har visat på hur vi gemensamt konstruerar innebörden av våra upplevelser.
Det här gäller även i interaktionen med teknik. Det innebär att teknikutveckling inte är en objektiv rationell process eftersom den drivs av människor. Det innebär också att teknikanvändning alltid kommer att definieras av dem som använder tekniken, inte av dem som har konstruerat den.
ii EN RATIONALISTISK SYN PÅ MÄNNISKAN
Människor i västvärlden har i många århundraden präglats av ett perspektiv på världen där ordning sätts i första rummet. I slutet på 60-talet formulerades de grundläggande tankarna om att designa informationssystem (IS) utifrån logik och matematik. Datorer, människor och organisationer uppfattades som delsystem i ett komplext hierarkiskt system där varje del gick att definiera separat. Design handlade om problemlösning.
Analytikerns arbete handlade om att upptäcka objektiva fakta om de behov som fanns och man förutsatte att brukare kunde ge kompletta och explicita beskrivningar av dessa.
IS-utveckling är fortfarande starkt präglad av detta tydliga rationalistiska sätt att se på människan och organisationer.
MÄNNISKAN SOM AKTIVT SKAPANDE AKTÖR
Idag är det relativt väl etablerat framförallt inom socialpsykologisk forskning att det mänskliga systemet är mer komplext än vad ett rationalistiskt perspektiv kan fånga.
Människor är inte begränsade till att följa fördefinierade regler eller mönster. Vi har förmåga att agera baserat på kollektiva överenskommelser eller vår egen fria vilja. Det finns en mängd olika studier som har visat på hur brukare väljer att använda teknik på oväntade sätt, t.o.m. när det handlar om mycket starkt begränsande IS. Det här innebär att det i princip är omöjligt att förutsäga, genom simulering eller med andra metoder, vad människor kommer att göra. Detta innebär inte att man inte kan försöka men då är det av stor vikt att detta arbete inte baseras på att man förutsätter rationella beteenden.
ANVÄNDBARHET OCH INVOLVERING AV BRUKARE
Användbarhet definieras i sammanhanget på ett brett sätt. Det handlar om ett perspektiv på IS-interaktion där nyttan av ett IS realiseras i användningen av detta system. En optimerad nytta uppnås med en optimal interaktion mellan människa och IS. Brukaren positioneras som en egen aktör med egna förutsättningar som skiljer sig starkt ifrån de förutsättningar som finns för IS och som kräver metoder som utgår ifrån detta till skillnad från många teknologiska perspektiv som utgår ifrån en rationalistisk människosyn baserat på förutsättningar som finns för tekniska system.
Involvering av brukare bör ske på flera nivåer och enstaka användarrepresentanter bör användas i sista hand. Den exakta utformningen av involveringen behöver analyseras av personer med MSI-kompetens.
BESKRIVNING AV STUDIENS GENOMFÖRANDE
Syftet med den genomförda studien är att undersöka hur human- och organisationsrelate- rade frågor skulle kunna integreras med en framtida modellbaserad kravställningsprocess.
Sociala mönster är svåra att fånga eftersom det oftast inte går att fråga rakt ut vad som pågår. Vi människor är både medvetet och omedvetet påverkade av en mängd sociala faktorer som vi ibland uttrycker explicit men oftast framkommer de på andra sätt eller inte alls. Av dessa anledningar är kvalitativa studieansatser primärt lämpade för att undersöka dessa fenomen.
iii
I den här studien har datainsamlingen kombinerats genom intervjuer, skriftlig information samt observationer och deltagande på möten. I intervjuerna har deltagarnas världsbild fokuserats genom såväl direkta frågor t.ex. hur de definierar arkitektur, som indirekta frågor t.ex. deras tidigare erfarenheter av IS-utveckling. Dessa världsbilder har sedan speglats mot det som beskrivs i skrift och ageranden på möten.
ANALYS OCH DISKUSSION
Arkitektur anses handla om ett sätt att betrakta och beskriva helheten. Inom ramen för systemutveckling definieras det som “ett systems grundläggande struktur, uttryckt i dess beståndsdelar, deras relation till varandra och till omgivningen, samt de principer som styr systemets utformning och utveckling over tiden” [65, s. 4]. Till en början applicerades arkitekturbegreppet på systemutveckling, inspirerade av teorier inom byggnadskonst.
Enterprise Architecture (EA) är en vidareutveckling där perspektivet appliceras på organisationer/verksamheter och omfattar då en verksamhets alla verksamheter, resurser, relationerna mellan dem samt de regler som styrt och styr denna struktur. En arkitekturbeskrivning är en produkt och säger i princip ingenting om hur man ska ta fram den. Till sin hjälp i arkitekturarbetet använder man ramverk som sätter ramarna för beslut och ageranden. Ett arkitekturramverk (AR) är en uppsättning komponenter som beskriver och styr utvecklingen av en arkitektur.
ARKITEKTURPERSPEKTIV
En analys av hur arkitekturarbete beskrivs och praktiseras visar att EA baseras på ett klassiskt ingenjörsperspektiv. En grundförutsättning inom arkitekturarbete är modellering. Med detta menas att man försöker beskriva verkligheten genom att använda förenklade beskrivningsmodeller. Inom systemutveckling har UML (Unified Modeling Language) etablerats som en standardnotation för detta. Det är ett klassiskt ingenjörsperspektiv där verkligheten förutsätts kunna beskrivas med hjälp av “boxologi”, dvs. med rutor och relationspilar.
Studien inkluderar en analys av tidigare arbeten inom FM och där ligger fokus på rationalism, definitioner, ordning och marginalisering av humanfrågor i relation till teknikutveckling. Som arkitekturramverk har realiserats inom UK MOD (Ministry of Defence) och FM har hitintills fokus legat på beskrivningar. Detta är i sig en klassisk ingenjörsansats som samtidigt effektivt marginaliserar humanfrågor.
Det är uppenbart att MODAF (Ministry of Defence Architecture Framework) har sin bas i ett ingenjörsperspektiv. Detta framkommer till exempel vid en analys av presentations- formen för vyerna, t.ex. använder man tillståndsdiagram vilket är en effektiv och naturlig hantering av tillstånd i en maskin där man genom kunskap om start och förändringsvär- den kan förutsäga hur tillståndet kommer att påverkas. Detsamma gäller inte för människor och sociala sammanhang.
Ett humanperspektiv sätter det mänskliga agerandet i centrum och därmed är processen att ta fram en produkt mer relevant än hur produkten ska beskrivas. De flesta utvecklingsprocesser som finns beskrivna för EA beskrivs på en så hög abstraktionsnivå att de nästan kan betyda vad som helst. Fokus ligger på vad som ska tas fram och inte hur
iv
det ska tas fram. Några av metoderna är mer konkreta men även de baseras på en rationalistisk människosyn där eventuell involvering av brukarna sker genom användarrepresentation.
Sammanfattning av ingenjörsperspektivet
• Fokus ligger på klassiska ingenjörsområden som definitioner, konsekvens och teknikdeterminism.
• Humanfrågor behandlas i liten utsträckning.
• När humanfrågor inkluderas görs det inom ramen för ett rationalistiskt perspektiv.
Därför stannar det generellt vid en avsiktsdeklaration som inte överförs i praktiskt genomförande.
HUMANPERSPEKTIV
Det finns ett antal standarder som tar ett tydligt humanperspektiv på teknik- och/eller verksamhetsutveckling. Studien har fokuserat på dem som vanligast refereras till samt ett par som har stor potential att kunna erbjuda ett alternativ till det rationalistiska perspektivet.
• ISO 9241-11 ger en tydlig och väl spridd definition och genomgång av begreppet användbarhet.
• ISO 13407 beskriver de viktigaste huvudprinciperna för en humancentrerad utvecklingsprocess.
• ISO 18529 beskriver en utvecklingsprocess som är anpassad för att hantera humanfrågor i IS-utveckling både på strategisk nivå och på projektnivå; en som inte bara stödjer iterativ utveckling utan också ställer krav på det.
• ISO 16982 går igenom och utvärderar de vanligaste humancentrerade metoderna på en detaljerad nivå.
• ISO 18152 kan antingen kombineras med 18529 för att etablera en humancentrerad utvecklingsprocess eller användas för att analysera hur mogen en organisation är när det gäller att hantera humanfrågor i IS-utvecklingen.
Dessutom finns det relativt omfattande satsningar på human factors inom såväl US DoD (US Department of Defense) och UK MOD.
Effect Based Operations (EBO) inkluderar ett tydligt humanperspektiv. De tar en tydlig kognitionspsykologisk ansats och visar på viktiga kommunikationsfenomen. Däremot missas några viktiga sociala faktorer.
MANPRINT är ett så genomarbetat program att det skulle kunna antas av FM endast med viss anpassning för den svenska försvarsmaktens organisation. Dock finns det troligtvis alldeles för mycket kulturellt motstånd inom FM för att detta skulle vara möjligt i dagsläget.
v
De brittiska initiativen håller sig på en relativt övergripande nivå. Det som troligtvis skulle kunna ge mest bidrag till MbFU är de humanvyer som lagts fram som en anpassning av MODAF.
Sammanfattning av humanperspektivet
• Väl etablerad humancentrerad forskning och praktik finns kondenserad i en mängd olika standarder.
• Humancentrerade ansatser finns inom både MOD och DoD. Det är primärt två arbeten som har störst potential. Det amerikanska programmet MANPRINT är det mest genomarbetade och Storbritannien har tagit fram humanvyer som är ett konkret förslag på hur humanfrågor kan integreras med arkitekturramverket MODAF.
FALLSTUDIE
För att få en tydligare bild av hur ett arkitekturarbete kan genomföras inom FM genomfördes en fallstudie av ett målsättningsarbete. Det sätt som arbetet genomförs i detta projekt ligger nära visionen av ett framtida modellbaserat arbetssätt. Målet var därför att undersöka såväl kontexten för detta arbetssätt som deltagarnas upplevelser för att få kunskap om hur denna metod skulle kunna realiseras inom FMs tidiga beställningsprocesser för att därefter kunna identifiera hur humanfrågor hanteras respektive skulle kunna hanteras.
Fallstudien visar att arbetet i princip följer utvecklingsprocesserna för arkitekturarbete men att det inte är lätt att förstå eller ta till sig, inte ens när man är positivt inställd. Det har alltså varken med kompetens eller med inställning att göra utan ligger i metoden.
Det framkommer att det beskrivningssätt som MODAF erbjuder troligtvis inte passar andra än arkitekter. Vyerna är en bra start men deras struktur och namngivning är svårtillgänglig för andra än arkitekturkunniga. Modellerna kan inte stå för sig själva, de behöver kompletteras t.ex. med löpande text som förtydligar och förklarar.
Arbetssättet baseras på ett rationalistiskt perspektiv där definitioner och regler står i centrum och involvering av brukare sker genom klassisk användarrepresentation. Även om MSI-experter involverats så har det inte skett med fokus på process och metod för att ta fram humanrelaterad kunskap utan de har primärt utnyttjats för att bidra med kunskap inom t.ex. fysionomi.
Forskning och praktik inom MSI har visat att man genom att samla verksamhetskunniga i ett konferensrum och fråga dem om hur de jobbar oftast leder till idealiserade verksamhetsbeskrivningar och det är den huvudsakliga metoden som används i fallstudien.
Arbetsmetoden uppfattas som vetenskaplig, vilket kan ifrågasättas. Även om modeller ofta används i vetenskapligt arbete så är modellering i sig självt inte en vetenskaplig verksamhet.
vi
STUDIENS SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER
Det har dessvärre varit svårt att få en konkret bild av hur MbFU kommer att realiseras.
Därigenom har inte studien kommit i mål med ett färdigt förslag på integration eftersom det inte är klart vad det ska integreras i. Denna rapport redogör därför för en nulägesbild som befinner sig i en relativt föränderlig situation och de rekommendationer som läggs fram behöver valideras och vidare bearbetas tillsammans med personer involverade i relevanta arbetsprocesser. En naturlig fortsättning på detta arbete skulle vara att iterativt genomföra workshops med relevanta personer där lösningsförslag kan utvärderas och diskuteras. Därtill behövs ytterligare insyn i det förändringsarbete som genomförs inom ramen för MbFU, inklusive pilotprojekten och framtagningen av en ny H MÅL.
Vill inkludera människan
FM verkar på många sätt vilja få med humanfrågorna, t.ex. genom att inkludera människan i systemet, vilket är en bra ansats. Dessa ansatser återfinns däremot inte i de resultat som hitintills framkommit varken i dokument eller i beskrivningar av arbetssätt och det finns inga explicita aktiviteter bestämda som fokuserar på hur humanfrågorna ska hanteras. Att inkludera humanfrågor innebär något mer än goda ansatser eller sunt förnuft. Det finns mycket arbete gjort både i forskning, i standardisering och i andra försvarsmakter. Men det behöver anpassas och integreras såväl med FM, FMV och FOI kulturer som med övrigt arbete som pågår.
Rationalistisk människosyn
Det är uppenbart i allt material som ingått i studien att FM och FMV fortfarande i stort utgår ifrån en rationalistisk människosyn. Det här leder till ett fokus på människans svagheter istället för ett fokus på vår överlägsenhet. Det är fortfarande människan som leder en verksamhet – inte tekniken. Tekniken finns endast för att stödja oss i vårt arbete.
Bara för att vi är mer komplexa än en maskin innebär det inte att vi är svagare eller dummare än maskiner.
Modellering inte tillräckligt
Arkitekturansatsen handlar mycket om att vilja beskriva verksamheten så som den ser ut.
Man utgår ifrån att en förståelse för detta ger ett bra beslutsunderlag för framtida investeringar. Det här är samma sak som ett humancentrerat perspektiv också utgår ifrån.
Problemet uppstår när man använder metoder som medför stor risk för en idealiserad verklighetsbeskrivning, vilket arkitekturansatsen idag gör.
Modellering kan fungera bra för att generera nya idéer men bör kompletteras med fältstudier för att beskriva och analysera befintlig verksamhet. Fältstudier handlar om att analysera befintlig praktik på ett sådant sätt att påverkan på den verksamhet som ska studeras blir minimal för att på så vis öka tillförlitligheten hos verksamhetsanalysen och beskrivningarna. Genom att studera hur verksamheten fungerar så kan man både få information om problem men också inspiration till potentiella förändringar.
vii Mer fokus på metod
Det aktiviteter som hitintills genomförts har framförallt fokuserat på beskrivningar, vilket faller sig naturligt eftersom ett MODAF-införande har varit centralt. Man har vid flera tillfällen pratat om att metod och process också ska ingå och att det är viktigt men oftast har det lämnats dithän och istället har energin lagts på vad som ska tas fram istället för hur.
Rekommendationer
För att exemplifiera en möjlig lösning presenteras rekommendationer där humancentre- rade standarder kombineras med arkitekturfokuserade processer. Det som framförallt behövs är att man nu genomför aktiviteter iterativt tillsammans med dem som kommer att påverkas av MbFU för att hitta en lösning som fungerar i praktiken.
Oavsett hur arbetet genomförs är det absolut viktigaste att det görs baserat på en förståelse för att sociala system är konstant föränderliga och att även om det inte går att anta att det finns en ordning så går det med rätt metoder att undersöka och beskriva o- ordning.
viii
1
INLEDNING
Can these operational and capability requirements be achieved, grounded in these HFI objectives and standards, through these technological and organisational structures, with these human resources, fulfilling these functions, interacting as part of these organisa- tional/task/process dependencies, in these roles/jobs, requiring these skills and characteristics, in these locations, using this equipment, over these timescales? [43, s. 25]
Idag använder vi tekniska system till det mesta, både privat och på våra jobb. Det gäller även inom Försvarsmakten (FM) där IT-baserade system är en förutsättning såväl på kontoret som ute i fält. Det finns uppgifter om att FM har uppemot 700 olika informationssystem (IS). Insatser idag kräver en effektiv användning av sådana system.
Hur ska vi då säkerställa att de IS som anskaffas, antingen genom utveckling eller genom inköp av en färdig produkt, inte bara används utan att de även uppfyller efterfrågad nytta som gör att insatsen kan genomföras på ett optimalt sätt?
Åtminstone sedan 1940-talet har det bedrivits forskning på hur människan och sociala system relaterar till teknikutveckling. Inom ramen för human factors, ergonomi, psykologi, sociologi, industridesign, MDI, MSI, MMI etc. finns det idag en stor mängd kunskap om vilka faktorer som är viktiga. På senare år har man sett hur viktig relationen är mellan användning och verksamhetsnytta, att nyttan realiseras i användningen. Det är därför viktigt att få kunskap om hur verksamheten faktiskt fungerar. Humancentrerad utveckling kan användas för att på ett effektivt sätt brygga gapet mellan verksamhetsmål och teknisk kravställning. Med det som bas har FMV sen ett par år tillbaks ett samarbete med KTH inom teknikutveckling (FoT ledning och MSI) där de tidiga faserna i anskaffningen av ny materiel har studerats för att undersöka hur humanfrågor inkluderas i behovs- och kravanalyser och formuleringar av dem i såväl formella och informella beställningsprocesser. Dessa studier har visat att FM är svag på det här området och att det resulterar i materiel som i vissa fall inte går att använda. Den nu aktuella studien är en fortsättning med fokus på förmågeutveckling och dess relation till anskaffning av IS- materiel.
BAKGRUND
Sedan våren 2008 pågår ett arbete inom FM som syftar till att införa ett modellbaserat arbetssätt för förmågeutveckling. Även om det redan idag finns inslag av modellering så arbetar man inom FM idag framförallt text och dokumentbaserat. Förespråkarna hävdar att detta arbetssätt är anledningen till att det uppstår problem med spridning av information och därigenom går det inte att relatera behov och beslut till resultat och konsekvenser. Detta anses leda till ökande kostnader, längre utvecklingstider, sämre återmatning av erfarenheter och lägre kvalitet.
2
Arbetet med att införa ett modellbaserat arbetssätt har det senaste året fått stort stöd av viktiga aktörer inom FM, bl.a. har den nye ÖB satt upp som ett strategiskt mål att införa MbFU (modellbaserad förmågeutveckling) och det är många personer på ledande positioner som öppet ställer sig positiva till det arbete som pågår och aktivt vill bidra.
Om införandet genomförs kommer det potentiellt att få stor påverkan på hur FM och FMV arbetar med kravformuleringar.
Eftersom behovsanalyser och dess relation till kravformuleringar är en kärnfråga inom MSI för att säkerställa att system som anskaffas är användbara är detta arbete av stor betydelse. Dessutom delar en humancentrerad och en arkitekturcentrerad ansats många gemensamma målsättningar. Båda strävar efter effektiva sätt att ta fram en effektiv försvarsverksamhet.
Arkitekturarbete har genomförts i omgångar under många år inom FM och FMV. Det som har haft mest påverkan på det nuvarande arbetet är den utredning av informations- hanteringen inom materielförsörjningen som genomfördes av IML beredningen under 2007-2008 [46, 47]. Utredningen ledde fram till att FM C LED S i maj 2008 beslutade att ta fram planer för en övergång till MbFU tillsammans med tillämpningsanvisningar för FM A [49]. Man föreslog även att BG2011 och FMLS TS Infrastruktur skulle vara pilotprojekt för ett modellbaserat arbetssätt.
Den 18 november 2008 tog FM C LEDS ett fortsättningsbeslut där mandatet att driva frågan om MbFU lades på FM LEDS UTV samt att man skapade en tydligare projektstruktur med styrgrupp, projektgrupp och arbetsstöd [50]. Beslutet tar även upp att en ny H MÅL ska arbetas fram, att man ska följa upp tillämpningsanvisningar för FM A (Försvarsmaktens arkitektur) och FM AR (Försvarsmaktens arkitekturramverk), specificerar planer som ska tas fram samt hur utvärdering av pilotprojekten och införandet ska göras.
Idag drivs arbetet främst av FM LEDS CIO och FM LEDS UTV. FM LEDS CIO ansvarar för FMs informationshantering. De håller bland annat på och tar fram visioner, strategier, utvecklingsplaner och inriktningar som fokuserar på informationshantering men som har många beröringspunkter med MbFU. Inriktningarna är kandidater till regler i FM AR och en av dem är att MODAF ska användas. De är dessutom radansvariga för FM AR. FM LEDS UTV samordnar och driver på övriga aktörer och ansvarar för MbFU-projektet ifrån FMs sida och arbetar aktivt med att ta fram en ny H MÅL och en utvecklingsprocess för FM.
MÄNNISKA OCH ORGANISATION I RELATION TILL TEKNIK
Detta avsnitt syftar till att gå igenom:
• Kopplingen mellan IS-användning och verksamhetsnytta.
• Problemet med att utgå ifrån rationalism när man studerar och beskriver mänskligt agerande.
• Involvering av brukare kräver något mer än användarrepresentanter.
3 MÄNNISKA-SYSTEMINTERAKTION (MSI)
MSI är ett område som beaktar hur man på bästa sätt kan skapa IS som människan kan interagera med. Det handlar både om människans välmående men även om att interaktionen ska fungera effektivt i verksamheten som helhet. Forskning och praktik har visat på vikten av en systemutveckling som fokuserar på humancentrering. Arbetssättet är iterativt och prototypdrivet. Det finns ISO-standarder framtagna för området som definierar centrala begrepp såsom användbarhet samt ger förslag på en humancentrerad utvecklingsprocess. Forskning har främst fokuserat på hur systemleverantörer kan arbeta med MSI-frågor men på senare år har även beställarrollen och beställningsprocessen i stort studerats. Beställaren har ett unikt verksamhetsperspektiv som det har visat sig gynnsamt att fokusera på i relation till MSI-frågor. En aktiv beställare som medvetet ställer krav på MSI-frågor och aktivt följer upp systemutvecklingen förbättrar möjligheten till att systemet ska uppfylla verksamhetsnytta.
Bostaven I i förkortningar som MSI, MDI, MMI, HFI etc. kan ges olika betydelse. Det kan stå för interaktion, integration eller interface. Inom ramen för det perspektiv som förs fram i denna studie är interface ointressant eftersom det endast är ett underområde.
Interaktion fokuserar på två självständiga system som interagerar med varandra, visserligen som ett gemensamt övergripande system men utifrån sina egna förutsättningar. Integration strävar efter att sammansmälta de två systemen. Dessvärre brukar integration leda till att människor underordnas det teknologiska systemets villkor;
mycket beroende på att IS-utveckling idag fortfarande är teknikdriven istället för behovsdriven.
MÄNNISKA, TEKNIK OCH SOCIAL KONTEXT
Människor är alltid del av ett sammanhang [20]. Detta sammanhang finns på många olika nivåer. Det vanligaste som ofta fokuseras är kognitiva aspekter, speciellt med betoning på fysiska förutsättningar. Men det är bara början. Vi påverkas av det sociala sammanhang som vi befinner oss i, både i nutid och historiskt. De saker som vi har erfarit och de personer som vi har interagerat med präglar vår förståelse och vår tolkning av hur verkligheten fungerar i nuet. Det handlar om kultur och samhällsstrukturer men också om saker som normer och gruppdynamik. Det finns mycket forskning inom t.ex.
socialpsykologi som har visat på hur vi gemensamt konstruerar innebörden av våra upplevelser [se t.ex. 15, 16, 18]. (Läs mer i avsnittet Beskrivning av studiens genomförande under rubriken Metod, sid 8.)
Det här gäller även i interaktionen med teknik. Det innebär att teknikutveckling inte är en objektiv rationell process eftersom den drivs av människor. Det innebär också att teknikanvändning alltid kommer att definieras av dem som använder tekniken, inte av dem som har konstruerat den. Figur 1 illustrerar det här sambandet mellan människor, social kontext och teknik.
4
Figur 1: Interaktionen mellan människa, social kontext och teknikanvändning [10, s. 410]
Den starka rationalistiska påverkan på teknikutvecklingen
Människor i västvärlden har i många århundraden präglats av ett perspektiv på världen där ordning sätts i första rummet. Kurtz och Snowden [11] beskriver hur detta kan härledas tillbaks till Kant som skilde mellan saker som kan verifieras empiriskt och saker som hör till gud. Därmed placerades allt som upplevdes som kaotiskt i det mystiska facket och vetenskapen fokuserade på det som hade ordning. Från detta följde vetenskapliga framsteg, inklusive många tekniska. Ingenjörsbaserade ansatser som kom ifrån ett behov av att automatisera och av skalbarhet förstärkte såväl strävan efter som antagandet om ordning. Ingenjörsbaserade perspektiv utgår fortfarande i hög grad ifrån detta sätt att se på verkligheten. En viktig premiss är bland annat tron på att allt går att definiera.
Kurtz och Snowden beskriver också hur management-vetenskap har sin grund i tron på att system är ordnade, det handlar bara om tid och resurser för att hitta relationen mellan orsak och verkan. Bra ledarskap kopplas till vissa kompetenser som går att identifiera och replikera. Brist på ordning förutsätts vara tecken på dåligt arbete. Business Process Engineering (BPR) är sinnebilden av detta sätt att se på världen. Där utgick man ifrån att ett rationellt sätt att ordna verksamheten skulle genomdrivas med hjälp av IT-system.
Även om det idag finns en något mer komplex bild av hur man kan ändra processer i företag så baseras välkända affärssystem såsom SAP på precis det här perspektivet.
I slutet på 60-talet formulerades de grundläggande tankarna om att designa IS utifrån logik och matematik. Datorer, människor och organisationer uppfattades som delsystem i ett komplext hierarkiskt system där varje del gick att definiera separat [5]. Design handlade om problemlösning. Analytikerns arbete handlade om att upptäcka objektiva fakta om de behov som fanns och man förutsatte att brukare kunde ge kompletta och explicita beskrivningar av dessa [5]. IS-utveckling är fortfarande starkt präglad av detta tydliga rationalistiska sätt att se på människan och organisationer.
En kraftig påverkansfaktor inom detta rationalistiska tänkande är den positiva synen på teknik och dess påverkan på människor. IT-determinism handlar om tron på att ett nytt
5
system i sig självt kommer att medföra en positiv förändring på människor och organisation. Teknik blir sinnebilden av rationalitet och objektivitet.
Följande tre principer kan sägas sammanfatta den rationalistiska världsbilden [11]:
• Antagandet om ordning att det finns en underliggande relation mellan orsak och verkan i mänskliga interaktioner, att det är möjligt att ta fram modeller som kan förutse och föreskriva hur människor ska agera och därigenom uppnå uppsatta mål.
• Antagandet om rationella val om en människa står inför ett eller flera alternativ så kommer han/hon att göra ett rationellt val baserat på att maximera njutning och minimera plåga. Därigenom kan man manipulera människor genom att hantera dessa parametrar.
• Antagandet om intentioner att människor agerar utifrån medvetna intentioner.
Samtidigt som vi accepterar att vi själva gör saker genom tillfälligheter så antar vi att andra gör saker medvetet.
Människan som aktivt skapande aktör
Idag är det relativt väl etablerat framförallt inom socialpsykologisk forskning att det mänskliga systemet är mer komplext än vad ett rationalistiskt perspektiv kan fånga. Inom systemutveckling pratar man ofta om intressenter där olika människor placeras i ett visst fack, en roll. Men människor är väldigt flexibla med vilka roller de antar, vi anpassar vår identitet både individuellt och kollektivt och därför är det inte alltid möjligt att veta vad det är man ska analysera.
Människor är inte begränsade till att följa fördefinierade regler eller mönster. Vi har förmåga att agera baserat på kollektiva överenskommelser eller vår egen fria vilja. Det finns en mängd olika studier som har visat på hur brukare väljer att använda teknik på oväntade sätt, t.o.m. när det handlar om mycket starkt begränsande IS [9, 10]. Det här innebär att det i princip är omöjligt att förutsäga, genom simulering eller med andra metoder, vad människor kommer att göra. Detta innebär inte att man inte kan försöka men då är det av stor vikt att detta arbete inte baseras på att man förutsätter rationella beteenden.
Det är viktigt att förstå att bara för att mänskligt beteende inte är rationellt eller ordnat så innebär inte o-ordnat beteende att det saknas ordning. Utan det är en annan slags ordning än den rationella. Det handlar också om olika nivåer av rationalitet. Det som på en övergripande nivå kan uppfattas som irrationellt kan för en viss individ eller i ett visst sammanhang uppfattas som rationellt.
I det rationalistiska perspektivet handlar det om att skapa ordning, att eliminera o-ordning.
Med ett perspektiv på aktivt skapande handlar det istället om att hantera o-ordning och göra det till en positiv kraft. Det rationalistiska perspektivet fokuserar på effektivitet och problemlösning eftersom det går att optimera ett system genom att optimera dess delar.
Det aktiva perspektivet förutsätter att helheten aldrig är summan av delarna. Dessutom kommer varje intervention att påverka systemet.
6
Såhär sammanfattar Kurtz och Snowden [11, s. 466]
In a dynamic and constantly changing environment, it is possible to pattern un-order but not to assume order.
Deras lösning på problemet är ett ramverk kombinerat med en mängd workshop- metoder som på flera plan skapar utrymme åt såväl ordning som o-ordning. Ramverket är indelat i fem domäner, se figur 2. Den femte domänen finns med i mitten men är inte rubricerad: disorder; den är dock viktig för att förstå social interaktion. De anser att ett steg på vägen för att skapa konsensus handlar om att minska storleken på denna domän.
ANVÄNDBARHET
Användbarhet definieras i sammanhanget på ett brett sätt. Det handlar om ett perspektiv på IS-interaktion där nyttan av ett IS realiseras i användningen av detta system. En optimerad nytta uppnås med en optimal interaktion mellan människa och IS. Brukaren positioneras som en egen aktör med egna förutsättningar som skiljer sig starkt ifrån de förutsättningar som finns för IS och som kräver metoder som utgår ifrån detta till skillnad från många teknologiska perspektiv som utgår ifrån en rationalistisk människosyn baserat på förutsättningar som finns för tekniska system. Det handlar också om att positionera brukaren inom ramen för såväl ett socialt som organisatoriskt sammanhang. Hur brukaren interagerar med IS påverkas av de normer och den kultur som hon/han befinner sig inom, såväl nutida som historiskt.
INVOLVERING AV BRUKARE
Involvering ska ske på många nivåer men det som forskning har visat har störst betydelse för hur brukare tar emot t.ex. nya IS är meningsfullt deltagande [se t.ex. 7]. Meningsfullt deltagande innebär att brukarna upplever att de har viss kontroll och kan påverka beslutsfattandet och slutresultatet. För att kunna göra detta behöver de få möjlighet att delta på bred front kontinuerligt under hela utvecklingsprocessen. Den ofta använda
Figur 2: Domäner i Cynefin-ramverket som fokuserar på att hantera såväl ordning som o-ordning i meningsskapande processer [11, s. 468]
7
användarrepresentanten är inte något som förordas inom ramen för detta perspektiv eftersom mycket forskning har visat på att det är en ineffektiv metod för brukarinvolve- ring. Det handlar istället om att låta många olika brukare delta i en mängd olika aktiviteter baserat på metoder som är anpassade för kognitiva och sociala faktorer, dvs. det är otillräckligt att samla ett antal brukare i ett konferensrum och fråga dem vad de tycker.
För ett kvalitativt innehållsrikt resultat krävs mer komplexa och anpassade metoder.
Som strateg eller utvecklare är det lätt att man skapar sig en idealiserad bild av verksamhetens utförande [t.ex. 8, 12]. För att få en bild av praktiken utgår man ofta dels ifrån egen erfarenhet, dels ifrån chefers bild av praktiken istället för de som verkligen utför arbetet, dels ifrån experters bild av praktiken vilket ofta bara beskriver ett utsnitt av det som är relevant i vardagen, dels ifrån information från brukare som får beskriva sina åsikter eller arbetssätt långt ifrån vardagskontexten. Inom FM är det relativt vanligt att brukare involveras genom användargrupper. Dessa samlas i ett mötesrum och man frågar efter deras åsikter. Detta kan leda till en missvisande bild.
Mycket av vardagens arbete är operationaliserat, vilket innebär att vi utför arbetet på en delvis omedveten nivå. Det är inte möjligt för människan att vara 100 % medveten om allt vi gör. Vi är konstant översköljda av intryck som våra kognitiva system och processer ska hantera. För att göra detta behöver vi lära oss att göra saker utan att reflektera över dem, t.ex. att cykla, skriva, tala, utföra återkommande arbetsuppgifter. Speciellt i stressituationer förlitar vi oss på dessa operationaliserade kunskaper, vilket är relevant för försvarsrelaterad verksamhet där involverad personal måste kunna hantera stressade situationer under en insats.
En stor del av en inlärningsprocess är att hitta ett sätt att operationalisera det som ska göras så att vi kan utföra uppgiften utan alltför mycket reflektion. Därmed blir det också svårt att sedan beskriva vad det är vi gör, framförallt om vi fysiskt eller mentalt placeras i en annan kontext (t.ex. ett konferensrum) än den som uppgiften normalt utförs inom (t.ex. ute i skogen eller vid ett skrivbord). Därutöver innebär ett möte att det finns en annan social struktur som styr vad som sägs och av vem, jämfört med den sociala sammanhang där uppgiften utförs, vilket också kan påverka vilken information som kommer fram. Detta innebär också att “önskemål” som informationsgrund är otillräcklig.
Det krävs en analys av såväl innehåll som vilket sammanhang dessa åsikter förts fram i.
Av dessa anledningar är det viktigt att de metoder som används för att dels förstå verksamheten, dels involvera utförare/brukare är baserade på forskning och professionalism.
TIDIGARE STUDIER INOM FM AV DENNA FORSKARGRUPP
Tidigare studier som fokuserat på FMs beställningsprocesser [35, 40] har visat att det finns en viss överensstämmelse mellan formella och informella processer men på vissa viktiga områden sker avvikelser som påverkar bland annat hur MSI-frågor hanteras.
Kravställningens ansvar och genomförande är otydligt, inte minst hur de ska framställas och av vem. Trots att många respondenter på diskussionsnivå har en insikt i vad MSI innebär så begränsas det på den konkreta nivån, i uppdrag minimeras det ofta till att enbart handla om gränssnitt och användarmedverkan vilket resulterar i sämre materiel.
Viss ansvarsfördelning är otydlig och vad gäller MSI tenderar frågorna att tas för givet och hamna mellan stolarna. Det finns en hel del fördomar om användare, användarrepre-
8
sentanter och användargrupper. De senare är det vanligaste sättet att hantera MSI-frågor på, dessvärre läggs för stort ansvar på dem och organisationen uppvisar ett agerande som inom MSI-forskning kallas för gisslantagande. Det framkom att en viktig förutsättning för FM och FMVs beställningsverksamhet är de formella processerna men att de behöver justeras för att hantera MSI-relaterade frågor. Studierna rekommenderade att FMV skulle fokusera på att ta fram metodik och roller, inklusive ansvar, som kvalitetssäkrar med avseende på nytta och användbarhet för verksamheten och brukaren.
BESKRIVNING AV STUDIENS GENOMFÖRANDE
Syftet med denna studie har varit att undersöka hur frågor relaterade till brukarinvolve- ring och användbarhet skulle kunna integreras med en framtida modellbaserad kravställningsprocess. Eftersom denna process är under framtagning har arbetet inneburit en kartläggning dels av det arkitekturarbete som hitintills genomförts inom FM, dels av målsättningar, förutsättningar och tankegångar runt de nya metoderna och processerna.
Det har dessvärre varit svårt att få en konkret bild av hur MbFU kommer att realiseras.
Därigenom har inte studien kommit i mål med ett färdigt förslag på integration eftersom det inte är klart vad det ska integreras i. Denna rapport redogör därför för en nulägesbild som befinner sig i en relativt föränderlig situation och de rekommendationer som läggs fram behöver valideras och vidare bearbetas tillsammans med personer involverade i materielprocessen. En naturlig fortsättning på detta arbete skulle vara att iterativt genomföra workshops med relevanta personer där rekommendationerna kan utvärderas och diskuteras. Därtill behövs ytterligare insyn i det förändringsarbete som genomförs inom ramen för MbFU, inklusive pilotprojekten och framtagningen av en ny H MÅL.
METOD
Sociala mönster är svåra att fånga eftersom det oftast inte går att fråga rakt ut vad som pågår. Vi människor är både medvetet och omedvetet påverkade av en mängd sociala faktorer som vi ibland uttrycker explicit men oftast framkommer de på andra sätt eller inte alls. Av dessa anledningar är kvalitativa studieansatser primärt lämpade för att undersöka dessa fenomen. Ely [14, s. 10] sammanfattar några av de grundläggande kännetecknen för kvalitativ forskning såhär:
1. Händelser kan bara begripas rätt om de ses i sina sammanhang. Därför gör kvalitativa forskare djupdykningar i miljöer och sammanhang.
2. Undersökningssammanhangen är inte konstruerade, de är naturliga. Inget är förutbestämt eller givet.
3. Kvalitativa forskare vill att de som undersöks ska tala för sig själva för att deras perspektiv ska framgå av ord och handlingar. Därför är kvalitativ forskning en samspelsprocess där de undersökta personerna undervisar forskaren om sina liv.
4. Kvalitativa forskare betraktar upplevelsen som en helhet och inte som skilda variabler. Den kvalitativa forskningens mål är att uppfatta upplevande som en enhet.
9
En viktig förutsättning när man studerar människor är att man accepterar att det alltid finns motsägelser, oordning och konstant förändring [18, 19]. Genom att studera människor kommer man att påverka det sociala sammanhanget vilket innebär att det man studerat på sätt och vis inte längre gäller sekunden efter man studerat det. Det går därför inte att komma fram till en slutlig “sanning” som exakt och otvetydigt beskriver hur saker relaterar till varandra. Men trots det kan dessa studier ge oss fördjupad insikt i våra sociala sammanhang genom att erbjuda en möjlighet till att kritiskt granska skeenden. För att kunna göra det krävs att vi använder metoder som utgår från de mänskliga systemens förutsättningar. En sådan förutsättning är att vi samlar in data på många sätt och relatera dem till varandra så att motsägelser och olika världsbilder tydligt framträder och att vi då kan analysera vilken funktion de får i olika situationer.
I den här studien har datainsamlingen kombinerats genom intervjuer, skriftlig information samt observationer och deltagande på möten. I intervjuerna har deltagarnas världsbild fokuserats genom såväl direkta frågor t.ex. hur de definierar arkitektur, som indirekta frågor t.ex. deras tidigare erfarenheter av IS-utveckling. Dessa världsbilder har sedan speglats mot det som beskrivs i skrift och ageranden på möten.
Intervjuer
Totalt har 22 intervjuer genomförts med 24 deltagare från både FM och FMV.
Intervjuerna har varit semistrukturerade, har genomförts på deltagarens arbetsplats (med undantag för en som genomfördes per telefon) och alla utom två har tagit 90-120 minuter (en tog 70 minuter och en med tre samtida deltagare tog 180 minuter).
Intervjuerna har spelats in och huvuddelen av dem har transkriberats ordagrant. En kvalitativ analys har genomförts där såväl mönster som tystnader har identifierats.
Fallstudie
Nio av intervjuerna (13 personer) har fokuserat på ett enskilt projekt. Det är ett fyraårigt projekt som handlar om markstrid på soldatnivå, hitintills har det genomförts en studie som har avrapporterats. Just nu genomförs ett målsättningsarbete som ett samarbete med representanter ifrån FMV, FOI och flera vapengrenar inom FM. Arbetet har hitintills skett genom gruppmodellering med representanter ifrån AK Gem på FMV som facilitatorer. Under intervjuerna berördes allmänna frågor om systemutveckling och arkitekturarbete samt mer fokuserade frågor om hur det aktuella projektet genomförts och deras erfarenhet och åsikter om genomförandet, med fokus på det nuvarande målsättningsarbetet. Deltagarna kom från FOI, FMV och inom FM från HKV, MSS, LSS och Amf 1. Syftet med dessa intervjuer var att få en tydligare bild av hur ett arkitekturarbete kan genomföras inom FM. Målet var därför att undersöka såväl kontexten för detta arbetssätt som deltagarnas upplevelser för att få kunskap om hur denna metod skulle kunna realiseras inom FMs tidiga beställningsprocesser för att därefter kunna identifiera hur humanfrågor hanteras respektive skulle kunna hanteras.
Observationer och deltagande på möten
Ett viktigt bidrag till studien har varit deltagande på och observationer av ett antal projektmöten och arbetsmöten både på HKV och FMV, t.ex. överlämning och återkoppling på första leveransen av FM AR, diverse projektmöten och arbetsmöten inom FM AR-projektet, MbFU-möten på HKV, MODAF introduktionsdag samt
10
erfarenhetsutbyte med UK MOD (United Kingdom Ministry of Defence). Detta har lett till att författaren av denna rapport vid flertal tillfällen ombetts lämna synpunkter på diverse arbets- och beslutsunderlag för att förstärka hur människan kan belysas. Även om det troligtvis har varit i begränsad utsträckning så har deltagandet på dessa möten erbjudit en unik möjlighet att kunna påverka beställnings- och kravprocesserna på ett sätt som tidigare studier inte kunnat göra.
Skriftlig data
Undersökningen baseras på en stor mängd dokument som i de flesta fall bidragit på en övergripande förståelse för kontexten och bakgrunden till MbFU-arbetet. Några dokument har bedömts som viktigare än andra och de har därför analyserats tillsammans med intervjuerna.
MODAFs metamodell och vyer, ett flertal ISO-standarder samt det digitala utbildningsmaterialet för MODAF kallat e-Learning Portal har gåtts igenom och analyserats. Arbetet har inkluderat en demonstration av MooD-verktyget men dessvärre har det varit svårt att få se några andra verktyg. Detta innebär att någon utvärdering av verktyg inte har kunnat genomföras. Däremot har en utredning av arkitekturmodelle- ringsverktyg som genomfördes inom ramen för LedSystT analyserats. Slutligen har MSI- relaterat arbete som genomförts av MOD och DoD gåtts igenom och analyserats.
Förtydliganden har också skett genom direktkontakt med Anne Bruseberg.
Avgränsning
Det finns en stor mängd material och aktiviteter som relaterar till MbFU och därför har det varit viktigt att försöka prioritera det som har störst potential att kunna bidra med kunskap om det arbete som pågår. Det finns med säkerhet viktiga delar som undersökningen inte har kunnat ta del av och som eventuellt skulle ha påverkat analysen.
I vissa fall beror det också på att viss data inte varit tillgänglig inom ramen för det här projektet, t.ex. är arbetet med att ta fram en ny H MÅL eller FM A mycket relevant men dessa har det endast funnits begränsad insyn i. Detta hade eventuellt breddat kunskapen och gett möjlighet till en bredare förståelse av vad som pågår, men det hade inte påverkat analysen i en annan riktning, dvs. det hade blivit tydligare vad olika aktörer gör och vilka avsikter man har men de huvudproblem som identifierats skulle fortfarande vara giltiga.
SAMMANFATTNING
Det här inledande avsnittet har syftat till att beskriva och förklara att:
• Behovsanalyser och kravformulering är ett kärnfokus inom MSI. En övergång till modellbaserat arbetssätt i förmågeutvecklingen kommer att påverka hur detta genomförs. Därför är det av stor vikt att MSI-specialister deltar i den nu aktuella processen både för att få information men även för att erbjuda kunskap om hur man kan hantera humanfrågorna.
• Teknikutveckling präglas fortfarande av rationalistiskt perspektiv som utgår ifrån ett ordnat sätt att se på människor och sociala system där allt både ska och kan definieras entydigt.
11
• Studier och beskrivning av mänskligt agerande kräver ett perspektiv som tar hänsyn till människors förmåga att agera flexibelt baserat på tillfälligheter, egen vilja och gruppdynamik.
• Användbarhet uppstår i IS-användning, det är genom användbarhet som verksamhetsnytta kan realiseras.
• Brukarinvolvering bör ske på flera nivåer och enstaka användarrepresentanter bör användas i sista hand. Den exakta utformningen av involveringen behöver analyseras av personer med MSI-kompetens.
• Syftet med den genomförda studien är att undersöka hur human- och organisations- relaterade frågor skulle kunna integreras med en framtida modellbaserad kravställningsprocess.
• Studien har genomförts via intervjuer, observationer av och deltagande på möten, dokumentanalyser och en fallstudie.
12
ANALYS OCH DISKUSSION
I detta avsnitt analyseras och diskuteras ett urval av skriftlig data i relation till humanperspektivet och till det som framkommer i intervjuer och observationer. Syftet är framförallt att beskriva följande:
• Det rationalistiska grundperspektivet i arkitekturarbete och IS-utveckling präglad av ett ingenjörsperspektiv.
• Det rationalistiska grundperspektivet i FMs beskrivningar av behovsanalyser, IS- utveckling och kravformuleringar.
• Hur humanfrågor behandlas inom ramen för det rationalistiska perspektivet och till viss del vilka konsekvenser det får.
• Alternativa sätt att behandla humanfrågor.
INGENJÖRSPERSPEKTIV En analys av hur arkitekturarbete beskrivs och praktiseras visar att:
• EA (Enterprise architecture) baseras på ett klassiskt ingenjörsperspektiv.
• I de metoder som används är definitioner viktigare än processen.
• Beskrivningssätt (UML-diagram) anpassade för ordnade beteenden i IT-system appliceras på komplexa o-ordnade mänskliga system.
• I tidigare arbeten inom FM framkommer fokus på rationalism, definitioner, ordning och marginalisering av humanfrågor i relation till teknikutveckling.
• Som arkitekturramverk har realiserats inom UK MOD och FM har hitintills fokus legat på beskrivningar. Detta är i sig en klassisk ingenjörsansats som samtidigt effektivt marginaliserar humanfrågor.
• De flesta utvecklingsprocesser som finns beskrivna för EA beskrivs på en så hög abstraktionsnivå att de nästan kan betyda vad som helst. Några enstaka försök har genomförts för att konkretisera dem i praktiskt genomförande. I avsnittet Fallstudie av modelleringsprojekt, sid 44, beskrivs en fallstudie av ett sådant projekt.
ARKITEKTUR
Arkitektur anses handla om ett sätt att betrakta och beskriva helheten. Inom ramen för systemutveckling definieras det som “ett systems grundläggande struktur, uttryckt i dess beståndsdelar, deras relation till varandra och till omgivningen, samt de principer som styr systemets utformning och utveckling over tiden” [65, s. 4]. Till en början applicerades arkitekturbegreppet på systemutveckling, inspirerade av teorier inom byggnadskonst. Enterprise Architecture är en vidareutveckling där perspektivet appliceras på organisationer/verksamheter och omfattar då en verksamhets alla verksamheter,
13
resurser, relationerna mellan dem samt de regler som styrt och styr denna struktur. I detta sammanhang positioneras verksamheten som ett system och förespråkarna anser att alla system har en arkitektur även om den eller delar av den inte alltid är beskrivna. En arkitekturbeskrivning är en produkt och säger i princip ingenting om hur man ska ta fram den, alltså metodaspekten för arbetets genomförande, utan är tänkt att beskriva en viss design av en verksamhet. Detta är en svårighet i relation till humanperspektivet eftersom dessa frågor ofta hanteras genom ett fokus på processer och metoder.
En grundförutsättning inom arkitekturarbete är modellering. Med detta menas att man försöker beskriva verkligheten genom att använda förenklade beskrivningsmodeller.
Inom systemutveckling har UML (Unified Modeling Language) etablerats som en standardnotation för detta. Det består av nio olika beskrivningssätt (“språk”). De vanligaste är klassdiagram, sekvensdiagram och användningsfall. Det är ett klassiskt ingenjörsperspektiv där verkligheten förutsätts kunna beskrivas med hjälp av “boxologi”, dvs. med rutor och relationspilar. Ett stort problem som ofta uppstår med detta perspektiv är att de flesta håller med om att humanfrågorna är viktiga på en principiell nivå men i det praktiska arbetet drunknar frågeställningarna i tekniska specifikationer och modeller [13]. Detta har varit tydligt inte minst inom FM AR-projektet.
De främsta argumenten som förs fram när det gäller arkitekturarbete i olika dokument och framförallt i presentationer är: möjlighet till ökad interoperabilitet i beskrivningar, ökad spårbarhet, förenklad styrning, stärkt kostnadskontroll, ökad effektivitet samt bättre och mer stringenta analysunderlag till beslutsfattare. Man hävdar att det kommer att finnas mätbara effekter. Argumenten hamnar oftast på en hög abstraktionsnivå som är svåra att argumentera emot. De har egentligen inga exempel som visar på att andra har lyckats. I intervjuerna kan inte heller några exempel ges, tvärtom. De har även svårt för att konkretisera hur det ska fungera. Det är intressant att notera i sammanhanget att trots att man i flera år på olika håll inom FM arbetat med arkitekturfrågan så var det först när deltagarna i IML beredningen [46, 47] övertygades som arbetet tog ett stort steg framåt, detta trots att utredningen till viss del är svag och egentligen inte presenterar något som inte var känt tidigare. Det framkommer att detta berodde på interna maktstrukturer.
Utredningen i sig självt är ett exempel på hur sociala faktorer har stor påverkan på beslutsfattande, varför det även är av stor vikt att noggrant beakta hur såväl MbFU och en integrering av humanfrågorna genomförs. Bra förslag i sig självt är inte tillräckligt.
ISO-STANDARDER
Det finns många standarder som behandlar framförallt systemutveckling ur en mängd olika perspektiv. Denna studie har fokuserat på de som återkommande har hänvisats till både av deltagarna i studien och i de dokument som behandlats.
ISO 15288-2008 Systems and software engineering – System life cycle processes ISO 15288 [32] är den standard som mest frekvent refereras till i arkitekturarbetet. Den beskriver systemutveckling ur ett livscykelperspektiv på en hög abstraktionsnivå. Den baseras på tjugosex processer kategoriserade under fyra huvudprocesser: agreement (hanterar beställar-leverantörssituationen), organizational project-enabling (hanterar projektfrågor på strategisk/ledningsnivå), project (hanterar direkta projektfrågor som t.ex.
14
bemanning och riskhantering), technical (hanterar tekniska frågor, t.ex. kravhantering, design, test).
Det betonas att processerna ska användas iterativt så att det blir en progressiv förfining av resultatet [32, s. 14]: “Iteration is not only appropriate but also expected.” Dock finns det inga strukturer som direkt stödjer detta utan modellen är uppbyggd på ett sätt som med lätthet kan användas linjärt. På många sätt påminner beskrivningarna om en traditionell Vattenfallsmodell* och det har visat sig att detta beskrivningssätt är lättast att ta till sig när man utgår ifrån ett rationalistiskt perspektiv.
En viktig sak som många hänvisar till i denna standard är dess definition av system. Den har en relativt omfattande genomgång av systemkonceptet. Den definition som oftast relateras till är sammanfattningen av denna genomgång och då ser den ut såhär:
combination of interacting elements organized to achieve one or more stated purposes [32, s. 6]
Det som återkommande framkommit i intervjuer och på möten är att denna definition inkluderar människan men att så skulle vara fallet är svårt att se endast utifrån den allmänna definitionen. Men i fördjupningsdelen förtydligas det på följande sätt:
these systems may be configured with one or more of the following system elements:
hardware, software, data, humans, processes (e.g. processes for providing service to users), procedures (e.g. operator instructions), facilities, materials and naturally occurring entities.
[…] humans are considered as users and as elements of a system. In the first case the human user is a beneficiary of the operation of the system. In the second case the human is an operator carrying out specified system functions. An individual can be, simultaneously or sequentially, both a user and an element of a system. [32, s. 7]
Standarden relaterar explicit till flera andra standarder som behandlar användbarhet och humancentrering. Dock har inte dessa kopplingar överförts i tillämpningen på FMV eller FM, t.ex. finns det inte med i processwebben mer än i mindre utsträckning och när några respondenter i intervjuerna har tillfrågats om detta så känner de inte till det. De säger sig följa ISO 15288 på en allmän nivå. Troligtvis kommer ISO 15288 att bli en regel i FM AR och projektet ska då ta fram en tillämpningsanvisning för standarden. Det finns dock inte med i den senast framtagna versionen [58].
ISO 42010 Systems and software engineering – Recommended practice for architectural description of software-intensive systems
ISO 42010 [31] är tänkt att facilitera uttryck och kommunikation av arkitekturer för mjukvaruintensiva system. Den utgår ifrån ISO 15288s definition av system vilket implicit förutsätter att systemdefinitionen inkluderar människan. De kallar arkitekturnivån inom systemutveckling för den tidiga perioden av beslutsfattande och
* Vattenfallsmodellen är en linjär systemutvecklingsmodell från 1970-talet där projektet flyttar sig framåt genom att faserna (krav, design, kodning, test, förvaltning) följer på varandra och förändringar kan endast genomföras på den fas man befinner sig i och den som ligger precis innan. Trots att man redan på 1980-talet konstaterade att detta är en mycket ineffektiv utvecklingsmodell, speciellt för interaktiva system, så används den fortfarande i hög utsträckning i framtagningen av nya IS.
15
utvärdering av design. Denna nivå inkluderar övergripande designstruktur, mål, krav och utvecklingsstrategier. Utvecklingen av arkitekturer beskrivs ske evolutionärt på samma sätt som i t.ex. MODAF eller GEAP (se separata beskrivningar under avsnittet Utvecklingsprocesser, sid 31).
Det är flera detaljer som gör att ett tekniskt grundperspektiv ändå skiner igenom, t.ex.
kravet på att det inte får finnas inkonsekvenser mellan olika vyer eller fokus på input/output i det exempel som tas upp [31, s. 11]. I ett socialt system finns det alltid inkonsekvenser [4, 18], en vanlig illustration på detta är förekomsten av ordspråk där man alltid kan hitta två som står emot varandra, t.ex. “för många kockar förstör soppan”
och samtidigt “många händer gör ett lätt arbete”. Inom ramen för tekniska system ligger fokus på att eliminera inkonsekvenser, inom ramen för sociala system ligger fokus på hur man ska hantera inkonsekvenser.
Det framkommer även i relation till den konceptuella modell av arkitekturbeskrivningar som läggs fram, se figur 3. Denna modell skapar en enhetlighet som inte existerar för sociala system. Det finns två grundläggande attribut för mänsklig aktivitet som nästan utesluts i denna modell. Människor återfinns antingen i lådan “Stakeholder” eller i
“System” och de beskrivs ha något (“has” respektive “inhabits”) eller att de adresserar respektive identifierar något. Men det vi människor primärt gör inom ramen för en
Figur 3: Konceptuell modell av arkitekturbeskrivningar enligt ISO42010 [31, s. 5]
16
kommunikationssituation är tolkning. Denna tolkning påverkar i grunden hur systemet ser ut och hur det fungerar. Dessutom baseras denna tolkning på ett sammanhang. I modellen finns “environment” med men det är inte ett tillräckligt koncept för att fånga sociala kontexter.
Figur 4 erbjuder en alternativ beskrivning av mänsklig kognition och kommunikation. En närstudering av den modellen visar att även den är baserad på ett visst perspektiv, i det här fallet en traditionell transmissionsmodell (även kallad överföringsmodell) av kommunikation vilket är en psykologisk teori som många ifrågasätter idag. Det är också intressant att denna modell är betydligt mer komplex än den som återfinns i figur 3 och att figur 3 delvis inbegriper den mer komplexa modellen i figur 4. Den övergripande modellen är alltså mer generell än den undre vilket är typiskt för ett rationalistiskt perspektiv. Risken är att när modeller generaliseras så förenklas de och trots att de innehåller lika mycket information så blir de mindre innehållsrika, vilket kan vara svårt för läsaren att förstå.
TIDIGARE ARBETEN INOM FM
I intervjuer, dokument och på möten finns det ett antal dokument som återkommande refereras till eller bifogas. Fem har valts ut för att belysa vissa perspektiv och mönster som framträder:
• IML beredning FMLS [46, 47] fokuserar på struktur och definitionsproblem och landar i klassiska deterministiska argument där verktyg och modellering i sig självt tros kunna förändra hur människor agerar.
Figur 4: Konceptuell modell av mänsklig kognition och kommunikation [69, s. 9]
