SÄFFLE KOMMUN PROTOKOLL 1(20)

(1)

Paragrafer 17-32

Plats och tid Kulturkansliet, Biblioteket kl. 09.00 – 14.30

Beslutande Kerstin Einevik Bäckstrand (c) Bo Andersson (m)

Allan Magnusson (s)

Övriga deltagare Ingrid Strengsdal, kulturchef

Putte Grötting, verksamhetsledare Medborgarhuset, §§ 17, 18,19, 25 Ina Huss, bibliotekschef, § 20

Eva Harstad, assistent

Protokolljusterare Allan Magnusson

Underskrifter

...

Sekreterare Eva Harstad

...

Ordförande Kerstin Einevik Bäckstrand

...

Justerare Allan Magnusson

BEVIS OM ANSLAG

Instans Kulturnämndens arbetsutskott

Sammanträdesdatum Datum 2010-03-09 Justeringsdatum Datum 2010-03-21

Anslagsdatum Datum 2010-03-21 Tidigast datum för

anslagets nedtagande Datum 2010-04-19

Protokollets

förvaringsplats Kulturkansliet

Namnteckning……….

(2)

Kunau § 17 Dnr Kun 2010-000015

Förslag till delvis förändrad organisation på Medborgarhuset

Ärendebeskrivning

Verksamheten på Medborgarhuset är under ständig förändring och utveckling och det är angeläget att anpassa och förbättra verksamheten allteftersom omvärlden ändras.

Med anledning av förestående pensionsavgång aktualiseras frågan om

Medborgarhusets organisation. Frågan aktualiserar även behovet av att diskutera vad ambitionsnivån med verksamheten på Medborgarhuset är likväl som

ambitionsnivån med själva fastigheten.

Kulturförvaltningen har undersökt olika alternativ till hur frågan kring organisation i samband med pensionsavgång kan lösas. Kulturförvaltningen föreslår

kulturnämnden att besluta att uppdra till förvaltningen att ta upp diskussioner med teknik- och fritidsnämnden för att undersöka möjligheter till samarbete/samverkan för att lösa frågan kring administratörstjänsten på Medborgarhuset samt att uppdra till förvaltningen att i samråd med fastighetsförvaltaren vidta de åtgärder som krävs för att ur ett kundperspektiv fysiskt skapa en bättre sälj- och bokningsfunktion på Medborgarhuset.

Beslutsunderlag

Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-03-03 Yrkanden

Kerstin Einevik Bäckstrand (c) yrkar i enlighet med tjänsteskrivelsens punkt 2.

Kerstin Einevik Bäckstrand yrkar vidare att kulturförvaltningen får i uppdrag att snarast, tillsammans med Medborgarhuset, utannonsera en tjänst som administratör med ansvar för sälj- och bokningsfunktionen på Medborgarhuset.

Tjänsten som administratör finansieras i första fasen från nämndinitierade projekt år 2010 med 80 tkr samt för första halvåret 2011 med 80 tkr.

(3)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Ordförandes signatur Justerandes signatur Expediering

Beslut

Arbetsutskottet föreslår kulturnämnden följande:

1. Kulturförvaltningen får i uppdrag att snarast, tillsammans med

Medborgarhuset, utannonsera en tjänst som administratör med ansvar för sälj- och bokningsfunktionen på Medborgarhuset. Tjänsten som

administratör delfinansieras i första fasen från nämndinitierade projekt år 2010 med 80 tkr samt för första halvåret 2011 med 80 tkr.

2. Kulturnämnden beslutar att uppdra till förvaltningen att i samråd med fastighetsförvaltaren vidta de åtgärder som krävs för att ur ett

kundperspektiv fysiskt skapa en bättre sälj- och bokningsfunktion på Medborgarhuset.

_______________________________

(4)

Kunau § 18 Dnr Kun 2010-000016

Fönster i Medborgarhusets foajé

Foajén på Medborgarhuset är en central lokal som används flitigt i samband med diverse föreställningar i Trätäljateatern. Foajén används också separat som samlings- och föreläsningslokal. Foajén är Medborgarhuset vackraste rum med älven i blickfång genom de stora fönster som väter i mot öster.

Fönsterpartiet i foajén är tyvärr oerhört dåligt och fönsterkitt m.m. rinner längs med glasrutorna och betongstolparna.

I kulturnämndens verksamhetsplan för Medborgarhuset står det bl.a. att

Medborgarhusets lokaler ska hålla en hög kvallitet och upplevas som tilltalande och välkomnande.

För att detta ska vara möjligt krävs det ett byte av glaspartiet i foajén. I samband med ett sådant byte är det också ett önskemål ifrån verksamheten att ett eventuellt nytt fönsterparti utrustas med en extra dörr för att därmed skapa en bättre logistik i Medborgarhuset.

Den fortsatta ambitionen då det gäller foajén att den, något uppfräschad, skall utgöra den mindre samlingslokal som Medborgarhuset saknar efter det att Hantverksrummet och Köpmannasalen blev musikskolelokaler.

För att möjliggöra denna verksamhetsförbättring önskar kulturförvaltningen att kulturnämnden för fastighetsförvaltaren SÄBO påvisar behovet av ett nytt fönster- och dörrparti i Medborgarhusets Foajé.

Beslutsunderlag

Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-02-26 Beslut

Arbetsutskottet föreslår kulturnämnden

Kulturnämnden beslutar att för fastighetsförvaltaren SÄBO påvisa behovet av ett nytt fönsterparti på Medborgarhuset.

__________________________

(5)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 19 Dnr Kun 2010-000013

Kulturell Vårbuffé 2010

För andra gången har nu kulturnämnden i ett nära samarbete med Medborgarhuset möjlighet att genomföra en ”Kulturell Vårbuffé”. Tanken med ”Buffén” eller mässan är att ge kulturnämnden och alla kommunens kulturföreningar en möjlighet att tillsammans visa upp sina idéer, aktiviteter och färdigheter. Dagen kommer att bestå av en mångfald av olika kulturyttringar där tonvikten i år läggs på barn och vuxna tillsammans.

För att Kulturell Vårbuffé ska kunna genomföras 2010 önskar förvaltningen att kulturnämnden beviljar ett extra anslag.

Beslutsunderlag

Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-02-24 Beslut

Kulturnämnden beslutar att bevilja ett extra anslag på 40 000 kr, från konto nämndinitierade projekt, akt 477, för genomförandet av Kulturell Vårbuffé 2010.

___________________________

(6)

Kunau § 20 Dnr Kun 2007-000046

Förslag till biblioteksplan för Säffle kommun

Bibliotekslagen (SFS 1996:1 596) trädde i kraft 1997. Den 1 januari 2005

kompletterades bibliotekslagen med en paragraf om att bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet ska samverka och att kommuner och landsting ska anta planer för biblioteksverksamheten. En biblioteksplan är ett politiskt dokument som ska antas av kommunfullmäktige.

Biblioteksplanen utgör grunden för utveckling och kan förhoppningsvis stärka

samarbetet mellan olika förvaltningar. Förslaget till biblioteksplan för Säffle kommun är framtagen i samverkan med barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden.

Planen beskriver verksamheter inom kulturnämnden, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. För att kunna bedriva någon som helst verksamhet är det viktigt med kontinuerligtstöd IT-stöd

Kulturförvaltningen föreslår att kulturnämnden föreslår kommunfullmäktige anta biblioteksplan för Säffle kommun.

Beslutsunderlag

Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2009-10-26 Förslag till biblioteksplan, 2009-10-28

Kulturnämndens arbetsutskott § 71, 2009-11-03 Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-03-03 Beslut

Kulturnämnden beslutar att anta förslaget till biblioteksplan för Säffle kommun och översänder det till kommunfullmäktige för slutligt beslut under förutsättning att barn- och utbildningsnämnden godkänner reviderad, upprättad biblioteksplan.

(7)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Arbetsutskottet beslutar för egen del

1. Upprättad reviderad biblioteksplan översänds till barn- och utbildningsnämnden för beslut.

2. Kulturnämnden önskar ha in svar senast 30 april, för vidarebefordran till kommunstyrelsen.

________________________

2010-03-15 Utdrag till

Barn- och utbildningsnämnden

(8)

Kunau § 21 Dnr Kun 2010-000010

Folkmusikarrangemanget "KVARN" den 27 mars 2010, Knusesunds Herrgård, Säffle

”Kvarn” är sedan flera år en årligt återkommande folkmusikdag med konserter, kurser, dans, m.m. på Knusesunds Herrgård i Säffle. Värmlands Spelmansförbund ansöker om bidrag med 10 000 kronor för att genomföra folkmusikarrangemanget

”Kvarn” i Knusesunds Herrgård lördagen den 27 mars 2010.

I programmet ingår två låtkurser i fiol och en låtkurs i flöjtinstrument samt en grundläggande danskurs i folklig dans. Kvällen avslutas med en konsert med riksspelman Åsa Jinder.

Ärendets beredning

Värmlands Spelmansförbunds skrivelse, 2010-02-01 Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-03-01 Beslut

Arbetsutskottet beslutar

1. Kulturnämndens arbetsutskott beviljar 10 000 kr till Värmlands

Spelmansförbund till folkmusikarrangemanget ”Kvarn” lördagen den 27 mars 2010.

2. Anslaget finansieras genom ianspråktagande av motsvarande summa ur kontot för nämndinitierade projekt.

____________________________

2010-03-16 Utdrag till Värmlands Spelmansförbund Kultursekreteraren

(9)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 22 Dnr Kun 2010-000009

Utseende av representanter i de kommunala folkhälsorådet

Enligt kommunfullmäktige den 14 december 2009 (Kf § 206/2009) beslöts i samband med fastställandet av en folkhälsoplan bland annat att:

Folkhälsorådets kärna skall utgöras av kommunens samtliga förvaltningschefer samt ordinarie ledamot och en ersättare från varje nämnd med balans mellan majoritet och opposition.

Kommunstyrelsens ordförande skall vara ordförande i folkhälsorådet.

Varje nämnd och styrelse (Bun, Kun, Ks, Mbn, Sn, Säbo, Tfn) ombeds i enlighet med det ovanstående att utse en representant samt en ersättare till det kommunala folkhälsorådet.

Besked om beslutet skall vara kommunledningskontoret tillhanda senast den 2 april 2010.

Beslut

Arbetsutskottet hänskjuter ärendet till kulturnämnden för beslut.

_________________________

(10)

Kunau § 23 Dnr Kun 2009-000033

Utvärdering av SäffleOperan 2009, Musikalen Zorba

Helene Forsman, producent för musikalen Zorba, har sammanställt en

utvärdering av verksamheten SäffleOperan, som bedrivits i kommunal regi, år 2009.

SäffleOperan som sådan är i det närmaste unik med tanke på det engagemang som finns i SäffleOperans förening, den konstnärliga höjd som produktionen uppvisat, SäffleOperans renommé samt den stora publiktillströmningen till den förhållandevis lilla orten Säffle. Det finns en stor utvecklingspotential i

verksamheten.

Totalt 7 501 biljetter såldes varav 563 var fribiljetter. Projektet var i viss mån underfinansierat från början. När publiken strömmade till prioriterades

föreställningens kvalité, att eliminera risker och ge arbetsro. Därför investerades extra medel på ljud samt att inte vara för återhållsam med marknads-föring för att undvika att missa potentiell publik.

Totalt visar produktionen ett nollresultat.

Av utvärderingen framgår att från det att projektet lades upp i biljettsystemet i mars har en prishöjning skett på serviceavgifterna. Detta skulle undvikas enligt samtal med Scalateatern i våras, men inget skriftligt avtal gjordes och genomfördes aldrig. Detta medförde att kostnaden för avgifterna till Ticnet var ca 37 tkr högre än beräknat.

Scalateatern har utfäst att detta ska kompenseras till nästa produktion.

Beslutsunderlag

SäffleOperans utvärdering, 2010-03-03 Beslut

Arbetsutskottet har tagit del av informationen och vidarebefordrar den till kulturnämnden för kännedom.

Arbetsutskottet beslutar för egen del

Kulturchef Ingrid Strengsdal får i uppdrag att för kulturnämndens räkning bevaka utlovad utfästelse om kompensation för kostnadsökning avseende Ticnet.

(11)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 24 Dnr Kun 2008-000022

Kulturnämndens boklslut samt verksamhetsberättelse från respektive enhet, år 2009

Kulturnämndens verksamhet är strukturerad i fem verksamhetsområden fördelade på:

1. Bibliotek

2. Fritidsgården Bylunda 3. Medborgarhuset 4. SäffleOperan

5. Allmän kulturverksamhet

Varje kommun, bolag och organisation ska, oavsett om det är i offentlig eller privat sektor, beskriva, analysera och dra slutsatser av verksamheten det gångna året i årsredovisningens förvaltningsberättelse i respektive nämnd och i kommunstyrelse och fullmäktige för helheten.

Verksamhetsberättelse (kort version) för kulturnämnden, 2009, är inlämnad till kommunledningskontoret 16 februari 2010.

Beslutsunderlag

Kulturnämnden § 10, 2010-02-16

Kulturnämndens bokslut 2009 med verksamhetsberättelse (lång version) Beslut

Upprättad, reviderat bokslut samt verksamhetsberättelse från respektive enhet, godkänns.

____________________________

(12)

Kunau § 25 Dnr Kun 2009-000059

Ekonomisk uppföljning efter februari månad 2010

Kulturnämnden beräknas i nuläget redovisa ett nollresultat. Avvikelser under 50 tkr kommenteras inte.

Biblioteket har jämförelsevis en hög förbrukning av medel men detta beror på dels att hyra är betald för tre månader samt att flertal licensavgifter,

prenumerationer m.m. betalas för längre perioder i början på året.

För Medborgarhuset är de faktorer prognosen baserar sig på osäkra i detta skede av året. Budgeten baseras på att det inte skulle bli någon föreställning med SäffleOperan och att Medborgarhuset under den period som motsvarar

spelperioden istället kunde hyra ut teatersalongen till andra arrangemang för att kompensera det intäktsbortfall som SäffleOperans hyra innebär. Budgeten baseras även på mindre intäkter avseende försäljning kring teatertågen. Nu kommer det att bli föreställning under hösten, dock inte i kommunal regi.

Dessutom finns inte julbord med i 2010 års verksamhetsplan vilket också medför större osäkerhet när prognos ska göras då jämförelsematerial bakåt saknas.

Beslutsunderlag

Kommunledningskontorets rapport om ekonomisk uppföljning efter februari, 2010-03-09

Beslut

1. Arbetsutskottet har tagit del av informationen och vidarebefordrar den till kulturnämnden för kännedom.

2. Arbetsutskottet önskar en hantering av Medborgarhusets budget och uppföljning som medger att uppföljning görs mot en reviderad budget och inte i lika hög grad mot uppföljning jämfört med föregående år.

_____________________________________

(13)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 26 Dnr Kun 2010-19

Förslag till hantering av medel till aktivitetssamordning 2010, Blåkullesnurren, Valborgsmässofirande, Nationaldagsfirande, Kulturnatt och skyltsöndag, Jazz & Art

Under många år har olika aktiviteter genomförts i Säffle med kommunal medfinansiering. Exempel på sådana aktiviteter är Blåkullesnurren, Valborgsmässofirande, Nationaldagsfirande och skyltsöndag.

Beslutsunderlag

Kulturnämndens arbetsutskott § 78, 2009-11-03 Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2009-11-17 Kulturnämndens protokoll, § 78, 2009-11-17 Kulturförvaltningens tjänsteskrivelse, 2010-03-09 Beslut

Arbetsutskottet föreslår kulturnämnden att från kulturnämndens konto aktivitetssamordning 2010, ta totalt 170 kr till följande arrangemang;

Aktivitet Belopp (tkr)

Ansvar

Blåkullesnurren, akt 421 10 tkr ( ansvarig Kikki N.) Valborgsmässofirande, akt

422

10 tkr

Nationaldag, akt 425 40 tkr (ansvarig Ingrid S, Putte G) Kulturnatten, akt 423 70 tkr (ansvarig Putte G)

Skyltsöndag, akt 420 25 tkr

Jazz and Art 15 tkr (ansvarig Säffle konstförening)

Totalt 170

____________________

(14)

Verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning

Kommunallagen innehåller sedan år 2004 krav på att kommunerna ska ange mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. I det finansiella perspektivet säkerställs att räkenskaperna går ihop på ett ansvarsfullt sätt. I det verksamhetsmässiga perspektivet ställs krav på att pengarna används till rätt saker och att de utnyttjas på ett effektivt sätt.

I revisionsrapporten för såväl årsredovisning 2008 som för delårsbokslut 2009 konstaterar revisorerna att Säffle kommun inte till fullo uppnår de finansiella målen samt att kommunen saknar verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning som är fastställda av fullmäktige. Säffle kommun behöver fastställa mål för god ekonomisk hushållning enligt kommunallagen och lagen om kommunal redovisning. För att fullmäktige ska kunna få en tydlig överblick över verksamheten bör målen och måtten formuleras enligt enhetlig mall för samtliga verksamheter. En sådan mall skapas bäst genom ett processinriktat arbetssätt där tjänstemän från

kommunledningskontoret och förvaltningarna tar fram mallen gemensamt och där förslagen till hur målen skrivs stäms av efterhand. Vilka mål det ska vara föreslår respektive nämnd till fullmäktige.

Kommunstyrelsen beslutar att respektive nämnd tar fram förslag till

kommunfullmäktige på verksamhetsmål och mått för god ekonomisk hushållning för sin verksamhet som ett kompletterande beslut till budget för år 2010.

Kommunstyrelsen beslutar den 1 december, 2009, att ge kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram riktlinjer och samordna arbetet med att ta fram dessa mål och mått.

Förslag på verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning ska vara kommunledningskontoret tillhanda senast 1 april.

Beslutsunderlag

Rapport avseende granskning av delårsrapport, Deloitte, 2009-10 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse, 2009-10-26

Arbetsutskottets protokoll, § 220, 2009-11-02, Kommunstyrelsens protokoll, § 235, 2009-12-01

(15)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Beslut

Ärendet utgår och behandlas på nästa arbetsutskott tisdagen den 20 april.

___________________________

(16)

Information om ny modell för statens stöd till regional kulturverksamhet

Kulturchef Ingrid Strengsdal informerar om förslag till ny modellen för statens stöd till regional kulturverksamhet.

Genomförandet kommer successivt att förhandlas fram där Kulturrådet beslutar att Värmland kommer att ingå i modellen tidigast från 2012

Region Värmland kommer i fortsättningen att få statsbidragen – inte enskilda institutioner/organisationer. Bidragen ska användas för specifika

ändamål/verksamheter, från portföljmodell till koffertmodell. Statsbidraget får enligt förordningen användas för;

1. Professionell teater, dans- och musikverksamhet 2. Museiverksamhet (inkl kulturmiljöarbete) 3. Konst- och kulturfrämjande verksamhet 4. Regional arkivverksamhet

5. Filmkulturell verksamhet (särskilt barn och ungdom) 6. Främjande av hemslöjdsverksamhet

Den värmländska ”kofferten” år 2010 innehåller 45 mkr där 74 % av bidraget går till Värmlandsoperan (33,2 mkr)

Region Värmland har utsett en politisk styrgrupp som fått i uppdrag att ta fram tids- och arbetsplan för det fortsatta arbetet med kulturplanen. Kulturplanen ges sin slutliga utformning efter dialog mellan regionen och Kulturrådet. Nivån på

medelstilldelningen beslutas av Kulturrådet.

Beslutsunderlag

Region Värmlands powerpointpresentation Beslut

Arbetsutskottet har tagit del av informationen som vidarebefordras till kulturnämnden.

(17)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 29

Information från kulturchefen

Kulturchef Ingrid Strengsdal informerar om pågående projekt;

Choir Project med koreograf Hanna Gillgren, H2dance Cirkus Cirkör

WEPA - alla tre prioriterade fokusområden från kulturnämnden blev antagna till WEPA i kommunens politiska prioritering

Konstprojekt ”Kontrapunkt” – konstpedagogens arbete ska involveras med skolan.

Beslut

Arbetsutskottet har tagit del av informationen ______________________

(18)

Överflyttning av kulturnämndens investeringsmedel från år 2009

Överflyttning av investeringsmedel från år 2009 Beslut

Kulturchef Ingrid Strengsdal får i uppdrag att till nästa nämndmöte ta fram förslag till att överskjutande investeringsmedel på 483 000 kr från 2009 överflyttas till 2010.

___________________________

(19)

_________________________________________________________________________________________________________

……… ……….. ………

Kunau § 31

Ändring av mötesdatum för kulturnämndens arbetsutskott den 13 april

Ändring av mötesdatum för kulturnämndens arbetsutskott 13 april till tisdagen den 20 april 2010.

Beslut

1. Tidigare beslutat mötesdatum för arbetsutskottet den 13 april, ändras till tisdagen den 20 april kl 9.30. Plats: Medborgarhuset

_____________________________

(20)

Kunau § 32

Anmälda handlingar

1. Inbjudan från Visklubb -67 till Cornelisafton 9 april 2. Artikel SKTF-tidningen; Premiär för konst på recept

3. Svt2 storsatsar på kultur och lanserar ”Veckans föreställning”, varje lördag hela året

4. Kommunakuten; Kommunal juridik för tjänstemän och förtroendevalda 28 april, Stockholm

________________________

(handlingar finns med på kulturnämndens möte för påseende)