Hyra av lokaler. Förslag till beslut. Sammanfattning. Organisation. Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0147/21

(1)

Göteborgs Stad [Organisation], tjänsteutlåtande 1 (5)

Hyra av lokaler

Förslag till beslut

I nämnden för Intraservice

1. Uppdraget till stadsledningskontoret kring renovering av Rosenlundsgatan 2016- 11-30 §124 avslutas

2. Stadsledningskontoret får i uppdrag att starta ett upphandlingsförfarande om hyreslokaler för Intraservice med start 1/1 2023, eller senast 30/4 2023 3. Stadsledningskontoret får i uppdrag att förlänga befintligt avtal med Gamla

Livförsäkrings AB SEB Trygg Liv för Rosenlundsgatan 4 till och med 30/6 2023 4. Stadsledningskontoret får i uppdrag att teckna avtal med Higab för ett

våningsplan på Gårdavägen 2, då hyresavtal för lokalerna på Norra Hamngatan 14 upphör 31/12 2021, till om med 30/6 2023

5. Stadsledningskontoret får i uppdrag att förlänga befintligt avtal med Higab för Gårdavägen 2 till och med 30/6 2023

6. Stadsledningskontoret får i uppdrag att förlänga befintligt avtal med Higab för Skånegatan 10 till och med 30/6 2023

7. Stadsledningskontoret får i uppdrag att ta fram förslag på ny lokal för datahall i samråd med stadsledningskontoret projekt och arbetet för civilt försvar. Flytt av datahall ska kunna vara genomförd före 30/6 2023

8. Besluten är omedelbart justerade

Sammanfattning

Förvaltningen har under de senaste åren arbetat med att anpassade lokalerna, dels utifrån arbetet med nya arbetssätt, dels kopplat till de överflyttade verksamheterna som inneburit ökat antal medarbetare.

Hyresmarknadens förutsättningar har förändrats med anledning av pandemin och genom att genomföra en hyresavtalsupphandling är det sannolikt, enligt uppgift och förordat från lokalförvaltningen, att erhålla en mer kostnadseffektiv lösning.

Det finns flera aspekter för ny lokalisering av datahall. Det är ett strategiskt vägval som behöver belysas övergripande och inte enbart som en fysisk lokalfråga utan även kopplas till stadens arbete med det civila försvaret.

Organisation

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2021-03-13 Diarienummer 0147/21

Handläggare Petra Bengelsdorff Telefon: 031-367 83 37

E-post: petra.bengelsdorff@intraservice.goteborg.se

(2)

Bedömning ur ekonomisk dimension

Val av lokalisering kommer att påverka förvaltningens årliga driftskostnader.

Hyreskostnaderna styrs av marknadshyra för området och nivå för de

verksamhetsanpassningar som Intraservice beställer. Då förvaltningen med nya arbetssätt och förändrat läge på hyresmarknaden finns goda förutsättningar för ett lokal- och kostnadseffektivt nyttjande.

Prognostiserade lokalkostnader under innevarande kontraktsperioder är 36,9 mkr/år och ska bedömas av att det är äldre förhyrningar med stora kvalitetsbrister. Under 2022–2023 uppstår kostnader för bland annat flyttkostnader, dessa kostnader är svåra att precisera men finns upptagna i budget 2022 som en av våra osäkra faktorer.

Det kommer att bli en månads överlappning då förvaltningen lämnar Norra Hamngatan 14 för nya lokalerna. Däremot finns löfte om att hyresavtalet för Norra Hamngatan, efter en månads överlappning, upphör och inte löper på året ut. Det finns ännu inte några uppgifter om hyreskostnad för detta.

Lokalförvaltningen och lokalsekretariatets rekommendation att förlänga avtalen över första halvåret 2023 innebär en ökad kostnad för denna period men kan i nuläget inte preciseras i siffror.

Förvaltningen har idag ingen uppgift på hyresnivåer för datahallar. Det finns möjligheter till statliga bidrag, för arbetet inom civilt försvar, som förvaltningen ska ansöka om avseende arbetet med datahallen.

Bedömning ur ekologisk dimension

Den ekologiska dimensionen ingår som en naturlig del i Intraservice övergripande hållbarhetsarbete. En utgångspunkt i ett kommande lokalprojekt är att fortsätta att vara en miljödiplomerad arbetsplats. Stort fokus kommer att vara att säkra beslutade effekter, exempelvis det avfallssnåla kontoret, återanvändning av IT-utrustning och möbler, fossilfri fordonsflotta och cykelvänlig arbetsplats.

Bedömning ur social dimension

Den social dimensionen ingår som en naturlig del i Intraservice övergripande hållbarhetsarbete. I det kommande lokalprojektet är den sociala dimensionen en

parameter som exempelvis innefattar hänsyn till funktionsnedsättning och medarbetarnas hälsa i lokalernas utformning.

Samverkan

Partssamverkan har skett med de fackliga organisationerna på FSG den 22/3 2021.

Bilagor

1. Nämnden för Intraservices beslut 2016-11-30 §124

(3)

2. Nämndens för Intraservices beslut 2020-09-23 §137 3. Förstudie: Framtidens arbetssätt

(4)

Ärendet

I tjänsteutlåtandet redogör förvaltningen för behovet av hyresavtal för perioden fram till 30/6 2023 och val av tillvägagångsätt samt behovet av lokaler från och med 1/1 2023 (eller senast 30/4 2023).

Beskrivning av ärendet

Bakgrund

Hösten 2016, 2016-11-30 §124, beslutade nämnden för Intraservice att beställa en förstudie förverksamhetsanpassningar på Rosenlundsgatan.

I tjänsteutlåtande 2020-09-23 §137 redogörs dels för den förstudie som genomförts, i enlighet med nämndbeslutet, angående förutsättningarna för verksamhetsanpassning på Rosenlundsgatan dels ett alternativt vägval för lokalisering som i så fall kräver ett nytt nämndbeslut. Efter dialog och rekommendation från lokalförvaltningen bör nästa steg vara en hyresavtalsupphandling. Detta med anledning av förändrad hyresmarknad på grund av pandemin.

Uppdraget att bygga upp Sveriges civila försvar har aktualiserat lokalisering av

förvaltningens datahall. Detta beslut är avhängigt av stadens övergripande arbete med det civila förvarat och bör därför samordnas.

Förvaltningen har startat arbetet med att ta fram konceptet för framtidens arbetssätt.

Nuvarande lokalsituation och lokalkostnader

Intraservice har elva (11) hyreskontrakt. För Rosenlundsgatan finns sju (7) varav fem (5) av dessa utgörs av separata kontrakt för respektive våningsplan och två (2) för datahall, förråd och cykelparkering. Hyreskontrakten förfaller 2022-12-31, resp. 2023-05-31.

Hyreskontrakten för lokalerna på Norra Hamngatan, Gårdavägen och Skånegatan förfaller samtliga under hösten 2021och är således inte samordnade avseende förfallodagar med kontrakten för Rosenlundsgatan.

Lokalkostnaderna (inkluderar kostnader för fastighetsskatt, el, värme, kyla etc.) för samtliga hyreskontrakt ökar successivt från nuvarande 35,5 till 36,9 mkr 2023, genom indexuppräkning. Ovanstående gäller med reservation för eventuellt ändrade

kontraktsförhållanden och dubbla hyreskostnader för flytten från Norra Hamngatan.

Framtida arbetssätt

Parallellt med arbetet att ta fram lokalprogram, tekniskt program, verksamheternas specifika behov och lokaleffektivitet har förvaltningen startat upp arbetet med att ta fram konceptet för framtidens arbetssätt.

Förstudien har genomförts november 2020 – februari 2021. Grunden för uppdraget lades genom inläsning av befintligt material och framtagning av intervjufrågor. Därefter genomfördes intervjuer med ledningsgruppen (ILG) samt fackliga representanter, följt av en workshop med samma deltagare. Material från workshopen sammanställdes och förankrades med styrgrupp samt ledningsgruppen (ILG). Extern input samlades även in under perioden, i form av framtagna rapporter på ämnet och tidigare forskning.

Projektledning har även haft en dialog med Trafikkontoret som har genomfört likande förändring och som frikostigt delat med sig av sina resultat. Därefter har materialet analyserats, bearbetats och sammanställts i en rapport som förankrats med

styrgruppen. Ledningsgruppen (ILG) biföll och ställde sig bakom konceptet 3/3 2021.

(5)

Det fortsatta arbetet med koncepten innefattar bland annat att ta fram lösningar via behovsinsamling från förvaltningens chefer och medarbetare samt gemensamt arbeta med delaktighet och förändringsledning.

Förvaltningens/bolagets bedömning

Utifrån ovanstående bakgrund och beskrivning bedömer förvaltningen att

nämnden för Intraservice bör besluta om att ge uppdragen till stadsledningskontoret.

Petra Bengelsdorff Kanslichef

Peter Söderström Förvaltningsdirektör