1(3)
Tjänsteutlåtande Utfärdat 2017-11-01 Diarienummer N135- 0588/17
Sektor Utbildning, Kultur och Fritid Bo Drysén, Simon Cederholm
Telefon 365 80 00 (vxl)
E-post: bo.drysen@majornalinne.goteborg.se
Idéburet Offentligt Partnerskap 2017
Ärendet
Idéburet offentligt partnerskap (IOP) är ett avtal mellan en eller flera idéburna
organisationer och den offentliga sektorn. Denna modell av partnerskap kan användas när varken traditionellt föreningsbidrag eller upphandling är en lämplig form. Ett partnerskap mellan den idéburna föreningen Majornas Samverkansförening och stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné ger förutsättningar för ett långsiktigt samarbete för social hållbarhet. Ett idéburet offentligt partnerskap (IOP) har tidigare varit giltigt för perioden 2015–2016 och ett nytt avtal har upprättats för 2017.
Förslag till beslut i stadsdelsnämnden Majorna-Linné
Stadsdelsnämnden beslutar att ingå avtal för Idéburet Offentligt Partnerskap för 2017, i enlighet med bilaga 1, med Majornas
samverkansförening och beviljar föreningen ett stöd på 725 000 kr för år 2017 förutsatt att bestämmelserna i avtalet efterlevs och redovisas till förvaltningen.
Sammanfattning av ärendet
IOP är ett avtal mellan en eller flera idéburna organisationer och den offentliga sektorn.
Ett idéburet offentligt partnerskap mellan stadsdelsförvaltningen och Majornas
samverkansförening har tidigare varit giltigt för perioden 2015–2016 och målsättningen för parterna var att skriva nytt avtal för perioden 2017–2018. Förvaltningen har
utvärderat partnerskapet under 2017 och påvisat förbättringsområden för samarbetet.
För att omhänderta förbättringsförslagen tecknas ett avtal för 2017 baserat på tidigare bestämmelser. Ett nytt avtal för 2018 kommer att upprättas baserat på uppdaterade utvecklingsområden för partnerskapet.
Förvaltningen föreslår att stadsdelsnämnden ingår avtalet för Idéburet Offentligt Partnerskap för 2017, i enlighet med bilaga 1, med Majornas samverkansförening och beviljar föreningen ett stöd på 725 000 kr för år 2017, förutsatt att bestämmelserna i avtalet efterlevs och redovisas till förvaltningen.
Bakgrund
IOP är ett avtal mellan en eller flera idéburna organisationer och den offentliga sektorn.
Denna modell av partnerskap kan användas när varken traditionellt föreningsbidrag eller upphandling är en lämplig form. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka
resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla etc.
Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 2(3)
En viktig skillnad mellan en offentlig upphandling och ett IOP är att det går att agera mer flexibelt i ett IOP. Innehållet är mindre reglerat och när en ny situation uppstår så kan parterna tillsammans hitta nya lösningar.
År 2015 avtalades om ett Idéburet offentligt partnerskap (IOP) mellan
stadsdelsnämnden Majorna-Linné och Majornas samverkansförening (MSF). MSF har sedan 2004 haft verksamhet i Aktivitetshuset vid Karl-Johans torg. Här erbjuds
mötesplats och aktiviteter för olika åldrar med syfte att främja socialt engagemang och gemenskap mellan människor av olika social, etnisk och kulturell bakgrund.
Förvaltningen har genom åren tillsammans med Social resursförvaltning alternerat som bidragsgivare för att säkra verksamheten. MSF ombildades till förening 2013 efter att tidigare varit en paraplyorganisation.
Syftet med det IOP-avtal som tecknades mellan förvaltningen och MSF år 2015 var att stärka effekterna i båda parters strävan att erbjuda goda sociala sammanhang och mötesplatser där alla är välkomna samt aktiviteter för barn och unga. Utifrån de behov som fanns hos befolkningen i Majorna-Linné bedömde parterna att ett långsiktigt
samarbete skulle gynna båda parter. Gemensamma nämnare var ett tydligt fokus på barn och unga, generationsöverskridande verksamhet, jämlik hälsa och jämlika livsvillkor.
Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv
Partnerskapet i form av IOP erbjuder en långsiktig samarbetsform som involverar stadsdelens och stadens ideella krafter i arbetet för social hållbarhet. Karl-Johans torg är ett prioriterat område för satsningar utifrån ett trygghets- och folkhälsofrämjande
perspektiv.
Barnperspektiv
Området runt Karl-Johans torg är barntätt med trångbodda familjer, vilket ger ett särskilt behov av en god mötesplats för barn och unga. Majornas Samverkansförening erbjuder flera olika verksamheter för barn och unga utifrån ideella krafter.
Jämställdhetsperspektiv
Båda parter följer upp och analyserar sin verksamhet ur ett jämställdhetsperspektiv.
Verksamheten fyller en viktig funktion för barn och ungdomar i stadsdelen och har ett tydligt fokus på jämställdhet och mänskliga rättigheter.
Förvaltningens överväganden
Förvaltningen föreslår att stadsdelsnämnden ingår avtalet för Idéburet Offentligt Partnerskap för 2017, i enlighet med bilaga 1, med Majornas samverkansförening och beviljar föreningen ett stöd på 725 000 kr för år 2017, förutsatt att bestämmelserna i avtalet efterlevs och redovisas till förvaltningen.
Ett idéburet offentligt partnerskap har tidigare varit giltigt för perioden 2015–2016.
Parterna har fört dialog under året med målsättningen om att teckna ett avtal för 2017–
2018. Förvaltningen har under hösten 2017 utvärderat arbetet enligt det tidigare giltiga avtalet för att identifiera förbättringsområden och för att utreda otydligheter i samarbetet innan tecknande av nytt avtal. För att omhänderta förbättringsförslagen som framgår i förvaltningens utvärdering på lång och kort sikt är det parternas gemensamma
bedömning att teckna ett nytt separat avtal för 2017 samtidigt som gemensam dialog startats mellan parterna för att utveckla ett nytt avtal inför 2018.
Göteborgs Stad Majorna-Linné, tjänsteutlåtande 3(3)
Samverkan
Information i Förvaltningsövergripande Samverkansgrupp 2017-11-21.
Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné
Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör
Bo Drysén
Sektorchef Utbildning, Kultur och Fritid
Bilaga 1: Avtal om idéburet offentligt Partnerskap 2017 Bilaga 2: Utvärdering Idéburet Offentligt Partnerskap
1(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
Utvärdering av idéburet offentligt partnerskap
Stadsdelsnämnden Majorna-Linné och Majornas samverkansförening
Metod
Utvärdering är genomförd av Simon Cederholm, förvaltningscontroller i stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné på uppdrag av stadsdelsdirektör Thomas Segenstedt. Utvärderingen har skett genom dels intervjuer med företrädare från stadsdelsförvaltningen och Majornas samverkansförening (MSF) och med
dokumentationsstudier av det gällande partnerskapet som tecknades inför samt Majornas samverkansförenings verksamhetsplan 2017 och verksamhetsberättelse 2016. Följande personer har intervjuats i utvärderingen som genomförts under augusti-september 2017;
Majornas samverkansförening
Santiago Cambon, tidigare ordförande för Majornas samverkansförening Kalle Karlsson, nuvarande ordförande för Majornas samverkansförening Emma Nordenberg, verksamhetsansvarig Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltningen Majorna-Linné
Veronica Mellbring, Enhetschef Hälsofrämjande- och Förebyggandeenheten Sara Väärand, Äldre konsulent Hälsofrämjande- och Förebyggandeenheten Kerstin Hansson, Områdeschef Kultur och fritid
Gun Stigelius, Utvecklingsledare Folkhälsa Dokument
IOP avtal 2015–2016
Verksamhetsberättelse Majornas samverkansförening 2016 Verksamhetsplan Majornas samverkansförening 2017
Majornas samverkansförening har en dokumenterad verksamhetsplan för 2017 och har upprättat en verksamhetsberättelse för 2016. I verksamhetsplanen framgår beskrivning av verksamhet, redogörelse av gällande IOP med gemensamma mål, samt beskrivning av aktivitetshuset och mariaträffen som mötesplats. Här beskrivs också de verksamheter som arbetar genom eller i samverkan med MSF.
Idéburet offentligt partnerskap
IOP är en avtalsform som togs fram av organisationen Forum Idéburna organisationer med social inriktning år 2010. Det är ett avtal mellan en eller flera idéburna
organisationer och den offentliga sektorn. En modell av partnerskap som kan användas när varken traditionellt föreningsbidrag eller upphandling är en lämplig form.
2(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
IOP-avtal skrivs ofta runt en speciell verksamhet, som ägs av den idéburna
organisationen, men som den offentliga sektorn vill medverka i. I avtalet bestäms vad partnerskapet gäller, vilka resurser respektive part ska bidra med, hur länge avtalet ska gälla med mera. En viktig skillnad mellan en offentlig upphandling och ett IOP är att det går att agera mer flexibelt i ett IOP. Innehållet är mindre reglerat och när en ny situation uppstår, så kan parterna tillsammans hitta nya lösningar. I LOU finns inget direkt undantag för IOP. Det är snarare så att IOP ligger vid sidan om det som lagen reglerar.
IOP befinner sig i dagsläget i en gråzon då upplägget är varken lagreglerat eller har prövats rättsligt än. Enligt EU-rätten går det att teckna överenskommelser om IOP men konkurrensverket prövar under hösten 2017 frågan i ett fall där Alingsås stad ingått IOP om demensvård.
Kriterier för idéburet offentligt partnerskap, IOP:
- Verksamheten initieras av den idéburna organisationen (IO).
- Verksamheten ska förverkliga ett politiskt program eller plan, där IO ingår.
- Verksamheten bidrar till lokal utveckling och delaktighet i samhället.
- Den offentliga verksamheten ser IO som en fri och självständig aktör.
- Det saknas en marknad eller en konkurrenssituation att vårda.
- Parterna är med och samfinansierar verksamheten (pengar eller andra insatser).
- Den offentliga organisationen detaljreglerar inte verksamheten.
- Verksamheten är tänkt att drivas under en längre tid.
2015 avtalades om ett Idéburet offentligt partnerskap (IOP) mellan stadsdelsnämnden Majorna-Linné och Majornas samverkansförening (MSF). MSF har sedan 2004 haft verksamhet i Aktivitetshuset vid Karl Johans torg. Här erbjuds mötesplats och aktiviteter för olika åldrar med syfte att främja socialt engagemang och gemenskap mellan
människor av olika social, etniskt och kulturell bakgrund. Förvaltningen har genom åren tillsammans med Social resursförvaltning alternerat som bidragsgivare för att säkra verksamheten. MSF ombildades till förening 2013 efter att tidigare varit en
paraplyorganisation.
Syftet med det IOP avtal som tecknades mellan förvaltningen och MSF 2015 är att stärka effekterna i båda parters strävan att erbjuda goda sociala sammanhang och mötesplatser där alla är välkomna samt aktiviteter för barn och unga. Utifrån de behov som
befolkningen i Majorna-Linné har så bedömde parterna att ett långsiktigt samarbete gynnar båda parter. Gemensamma nämnare är ett tydligt fokus på barn och unga, generationsöverskridande verksamhet, jämlik hälsa och jämlika livsvillkor.
3(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
Utvärdering
Basverksamhet
Stöd för 250 000 kr i lokalhyra och 225 000 kr för samordning Enligt avtal
Partnerskapet säkrar att det finns en mötesplats vid Karl Johans torg (aktivitetshuset) med föreningsaktiviteter varje dag enligt IOP. Partnerskapet beskriver vidare att fem dagar i veckan pågår ledarledd verksamhet i lokalerna för barn och unga och att det sker olika typer av arrangemang som är öppna för alla. Vidare ska mötesplatsen varje vecka ge utrymme för unga att prova på någon aktivitet eller delta spontant. Musikverksamheten, med replokaler och studios pågår dygnet runt i och med att många deltagare har egna nycklar. MSF driver också arrangemang som genomförs på andra platser än i huset såsom Majornadagen, Mega-loppis med mera.
Enligt uppföljning
Majornas samverkansförening anger i sin verksamhetsberättelse för 2016 att i och med det Idéburna offentliga partnerskapet finns en samordnartjänst på plats vilket har gett ett utökat utrymme att både skapa ny och utveckla befintlig verksamhet. Aktivitetshuset som är navet för föreningens verksamhet hyrs direkt av Lokalförvaltningen. Lokalerna är på 269 kvadratmeter och här bedriver medlemsföreningarna verksamheter i egen regi eller tillsammans med MSF. Under 2016–2017 har aktivitetshuset rustats upp och bland annat har köket anpassats till verksamheternas behov. Detta har ökat hyran för lokalerna vilket MSF upplever att de borde få ökad ersättning för från stadsdelsförvaltningen.
Vid uppföljning med Majornas samverkansförening framkommer det att
förutsättningarna för användandet av mötesplatsen har förändrats och att ledarledd verksamhet i lokalerna ej pågår fem dagar i veckan vilket det gjorde 2015 när avtalet inleddes. Därmed har fritidsverksamhet upphört på aktivitetshuset men MSF beskriver att fler aktiviteter än tidigare bedrivs i huset av de själva eller medlemsföreningar. De förändrade förutsättningarna har inte hanterats genom en ny avtalsskrivning eller liknande. En ny bedömning om ekonomiskt stöd har inte heller beaktats utefter detta av förvaltningen.
I verksamhetsplan för 2017 skriver MSF att de för 2017–2018 fortsätter förvalta samarbetet med stadsdelsnämnden genom IOP. Detta ger MSF möjlighet att utveckla, stärka och bredda det redan påbörjade arbetet att samordna ideella krafter och fungera som mötesplats i Majorna-Linné. För föreningens existens beviljas stöd för lokalhyra samt för en halvtidstjänst samordning. Samordningen syftar till att säkra den dagliga driften av föreningen och mötesplatsen genom kontakter och dialog med andra föreningar och aktörer. Det skall även samordnas återkommande arrangemang och övriga
programverksamhet, säkerställa uppföljning, statistik och dialog med stadsdelsnämnden och sköta föreningens administration.
I aktivitetshuset pågår ett antal projekt som är helt eller delvis ledarledda. Det finns inte alltid uppgifter om hur många deltagande ungdomar respektive projekt når. Detta varierar
4(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
mellan projekt och är inget som MSF aktivt följer upp själva utan ligger på respektive medlemsförening att redovisa till MSF. Det finns ingen gemensam uppföljningsstruktur för de föreningar som ingår i MSF. Större föreningar har närvaroförteckning och följer till exempel upp könsfördelning medans mindre föreningar har inte samma systematik.
Därmed finns det ingen sammanfattande statistik om hur många ungdomar MSF:s verksamheter når.
Partnerskap: Utvecklingsarbete för Social Hållbarhet
Stöd för 225 000 kr för samordning. Aktivitet 1 motsvarar 125 000 kr och Aktivitet 2 och 3 motsvarar vardera 50 000 kr.
Enligt avtal
Utifrån rapporten om skillnader i hälsa i Göteborg har parterna tagit fram särskilda aktiviteter för att stärka folkhälsoarbetet utifrån stadsdelens förutsättningar och utmaningar i det IOP som upprättades 2015:
Aktivitet 1 – Mobilisera närsamhället i arbetet mot Cannabis
Förvaltningen har en tioårsplan för att arbeta aktivt med drogprevention och särskilt minska nyttjandet av Cannabis bland unga. I detta arbete står det angivet i IOP att parterna gemensamt ska aktivera nätverk, välja kommunikationsstrategier, arbeta fram informationsmaterial och involvera invånarna på ett nytt, mindre ”myndighetsaktigt” sätt.
Måttet som utformats för att följa aktiviteten är: Genomföra dialoger eller andra delaktighetsskapande informationsinsatser som når minst 500 invånare och andra verksamma i Majorna-Linné
Aktivitet 2 – Utveckla metoder för att stärka jämlik hälsa genom ökad kreativitet och fysisk aktivitet.
Den ojämlika hälsan bland barn och unga utvisar sig i levnadsvanor och fritidsaktiviteter.
I IOP beskrivs att detta ska ge förutsättningar för att öka barns tillgänglighet till
föreningsliv och kultur. Tillsammans ska förvaltningen och MSF stimulera barn till eget skapande och ta vara på initiativ och önskemål som barnen har.
Måttet som utformats för att följa aktiviteten är: Pröva olika metoder för att stärka ungas kreativitet och fysiska aktivitet genom att ge mervärde till fritidstiden för årskurs 4 på en av stadsdelens skolor. Alla barn ska få en introduktion till föreningslivet, få möjlighet att prova-på musikskapande t.ex. i studio och inspireras till fysisk aktivitet – vid totalt minst tio tillfällen.
Aktivitet 3 – Pröva olika sätt att samverka över staden för att minska segregationen En tredje aktivitet utformades vid upprättandet av IOP 2015. Den anger att
integrationsarbetet behöver nya idéer och kreativa arbetssätt där aktörer från
förvaltningen och MSF ska bidra. Partnerskapet bedöms ha stor potential att tillföra något nytt i Göteborg, där förvaltning och förening går i projekt tillsammans. I detta arbete ska förvaltningen och MSF använda varandras nätverk, kunskap och erfarenheter för att förbättra arbetsformer, idéutveckling och uppföljning av resultat.
5(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
Enligt uppföljning
För aktivitet 1 som handlar om att mobilisera närsamhället i arbetet mot Cannabis är bedömningen att aktiviteten inte genomförs fullt ut och att måttet ej är uppnått. Vid uppföljning med MSF:s representanter framkommer det att minska nyttjandet av Cannabis bland unga inte varit en tydlig ingång i de informationsinsatser som
genomförts. Representanter för MSF beskriver att de arbetat med dialogmöten i syfte att få fler ungdomar aktiva i sin närmiljö. I verksamhetsberättelse för 2016 beskrivs att de gemensamma målen enligt IOP har berörts genom verksamheterna och att de deltagit i möten med stadsdelsförvaltningen om det cannabisförebyggande arbetet. Det verkar finnas olika uppfattningar av vad som åsyftas med aktiviteten och vad som ska mätas.
Ansvarig områdeschef beskriver att denna aktivitet inte längre är aktuell. De förändrade förutsättningarna har inte hanterats genom en ny avtalsskrivning eller liknande.
För aktivitet 2 som handlar om att utveckla metoder för att stärka jämlik hälsa genom ökad kreativitet och fysisk aktivitet så är bedömningen att aktiviteten ej genomförts och att måttet ej är uppnått. Detta mått är sammankopplat med att det tidigare pågick
ledarledd fritidsverksamhet för årskurs 4 på aktivitetshuset och att MSF i samband med det skulle skapa mervärde åt denna verksamhet genom att ge introduktion till skapande- och fysiskaktivitet. Vid uppföljning med Majornas samverkansförening framkommer det att förutsättningarna för användandet av mötesplatsen har förändrat och att ledarledd verksamhet i lokalerna ej pågår fem dagar i veckan vilket det gjorde 2015 när partnerskapet inleddes.
För aktivitet 3 som handlar om att pröva olika sätt att samverka över staden för att minska segregationen är bedömningen att aktiviteten har genomförts men att inget mål eller mått är satt för att utvärdera aktiviteten. MSF har arbetat med ett antal projekt för att minska segregationen över staden.
Representanter från MSF och förvaltning beskriver att de gemensamma målen och måtten bör vidareutvecklas samt aktivt följas upp på ett bättre sätt än tidigare. I detta arbete beskriver MSF att de behöver stöd av förvaltningen. Områdeschef för Kultur och fritid beskriver att detta är på gång och att mål och mått ska anpassas till förvaltningens arbete med Jämlikt Göteborg.
Organisation
Enligt avtal
I det IOP som upprättades 2015 står det att partnerskapet ska följas upp av en
referensgrupp med representanter från såväl förvaltning som förening. Från förvaltningen ska områdeschef för Kultur och fritid ingå liksom utvecklingsledare för folkhälsa och en enhetschef, ej specificerat för vilken enhet. Från föreningen ska ordförande, kassör och annan företrädare (ej mer specificerat) ingå. I gruppen ska också en representant från Social Resursförvaltning ingå. Referensgruppen ska träffas två gånger per år och ska hålla sig uppdaterade på utvecklingen i samverkansrådet ”Idékom” som är ett samarbete mellan civilsamhällets organisationer och kommunala sektorn i Göteborg. Dåvarande ordförande i Idékom var med och konsulterade framtagandet av IOP 2015 och skulle
6(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
fortsätta vara ett stöd under avtalstiden. Koppling till stadsdelsnämnden ska ske via temadialoger en-två gånger per år. Inom förvaltningen ska de funktioner och enheter som bedöms angelägna involveras. Föreningen kan bjuda in förvaltningens företrädare till styrelsemöten, årsmöten eller arrangemang när föreningen önskar.
Enligt uppföljning
Enligt intervjuade representanter från förvaltning och MSF har ingen referensgrupp kallats för att följa upp partnerskapet enligt avtal. MSF beskriver att en referensgrupp bestående av ordförande för MSF, kassör, utvecklingsledare folkhälsa och områdeschef för Kultur och Fritid var aktiva i början av avtalets giltighetstid. Detta är inte något som förvaltningens representanter känner igen men bekräftar att en sådan referensgrupp var aktiv i själva upprättandet av avtalet. Under våren 2017 har områdeschef för Kultur och fritid besökt verksamheten och följt upp aktiviteter.
Dåvarande ordförande i Idékom var engagerad i framtagandet av IOP men har sedan inte fortsatt vara ett stöd i uppföljningen. Temadialoger har inte särskilt lyft fram arbetet som bedrivs genom IOP. Förvaltningens företrädare har i vissa fall varit inbjudna till
arrangemang.
Planering och uppföljning
Enligt avtal
Möten mellan förvaltning och förening ska ske varje månad, med halvårsuppföljningar i juni och november. Vid dessa möten deltar samordnare. Verksamheterna planerar gemensamma aktiviteter och utbyter verksamhetsplaner vid vårens och höstens första möten. Kommunikatör från förvaltningen deltar minst en gång per år.
Enligt uppföljning
Möten mellan förvaltning och förening har inte skett varje månad och inte med
halvårsuppföljningar i juni och november. Den uppföljning som har skett har varit mer sporadiskt där områdeschef för Kultur och fritid har deltagit samt samordnare för MSF.
Det har inte planerats gemensamma aktiviteter även om detta är något som både förvaltning och förening vill utveckla tillsammans. Kommunikatör har inte varit inblandad i uppföljning av IOP.
Samordnare
Enligt avtal
Samordnare anställs av Majornas samverkansförening. I arbetsuppgifterna ingår att ansvara för lokalerna, samordna aktiviteter och projekt, ansvara för kommunikation och marknadsföring, underhålla samarbete med hyresvärdarna och andra samarbetspartners, vara kontaktperson, göra ansökningar och agera utifrån det arbetsgivaransvar som föreningen tar i olika projekt. En viktig roll är att följa upp verksamheten och partnerskapet, samt rapportera till såväl förening som förvaltning.
Enligt uppföljning
Samordnare finns anställd av Majornas samverkansförening och beskrivs som en förutsättning för att stabilisera verksamheten och till dess utveckling. Förvaltningen och
7(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
MSF upplever att samarbetsformerna har blivit bättre i och med upprättandet av tjänsten och att samarbetet särskilt förstärkts i och med samarbetet med Mariaträffen. Funktionen har följt upp verksamheten och rapporterat detta till förvaltningen.
Ekonomi
Enligt avtal
Verksamheten finansieras av Majorna-Linné stadsdelsnämnd med 250 000 kr för lokalhyra och 450 000 kr till samordning. Stödet omfattar totalt 700 000 kr per år för perioden 2015–2016 enligt det som i detta avtal är överenskommet. Summan uppräknas varje år enligt index.
MSF ska redovisa hur basbidraget har använts enligt de rutiner som gäller för
stadsdelsförvaltningens föreningsbidrag. Skulle MSF avstå från delar i partnerskapet ska motsvarande belopp återbetalas. Aktivitet 1 motsvarar 125 000 kr och Aktivitet 2 och 3 motsvarar vardera 50 000 kr.
Enligt uppföljning
Enligt stadsdelsförvaltningen rutin för redovisning av föreningsbidrag ska föreningen redovisa hur bidraget har använts. Stadsdelsförvaltningen måste säkerställa att bidraget har använts till det som föreningen ansökt medel för. Förvaltningen följer också upp om bidraget gett ett mervärde för stadsdelen och gett föreningen fler medlemmar. Rutinerna gör gällande att om redovisning ej inkommer till förvaltningen blir föreningen inte aktuell för ytterligare bidrag och kan även bli återbetalningsskyldig. Föreningen måste också redovisa om stöd erhållits från annan förvaltning i Göteborgs Stad eller andra föreningar samt till vilka belopp.
MSF har inte redovisat hur basbidraget har använts enligt de rutiner som gäller för föreningsbidrag. Förvaltningen har inte säkerställt att stödet använts enligt avtal. Det betyder att den strukturerade uppföljning av hur föreningsbidrag används har uteblivit.
Det innebär också att förvaltningen inte får en redovisning vilka övriga stöd som MSF erhåller utöver det belopp som utgår enligt IOP.
Ordförande för MSF upplever inte att redovisning ska ske enligt rutiner för
föreningsbidrag men att förvaltningen borde varit mer aktiv i att följa upp projekt och aktiviteter på ett liknande sätt. MSF beskriver vidare att en gemensam planering inte har gjorts men att detta skulle kunna bidra till att under året säkra upp de aktiviteter
ekonomiskt som både förvaltningen och MSF prioriterat. Detta skulle kunna göras i form av ett årshjul. Ordförande för MSF menar att det är förvaltningen som har ansvaret att en sådan planering görs och följs upp och detta bekräftas av områdeschef för Kultur och fritid.
Ordförande för MSF beskriver att kostnader för lokaler har ökat i samband med upprustning under 2016. Detta inkluderar till exempel byte av lås, elinstallation och ombyggnad av köket. Det upplevs att lokalerna behöver anpassas än mer för att kunna vara än mer tillgängligt till de verksamheter som bedrivs i lokalerna.
8(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
Den ekonomiska redovisningen som är förvaltningen tillhanda är det som står under ekonomirubriken i MSF:s verksamhetsberättelse. Här anges att avsättningar gör på drygt 233 000 till projekt och verksamheter som Brobygget, Sommarverksamhet 2017,
Tjejskejt, Ungdomsprojekt, Folkkök, Majornaspelet samt förhöjda lönekostnader under 2017.
Period för avtalet, omförhandling och hävningsrätt
Enligt avtal
Överenskommelsen om partnerskap avser perioden 2015-01-01 till 2016-12-31.
Överenskommelsen upphör därefter utan krav på föregående uppsägning.
Ställningstagande till förlängning eller omförhandling ska skriftligen tas 6 månader innan överenskommelsen upphör. Överenskommelsen kan förlängas med 1+1 år.
Båda parter kan påkalla omförhandling av bestämmelse i detta avtal. Ändringar i avtalet ska vara skriftliga för att vara giltiga. Om betydande avvikelser från verksamhetsplan och budget sker ska parterna innan förändringarna för en dialog och på rätt nivå godkänna förändringarna. Part kan häva detta avtal om motpart brister i sina åtaganden på ett allvarligt sätt och rättelse inte sker utan dröjsmål.
Enligt uppföljning
I Verksamhetsplan för MSF 2017 står det att partnerskapet sträcker sig fram till 2018-12- 31. Vid uppföljningsintervju med områdeschef för Kultur och fritid från förvaltningen och ordförande för MSF menar båda att en förlängning av avtalet har avtalats av tidigare områdeschef för Kultur och Fritid och tidigare ordförande för MSF. Inget skriftligt avtal om förlängning återfinns i förvaltningen diarium eller någon annanstans. Områdeschef för Kultur och fritid beskriver att ett uppdrag låg hos den person som tidigare var inköpssamordnare. Förlängningen är därmed att betrakta som ej giltig. Stöd har dock utgått för 2017 från förvaltningen och verksamhetsområde Kultur och fritid.
Vi uppföljning upplever inte företrädare från förvaltningen eller MSF att någon part brustit i sina åtaganden eller att några avvikelser skett från avtalet. Ordförande för MSF bedömer att den indexuppräkning som regleras i partnerskapet inte har utgått och bör så göras retroaktivt för 2016 och 2017.
Mariaträffen
Mariaträffen är en generationsöverskridande mötesplats som öppnade under våren 2016 och som drivs i samarbete mellan stadsdelsförvaltningen och Majornas
samverkansförening. Mariaträffen utgör ett särskilt avsnitt i denna utvärdering då det inte finns något som reglerar samarbetet i det IOP som upprättades 2015. Det finns inte något övrigt avtal som relegerar samarbetet mellan parterna eller övrigt dokument som
tydliggör ansvarsfördelningen.
Mariaträffen drivs på dagtid och några vardagskvällar i månaden av Hälsofrämjande- och förebyggandeenheten inom sektor Äldreomsorg samt Hälso- och sjukvård. På kvällstid och under helger finns möjlighet för föreningar att boka lokalen. Uthyrning av lokalen sköts av MSF men det är områdeschef för Kultur och fritid som är ansvarig för lokalerna
9(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
under kvällar och helger. Hyreskostnad för mariaträffen belastar Hälsofrämjande och förebyggandeenheten.
Intäkter för uthyrning av Mariaträffen som tillfaller MSF har inte redovisats till
förvaltningen. Vid denna uppföljning kan inte MSF företrädare redovisa intäkter för detta eller beskriva om vilka belopp det rör sig om. Förvaltningen har inte följt upp vilka belopp som inkommit till MSF via uthyrningen och hur dessa använts av MSF. MSF beskriver i verksamhetsplan för 2017 att Mariaträffen i MSF:s regi hyrts ut till boende och föreningar på kvällar och helger.
Förvaltningens representanter beskriver att MSF förvaltar och utvecklar mötesplatsen på ett mycket bra sätt. Att samarbeta med MSF beskrivs som en förutsättning för att
mötesplatsen kunnat locka även barn och unga till verksamheten. Samarbetet kring Mariaträffen har inneburit en närmare dialog mellan förvaltningens personal och samordnare på MSF. MSF beskriver i sin verksamhetsplan om hur de engagerar
ungdomar och gör dem delaktiga i mariaträffens utveckling. De förtydligar också att det är viktigt att förvaltningen följer upp att lokaler är säkra. Detta har också förvaltningen säkerställt och säkerhetsansvarig har inspekterat lokalen ett antal gånger.
Både förvaltningens och MSF:s representanter upplever att hyreshanteringen behöver regleras. Det finns också frågor om MSF kan hyra ut lokalen till företagare vilket det finns exempel på att det görs idag.
Inför 2018 ska en staden-gemensam tjänst som ska göra det lättare för föreningar och grupper att hitta, boka och hyra lämpliga lokaler för sin verksamhet införas. Inför detta så ska uthyrningsbara lokaler kartläggas över hela staden med syfte att samla alla lokaler på ett ställe och föra dem tillgängliga för föreningar. Det är kommunfullmäktige som
beslutat att det behövs en lokalförmedling som samlar alla stadens uthyrningsbara
lokaler. Idrotts- och föreningsförvaltningen har fått uppdraget. Förfrågningar kommer att gå ut till stadsdelsförvaltningar och här har Majorna-Linné möjlighet att anmäla
Mariaträffen som en sådan lokal. Därmed skulle lokalen kunna fortsätta hyras ut till föreningar via en staden-gemensam lokalförmedlingstjänst.
Enhetschef för hälsofrämjande och förebyggande upplever en ökad aktivitet från MSF sedan maj 2017 där fler aktiviteter har planerats tillsammans med förvaltningen och med ett högre deltagande av ungdomar. Det upplevs som att det numera pågår en aktiv
gemensam planering och uppföljning av aktiviteter som sker på Mariaträffen. Samarbetet har utvecklats under tiden och i takt med att MSF använder sig mer av Mariaträffen som mötesplats.
Slutsats
Det IOP som upprättades 2015 har inte följts och används inte aktivt som underlag för planering och uppföljning. Förutsättningar för verksamheten har förändrats sedan tecknandet av avtalet vilket inte har reglerats i något nytt avtal. En ny bedömning om ekonomiskt stöd har inte heller beaktats utefter detta av förvaltningen. Ett nytt avtal bör tecknas inom kort som reglerar de förändrade förutsättningar som framkommit i denna
10(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
utvärdering. Inget skriftligt avtal om förlängning återfinns i förvaltningen diarium eller någon annanstans. Förlängningen är därmed att betrakta som ej giltig till dess att ett nytt påskrivet avtal finns registrerat i förvaltningens diarium. Hanteringen av Mariaträffen och det samarbete pågår mellan förvaltning och MSF finns inte reglerat i något hängavtal eller liknande. Detta bör också skyndsamt inkluderas i ett nytt avtal.
Det IOP som inleddes 2015 har gett möjlighet för MSF att stabilisera och vidareutveckla sin verksamhet. Förvaltningen och föreningen har en gemensam bild av att detta bidragit till en positiv utveckling till gagn för de medlemsföreningar som ingår i MSF och att de aktiviteter som anordnas når allt fler barn och unga. Det finns dock ingen statistik som kan påvisa detta och MSF bör upprätta en sådan uppföljningsstruktur som både större och mindre föreningar kan använda sig av.
De gemensamma målen, aktiviteterna och måtten har inte aktivt följts upp och utvärderats. Vid en ny avtalsskrivning bör nya mål, aktiviteter och mått tas fram gemensamt. Dessa ska ligga i linje med stadsdelsförvaltningens arbete med Jämlikt Göteborg. Det är viktigt att de mål och mått som tas fram är mätbara, specifika och accepterade av både förvaltning och MSF.
Möten mellan förvaltning och förening har inte skett varje månad och inte med
halvårsuppföljningar i juni och november. Det har inte planerats gemensamma aktiviteter även om detta är något som både förvaltning och förening vill utveckla tillsammans. En struktur för detta bör skyndsamt upprättas. I det IOP som upprättades 2015 står det att partnerskapet ska följas upp av en referensgrupp med representanter från såväl
förvaltning som förening. Då detta inte genomförts bör en sådan referensgrupp snarast träffas för att följa upp avtalet. Vidare bör MSF bjudas in till en temadialog med nämnden för att synliggöra det arbete som IOP avser att stödja.
MSF har inte redovisat hur basbidraget har använts enligt de rutiner som gäller för föreningsbidrag. Förvaltningen har inte heller säkerställt att basbidraget använts enligt avtal. Detta bör skyndsamt redovisas och det är förvaltningen som ansvarar för att detta säkerställs. En gemensam planering inför ett nytt verksamhetsår bör göras för att gemensamt prioritera vilka aktiviteter som är viktigast att genomföra under året. Det är förvaltningens ansvar att en sådan planering upprättas.
Intäkter för uthyrning av Mariaträffen som tillfaller MSF har inte redovisats till
förvaltningen. Förvaltningen har inte följt upp vilka belopp som inkommit till MSF via uthyrningen och hur dessa använts av MSF. En sådan redovisning bör inkomma till förvaltningen i samband med de månadsmöten som ska genomföras enligt avtal.
Förvaltningen bör ge MSF stöd i vad som ska framkomma i en sådan redovisning.
Inför 2018 bör inte MSF hantera uthyrning av Mariaträffen. Förvaltningen bör anmäla mariaträffen till den kartläggning som görs av Idrotts och föreningsförvaltningen med syfte att samla alla uthyrningsbara lokaler på ett ställe. På detta sätt kan förvaltningen frångå tveksam hantering samtidigt som MSF och dess medlemsföreningar framöver kan fortsätta hyra lokalerna via den nya förmedlingstjänsten.
11(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
Överlag finns en låg kännedom om vad som regleras i det IOP som upprättades 2015.
Representanter från förvaltningen och MSF saknar kunskap om viktiga detaljer i avtalet som till exempel att bestämmelser om indexuppräkning är reglerat, att basbidraget ska redovisas på samma sätt som föreningsbidrag och att gemensam planering och
uppföljning ska genomföras. En hög kännedom om avtalet bör finnas i ledningsgruppen för Kultur och fritid.
Förbättringsförslag
Nedan presenteras åtta förbättringsförslag baserat på de slutsatserna i denna uvärdering.
1. Stadsdelsförvaltningen bör påkalla omförhandling av bestämmelse i det avtal som upprättades 2015 utifrån de ändrade förutsättningar för samarbetet som lyfts fram i denna utvärdering. Ändringar i avtalet ska vara skriftliga, påskrivna och diarieförda för att vara giltiga.
Tidplan: senast december 2017
Ansvar: Områdeschef Kultur och Fritid samt Ordförande för Majornas samverkansförening
2. Temadialog med fokus på resultat och utvecklingsområden inom IOP med Majornas samverkansförening bör genomföras under våren 2018 med syfte att öka kännedomen om samarbetet för stadsdelsnämnden.
Tidplan: senast juni 2018
Ansvar: Sektorchef Utbildning, Kultur och fritid
3. Majornas samverkansförening ska upprätta en struktur för statistikuppföljning.
I en sådan bör antal deltagare, åldersspridning och könsuppdelning ingå.
Förvaltningen har redan en upparbetar struktur för detta som kan användas av MSF.
Tidplan: senast juni 2018
Ansvar: Ordförande för Majornas samverkansförening
4. Stadsdelsförvaltningens ska tillsammans med Majornas samverkansförening göra en gemensam planering om vilka aktiviteter som ska ingå i bidraget. Detta för att enligt ett årshjul säkra upp vilka aktiviteter som ska genomföras under ett verksamhetsår. Nya mål och mått ska utformas gemensamt inför 2018.
Tidplan: Senast december 2017
Ansvar: Områdeschef Kultur och Fritid och Ordförande för Majornas samverkansförening
12(12)
Utvärdering IOP
Majornas samverkansförening Stadsdelsförvaltning Majorna-Linné
5. Stadsdelsförvaltningen ska säkerställa att en aktiv uppföljning av IOP sker enligt avtal. Det är stadsdelsförvaltningens ansvar att kalla till sådana möten och tillse att målen, verksamheten och ekonomi följs upp i samband med detta.
Tidplan: senast december 2017
Ansvar: Områdeschef Kultur och Fritid och Ordförande för Majornas samverkansförening
6. En retroaktiv indexuppräkning bör ske för 2016 och 2017 och utbetalas till Majornas samverkanscentral inför 2018, förutsatt att ett nytt giltigt IOP upprättas innan dess.
Tidplan: senast december 2017
Ansvar: Områdeschef Kultur och Fritid
7. Uthyrningen av Mariaträffens lokaler på kvällar och helger ska inte fortsätta ske i Majornas samverkansförenings regi. Detta bör 2018 istället övergå till den staden-gemensamma förmedlingstjänsten som Idrott och föreningsförvaltningen kommer att driva. På detta sätt kan MSF:s medlemsföreningar och andra
föreningar hyra lokalerna enligt en gemensam rutin för hela staden.
Tidplan: januari 2018
Ansvar: Sektorchef Utbildning, Kultur och Fritid
8. Överlag finns det en låg kännedom om vad det ingångna avtalet innebär för båda parter. En hög kännedom om det ingångna IOP ska eftersträvas bland ledningen för Kultur och fritid samt de funktioner som arbetar med
utvecklingsfrågor och föreningsfrågor i förvaltningen.
Tidplan: senast december 2017
Ansvar: Områdeschef Kultur och Fritid och Utvecklingschef
Utvärderat av:
Simon Cederholm Förvaltningscontroller
Majorna-Linné stadsdelsförvaltning
E-post: simon.cederholm@majornalinne.goteborg.se
