19.2. Bilaga - Delårsrapport kommunstyrelsen 2013-09-12

(1)

Delårsrapport

Kommunstyrelsen

(2)

1 Ekonomisk uppföljning

Helårsprognos samt avvikelse mot budget

Kommentarer till avvikelser

Det ekonomiska utfallet för kommunstyrelsen per 31 augusti blev 83,2 miljoner kronor vilket är 18,6 miljoner kronor bättre än budget. Merparten av överskottet ligger hos kommunledningskontoret och orsakas främst av lägre utfall på personalkostnader för årets två första tertial. Detta som en följd av vakanta tjänster hos plan- & exploatering (PLEX)-, IT-, kommunikation-, näringsliv- och ekonomiavdelningen. Vidare är utfallet för konsult kostnader lägre hos IT-, PLEX och personalavdelningen, vilket är en

konsekvens av att budgeten är linjärt periodiserad samt att konceptet för miljöutbildning ännu inte har påbörjats hos PLEX.

Kommunsstyrelsens årsprognos beräknas i nuläget till 148,0 miljoner kronor, vilket ger ett överskott jämfört med budget på 4,9 miljoner kronor. Avvikelsen ligger på

kommunledningskontoret. Överskottet genereras som beskrivits ovan av lägre personal- och konsultkostnader samt lägre kapitalkostnader för tertial 1 och 2.

Helårsprognosen för kommunstyrelsen speglar inte det ekonomiska utfallet per tertial 2 vilket beror på att det är ett flertal IT-projekt som startas upp först under kvartal 4, vilket är enligt projektplanen. Personal avdelningen kommer att genomföra en

upphandling för ledarutvecklingsprogram samt medarbetarundersökning under hösten.

Vidare kommer ett flertal vakanta tjänster tillsättas under tertial 3. Sammantaget leder detta till att kostnadsmassan kommer att öka under hösten hos kommunstyrelsen och därmed minska det överskott som rapporters per tertial 2, vilket avspeglar sig i det estimerade årsutfallet för kommunstyrelsen.

Investeringsprognosen justeras till ett överskott på 1,7 miljoner kronor. Utfallet beräknas till 0,5 miljoner kronor och ska bland annat användas till nya skåp för personalakter s.k. lektriever.

(3)

Exploateringsverksamhet

Budgeten för 2013 visar på ett nettounderskott på 83,6 miljoner kronor. Prognosen visar dock på ett nettounderskott på 52,6 miljoner kronor, d.v.s. en positiv avvikelse på 31,0 miljoner kronor. De största avvikelserna mot budget är:

• Väsjön: genomförande och markförsäljning framflyttade i tiden

• Tabellen: Markförsäljning framflyttad i tiden

• Kappetorp: Markförsäljning framflyttad i tiden

Planerade åtgärder vid eventuella underskott Inga

Eventuell omdisponering Inga

(4)

2 Målstyrning

Fokusområden:

2.1 Ansvarsfull ekonomisk politik

Kommunövergripande mål:

2.1.1 Säkerställa ett effektivt resursutnyttjande med bibehållen eller förbättrad kvalitet

Nämndens åtaganden:

Nämnden ska under året analysera möjligheterna till att inom mandatperioden, och internt under 2013, starta samarbete(n) som kan bidra till högre effektivitet för respektive verksamhet (bättre resursutnyttjande med bibehållen kvalitet eller högre kvalitet).

Kommentar

Samtliga handlingsplaner bedöms bli uppfyllda i sin helhet.

Kommunledningskontorets dialog och samordning med förvaltningarna analyseras. En införandeplan upprättas för utveckling/avveckling av befintliga grupper, nya grupper eller andra samarbetsformer. Särskilt arbete görs kring ledningsgrupperna för PLEX, MBK och TFK som träffas. Ett nytt forum för mark, plan, byggfrågor har inrättats.

För att säkerställa effektiv styrning där koncernnytta och gemensamma krav tas tillvara, har de övergripande styrdokumenten gåtts igenom och inga större justeringar behövs.

KLK:s anvisningar utvecklas och bättre former för hur dessa ska kommuniceras tas fram. Även utveckling av metoder för uppföljningen av hur regelverken följs. Särskilt sker utveckling av kommungemensamma anvisningar och mallar för beslutsunderlag och genomförande av it-utvecklingsprojekt samt dess ekonomiska konsekvenser. Även processerna för ekonomisk redovisning, fakturering och personalprocessen ingår särskilt i arbetet.

(Kommunstyrelsen)

Handlingsplaner Prognos

Se över kommunledningskontorets befintliga samordnings/dialogformer inom kommunen och kartlägga eventuella behov av nya.

Pågående (enligt plan) OK

Utveckla kommungemensamma anvisningar och mallar för beslutsunderlag och genomförande av it-utvecklingsprojekt samt dess ekonomiska konsekvenser (både initialt och för löpande drift)

Pågående (med avvikelse)

OK

Utvärdera samarbetsformen med TFK och MBK. Pågående (enligt plan) OK Översyn av regelverk och former för

kommunledningskontorets uppdrag att utöva styrning.

(5)

Nämnden ska utifrån redan initierat utvecklingsarbete kring ledningssystem implementera effektiva stöd- och styrprocesser.

Kommentar

Permanenta fokusområdesgrupper har etablerats vilka, på kommunövergripande nivå, kommer hantera:

• arbete med kommunövergripande och nämndövergripande mått/åtaganden

• uppföljning och utvärdering av kommunövergripande mål

• omvärldsanalys

Arbete är sedan tidigare initierat för att stödja förvaltningarnas arbete med struktur och administrativt systemstöd i kommungemensamt kvalitetssystem (underlag för

uppföljning och analys samt arbete med ständiga förbättringar). Under hösten kommer KLK dessutom:

• ta fram kvalitetsnyckeltal på kommunnivå

• strukturera kvalitetsnyckeltal för KLK:s egna verksamheter

Inom IT utvärderas om kommunen kan anta och ställa sig bakom den av SKL framtagna strategin för e-samhället (istället för en egen e-strategi för kommunen).

Inom stadsbyggnad har nytt verksamhetsstöd implementerats. Rutin kring

inriktningsbeslut för exploatering är framtagen. Mall för tjänsteutlåtande finns utformad och används.

(Kommunstyrelsen)

Mått Utfall

2012

Typ av målvärde

Målvärde

2013 Period Utfall Nöjdhet ekonomistyrning Data ej

tillgänglig

2012

Data tillgänglig: Under hösten 2013 tas beslut om att under 2014 göra en uppföljning av tidigare (PWC) genomförd undersökning inom detta område. Ett utvecklingsarbete krävs för att skapa mått utifrån undersökningens frågor, vilket i så fall säkerställs under hösten 2013.

Nöjdhet Sollentunas

ledningssystem Data ej

tillgänglig

2012

Data tillgänglig: Under hösten 2013 tas beslut om att under 2014 göra en uppföljning av tidigare (PWC) genomförd undersökning inom detta område. Ett utvecklingsarbete krävs för att skapa mått utifrån undersökningens frågor, vilket i så fall säkerställs under hösten 2013.

Utveckla fokusområdesgrupper. Pågående (enligt plan) OK

Utveckla det kommungemensamma

kvalitetssystemet. Pågående (med

avvikelse)

OK

(6)

Handlingsplaner Prognos Utifrån eVisionen utformas en eStrategi för

Sollentuna kommun. Verka för att kommunens förvaltningar är delaktiga i utformningen av eStrategin.

Implementera nytt verksamhetsstöd på plan- och

exploateringsavdelningen. Avslutad (enligt plan) OK

Ta fram en ny modell för beslut i

exploateringsverksamheten. Avslutad (enligt plan) OK

Nämnden ska genomföra prioriterade utvecklingsinsatser för att höja eller möjliggöra höjning av verksamheternas kvalitet och effektivitet.

Kommentar

Inom upphandlingsområdet är nya regler för direktupphandling antagna och

implementerade. Upphandling av kommungemensam e-tjänsteplattform avslutas under hösten liksom en första version av plattform för identitets- och behörighetshantering.

Vissa e-tjänster införs.

Under hösten pågår arbete med att lyfta fram kommunens styrkeområde i det proaktiva mediearbetet.

Inom KLK lyfts den generella kompetensen i juridik och andra formella frågor. Med nytt verksamhetssystem effektiviseras också plan- och exploateringsprocessen.

Grunder för fortsatt utveckling läggs bland annat genom att:

• En rapport kring kommunens upphandlingskompetens är framtagen.

• Kriterier för styrning och fortsatt utveckling av kontaktcenter kommer tas fram.

• Förstudie om gemensamma principer för kommunens dokumenthantering tas fram samtidigt som förberedelser impelmentering av e-arkiv görs.

• Ansvar för kommungemensamma system klargörs.

(Kommunstyrelsen)

2012

Målvärde

2013 Period Utfall Andel antagna detaljplaner

enligt tidplan. (%) Data ej tillgänglig

Målvärde 100 % Kvartal 3 2013 Data tillgänglig: I början av januari efterföljande år

Kartlägga behov och brister på upphandlings- och beställarkompetens i kommunen. Förslag ska tas fram på hur identifierade behov kan tillgodoses och brister undanröjas.

(7)

Handlingsplaner Prognos Utveckla kommunens upphandlingsmetodik i syfte

att säkerställa kostnadseffektiva upphandlingar. Avslutad (enligt plan) OK Utreda och föreslå kriterier för styrning och

utveckling av Kontaktcenter. Pågående (enligt plan) OK

Förstudie om gemensamma principer för

kommunens dokumenthantering Pågående (enligt plan) OK

Förbereda implementering av e-arkiv i kommunen. Pågående (enligt plan) OK Utifrån eVisionen för Sollentuna kommun kommer

en kommungemensam eTjänsteplattform utformas i en första version.

Utreda verksamhetens bekymmer med gränsytan mellan Google Apps och kommunens

Microsoftmiljö.

Avslutad (enligt plan) OK

Definiera organisation och styrning för hur

kommungemensamma system ska förvaltas. Pågående (med avvikelse)

OK

Utifrån eVisionen och kraven på säkert informationsutbyte och en tillförlitlig

informationsförsörjning utformas en första version av plattform för identitets- och

behörighetshantering

Utveckla kommunens medierelationer och det

proaktiva mediearbetet Pågående (enligt plan) OK

Säkerställa en effektiv plan- och

exploateringsprocess. Pågående (enligt plan) OK

Genomföra en förstudie gällande ett gemensamt inpasseringssystem för kommunens olika lokaler för de egna verksamheterna.

Höja kompetensen i juridiska och andra formella

frågor. Pågående (enligt plan) OK

2.1.2 Kommunen ska vara en aktiv aktör mot näringslivet

Ta fram en markstrategi.

Kommentar

Handlingsplanen till åtagandet är försenad.

En intern markstrategi ska tas fram. Arbetet kommer i stort sett vara avslutat 2013, men den politiska behandlingen kommer att ske under kvartal 1 2014.

(Kommunstyrelsen)

Ansvara för att i samarbete med andra kontor ta

fram en markstrategi. Pågående (med

avvikelse)

Prognosvarning

Kommentar prognosvarning Arbete med markstrategin pågår, men tidplanen är något förskjuten.

Antagande av markstrategin beräknas ske under Q1-2014.

(8)

Nämnden ska förtydliga information om och minska handläggningstiderna vid myndighetsbeslut samt andra kontakter med företag

Kommentar

I arbetet med bemötande, handläggningstider med mera kommer kommunen genomföra en kurs som ges av SKL och Tillväxtverket, Förenkla - Helt enkelt! Den syftar till att diskutera och starta ett arbete om hur företagen i kommunen bemöts.

Avseende upphandlingar har informationen på hemsidan förbättrats.

Upphandlingschefen deltar vid externa event och informerar företag om hur kommunen arbetar med upphandlingar.

Näringslivschefen har bland annat besökt förvaltningarna för att skapa personliga kontaktvägar som ska påskynda processer där företagare vill ha hjälp med rätt kontaktväg in till kommunen.

Gällande information kring planprocessen har Kontaktcenter börjat ta emot externa samtal som en första-linje-support och ett led i det samarbetet är att informera dem om relevanta stadsbyggnadsfrågor/aktuella ärenden. Rutin med startmöten för intressenterna i planuppdrag håller på att ta form. I november hålls ett internat med PEU.

(Kommunstyrelsen)

Driva på utveckling av ett kommungemensamt perspektiv/förhållningssätt och ökad intern samverkan kring kommunens löpande kontakter med näringslivet.

Informera internt inom kommunen om

planprocessen. Pågående (enligt plan) OK

Nämnden ska förbättra kommunikationen med näringslivet

Kommentar

Handlingsplanen bedöms bli uppfylld i sin helhet.

Hemsidan är utvecklad och förbättrad utifrån ett företagarperspektiv.

Nyhetsbrev till företagare skickas ut ca 3-4 gånger per halvår.

Nya mötesplatser är skapade i form av att kommunen närvarar vid Företagarnas frukostmöten och Sollentuna Hockeys affärsnätverk. Vidare pågår en uppsökande verksamhet till företagen kontinuerligt, d.v.s. att representanter besöker företagen.

Ytterligare aktiviteter planeras för hösten 2013.

(9)

(Kommunstyrelsen)

2012

Målvärde

2013 Period Utfall NKI-Index

Serviceundersökning Stockholm Business Alliance

Målvärdet uppnått

65 Ökning 66 2013 70

Data tillgänglig: I början av september udda år. Målvärde för 2013 är satt som förbättring av index.

Målvärde för 2015 är index 75.

Sollentunas ranking Serviceundersökning Stockholm Business Alliance (ranking inom SBA)

Målvärdet uppnått

31 Minsknin g

30 2013 12

Data tillgänglig: I början av september udda år. Målvärde för 2013 är satt som förbättring i rankingen.

Ta fram nya och utvecklade informations- och

dialogformer ur ett näringslivsperspektiv. Pågående (enligt plan) OK

2.1.3 Kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare som skapar attraktiva arbetserbjudanden

Nämnden ska ta fram förslag på flexibla arbetsvillkor.

Kommentar

Nytt arbetstidsavtal är genomfört och implementerat den 1 maj 2013. Regelverk för att arbeta på distans är under arbete.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram förslag på nytt arbetstidsavtal för

administrativ personal. Avslutad (enligt plan) OK

Ta fram förslag på regler för att arbeta på distans

och anvisning för att arbeta hemifrån. Pågående (enligt plan) OK

Stärka bilden av Sollentuna kommun som en stimulerande och attraktiv arbetsplats.

(10)

Kommentar

Arbete pågår med att ta fram underlag kring vad som är viktigt att ha med i Sollentunas arbetsgivarvarumärke. Slutsatserna kommer sammanställas och en plan för

implementering av de viktigaste komponenterna tas fram.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram ett övergripande koncept för vårt

arbetsgivarmärke. Pågående (enligt plan) OK

Inköp och implementering av nytt webbaserat

friskvårdssystem. Avslutad (enligt plan) OK

2.1.4 Medarbetare och chefer ska utveckla sig själva och kommunens verksamheter

Nämnden ska arbeta med en kompetensutvecklingsstrategi.

Kommentar

Strategin är att skapa en gemensam ledarskapsprofil i Sollentuna kommun. Genom denna strategi stärks ledarskapet och därmed medarbetarskapet. Metoden är att genomföra ett ledarutvecklingsprogam för samtliga chefer. Pilotprojekt pågår där 20 chefer genomgår en utbildning i ledarskap. Efter utvärdering kommer upphandling av ledarutvecklingsprogram ske under hösten. Under 2014 kommer utbildningen erbjudas chefer i kommunen.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram gemensam kompetensutvecklingsstrategi

för chefer på olika nivåer inom kommunen. Pågående (enligt plan) OK

(11)

Fokusområden:

2.2 Utbildning

2.2.1 Alla kommunens utbildningsverksamheter ska hålla en hög och jämn kvalitet

2.2.2 Skapa förutsättningar för ett livslångt lärande

Fokusområden:

2.3 Omsorg

2.3.1 Genom förebyggande arbete ge förutsättningar att leva ett tryggt och självständigt liv

2.3.2 Arbeta för en individuellt anpassad omsorg av hög kvalitet

Fokusområden:

2.4 Miljö och klimat

2.4.1 Minska utsläppen av växthusgaser från kommunens verksamheter och skapa förutsättningar för invånare och verksamma inom kommunens gränser att minska sina utsläpp av växthusgaser

Öka kunskapen om miljö- och klimatfrågor hos kommunens anställda.

Kommentar

Ett utbildningskoncept om miljö- och klimatfrågor kommer att tas fram.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram ett utbildningspaket om miljö- och

klimatfrågor. Pågående (enligt plan) OK

Nämnden ska genomföra åtgärder som internt, direkt påverkbart, minskar utsläppen av växthusgaser

(12)

Kommentar

Nya regler för miljökrav antogs av KS den 30/1 2013. Utbildning är genomförd under mars 2013.

Den nya markanvisningspolicyn tillämpas se t.ex markanvisningstävling för Tabellen.

För närvarande pågår upphandling av pilotstudier för kartläggning av hur kommunens inköp påverkar utsläppen av växthusgaser.

(Kommunstyrelsen)

Slutföra arbetet med regler för miljökrav vid

upphandling. Avslutad (enligt plan) OK

Implementera och tillämpa den nya

markanvisningspolicyn. Avslutad (enligt plan) OK

Vidareutveckla redan påbörjad kartläggning av hur kommunens inköp påverkar utsläppen av

växthusgaser.

Fokusområden:

2.5 Integration och kommunikation

2.5.1 Öka öppenhet och mångfald, så att barn, ungdomar och vuxna är trygga och engagerade

Ge större möjligheter för barn att påverka innehållet i plan- och exploateringsprocessen.

Kommentar

I mallarna för tjänsteutlåtande finns förutbestämda rubriker kring barnperspektiv, för att säkerställa att frågan alltid finns med. Mallarna har dock inte tagits i bruk ännu, men bedöms att tas i bruk under 2013. I juni hölls ett "barnens samråd" för Edsbergs sportfält.

Samtliga skolor är informerade om att trygghetsvandring erbjuds. En första trygghetsvandring är genomförd på Gärdesskolan.

(Kommunstyrelsen)

(13)

Handlingsplaner Prognos Säkerställa att barnperspektivet alltid finns med i

beslut som rör exploateringsärenden. Pågående (enligt plan) OK Initiera trygghetsvandringar i skolan. Avslutad (enligt plan) OK

2.5.2 Öka möjligheterna för invånarna att vara delaktiga i kommunens utveckling

Nämnden ska ta fram en strategi för hur dialogen med invånarna ska gå till och införa förutsättningar för en interaktiv dialog.

Kommentar

Medborgarna kommer under hösten få tillgång till en webbportal för politiskt beslutsfattande i Sollentuna kommun. I portalen kommer inte bara kallelser och protokoll publiceras som idag utan också underliggande handlingar, vilket ger

medborgare, journalister och andra intressenter betydligt större möjlighet att fördjupa sig i de ärenden som hanteras inom kommunen.

Ny kommunikatör, med inriktning på medborgardialog, har börjat på

kommunledningskontoret. Arbetet med att ta fram förslag på arbetsformer och verktyg för dialog med invånarna är påbörjat och kommer pågå under hösten. Särskilt fokus läggs på att utveckla en Sollentunamodell för dialog med invånarna kring

stadsbyggnadsfrågor.

(Kommunstyrelsen)

Förbättra uppdateringen av hemsidan i syfte att förbättra medborgarnas möjligheter att ta del av politikens verksamhet.

Ta fram förslag på arbetsformer och verktyg för

dialog med invånarna. Pågående (enligt plan) OK

Utveckla dialogen med invånarna kring

stadsbyggnadsfrågor. Pågående (enligt plan) OK

2.5.3 Utveckla den interna kommunikationen

Säkerställa en tydlig styrning, förvaltning och åtkomst av det nya intranätet.

Kommentar

Handlingsplanen är uppfylld.

(14)

Förvaltningsorganisationen är klar och beslutad i styrgruppen i samband med att utvecklingsprojektet avslutades.

Utbildning av nya redaktörer sker löpande.

När policyn för den interna kommunikationen är klar kommer tillämpliga delar implementeras i förvaltningen av intranätet.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram en förvaltningsorganisation för det nya intranätet med tillhörande dokumentation för vilka principer som ska gälla för åtkomst, publicering, innehåll och lagring.

Avslutad (enligt plan) OK

Tydlig och målgruppsorienterad intern information gällande den kommunövergripande styrningen och kommungemensamma rutiner och system.

Kommentar

En intern kommunikationspolicy är under framtagande. En förberedande undersökning är genomförd.

(Kommunstyrelsen)

Ta fram en policy för den interna

kommunikationen. Pågående (enligt plan) OK

(15)

3 Kvalitet - viktiga nyckeltal

3.1 Sjukfrånvaro i %

Utfall T2 2012 Utfall T2 2013 Referensvärde

2,87 % 2,66 % 5 %

Kommentar

Den totala sjukfrånvaron ligger under 3%, vilket tyder på att både sjukfrånvaron rapporteras och ligger på en rimlig nivå och i paritet med föregående

mätperiod. En enhet har sjukfrånvaro som överstiger referensvärdet, dock arbetar man aktivt med att sänka sjukfrånvaron.

(16)

4 Uppdrag

4.1 Status och prognos nämndens budgetuppdrag

Uppdrag Återredovisning Kommentar

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda möjligheterna till fastighetsnära sortering och hämtning av "avfall"

Ursprunglig plan

redovisa till KF i april Pågående (enligt plan)

Ärendet klart för inlämning 2013-09-13, för beslut i fullmäktige 2013-10-16

Kommunstyrelsen och Överförmyndarnämnden får i uppdrag att genomföra översyn av

förvaltarenhetens verksamhet kopplat till överförmyndarnämnden

Redovisas till KF i

september Pågående (med

avvikelse)

Ärendet klart för inlämning 2013-09-13, för beslut i fullmäktige 2013-10-16

Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda former för kravställande på de fordon som används i kommunens verksamheter.

Uppdraget ska redovisas inför budgetprocessen för 2015

Pågående (enligt plan)

Handläggs av Eva Carlsson

(17)

5 Viktiga händelser samt viktiga avvikelser i övrigt

Den 1 september har nästan hälften av den kommunala utförarens verksamhet överförts till SOLOM AB. De verksamheter som inte har kunnat överföras till bolaget är främst LSS-boende. Orsaken är att bolaget ej ännu fått tillstånd för dessa verksamheter från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Förhoppningen är att dessa ska ha överförts till årsskiftet.

På uppdrag av kommundirektören har en utredning av IT- avdelningens driftskostnader gjorts. Syftet med utredningen var att öka kostnadskontrollen. En rad åtgärder har identifierats och genomförandet har inletts.

Vartannat år genomförs en NKI-undersökning (Nöjd- Kund-Index) inom ramen för Stockholm Business Alliance. I årets undersökning fick Sollentuna kommun ett total NKI på 70, vid undersökningen för två år sedan var utfallet 65. En avsevärd förbättring har därmed skett bland de företag som haft kontakt med kommunen. Undersökningen omfattar fem verksamhetsområden: brandtillsyn, servering, markupplåtelse och miljötillsyn.

I projektet "Kataloghantering" som drivs av IT avdelningen har det genomförts ett automatiserat elevflöde av elevinformation och användarkonton för elever. Detta innebär: Tidigare gjordes en (1) överföring per läsår över vilka elever som går i vilka skolor. Efter denna enda överföring gjorde varje skola manuella uppdateringar av elevinformation. Den tidigare lösningen var ineffektiv och osäker då fel information nästan alltid fanns någonstans i Sollentunas kommunala skolor. Automatiseringen ger skolorna en möjlighet att alltid ha korrekt information, vilket blir en stor

säkerhetsförbättring och effektivitetsvinst.

Kontaktcenter har utvecklat samarbetet med socialförvaltningen och svarar nu på frågor från medborgare om ekonomiskt bistånd. Vidare har kommunen genom kontaktcenter i augusti blivit fullt ut auktoriserad att ge ut e-tjänstekort.