11.2. Bilaga 1, Delårsrapport 2019, kommunstyrelsen

(1)

Bilaga 1

Delårsrapport 2019

Kommunstyrelsen

(2)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 2019 2(29)

Innehållsförteckning

1 Ekonomisk uppföljning ... 3

1.1 Driftredovisning Kommunstyrelsen ... 3

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget ... 4

1.3 Investeringsredovisning ... 6

1.4 Exploateringsredovisning ... 6

1.5 Investeringsbudget för fastigheter ... 7

2 Viktiga förändringar ... 8

3 Nya data och resultat ... 9

4 Återsökning av statsbidrag ... 10

5 Riktade budgetmedel ... 11

6 Kvalitetsstyrning ... 12

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare... 12

6.2 Delaktighet i samhället ... 12

6.3 God extern service ... 13

6.4 Bra beslutsunderlag ... 14

6.5 Rättssäker informationshantering ... 15

6.6 Sveriges bästa företagsklimat ... 15

6.7 God fysisk och social arbetsmiljö ... 16

6.8 God intern service ... 18

7 Målstyrning ... 19

7.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 19

7.2 Attraktiv och effektiv organisation ... 20

8 Kommunledningskontorets uppdrag ... 23

8.1 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling ... 27

8.2 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vilka bör upplåtas med tomträtt ... 27

9 Riskhantering - internkontroll ... 28

9.1 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 28

9.2 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar ... 28

9.3 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR ... 29

(3)

1 Ekonomisk uppföljning

1.1 Driftredovisning Kommunstyrelsen

Period-

budget Period-

utfall Års-

budget Prognos

Augusti Avvikelse

årsbasis Prognos April Total

KOMMUNSTYRELSEN

Intäkter -295 676 -297 177 -443 492 -443 176 -316 -441 220

Kostnader 385 693 385 723 584 642 600 880 -16 238 588 001

Netto (Tkr) 90 017 88 546 141 150 157 704 -16 554 146 781

PER

VERKSAMHETSOMRÅDE Nämnd

Intäkter -867 -1 479 -1 300 -1 479 179 -1 479

Kostnader 17 919 19 514 27 205 27 584 -379 27 384

Netto (Tkr) 17 053 18 035 25 905 26 105 -200 25 905

Kommunledningsvht

Intäkter -73 933 -70 472 -110 893 -108 059 -2 834 -107 967

Kostnader 146 875 138 458 226 222 231 310 -5 087 224 778

Netto (Tkr) 72 942 67 987 115 329 128 797 -7 921 116 811

Räddningstjänst

Intäkter -1 886 -4 089 -2 829 -4 089 1 260 -2 829

Kostnader 27 154 27 751 40 729 41 548 -819 40 729

Netto (Tkr) 25 268 23 662 37 900 37 459 441 37 900

Samarbetsorgan

Intäkter 0 0 0 0 0 0

Kostnader 2 367 2 361 3 550 3 550 0 3 550

Netto (Tkr) 2 367 2 361 3 550 3 550 0 3 550

Samhällsbyggnadsvht

Intäkter -12 367 -15 290 -18 550 -19 050 500 -18 550

Kostnader 16 157 20 941 24 116 24 112 4 24 116

Netto (Tkr) 3 789 5 651 5 566 5 062 504 5 566

Kommunens fastigheter

Intäkter -206 623 -205 846 -309 920 -310 498 579 -310 395

Kostnader 175 222 174 960 262 820 265 729 -2 910 265 944

(4)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 2019 4 ( 29 )

1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget

Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos

Kommunstyrelsen prognostiserar ett underskott om 16,6 miljoner kronor. Kommunlednings - verksamheten väntar ett underskott om 7,9 miljoner kronor vilket främst beror på kostnader k opplat till förflyttning från Tietos leverans, extraordinär personalkostnad, införande av en teknisk lösning för att skicka meddelanden med känsliga personuppgifter på ett säkert sätt, konsultstöd samt lägre intäkter på serviceenheten. Kommunens fastighete r väntar ett underskott om 2,3 miljoner kronor vilket främst beror på förlikning och juridiskt stöd samt vattenleverans. Projekt Turebergshuset prognostiserar en kostnad på 7 miljoner kronor avseende kommunens delkostnad kopplad till förstudien samt evakue ring och flytt från Turebergshuset.

Sedan aprilrapporten har prognosen förändrats med 10,9 miljoner kronor. Vilket främst beror på kostnader kopplat till förflyttning från Tietos leverans samt kostnader för evakuering och flytt från Turebergshuset.

Utfalle t jämfört med periodbudget

Utfallet för perioden är lägre än periodbudget. Det beror bland annat på personalkostnader som inte fallit ut och kostnader för projekt och aktiviteter som påbörjas under hösten.

Prognosbedömning

Det finns fortfarande projekt och aktiviteter som ännu inte påbörjats och dessa kostnader kan ses som något osäkra.

Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Nämnd

Verksamhetsområdet prognostiserar ett underskott. Bidragen för EU - valet har visat sig bli något högre än budgeterat m en även kostnaderna blev högre än budgeterat. Den högre kostnaden berodde främst på behov av externa lokaler, utbildning och personal.

Kommunledningsverksamhet

Ekonomiavdelningen prognostiserar ett överskott vid årets slut. Intäkterna väntas bli högre fr ån kravverksamheten (räntor på obetalda kundfordringar). På kostnadssidan finns budgeterade

personalkostnader som i samband med omorganisationen inte kommer att falla ut. Dock finns ökade konsultkostnader för stöd i upphandlingar.

Personalavdelningen pro gnostiserar ett överskott vid årets slut. Bland annat på grund av vakant tjänst, högre PO - intäkter än budgeterat, Förmånsnavet infördes senare än planerat, inget chefskonvent kommer att genomföras 2019 samt lägre kostnader för ledarutvecklingsprogram.

Avdelningen för samordning och kommunikation följer budget. Stora kostnader ligger under hösten 2019, bland annat arbete med ny webb, förstudie av nytt intranät samt delar av digitaliseringsarbetet.

(5)

Administrativa avdelningen prognostiserar ett underskott som till största delen beror på ökade kostnader inom IT-enheten.

IT-enheten väntar ett stort underskott för strategiska satsningar kopplat till pågående förflyttning från Tietos leverans. I nuläget bedöms underskottet jämfört med tilldelade medel att uppgå till ca 9,6 miljoner kronor. Underskottet var till viss del väntat då det redan vid beslut om budget 2019 var känt att tilldelade medel inte var tillräckliga. Ytterligare kostnader har dock tillkommit under året och beror på fördröjningar i upphandlings- och transiteringsarbetet men framför allt på fördyringar i Tietos leverans kopplade till transiteringen.

Kansli- och säkerhetsenheten prognostiserar ett underskott om 1,3 miljoner kronor för en

personalrelaterad engångsutbetalning, ej budgeterade kostnader för projektet "Det digitala kontoret"

samt kostnader för införandet av säkra meddelanden, en digital kommunikationstjänst som gör det möjligt att mejla information som omfattar sekretess eller känsliga personuppgifter. Projekt ”Det digitala kontoret” syftar till att digitalisera pappersarkiven och hitta digitala lösningar på

arbetsprocesser som genererar papper idag. Evakueringen från Turebergshuset har varit en katalysator i detta arbete.

Kostnaderna för transiteringsarbetet rörande IT-driften och arbetet med "Det digitala kontoret" är engångskostnader under i huvudsak 2019. Efter genomförd transitering till nya driftsleverantörer förväntas kostnaderna för kommunens IT-drift att minska.

Näringslivsverksamheten följer budget. Den större insatsen gällande näringsliv under 2019 (jobba med bygglovsenhetens NKI) har hittills legat på planeringsstadiet och inte genererat några kostnader. Dessa kommer först till hösten. Detsamma gäller uppföljande aktiviteter kring uppföljning av förra årets satsning på service och bemötande.

För övrig kommunledningsverksamhet prognostiseras ett underskott om 0,4 miljoner kronor beroende på personalkostnader.

Räddningstjänst

Verksamheten prognostiserar ett överskott om 0,4 miljoner kronor vilket beror på förlängd hyra för brandkåren Attunda.

Samarbetsorgan

Verksamhetsområdet följer budget.

Samhällsbyggnadsverksamhet

Samhällsbyggnadsavdelningen prognostiserar ett överskott om 0,5 miljoner kronor. Prognosen har justerats med 0,5 miljoner kronor för ökade verksamhetsutveckling men även för minskade kostnader för konsultkostnader för bygglovsenheten om 0,5 miljoner kronor. Samtidigt väntas högre intäkter för markförvaltning om 0,5 miljoner kronor.

Samhällsbyggnadsavdelningen visar för perioden en negativ avvikelse mot budget på 1,9 miljoner kronor. Avvikelsen består av ökade kostnader för verksamhetsutveckling. Dessutom beror det till stor del av för låga interna intäkter från de övriga samhällsbyggnadsnämnderna, i den köp-och-sälj-modell

(6)

Kommunstyrelsen, Delårsrapport 2019 6(29) Kostnadsavvikelsen om 2,9 miljoner kronor avser ökade kostnader avseende vattenleverans till Väsby Gård om 1,0 miljon kronor, förlikning och juridisk stöd avseende Duvslaget om 2,0 miljoner kronor samt högre underhållskostnader avseende markunderhåll, löpande fastighetsunderhåll och

skadegörelse och försäkringsskador om 1,4 miljoner kronor. De ökade kostnaderna balanseras av minskade kostnader om 0,7 miljoner kronor då fastigheterna inte behövde åtgärdsinsatser efter myndighetbesiktningar samt prognostiserade lägre fjärrvärmekostnader om 1,0 miljoner kronor.

Projekt Turebergshuset

Kostnadsavvikelsen om 7 miljoner kronor avser två driftprojekt, förstudie Turebergshuset om 1,5 miljoner kronor samt evakuering och flytt från Turebergshuset om 5,5 miljoner kronor.

Projektet Förstudie Turebergshuset är genomförd och det totala driftutfallet om 1,5 miljoner kronor avser kommunens del under 2019. Evakuering och flytt av Turebergshuset prognostiseras till 5,5 miljoner kronor avseende hyreskostnader om 2,9 miljoner kronor samt 2,6 miljoner kronor avseende flyttkostnader som kommer belasta 2019. Arbetet återrapporteras fortlöpande till KSAU och

kommunstyrelsen.

Eventuell omdisponering av budget Inte aktuellt.

Planerade åtgärder vid eventuella underskott

En stor del av underskottet på kommunledningsverksamheten är kopplat till engångskostnader för 2019. Kommunledningskontoret arbetar aktivt för att minska det prognostiserade underskottet.

1.3 Investeringsredovisning

Det finns inga planerade investeringar för året.

Investeringar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

2 200 0 2 200

1.4 Exploateringsredovisning

Väsjöprojektet har reviderat prognosen för markinkomster kraftigt då betalningsförmågan för bostäder minskat det senaste året. Byggnadstakten i Väsjöområdet dämpas framöver, framför allt inom

delprojektet Väsjö Torg. Detta är inte unikt för Väsjöområdet, utan så ser konjunkturen ut i hela Storstockholm. Få projekt i regionen sätter spaden i marken för närvarande. Med ovannämnda anledningar har vissa utgifter flyttats några år framåt.

Exploateringsverksamhet Mark, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

Mark inkomster 560 700 84 580 -476 120

Mark utgifter -183 700 -54 228 129 472

Totalt 377 000 30 353 -346 647

(7)

1.5 Investeringsbudget för fastigheter

Kommunstyrelsen prognostiserar ett överskott om 417,4 miljoner kronor för investeringar i verksamhetsfastigheter och anläggningar.

Sollentuna kommunfastigheter AB förvaltar kommunens fastigheter sedan årsskiftet.

Avvikelsen om 417,4 miljoner kronor avseende investeringar i verksamhetsfastigheter och

anläggningar avser till större del försäljning av pågående projekt Tegelhagens skola, Töjnan skola och Gärdeskola efter Kommunstyrelsens beslut 2019/0260 KS. Fastigheterna såldes till Sollentuna

kommunfastigheter AB per den första juli och ingår således inte längre i prognosen för perioden juli- dec.

Fastighetsägarinitierade investeringar prognostiseras enligt budget. Dock finns en viss osäkerhet om 6,5 miljoner kronor avseende investeringar i kulturfastigheter med anledning av pågående utredning om Edsvik som sker mellan Sollentuna kommunfastigheter AB och Kultur och Fritidsnämnden.

Nyinvesteringar i cykel och gångvägar prognostiserar enligt budget. Investeringar i Märsta stråket, Frestavägen, Bollstanäsvägen, Stäketleden, Skogsängsvägen samt cykelparkering pågår enligt plan.

Investeringar i verksamheten, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

Utbildningsnämnden -514 000 -227 259 -286 741

Vård- och omsorgsnämnden -25 000 0 -25 000

Socialnämnden -24 000 0 -24 000

Summa verksamhetsfastigheter -563 000 -227 259 -335 741

Investeringar i anläggningar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

Kultur- och fritidsnämnden -99 500 -17 818 -81 682

Summa anläggningar -99 500 -17 818 - 81 682

Fastighetsägarinvesteringar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

Fastighetsägarinitierande investeringar -100 000 -99 400 -600

Hyresgästanpassningar -10 000 -10 400 600

Summa fastighetsägarinvesteringar -110 000 -110 000 0

Nyinvesteringar gata/park/trafik, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse

Cykel- och gångvägar -30 000 -30 000 0

Summa gata/park/trafik -30 000 -30 000 0

Summa investeringar kommunstyrelsen -802 500 -385 077 -417 423

(8)

2 Viktiga förändringar

Det digitala kontoret

Arbetet med projektet ”Det digitala kontoret” inleddes under våren. Det är en del av arbetet inför evakueringen av Turebergshuset och att kommunen ska flytta till några olika platser vid årsskiftet.

Syftet är dels att minska pappersmängden, framför allt inom de många närarkiv som finns i Turebergshuset, dels att ta ett stort steg mot en digital hantering av dokument och information i processer som idag är pappersbaserade och manuella. Arbetet leds av e-arkivarie och

digitaliseringsstrateg och sker i nära dialog med kontor och avdelningar inom kommunledningskontoret.

Innan sommaren genomfördes workshops med samtliga kontor som syftade till att kartlägga nuläget och planera för insatser under hösten. Under sommaren inrättades en central skanningorganisation som ska arbeta med att omsätta pappershandlingar till digitala dokument. Särskilda skanners köptes in och ett antal visstidsanställda arkivarier och administratörer rekryterades för att arbeta med skanningen.

Transitering

Under våren transiterades tjänsteområdet server- och applikationsdriften och arbetet med transitering av nätverk och kommunikation har inletts under augusti. Transitering av IT-arbetsplats planeras att påbörjas i oktober och samtliga kvarvarande transiteringar bort från Tietos leverans planeras slutföras under 2019. Uppbyggnad av servicedesk i den kommunala organisationen pågår.

EU-val

Under våren planerades och genomfördes valet till Europaparlamentet, vilket innebar att vallokaler och förtidsröstningslokaler fastställdes, röstmottagare rekryterades, valmaterial beställdes, utbildningar organiserades och genomfördes. Valet genomfördes i maj med mycket god kvalitet och utan

rapporteringar om avvikelser.

Bolagskoncernen

Ett strukturerat och regelbundet arbete med bolagskoncernen på en kommunövergripande nivå har startats under 2019 med gott resultat. Exempel på detta är uppdraget SOLOM 2.0 samt den ekonomiska delen i direktivet för Sollentunahem AB, att bygga 1 500 lägenheter.

Förmånsnavet

Under augusti lanserades Förmånsnavet, en förmånsportal för kommunens alla medarbetare. Via Förmånsnavet går det att få en samlad bild av bland annat förmåner, lön, semester och pension.

Omorganisationer

I mitten av augusti trädde en ny organisation i kraft inom Samhällsbyggnadsavdelningen. Tio enheter blev fem med syfte att hålla ihop en robust och effektiv samhällsbyggnadsprocess. Med den nya tydliga organisationen som grund har medarbetardriven verksamhetsutveckling påbörjats inför hösten, till exempel arbete med en gemensam projektmodell.

En mindre omorganisation är gjord från 1 september på ekonomiavdelningen. Alla större system samlas under redovisningsenheten för att uppnå en mer effektiv hantering i arbetet med rapportering och uppföljning.

(9)

3 Nya data och resultat

En revisionsrapport angående granskning av pensionsredovisningen är genomförd och redovisas till kommunstyrelsen i september. Pensionsredovisningen är ett samarbete mellan ekonomiavdelningen och personalavdelningen. Revisorerna var mycket nöjda med kommunens redovisning. Några rekommendationer lämnades, bland annat rutin vid inrapportering till KPA samt att minska sårbarheten i arbetet med pensioner.

Kommunens dataskyddsombud lämnade sin första tillsynsrapport över kommunens

personuppgiftshantering i slutet av våren och konstaterar i den att kommunen har en generellt bra status vad avser GDPR-uppfyllelse; de dagliga arbetsflödena är kontrollerade och kartlagda, centrala anvisningar och rutiner har utarbetats, det finns en organisation för samordning av frågan i kommunen och en organisation för att hantera registerutdrag. Dataskyddsombudet pekar också på

utvecklingsområden, bland annat behovet av ett mer strukturerat GDPR-arbete inom

utbildningsområdet. Rapporten hanterades i kommunstyrelsen 3 juni och i samband med det fick kommunledningskontoret i uppdrag att utreda behovet av ett kvalitetsledningssystem, något som dataskyddsombudet pekat på i rapporten är viktigt för det fortsatta arbetet.

Den årliga politikerenkäten med frågor om nöjdhet med beslutsunderlag och tjänstemännens

kompetens och servicekänsla har genomförts och sammanställts. Svarsfrekvensen har ökat sedan förra året men den är fortfarande förhållandevis låg. En arbetsgrupp på kansliet har fått i uppdrag att analysera svaren och ta fram åtgärdsplan för de områden som behöver förbättras. Generellt sett är nöjdheten i nivå med förra årets enkät och relativt god.

Jämixresultatet som helhet har förbättrats mot förra året, 113 för 2019 samt 110 för 2018. Nyckeltalen skillnad i lön, karriärmöjlighet och skillnad i sysselsättningsgrad är där Sollentuna kommun har minst skillnad mellan kvinnor och män. Medan den är störst för nyckeltalen lång sjukfrånvaro och skillnad i andel tillsvidareanställda.

(10)

4 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Ansökta medel tom augusti 2019 Inbetalda medel tom augusti 2019

Trafikverket 0 1 539

Trafikverket har hittills i år betalat ut 1,5 miljoner kronor av den statliga medfinansieringen av regionalt cykelstråk. Beloppet ligger dock fortfarande centralt i kommunen, och har inte konterats ut på projekten. Det kommer att göras under september månad. Av de beviljade bidragen om totalt 29 miljoner kronor som söktes 2015 återstår nu ca 11 miljoner kronor att erhålla, givet att kommunen upparbetar motsvarande kostnader.

(11)

5 Riktade budgetmedel

Nivåpåverkande

förändringar, tkr Budget

2019 Prognos Avvikelse Kommentar

E-handel - 1 200 -1 200 0

Brandkåren Attunda -2 000 -1 600 400 Beror på förlängd hyra Förstärkning ordningsvakt -1 000 -2 700 -1 700 Kostnaden väntas bli högre än

tilldelade medel

Kommunrevisionen 1 800 1 800 0

Minskade lokalkostnader 3 000 3 000 0

Digitalisering -1 000 -1 000 0

Nämnd -2 200 -2 200 0

Tillfälliga satsningar Allmänna val 2018, EU val

2019 2 000 2 000 0

IT-upphandling -2 500 -12 100 -9 600

Projektet är försenat och riktade medel 2018 användes ej.

Kostnaden för transitering väntas bli högre än tilldelade medel 2019

E-arkiv -1 000 -1 000 0

De resurser som skulle arbetat med utvecklingen av e-arkivet har tagits i anspråk i projektet "Det digitala kontoret"

sollentuna.se -1 500 -1 500 0

(12)

6 Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrning handlar om hur vi genomför vårt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, föreskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad

kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfylls. I kvalitetsstyrning en redovisas reellt utfall av verksamheten för den tid rapporten omfattar.

Kvalitetsfaktorer:

6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare

Sollentuna kommun ska vara en trygg kommun att bo, arbeta och verka i. För det krävs ett gott samarbete inom den kommunala organisationen och mellan kommun, polis, brandkår, företag och föreningar.

Under året har kommunledningskontoret arbetat för att skapa god samordning i trygghetsarbetet. Det har skett genom EST – Effektiv samordning för trygghet – en met od som ska underlätta

informationsdelning och skapa god grund för att insatser ska sättas in där de gör mest nytta.

Arbetet består i att ta fram gemensamma operativa veckolägesbilder tillsammans med polisen och Sollentunahem. De områden som omfattas av arb etet är för tillfället Edsberg och Tureberg. Dessa veckolägesbilder sammanställs därefter i en månadsrapport som gås igenom på strategiska

planeringsmöten. Detta sker för att analysera de inrapporterade händelserna för att kunna upptäcka återkommande probl ematik och vidta gemensamma åtgärder riktade mot den problematik som framkommit. Modellen möjliggör för kommunen att samordna sina gemensamma resurser mot ett problemområde så att man kan uppnå största möjliga effekt av arbetet.

Arbetet med EST fördjupning kring narkotikaproblematiken i Edsberg startade i december 2018 och har fortsatt under perioden, med externt stöd av Malmö universitet. Samordning av detta sker på kommunledningskontoret. Fördjupningen kommer resultera i en åtgärdsplan. Denna åtgärdsplan kommer utgöra ett stöd för respektive verksamhets trygghetsarbete. Nästa steg kommer bli att starta upp ett motsvarande fördjupningsarbete för Tureberg.

Vid tidpunkten för delårsrapporten är antalet kommundelar som ingår i EST fortfarande två till antalet.

Säkerhetsfunktionen har utökats med ytterligare en trygghetssamordnare som har fått i uppdrag att arbeta med utökningen av EST till ytterligare kommundelar. Prognosen för året är att målvärdet för året kommer att uppnås även om det inte gör det under rapp orteringsperioden.

Kvalitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Antal kommundelar som ingår i EST -

samarbetet - 2 2 4

Kommentar

Vid tidpunkten för delårsrapporten är antalet kommundelar som ingår i EST fortfarande två till antalet.

Kommunen har utökat med ytterligare en trygghetssamordnare, som har fått i uppdrag att arbeta med utökningen av EST till ytterligare kommundelar.

Kvalitetsfaktorer:

6.2 Delaktighet i samhället

Alla som bor i Sollentuna ska känna att de är en del av vår kommun och för att lyckas med integration bör nyinflyttade sollentunabor liksom de som bott här hela sitt liv vara öppna och nyfikna på varandra.

I ett öppet och inkluderande samhälle finns trygghet och styrka.

Under 2018 har kommunledningskontoret haft tre extratjänster. Syftet med extratjänster är att

stimulera anställningar av personer som har svårt att få ett arbete utan stöd och målet med extratjänst är att det ska på sikt öka möjligheterna till att få en osubventionerad anställning. Kommunens

(13)

l edningsgrupp har beslutat att under 2019 arbeta vidare med de tre påbörjade extratjänster som finns i kommunens verksamhet, detta då Arbetsförmedlingen inte kommer att besluta om några nya

anvisningar under 2019.

Indikatorn för antal praktik - eller subvent ionerade arbetsplatser för nyanlända gäller de tre extratjänsterna som fullföljer sina respektive anställningsperioder.

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Antal praktik - eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända. 3 3 3

Kommentar

Måluppfyllelsen är uppnådd för indikatorn.

Kvalitetsfaktorer:

6.3 God extern service

Sollentuna kommun arbetar för att förenkla för invånare och företagare att komma i kontakt med kommunen och hantera inkomna ärenden så snabbt som möjligt.

Kontaktcenter är kommunens externa kundtjänst. I nuläget uppnås inte uppsatta målvärden. Detta beror på att kontaktcenter har haft personalbrist i form av sjukfrånvaro och lediga tjäns ter. Ny personal har rekryterats och börjat under perioden. Det tar dock ett tag att lära sig området man svarar för och därför kan kunderna skatta ett lägre betyg än satt målvärde.

Prognosen för hösten ser i nuläget bra ut. Serviceenheten når dock inte ri ktigt upp till årets målvärde för kvalitetsindikatorerna men avvikelsen är marginell.

Två av kvalitetsindikatorerna är särskilt utvalda och följs upp i målstyrningen under "ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare".

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens

webbplats (index) 57 59 - 59

Kommentar

Denna kvalitetsindikator mäter ett prioriterat utvecklingsområde och följs upp i målstyrningen 2019.

Tillgänglighet e - post på Kontaktcenter

- Andel skriftliga svar inom en dag 95 % 96 % 93,5 % 95 % Kommentar

Utfallet är lägre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 97,8 %.

Medelvärde av bedömning gällande nöjdhet

med Kontaktcenter 4,1 4,2 4,1 4,2

(14)

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Andel invånare som upplever en hög

lösningsgrad på Kontaktcenter 72 % 74 % 73,2 % 74 %

Kommentar

Utfallet är marginellt lägre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 74,3 %.

Tillgänglighet e - post (KKiK ) - Andel svar på

e - post inom en dag 98 % 94 % - 95 %

Kommentar

Kvalitetsfaktorer:

6.4 Bra beslutsunderlag

Beslutsunderlagen är en väsentlig del av beslutsprocessen i den kommunala organisationen. Om underlaget i form av tjänsteutlåtanden, rapporter, yttranden och protokoll är innehållsrika, begripliga och välskrivna ger det kommunens förtroendevalda en bra grund att stå på när beslut ska fattas.

I sl utet av våren genomfördes den årliga politikerenkäten. Den visar att nöjdheten med

beslutsunderlagen inför möten i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen är generellt sett god och förutsättningen för att den skall fortsätta ligga på en hög nivå likaså. Det genomsnittliga betyget har förvisso gått ner något sedan förra året men förändringen är marginell. Hänsyn bör tas till att det är ny mandatperiod. Inför nästa år kommer kansliet ta fram ett nytt underlag eller komplettera enkäten med en eller flera fokusfr ågor för att kunna få en tydligare bild kring vissa saker. Den totala

svarsfrekvensen har ökat med 28 procent jämfört med föregående års enkät. Eftersom det alltjämt är relativt få som svarar och förändringarna är marginella jämfört med tidigare år är det svårt att dra mer långtgående slutsatser.

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Genomsnittligt betyg i politikerenkäten

avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunstyrelsen

4,4 4,5 4,4 4,5

Kommentar

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och förutsättningen är att den skall fortsätta ligga på en generellt hög nivå. Det genomsnittliga betyget har gått ner något men detta är marginellt.

Genomsnittligt betyg i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för kommunfullmäktige

4,4 4,6 4,5 4,6

Kommentar

Nöjdheten med beslutsunderlagen är generellt god och förutsättningen är att den skall fortsätta ligga på en generellt hög nivå. Det genomsnittliga betyget har gått ner något men detta är marginellt

(15)

Kvalitetsfaktorer:

6.5 Rättssäker informationshantering

Detta är ett utvecklingsområde och prioriteras i målstyrningen 2019. Utvald kvalitetsindikator och nämndens arbete med att uppn å förbättrat resultat kommer redovisas i uppföljning av målet för

"effektiva kommunövergripande processer".

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Andel genomförda åtgärder utifrån KLASSA - - - 100 %

Kommentar

Kvalitetsfaktorer:

6.6 Sveriges bästa företagsklimat

Arbetet med att kartlägga och identifiera områden för insatser i syfte att utveckla olika aspekter av bygglovsverksamheten fortgår. Då en intern process pågått för att omorganisera

samhällsbyggnadsavdelningen, har det konkreta arbetet förskjutits i tid. Nu finns en ny organisation på plats, och arbetet tillsammans med bygglovsenheten väntas därför kunna på börjas i september.

Ett annat arbete som påbörjats för att effektivisera vår organisation och för att ge god service, handlar om inkommande förfrågningar om etableringar eller expansion av befintliga verksamheter.

Näringslivsenheten, kontaktcenter, strateg iska lokalenheten, planenheten och exploateringsenheten arbetar för att ta fram bra rutiner för mottagande och hantering av de förfrågningar som kommer in.

Ytterligare en insats där planering påbörjats handlar om att ge ett samlat stöd till företagare som vill etablera sig i kommunen eller som vill utöka sin befintliga verksamhet. Ambitionen är att pröva en lotsande metod med fysiska möten för företagare som vid ett och samma tillfälle får träffa

tjänstepersoner från de specifika myndighetsområden den enski lda företagaren är i behov av att träffa.

Det är centralt för näringslivsarbetet att ha en god dialog med det lokala näringslivet och informera om arbetet som sker för att stärka näringslivsklimatet. Det har skett på olika sätt. Nyhetsbrev har skickats ut, en näringslivslunch med fokus på resultat i olika undersökningar (Svenskt Näringsliv och NKI) och ett antal företagsbesök har genomförts. Dessutom har en företagspromenad arrangerats tillsammans med Svenskt näringsliv, där lokala företagare, chefstjänstep ersoner och politiker fått tillfälle att samtala om hur det lokala näringslivsklimatet kan utvecklas.

Dialog och samverkan har skett i samband med att årets företagare och nyföretagare i Sollentuna utsågs. Detta arrangemang, där också elever som drivit UF - företag (Ung Företagsamhet) i kommunen, innovationshubben The Factory (Wellstreet) och deras start up - bolag medverkade, genomfördes tillsammans med Företagarna Sollentuna och Nyföretagarcentrum i Sollentuna. Arrangemanget syftade till att lyfta fram kommun ens framgångsrika företag och låta dem vara en källa för inspiration.

De vinnande företagen har sedan lyfts fram på olika sätt, bland annat genom filminspelning.

Ett annat sätt att informera och ta in företagarnas synpunkter är genom utbildningar i upphand ling som

(16)

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Nöjd - Kund - Index totalt i SBA:s

servicemätning/SKL:s öppna jämförelser Företagsklimat

70 67 69 75

Kommentar

Sollentuna kommuns resultat för det totala NKI är 69, vilket är två enheter högre jämfört med 2017.

Ranking lokalt företagsklimat, placering 2 5 - 1

Kommentar

Rankingen kommer i september

Kvalitetsfaktorer:

6.7 God fysisk och social arbetsmiljö

Systematiskt arbetsmiljöarbete

Arbetsmiljön kartläggs genom årliga medarbetarenkäter, fysisk arbetsmiljörond, uppföljning av KIA - anmälningar samt sammanställning av sjukfrånvaro och personalomsättning.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs genom regelbundna APT - möten där frågor kring arbetsmiljön på enheterna lyfts. Medarbetarenkätens resultat har redovisats och handlingsplaner ska tas fram se nast den 30 september.

Medarbetarsamtal och lönesamtal

Alla medarbetare har såväl medarbetarsamtal som lönesamtal. Under 2018 har nya mallar för medarbetarsamtal arbetats fram utifrån kommunens kärnvärden. Löneöversynen har skett och i

processen ingår att ha lönesamtal. Genom medarbetarenkäten följs sedan upp att samtliga medarbetare har ett årligt medarbetarsamtal och lönesamtal.

Attraktiv arbetsgivare och strategisk kompetensförsörjning

För att vara en attraktiv arbetsgivare och för att ha en strategisk k ompetensförsörjning erbjuds medarbetarna möjlighet till utbildning eller andra kompetenshöjande åtgärder. Sådana åtgärder tillhandahålls dels på initiativ av chef men även genom dialog eller på förfrågan från medarbetaren själv. Genom att byta arbetsuppgif ter kan det skapas ett intresse kring nya frågor och kompetensen kan breddas. Avgångssamtal genomförs enligt framtagen mall med de medarbetare som avslutar sin anställning. Rekrytering och introduktion av nyanställda planeras och genomförs på ett så genomt änkt och strukturerat sätt som möjligt.

Det är uttalat att kontaktcenter skall vara som en plantskola för kommunen och har fått en extra resurs för att detta ska fungera smidigt. Kontaktcenter anställer högskoleutbildad personal som arbetar inom områdena " Bygg - och trafik", "Stöd - och omsorg", "Kultur - och utbildning" eller i kontaktcenter entré (där man svarar på frågor inom alla områden). Det skapar god grund för intern rörlighet och de senaste åren har flera medarbetare gått vidare till andra kontor.

Akt iva åtgärder mot diskriminering

Enligt den kommungemensamma processen ska avdelningarna ha identifierat vilka risker för

diskriminering, repressalier eller andra hinder för enskildas lika rättigheter och möjligheter som finns i deras verksamhet. Efter anal ys av orsakerna till hindren ska planer för att åtgärda dessa tas fram.

Medarbetarna inom kontaktcenter kan få in samtal som kan vara diskriminerande, till exempel. att en kund inte vill prata med en person med utländskt namn. Det finns en rutin hur man sk a handskas med samtal som är diskriminerande. Medarbetarna ska aldrig behöva acceptera diskriminering.

HR - processerna har genomlysts utifrån ett diskrimineringsperspektiv.

(17)

Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaroökningen förklaras av en ökning av ärenden med längre sjuk skrivningsperiod.

Rehabilitering sker i enlighet med de rutiner som finns och stöd ges av HR. Införande av det digitala dokumentationsverktyget Adato pågår.

Medarbetarenkät

Under våren 2019 genomföres en medarbetarenkät för att få en nulägesbild över hur m edarbetarna uppfattar sitt arbete, arbetssituation och kommunen som arbetsgivare. Svarsfrekvensen för

kommunledningskontoret blev 94 procent vilket är ett högt deltagande som gav ett tillförlitligt resultat.

HME resultatet visar att våra medarbetare är mer a motiverade medan resultatet för styrning och

ledarskap har gått ner. Resultatet används för att utveckla och förbättra verksamheten och arbetsmiljön på arbetsplatsen, där varje arbetsplats tar fram handlingsplaner under hösten utifrån sitt resultat.

Kv alitetsindikator Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Sjukfrånvaro i % 3,8 % 4,7 % 5,7 % 5 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 4,4 procent.

Personalomsättning, extern (%) 10,9 % 13,2 % 13 % 16 %

Kommentar

Utfallet är lägre i jämförelse med samma period 2018 vilket var 14,1 procent.

HME (hållbart medarbetarengagemang) 82,8 - 80,5 80

Kommentar

Utfallet är lägre i jämförelse med 2018 vilket var 82,8 men ligger över målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

Andelen som svarar positivt på frågorna om styrning i medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)

81,1 % - 79,4 % 80 %

Kommentar

Utfallet är lägre än 2018 men ligger nära målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)

82,7 % - 83,9 % 80 %

Kommentar

Utfallet är högre än 2018 uppnår målvärdet om 80 procent trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

Andelen som svarar positivt på frågorna om ledarskap i medarbetarenkäten (HME - delen) (%)

90,3 % - 84,9 % 85 %

Kommentar

Utfallet är lägre än 2018 men ligger nära målvärdet trots att stora delar av kommunledningskontoret genomfört en omorganisation.

(18)

Kvalitetsfaktorer:

6.8 God intern service

Detta är utvecklingsområden som kommunledningskontoret valt att prioritera i målstyrningen 2019.

Utvalda kvalitetsindikatorer och nämndens arbete med att uppnå förbättrade resultat kommer redovisas i uppföljning av målen för "enklare vardag för medarbetare och chefer" och "effektiva kommunövergripande processer.

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärd e 2019 Medelvärde av chefers/specialisters nöjdhet

med kommunledningskontorets stöd i centrala processer

- 4,3 - 4,5

Kommentar

Andel nöjda till mycket nöjda med sin IT -

arbetsplats (%) - 54 % - 75 %

Kommentar

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med

den samlade bedömningen av Solsidan (%) 84 % 81 % - 85 % Kommentar

(19)

7 Målstyrning

Målstyrning fokuserar på utveckling och att skapa större förändringar. Här redovisas en prognos för hur måluppfyllelsen kommer att vara vid årets slut.

Övergripande mål:

7.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

7.1.1 Ökad service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare

Sollent una kommun arbetar för att erbjuda moderna, användarvänliga och tillgängliga tjänster och lösningar, bland annat genom en webbplats som underlättar och effektiviserar kontakten med kommunen. Arbetet med att ta fram en ny webb pågår enligt fastställd projek t - och tidplan. Den nya webben planeras vara klar till december. Hittills har arbetets fokus varit på fastställande av

designskisser och konceptmanér.

Kontaktcenter har som mål 2019 att minska kundärenden till kommunen genom förbättringar i kundflödet. I p rincip innebär det att kommunens information på webb, i e - tjänster och i olika typer av informationsutskick ska vara så enkel och tillgänglig som möjligt för invånare och företagare.

Det första steget i processen var att identifiera lämpliga områden att in leda samarbete med kontoren kring. Kontaktcenter har valt ut områdena:

förenkla barnomsorgsfakturan

förenkla för de kunder som söker bygglov

förenkla för kunderna som behöver lägga till en familjemedlem som inte har personnummer i barnomsorgssystemet

öka t illgängligheten för kunderna som söker sina biståndsbedömare på vård - och omsorgskontoret samt socialkontoret.

Statistik har tagits fram för att se hur många som kontaktar kontaktcenter inom dessa områden idag.

En plan har tagits fram inom varje område och ska i nästa steg presenteras för cheferna på kontoren.

Tanken är att det sedan ska utmynna i ett samarbete kring frågorna tillsammans med kontoren.

Utifrån genomförda och planerade aktiviteter prognostiseras målet att uppnås.

Indikatorer Utfall

2017

Utf all 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Webbesökarnas nöjdhet med kommunens

webbplats (index) 57 59 - 59

Kommentar

Undersökningen kommer att genomföras under hösten.

Tillgänglighet e - post (KKiK) - Andel svar

inom en dag 98 % 94 % - 95 %

Kommentar

Undersökningen genomförs via en extern servicemätning under hösten.

(20)

Övergripande mål:

7.2 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

7.2.1 En attraktiv arbetsgivare

Arbetet med arbetsgivarmärket fortsätter. En kommunikationsplan med aktiviteter är framtagen . Ett förslag för nytt annonskoncept har tagits fram och kommer att implementeras under året. Enkäter för nyanställda för 2018 har följts upp och en reviderad version är framtagen. Enkäter för nyanställda för 2018 har följts upp och utfallet visar att 98.9 procent av medarbetarna i kommunen upplever

rekryteringsprocessen som bra eller mycket bra, för kommunledningskontoret är den siffran 91,6 procent. Insatser för att öka svarsfrekvensen har genomförts.

Ett nytt rekryteringsverktyg är upphandlat och kommer att implementeras under hösten. Verktyget stödjer kompetensbaserad rekrytering. En e - utbildning inom rekrytering är upphandlad och anpassas till Sollentuna under våren och implementeras under hösten. Samtliga chefer som ansvarar för

rekryteringar bör gå e - utbildning eller intern utbildning inom rekrytering.

Introduktionsdagar för nyanställda genomförs två gånger per år. I arbetet för strategisk kompetensförsörjning ska samtliga förvaltningar ta fram en plan för att attrahera och rekrytera medarbetare.

Pågåe nde kompetensutvecklingsinsatser fortsätter under 2019 med bland annat

ledarutvecklingsprogrammet, ledarskapsakademin, medarbetarakademin, samhällsbyggnadsakademien och mentorprogrammet.

Arbete med revidering av samverkansavtalet kommer att påbörjas under hösten och pågå även under 2020. I denna process kommer också samarbete med skyddsombud utvecklas genom implementering av gemensamt arbetssätt och utbildning i arbetsmiljö. En skyddsombudsgrupp i projekt nya

Turebergshuset är bildad och regelbundna möten ä r planerade. En samverkansgrupp för kommunledningskontoret är bildad och har påbörjat sitt arbete.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Andelen som svarar positivt på frågan om

"arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i

medarbetarenkäten (%)

63,3 % - 69,2 % 70 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med senaste mätning vilket var 63,3 % och visar på en positiv utveckling.

Andelen som svarar positivt på frågan om

"samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).

68,1 % - 69,8 % 70 %

Kommentar

Utfallet är högre i jämförelse med senaste mätning vilket var 68,1 % och visar på en positiv utveckling.

(21)

Nämndmål:

7.2.2 Effektiva kommunövergripande processer

Den information som skapas i eller inkommer till organisationen ska hanteras på ett effektivt och informationssäkert sätt. Informationen ska finnas tillgänglig under hela livscykeln för både interna och externa intressenter som efterfrågar den.

Kansliet har under flera år försökt driva ett arbete med att minska mängden oavslutade ärenden i ärendehanteringssystemet Public 360. Situationen med ärenden s om ligger öppna fast de egentligen borde vara stängda skapar problem i samband med begäran om att få ut allmänna handlingar och försvårar för registrator, arkivarie och informationssäkerhetssamordnare att kunna utföra tillsyn och kvalitetskontroller på ver ksamheternas informationshanteringsprocess. Detta innebär att handlingar som borde ha arkiverats inte har arkiverats i enlighet med gällande arkivlagstiftning.

Ett arbete pågår där samtliga nämnder genomlyser ärendetyper och handläggningstider för att kunn a ha ett riktvärde att förhålla sig till för att ärendebalansen skall kunna upprätthållas. I samband med inventeringen av systemen inom projektet "Det digitala kontoret" har det påvisats var det finns behov av informationssäkerhetshöjande åtgärder.

I april 2019 fanns det 2 821 öppna ärenden, som startades under åren 2010 - 2015, under behandling i Public 360. I början av maj bad kansli - och säkerhetsenheten alla registratorer på kontoren att

informera alla chefer i verksamheten att samtliga handläggare skulle avsluta samtliga icke pågående ärenden med uppföljning av huvudregistrator den 31 augusti. I samband med denna uppföljning fanns det totalt 750 antal öppna pågående ärenden, en kraftig minskning således och relativt nära målvärdet som är satt: att avsluta 75 procent.

Under 2018 genomförde kansli - och säkerhetsenheten workshops med samtliga kontor i syfte att identifiera åtgärder som kontoren behövde genomföra för att få en god personuppgiftshantering. För ändamålet användes systemet KLASSA. Under våren har fem stickprovskontroller genomförts för att kontrollera om åtgärder vidtagits. Kontrollerna har gjorts på system som hanterar särskilt känsliga personuppgifter. Resultatet av den nya klassningen är mycket glädjande och antalet "uppfyller inte alls" har mi nskat från 9 till 4 och "uppfyller helt" har ökat från 3 till 9 för det aktuella systemet.

Ny bolagspolicy och reviderade ägardirektiv för bolagen beslutades av fullmäktige den 13 juni.

Respektive bolag höll stämma den 27 juni och antog de nya styrdokument en och direktiven är publicerade på kommunens webbplats.

Arbetet pågår att sammanställa den långsiktiga ekonomiska analysen för kommunkoncernen och det är andra året analysen sammanställs. Generellt är förutsättningarna betydligt bättre i år för att progno sen ska bli bättre underbyggd och få en större säkerhet. En anledning till förra årets osäkerhet var främst två av bolagens prognoser.

Ett arbete med att ge stöd i kommunövergripande processer så som inköp, rekrytering och lönebildning pågår och chefers/sp ecialisters nöjdhet kommer att utvärderas under hösten.

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019

Andel genomförda åtgärder utifrån KLASSA - - - 100 %

(22)

Nämndmål:

7.2.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer

För att kommunens medarbetare ska kunna fokusera på de kommunala kärnuppgifterna måste det finnas välfungerande arbetsverktyg och en intern serviceorganisation som stöd. En välfungerande IT - arbetsplats, moderna kommunikationssätt, en servicedesk som bistår vid problem och beställningar och felanmälningar som kan göras på ett enkelt sätt är exempel på stöd som underlättar vardagen.

Ett stort arbete under 2019 är att förflytta leveransen frå n Tieto till nya leverantörer samt att bygga upp en egen Servicedesk i den kommunala organisationen. Utvecklingsarbeten har därmed begränsats till införande av Skype samt uppgradering till Windows 10 och fortsatt utvecklingsarbete som kan underlätta för ch efer och medarbetare inleds under 2020. Skype har införts som ett led i att bättre möjliggöra distansmöten. Återstår fortsatt arbete med att säkerställa effekter av införandet, att förflytta organisationen beteendemässigt till att välja distansmöte framför fysiskt möte.

Arbete med att förenkla beställningar till internservice har gjorts och nu kan personal både ringa, e - posta och komma förbi internservice för att utföra en beställning. Internservice har även tagit över arbetet med sommarjobben i kommunen, n ågot som förenklar för medarbetare och chefer som lätt kan komma i kontakt med internservice i dessa frågor. I övrigt har internservice arbetat mycket i

Turebergshusprojektet för att se hur de skall arbeta för att hålla god kvalitet även under en

evakuerin gsperiod men även i det nya Turebergshuset. Kommunens leasade bilar ska samlas till en gemensam bilpool under internservice. Upphandling av körjournaler pågår. Nästa steg är att installera körjournalerna i bilarna och starta bilpoolen. Alla kommunens bilar kommer inte att ingå i bilpoolen under flytten till The Factory. En sammanslagning kommer ske vid återflytt till Turebergshuset.

Upphandling av rekryteringsverktyg och rehabiliteringsverktyg är genomförda. Implementering sker under hösten. Arbetet med att digitalisera personalhandlingar pågår.

För att underlätta för medarbetare att hantera förmåner och minska blanketter har en förmånsportal införts. Under hösten påbörjas ett arbete med att undersöka vilka blanketter för löneunderlag som istället kan använd as i digital form

Implementering av Kunskapsnavet pågår. Portalen är ett enkelt och effektivt sätt att administrera, genomföra och följa upp alla typer av utbildningar. E - utbildning i rekrytering är upphandlad och kommer att implementeras i Kunskapsnavet. Ytterligare utbildningar kommer tas fram och läggas in i Kunskapsnavet under året .

BIBA Power BI började lanseras vid årsskiftet och är Sollentuna kommuns analysverktyg för uppföljning. Det ersätter det gamla BIBA. Ekonomirapporterna har fått en ny layout,

inköpsrapporterna är förbättrade, personal - och verksamhetsdata är under utveckling.

Utifrån genomförda och planerade aktiviteter prognostiseras målet att uppnås .

Indikatorer Utfall

2017

Utfall 2018

Utfall T2 2019

Målvärde 2019 Andel nöjda till mycket nöjda med sin IT -

arbetsplats (%) - 54 % - 75 %

Kommentar

Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med

den samlade bedömningen av Solsidan (%) 84 % 81 % - 85 % Kommentar

(23)

8 Kommunledningskontorets uppdrag

Uppdrag Utförande Beredning

Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019

Utbildningsnämndens inventering av lokalbehov påbörjades i maj och förväntas kunna antas i nämnden i oktober.

Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en

vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016 - 06 - 29

En ny tidplan är beslutad av klimatnämnden. Arbetet med vattenplanen ligger i fas med den tidplanen.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv

fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.

Återrapportering ska ske t ill kommunstyrelsen årligen i samband med tertialrapport 2, med början 2017.

Avsatta medel för strategiska fastighetsförvärv har fördelats till åren 2019 - 2021 i

exploateringsprognosen. Under augusti månad förvärvades en fastighet i Väsjöområdet för att säkra mark för förskola/skola.

Möjlighet till utveckling av kommunens mark pågår integrerat med löpande projekt.

Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av

projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för h yresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500. Återrapportering av ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialrapport 2, med början 2017.

Ett förnyat projektdirektiv för Väsjön antogs av

kommunstyrelsen 2017 - 06 - 12

§1 14. Där framgår att "Antalet byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500" (se sid 8 i Projektdirektiv Väsjön 2016/0650).

Synålen:

Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik - och fastighetskon toret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan

finansieras, anläggas och förvaltas.

Den tänkta fastighetsregleringen har inte genomförts. Projektet har pausats till dess att nya direktiv ges.

Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med

En revidera d parkeringsplan ska ut

(24)

Uppdrag att genomföra en evakueringsutredning inför ombyggnation av

Turebergshuset

Förstudie avseende Nya Turebergshuset där evakuering ingår red ovisas till KS och KF under september månad.

Tillfälliga lokaler är lösta för alla kommunala verksamheter som behöver lämna Turebergshuset under renovering och

ombyggnationen.

Uppdrag om att införa IT - filter i kommunal verksamhet

Kommunstyrelsen behandlade 2018 - 12 - 17 ett ärende om webbfilter och beslutade då att sådant filter ska införas under 2019 i samband med att IT - driften överförs från nuvarande leverantör till ny leverantör efter genomförd upphandling. Webbfiltret ska finansieras i budget 20 20.

Eventuella kostnader för filtret under 2019 ska redovisas i delårsrapporten.

Några kostnader har ännu inte uppkommit och därför finns det inga kostnader att redovisa i delårsrapporten. Inom utbildningskontoret pågår för närvarande en diskussion om att webbfilter kanske inte är rätt lösning för skolornas del. Under hösten kan

kommunledningskontoret komma att föreslå kommunstyrelsen förändringar i tidigare fattat beslut.

Uppdrag att ta fram en strategi för det fortsatta arbetet med att genomföra åtgärds programmet mot buller i de delar som berör Trafikverket

Arbete med bullerstrategin pågår.

Slutrapportering kommer att ske i slutet av 2019.

Uppdrag att genomföra en behovs - och

lokaliseringsutredning för förskolebehovet i centrala Sollentuna.

Samverk an sker med övriga berörda aktörer (Sollentuna kommunfastigheter, utbildningskontoret,

samhällsbyggnadsavdelningen) om vilket lokaliseringsalternativ som är mest lämpligt.

Det ursprungliga behovet med en ny förskola till 2022 kommer efter utbildningsnämnde ns inventering av lokalbehov att senareläggas.

(25)

Uppdrag Utförande Beredning Uppdrag att initiera samtal med

berörda parter och utreda möjligheterna för uppstart av ett så kallat BID - koncept ((Business Improvement District) för centrala Tureberg

Status just nu

Medverkande aktörer:

Arbetsmöten och workshops har ägt rum.

Sollentuna kommun har bidragit med stöd gällande process, workshops och inriktning samt underlag för hur en ideell förening kan bildas.

Arbetsgrupper är bildade Fastighetsägaren Hembla har tagit på sig

ordförandeskape t i föreningen och har som ambition att sammankalla gruppen av medlemmar till ett konstituerande möte.

Aktiviteter som ska vara klara under hösten 2019

En förening ska vara bildad

Sollentuna kommun ska ha bestämt i vilken form kommunen ska medverka i BID - f öreningen

Sollentuna kommun ska återrapportera uppdraget till kommunstyrelsen i november 2019 Uppdrag gällande långsiktig

plan för Edsvik Arbetet löper på med

kontinuerliga avstämningar med KFK och SKAB. En

delrapportering ägde rum för majoritetens gruppledare 5 juni.

En eller två avstämningar ytterligare med gruppledarna kommer behövas innan uppdraget ska slutredovisas under senare delen av hösten 2019.

Följduppdrag

klottersaneringsarbete:

Uppdrag gällande inventering

Inventering pågår över

arbetsuppgifter som kan utföras av

(26)

Följduppdrag

klottersaneringsarbete: 1.

Natur - och tekniknämnden (trafik och fastighetsnämnden) ska i underlag till budget 2020 redogöra för förväntade kostnader för och dess effekter på klottersaneringsarbetet. 2.

Natur - och tekniknämnden (trafik - och fastighetsnämnden) ska återkomma med ny rapport till kommunstyrelsen under h östen 2019 om hur

klottersaneringsarbetet utvecklats under året.

Arbete pågår.

Uppdrag att i samband med arbetet med budget 2020 se över möjligheten att, i olika

omfattning, digitalisera kulturmiljöplanen och dess tillägg.

Kulturmiljöplanen och dess tillägg kommer att arbetas in i den digitala översiktsplanen.

Uppdrag att utreda

Eriksbergsskolans framtid Utredningen är genomförd och inväntar beredning i

ledningsgrupp.

Uppdrag att anlägga två nya hållplatser för närtrafiken, i närheten av Edsbergs äldreboende och i närheten av Edsbergs vårdcentral.

Utreds under 2019.

Kostnadskalkyl och

genomförandeplan ska tas fram inför ett investeringsbeslut.

Uppdrag om sociala företag och regelverk kring idéburet offentligt partnerskap (IOP)

Muntlig rapport över uppdraget har genomförts till KSAU i juni.

Ärendet kommer att tas upp i KS i oktober.

Uppdrag om medborgardialog kring digital kommunal service i Sollentuna

Hittills i år har arbetet fokuserat på att detaljera uppdraget samt planer a och förbereda

utvärderingen av e - tjänster och telefonintervjuer. Under augusti och september genomförs utvärderingar och intervjuer, data bearbetas och sammanställs.

Under oktober väljs områden ut för fortsatt arbete och under november planeras djupinter vjuer.

Under december arbetas lösningsförslag fram i enkla prototyper och testas i samverkan med intressenter.

(27)

Uppdrag Utförande Beredning Utredning av behovet av ett

kvalitetsledningssystem i arbetet gällande efterlevnad av EU:s dataskyddsförordning i Sollentuna kommun

En förstu die är påbörjad för att kartlägga vilket behov

dataskyddsombudet identifierat samt vilka eventuella lösningar som finns på marknaden. I kommunen finns idag ett kvalitetsledningssystem inom socialtjänstens verksamhet. För närvarande pågår ett arbete med att eventuellt möjliggöra en utbyggnad av detta

kvalitetsledningssystem brett i kommunen. Därför bör det utredas om det centrala

kvalitetsledningssystemsprojektet kan möta det behov

dataskyddsombudet identifierat.

För att kunna avgöra om det eventuella centra la

kvalitetsledningssystemet kan möta det behov

dataskyddsombudet identifierat kommer behovsinventeringen att fortsätta enligt plan.

Uppdrag att utreda säker cykelparkering vid pendeltågsstationerna i Sollentuna kommun

Arbetet kommer att påbörjas unde r 2020.

Uppdrag att utreda de lagliga och övriga förutsättningarna för skolpeng utomlands för

gymnasieelever

Utbildningsnämnden avser behandla ärendet i

november/december 2019.

Fullmäktigebeslut väntas senast i mars 2020.

8.1 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att ta fram en

markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling

Avsatta medel för strategiska fastighetsförvärv har fördelats till åren 2019 - 2021 i

exploateringsprognosen. Unde r augusti månad förvärvades en fastighet i Väsjöområdet för att säkra tillgång till mark för förskola/skola. Möjlighet till utveckling av kommunens mark pågår integrerat med löpande projekt. Ett exempel på detta är projektet Slangen, fd brandstationen, där lämplig markanvändning ska utredas (se dnr 2019/0303).

8.2 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön

(28)

9 Riskhantering - internkontroll

9.1 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras

Orsak

Medarbetare uppnår pensionsålder, nyckelpersoner slutar och det dröjer innan en motsvarande resurs finns tillgänglig.

Status Kontroll/åtgärd

Ingen avvikelse För att inte förlora kunskap och kompetens krävs att kommunen arbetar förebyggande.

Kommentar Tertial 2 2019

Risk från 2018 som kvarstod även 2019. Det fanns 2018 ett behov att rekrytera flera strateger inom HR bland annat på grund av pensionsavgångar. Dessa tjänster tillsattes under 2018 och 2019. I god tid innan

rekryteringar har chefen sett över vilken kompetenser som behövs och vilka som finns kvar på enheten, och omstrukturerat arbetsuppgif ter. Rekrytering har skett i god tid för svårrekryterade tjänster. För att ge de nya medarbetarna en så bra introduktion som möjlig har överlämning i största mån skett från den medarbetare som ska sluta.

9.2 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar

Orsak

Rekrytering kan dröja och då finns inte tid för överlämning.

Ingen avvikelse Identifiera om det finns nedskriven information och beskrivningar.

Mallar för kompetensöverföringssamtal och avslutningssamtal har sedan tidigare tagits fram av

personalavdelningen. Samtal ska genomföras med medarbetare som slutar sin anställning. I samband med delårsbokslutet 2018 kontrollerades att rutiner fanns och efterlevdes.

Introduktion är viktig för att n ya medarbetare enkelt ska kunna ta vid och känna sig trygg och bekväm i ny miljö. För att underlätta introduktion av nya medarbetare finns en framtagen process på Solsidan som kan användas som stöd.

I enkät till nyanställda frågas hur dessa uppfattar sin i ntroduktion. Fram till augusti 2019 visar enkäten att av nyanställda på kommunstyrelsen tycker 86 procent att introduktionen bidragit till att de snabbt kommit in i arbetsuppgifterna.

(29)

9.3 Personuppgifter hanteras inte i enlighet med GDPR

Orsak

Det finns ri sk att rutiner för hantering av personuppgifter enligt GDPR brister då det är ett nytt/utökat krav från och med 2018.

Kontroll ska göras på alla KLKs avdelningar.

Större avvikelse Följa upp personuppgiftsbiträdesavtal, PUB - avtal.

I dagsläget har 46 procent av de system vid kommunledningskontoret som kräver pub - avtal ett påskrivet pub - avtal. Samhällsbyggnadsavdelningen är inte inräknad, då de vid tidpunkten för mätningen genomför en systeminventering, och r apporterat ett nollvärde. Inkluderas samhällsbyggnadsavdelningens nollvärde har 25 procent av systemen ett påskrivet pub - avtal.

Av de stickprovskontroller som genomfördes är det endast pub - avtalet som är skrivet med kommunens mall som klarar sig utan anmär kningar. Övriga avtal, skrivna av leverantören, har större eller mindre brister. Två avtal har stora undantag beträffande ekonomiskt ansvar vid skada, undantag som kan bli kostsamt för kommunen.

Under hösten kommer arbetet att intensifieras med information till chefer och systemförvaltare. Uppföljning av Pub - avtalen kommer även inkluderas som en naturlig del av systemförvaltningsmodellen. Därutöver kommer en extra uppföljning av arbetet med Pub - avtalen genomföras.