Kartläggning av Sollentuna kommuns arbete med grön och hållbar IT
Bakgrund
Den 12 juni 2013 beslutade kommunfullmäktige i Sollentuna kommun att låta göra en
genomlysning av kommunens arbete med Grön- och hållbar IT. Kommunstyrelsen har därför av kommunfullmäktige fått i uppdrag att, inom ramen för IT-plansprocessen under 2014, och i samråd med arbetet kring energieffektiviserings- och klimatstrategierna, förbättra kommunens IT-miljö vad gäller resurs- och energiförbrukning samt sätta större fokus på hur IT i sig kan bidra till resurs- och energisnåla lösningar samt ökad effektivitet i verksamheterna (Grön IT).
Uppdraget
Grön och hållbar IT är att lägga ett miljömässigt och socialt perspektiv på IT. Ett systematiskt arbete med grön och hållbar IT är ett viktigt verktyg i kommunens klimatarbete och i arbetet med energieffektivisering. I juni 2014 presenterades en kartläggning ur livscykelperspektiv över klimatpåverkan från alla inköp i Sollentuna kommun. Ser man till enskilda poster är datorer den fjärde största klimatbelastande posten i kommunen.
Utgångspunkten i förstudien har varit att grön och hållbar IT i huvudsak har två perspektiv:
§ Minskad miljöpåverkan med stöd av IT – hur vi innovativt kan använda IT för att styra, mäta och reglera verksamhetens miljöpåverkan, vilket t ex kan innebära att vi använder IT för visualisering och styrning av fastigheters belysning, värme och kyla eller använder videokonferens istället för affärsresor.
Miljöpåverkan av IT – hur vi kan minska IT:s miljöpåverkan, såsom smartare styrning av datorer vilket t ex leder till minskad elförbrukning.
I uppdraget har ingått att genomföra en genomlysning av kommunens verksamheter när det gäller grön och hållbar IT. Denna genomlysning har i sin tur lett fram till förslag på ett antal förbättringsåtgärder.
Uppdraget har genomförts av Advania AB.
Representanter för följande förvaltningar har deltagit i kartläggningsarbetet:
§ Miljö- och byggnadskontoret
§ Barn- och utbildningskontoret
§ Trafik- och fastighetskontoret
§ Kommunledningskontoret:
- Miljö- och klimatstrateg - Personalavdelningen
- Ekonomiavdelningen (Upphandlingsenheten)
- Administrativa avdelningen (IT-enheten och internservice)
Den metod som använts i genomlysningsarbetet är GITaudit. Den baseras på en ny svensk standard, SS895400 Hållbar IT. Cirka 150 frågor har besvarats av förvaltningarna för att ta reda på var kommunen befinner sig idag. Det underlaget har sedan analyserats av TCO Development och utifrån det resultatet har arbetsgruppen genom två workshops gemensamt
tagit fram ett utkast till förslag på förbättringsåtgärder inom vilka områden Sollentuna
kommun kan utvecklas när det gäller grön och hållbar IT. TCO Development är en oberoende svensk aktör med uppdrag att driva på mot en mer hållbar IT-utveckling. TCO Development tog fram den första hållbarhetscertifieringen av IT-produkter redan på 1980-talet. Mer information om TCO Development och GITaudit på www.tcodevelopment.se/gitaudit Utgångspunkter för GITaudit-analysen har varit:
§ Båda perspektiven av hållbar IT har använts
§ Systematiskt arbete enligt ledningssystemstruktur är viktigt för att det ska vara ett långsiktigt arbete.
§ Uppföljning är viktigt för att skapa engagemang och kommunicera arbetet internt och externt
§ Det är viktigt att ta ansvar även för det man handlar upp eller outsourcar eftersom man kan påverka mycket genom att ställa krav i leverantörsledet.
§ Det är viktigt att ha ett hållbarhetsperspektiv på sin IT och inte begränsa det till bara miljö.
§ Förlänga livslängden och återanvända IT-produkter är bättre än att bara återvinna material eftersom en övervägande del av den miljömässiga och sociala påverkan sker i tillverkningsfasen.
§ Som i allt förändringarbete är delaktighet viktigt för att skapa nödvändig förståelse och engagemang. Processen för GITaudit-analysen är utformad för att skapa delaktighet.
Resultat
I jämförelse med andra
En jämförelse har gjorts med andra kommuner och organisationer, dels i den årliga
webenkäten GITindex 20131, dels i GITaudit2014 där andra kommuner och organisationer har genomfört denna mer omfattande genomlysning som Sollentuna kommun nu gjort.
Jämförelsen har gjorts utifrån två dimensioner, HUR-dimensionen och VAD-dimensionen.
Nedan redovisas Sollentuna kommuns poäng och ett snitt i GITindex respektive GITaudit.
Max är 100 poäng.
HUR –dimensionen specificerar de moment i arbetet som bör ske, dvs den övergripande processen.
Hur-dimensionen
Sollentuna kommun GITaudit 2014
Kommuner / landsting GITindex 2013
Alla organisationer GITindex 2013
Policy 29 31 30
Planering 42 25 25
Genomförande 40 27 27
Uppföljning 27 20 21
Medel 34 26 26
1 Enkäten har skickats till ett oberoende slumpmässigt urval av 1500 företag och organisationer med fler än 200 anställda samt ca 3 000 företag med färre än 200 anställda. Svarsfrekvensen var totalt 503 företag varav 29% var offentlig sektor.
HUR-dimensionen visar på hur mogen kommunen är att arbeta med förbättringsarbete inom grön och hållbar IT, dvs i vilken utsträckning arbetar vi systematiskt med policys, om arbetet med handlingsplaner och mål planeras, om det finns resurser och tydligt ansvar vid
genomförandet av handlingsplaner samt om vi följer upp och analyserar resultatet och förbättrar utifrån det. Sollentuna kommun har t ex framtagna policys gällande
energieffektiviserings-, klimat och upphandlingsfrågor.
HUR-dimensionen visar på att Sollentuna kommun ligger bra till i jämförelse med andra kommuner och det är framförallt en tydligare policy runt hållbar IT som behövs. Ett annat förbättringsområde är att titta på hur vi säkerställer att arbetet med hållbar IT följs upp och utvärderas.
VAD-dimensionen specificerar vilka områden mätningen görs inom, dvs
Vad-dimensionen
Sollentuna kommun GITaudit 2014
Kommuner / landsting GITaudit 2014
Alla organisationer GITaudit 2014
Logistik och transporter 4 16 18
Resor och möten 30 43 45
Fastighetsstyrning 59 41 38
Informationsflöden 54 56 58
Datorhallar 37 40 42
Arbetsplatser 60 54 55
Sociala aspekter 10 46 46
Upphandling 18 41 42
Medel 34 42 43
Analyserade områden 8 8 8
Inom logistik och transporter kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel, t ex ruttoptimering, samtransporter för att minska på transportbehovet.
Inom resor och möten finns stor potential att ersätta fysiska möten med webb- och
videomöten t ex. Då krävs både att de tekniska möjligheterna finns men minst lika viktigt att skapa incitament för användande av tekniken och att kunskapen finns.
Inom fastighetsstyrning kartläggs användandet av moderna IT-hjälpmedel för styrning av el, värme och kyla och om t ex incitament finns för hyresgäster att minska energianvändningen.
Informationsflöden, internt och externt, går att digitalisera genom t ex e-tjänster, e-
fakturering, e-signering och används detta fullt ut finns stor potential att spara både när det gäller pappersförbrukning och posthantering/transporter.
Datorhallar är en stor energislukare och i kommunen är de flesta datorhallar outsourcade till externa leverantörer. Genom att ställa relevanta krav på dessa leverantörer kan
energianvändningen minska mycket.
Arbetsplatser innefattar både själva datorn men även telefon, skrivare och andra IT-
hjälpmedel. Några exempel är att effektiv utskriftshantering sker, att säkerställa att allt stängs av när det inte används och att energieffektiv utrustning köps in.
Sociala aspekter omfattar dels fysisk och psykosocial arbetsmiljö kopplat till IT-
användningen i kommunen och dels ansvarsfull upphandling som ställer krav på drägliga arbetsvillkor i leverantörsledet hos IT-leverantören, både när det gäller hårdvara och tjänster.
Hållbar IT-upphandling är ett viktigt verktyg för att säkerställa förbättringsarbetet inom alla ovan nämnda områden. Relevanta hållbarhetskrav som också följs upp är många gånger det viktigaste verktyget.
Analysen visar på ett lågt resultat inom följande områden: Logistik och transporter, sociala aspekter, upphandling. Däremot är följande områden betydligt över medel: Arbetsplatser, fastighetsstyrning, informationsflöden. Övriga områden ligger däremellan.
Förslag till handlingsplan
Som ett resultat av genomlysningen har ett förslag till handlingsplan med nio
förbättringsområden tagits fram. Områdena är listade i prioritetsordning av arbetsgruppen:
1. Policy/styrande dokument för Hållbar IT 2. Upphandling
3. Kommunikation
4. Utbildning i Hållbar IT (extern/intern) 5. Fastigheter
6. Utskriftshantering
7. Digitala informationsflöden 8. IT-arbetsplatsen
9. Logistik och transporter
Här beskrivs mer ingående respektive förbättringsområde:
Handlingsplan 1: Policy/styrande dokument för Hållbar IT
Skapa ett fristående styrande dokument eller integrera Hållbar IT i andra styrande dokument där det beskrivs ambition och mål för arbetet runt Hållbar IT
Handlingsplan 2: Upphandling av IT
a) Säkerställ att hållbarhetskrav för IT finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå.
b) Ta fram en plan för hur uppföljning av kraven ska ske,
c) Kartlägg miljöprestandan i de viktigaste datorhallarna Sollentuna använder (outsourcade eller där de ingår som en del av en tjänst) för att hitta relevanta krav vid framtida upphandling
Telefoniupphandlingen 2015 som pilot?
Handlingsplan 3: Kommunikation
Utveckla en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation av arbetet med Hållbar IT, för att skapa insikt och engagemang hos medarbetare och medborgare i Sollentuna.
Handlingsplan 4: Utbildning i Hållbar IT
Ta fram och genomför utbildning för medarbetare. Både generell utbildning för att skapa djupare förståelse för allas personliga ansvar för ett Hållbart IT- arbetssätt men även mer riktade utbildningar runt ett digitalt arbetssätt;
exempelvis utskriftshantering, mobilt arbete, datalagring/informations- överföring, video/webmöten.
Handlingsplan 5: Fastigheter
a) Se över hyresmodellen (kallhyra istället för varmhyra) för att möjliggöra detaljerad mätning och fakturering i moderna fastigheter med mätare
installerade.
b) Kartlägg användande av rörelse- och tidsstyrd belysning i fastigheterna för att bedöma potentialen till energieffektivisering.
c) Genomför en förstudie tillsammans med IT-organisationen för att bedöma potentialen med ett gemensamt system för uppkoppling, mätning och effektivisering av IT-utrustning och fastighetssystem.
Handlingsplan 6: Utskriftshantering
a) Säkerställ att Follow-me print används överallt där tekniken är implementerad, gör dubbelsidig utskrift till standardinställning.
b) Skapa mer detaljerad uppföljning av utskrifter och kostnadsfördelning.
Handlingsplan 7: Digitala informationsflöden
a) Fortsätt arbetet med att utveckla e-tjänster internt och externt och ta med miljöperspektivet vid kartläggningen (kartlägg t ex postgången internt mellan olika enheter)
b) Se över möjligheten till elektronisk signering även internt.
c) Extra viktigt att kartlägga arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt
d) Strukturera upp ärendehantering och dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov
Handlingsplan 8: IT-arbetsplatsen
a) Skaffa kontroll över vad som finns (asset management).
b) Policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha.
c) Se över möjligheten till återanvändning internt och externt d) Ställ krav på ansvarsfull återtagning och återvinning.
Telefoniupphandlingen 2015 som pilot?
Handlingsplan 9: Logistik och transporter
Se över möjligheten till övergripande krav på IT-hjälpmedel (ruttoptimering, samtransporter osv) vid upphandling av transporter samt tjänster där
transporter ingår, kartlägg transportbehoven i kommunen för att ta reda på om t ex samtransporter och ruttoptimering skulle ge stor effekt.
Slutsats
Sollentuna kommun ligger i jämförelse med andra kommuner väl till i arbetet med grön och hållbar IT och det betyder att i likhet med de flesta kommunerna finns det stor potential till förbättringar inom många områden som leder till minskad miljöbelastning och
kostnadsbesparingar. Nästa steg blir att vidareutveckla utkastet till handlingsplan till tydligare projektplaner med behov av resurser och målsättningar med arbetet med grön och hållbar IT.
Underlaget kommer att tas in i budgetberedningens arbete.
Arbetet med mål och handlingsplan inom ramen för grön och hållbar IT ska vidare vara en del i det miljöprogram som ska tas fram för kommunen under 2015.
