Insatsområde Åtgärder Policy/styrande dokument för Hållbar IT
Skapa ett fristående styrande dokument eller integrera Hållbar IT i andra styrande dokument där det beskrivs ambition och mål för arbetet runt Hållbar IT
Grön och hållbar IT kommer att ingå i ny digitaliseringspolicy Klart: Kvartal 2, 2016
Miljöanpassad upphandling inom IT
a) Säkerställ att hållbarhetskrav för IT finns med i Upphandlingspolicyn, att krav ställs på
hårdvara, mjukvara, tjänster och leverantörer och att kraven är på en bra nivå.
b) Ta fram en plan för hur uppföljning av kraven ska ske,
c) Kartlägg miljöprestandan i de viktigaste datorhallarna Sollentuna använder (outsourcade eller där de ingår som en del av en tjänst) för att hitta relevanta krav vid framtida upphandling Telefoniupphandlingen 2015 som pilot
Vissa åtgärder är redan genomförda och inskrivna i avtal men behöver kvalitetssäkras.
Åtgärder:
• Granskning av befintliga avtal gällande inköp av IT. Görs ihop med Upphandling och Miljöenhet
• Säkerställ för kommande driftupphandling att miljökraven säkerställs.
• Kartläggning av datorhallar som används för drift av Sollentunas IT-miljö för att inventera miljöprestanda.
• Skapa en checklista med miljökrav som används i alla typer av upphandling för hård- och mjukvara.
• Undersök hur hållbarhetskrav i vidare bemärkelse kan användas i kommande driftsupphandling
• I kommande telefoniupphandling tas miljökrav med för mobiltelefoner Klart: Kvartal 3, 2016
Insatsområde Åtgärder Digitala informationsflöden
a) Fortsätt arbetet med att utveckla e-tjänster internt och externt och ta med miljöperspektivet vid kartläggningen (kartlägg t ex postgången internt mellan olika enheter)
b) Se över möjligheten till elektronisk signering även internt.
c) Extra viktigt att kartlägga arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt
d) Strukturera upp ärendehantering och
dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov.
Arbetet med e-tjänster pågår inom kommunen. eBlomlådan, en jämförelse av kommuners e- tjänstutveckling, visar på bra resultat för Sollentuna kommun. Fokus för e-tjänsteutvecklingen har främst varit att underlätta för invånare och företagare att utföra tjänster hos kommunen och att minska den manuella hanteringen i förvaltningen, vilket innebär effektivisering.
Miljöperspektivet kan lyftas tydligare än vad det gör idag. Minskad pappers- och posthantering är en effekt av i stort sett alla e-tjänster.
I kommande digitaliseringspolicy finns aktivitet som stödjer digitala informationsflöden Åtgärder e-tjänster 2016-2017:
• Ta med miljöperspektivet vid utveckling av e-tjänster
• Genomför grundintegration eMottagning till Public 360
o Urval av e-tjänster som berörs: Synpunktshantering, gymnasie e-tjänster, stipendier och bidrag, föreningsbidrag, parkeringstillstånd och
skolskjutsansökan samt ev. framtida nya externa och interna e-tjänster.
• Grundintegration eMottagning till Service Now
o Urval av e-tjänster som berörs: Felanmälan samt ev. framtida nya externa och interna e-tjänster.
eMottagning innebär en digital brevlåda där e-ansökan, kommunikationen med kommunen, beslut etc finns samlade. Public 360 och Service Now är två av kommunens större
ärendehanteringssystem.
Klart: Kvartal 2, 2017
Åtgärder elektronisk signering:
• Utred möjligheten till elektronisk signering Klart: Kvartal 4, 2016
Åtgärder arbetssätt inom skolan för att möjliggöra minskade utskrifter och effektivare arbetssätt:
• Starta samprojekt med BUK för att effektivisera arbetsätt för lärarna och administrativ
Insatsområde Åtgärder
personal.
• Klart: Kvartal 2, 2017
Åtgärder för att strukturera upp ärendehantering och dokumentlagring för att minska på utskrifts- och datalagringsbehov:
• Synkroniseras med pågående projekt för att rensa på enhet I:, förändrad back-up hantering och hantering av arkivfiler.
• Implementering av dokumenthanteringsplaner Klart: Kvartal 4, 2016
Insatsområde Åtgärder IT-arbetsplatsen
a) Skaffa kontroll över vad som finns (asset management).
b) Policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha.
c) Se över möjligheten till återanvändning internt och externt
d) Ställ krav på ansvarsfull återtagning och återvinning.
e) Telefoniupphandlingen 2015
Genomförda åtgärder:
• Aktivering av energisparläge på datorer, skrivare/kopiatorer etc.
• Sollentuna kommun ställer krav på miljöcertifierad hårdvara vid upphandling och inköp.
• Livslängden på en dator i kommun har ökat tack vare den nya IT-arbetsplatsen.
• Kommunen ersätter gamla datorer med bärbara datorer som ger mindre miljöpåverkan.
Sollentuna kommun fortsätter arbetet med:
• Serverkonsolidering (i hopslagning av servrar vilket minskar elförbrukningen) Sollentuna kommun arbetar med framtagande av gemensamt system för digitala möten. Ny konferensteknik och teknik för konferensrum. Möjliggör digitala möten genom
standardfunktioner i arbetsplatsen eller genom upphandlade webbtjänster.
Åtgärder asset management
• Fortsätt arbetet med asset managent (=strukturerad hantering av hårdvara och hur den ska hanteras ur miljösynpunkt). I dagsläget finns databas för hårdvara men process behöver implementeras.
Klart: Kvartal 4, 2016
Åtgärder policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha.
• Ta fram policy/styrning av vad som köps in och vilken livslängd den ska ha Klart: Kvartal 2, 2016
Åtgärder för att se över möjligheten till återanvändning internt och externt
• Förstudie för att utreda detta Klart: Kvartal 4, 2016
Åtgärder för att ställa krav på ansvarsfull återtagning och återvinning
• Förstudie för att utreda detta
Insatsområde Åtgärder
Klart: Kvartal 4, 2016
Insatsområde Åtgärder Utskriftshantering
Säkerställ att Follow-me print används överallt där tekniken är implementerad, gör dubbelsidig utskrift till standardinställning.
Skapa mer detaljerad uppföljning av utskrifter och kostnadsfördelning.
Följande funktioner är tillämpade i Sollentuna kommuns skrivarmiljö:
• Dubbelsidig utskrift som standard.
• Färgutskrift endast vid speciella behov.
• Svartvit utskrift som standard Åtgärder utskriftshantering
• Uppföljning och inventering att Follow-me print används i kommun.
• Förstudie hur mer detaljerad uppföljning av utskrifter kan följas upp samt hur kostnaderna fördelas.
Klart: Kvartal3, 2016
Insatsområde Åtgärder Utbildning och uppföljning
Ta fram och genomför utbildning för
medarbetare. Både generell utbildning för att skapa djupare förståelse för allas personliga ansvar för ett Hållbart IT-arbetssätt men även mer riktade utbildningar runt ett digitalt
arbetssätt; exempelvis utskriftshantering, mobilt arbete, datalagring/informationsöverföring, video/webmöten.
Åtgärder utbildningspaket
• Framtagande av informations- och utbildningspaket Klart: Kvartal 2, 2016
Genomförande av utbildning:
• Löpande när olika insatsområden är klara
Insatsområde Åtgärder Kommunikation
Utveckla en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation av arbetet med Hållbar IT, för att skapa insikt och engagemang hos medarbetare och medborgare i Sollentuna.
Åtgärder kommunikation
• Ta fram kommunikationsplan Klart: Kvartal 2, 2016
Insatsområde Åtgärder Fastigheter
a) Se över hyresmodellen (kallhyra istället för varmhyra) för att möjliggöra detaljerad mätning och fakturering i moderna fastigheter med mätare installerade.
b) Kartlägg användande av rörelse- och tidsstyrd belysning i fastigheterna för att bedöma
potentialen till energieffektivisering.
c) Genomför en förstudie tillsammans med IT- organisationen för att bedöma potentialen med ett gemensamt system för uppkoppling, mätning och effektivisering av IT-utrustning och
fastighetssystem.
Kommunstyrelsen ger trafik- och fastighetsnämnden i uppdrag att redovisa sin plan för att genomföra grön och hållbar IT inom fastighetsområdet. Planen ska överlämnas till
kommunstyrelsen senast 2016-04-01 för att beredas innan redovisningen ska underställas kommunfullmäktige.
Insatsområde Åtgärder Miljöanpassat resande
Se över möjligheten till övergripande krav på IT-hjälpmedel (ruttoptimering, samtransporter osv) vid upphandling av transporter samt tjänster där transporter ingår, kartlägg transportbehoven i kommunen för att ta reda på om t ex
samtransporter och ruttoptimering skulle ge stor effekt.
IT-hjälpmedel för att möjliggöra ruttoptimering och samtransporter finns och kan vara effektiva för att nå grön IT inom transportområdet.
Det går dock inte att i detta läge presentera en handlingsplan för när ett IT-hjälpmedel kan komma i bruk. Det skulle vara att börja i fel ände. I stället borde kommunens transportbehov kartläggas och en transportorganisation utredas. Ska transporter av t.ex. varor till kommunen göras till respektive enhet eller ska kommunen ha en transportcentral dit alla varor levereras.
Det är en rätt omfattande utredning. Frågan bör hanteras inom ramen för kommunens miljöprogramsarbete.
