Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2016-11-18
Pierre Carlsson Sidan 1 av 4
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2016/0664 KS-1 Diariekod: 021
Kommunstyrelsen
Återrapport av utredningsuppdrag om att samordna kommunens administrativa resurser
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar
1. Kommunikatörsfunktionen centraliseras och förändringen genomförs vid årsskiftet 2016/2017 genom omfördelning av budgetmedel från nämnd till kommunstyrelsen enligt nedan:
- barn- och ungdomsnämnden: 0,7 mnkr - vård- och omsorgsnämnden: 0,7 mnkr - socialnämnden: 0,7 mnkr
- kultur- och fritidsnämnden: 0,7 mnkr - trafik- och fastighetsnämnden: 0,7 mnkr - miljö- och byggnadsnämnden: 0,4 mnkr
- utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden: 0,2 mnkr
2. Kommunstyrelsen får i uppdrag att utreda vidare omfång på och finansiering av internserviceverksamheten i kommunen. Utredning ska vara färdig senast 2017-02-01
3. Återrapporten godkänns och utredningsuppdraget förklaras avslutat 4. Omfördelning av budget från nämnd till kommunstyrelse görs enligt
nedan för finansering av lokalstrateger:
- barn- och ungdomsnämnden: 1,8 mnkr - kultur- och fritidsnämnden: 0,8 mnkr - vård- och omsorgsnämnden: 0,6 mnkr - socialnämnden: 0,2 mnkr
Sammanfattning
I preliminär budget för 2017 fick kommunstyrelsen i uppdrag att utreda om det går att effektivisera kommunens verksamhet genom att centralisera administrativa funktioner som finns spridda lokalt i den kommunala organisationen.
Utredningen har genomförts och resultat visar att kommunikatörsfunktionen kan centraliseras och att det går att effektivisera en tjänst motsvarande 0,7 mnkr på detta sätt.
Godkänt dokument, 2016-11-22, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2016-11-18
Dnr 2016/0664 KS-1 Sidan 2 av 4
Ärendet
Utredningen
I preliminär budget för 2017 fick kommunstyrelsen i uppdrag att utreda om det går att effektivisera kommunens verksamhet genom att centralisera administrativa funktioner som finns spridda lokalt i den kommunala organisationen.
Kommunledningskontoret inledde utredningen med att göra en inventering av vilka funktioner som skulle kunna räknas in i gruppen administrativa funktioner. Inventeringen resulterade i följande lista:
• ekonomer/controllers
• internservicefunktioner
• kommunikatörer
• nämndsekreterare
• registratorer
• systemförvaltare
Ovanstående funktioner bedömdes inte vara kärnverksamhetsrelaterade och att det därmed inte förelåg hinder mot att placera dem centralt istället för lokalt.
Skälen till att effektivisera verksamhet genom centralisering av funktioner kan vara att
1. Minska kostnader 2. Skapa redundans 3. Höja kvaliteten
4. Undanröja lokala variationer
Samtliga nämnda skäl bedömdes relevanta för det fortsatta
utredningsuppdraget. Utredningsarbetet genomfördes under senvåren av en grupp medlemmar i kommunens ledningsgrupp och med ledningsgruppen som styrgrupp.
Resultatet
Vid ett möte i juni tog ledningsgruppen ställning till frågan om vilka funktioner som borde centraliseras och vilka som borde ligga kvar lokalt i organisationen. Resultatet kan sammanfattas i följande punkter:
Följande funktioner bör centraliseras:
• Kommunikatörer: För denna funktion är det möjligt att minska kostnader, skapa redundans, höja kvaliteten och undanröja lokala variationer.
• Internserviceuppgifter: För denna funktion är det möjligt att minska kostnader, höja kvaliteten och undanröja lokala variationer.
Verksamheten skulle tjäna på att finansieras med centrala anslag och inte via ett internt köp-och säljsystem. Fortsatt utredning avseende
Godkänt dokument, 2016-11-22, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2016-11-18
Dnr 2016/0664 KS-1 Sidan 3 av 4
uppgifter kopplade till internservice både i hela kommunen och i Turebergshuset är nödvändig.
Följande funktioner bör inte centraliseras
• Ekonom/controller
• Registratorer
• Nämndsekreterare
Ovanstående tre funktioner har stor betydelse för den dagliga driften av kommunens förvaltningar. Bedömningen är att dessa funktioner därför ska ligga kvar på förvaltningarna. Däremot bör gemensamma kravprofiler för dessa funktioner tas fram och de nätverk som idag finns för de olika funktionerna stärkas och utvecklas.
• Systemförvaltarna: I stället för centralisering ska alla förvaltningar implementera PM3-modellen för arbetet med sina
verksamhetssystem. PM3 syftar till att få en likartad planering och kontroll över insatser och kostnader som rör systemen.
Effektivisering
Under hösten har en utredning om praktikaliteterna kring en centralisering av kommunikatörsfunktionen i kommunen genomförts. Den innehöll
sedvanligt arbete i samband med en omorganisation, vilket innefattar facklig samverkan, förankring med berörda personalgrupper, inventering av
kompetens och önskemål hos personal och matchning mot de behov som finns. Utredningen mynnade slutligen ut i hur många kommunikatörstjänster som anses nödvändiga för att uppfylla de uppdrag som finns för
kommunikationsverksamheten i kommunen. Resultatet är att antalet kommunikatörstjänster kan minska med en tjänst efter omorganisationen, vilket innebär en effektivering med 0,7 mnkr.
Omfördelning av budgetmedel mellan nämnder
Omorganisationen av kommunikatörstjänster från nämnd till
kommunstyrelse innebär även en omfördelning av budgetmedel mellan nämnderna. Det görs genom en schablon som omfattar såväl lönekostnad som personalomkostnader (IT, telefoni, kurser m.m.)
• Från barn- och ungdomsnämnden, vård- och omsorgsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämndens samt trafik- och
fastighetsnämnden kommer 0,7 mnkr flyttas till kommunstyrelsen.
• Från miljö- och byggnadsnämnden flyttas 0,4 mnkr till kommunstyrelsen.
• Från utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden flyttas 0,2 mnkr till kommunstyrelsen.
För avdelningar inom kommunledningskontoret kommer omfördelning av medel hanteras på annat sätt då medel inte flyttas mellan nämnder.
Godkänt dokument, 2016-11-22, Anneli Tjäder
Tjänsteutlåtande
2016-11-18
Dnr 2016/0664 KS-1 Sidan 4 av 4
Fortsatt utredning
Internservice är idag en enhet inom kommunledningskontoret och arbetar i huvudsak i Turebergshuset. Förvaltningarna köper merparten av sin
internservice från kommunledningskontoret. Eftersom det rör sig om ett internt köp-och säljsystem kan förvaltningarna välja att inte köpa från internservice utan anställa egen personal för samma typ av uppgifter.
Ledningsgruppens uppfattning är att internservicen ska centraliseras och anslagsfinansieras. Exakta omfånget på verksamheten behöver dock utredas vidare. Vilka uppgifter ska ingå i den centraliserade verksamheten, i vilken utsträckning ska internservice även täcka verksamheters behov utanför Turebergshuset, hur stor omfördelning av medel från nämnd till
kommunstyrelsen som krävs behöver utredas vidare. En utredning bör vara färdig senast 2017-02-01.
Lokalstrateger
Vid sidan av den effektiviseringsutredning som redovisats ovan har en nära besläktad fråga hanteras inom kommunledningskontoret. Eftersom det rör centralisering av administrativa resurser redovisas resultatet av arbetet här.
I februari 2016 presenterade kommunledningskontoret en översyn av lokalförsörjningsprocessen för kommunstyrelsen. Översynen pekade på ett antal områden som behöver utvecklas. Som ett led i utvecklingen av detta arbete har tre lokalstrateger anställts på kommunledningskontoret. Under 2016 har dessa finansierats genom att berörda nämnder betalat för tjänsterna. För att skapa långsiktigt goda förutsättningar anser kommunledningskontoret att tjänsterna istället finansieras genom att budgetmedel flyttas från nämnderna till kommunstyrelsen.
Barn- och ungdomsnämnden fick i budget 2015 1,0 miljoner kronor för att anställa en städcontroller som skulle arbeta åt hela kommunen. I och med att övriga lokalfunktioner har centraliserats föreslås även denna funktion flyttas till kommunstyrelsen.
Mot bakgrund av ovanstående föreslås följande budgetförändringar:
• Barn- och ungdomsnämnden -1,8 mnkr
• Kultur- och fritidsnämnden -0,8 mnkr
• Vård- och omsorgsnämnden -0,6 mnkr
• Socialnämnden -0,2 mnkr
• Kommunstyrelsen +3,4 mnkr
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Anna Hamberg Anders Nilfjord
Avdelningschef Ekonomichef
Godkänt dokument, 2016-11-22, Anneli Tjäder
