Plats och tid Gyllenhjelm, Kommunhuset, Strängnäs kl. 10:25- 10:30.
Paragrafer §§ 42
Beslutande Se deltagarlista på sidan 3.
Närvarande ersättare Se deltagarlista på sidan 3.
Övriga deltagande Se deltagarlista på sidan 4.
Utses att justera Maria Nerby (C) med Niclas Samuelsson (STRP) som ersättare.
Justeringens plats och tid Digital justering 2020-03-25.
Sekreterare Tobias Rundström
Underskrifter Ordförande Jacob Högfeldt (M)
Justerande Maria Nerby (C)
BEVIS OM TILLGÄNNAGIVANDE AV JUSTERAT PROTOKOLL
Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla
Organ Kommunstyrelsen
Sammanträdesdatum 2020-03-25
Datum för tillkännagivande 2020-03-25
Datum för nedtagning av tillkännagivande
2020-04-16
Förvaringsplats för protokollet Kansliavdelningen
Tillkännagivet av Tobias Rundström
Utdragsbestyrkande
Innehållsförteckning
§ Ärende
42 Upphandling av bevakningstjänster KS/2020:117-059
Deltagarlista
Deltagarlista
Beslutande Notering
Jacob Högfeldt (M), ordförande Carin Norberg (M)
Magnus Stuart (M)
Monica Lindell Rylén (M), 1:e vice ordförande Maria Nerby (C), 2:e vice ordförande
Catharina De Geer (KD) Linda Hefvelin (SD) Tjänstgörande ersättare
Ewa Thalén Finné (M) Ersättare för Mikael Lagergren (M) Torbjörn Johansson (S) Ersättare för Leif Hård (S)
Magnus Brandel (S) Ersättare för Ingrid Fäldt (S) Niclas Samuelsson (STRP) Ersättare för Jan Rudengren (L) Mikael Frejvi (SD) Ersättare för Björn Karlsson (SD) 1 vakant plats för Vänsterpartiet
Övriga
1. Tobias Rundström kommunsekreterare 2. Maria Knutsson, kommunjurist
3. Jennie Enström, kanslichef 4. Per Malmquist, ekonomichef
5. Mattias Johansson, kommunikationschef 6. Lena Thelin HR-chef
7. Lena Mattsson, säkerhetschef
KS § 42 Dnr KS/2020:117-059 Upphandling av bevakningstjänster
Beslut
Kommunstyrelsen beslutar att
1. upphandla bevakningstjänster,
2. använda förenklat förfarande i upphandlingen av bevakningstjänster, 3. godkänna bifogade förfrågningsunderlag avseende upphandling av
bevakningstjänster,
4. justera protokollet omedelbart.
Beslutsgång
Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.
Beskrivning av ärendet
Kommunens befintliga bevakningsavtal trädde i kraft i juni 2018 med en avtalstid på två år med möjlighet till förlängning i ytterligare två år. Inför ställningstagande om eventuell förlängning av ramavtalet under år 2020 konstaterades att det råddar missnöje med leverantörens hantering av några frågor samt att det finns risk för tvist med leverantören avseende ett antal fakturor. Beslut togs därför om att endast förlänga avtalet med fyra (4) månader i syfte att förbereda och genomföra en ny upphandling av bevakningstjänster.
Strängnäs Fastighets AB (SFAB) och Strängnäs Bostads AB (SBAB) samt Strängnäs Eskilstuna Energi och Miljö (ESEM) som deltar i ramavtalet har tagit motsvarande förlängningsbeslut och deltar också i den nya upphandlingen genom fullmakt.
Ett nytt upphandlingsunderlag har tagits fram i samarbete med SFAB, SBAB och ESEM och ett antal preciseringar har gjorts för att förbättra förutsättningarna för samarbetet. Upphandlingen omfattar fortfarande samma huvudbeståndsdelar, dvs.
förebyggande arbete, områdesbevakning med ”kommunbil”, störningsjour för SBAB samt larmcentraltjänst.
En ändring är dock att alla ”extra beställningar”, dvs. beställningar vid ytterligare behov av ordningsvakt, skyddsvakt, hundekipage, övervakningskameror och/eller personlarm etc, läggs som option, dvs. kommunen har rätt, men inte skyldighet att avropa de extra beställningarna under ramavtalet. Detta innebär att beställarna, i fall antagen leverantörs prissättning inte upplevs som konkurrenskraftig, har rätt att upphandla annan leverantör för dessa tjänster.
En annan ändring är att tillhandahållandet av larmcentraltjänst har lagts som ett eget anbudsområde i upphandlingen. Då det finns fler olika leverantörer på
området för larmcentraltjänster än på området för bevakningstjänster, är
förhoppningen att få bättre konkurrens och mer fördelaktiga priser vid en sådan uppdelning av upphandlingen.
Miljö- och hållbarhetskrav har ställts i enlighet med kommunens inköps- och upphandlingspolicy, särskilt ställs vissa miljökrav på den s.k. ”kommunbilen”. Det har också övervägts, i enlighet med föreskrivna krav i lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU), om kontraktet kan delas upp i ytterligare separata delar, men detta har inte funnits lämpligt av praktiska och ekonomiska skäl.
Den tidigare volymen på ramavtalet har för kommunens del uppgått till 3,3 till 3,8 miljoner kronor per år, varför det ankommer det på kommunstyrelsen att ta beslut om upphandling, upphandlingsförfarande och om godkännande av
förfrågningsunderlag. Upphandlingen ska av samma anledning genomföras som ett annonserat förfarande för upphandlingar över de s.k. tröskelvärdena i LOU.
Bevakningstjänster utgör vidare säkerhetstjänster som omfattas av bilaga 2 till LOU. Av de för sådana upphandlingar möjliga förfaranden är förenklat förfarande det förfarande som är mest lämpligt att använda i den föreliggande situationen eftersom upphandlingsförfarandet ska genomföras snabbast möjligt.
Utvärdering sker separat för varje anbudsområde och ramavtal kommer tecknas med en (1) leverantör på varje anbudsområde. På anbudsområde A –
bevakningstjänster är utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet, på anbudsområde B –larmcentraltjänster är utvärderingsgrunden lägsta pris.
De nya ramavtalen ska gälla från och med 2020-10-01 till och med 2022-09-30, med option för beställaren att förlänga avtalet med maximalt två (2) år, upp till ett (1) år i taget. Som längst kan avtalet gälla till och med 2024-09-30.
Ekonomiska konsekvenser för kommunen
Beslutet i sig medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Övriga konsekvenser
Beslutet medför inga övriga konsekvenser.
Uppföljning
Ingen uppföljning krävs.
Beslutsunderlag
Tjänsteutlåtande, Upphandling av bevakningstjänster, 2020-02-27
Förfrågningsunderlag med 8 bilagor daterat 2020-03-03 (dvs. totalt 9 bilagor till detta tjänsteutlåtande)
Beslutet skickas till Inköpsenheten
Säkerhetschefen
Namn JACOB HÖGFELDT
Datum & Tid 2020-03-25 12:50:26 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _096baf7c37d5ecbd51c6c4de01ed05a8ae
Namn MARIA NERBY
Datum & Tid 2020-03-25 13:21:29 +01:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation
Identifikations-id _076ea9dbf234ce1da3a2369b2a3ed82c7c
Validera dokumentet | Användarvillkor
Certifierad av ProSale Signing Accepterad av alla undertecknare 2020-03-25 13:21:38 +01:00 Ref: 854634
www.comfact.com
