Årsrapport 2015
Överförmyndarnämnden
2015
2
1 Verksamhet
1.1 Uppföljning av uppdrag
Kommunfullmäktige har fastställt grunduppdrag för varje nämnd/styrelse. Dessa följs upp utifrån hur nämnden/styrelsen bedömer att uppdraget gentemot medborgarna har uppfyllts. I årsrapporten 2015 är bedömningen att:
Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög
grad Delvis I låg grad Inte alls
Överförmyndarverksamhet X
Överförmyndarverksamheten
Verksamheten bedömer att den kommer att uppfylla uppdraget delvis. Verksamheten har varit ansträngd under flera år på grund av personalbyten.
På grund av nytt lagkrav sedan den första januari 2015 ska verksamheten erbjuda utbildningar för blivande gode män. Detta har skett under året i form av extern föreläsare samt årliga återkommande utbildningar i hur en årsredovisning sammanställs.
Antalet ensamkommande barn har under året ökat. Detta har inneburit att fler behövt en god man vilket lett till ökad administration för överförmyndarverksamheten. Även här har
handläggningstiderna förlängts vilket också påverkat arvoderingen till gode männen. Antalet ställföreträdare för ensamkommande barn har ökat från 35 till 95 under året. Utöver detta så har 44 barn ännu inte erhållit någon god man. Det råder idag stor brist på personer som vill åta sig uppdrag som gode män.
1.2 Viktiga och intressanta händelser - Året som gått
Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv
För de personer som begär arvoden har verksamheten hunnit med enligt plan - detta innebär att ställföreträdare som begärt arvode har kunnat få detta i tid. Däremot har inte granskning kunnat ske för de personer som inte begärt arvoden på grund av personalbrist.
Det finns en viss eftersläpning med arvodering av gode männen för ensamkommande samt fakturering av ersättningen till placerande kommuner och migrationsverket.
Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv
Det har under året varit personalomsättning och lägre bemanning. Personalomsättning innebär upplärningsperiod vilket påverkar handläggningstiderna.
Överförmyndarsekreterare har deltagit i möten med olika verksamheter på socialförvaltningen för att öka kunskapen om varandras verksamhet. Det har hållits informationsmöte för att informera eventuella nya intresserade ställföreträdare.
På nämndens möte i juni delades läsplattor ut till alla ledamöter. Ledamöterna har fått introduktion och utbildning.
1.3 Verksamhetsberättelse
Ändringar i lagar från och med första januari har medfört ökad administration. Detta beror främst på att tingsrätten ber överförmyndarverksamheten begära in fler handlingar från till exempel anhöriga och sjukvård.
I september gjorde länsstyrelsen ett tillsynsbesök i verksamheten. Länsstyrelsens intryck är att handläggningen sköts på ett bra sätt med hög ambitionsnivå med kompetent
handläggning. Länsstyrelsen noterar en sårbarhet i verksamheten med bara en erfaren handläggare.
Det har under året varit flera ärenden som krävt inställelse hos tingsrätten. Flera ärenden har
krävt kompletteringar från ställföreträdare innan arvodering eller utredningen är färdig. Det har också förekommit att ställföreträdare blivit entledigade från sina uppdrag, på grund av att uppdraget inte har utförts enligt gällande regler.
Antalet ensamkommande barn har under året ökat. Detta har inneburit att fler behövt en god man vilket lett till ökad administration för överförmyndarverksamheten. Även här har
handläggningstiderna förlängts vilket också påverkat arvoderingen till gode männen. Antalet ställföreträdare för ensamkommande barn har ökat från 35 till 95 under året. Utöver detta så har 44 barn ännu inte erhållit någon god man. Det råder idag stor brist på personer som vill åta sig uppdrag som gode män.
Under hösten genomfördes en föreläsning i Marks kommun med en extern föreläsare som utbildar gode män och förvaltare i hela landet. Vid utbildningstillfället deltog 50 personer.
4
2 Måluppföljning
Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som
utgångspunkt. I detta avsnitt sker en uppföljning av de indikatorer som fastställts för att mäta måluppfyllelse.
Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:
2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva
Kommungemensamma mål:
En god kommunal service
Nämndens mål:
Rättssäkra och effektiva processer
Indikatorer Utfall
Helår ÅR 2012
Utfall Helår ÅR 2013
Utfall Helår ÅR 2014
Utfall Helår ÅR 2015
Mål Helår 2015
Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%)
91 56 >= 90
Andel ärenden för
ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 vecka (%)
100 40 >= 100
Andel årsräkningar som är
granskade före 1 juli (%) 48 66 >= 70
Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%)
Under 2015 har det kommit in 23 nya ärenden gällande godemanskap/förvaltarskap. Av dessa har 13 stycken utretts inom tre månader. Verksamheten når därmed inte upp till målet på 90 procent.
Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 vecka (%)
Fram till och med oktober kunde verksamheten förordna en god man till ensamkommande barn inom en veckan. På grund av ökningen i antalet ensamkommande barn som Marks kommun tar emot, samt fler boenden för ensamkommande som vistar i Marks kommun, så hade cirka 50 barn ingen god man i slutet av december. Totalt under året har 40 procent fått en god man inom en vecka.
Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%)
Före den första juli var 66 procent av årsredovisningarna granskade. Tio stycken årsredovisningar och fyra stycken sluträkningar (sker när uppdraget upphör) är ännu
ogranskade eller under utredning. Tre stycken arvoderingar för god man för ensamkommande är också ogranskade.
Det har även förekommit att årsredovisningar inte lämnas in i tid.
3 Uppföljning av internkontroll
Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll.
Årets internkontrollsarbete
Överförmyndarnämnden har fastställdt en plan för internkontroll för 2015. Uppföljning av planen pågår. Löpande dialog sker med nämnden om hur verksamheten bedrivs.
3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll
Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll
Delprocess Risk Kontrollmoment
/ kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Kontroll av
nedskrivning av osäkra fordringar
Osäkra fordringar
kvarstår En genomgång av
osäkra fordringar gällande
överförmyndar- nämndens debitering görs i slutet av varje verksamhetsår.
Då skrivs fordringar äldre än ett år av bokföringsmässigt men fordran kvarstår gentemot kund och bevakas därefter i ett separat inkassosystem.
Avskrivning har gjorts i enlighet med
ovanstående rutin för 2015. Denna uppgår till ett belopp om totalt 0 kr vilket belastar respektive verksamhet.
Ingen
Representation
(extern) Kommunens medel används otillbörligt
En genomgång av överförmyndar- nämndens externa representation har gjorts. I de fall som
respresentationen har saknat följande obligatoriska uppgifter - syfte, datum och deltagarlista har uppgifterna kompletterats i efterhand.
Intern kontrollen visar på att det i två av tre fall behövdes kompletteras med syfte, datum och deltagarförteckning.
Komplettering gjordes i samband med att kontrollen gjordes.
Genomgång med berörda parter kring de anvisningar som finns gällande representation.
Beslut om
anställningsavtal Felaktig anställningsform fylls i. Arbetstidsvillkor blir felaktigt. Lönevillkor t ex inlöst till övertid blir fel.
Se
kommunlednings- kontorets rapportering.
Styrdokument Styrdokumenten är inte aktuella.
Styrdokumenten är inte kända i organisationen.
Styrdokumenten är inte tillgängliga för
allmänheten på www.mark.se.
Nämndens styrdokument har kollats igenom.
Arvodesreglemente med ersättning till
ställföresträdare har setts över vid två tillfällen under 2015.
Delegationsordningen reviderades inovember 2015. Nämndens dokumenthanteringsplan kvarstår att se över.
6
4 Ekonomi
Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året.
Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som slutlig.
4.1 Driftredovisning
Driftredovisning (belopp i tkr) Utfall
2013 Utfall
2014 Utfall
2015 Budget
2015 Budget- avvikelse
Intäkter 532 703 618 610 8
Arvodeskostnader -1 347 -2 024 -1 831 -1 912 81
Övriga kostnader -946 -1 235 -1 134 -1 298 164
Nettokostnader -1 761 -2 556 -2 347 -2 600 253
Fördelning på huvudverksamhet, netto
Överförmyndarnämnden -207 -224 -246 -245 -1
Överförmyndarnämn adm. -1 554 -2 332 -2 101 -2 355 254
Nettokostnader -1 761 -2 556 -2 347 -2 600 253
Analys av driftredovisning
Överförmyndarnämnden redovisar en budgetavvikelse på +0,3 mnkr för år 2015
Under 2015 har överförmyndarnämnden förbrukat drygt -2,3 mnkr, vilket utgör 90 procent i relation till budgeten. Jämfört med samma period föregående år, 2014, har nettokostnaderna minskat med cirka 0,2 mnkr eller 9 procent. Ramen har mellan åren ökats med 0,1 mnkr eller 4 procent.
Intäkterna har för perioden uppgått till 0,6 mnkr och motsvarar 100 procent i förhållande till budgeten. Jämfört med motsvarande period 2014 så har intäkterna minskat med cirka 0,1 mnkr eller 14 procent.
Kostnaden för arvode till politiker och gode män uppgår till -1,8 mnkr och motsvarar 96 procent av budgeten. Jämfört med motsvarande period föregående år har kostnaderna minskat och förklaras av att huvudmännens inkomster under 2014 i större utsträckning understeg gränsvärdena och kommunen fick gå in och betala fler ersättningar till gode männen. Ytterligare en förklaring är att antalet sluträkningarna under 2014 hade ökat. En sluträkning sker när huvudmannen avlider, när huvudmannen byter eller inte vill ha en
ställföreträdare. År 2014 uppgick antalet sluträkningar till 74 stycken. Under 2015 beräknades antalet sluträkningar uppgå till 49 stycken. Det råder även en viss eftersläpning i arvoderingar vilket också är en bidragande förklaring till avvikelsen. Det återstår att granska åtta
årsräkningar, fyra sluträkningar och arvodera tre gode män för ensamkommande flyktingbarn.
De övriga kostnaderna uppgår till -1,1 mnkr och utgör 87 procent i relation till av budgeten.
Jämfört med samma period 2014 har de övriga kostnaderna minskat med 0,1 mnkr. Detta förklaras i huvudsak av att överförmyndarnämnden under åtta månader har haft 0,5 tjänst mindre än beräknat. Dessutom har avtalet för tolktjänster förnyats under året och medfört lägre kostnader.
4.2 Disposition av ackumulerat resultat
5 Övrig uppföljning
Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och jämställd budget.
5.1 Jämställd budget
Jämställd budget innebär att jämställdhetsperspektivet beaktas i planering, genomförande och uppföljning av kommunens verksamhet. Syftet är att motverka ojämlikhet och diskriminering på grund av kön. Marks kommun har påbörjat ett arbete med utveckla hur kommunen kan jobba med jämställd budget.
Huvudmän och ställföreträdare går att få fram könsuppdelat.
5.2 Internationellt arbete
Inget internationellt arbete har bedrivits under året.
