Verksamhetsberättelse 2018
Kommunstyrelsen
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 4
1.1 Kommunstyrelsens uppdrag ... 4
2 Året som gått ... 5
3 Ekonomi ... 9
3.1 Sammanfattning ... 9
3.2 Driftredovisning Kommunstyrelsen ... 9
3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos ... 10
3.4 Kommentar till prognossäkerhet ... 10
3.5 Kommentar till budgetföljsamhet ... 10
3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 11
3.7 Uppföljning av årets förändringar ... 12
3.8 Investeringsredovisning ... 13
3.9 Exploateringsredovisning ... 13
3.10 Återsökning av statsbidrag ... 14
4 Styrdokument ... 15
4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 15
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 16
4.3 Näringslivsstrategi ... 16
4.4 Personalpolicy ... 17
5 Mål ... 18
5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 18
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt ... 19
5.3 Attraktiv och effektiv organisation ... 20
6 Kommunledningskontorets uppdrag ... 25
6.1 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och bedriva fastighetsutveckling ... 32
6.2 Löpande uppdrag: KS uppdrar till KLK att i projektdirektivet för Väsjön lägga in antal byggrätter för hyresrätter, vilka bör upplåtas med tomträtt ... 32
7 Riskhantering - internkontroll ... 33
7.1 Kvitton bifogade till fakturor från First Card ... 33
7.2 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras ... 33
7.3 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar ... 33
7.4 Medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter ... 34
7.5 Direktupphandling genomförs inte enligt beslutade handläggningsrutiner ... 34
8 Kvalitet ... 35
9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 39
9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 39
9.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 39
9.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 39
9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 39
1 Inledning
1.1 Kommunstyrelsens uppdrag Beskrivning
Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen har också uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs av såväl nämnder som kommunägda bolag. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen.
Kommunstyrelsen svarar bland annat för kommunens plan- och exploateringsverksamhet, central upphandlingsfunktion, kontaktcenter, kommunövergripande utvecklingsarbete inom olika områden samt den kommuninterna administrationen. Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och krisledningsnämnd.
I kommunstyrelsens budget hanteras också fullmäktige och kommunens revisorer samt
valnämnden.
2 Året som gått
Kommunstyrelsens måluppfyllelse
Av fem fastställa nämndmål är två uppfyllda och tre delvis uppfyllda. För målet minskad miljö- och klimatpåverkan bedöms det som endast delvis uppfyllt då andelen åtgärder i
handlingsplanen för kommunens miljöarbete inte uppnått satt målvärde. Målet att vara det självklara valet av arbetsplats har bedömts som delvis uppfyllt då det är ett flerårigt mål där samtliga indikatorer ska inhämta utfall från kommunens kommande medarbetarundersökning, som genomförs våren 2019. Aktiviteter som kommunledningskontoret genomfört under året har bland annat varit ett antal gemensamma aktiviteter för medarbetare och chefer samt aktiviteter enkom för cheferna på kommunledningskontoret. Aktiviteternas syfte har varit att stärka den sociala samvaron på kommunledningskontoret, att öka kunskapen om vad
kommunledningskontoret har för uppdrag samt att tydliggöra de olika avdelningarnas mål för verksamhetsåret. För målet enklare vardag pågår ett omfattande arbete inom vår IT-arbetsmiljö.
Viktigaste händelserna och resultaten
Val 2018
Ny nämndsorganisation
Ny tjänstemannaorganisation
Projekt Turebergshuset
Kommunkompassen
Implementering av den nya dataskyddsförordningen (GDPR)
Fissionen
Ny samverkansmetod inom trygghetsområdet
E-handelsprojekt
Implementering av varumärkesarbetet kärnvärdena och NAV
Ny arbetsgivarstrateg
Upphandling av ny IT-driftsleverantör
Förbättrad invånarservice i kommunhuset
Strategisk fastighetsplanering
Strategisk vattenplanering Val 2018
Den 9 september hölls val till riksdag, kommun och landsting. Under våren och sommaren rekryterades och utbildades röstmottagare, material beställdes, vallokaler inventerades och mottagningsarbete på valnatt och onsdagsräkning bemannades och organiserades. Valet förlöpte väl och med god kvalitet under såväl förtidsröstningsperioden som under valdagen.
Ny nämndorganisation
Den 17 december beslutade fullmäktige om en ny nämndorganisation som skulle gälla från och med 2019-01-01. Den politiska organisationen förändrades med nya nämnder, vilket bland annat innebar att nya diarier behövde tas fram och arbetsuppgifter fördelas om bland stödjande tjänstemän efter den nya organisationen. Nya politiker skulle registreras i
förtroendemannaregistret och förses med arbetsverktyg beroende på uppdrag. Budget och verksamhetsplan skulle justeras utifrån de nya nämnderna. Arbetet med anpassningar i olika system fortsätter under våren 2019.
Ny tjänstemannaorganisation
Fullmäktige fattade beslut om förändringar i den nya tjänstemannaorganisationen den 14 juni på övergripande nivå. Under hösten 2018 har arbete med att förändra tjänstemannaorganisationen utifrån beslutet. Nedan redovisas förändringarna:
Ansvaret för fritidsgårdarna för barn mellan 13 och 15 år överförs från barn- och utbildningsnämnden till kultur- och fritidsnämnden.
Den personal på utbildnings- och arbetsmarknadskontoret som arbetar med
gymnasiefrågorna kommer från och med 1 januari 2019 att ingå i utbildningskontoret.
Samhällsbyggnadsavdelningen kommer att bestå av nuvarande
stadsbyggnadsavdelningen, bygglovsenheten och de delar av trafik- och fastighetskontoret som berör gata och park.
Avdelningen för miljö- och hälsa blir en ny avdelning på kommunledningskontoret.
De delar av trafik- och fastighetskontoret som hanterar fastigheter kommer att tillhöra Sollentuna Kommunfastigheter AB.
På kommunledningskontoret bildas avdelningen för näringsliv- och arbetsmarknad.
Avdelningen för näringsliv och strategisk kommunikation blir avdelningen för samordning och kommunikation.
Projektet kring nya Turebergshuset läggs på kommunledningskontoret.
Projekt Turebergshuset
Arbetet med Nya Turebergshuset inledde en intensivare fas vid årsskifte 2017/2018 med stöd av externa konsulter. Projektet organiserades under våren 2018 i ett antal delprojekt, bland annat renovering/lokalutformning, arbetssätt, IT/AV och evakuering. Under 2018 och fram till sommaren 2019 arbetas en förstudie fram rörande om byggnation och renovering av Turebergshuset.
Förstudien ska ligga till grund för beslut om ombyggnationen i kommunfullmäktige direkt efter sommaren 2019. Under 2018 har stort fokus också legat ägnats åt att informera och engagera chefer och medarbetare i omställningen mot en aktivitetsbaserad arbetsplats. Öppna
föreläsningar för medarbetare har hållits i Sollentunasalen vid flera tillfällen. Cheferna i Turebergshuset har deltagit i flera workshops i syfte att förankra förändringen i chefsleden.
Under hösten fortsatte arbetet med att involvera både chefer och medarbetare genom workshops och studiebesök. Arbetet med att ta fram lokaler för den period huset renoveras inleddes också under slutet av hösten 2018.
Kommunkompassen
I mitten av maj genomfördes Kommunkompassen i Sollentuna. Kommunkompassen är ett verktyg för att utvärdera inte, bara vad vi gör, utan också hur vi gör det.
Resultaten av Kommunkompassen summerar det löpande kvalitetsarbetet och utvecklingen - med både invånares och medarbetares bästa i fokus. Det påminner kommunen om hur viktigt det är att inte bara göra det vi ska, utan att hela tiden fortsätta utvecklas och bli lite bättre varje dag.
Sollentuna genomförde Kommunkompassen för första gången 2015 och fick då totalt 551 poäng. Vid mätningen för 2017 ökade vi till 602 poäng. Sollentuna har gått fram i sex av åtta områden och där har våra poäng ökat avsevärt.
Sollentuna ansökte hösten 2018 om att bli Sveriges kvalitetskommun 2019. Under våren 2019 kommer besked om Sollentuna blir nominerade.
Implementering av den nya dataskyddsförordningen (GDPR)
Det nya EU-direktivet GDPR började gälla 25 maj 2018. Inför det utbildades personal, chefer och förtroendevalda i de nya reglerna. Kommunens dokumenthanteringsplaner sågs över och omvandlades då samtidigt till informationshanteringsplaner. I samband med det inventerades kontorens hantering av personuppgifter, personuppgiftsbiträdesavtal m.m. Dataskyddsombud (DPO) upphandlades som tjänst. Ett samordningsnätverk skapades med DPO som ledare.
Workshopar med respektive kontor har genomförts under hösten 2018. Organisation för registerutdrag etablerades.
Fissionen
Fissionen blev klar i augusti 2018 och fastigheter från AB Sollentunahem, delades upp i fem
bolag, Sollentunahem AB, Sollentuna fastigheter 1-3 AB och Sollentuna Kommunfastigheter
AB. Arbetet med att överföra fastigheter från kommunen till bolaget påbörjades under hösten
2018. Arbetet kommer att fortsätta under 2019.
Ny samverkansmetod inom trygghetsområdet
Trygghetsprojektet Tureberg/Edsberg avslutades efter två år. En ny samverkans-
överenskommelse med polisen beslutades av kommunstyrelsen. EST-metoden för samverkan mellan kontoren kring trygghetsskapande åtgärder har etablerats.
Elektronisk handel
Kommunstyrelsen fattade i april 2018 beslut om att Sollentuna kommun ska införa elektronisk handel, d.v.s. ett system för hantering av beställningar och fakturor från kommunens
leverantörer. Beslutet föregicks av en förstudie som presenterades under vintern 2017/2018.
Avtal har tecknats med Visma Enterprise AB gällande e-handelslösningen Visma Proceedo.
Arbete med att förbereda uppsättande av Proceedo har påbörjats och beräknas fortgå under våren 2019.
Arbetsgivarstrategi
En arbetsgivarstrategi antogs under våren. Arbetsgivarstrategin ska ha en direkt påverkan hur kommunen arbetar vidare med att stärka arbetsgivarmärket och säkra kompetensförsörjningen.
Utifrån strategin har en kommunikationsplan tagits fram och olika aktiviteter har genomförts.
Implementering av varumärkesarbetet kärnvärdena NAV
Under 2018 påbörjades implementeringsarbetet av varumärkesarbetet och kommunens kärnvärden NAV, nytänkande, ansvarstagande och välkomnande.
Med utgångspunkt i interna workshops under våren och kampanjen #mittsollentuna inleddes förankringsarbetet hos Sollentunas 2 700 medarbetare. Det har också tagits fram en
kommunövergripande varumärkesplattform som utöver att beskriva vårt varumärkesarbete och kärnvärden, utgör ett stöd för medarbetarna att själva kunna arbeta vidare med frågan. Under hösten anordnades inspirationsföreläsningar för medarbetare och cirka 700 deltog. Vid
föreläsningarna vävdes varumärke och NAV samman med vikten av att vi har ett bra bemötande och en bra service till kommunens invånare, företag och organisationer. Syftet är att vi
tillsammans skapar insikt och samsyn kring hur vår kommunikation och vårt bemötande bidrar till en positiv bild av Sollentuna. Varumärke och kärnvärden var också teman vid 2018 års chefskonvent.
Upphandling av ny IT-driftsleverantör
Under 2018 påbörjades efter lång planering arbetet med upphandling av ny IT-
driftsleverantör/er efter nästan tio år med nuvarande leverantör. Driften har delats upp i ett antal tjänsteområden som upphandlas var för sig, sk multisourcing. De flesta upphandlingar
genomförs i förhandlad form. Risken för överprövning bedöms mindre vid förhandlat
förfarande. Efter upphandling följer transitering av drift från en leverantör till en annan. Varje transiteringsprojekt består av ett avlämningsprojekt och ett övertagandeprojekt. I slutet av december avslutades den stora upphandlingen av server/lagring/applikationsdrift.
Förbättrad invånarservice i kommunhuset
Kontaktcenter entré utökades under 2018 med lokalen Dialogen för att ytterligare förbättra servicen till kommuninvånarna och för att möjliggöra dialog med kund om mer känsliga ärenden på ett bättre sätt än vad som är möjligt vid entrédisken.
Strategisk fastighetsplanering
Stadsbyggnadsavdelningen fick under 2017 i uppdrag att bereda försäljning av kommunägda
fastigheter där verksamheten bedrivs av privat huvudman. Under 2018 har tre fastigheter
övergått till en ny aktör och nio andra fastigheter har övergått till ytterligare en aktör.
De skärpta amorteringskraven som trädde ikraft i mars 2018 har inneburit en inbromsad bostadsmarknad. Det har i sin tur påverkat några av de tänkta byggprojekten i kommunen, då byggherrarna avvaktar att påbörja nya projekt. De markförsäljningar som har gjorts under 2018 har skett i följande områden:
kvarteret tårpilen, där har kommunal mark sålts till byggherrarna i området
Väsjön, där har en etapp inom Väsjö Torg sålts
Därutöver har ett par villatomter har sålts via mäklare på öppna marknaden.
De inkomna förslagen för utvecklingen av Kilen-området har utvärderats och
stadsbyggnadsavdelningen har valt att gå vidare med två intressenter. Preliminär tidplan är att påbörja planprogram för området vintern 2018/2019.
I centrala Tureberg pågår flera stora genomföranden:
300 nya bostäder ska byggas i kvarteret Tårpilen. Där har två av tre byggherrar kommit igång med sina byggentreprenader. Kommunen har arbetat med ledningsomläggningar i kvarteret.
Malmparken utvecklas till en vacker aktivitetsplats för att höja områdets status.
Invigning ska ske sommaren 2019
Domstolsverkets "Färgskrapa" strax intill Malmparken har påbörjats.
Strategisk vattenplanering
Inne i Edsviken nedanför slottet planeras för en strandpromenad som också kommer att fungera som dagvattenreningsanläggning. Tillstånd från Mark- och miljödomstolen har givits, och upphandling av anläggningen har påbörjats. Till sommaren 2020 kommer Edsbergsparkens besökare att kunna promenera längs den nya strandpromenaden som sträcker sig längs den västra stranden av Edsviken, ungefär från slottet till Sollentunavallen.
En vattendatabas (miljöbarometern) har tagits fram under året.
3 Ekonomi
3.1 Sammanfattning
Kommunstyrelsens totala budgetram för 2018 uppgår till 184,3 miljoner kronor och vid årets slut redovisas ett överskott på 1,5 miljoner kronor. Överskott redovisas på politisk verksamhet, räddningstjänst och stadsbyggnadsavdelningen. Underskott finns inom kommunledning.
3.2 Driftredovisning Kommunstyrelsen
Utfall
2017 Utfall
2018 Budget 2018
Utfall i % av budget
Budget-
avvikelse Prognos nov KOMMUNSTYRELSEN
Intäkter -172 013 -181 212 -176 907 102 4 305 -179 108
Kostnader 343 380 364 057 361 239 101 -2 819 364 842
Netto (tkr) 171 366 182 846 184 332 99 1 486 185 734
PER VERKSAMHETSNIVÅ Politisk verksamhet
Intäkter 0 -1 283 0 0 1 283 0
Kostnader 21 470 25 025 25 655 98 630 26 102
Netto (tkr) 21 470 23 742 25 655 93 1 913 26 102
Kommunledning
Intäkter -105 521 -106 127 -107 484 99 -1 357 -107 424
Kostnader 205 928 217 388 211 797 103 -5 591 213 692
Netto (tkr) 100 407 111 261 104 313 107 -6 948 106 268
Stadsbyggnadsavd. inkl.
nämnd
Intäkter -61 040 -68 350 -63 916 107 4 434 -66 177
Kostnader 70 753 75 764 77 558 98 1 793 78 819
Netto (tkr) 9 713 7 415 13 642 54 6 227 12 642
Kommunrevisionen
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 1 588 1 597 1 667 96 70 1 667
Netto (tkr) 1 588 1 597 1 667 96 70 1 667
Samarbetsorgan
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 3 322 3 457 3 439 101 -18 3 439
Netto (tkr) 3 322 3 457 3 439 101 -18 3 439
Räddningstjänst
Intäkter -5 452 -5 452 -5 507 99 -55 -5 507
Kostnader 40 319 40 827 41 123 99 296 41 123
Netto (tkr) 34 867 35 374 35 616 99 242 35 616
Prel.kostnader-interna 0 0 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos
Kommunstyrelsens utfall uppgår till 182,8 miljoner kronor, vilket är en förbättring med 2,9 miljoner kronor jämfört med föregående prognos. Denna förbättring beror bland annat på intäkter på 1,3 miljoner kronor som avser statsbidrag för valet samt överskott på IT-
verksamheten eftersom upphandling av ny IT-driftsleverantör har dragit ut på tiden och kommer att fortsätta 2019.
Det finns både över- och underskott inom kommunledningskontoret. Underskotten beror bland annat på mindre intäkter från kommunens bolag, eftersom fissionen blev försenad på grund av överklaganden. Underskott beror också på ökade kostnader för konsulttjänster inom bland annat upphandlingsområdet, men även konsulter i samband med utredningar kopplade till
bolagskoncernen. Ökade bevakningskostnader ger också underskott. Överskotten beror bland annat på E-tjänsteplattformen som inte genomförts som planerat samt lägre personalkostnader jämfört med budget.
När fissionen blev klar i augusti 2018 delades fastigheter från AB Sollentunahem upp i fem bolag, Sollentunahem AB, Sollentuna fastigheter 1-3 AB och Sollentuna Kommunfastigheter AB. Arbetet med att överföra fastigheter från kommunen till bolaget påbörjades under hösten 2018. Arbetet kommer att fortsätta under 2019.
Budgeterade hyressänkningar på 8 miljoner kronor för 2018 genomfördes. Hyressänkningen är redovisad under kommungemensamma poster i driftredovisningen eftersom den avser hela Turebergshuset.
De IT strategiska medlen beräknar ett överskott på ca 6,5 miljoner kronor. Överskottet beror främst på förseningar i upphandlingsarbetet och transiteringskostnaderna för IT upphandlingen.
Arbetet fortsätter 2019.
3.4 Kommentar till prognossäkerhet
Kommunstyrelsens prognossäkerhetsbedömningar går åt rätt håll jämfört med tidigare år.
Orsakerna till detta beror dels på bättre budgetprocess och fler månatliga uppföljningar under året. Tätare månadsrapporteringar ökar den ekonomiska medvetenheten vilket bidrar till bättre styrkraft för kommunstyrelsen.
Prognossäkerheten varierar och beror dels på osäkerhet att bedöma personalkostnader men även tillfälliga satsningar som inte varit med i budgetförutsättningarna.
Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Prognossäkerhet (%) 4,9 % 3,1 % 0,9 %
3.5 Kommentar till budgetföljsamhet
Kommunstyrelsens budgetföljsamhet har förbättrats betydlig jämfört med föregående år. Detta beror främst på en bättre budgetprocess. Kommunstyrelsens roll är bland annat att driva
utveckling när utrymme finns. Under året har verksamheten äskat medel för ökade kostnader av nytt inpasseringssystem som beviljats ur kommunstyrelsens oförutsedda medel.
Övriga beslut om riktade satsningar som skett under året har hanterats inom befintliga ramar.
Det förklarar de variationer som finns inom kommunledningskontorets olika verksamheter avseende budgetföljsamheten.
Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Budgetföljsamhet (%) 6,2 % 4,6 % 0,8 %
3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå
Allmänna val redovisar ett överskott om ca 1 miljoner kronor.
Budgeterade kostnader för konsultutredningar på 3,4 miljoner kronor har inte används fullt ut eftersom kostnader istället har belastat ekonomiavdelningen och avdelningen för näringsliv och kommunikation.
Kommunledningskontorets underskott beror på olika insatser under året som inte varit kända i samband med budgetarbetet inför 2018. Under året har följande avvikelser uppstått:
Kostnader för bevakningstjänster har ökat som delvis beror på valet men även riktade beslut att bevaka fler områden, ca 2 miljoner kronor
Intäkter som uteblivit på grund av förseningar i fissionen, ca 1,2 miljoner kronor.
Kostnader för konsulttjänster framförallt inom upphandling, ca 3 miljoner kronor
Stadsbyggnadsavdelningen har de sista åren haft mer medel än vad som har kunnat användas. I en bransch med stadig tillväxt har personalomsättningen varit hög under året. Överskottet beror på att lediga tjänster inte har kunnat tillsättas. En annan förklaring är den stadigt ökande intäkten för markförvaltning som är en konsekvens av ökat värde på den mark som kommunen kan arrendera ut. Inom verksamheten "Översiktlig planering" lämnas ett överskott under 2018 medan verksamheten "Strategisk trafikplanering" istället dragit stora resurser, bland annat på grund av uppdraget med åtgärdsvalsstudien.
Verksamheten visar en budget i balans vid årets slut. Endast en mindre positiv avvikelse finns på 70 tusen kronor. Under året har kommunrevisionen granskat årsredovisning 2017,
delårsbokslutet samt genomfört ett antal fördjupade granskningar;
Verksamheten visar en budget i balans vid årets slut. Endast mindre negativ avvikelse om 18 tusen kronor finns jämfört med budget.
Verksamheten visar en budget i balans vid årets slut. Endast en mindre positiv avvikelse om 242 tusen kronor finns jämfört med budget.
3.7 Uppföljning av årets förändringar Nivåpåverkande förändringar
Kommunstyrelsen är fullmäktiges verkställande organ och ansvarar för att leda och samordna kommunens verksamheter. En särskild uppgift för styrelsen är att bereda ärenden till
fullmäktige samt ha hand om den ekonomiska förvaltningen och om kommunstyrelsens verksamheter uppfyller sina grunduppdrag och visar genomgående goda resultat löpande under året. I samband med budgetarbetet kan fullmäktige besluta om riktade budgetmedel av
engångskaraktär utifrån utvecklande ambitioner och behovsanalyser som genomförts. Nedan följer en kortare rapportering hur riktade budgetmedel använts sedan beslutet togs i fullmäktige.
E-handelscontroller: En förstudie om att införa e-handel genomfördes under 2017 vars resultat utmynnade i beslutet att anställa en e-handelscontroller. En e-handelscontroller är anställd.
Digitalisering av detaljplaner: Under 2015-2017 har stadsbyggnadsavdelningen haft en utökad budget för arbetet med digitalisering av detaljplaner. Målsättningen har varit en digital
detaljplan med standardiserade planbestämmelser. Den första fasen av digitaliseringen
avslutades under 2017 och mjukvara finns nu på plats. Kostnader för fortsatt utveckling av detta verktyg kommer att rymmas inom avdelningens ram för verksamhetsutveckling.
Attunda, SKL, KSL m.fl.: Budget för ökade kostnader.
Sänkning hyror: Kommunfullmäktige fastställde i december 2016 en ny bolagsstruktur för de kommunägda bolagen. Omstruktureringen förväntas bland annat medföra sänkta kostnadsnivåer i den löpande driften för Sollentuna kommun. Den största effekten uppnås genom sänkta hyror.
Permanent väktarbil på dagtid: Satsningen pågår. Utvärdering av dagbilen har skett under hösten.
Tillfälliga satsningar
Allmänna val 2018: Genomförande av de allmänna valen följde enligt plan.
IT-upphandling: arbetet med upphandlingar är försenat och dessa är i huvudsak förskjutna till
2019. Årets riktade budgetmedel täcker satsningen avseende den första upphandlingen som har
slutförts under året; server, lagring och applikationsdrift. I denna satsning ingår även etablering
av servicedesk som i en övergångsfas (transitering) medför dubbla kostnader tills nuvarande
servicedesk med extern leverantör upphör under våren 2019.
Nivåpåverkande förändringar
Budget
2018 (tkr) Utfall Avvikelse Kommentar
E-handels controller -700 700 0
En e-handelscontroller anställdes under 2017 och projektet fortlöper.
Digitalisering av
detaljplaner 700 -700 0 Första fasen av digitaliseringen
är slutförd.
Attunda, SKL, KSL, m. fl. -1 200 1 200 0 Budgeten har följt utfallet.
Sänkning hyra 8 000 -8 000 0 Effekten har kommit i slutet av 2018.
Permanent dagbil -700 700 0 Projektet har följt plan.
Tillfälliga satsningar Allmänna val 2018, EU
val 2019 -4 000 4 000 0 Har följt plan.
IT-upphandling -5 000 5 000 0 Har följt plan.
3.8 Investeringsredovisning
Under året genomfördes inga investeringar. Investeringsutrymmet har därmed varit outnyttjat.
Investeringar Årsbudget Utfall Avvikelse
Inga genomförda 2 200 000 kr 0 kr -2 200 000 kr
3.9 Exploateringsredovisning
Exploatering exkl
Väsjön (Mkr) Budget 2018 Utfall Avvikelse
Inkomster 105,6 97,0 -8,6
Utgifter -232,9 -91,8 141,1
Netto -127,2 5,4 132,6
Den enskilt största förklaringen till varför exploateringsverksamheten visar överskott jämfört med budgeten är de avsatta medlen för strategiska fastighetsförvärv. Under 2018 har inga fastighetsförvärv inom ramen för detta uppdrag genomförts, så prognosen för det uppdraget förskjuts på åren 2019-2021.
Under 2018 har kommunen sålt mark för totalt ca 50 miljoner kronor i kvarteret Tårpilen och en villatomt i Norrviken.
På genomförandesidan är det full aktivitet i Tårpilen där en ny gatustruktur växer fram och 300 nya bostäder tillkommer. I Västra Tureberg bygger Domstolsverket nya lokaler - en
"Färgskrapa" som kommer att bli ett karaktäristiskt landmärke. Precis intill färdigställs nya Malmparken där invigning beräknas till sommaren 2019.
Väsjön (Mkr) Budget 2018 Utfall Avvikelse
Inkomster 251,0 142,0 -109
Utgifter -422,2 -221,3 200,9
Netto -171,2 -79,4 91,8
En större del av denna avvikelse beror på uppdatering av de faktiska markförsäljningarna enligt
exploateringsavtal i Väsjö Torg, spridning av projektövergripande kostnader fördelade på
kommande år samt andra uppdateringar som görs i samband med nya kalkyler och
upphandlingar inom delprojekten.
3.10 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel helår 2018 Medel - utfall
MSB 2:4 medel 1 700 000 1 700 000
MSB Civilt försvar 700 000 700 000
Boverket/Byggbonus 12 361 860 12 361 860
Boverket/Grönare städer 6 100 000 5 455 071
Boverket/Malmparken 22 500 000 0
Trafikverket/GC-banor till
Ribbingsväg 5 341 000 0
Trafikverket/Bullerhantering 3 542 500 0
Trafikverket/GC-banor
Frestavägen och Edsbergs Allé 6 204 790 0
Trafikverket/Dagvattenanläggning
i Edsviken 4 360 000 740 000
Boverket/Hållbart och innovativt
byggande 825 000 825 000
Totalt har kommunledningskontoret sökt riktade statsbidrag för 63,6 miljoner kronor. Av dessa har kommunen erhållit 21,8 miljoner kronor.
En byggbonus har erhållits på drygt 12 miljoner kronor. Varje år söker kommunen dessa pengar
från boverket.
4 Styrdokument
Styrdoku ment:
4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Kommunledningskontorets olika avdelningar bidrar aktivt till det trygghetsskapande arbetet i kommunen. En central del i detta arbete är samordning av kommunens resurser. Två stora projekt ingår som ett led i detta arbete: EST och Projekt Tureberg/Edsberg
EST: Sollentuna kommun deltog under 2017 i nationella Brottsförebyggande rådets projekt EST (Effektiv samordning för trygghet). Syftet med det var att få till stånd en metod för systematisk samverkan mellan kommunen s berörda verksamheter, polisen och Sollentunahem med geografiskt fokus på Edsberg och Tureberg. Under 2018 har implementeringen av ett nytt arbetssätt fortsatt.
Gemensamma veckovisa lägesbilder tas fram och en fördjupning görs i en månadslägesbild. För at t flera aktörer smidigt ska kunna dela information med varandra har det digitala verktyget EMBRACE upphandlats under 2018. Implementeringsarbetet går enligt plan. I ett steg 2 kommer ytterligare kommundelar successivt omfattas av detta nya sätt att arbeta.
Projekt Tureberg/Edsberg: Projekt Samverkan för ökad trygghet och säkerhet i Tureberg och Edsberg pågår under 2017 - 2018 och består av fem delmål 1. Förstärka fritidsgårdarna, 2. Stoppa rekryteringarna till kriminella grupper, 3. Öka föräldraengagemanget, 4. Förstärka tryggheten i boende - och utemiljöer, 5. Öka den polisiära närvaron. Delmål 1 - 3 leds av socialkontoret, delmål 4 av stadsbyggnadsavdelningen, delmål 5 av kommunledningskontoret. Projektet i sin helhet samordnas av kommunledningskontoret. Projek t Tureberg/Edsberg har stora beröringspunkter med EST - arbetet.
Projektet har inneburit förändrade arbetssätt och utökad samverkan inom en rad verksamheter. För kommunledningskontorets del har projektet bland annat resulterat i följande:
Delmål 4: Trygghets vandringar har genomförts, ansvarsgränser mellan kommunen och Sollentunahem för städning och skötsel har definierats på vissa platser inklusive tydligare
gränsdragning mellan allmän och privat mark. Ett långsiktigt arbete innebär att skapa förutsättningar för befolkade gatu - och gångstråk genom långsiktiga stadsbyggnadsåtgärder.
Delmål 5 är kopplat till samverkansöverenskommelsen mellan kommunen och polisen, där särskild uppföljning skett löpande. En särskild handlingsplan togs fram inför 2018 med särskilt fokus på utpekade punkter i samverkansöverenskommelsen. Slutuppföljning och ny
samverkansöverenskommelse hanterades i kommunstyrelsen i december 2018.
Övrigt trygghetsarbete
Vidare har stadsbyggnadsavdelningen arbetat för att Malmparken ska utvecklas till en trygg, tillgänglig och multifunktionell stadspark. Kommuninvånarna har inbjudits till delaktighet i utvecklingen av parken genom medborgardialog. Via en närliggande fritidsgård har ungdomar involverats i den konstnärliga utsmyckningen. Parken kommer att få en helt ny belysning för att öka tryggheten och användbarheten av parken.
Ett annat exempel på trygghetsarbete är Väsjö - projektets Sociala konsekvensanalys som resulterat i ett antal aktiviteter. Dessutom har ett belysningsprogram och rapporten "Barnpe rspektivet i
Väsjöområdet" tagits fram. Projektet har också sökt bidrag från stadsmiljöavtalet för säkra och trygga cykelvägar (söktes under 2017). Under utformningen av Southside - Edsbergs sportskog - har ungdomar från Edsberg varit involverade från börj an.
Den översiktsplan som är under framtagande kommer att rikta stort fokus på hur stadsplanering bidrar till trygghet och social hållbarhet.
Nuvarande trygghets - och säkerhetsstrategi är i behov av översyn. En ny strategi kommer tas fram under första halv an av 2019.
Styrdokument:
4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Näringslivsarbete
Nyanlänt Företagande är ett sexmånaders utvecklingsprogram i Sollentuna för nyanlända som vill starta och driva företag. Programmet kommer att genomföras i två omgångar och den första omgången avslutades under vintern 2018.
Omgång två startade under november och kommer pågå till mars 2019. Omgång två har sex deltagare.
I den första omgången var det sju medverkande vid start och det var fyra som avslutade programmet.
Under pro grammet genomfördes en workshopserie på 11 gånger á 3 timmar/ggr genomfördes under perioden 12 oktober 2017 – 7 mars 2018.
Tre personer lämnade programmet, en av dem med anledning att personen fick anställning.
Stadsbyggnadsarbete
Ett av de prioriterade områdena för integrationsplanen under 2018 är tillgången till bostäder.
Stadsbyggnadsnämnden har, med detaljplanering som verktyg, verkat för ett ökat bostadsbyggande i blandade former, och genom långsiktig strategisk planering motverka att alltför homogen a
bostadsområden skapas. Ett exempel på detta är utvecklingen av Väsjöområdet och Edsberg där sportfältet blir en sammanlänkning mellan två olika bostadsområden. Den översiktsplan som är under framtagande belyser detta ytterligare.
Indikatorer Utfall
2 016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända 3 3 3 3
Kommentar Tertial 3 2018
Internservice har under året haft tre instegsjobbare som arbetat med olika servicetjänster till personalen i Turebergshuset. Under året har en slutat vars plats har återrekryterats.
Styrdokument:
4.3 Näringslivsstrategi
Övergripande näringslivsarbete
Arbetet med näringslivsstrategin har framförallt fokuserat på det som avser Medveten kommunikation i skrift . Detta har genomförts genom workshops för samtliga kontor som fått göra urval av sina medarbetare, totalt deltog 140 personer. Syftet har varit att stärka handläggarna kunskap om hur den skriftliga kommunikationen påverkar upplevelsen av service och bemötan de.
Målbilden är att insatsen på sikt ska stärka kommunens resultat när service och bemötande som mäts genom två olika undersökningar; N KI och Svenskt Näringslivs enkät
Stadsbyggnadsarbete
Att skapa goda förutsättningar för näringslivet handlar bland annat om att hanteringen av planärenden och bygglov är effektiv och att processen för markhantering är transparent och effektiv.
Stadsbyggnadsavdelningen strävar efter ökad samverkan med bygglovsenheten för att effektivisera plan - och bygglovsprocessen. I febru ari hölls en byggherredag för att öka samarbetet med och mellan byggherrar inom Väsjöområdet.
Informationen på externa webben har utvecklats för att underlätta för näringslivets kontakter med stadsbyggnadsavdelningen under processens gång.
Djupintervjuer h ar inletts med byggherrar för att öka vår kännedom om hur
stadsbyggnadsavdelningen kan stärka samarbetet med externa parter. Målsättningen är att NKI i byggherreenkäten ska öka.
Styrdokument:
4.4 Personalpolicy
Kommunledningskontorets avdelningar har samtli ga bidragit till arbetet runt personalpolicyn. Under året har implementeringen av kommunens kärnvärden NAV, nytänkande, ansvarstagande och välkomnande påbörjats. Bland annat har inspirationsföreläsningar genomförs för medarbetare där varumärke och kärnvärd ena NAV vävs samman med vikten av att vi har ett bra bemötande och en bra service till kommunens invånare, företag och organisationer. Syftet är att vi tillsammans skapar insikt och samsyn kring hur vår kommunikation och vårt bemötande bidrar till en posit iv bild av Sollentuna. Föreläsningar varvas med praktiska övningar och gruppdiskussioner. Ca 700
medarbetare deltog vid föreläsningarna som ägde rum vid 6 olika tillfällen. Kärnvärdena diskuterads av samtliga chefer i kommunen under chefskonventet i septem ber.
I handlingsplanen för kommunledningskontoret från medarbetarenkäten ingår fyra områden;
målstyrning, organisation, samarbete och arbetsrelaterad utmattning. Arbetet inom alla områden pågår till exempel regelbundna möten med samtliga chefer på kommunle dningskontoret genomförs där målstyrning och samarbete diskuterats.
Kommunledningskontoret arbetar med aktiva åtgärder mot diskriminering. De främsta aktiviteterna är att hålla strukturerade samtal vid föräldraledighet och ha avgångssamtal då medarbetare a vslutar sin anställning.
För att stärka arbetsgivarmärket och säkra kompetensförsörjningen antogs en arbetsgivarstrategi under våren. Utifrån strategin har en kommunikationsplan tagits fram med olika aktiviteter som ska genomföras under året. Kommunen har deltagit i olika mässor och annonsering sker löpande i olika medier.
Kommunledningskontoret arbetar aktivt med systematiskt arbetsmiljöarbete. Medarbetarsamtal genomförs årligen och arbetsplatsträffar hålls regelbundet på samtliga enheter. Samtliga medarbe tare inom kommunledningskontoret har erbjudits en livsstilsanalys. Analysen består av en pulsmätning över tre dygn för att mäta grad av fysisk aktivitet, stressreaktioner i kroppen samt återhämtning.
Mätningen sammanfattas i en personlig rapport och ett åt erkopplingssamtal med en livsstilscoach genomförs.
Sjukfrånvaron är fortsatt låg inom kommunledningskontoret med 4,65 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 5,5 procent, dock har den ökat något sedan 2017 och ligger över målvärdet.
Kommunledningskont oret har låg extern personalomsättning på 13,23 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 15,6 procent. Personalomsättningen på kommunledningskontoret har ökat med 2,37 procentenheter jämfört med år 2017. Den externa personalomsättningen ligger under må lvärdet.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 3,8 % 3,8 % 4,7 % 3,8 %
Kommentar Tertial 3 2018
Bland Sveriges kommuner år 2017 var genomsnittlig sjukfrånvaro 6,7 procent och i Stockholms län var genomsnittlig sjukfrånvaro 6,6 procent under samma period.
Kommunledningskontoret har en låg sjukfrånvaro 2018 med 4,65 procent jämfört med totala sjukfrånvaron i Sollentuna kommun som uppgår till 5,5 procent under samma period. Dock har sjukfrånvaron på k ommunledningskontoret ökat jämfört med helårsresultatet 2017 med 0,66 procentenheter.
Målet på sjukfrånvaro under 3,8 procent uppnås inte.
Personalomsättning, extern (%) 17,8 % 10,9 % 13,2 % 15 % Kommentar Tertial 3 2018
Bland Sveriges kommuner år 2017 var genomsnittlig personalomsättning 11 procent och i Stockholms län var genomsnittlig personalomsättning 15 procent under samma period. Dessa siffror är inte helt jämförbara med kommunens egen statistik då mätningarna görs på olika sätt.
Kommunled ningskontoret har låg extern personalomsättning på 13,23 procent jämfört med Sollentuna kommun totalt 15,6 procent. Personalomsättningen på kommunledningskontoret har ökat med 2,37 procentenheter jämfört med år 2017.
Den externa personalomsättningen ligger under målvärdet.
H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 82,8 - -
Kommentar Tertial 3 2018
Medarbetarundersökning har ej genomförts 2018.
5 Mål
Övergripande mål:
5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
5.1.1 Service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare
Avdelningen för näringsliv och kommunikation har arbetat med att utveckla webben på olika sätt. En förstudie genomfördes under 2018 som ska ligga till grund för att utveckla en ny extern webb. Det arbetet kommer att inledas under 2019. Avd elningen arbetar även med att förbereda den externa varumärkeskommunikationen som inleds under 2019.
Kontaktcenter har under året arbetat med att samla in information och önskemål om en ny kravprofil för ett kommungemensamt ärendehanteringssystem. En proje ktgrupp har formerats som under hösten varit på studiebesök för att se hur andra kommuner arbetar med sina system.
Kontaktcenter arbetar tillsammans med trafik - och fastighetskontoret för att förbättra servicen till invånarna inom kontorets verksamheter. S tatistik har tagits fram för att se hur kunderna till trafik - och fastighetskontoret skattar sin "nöjdhet" och "tillgänglighet" i dagsläget. Resultatet ska sedan jämföras med resultatet i ett senare läge för att se om det skett en positiv utveckling efter de insatser som arbetats fram. Insatserna handlar om kompetensutveckling av kontaktcenters medarbetare, tydligare ärendehandläggning inom trafik - och fastighetskontoret och bättre information på externa webben.
Kontaktcenter hade färre ärenden 2018 jämfört med år 2017. Framförallt är det färre telefonsamtal som inkommit. År 2017 hade kontaktcenter 128 000 ärenden och 114 000 ärenden under år 2018.
År 2018 fördelade sig ärendena följande:
Telefonsamtal: 77 000 st (83 000 st år 2017) E - post: 21 000 st (20 000 st år 2017) Besök: 23 000 st (25 000 st år 2017)
En anledning till färre antal ärenden är att kontaktcenter år 2017 räknade kontaktcenter med samtal som kopplades vidare inom kontaktcenter. Ett ärende in blev då registrerat av två handläggare. Detta uppmä rksammades år 2018 och ingår därför inte i statistiken för året.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Engagerat, kunnigt och serviceinriktat
bemötande på kontaktcenter 4,2 4,1 4,2 4,2
Kommentar
Kontaktcenter nådde sitt mål med en generell kundnöjdhet med 4,2 procent.
Tillgänglighet besök/telefoni på
kontaktcenter 4,1 4,1 4,2 4,2
Kommentar
Kontaktcenter entré har invigt Dialogen under året som ger besökare möjligheten att nyttja datorer samt att kunder tas emot i en mer avskild yta.
Dialogen utnyttjas av personal och kunder. Det har blivit mindre stök vid kundtelefonen sen denna flyttades in i Dialogen. Ett kölappssystem har även satts upp utanför lokalen så att
kontaktcenterpersonalen nu kan trycka in så att kunderna kom mer in till dialogen.
Lösningsgrad kontaktcenter - 72 % 74 % 76 %
Kommentar
Kontaktcenter når inte riktigt målet på 76 procent lösningsgrad. Jämfört med året innan har ambitionen höjts, då var målet 70 procent. Årets lösningsgrad på 74 procent visar att våra ambitioner ligger något högre jämfört med föregående år.
Tillgänglighet e - post på kontaktcenter 94,6 % 96 % 95 % Kommentar
Under året har kontaktcenter uppnått målet angående tillgänglighet per e - post.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018
Webbesökarnas nöjdhet (index) 57 57 59 59
Kommentar
Under året har kommunikationsenheten uppnått målet angående webbesökarnas nöjdhet.
Övergripande mål:
5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
5.2.1 Miljö - och klimatpåverkan från kommunens verksamheter ska minska
Energieffektiviseringsåtgärder i lokaler har genomförts och tjänsteresor med flyg har minskat. 3,5 km cykelbanor har byggts och flera andra satsningar på ökat cyklande har gjorts. Utbyggnaden i området Väsjön har gjorts med hållbarhetskrav. Miljökrav har s tällts i flera upphandlingar av såväl produkter som tjänster. Kommunen har arrangerat flera välbesökta event och seminarier för kommuninvånare, bland annat på temat solel.
Skolprojektet "Vårt Sollentuna 2040" har redovisats för politiker och tjänstemän vid ett välbesökt evenemang. I årets skräpplockarkampanj "Håll Sverige rent" deltog ca 6000 barn och vuxna - en ökning med 10 procent jämfört med 2017. En beskrivning av kommunens sjöar och vattendrag finns nu på kommunens hemsida redovisat i ett webbaserat v erktyg, Miljöbarometern. Klimat - och sårbarhetsanalys, Åtgärdsprogram mot buller och Hållbarhetsprogram för Väsjön har tagits fram.
I T - driften upphandlas under 2018/2019 och hållbarhets - och miljökrav finns med i hittills publicerade upphandlingar och beak tas även i kommande.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Direkta utsläpp växthusgaser (ton CO2) 2 684 ton
CO2
2 648 ton CO2
1 923 ton CO2
2 515 ton CO2 Kommentar
Siffrorna för 2016 och 2017 har ändrats jämfört med det som tidigare redovisats i senaste delårsrapport och årsredovisning. Det beror på att uppgifter om fjärrvärmemixen (andelen fossilt) inte levereras förrän i april och siffrorna alltså baseras på fjärrvärmemixen från året innan. Nu har justerade siffror för 2016 och 2017 lagts in för att jämförelsen ska ske på samma data. Tidigare siffror som redovisats har legat på 9 700 ton co2 för 2016 och 9 450 ton co2 för 2017. Målvärdet blir därför missvisande då det innehåller kommunkoncernens samlade utsläpp för växthusga ser.
Andel åtgärder i "mål och handlingsplan" för miljö - och klimatfrågor som är färdigställda (%)
13 % 29 % 35 %
Kommentar
Åtgärderna är tidsatta på helårsbasis och bedömningen för 2018 kommer att göras i början av år 2019.
Övergripande mål:
5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
5.3.1 Det självklara valet av arbetsplats
Avdelningen för näringsliv och kommunikation arbetade under 2018 med att involvera medarbetarna i så stor utsträckning i genomförande och uppföljning av avdelningsmålen. De tta genom att
kontinuerligt återkomma till uppsatta mål och aktiviteter vid enhetsmöten och avdelningsmöten för att alla skulle få en samlad bild av hur arbetet fortlöpte under året.
Ett av avdelningens mål är formulerat utifrån att öka motivation och bidr a till gemensamt
utvecklingsarbete. Till detta mål finns två aktiviteter, en aktivitet som medarbetarna är ansvarig för och som syftar till att arbeta med trivsel och motivation på avdelningen och en aktivitet som
avdelningschef och enhetschef är ansvarig för som syftar till att medarbetarna bland annat får inspiration, omvärldsbevakning men också ökad kunskap om den kommunala organisationen.
Därtill har det under 2018 arrangerats ett gemensamt kompetensutvecklingstillfälle kring stoyrtelling då det är en m etod som avdelningen gemensamt behövde stärka sin kompetens kring.
Kommunikationsenheten inledde hösten 2017 ett förändrings - och utvecklingsarbete och under 2018 sjösatte kommunikationsenheten den nya organisationen med delvis nya roller och ett helt nytt arbetssätt. Arbetet med den nya organisation har föregåtts av en gedigen intern process med workshops och utvecklingsdagar där samtliga medarbetare har varit involverade.
Ekonomiavdelningen har haft aktiviteter i samband med avdelningsmöten och avdelnings konferens.
En mätning gjordes på avdelningskonferensen utifrån de två frågorna i medarbetarenkäten, arbetet är organiserat och att alla vet vem som gör vad. Ett bra resultat redovisades. Målets karaktär gör det svårt att bedöma hur långt vi har kommit, men bedömningen är att avdelningen har en stimulerande arbetsmiljö där olika aktiviteter i vardagen genomförs som ökar trivseln.
Inom administrativa avdelningen har enheterna arbetat med att tydliggöra verksamhetsmål, definiera roller och se över och förbättr a rutiner. En ny ledningsgrupp formerades under året och har arbetat aktivt med att utveckla avdelningens ledning, styrning och samverkan mellan enheterna. Under hösten genomfördes en medarbetarenkät med all personal inom avdelningen. Resultatet var positi vt och indikerar att det finns en god social och organisatorisk arbetsmiljö inom avdelningen. Enkäten var inte anonym och skälet till det var att svaren skulle användas i medarbetarsamtal chef - medarbetare, ett tillvägagångssätt som använts tidigare med god a resultat. Samtidigt med enkäten genomfördes en skyddsrond för att säkerställa den fysiska arbetsmiljön.
Personalavdelningen har regelbundet arbetsplatsträffar, arbetsmiljömöten och
kompetensförsörjningsmöten. Avdelningen arbetar kontinuerligt med att föl ja upp mål och aktiviteter.
Gemensamma trivselaktiviteter och planeringsdagar har genomförts.
Under 2018 har kommunledningskontoret arbetat med ett antal gemensamma aktiviteter för medarbetare och chefer samt aktiviteter enkom för cheferna på KLK. Aktivite terna har dels syftat till att stärka den sociala samvaron på KLK, dels att öka kunskapen om vad KLK har för uppdrag och dels tydliggöra de olika avdelningarnas mål för verksamhetsåret. För medarbetarna har det
arrangerats KLK - möten ett par gånger per term in. Dit har alla medarbetare och chefer på KLK bjudits in och innehållet har varierat men haft till syfte att uppdatera kring pågående arbete på KLK som är av övergripande intresse; verksamhetsplan, budget, goda resultat men också inspiration och utblick.
Cheferna på KLK har bjudits in till fyra tillfällen totalt under året där KLK - gemensamma frågor har diskuteras. Bland annat gemensamma planeringsprocesser som budget, verksamhetsplanering men även erfarenhetsutbyte kring exempelvis tvärsektoriella arbeten. För att stärka den sociala samvaron, men även för att få fördjupad kunskap om olika delar av KLK, har det varje fredags arrangerats fredagsfrukostar samt att det varje år arrangeras en gemensam sommarfest för alla avdelningar på KLK.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna
om styrning i
medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)
- 81,1 % - -
Kommentar
Ingen mätning har genomförts under 2018. Däremot har flera insatser genomförts, se kommentar ovan.
Ny mätning kommer att ske 2019.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna
om motivation i
medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)
- 82,7 % - -
Kommentar
Ingen mätning har genomförts under 2018. Däremot har flera insatser genomförts, se kommentar ovan.
Ny mätning kommer att ske 2019.
Andelen som svarar positivt på frågorna om ledarskap i medarbetarenkäten (HME - delen) (%)
- 90,3 % - -
Kommentar
Ingen mätning har genomförts under 2018. Däremot har flera insatser genomförts, se kommentar ovan.
Ny mätning kommer att ske 2019.
Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)
- 63,3 % - 70 %
Kommentar
Ingen mätning har genomförts under 2018. Däremot har flera insatser genomförts, se kommentar ovan.
Ny mätning kommer att ske 2019.
Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).
- 68,1 % - 70 %
Kommentar
Ingen mätning har genomförts under 2018. Däremot har flera insatser genomförts, se kommentar ovan.
Ny mätning kommer att ske 2019.
Nämndmål:
5.3.2 Ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet
Den 25 maj trädde dataskyddsförordningen GDPR i kraft. Under våren har medarbetare och förtroendevalda utbildats i regelverket. Ett arbete med att kartlägga kommunens
personuppgiftshantering har inletts och dokumenthanteringsplaner har setts över och gjorts om till informationshanteringsplaner. Ett dataskydds ombud som tjänst upphandlades under våren och ett GDPR - nätverk med representanter från kontoren har satts samman under ledning av
dataskyddsombudet. En rutin har tagits fram för registerförfrågningar och även för andra typer av rättelser och förändringar a v registrerades personuppgifter samt för anmälan av
personuppgiftsincidenter. Ett arbete för att ta fram gemensamma riktlinjer för ostrukturerad
information har påbörjats. Förberedelser för att upphandla tjänsten Säkra meddelanden där känsliga personuppgif ter kan hanteras genomfördes.
Kommunens centrala krisledningsgrupp deltog i den regionala krisövningen Markus i april.
Övningsscenariot var en terroristattack mot ett pendeltåg i Rotebro. Sollentuna kommun kom därmed att få en central roll i övningen. Utvä deringen av dagen visade att krisledningsarbetet i Sollentuna fungerade bra, både internt och i relation till andra aktörer. En krisövningsplan är under framtagande för att säkerställa att kommunens krisberedskapsarbete upprätthålls och utvecklas.
En metod för risk - och sårbarhetsanalyser togs fram under våren. Syftet är att samtliga verksamheter skall använda metoden och att det i sin tur ska förenkla framtagandet av den kommunövergripanade risk - och sårbarhetsanalysen som enligt lag skall lämnas in till L änsstyrelsen 2019. Kontoren och de kommunala bolagen utbildades i metoden i september.
Kommunens inpasseringssystem byttes under året ut mot ett nytt. I samband med detta utarbetades också rutiner som säkerställer god kontroll av korthanteringen och återko mmande revisioner.
Under året har administrativa avdelningen arbetat med en tydligare styrning av NOKAS, kommunens upphandlade bevakningsbolag, genom kontinuerliga skriftliga uppdragsbeskrivningar och en tydlig återkoppling till leverantören när väktarinsa tser inte håller den kvalitet som kan förväntas.
Kontaktcenter har under året samlat in information och önskemål om en ny kravprofil för ett
kommungemensamt ärendehanteringssystem. En projektgrupp har under hösten åkt på studiebesök för att se hur andra ko mmuner arbetar med sina system. Kontakcenter arbetar tillsammans med trafik - och fastighetskontoret för att förbättra servicen till invånarna inom kontorets verksamheter. Statistik har tagits fram för att se hur kunderna till trafik - och fastighetskontoret skattar sin "nöjdhet" och
"tillgänglighet" i dagsläget. Dessa ska sedan jämföras med resultatet vid årsskiftet för att se om det skett en positiv utveckling efter de insatser som arbetats fram.
Kommunens gemensamma dokument - och ärendehanteringssystem Pub lic 360 behöver bli mer användarvänligt. Rekrytering av en förvaltningsledare som kan arbeta med den frågan men också med andra system inom avdelningen rekryterades under hösten.
Kommunens författningssamling är för tillfället väldigt omfattande. En översy n pågår och syftar till att identifiera inaktuella dokument eller dokument som behöver uppdateras.
Under året har internservice arbetat fram mål för tillgänglighet, bemötande och kundnöjdhet och en metod för att möta dessa. De interna kunderna ska ge minst 4.6 av 5 möjliga poäng på dessa punkter i en kundundersökning, mål som också uppnåtts vid årets slut.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Chefers/specialisters nöjdhet med
kommunledningskontorets stöd i centrala processer
- - 4,3 % 4 %
Kommentar
Under hösten har samtliga ledningsgrupper för kontoren fått betygsätta nio kommunövergripande processer som KLK driver i organisationen där 6 är det högsta betyget. Intervallet låg mellan 3,5 - 5.
Målet uppnås för 2018.
Det genomsnittliga betyget i
politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för
kommunstyrelsen
4,3 4,4 4,5 4
Kommentar
Det genomsnittliga betyget i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlagen till kommunstyrelsen uppgick till 4,5 i snittvärde.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Det genomsnittliga betyget i
politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för
kommunfullmäktige
4,2 4,4 4,6 4
Kommentar
Det genomsnittliga betyget i politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlagen till kommunfullmäktige uppgick till 4,6 i snittvärde.
Målet uppnås för 2018.
Nämndmål:
5.3.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer
Ambitionen att förenkla vardagen för medarbetare och chefer var högt ställda inför 2018.
Arbetsplatsen skulle förbättras och moderniseras, servicedesken byggas upp, beställningar av olika slag förenklas. Ett sådant arbete har bedrivits under 2018 men inte gått framåt på det sätt som det var tänkt. Det har ibland berott på att avdelningen genomför saker för första gången och det är svårt att veta på förhand vilka svårigheter som möter på vägen, ibland har det berott på leverantörer (framför allt I T - driftsleverantören som inte levererat som den ska) som inte gör sin del. Sammantaget går det inte att säga att a vdelningen uppnått målet för 2018. Arbetet pågår och kommer förhoppningsvis kunna avslutas under 2019.
Kommunen påbörjade under 2018 uppbyggnaden av en egen servicedesk som ska möjliggöra bättre stöd och service till medarbetarna i frågor som rör I T och te lefoni. Rekryteringen av medarbetare startade under hösten och fortsätter in på det nya året. Rekryteringen har visat sig vara svårare än beräknat. Inför införandet av servicedesk har I T - enheten deltagit i Servicedeskforum där flertalet lyckade servicedesk - införanden presenterats och analyserats samt genom studiebesök hos exempelvis I F försäkringars Servicedesk efter sommaren.
Windows 10 lokalt är klar och utrullning i stort sett klar, några få datorer återstår. Windows 10 VDI med Office 365 (inklusive Skyp e) är implementerad och redo för utrullning men har försenats på grund av instabil miljö.
Externa konsulter har gjort en undersökning av vår I T miljö och de har en rekommendation för hur Sollentuna bäst ska flytta till Office 365. Rekommendation är baserad på hur Sollentuna kan utnyttja nya tjänster från Microsoft och flytta tjänster till Microsoft för att spara pengar och för att uppgradera till de senaste versionerna av tjänsterna.
Ett arbete med att flytta vår befintliga Exchange miljö (mejl hantering) t ill Microsofts moln tjänst pågår.
Det innebär att sparade filer från våra personliga mappar och gemensam mappar (H:/ och I:/) flyttas till Microsoft tjänster (OneDrive och Sharepoint). Projektet behöver dock se över säkerhetsaspekten med information sparad i molnet och användarnas behov och utbildning för ett nytt sätt att jobba,.
E - tjänstekortshanteringen har tagits över av Svensk identitetsservice. Internserviceenheten fortsätter dock att lämna ut e - tjänstekorten till medarbetarna. Korten produceras forts ättningsvis endast till de medarbetare som behöver dem för att komma in i vissa datasystem (ex. inom vården).
Serviceportalen som lanserades under hösten och som skulle underlätta medarbetarnas vardag genom att förenkla beställningar av olika slag har inte fungerat som det var tänkt. Portalen kommer vara kvar tills vidare men samtidigt pågår ett arbete med att se om det finns andra, bättre och billigare metoder för att utföra samma sak.
Det har skapats rutiner för att få en bättre översikt över ärenden, rem isser och motioner. Översikten över kommande ärenden är god men kan bli ännu bättre. Rutin för att få bättre kontroll på när saker skall återrapporteras behövs och ett sådant arbete har påbörjats. Detta skulle kunna bidra till att minska tillfälliga arbets anhopningar på grund av dålig framförhållning.
Inköpsenheten har ett nära samarbete med alla förvaltningar. Det är viktigt att beställarna är delaktiga vid framtagande av underlag inför en upphandling så att verksamhetens behov tillgodoses i så stor utsträ ckning som möjligt. Inköpsenheten har under våren träffat alla förvaltningar för att diskutera kommande upphandlingsplan.
Under hösten har det genomförts en undersökning angående nöjdhet med Solsidan där 81 procent uppgav att de var nöjda eller mycket nöjd a med Solsidan som helhet. Mest nöjda är de svarande på vård - och omsorgskontoret (100 procent), minst nöjda är de svarande på barn - och
utbildningskontoret (65 procent). Det var dock en låg svarsfrekvens på enkäten, endast 10,5 procent.
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall 2018
Målvärde 2018 Andel nöjda eller mycket nöjda med
kommunens teleservice (%) 91 % 74 % 76,5 % 80 %
Kommentar
Andelen nöjda eller mycket nöjda medborgare med kommunens teleservice når inte riktigt målet, men visar ändå en positiv trend.
Andel nöjda eller mycket nöjda med sin
I T - arbetsplats (%) 60 % 45 % 25 % 65 %
Kommentar
Andelen nöjda eller mycket nöjda med sin arbetsplats har sjunkit till en mycket låg nivå. Målet för 2018 nås således inte. trenden går åt fel håll och behöver vändas, vilket bör kunna ske med ny
driftsleverantör och olika satsningar på att förbättra I T arbetsplatsen under 2019.
Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan (%)
81 % 84,1 % 81 % 85 %
Kommentar
Mätningen av andelen nöjda eller mycket nöjda medarbetare med kommunens intranät Solsidan når inte målet och vi backar tillbaka till samma nivå som för 2016.
Andelen medarbetare som tycker de har tillräcklig kompetens att använda tillgängliga I T - verktyg i sitt dagliga arbete (%)
- 91,4 % - -
Kommentar
Mätning genomförs i samband med nästa medarbetarenkät 2019.
6 Kommunledningskontorets uppdrag
Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.
Uppdrag Utförande Beredning
Budgetuppdrag om det
framtida Edsvik Återrapporteras till kommunstyrelsen
i februari 2019.
Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019
Uppdraget genomförs under 2019 enligt plan.
Utvärdering av hyressystem
för skolor och förskolor Regler för inhyrning och
hyressättning av lokal mm inom Sollentuna kommunkoncern och ändring av TFN:s reglemente beslutades av
kommunstyrelsen/kommunfullmäktige i september 2018.
Följduppdrag inventering MEX 2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram e n uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäder som för
verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för
bostadsändamål samt u dda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Regler för inhyrning och hyressättning av lokaler mm i Sollentuna kommunkoncern beslutades av KF i september 2018.
Utredning av hyresnivåer för bostäder och MEX - fastigheter pågår.
Följduppdrag invent ering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna.
I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för
bostadsändamål samt udda fasti gheter med kommunal eller annan verksamhet.
Regler för inhyrning och hyressättning av lokaler mm i Sollentuna kommunkoncern beslutades av KF i september 2018.
Utredning av hyresnivåer för bostäder och MEX - fastigheter pågår.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjänsteutlåtande daterat 2016 - 06 - 29
Arbetet med vattenplanen pågår enligt plan.
Uppdrag Utförande Beredning Utredningsuppdrag för fler
Sollentunabor i arbete Löpande redovisning sker i
verksamhetsberättelserna.
Löpande redovisning sker i verksamhetsberättelserna.
Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.
Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.
Avsatta medel för strategiska fastighetsförvärv har fördelats till åren 2018 - 2021 i
exploateringsprognosen.
Möjlighet till utveckling av kommunens mark pågår integrerat med löpande projekt.
Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att i den kommande revideringen av
projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 50 0.
Återrapportering av
ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.
Ett förnyat projektdirektiv för Väsjön antogs av
kommunstyrelsen 2017 - 06 - 12
§114. Där framgår att "Antalet byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500" (se sid 8 i Projektdirektiv Väsjön 2016/0650).
Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad
introduktion för vuxna och ensamkommande barn och unga. Up pdraget ska återrapporteras löpande i samband med
tertialsrapporterna.
Löpande redovisning sker i verksamhetsberättelserna.
Synålen:
Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik - och
fastighetskontoret utreda hur en pendlarparkering på fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan finansieras, anläggas och förvaltas.
Den tänkta fastighetsregleringen har inte genomförts. Projektet har pausats till dess att nya direktiv ges.
Uppdrag för att möjliggöra
ökad byggtakt av hyresrätter Detta uppdrag är
slutrapporterat i samband med avrapporteringen av
prioriteringsuppdraget.
Uppdrag angående kollektivtrafikförsörjning i Väsjön samt
parkeringsmöjligheter
Arbetet med
åtgärdsvalsstudien pågår enligt den nya tidplanen. Studien slutrapporteras i början av 2019
Uppdrag Utförande Beredning Kommunstyrelsen ger
kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter avslutad löneöversyn 2018
På grund av att löneavtal för lärare slöts först efter sommaren var nya löner för lärare klara först i november.
Genomförd löneöversyn är en förutsättning för att
lönekartläggning kan ske.
Lönekartläggningen är nu genomförd och rapporteras till kommunstyrelen i mars.
Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan med tr afik - och fastighetskontoret lämna ett förslag till
revidering av
parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.
Förslag som kompletterande bestämmelser har redovisats och omarbetats, inkorporeringen pågår.
Det görs genom revidering av Parkeringsplanen som påbörjats i slutet av augusti. Målet är att
reviderad parkeringsplan ska lyftas till kommunstyrelsen under 201 9.
Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom
fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018
Rapporten med redovisningen av de ekonomiska konsekvenserna av grön I T inom fastighetsområdet ingick i T2.
I och med det är uppdraget avslutat.
Kommunfullmäktige ger kultur - och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018 återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).
Kultur - och fritidsnämnden ansvarar för återrappo rtering i sin
verksamhetsberättelse.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att närmare utreda de organisatoriska och ekonomiska konsekvenserna av förslagen i utredningen om ny
tjänstemannaorganisation.
Det övergripande och principiella beslutet till ny t jänstemannaorganisation fattades av fullmäktige i juni 201 8.
I december 201 8 fattade kommundirektören ett delegationsbeslut där kommunledningskontorets indelning i avdelningar och enheter slogs fast.
Förändringarna i
tjänstemannaorganisationen har genomför ts utan tilldelning av särskilda ekonomiska resurser.
