Sida 1 (32)
Patientsäkerhetsberättelse
Division Folktandvård år
2020
Innehållsförteckning
Sammanfattning ... 3
Inledning ... 5
Struktur ... 5
Övergripande mål och strategier ... 5
Organisation och ansvar ... 5
Samverkan för att förebygga vårdskador ... 7
Patienters och närståendes delaktighet ... 8
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet ... 8
Klagomål och synpunkter ... 9
Egenkontroll ... 10
Åtgärder för att öka patientsäkerheten ... 14
Riskanalys ... 19
Utredning av händelser - vårdskador ... 20
Informationssäkerhet ... 20
Resultat och analys ... 21
Egenkontroll ... 21
Avvikelser ... 23
Klagomål och synpunkter ... 28
Händelser och vårdskador ... 29
Riskanalyser och händelseanalyser... 31 Mål och strategier för kommande år
Sammanfattning
Patientsäkerhetsarbetet i Folktandvården syftar till att säkerställa att patienterna får en god och säker vård. Under 2020 har den ännu rådande Coronapandemins effekter till stor del påverkat tandvårdens verksamheter.Tillgången till tandvård har minskat pga. ökad andel återbud, delvis pausade munhälsobedömningar och tandoperationer/tandnarkoser samt planerade besök för riskgrupper Covid-19.
Nya rutiner kring skyddsmateriel, patientinformationer och arbetssätt för att minska risken för smittspridning har fortlöpande tagits fram och anammats vilket ställt krav på snabb hantering och omställning. Vikten av gott samarbete inom Regionen med framförallt enheterna för Smittskydd, Vårdhygien, käkkirurgi och Länsservice har tydliggjorts.
Verktyget Produktions-.och kapacitetsplanering (PK-plan) och uppföljning av väntelisteläget med trender följs nu fullt ut. Klinikernas vårdåtagande och tandlä- karresurser jämförs på ett likvärdigt sätt och används i Folktandvårdens lednings- grupp som ett led i att fördela vårdresurserna i länet.Ny indelning av verksam- hetsområdena har genomförts för att få mer jämnstora verksamheter och bättre samnyttjande av resurser för en mer jämlik vård. Detta bidrar till ökad patientsä- kerhet och möjliggör tillgänglighet till tandvård, trots stadigt minskade resurser.
Ett odontologiskt bokslut, med mer djupare analys och omfattande underlag har tagit fram för föregående år som tillsammans med Patientsäkerhetsberättelsen utgör Folktandvårdens samlade Kvalitetsberättelse.
Funktionen Mina ärenden på 1177 är nu införd vid många av länets tand- vårdskliniker för att tandvårdspatienter på ett enkelt sätt ska komma i kontakt med klinikerna. Folktandvårdens kallelsebrev är omarbetade med innehåll an- passat efter nya arbetssätt.
Ansvarsfördelning och arbetsuppgifter inom medicinteknik, hygien, läkemedel, avvikelsehantering och brandskydd är framtagen under året som en viktig del i Folktandvårdens ledningssystem vilket är under omarbetning. Tandteknik Nor har under året börjat använda Struktur, ett anpassat certifierat ledningssystem för tandtekniska laboratorier.
Tandröntgen har varit odontologiskt fokusområde där Tandvårdens röntgenhand- bok är omarbetad och implementerad på klinikerna. Ett övergripande utbildnings- och diskussionsmaterial har använts vid samtliga kliniker med målet att förbättra kvalité i bildtagning och diagnostik.
Ny uppföljning för egenkontroll av följsamhet till rätt revisionsintervall efter risk är framtagen för analys och insatser för förbättringar på individ och kliniknivå.
Hygienronder genomförs nu årligen vid Folktandvårdens kliniker.
Nytt system för maskinell rensning har börjat införas succesivt på klinikerna, ett enfilssystem efter pilottest med två olika varianter. Åtgärden framtagen då det via avvikelsesystemet konstaterats frekventa filfrakturer med det tidigare systemet
för maskinell resning. En ytterligare positiv effekt är att filarna inte kräver steril- hantering då de kasseras efter användning.
Handlingsplan är framtagen för att säkerställa att Folktandvården från 2020 och framöver i alla situationer särskilt beaktar barnets bästa, som en del av implemen- tering av Barnkonventionens intentioner. Folktandvården deltog under året i ny nationell patientenkät kring bemötande barn och unga där handlingsplaner är framtagna utifrån resultatet på klinik/divisionsnivå. De klinker som inte nått upp till målen för tandhälsa hos barn och unga föregående år har tagit fram handlings- planer för att förbättra munhälsan för gruppen.
Ny stående punkt i Ilningen med ”Månadens Etiska dilemma” presentas re- gelbundet för att hålla liv i värdegrundsfrågor och lyfta aktuella ämnen för dis- kussionen vid klinikerna.
719 händelser rapporterades under året i Synergi där en klar förbättring ses kring handläggningstiderna. En ökning ses av antalet ärenden registrerade som klago- mål liksom ett ökande antal ärenden till Patientnämnden. Antalet vårdskador med bestående men har ökat liksom antalet anmälda skador till LÖF. Inga tydliga trender kan dock skönjas då variationer ses under åren. Två händelseanalyser har genomförts och ett ärende enligt lex Maria har lämnats in till IVO. Förskrivning- en av antibiotika inom Folktandvården fortsätter stadigt att minska. Vid SKR´s BHK-mätning i oktober deltog samtliga kliniker med en följsamhet på 80 %, målen för 2020 blev därmed uppfyllda.
Några prioriterade mål inom patientsäkerhetsområdet för kommande år: jämlik vård i länet, förbättrade patientflöden, ökad följsamhet till BHK-regler, förbättrad kariesdiagnostik, ökad patentmedverkan, förbättra upplevelsen av tillgänglighet och emotionellt stöd vid besök inom avgiftsfria tandvården.
Inledning
Division Folktandvård (FTV) ska årligen sammanställa en patientsäkerhetsberät- telse enligt patientsäkerhetslagen SFS 2010:659. Denna är i sin tur ett av underla- gen till Region Norrbottens övergripande patientsäkerhetsberättelse.
Struktur
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap.
I Folktandvårdens ledningssystem (OBS! För närvarande under omarbetning för anpassning till Regionens övergripande ledningssystem) för systematiskt kvali- tetsarbete framgår hur divisionen arbetar för att uppfylla kvalitet i vården och att förebygga risker och misstag. En säker tandvård ska leda till att inga vårdskador uppstår. Detta vilar på lagkrav för tandvården samt Region Norrbottens övergri- pande mål och strategier inom patientsäkerhetsområdet. Folktandvården arbetar aktivt för att omsätta Regionens Verksamhetsmodell i den kliniska vardagen.
Region Norrbottens vision ”Bästa livet, bästa hälsan” kompletteras i tandvården med ”En frisk mun i alla åldrar”. Verksamhetsmodellens bas, regionens värde- grund, kompletteras i Folktandvården med de väl inarbetade värdeorden: ”Hälsa, Omtanke, Service” som beskriver önskvärt förhållningssätt och beteende. Tand- vård som erbjuds har fokus på hälsofrämjande åtgärder och genom ett aktivt utåt- riktad arbete stöttas norrbottningarna i att främja sin munhälsa.
Organisation och ansvar
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
Folktandvårdens ledningsgrupp beslutar om innehållet i Folktandvårdens led- ningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Divisionschefen ansvarar för att ledningssystemet tillämpas i verksamheten. Uppföljning och analys av patientsä- kerhetsarbetet på divisionsnivå utförs av Cheftandläkaren vid staben på uppdrag av divisionschefen. Divisionschefen ansvarar för att det finns divisionsgemen- samma riktlinjer och rutiner för Folktandvårdens verksamheter för att försäkra en likvärdig behandling över hela länet. Under 2018/2019 har Nationellt Program- område (NPO) för tandvården tillkommit som en del i det nationella arbetet med att ta fram gemensamma rutiner och arbetssätt i vården. Under det övergripande paraplyet finns sex regionala programområden för tandvårdsorganisationerna, RPO. Folktandvården representeras i RPO Norr av cheftandläkare och verksam- hetschef för specialisttandvården. Underlag för vårddokument tas fram av HKU- funktionen vid FTVs Stab och av ämnesansvariga inom respektive specialitet vid Tandvårdens Kompetenscentrum (TKC). Rutinerna ska som regel godkännas av Folktandvårdens Ledningsgrupps vårdmöte där alla verksamhetschefer ingår.
Detta motsvarar det Lokala Programområdet för tandvård i Norrbotten (LPO).
Ansvaret för att patientsäkerhetsarbetet i verksamheten bedrivs i enlighet med ledningssystemet är delegerat till verksamhetschefen. Omfattningen av verksam- hetschefens ansvar finns utförligt beskrivet i ledningssystemet. Verksamhetsche-
fen ansvarar för att Folktandvårdens rutiner för avvikelsehanteringen tillämpas inom verksamhetsområdet. På kliniknivå ansvarar enhetschefen i samarbete med verksamhetschef och avvikelsehandläggare för bearbetning och analys av avvi- kelserapporter. Nedan beskrivs flödet för avvikelsehantering i Folktandvården:
Alla verksamhetschefer kontrollerar/granskar sin egen verksamhet tillsammans med den lokala ledningen enligt en ansvarslista (Ansvarsfördelning och arbets- uppgifter inom medicinteknik, hygien, läkemedel, avvikelsehantering och brand- skydd) samt självgranskning som har sin utgångspunkt i Folktandvårdens led- ningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.
Folktandvårdens ledningsgrupp leds av tandvårdschefen. Verksamhetschefer och funktionschefer i divisionsstab samt chefssekreterare ingår i gruppen. Folktand- vården representeras i chefläkarkollegiet, Lokal Samverkansgrupp Patientsäker- het, länssjukvårdens operationsstyrelse, Synergis förvaltningsgrupp, säkerhetsrå-
det, asylsamordningsgruppen samt STRAMA. Vid framtagande av riktlinjer som rör läkemedel samverkar divisionen med läkemedelskommittén. I frågor rörande oral röntgen samarbetar Folktandvården med sjukhusfysiker. Enheterna för vård- hygien samt smittskydd är viktiga samarbetspartners vid frågor som rör hygien och smitta. Vid ärenden från Patientnämnden samarbetar divisionen med hand- läggare i nämnden. Folktandvården har centrala etik- och barnrättsombud. Hän- delse- och riskanalyser genomförs av cheftandläkare och plane-
rare/vårdutvecklare tillsammans med chefer/ medarbetare från verksamheterna, vid IT-frågor ansvarar IT-förvaltningsledare för utredningarna.
Samverkan för att förebygga vårdskador
SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 2 § p 3
Många av de patienter som behandlas i Folktandvården har även behandlare inom sjukvården. Vid vissa diagnoser/behandlingar involveras flera odontologiska specialiteter och allmäntandvård. För att säkra ett korrekt omhändertagande av dessa patienter har vårdkedjor och andra typer av samarbetsformer etablerats inom tandvården och mellan tandvården och övrig hälso- och sjukvård.
Exempel på sådana vårdprocesser och samarbetsformer är:
Regelbundna samverkansmöten mellan Folktandvården och enheten för käk- kirurgi vid Sunderby sjukhus
Samarbete med division länssjukvård vid tandbehandling av patienter under narkos.
Samverkan med asylhälsovården för att tidigt fånga upp barn med tandvårds- behov samt ge stöd i egenvården
Samverkan med barnhälsovården kring små barns tandhälsa, utbildning och effektiva flöden för egenvårdsråd och omhändertagande vid vårdbehov
Omfattande konsultverksamhet inom specialisttandvården till allmäntandvår- den samt mellan specialistklinikerna vid Tandvårdens kompetenscent- rum(TKC).
Implantatbehandling och käkanomalibehandling: vårdkedja tandvårdens kompetenscentrum och käkkirurgen Sunderby sjukhus.
Nischade team i allmäntandvården utbildas och samarbetar enligt särskild rutin med specialisttandvården via nätverkskoncept
För barn med reumatiska sjukdomar samarbetar specialiserad barntandvård och bettfysiologi vid TKC med barnmedicinska kliniker i länet.
Sömnapné: samarbete mellan specialisttandvård/allmäntandvård och lungkli- niken.
Samarbete mellan specialist i bettfysiologi och hälso- och sjukvården rörande rehabilitering av smärtpatienter.
Samarbete mellan specialistavdelningen för barntandvård och barnhabilite- ringen. Ett nätverk mellan specialiserad barntandvård och logopeder på läns- nivå finns för omhändertagande av barn med oralmotorisk problematik.
Auskultation för ST-läkare hos specialist i bettfysiologi för att öka kunskapen om smärttillstånd och funktionsstörningar i mun, ansikte och käkar så att en
säkrare bedömning kan göras av vem som ska behandla patienten, tandvård eller sjukvård.
Samverkan mellan specialisttandvården för tandreglering i Norrbotten och Västerbottens läns landsting avseende omhändertagande av LKG-patienter.
Samarbete finns vid behov för barn med ovanliga diagnoser och odontolo- giska tillstånd mellan TKC och specialiserad barntandvård/ Kompetenscent- rum i norr vid Norrlands universitetssjukhus, Umeå.
Vid uppsökande verksamhet, som Folktandvården ansvarar för inom ramen för Regionens tandvårdsstöd, samverkar klinikerna med kommunernas särskilda boenden.
Utöver detta samarbetar Folktandvården bland annat med sociala myndigheter enlig särskild rutin när misstanke finns om att barn far illa.
Patienters och närståendes delaktighet
SFS 2010:659 3 kap. 4 §
Patienternas synpunkter och erfarenheter har tagits tillvara och används som en viktig del i Folktandvårdens förbättringsarbete på klinik och divisionsnivå. Inter- vjuer med patienter/närstående har skett som en del i hantering och utredning vid avvikelser och händelseanalyser/ lex Maria anmälan.
Vid föreläsningar om tandvård till patient/intresse-föreningar har synpunkter kommit fram som tagits tillvara i divisionens förbättringsarbete.
Vid Patientsäkerhetsronder ges tillfälle för högsta ledningen att ha utbyte med patienter/närstående kring patientsäkerhet, kvalité och annat av värde att disku- tera.
Patienter som besöker Folktandvården i Norrbotten kan ta del av journalanteck- ningar från besöket via inloggning på 1177. Det finns även möjlighet för patien- ter/vårdnadshavare att få utskriva journalkopior.
Bemötandeenkäter lämnas regelbundet ut till patienter efter tandvårdsbesök för att fånga patienternas upplevelse av besöket och är viktiga delar i divisionens kvalitetsarbete.
Tandvård som utförs ska ske i samråd med patienter och i förkommande fall de- ras närstående. Patienten informeras om sin munhälsa och vilka åtgärder indivi- den själv kan vidta för att bevara eller vid behov förbättra hälsan. När olika be- handlingsalternativ föreligger ska patienten informeras om dessa och i samråd med behandlaren fatta beslut om lämplig behandling. Vuxna patienter som får ta del av ersättning av det statliga tandvårdsstödet vid revisionsundersökningar har rätt att få ett särskilt skriftligt undersökningsprotokoll utlämnat.
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
SFS 2010:659, 6 kap. 4 § och SOSFS 7 kap. 2 § p 5
All tandvårdspersonal ska ha kunskap om rapporteringsskyldigheten enligt pati- entsäkerhetslagen och hur rapporteringen i Synergi går till. Filmerna ”Grundläg- gande patientsäkerhet för Folktandvården” ingår som en obligatorisk del i intro- duktionschecklistan för nyanställda som även får en omfattande utbildning i Pati- entsäkerhet vid introduktionsprogrammet ”Hos Oss”. Tidigare klassificerades negativa händelser felaktigt i stor utsträckning som förbättringsförslag vilket idag är sällsynt förekommande. Divisionsstaben har haft fokus på att höja kvaliteten i avvikelsehanteringen via ny organisation för avvikelsehantering och utbildnings- insatser för chefer/avvikelsehandläggare vilket bedöms gett gott resultat. Som ett led i detta följs fr.o.m. 2018 handläggningstiderna i Synergi på divisionsnivå.
På övergripande nivå sammanställer och analyserar Cheftandläkare med plane- rare vid Staben divisionens avvikelser. Varje verksamhetschef ansvarar för att sammanställa och analysera den egna verksamhetens avvikelser. Spridning av lärandet av avvikelser sker på alla nivåer i divisionen (klinik, VO, divisions-nivå) och via olika kanaler (pulsmöten, APT, Planeringsdagar, LG möten, Webbase- rade veckobladet Ilningen )
Klagomål och synpunkter
SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 och 6§§, 7 kap 2 § p 6,
I Folktandvårdens rutin ”Hantering av klagomål, patientskada och patientsyn- punkter inom Folktandvården i Norrbotten ” tydliggörs ansvar och hur klago- mål/synpunkter ska hanteras.
För att underlätta för våra patienter/närstående att lämna synpunkter på vården har Folktandvården i Norrbotten tagit fram en blankett som ska finnas lätt till- gänglig i väntrummen. Blanketten, som för närvarande är under omarbetning, kan lämnas in anonymt eller med adressuppgifter om patienten/närstående vill ha återkoppling. Folktandvården anslog under fokusdagen 2019 med temat ”Vad är viktigt för dig” i juni affischer med brevlådor i klinikernas väntrum. Här fanns information om att besökarna hade möjlighet att lämna in synpunkter kring tand- vårdbesöket. Synpunkterna har bearbetats och tagits med i tandvårdens förbätt- ringsarbete. Klagomål och synpunkter kan även lämnas in via webben på olika sätt, Synergiärende eller via klinikernas Funktionsbrevlådor på 1177.
Klagomål från patienter/närstående ska enligt Folktandvårdens rutin rapporteras i Synergi av medarbetare/chef för vidare bearbetning. Synpunkter från patienter ska tas tillvara som en viktig del i divisionens förbättringsarbete. Målsättningen är att patienter och tandvårdspersonal samverkar för att vårdskador ska förebyg- gas. Klagomål som lämnas direkt på kliniken bör enligt Folktandvårdens rutiner hanteras av den som närmast berörs av klagomålet. Kan inte problemen lösas på denna nivå går ärendet vidare till enhetschef eller verksamhetschef, eller till di- visionsstaben om ärendet rör verksamhetschefen.
Patientnämndsärenden eller ”enskildas klagomål” som kommer via IVO behand- las av verksamhetschef eller, om ärendet rör verksamhetschefen eller frågor av
mer allmän karaktär, av divisionsstaben. LÖF-ärenden hanteras på kliniknivå av behandlare/VO-chef.
Divisionsstaben gör årligen en sammanställning av inkomna ärenden som redovi- sas i Patientsäkerhetsberättelsen. En del av klagomålen rör kostnader för tandbe- handling generellt vilket är svårt att påverka.
Folktandvården har lagt särskilt fokus på att ta fram skriftligt informationsmateri- al rörande vård och behandling för att säkerställa en korrekt och likvärdig in- formation i länet. Totalt har divisionen idag ett hundratal patientinformationer i VIS, varav flertalet är översatta till andra språk.
Egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap. 2 § p 2
Egenkontroll Omfattning Källa Kommunikation av
resultatet Ledningssystemet:
checklista för egen- kontroll.
OBS! Under omar- betning!
Checklistan är upp- delad i olika delar med frågor som berör medarbe- tare/lokal ledning.
Samtliga kliniker ska genomföra årlig granskning
Folktandvårdens ledningssy- stem/checklista för självgranskning
Sammanställs på gemensam lagrings- yta i /N:
Om flera kliniker har problem inom samma område görs handlingsplaner för hela divisionen.
Egenkontroll Omfattning Källa Kommunikation av resultatet
Avvikelser
Lärandet av avvikel- ser
Handläggningstider för avvikelser
Uppföljning klago- mål, lex Maria.
PaN, LÖF ärenden, vårdskador
Samtliga klini- ker/FTVs LG
Klinik, VO/Division
Synergi APT, Planerings
dagar, månadens avvikelse LG, pati- entsäkerhetssidan, Ilningen
Lex Maria ärenden speglas på Insidan
Speglas på uppfölj- ningsportalen Patientsäkerhetsbe- rättelse
Redovisning i LG Måluppfyllelse div.planen
Patientsäkerhetsbe- rättelse
Patientsäkerhets- kultur mätning i den omfattning Regionen genomför
Klinik, VO/Division
Resultat av mät- ningen
FTVs LG, Samtliga medarbetare
Följsamhet till basala hygienruti- ner
Klinik, VO/Division
SKLs PPM mätning
Månatliga mätning- ar.
Speglas på uppfölj- ningsportalen Patientsäkerhetsbe- rättelsen
Klinikernas LEAN- tavlor
LÖF-anmälda skador
Divisionsnivå LÖF rapport Patientsäkerhetsbe- rättelse
Patientsäkerhets- rond
Utvalda enheter Genomförd rond enligt rutin
Rapport samman- ställs. Reportage med bilder för sprid- ning i Ilningen inom hela divisionen
Egenkontroll Omfattning Källa Kommunikation av resultatet
Journalgranskning -följsamhet till journalrutin med hjälp av mallar
Debiterings- granskning -följsamhet till debi- teringsriktlinjer
Allmäntandvårds kliniker.
Genomförs enligt LG beslut.
Samtliga kliniker, med visst intervall beroende på utfall av granskning
Rutin för gransk- ning
Carita/VAS
Per enhet samt divis- ion
FTVS LG/Taxefilm
Läkemedel Förskrivning antibi- otika/sedativa- följsamhet till Nat- ionella rekommen- dationer
Kvalitetskontroll läkemedelsrutiner
Kontroll förbruk- ningsjournal narko- tiska läkemedel
Samtliga klini- ker/divisionsnivå per månad
Antibiotikaför- skrivning-årlig sammanställning dygnsdoser
Samtliga kliniker
Samtliga kliniker
Uppföljningsporta- len
Apoteket/datalagret
Enligt rutin
Enligt rutin
Samtliga VC ansva- rar för att kontrollera ev. överförskrivning
Patientsäkerhetsbe- rättelse
Chef-till chef rap- portering varje vecka: avseende förbättrade flöden i vården
Samtliga klini- ker/VO
Digital rapporte- ring, respektive chef ansvarar för rapportering
Tillgängligt för samtliga che- fer/stabsfunktioner digitalt
Stabens LEANtavla Loggkontroll
journalåtkomst
Samtliga kliniker Journalsystem Hanteras enligt FTVs rutin
Egenkontroll Omfattning Källa Kommunikation av resultatet
Patientenkäter Ett visst antal pati- entbesök inom fast- ställd tid. Genom- förs efter beslut i FTVs LG
Barn och ungas upplevelse av bemö- tande, ny enkätform 2020
Samtliga kliniker enligt beslutade intervall i FTVs LG
Enkäter enligt rutin FTVs egna alterna- tivt Nationell barn- enkät
Per legitimerad(får sina egna resul- tat)/klinik/VO.
division vid FTVs LG
Per kli-
nik/VO/Divisions Skär och stickska-
dor
Samtliga kliniker Enligt rutin Dialog med berörd medarbetare Division: Miljö DUS kvartalsvis, årlig SAM-redovisning Egenkontroll av
utrust-
ning/material/lokal
Autoklaver/disk desinfektörer
Dentalservice ut- rustningar inkl vat- tenprovskontroll
Mätning rtg- utrustningar
Inventering av ut- rustningar, maski- ner lokaler av sta- bens planerare
Samtliga kliniker
Valideras, riskbe- döms, servas årlig- en
Årlig ser- vice/mätning
Vid nyinstallation samt genomförd generell mätning
Fortlöpande via gemensam lag- ringsyta på Chef - portalen
Vid brister tas för- bättringsför- slag/åtgärder fram som kommuniceras ut till verksamheter- na
Egenkontroll Omfattning Källa Kommunikation av resultatet
Väntelisteläge Enligt Prioriterings- ordningen för tand- vård i fallande ord- ning
Nuläge tertialvis med trender
Klinik/VO Division
Carita tidbok FTVs LG/klinikerna
För beslut resursför- delning etc.
Ansvarslista Ansvarsfördelning och arbetsuppgifter inom medicinteknik, hygien, läkemedel, avvikelsehantering och brandskydd
Samtliga kliniker ska årligen fyll i ha namngivna utsedda personer för respektive uppgift i listan.
Ligger i VIS för varje klinik
Ska framöver sparas ner i N/FTV
Flödesuppföljning -Teamtandvård -Färdig på ett be- sök(FettB) -Barnuppföljning Produktions-och Kapacitetsplane- ring (PK-plan)
Klinik/VO/
division
Carita/VAS/LUPP Uppföljning hälsa &
vård FTV Insida
Klinikernas och Stabens LEAN- tavlor
Följsamhet kallelse efter risk
Samtliga nivåer Carita Uppföljningsportal Vård och hälsa FTV Kvalitetsuppfölj-
ning nyanställda behandlare
Samtliga legitime- rade
Ny rutin Med berörda
Munhälsa barn och unga
Samtliga klin- ker/divisions
SKaPa/Carita Årsrapport,
Od.bokslut, kliniker- nas APT
Åtgärder för att öka patientsäkerheten
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 2
Folktandvårdens verksamheter har under 2020 på många sätt präglats av den ännu pågående Coronapandemin. Tillgången till tandvård har minskat då patienter och kliniker tvingats lämna återbud till bokade besök. Patienter i riskgrupp för Covid- 19 har inte kunnat besöka tandvården för planerade besök under del av året. pga.
brist på skyddsmaterial och minskad operationstilldelning har tandoperationer och tandnarkoser pausats under en period. Folktandvårdens Uppsökande verk- samhet med munhälsobedömningar hos berättigade har pausats under större delen
av 2020 och utåtriktade aktiviteter vid skolor, patientföreningar etc. har ställts in.
En digital variant av Uppsökande verksamhet där tandhygienister tar kontakt med SÄBOs avdelningsansvariga för att fånga upp vårdbehov och ge egenvårdsråd har testas med goda resultat och genomförs vid paus av traditionella Uppsök. En digi- tal munvårdsutbildning för kommunernas vård-och omsorgspersonal ersätter den tidigare fysiska varianten. Nya rutiner kring skyddsmateriel, patientinformationer och arbetssätt för att minska risk för smittspridning har fortlöpande tagits fram och anammats vilket ställt krav på snabb hantering och omställning för en god patientsäkerhet. Under denna annorlunda period har vikten av gott samarbete inom Regionen med framförallt enheterna för Smittskydd, Vårdhygien, käkki- rurgi och Länsservice tydliggjorts. Samma gäller de viktiga samverkansytorna mellan Folktandvårdsorganisationerna där kunskapsutbytet i Covidrelaterade frågor varit mycket värdefullt.
Divisionen har under senare år haft fokus på att förbättra patientflödena i verk- samheterna. Principer för effektiva flöden har definierats och en ny anpassad flödesuppföljning har tagits fram för analys och förbättringsarbete. Verktyget för produktions-och kapacitetsplanering (PK-plan) visualiserar väntelisteläget på klinik/divisions-nivå för att kunna erbjuda en god tandvård på lika villkor i länet.
Klinikernas vårdåtagande och tandläkarresurser jämförs på ett likvärdigt sätt och används bl a i Folktandvårdens ledningsgrupp som ett led i att fördela vårdresur- serna i länet. Regelbundna möten har hållits av divisionsledning med lokala led- ningar för att följa upp, stödja och ha dialog om vårdläget i området. Klinikerna nyttjar verktyget för att lägga upp fasta teampass och följa hur väl man hinner med att behandla de prioriterade grupperna.Under 2020 har en mer systematisk, regelbunden presentation av vårdläget i länet, utifrån prioriteringsordningen för tandvården, tagits fram med analys av trender och diskussionen kring behov av resursfördelning. Bland annat utifrån resultat av PK-plananalys har ny indelning av verksamhetsområdena genomförts för att få mer jämnstora verksamheter och bättre kunna samnyttja resurser i verksamheterna för en mer jämlik vård. Detta bidrar till ökad patientsäkerhet och möjliggör tillgänglighet till tandvård, trots stadigt minskade resurser.
Ett odontologiskt bokslut, med mer djupare analys och omfattande underlag, har under året tagits fram för vård och hälsa i Folktandvården för föregående år. Här redovisas fakta som beskriver Folktandvården Norrbottens verksamhet ur ett hälso- och behandlingsperspektiv. Bokslutets upplägg planeras framöver ligga till grund för liknande sammanställning. Detta tillsammans med divisionens årliga Patientsäkerhetsberättelse utgör tillsammans Folktandvårdens samlade Kvalitets- berättelse.
Funktionen Mina ärenden på 1177 är nu införd vid många av länets tandvårdskli- niker för att tandvårdspatienter på ett enkelt sätt ska komma i kontakt med klini- ken för att t.ex. meddela återbud, förnya recept eller ställa frågor. I början av 2021 planeras samtliga kliniker vara igång med funktionen.
Folktandvårdens kallelsebrev är omarbetade med innehåll anpassat efter nya ar- betssätt.
Klinikerna använder nu verktyget Gröna korset som en viktig del i Patientsäker- hets – och förbättringsarbetet. De fåtal kliniker som inte ännu fullt ut kommit igång med metoden eller har regelbundna förbättringsmöten har under året fått anpassat stöd av Folktandvårdens centrala LEAN-stöd.
På den gemensamma sidan Patientsäkerhet i Folktandvården finns samtliga hän- delser som tagits upp i Folktandvårdens ledningsgrupp som ”Månadens avvi- kelse” samt lex Maria-händelser samlade. Flera verksamhetsområden har skapat särskilda avvikelsesidor för att sprida lärdomar och förhindraåterupprepning av felhändelser. Inom ett område skickas regelbundna mail ut med en sammanfatt- ning av lärandet avvikelsehanteringen
Ansvarsfördelning och arbetsuppgifter inom medicinteknik, hygien, läkemedel, avvikelsehantering och brandskydd är framtagen under året som en viktig del i Folktandvårdens ledningssystem. Det omfattande dokumentet är ett stöd för che- fer i alla led för att tydliggöra samt följa upp ansvar och uppgifter inom kliniker- nas åtagande inom respektive område. Ledningssystem för medicinteknik (MT) är en del av ansvarslistan. En sammanstallning av samtliga medicintekniska pro- dukter inklusive befintliga digitala bruksanvisningar i förekommande fall, finns tillgängligt i särskild mapp för varje klinik.
Tandteknik Norr, Folktandvårdens egna tandtekniska verksamhet, har under året börjat använda Struktur, ett anpassat certifierade ledningssystem för tandtekniska laboratorier.
Under året har tandröntgen varit odontologiskt fokusområde då analys av avvi- kelser i divisionen visade att flertalet rapporterade händelser bottnar i bristande röntgentagning/diagnostik Tandvårdens röntgenhandbok är omarbetad och im- plementerad via särskilt presentationsmaterial i verksamheterna. Ett övergripande utbildnings- och diskussionsmaterial har använts vid samtliga kliniker med målet att förbättra kvalité bildtagning och diagnostik.
Att ge patienten korrekt kostnadsinformation innan behandlingen och ta rätt betalt för vård som utförts är en viktig del i patientbehandlingen för att uppnå en god, säker och jämlik vård. ”Månadens åtgärd”, diskussionsfrågor kring debiterings- fall, speglas regelbundet på Insidan för att öka kunskapen om debitering tillsam- mans med övrigt stöd-och utbildningsmaterial tillgängligt på särskild sida. Fort- satt uppföljning av följsamhet till debiteringsregler har genomförts i samtliga verksamheter länet även under 2020.
Ny uppföljning för egenkontroll av följsamhet till rätt revisionsintervall efter risk är framtagen för analys och insatser för förbättringar på individ och kliniknivå.
Ledningsgruppens Vårdmöten har haft särskilda temaföreläsningar/diskussioner kring patientsäkerhet: allvarliga vårdskador i FTV-klassificering, lagkrav, prak- tisk hantering som chef, medarbetarstöd, händelseanalys, lex Maria, tips på dis- kussionsfrågor i VOLG, riskindivider mm.
Hygienronder genomförs nu årligen även vid Folktandvårdens kliniker.
Nytt system för maskinell rensning har börjat införas succesivt på klinikerna, ett enfilssystem efter pilottest med två olika varianter. Åtgärden framtagen då det via avvikelsesystemet konstaterats frekventa filfrakturer med det tidigare systemet för maskinell resning. En ytterligare positiv effekt är att filarna inte kräver steril- hantering då de kasseras efter användning.
Anpassat Stabsstöd kring hantering remisser, väntelistor, Synergi och chefsstöd har under året särskilt satts in vid enhet med besvärligt väntelisteläge samt re- sursbrist. Kliniska resurser har tilldelats från andra verksamheter/Stab för att stötta upp kring vården.
Handlingsplan är framtagen för att säkerställa att Folktandvården från 2020 och framöver i alla situationer särskilt beaktar barnets bästa, som en del av implemen- tering av Barnkonventionens intentioner. Åtgärderna innefattar: genomgång av Webbutbildningen Barnkonventionen vid samtliga enheter, vid beslut på övergri- pande nivå ska barnrättsperspektivet beaktas, ny åtgärd för inskolning/tillvänjning läggs till i tandvårdstaxorna 2021 för att kunna följa upp att detta genomförs i tillämplig omfattning i verksamheterna. Nätverket för Pedodonti har i uppdrag att alltid ha på agendan att se över ytterligare delar som kan stärka barnrättsperspek- tivet i divisionens verksamheter.
Folktandvården deltog under året i ny nationell patientenkät kring bemötande barn och unga (3-22 år).
De klinker som inte nått upp till målen för tandhälsa hos barn och unga föregå- ende år har tagit fram handlingsplan för att förbättra munhälsan för gruppen.
Ny stående punkt i Ilningen med ”Månadens Etiska dilemma” presentas regel- bundet för att hålla liv i värdegrundsfrågor och lyfta aktuella ämnen för diskuss- ionen vid klinikerna.
Processen för remisshantering i Folktandvården har visualiserats på Insidan med delprocesser med adekvata rutiner inlagda som stöd för förståelse och förbättrad följsamhet till divisionens remissrutiner.
Tandvårdens IT-stöd (”Tvisten”) har under året påbörjat omarbetning av befint- liga rutiner vilka nu samlas i Tvistens handbok för enklare åtkomst och förbättrad kvalite´
Folktandvårdsgemensamma rutiner och riktlinjer länkas upp på Insidan under vårdportal A-Ö för att finnas lättillgängliga för samtliga medarbetare.
Exempel på nya eller reviderade rutiner som tagits fram inom Folktandvår- den under året, ofta som resultat av åtgärder efter avvikelsehantering/risk identifiering:
Anpassat Covidrelaterat material; rutiner/arbetssätt, checcklistor, patientinformat- ioner mm
Röntgenarbetet i tandvården
Nya revisionsintervall vuxna
Nervskador, uppföljning misstanke efter tandvårdsbehandling
Sömnapne´
Parodrutin allmäntandvård
Distanskonsultation tandreglering
Hygienrutiner FTV
Infektionssanering, hantering remisser FTV
Övergripande tandnarkosrutin
Äldre patienter över 80 år, hantering kallelser
Uteblivande och återbud i FTV
Bevakningslista
Taxeanvisningar
– Nya och reviderade patientinformationer har tagits fram.
Samtliga verksamhetsområdens underlag om lokala patientsäkerhetsarbetet för år 2020 ligger speglade för Folktandvårdens medarbetare och chefer på interna webbsidan ”Patientsäkerhet i Folktandvården”. Nedan följer några exempel på lokala förbättringsåtgärder, rutiner och delar i avvikelsehante- ringen som syftat till ökad patientsäkerhet (rapporterat från verksamhets- ledningar):
Förtydligat ansvaret för att bevakningslistor gås igenom, ligger på behandlare och EC, eller av denna utsedd person. ”Städning” av väntelistor. Legitimerad personal har bedömt och justerat. Osignerade dagant efter personal som slu- tat, hanterad av VC.
Röntgen kalibrering hyg/tdl. Förtydligande av vilka rtg bilder som tandhygie- nist kan ta utan tdl rekommendation
Meddelande mellan behandlare skall ske i VAS, ej genom skriva papperslap- par
Produktionsplanering: Stående punkt på VOLG, VUS samt i dialog med HKU för att säkerställa att de prioriterade grupperna får vård
Dagliga LEAN möten genomförs på klinikerna och där sker den dagliga styr- ningen och gröna korset tas upp vid de tillfällena. Utifrån gröna korset så tar förbättringsgrupperna med de risker som har uppkommit och hittar förbätt- ringsförslag och åtgärder.
VC har tillsammans med EC ”synergistugor” där samtliga klinikens avvikel- ser gås igenom och färdigställs. Avvikelser har alltid en stående punkt i VOLG samt APT. Utifrån avvikelser har man också månadens rutin (VOLG, APT) som oftast är direkt kopplad till en avvikelse och där personalen behö- ver uppdateras.
För att få en mer jämlik vård inom VO´t reser både personal och patienter i stor omfattning mellan våra kliniker.
Skannrar har köpts in och nya arbetssätt har utvecklats där t.ex. kvaliteten på bettskenor har förbättrats
Slitna instrument har identifierats vilket lett till att man gått igenom instru- ment i förebyggande syfte för att undvika instrumentfrakturer under arbete vilket kan skada patienten.
Brister i samarbete mellan TKC och andra vårdaktörer vilket påverkar patien- ten har uppmärksammats och lett till ändrade rutiner.
Brister i remisshantering som påverkar patientsäkerheten har uppmärksam- mats och lett till ändrade rutiner. Risker vid prioritering av remisser har upp- märksammats och nya rutiner har införts.
Följsamhetsmätningar har gjorts på klinik och redovisats löpande på APT vilket leder till att vi tänker hygieniskt och förbättrar oss ännu mer. Under 2021 ska vi studera BHK mätningarna på kliniknivå för att komma med handlingsplaner.
Vi har tillsammans med HC tagit fram en ny rutin gällande Waran-prov.
Jobbar ständigt med att ID-kontroller ska utföras innan behandling påbörjas samt att innan patienten lämnar rummet har vi frågan ”När ses vi igen?” Då kommer vi ihåg att sätta upp på våra väntelistor
Vi har under året hållit gång arbetet med att förändra synen på avvikel- ser samt deras värde till förbättring och lärande. Målet är att ta till vara på viktig kunskap och erfarenheter från alla avvikelser.
Införandet av Gröna korset har varit till en stor hjälp för att identifiera problem som kan lösas eller förhindras.
Tandteknik Norr är fr.o.m. augusti 2020 certifierade för att leva upp till re- gelverket i lagen gällande tillverkning av medicintekniska produkter, MDR 217/45.Verktyg i form av ett uppslagsverk av rutiner och stöddokument finns tillgängligt för alla tandtekniker i vår verksamhet. Arbete pågår med indivi- duell fördjupning i detta verktyg, Struktur, som är vårt kvalitetsledningssy- stem.
Under 2020 avslutades pilotprojektet Folktandvården Direkt som hade som mål att öka tillgängligheten till tandvården. Slutsatsen blev att projektet hade en negativ effekt på resurstillgången för våra mest prioriterade patienter och avslutades på grund av detta.
Vid konstaterade vårdskador ges alltid individuell feedback till behandlaren, muntligt eller via VAS där vi påminner om 5 steg och Teach backmodellen.
Patienten ska alltid få information om och vid behov hjälp med att anmäla skadan till LÖF
Avvikelser rörande klagomål blir alltid en åtgärd att patienten kontaktas av Enhetschef eller Verksamhetschef.
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §, 7 kap 2§ p 4
Riskanalys inom Folktandvården utförs för att identifiera risker i verksamheten.
Syftet är att förebygga att negativa händelser inträffar eller om detta inte är möj- ligt, minska konsekvenserna av en negativ händelse. Vi strävar efter en säker- hetskultur där vi ”tänker efter före” och tar lärdom av negativa händelser och tillbud. Att värdera risker vid implementering av nya rutiner, metoder och innan beslut fattas om verksamhetsförändringar är en löpande del av patientsäkerhetsar- betet.
Risk-och konsekvensanalyser har utförts inom följande områden: strukturärende klinker i länet.
I och med införandet av Gröna korset lyfts risker och avvikelser på klinikerna och omhändertas på rätt nivå för att ge en god och säker vård.
Riskbedömningsstödet R2 startar automatiskt vid undersökning gjord av tandlä- kare och tandhygienister på samtliga barn -och vuxenpatienter. Detta innebär att en bedömning av individens riskprofil för att utveckla sjukdomar i munnen värde- ras vid varje undersökning. Planerade åtgärder samt kallelser görs efter individu- ell bedömning av ansvarig behandlare. Med detta möjliggörs att tandvården plan- eras och utförs enligt Tandvårdslagens intentioner om vård på lika villkor för hela befolkningen. Patienter med störst behov eller risk prioriteras och vårdinsatserna blir orsaksinriktade.
Utredning av händelser - vårdskador
HSLF-FS 2017:40, 3 kap. 1§ och SOSFS 2011:9 7 kap sista stycket
Två händelser inom Folktandvården har under 2020 utretts via händelseanalyser, där båda händelserna rör försenad diagnostik. Lärandet av händelserna, av allmän karaktär, har spridits inom divisionen.
Informationssäkerhet
HSLF-FS 2016:40, 7 kap. 1§
Folktandvården Förvaltningsledare inom IT har tillsammans med Regionens en- het för informationssäkerhet gått igenom kraven för informationssäkerhetsarbetet i regionen. För år 2021 planeras en revision av tidigare säkerhetsklassning.
Divisionen arbetar målmedvetet med att få följsamhet till journalrutinen som innehåller delar kring informationssäkerhet. Divisionsstaben har under året fort- satt särskilt stöttat klinik med bristande journalhantering/remisser i syfte att stärka patientsäkerheten vid enheten. Rutinen Bevakningslistor har reviderats som del i lex Maria ärende och klinikerna har fokuserat på att få följsamhet till denna.
Samtliga medarbetare skriver under sekretessbevis vid anställning samt får in- formation om sekretessregler.
Riskanalyser kopplande till informationssäkerhet har genomförts inom Folktand- vården under de senaste åren, dock inte under 2020.
Verksamhetschefen ansvarar för att genomföra loggkontroller för journalåtkomst enligt Folktandvårdens rutin.
Uppföljningar görs av länsteknik på incidentnivå i Medusa, d.v.s. hur många re- quests och incidenter som tandvårdens förvaltningsobjekt har. Fortlöpande sker utveckling av tandvårdens journalsystem med åtgärder för att förbättra systemen och därmed minimera risk för patientskada.
Resultat och analys
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3
Eftersom all årsstatistik för 2020 ej hunnit levereras innan divisionens patientsä- kerhetsberättelse ska lämnas in är resultaten från Synergi, datalager, PaN, LÖF under perioden 2019-12-01 till 2020-11-30 med i sammanställningen för 2020 för att få ett helårsuttag.
Utbildningsinsatser inom divisionen
Divisionen har ett särskilt koncept för utbildning och utveckling/forskning, Folk- tandvården Norrbotten Academy. Ett flertal tandläkare genomgår ST-utbildningar inom specialisttandvården. Insatser genomförs kontinuerligt för att bibehålla och öka medarbetarnas kompetens. Tyvärr har merparten av de planerade utbildning- arna 2020 ställts in under rådande Pandemi.
All nyanställd personal i Folktandvården genomgår divisionens introduktionspro- gram HOS OSS som genomförs under ett års tid med fyra träffar á 1-2 dagar, Totalt genomgår 33 medarbetare programmet för närvarande där tyvärr endast en träff kunnat genomföras planenligt hittills.
Kurser som genomförts internt: Forskningsmetodik, Panoramaröntgen, Ortodonti för tandläkare och tandtekniker, Sedering Midazoalm, Sedering med inriktning mot medicinska riskpatienter. Lokala lagningskurser kurser för tandsköterskor och tandhygienister har genomförts. Auskultationer har genomförs vid specialist- klinikerna.
En stor mängd internutbildningar har tvingats ställas in pga. rådande pandemi (Otodonti för tandhygienister, Akuttandvård, Foto, avtryck/index, röntgen, Unga och gamla människor med komplexa medicinska tillstånd och en lång och lurig medicinlista , Panoramaröntgen-bildtagning, Tandvårdsrädsla hos barn och vuxna). Under 2020 har tandläkarna totalt haft 55 interna utbildningsdagar vilket kan jämföras med 166 dagar år 2019.
Exempel på externa utbildningar där medarbetare från Folktandvården deltagit:
VårSOM, Tandhygienistdagarna, EAOM 2020, Lustgassedering, Implantatkurs, Orofacial algologi.
Samtliga medarbetare har tillgång till inspelade föreläsningar från året Riks- stämma för tandvården.
Framtagna utbildningsfilmer under 2020: Parodontitklassificering, Äldretandvård, Nyheter och annat matnyttigt i statliga tandvårdsstödet.
Totalt är 733 utbildningsdagar redovisade av tandvårdspersonalen i Carita tidbok för samtliga personalkategorier inklusive ST vid Tandvårdens Kompetenscenter.
Egenkontroll
Antibiotikaförskrivning
Folktandvården arbetar målmedvetet med att få följsamhet till rutinerna kring antibiotika förskrivning. Detta innebär att ingen onödig eller överförskrivning ska ske. Måluppfyllelsen till minskad förskrivning i Folktandvården är god. Indikat- ionerna för Antibiotikaförskrivning har dock enligt Folktandvårdens anpassade Covidrutiner utvidgats under rådande pandemi då patienter med förkylnings- symptom/Covid-19 inte ska tas emot vid klinikerna. Trots detta konstateras under 2020 den lägsta förskrivningen av antibiotika sedan mätningen startade för 11 år sedan, vilket är mycket positivt. Följsamhet till Folktandvårdens rutiner för anti- biotikaförskrivning har medfört en stadigt minskad förskrivning, 59 % totalt, mellan åren 2009-2020. ”AntibiotikaSmart”, en webbutbildning med kunskap om bakterier, antibiotikaresistens och rationell antibiotikabehandling ligger som ett digitalt stöd på vårdportalen A-Ö. Detta är en av många åtgärder för att få följ- samhet till nationella rekommendationer om antibiotikaanvändning i tandvården.
Följsamhet till mätning basala hygien-och klädregler (BHK)
Styrmått i div.plan Ingångsvärde* Mål Resultat**
Andel kliniker som genomför hygien- rutinmätning
91 % 100 % 100 %
Uppnått resultat följsamhet (av mätning) 64 % 70 % 80 %
*Nationella SKR-mätningen mars 2019, **Nationella SKR-mätningen okt 2020 Målen för BHK – mätningarna i SKRs punktprevalensmätning är uppnådda i divisionen. Samtliga kliniker deltog i mätningen oktober 2020. Följsamheten till hygienreglerna var 16 % bättre än vid mätningen 2019 och resultatet för 2020 var 10 % över målvärdet. Det är framförallt användningen av plastförkläden som ökat och medfört ett betydligt bättre resultat än föregående år. Dock behöver kliniker- na fortsatt fokusera på ytterligare förbättrad följsamhet till användning av plast- förkläden samt handdesinfektion. Samtliga yrkeskategorier uppvisar ökad följ-
samhet till BHK-regler (alla 8 steg). Tandhygienisterna har 92 % följsamhet i samtliga steg, tandsköterskorna 83 % och tandläkarna 68 % Vid månadsmätning- ar som ska registreras i BHK databasen är det dock för få kliniker som registrerar regelbundet och följsamheten till reglerna är för låg enligt resultatet. Under året har det dock varit problem med databasen varför inga större slutsatser kan dras av denna uppföljning.
Insatser under året för måluppfyllelse: Information vid Folktandvårdens Led- ningsgrupp vid olika tillfällen under året om vikten av BHK-mätningar/ resultat etc. samt klinikbesök av hygientandsköterska till kliniker i behov av stöd. På nya uppföljningsportalen för vård & hälsa i Folktandvården speglas resultat av BHK- mätningar.
Synergihantering
Styrmått i div.plan Ingångsvärde Mål Resultat Hantering Synergi
Andel ärenden påbörjade inom 14 dagar 87 % 90 % 90 % Andel ärenden avslutade inom 60 dagar 40 % 60 % 65 % Målen för handläggningstider i Synergi uppnås vilket är glädjande!
Insatser under året för måluppfyllelse: Information vid Ledningsgruppen kring Synergihandläggning för samtliga chefer i FTV med fokus på minskning av hand- läggningstider samt återkommande internutbildning/stöd i Sy-
nergi/patientsäkerhet för chefer och avvikelsehandläggare. Lokala ledningar har tagit fram åtgärder för att nå målet vilket avspeglas i det fina resultatet. Divis- ionsstaben har särskilt stöttat klinik som haft en stor mängd ohanterade avvikel- ser.
Patientenkät
Under 2020 genomfördes för första gången en ny nationell bemötandeenkät barn och unga. Tyvärr låg svarsfrekvens (22 % i Norrbotten och i riket totalt) men med ett relativt bra resultat överlag.
Resultatet har bearbetats och presenterats vid Ledningsgruppen för spridning i länet. Klinikerna har analyserat egna resultatet och tagit fram åtgärder i före- kommande fall för att få förbättrade resultat inom särskilda områden. På di- viosnsnivå används PK-plan/uppföljning väntelisteläge med resursfördelning för att förbättra tillgänglighet och kunna erbjuda jämlik vård i länet enligt priorite- ringsordning och akutrutinens intentioner. Förbättringsarbete pågår med att ta fram utbildningsmaterial kring vikten av att använda anestesi och sedering inom avgiftsfria tandvården.
Debiteringsuppföljning
Samtliga patientbesök i hela FTV är granskade vid visst givet tillfälle med fråge- ställning om korrekt följsamhet till debiteringskrav. 87 % av besöken är helt kor- rekt debiterade enligt TLVs regelverk inkl. journalföringskrav. Detta kan jämfö- ras med resultatet för år 2019, då 78 % av besöken var helt korrekt debiterade. En klar förbättring noteras. Lärdomar kring resultatet som del av förbättringsarbete debitering har spridits i samtliga verksamheter.
Avvikelser
Gröna korset
Samtliga kliniker i Folktandvården ska nyttja verktyget Gröna korset som del i verksamheternas patientsäkerhets-och förbättringsarbete. Endast tre klinker har under 2020 inte rapporterat in uppgifter i uppföljningen. Under 2019 fick samt- liga enheter inom divisionen utbildning i metoden.
Merparten ärenden rör vård och behandling följt av utrustning/apparatur samt kallelsehantering och kommunikation/information.
Totalt har 508 händelser rapporterats under 2020 vilket kan jämföras med 282 ärenden år 2019, en tydlig ökning konstateras. Fördelningen under 2020 är 367 risker och 141 skador vilket är mycket positivt då ett tydligt mål med Gröna kor- set är att fånga upp risker i verksamheterna innan skador inträffar för att få ett mer proaktivt arbetssätt. Medarbetarna deltar aktivt i klinikernas förbättrings- grupper för att utveckla och säkra tandvården. Vid klinikernas pulsmöten lyfts även de ärenden som inte ska hanteras via avvikelser/förbättringsgrupper som t.ex. synpunkter på upphandlade material/arbetsmiljöfrågor etc. direkt till led- ningen för vidare hantering. På detta sätt hanteras ärenden snabbare på rätt nivå.
Synergiärenden
719 ärenden är registrerade i avvikelsesystemet under aktuell period. I dessa siff- ror är även de som inte ännu blivit klassificerade (inkluderat drift, IT/Info ären- den). Antalet avvikelser i Folktandvården är stadigt över 700 årligen. Rapporte- ringsvilja och kännedom om skyldighet att rapportera avvikelser bland medarbe- tarna bedöms som god.
Av de ärenden som avslutats under året är fördelningen enligt:
En positiv utveckling ses jämfört med föregående år där antalet inrapporterade risker ökat med 30 ärenden. Negativa händelser klassificerades felaktigt som förbättringsförslag i stor utsträckning vilket idag är mer sällsynt förekommande (minskat med 40 ärenden).
Majoriteten av händelserna, över 50 %, rör som tidigare år vård och behandling.
Den vanligaste valda tandvårdsprocessen där felhändelse rapporterats in gäller även här behandling. Inom denna process är undersökning/diagnostik fortsatt den delprocess som har flest rapporterade händelser, följt av endodonti. Merparten ärenden inom undersökning/diagnostik rör röntgendiagnostik/bildtagning samt inom endodonti filfrakturer vid maskinell rensning. Inom båda dessa delproces- ser har det pågått förbättringsarbeten vilket framgår mer utförligt under rubriken Åtgärder för att förbättra patientsäkerheten.
Klagomål och synpunkter
61 ärenden registrerades i Synergi med klagomål som rubrik. Detta kan jämföras med 34 ärenden 2019, 23 stycken under 2018 och 39 ärenden år 2017. Divisionen har under denna period målmedvetet arbetat för att klagomål och synpunkter ska registreras i Synergi för att hanteras på rätt sätt och användas för lärande och förbättring, vilket förhoppningsvis avspeglas i statistiken. Ärendena rör bland annat patientavgifter (6), vård och behandling (5) , övrigt (8) och har en rätt ut- spridd fördelning av typ av klagomål i övrigt.
Antalet ärenden till Patientnämnden har ökat något i jämförelse med år 2019 och är för året 37 stycken. Ingen tydlig trend kan dock ses. 23 ärenden rör kvinnor och 14 rör män. Merparten ärenden rör synpunkter ekonomi (11) samt vård och behandling (9). Ärendena rörande ekonomi rör framförallt debitering vid utebli- vande där tandvården under de senaste åren skärpt följsamheten till rutin vid ute- blivande vilket medfört ökad debitering vilket avspeglas i ett ökat antal klagomål.
Inga enskilda klagomål har inkommit till IVO gällande division Folktandvård under 2020, vilket är positivt.
Händelser och vårdskador
Av de 716 registrerade avvikelserna som hanterats har totalt 267 bedömts ge upphov till vårdskada. Merparten, 222 ärenden, har inte medfört bestående men för patienterna.
0 5 10 15 20 25 30 35 40
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Patientnämndsärenden
0 2 4
2012 2014 2016 2018 2020 2022
IVO-ärenden
30 händelser bedöms under året ha gett upphov till behandlingskrävande skada med bestående men för patienten. För år 2019 var motsvarande siffra 23 och år 2018 var samma siffra 28. Ingen tydlig trend kan urskiljas.
Anmälan enligt lex Maria
En anmälning enligt lex Maria har under 2020 skickats in till IVO. Ärendet rör försenad cancerdiagnostik: IVO avslutar ärendet och kommer inte att vidta ytterli- gare åtgärder. IVO bedömer att vi som vårdgivare, efter inlämnad komplettering, fullgjort vår skyldighet att utreda och anmäla händelsen. Våra slutsatser framstår som rimliga och adekvata. Vi har vidtagit och planerar att vidta åtgärder för att hindra att något liknande inträffar igen.
En viktig åtgärd efter inträffad händelse är införandet av SBAR i Folktandvården.
Lärandet av händelsen är, enligt Folktandvårdens rutin, kommunicerad till alla medarbetare.
Tabellen visar antalet anmälningar enligt lex Maria i Folktandvården under åren 2014-2020. En trend med färre antal allvarliga händelser ses, men inga större slutsatser kan dras av detta då enstaka allvarliga händelser kan inträffa inom samma år.
Anmälningar till Patientförsäkringen LÖF
Under aktuell tid inkom till LÖF 75 anmälningar rörande tandvård i Region Norrbotten. Av dessa är för närvarande 25 ersatta, 26 ej ersatta och 24 under ut- redning/handläggning.
0 20 40 60 80 100
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Antal LÖF ärenden
Diagrammet visar utvecklingen av antalet LÖF-ärenden 2013-2020. Divisionen har lagt särskild vikt vid påminnelse om att informera patienter som drabbats av vårdskada om möjlighet att anmälda händelsen till LÖF. En särskild rutin togs fram 2018 kring Folktandvårdens ansvar vid hantering av LÖF-ärenden, som en av åtgärderna i lex Maria-anmälan.
Riskanalyser
Totalt har fyra risk-och konsekvensanalyser har utförts som en del av underlag kliniksstruktur inom Folktandvården. Analyserna har sammanfattats i en övergri- pande rapport. Vid samtliga revisionsundersökningar ska riskbedömning via verktyget R2 i tandvårdsapplikationen Carita utföras.
Mål och strategier för kommande år
. Mål Mått Kommentar
Förbättra följsamheten till basala hygien- och klädregler
Mål: andel av klinikerna med regelbundna mätningar, följsamhet till korrekta BHK-regler.
Mål i Folktandvårdens Strategiska plan 2021 Divisionen ska delta i nationella ppm-
mätningen samt genom- föra månadsvisa mät- ningar i Regionens BHK- uppföljning. Klinikerna ska ta del av resultatet 2020 och vid behov ta fram åtgärder för förbätt- rat resultat 2021.
Förbättrade patientflöden Nya flödesmåtten och prod.planering används i dagliga styrningen
Ska användas och analy- seras för att nå mål på alla kliniker 2021 Förbättrad följsamhet till
rätt revisionsintervall efter
Fortsätta mäta följsamhet rev. intervall/risk med regel- bundna uppföljningar
Under vt 2021 planeras för införande av vårdlin- jer i Carita vilket för- hoppningsvis medför ökad följsamhet Införande av Webbtid-
bokning Folktandvården
Implementerat i allmäntand- vården under 2021
Pilot planerad till i början av 2021
Jämlik vård i länet Väntelisteläge kli- nik/VO/divisions enligt FTVs prio.ordning
Nytt verktyg tas fram för uppföljning tertialvis inklusive trender
. Mål Mått Kommentar Förbättra kvalitén i avvi-
kelsehanteringen genom fortsatt uppföljning av handläggningstider
Andel påbörjade ärenden inom 14 dgr
Andel avslutade ärenden inom 60 dgr
Mål i Folktandvårdens Strategiskaplan 2021
Förbättrad röntgendia- gnostik
Samtliga kliniker ska ge- nomföra förbättringsarbeten
Fortsatt fokus på rönt- gendiagnostik. Förbätt- ringsarbeten ska under året tas fram och beslutas vid Ledningsgruppens vårdmöte och därefter genomföras vd samtliga kliniker.
Folktandvårdens nuva- rande Ledningssystem ska anpassas efter Reg- ionens övergripande Ledningssystem (under framtagande)
Ledningssystemet anpassat efter Regionens övergri- pande
Ansvarslistan blir grund för självgranskning checklista egenkontroll med komplettering kring övriga delar.
Förbättra upplevelsen av tillgänglighet och emot- ionellt stöd vid besök inom avgiftsfria tandvår- den
Förbättrat resultat i enkät framöver
Förbättra tillgänglighet:
-PK-plan används och akutrutinen följs Förbättra upplevelse av emotionellt stöd:
- utbildningsmaterial kring vikten av anestesi och sedering tas fram av pedodontin och används vid klinikernas APT etc.
Ökad patentmedverkan:
Involvera patient och närstående i patientsä- kerhetsarbetet.
Vid allvarliga vårdskador ska patient/ närståendes synpunkter tas med i utred- ning.
Hitta övriga sätt att fånga in patienternas synpunkter på tandvården tex via fokus- grupper mm.
Patienten ska ses som en aktiv och delaktig partner i tandvården.
