Regler för lokalbokning via konferenscenter samt fakturareferens vid beställning av förtäring
Antagna av kommunstyrelsen 2019-11-11 Prioritering av vissa möten
Bokning av de lokaler som konferenscenter hanterar bokningen till ska huvudsakligen ske enligt principen ”först till kvarn”. Undantag från den regeln är:
1. Politiska möten med en direkt koppling till den kommunala verksamheten har högre prioritet vid bokning av konferenscenters lokaler.
2. I det fall bokning finns av möte som inte hör till möten med högre prioritet - de politiska mötena med direkt koppling till den kommunala verksamheten - får konferenscenter under vissa förutsättningar omboka eller avboka mötet.
3. För att detta ska gälla behöver mötet dock ligga minst 14 dagar framåt i tiden från att bokningsförfrågan har skickats/förmedlats till konferenscenter.
4. I det fall möten har bokats in med lång framförhållning med externa föreläsare och/eller deltagare kan en ombokning med hänsyn till politiskt möte endast ske om:
o Det är kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige (KS och KF) eller krisledningen och /eller krisledningsnämnden som sammanträder, eller:
o En likvärdig lokal kan erbjudas arrangören.
Övriga regler
1. För att underlätta fördelningen av lokaler för att uppfylla nämndernas behov kommer nämndsammanträdesschemat att läggas centralt. Fram till dess får konferenscenter, vid behov:
o Justera möteslokaler mellan nämnderna när deras sammanträden infaller samtidigt, så att lokalernas storlek motsvarar deltagarantalet hos nämnderna.
2. Samtliga som bokar lokal via konferenscenter behöver uppge deltagarantal så att lokalerna kan utnyttjas maximalt
3. Om lokalen inte har tagits i bruk inom 15 minuter från bokningens början får den disponeras av andra.
4. Politiska partiers gruppmöten och styrelsemöten får bokas kostnadsfritt i kommunens lokaler.
5. Om mat eller fikabeställning sker till den typ av möten som avses i punkten 4 skall det enskilda partiets fakturaadress anges vid beställning av förtäring.
6. Kommunen ansvarar inte för att tillhandahålla möteslokaler för politiska möten, inom ett parti, i form av årsmöten, medlemsmöten, sociala sammankomster eller andra möten av liknande karaktär.
